Документы в бумажном виде или на бумажном носителе как правильно написать
Перейти к содержимому

Документы в бумажном виде или на бумажном носителе как правильно написать

  • автор:

Документы в бумажном виде или на бумажном носителе как правильно написать

К ДОКУМЕНТАМ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫМ В НАЛОГОВЫЙ ОРГАН

НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

1. Настоящие Требования разработаны в соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации и определяют правила оформления документов, представляемых налогоплательщиками (плательщиками сборов, плательщиками страховых взносов, налоговыми агентами) в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий.

2. Все листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома (части) не может превышать 150 листов. Каждый том (часть) прошивается отдельно, нумерация его листов производится сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы. Требование об ограничении объема одного тома (части) не распространяется на многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом (частью).

3. Прошивка документов должна соответствовать требованиям:

обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;

обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой;

исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании.

4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.

5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов (либо указание на то, что заверительная надпись сделана индивидуальным предпринимателем (адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным и иным лицом, занимающимся частной практикой), его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

6. Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) — дата и номер требования), общее количество листов документов.

Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов.

Поиск ответа

Здравствуйте! неоднократно задаю один и то же вопрос, но не получаю ответа, пожалуйста, ответьте, нужны ли запятые в скобках и является ли это уточнением? Организация ежегодно(,) в установленные заказчиком сроки(,) представляет план мероприятий. Отчет представляется ежемесячно(,) в срок до 15-го числа(,) на бумажном носителе .

Ответ справочной службы русского языка

Нет оснований ставить эти запятые: Организация ежегодно в установленные заказчиком сроки представляет план мероприятий. Отчет представляется ежемесячно в срок до 15-го числа на бумажном носителе .

Вопрос № 304357

Здравствуйте! Вопрос по пунктуации. В предложении: Исходящие документы (письма, служебные записки, кроме документов (,) указанных в п.3 настоящего приказа) в адрес филиала направлять на бумажном носителе . Автор этого вопроса считает, что запятая после слова «документов» не требуется. Оппонент утверждает, что необходимо ставить запятую после слова «документов». Большое спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Запятая ставится, так как далее идет причастный оборот.

Вопрос № 289670

Здравствуйте! подскажите как правильно: общая стоимость подготовки 6 (шесть) или (шестого) комплекта Разделов рабочей документации на бумажном носителе составит.

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: 6 (шести) комплектов, 6-го (шестого) комплекта.

Вопрос № 260440

Ответ справочной службы русского языка

Обособление не требуется. Верно дефисное написание: ЭЦ-подпись.

Вопрос № 257306

Ответ справочной службы русского языка

Вопрос № 254288

Ответ справочной службы русского языка

Может быть, лучше так: Отчет о выполнении финансового плана напечатан на бумаге .

Вопрос № 246082

Ответ справочной службы русского языка

Бумажный носитель документов — это, конечно же, страшный канцеляризм, как и документы в бумажном виде . Может быть, перефразировать так: передать бумажные копии документов, передать бумаги (документы). Нужно подумать над удачным вариантом.

Как правильно пишется словосочетание «в бумажном виде»

/>Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.

Вопрос: заманка — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?

Ассоциации к слову «бумажный&raquo

Ассоциации к слову «вид&raquo

Синонимы к словосочетанию «в бумажном виде&raquo

Предложения со словосочетанием «в бумажном виде&raquo

  • По некоторым оценкам, не более 4 % всех денег в банках существует в бумажном виде.

Цитаты из русской классики со словосочетанием «в бумажном виде»

  • Петр Иванов отказал, но мать встала с своего места, пересыпала рубленый сахар из бумажного картуза в холщовый мешочек и передала ее Борису, который тут же мастерски увернул индюка и вручил его непосредственно самой генеральше. Встреча с этою гордою дамой, ее надутый вид и метаморфозы, которые происходили с нею в течение нескольких минут, были для меня предметом немалого удивления.

Сочетаемость слова «бумажный&raquo

Сочетаемость слова «вид&raquo

Значение слова «бумажный&raquo

БУМА́ЖНЫЙ 1 , —ая, —ое. 1. Прил. к бумага 1 (в 1 знач.). Бумажная фабрика. Бумажное производство.

БУМА́ЖНЫЙ 2 , —ая, —ое. 1. Выделанный из бумаги 2 , из хлопка. Бумажная ткань. (Малый академический словарь, МАС)

Значение слова «вид&raquo

ВИД 1 , -а (-у), предл. о ви́де, в ви́де, в виду́, на виду́, м. 1. Внешний облик кого-, чего-л., внешность, наружность. — [Ваня] худенький, кашляет

ВИД 2 , -а, м. 1. Разновидность, тип. (Малый академический словарь, МАС)

Афоризмы русских писателей со словом «бумажный&raquo

  • Настоящая литература может быть только там, где ее делают не исполнительные благонадежные чиновники, но отшельники, еретики, мечтатели, бунтари, скептики. А если писатель должен быть благоразумным, католически правоверным, должен быть полезным, не может хлестать всех, как Свифт, не может улыбаться над всем, как Анатоль Франс, тогда нет литературы бронзовой, а есть только бумажная, газетная, которую читают сегодня и в которую завтра заворачивают мыло.

Отправить комментарий

Дополнительно

Значение слова «бумажный&raquo

БУМА́ЖНЫЙ 1 , —ая, —ое. 1. Прил. к бумага 1 (в 1 знач.). Бумажная фабрика. Бумажное производство.

БУМА́ЖНЫЙ 2 , —ая, —ое. 1. Выделанный из бумаги 2 , из хлопка. Бумажная ткань.

Значение слова «вид&raquo

ВИД 1 , -а (-у), предл. о ви́де, в ви́де, в виду́, на виду́, м. 1. Внешний облик кого-, чего-л., внешность, наружность. — [Ваня] худенький, кашляет

ВИД 2 , -а, м. 1. Разновидность, тип.

Предложения со словосочетанием «в бумажном виде&raquo

По некоторым оценкам, не более 4 % всех денег в банках существует в бумажном виде.

Один из последних читальщиков газет в бумажном виде – не в электронном.

На компьютере или в бумажном виде создайте отдельные папки для разных тематических областей, соответствующих главам этой книги.

Синонимы к словосочетанию «в бумажном виде&raquo
  • в электронном виде
  • в печатном виде
  • бумажные носители
  • бумажные документы
  • бумажные книги
Ассоциации к слову «бумажный&raquo
  • кулёк
  • пакет
  • бумаги
  • жетон
  • конверт
Ассоциации к слову «вид&raquo
  • окно
  • редкий
  • аспект
  • особь
  • пейзаж
Сочетаемость слова «бумажный&raquo
Сочетаемость слова «вид&raquo
Морфология
Правописание

Карта слов и выражений русского языка

Онлайн-тезаурус с возможностью поиска ассоциаций, синонимов, контекстных связей и примеров предложений к словам и выражениям русского языка.

Справочная информация по склонению имён существительных и прилагательных, спряжению глаголов, а также морфемному строению слов.

документы в бумажном виде или на бумажном носителе как правильно написать

Документы в бумажном виде или на бумажном носителе как правильно написать

Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ).

Документы, составленные на бумажном носителе и в электронном виде, имеют одинаковую юридическую силу, следовательно:

Что касается выставления бумажных и электронных счетов-фактур разным контрагентам или одному контрагенту в рамках различных договоров, то необходимо отметить следующее.

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок электронной подписи возможно в случаях, предусмотренных законодательством или соглашением сторон. В абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ установлено, что счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон. При этом норма не содержит указания на то, как должно быть выражено это согласие. По мнению Минфина России, в данном случае возможно любое оформление, свидетельствующее о том, что стороны согласны использовать электронные счета-фактуры (см. письмо от 01.08.2011 № 03-07-09/26). Это означает, что организации и предприниматели могут заключить соглашение об обмене электронными документами с одним или несколькими своими контрагентами. При этом соглашение с одним и тем же контрагентом может быть заключено как по всем договорам, так и в рамках какого-то одного договора.

Исходя из этого, организации и предприниматели могут:

Кроме того, ФНС России (письмо от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769) и Минфин России (письмо от 12.09.2013 № 03-07-09/37682) разъяснили, что наличие заключенного между сторонами сделки соглашения об обмене электронными счетами-фактурами не препятствует выставлению счета-фактуры на бумажном носителе. Значит, если партнеры по сделке, применяющие электронный документооборот, допускают возможность составления в некоторых случаях бумажных счетов-фактур, то их действия правомерны. При этом одновременное (повторное) выставление электронного счета-фактуры уже не производится.

Как представить документы по требованию налоговой инспекции

pLwcKBHP9pfKRFJJlWPjQUlC3p6kifpmiWvTCEK2

Способы представления документов

Если при камеральной проверке были потребованы различные документы, то в налоговую инспекцию их можно предоставить следующими способами (подп. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ):

Налогоплательщик сам вправе выбрать, каким способом передавать ему документы по запросам и требованиям налоговиков (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Налогоплательщики, обязанные сдавать отчетность только в электронном виде, не вправе направлять уведомления о невозможности представления запрашиваемых ФНС документов почтой.

Подробности см. здесь.

pic 1161

ВАЖНО! Пояснения по НДС можно подать только в электронном формате. Подробности см. в этой статье.

Какие возможности предоставляют электронные личные кабинеты, узнайте из материалов:

Перечень документов, которые может затребовать ФНС зависит от вида мероприятия, которое проводится налоговиками. Какие документы подготовить в рамках проверок (выездной или камеральной), вне проверок, при встречных проверках, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и приступайте к изучению Готового решения бесплатно.

Представление документов в электронной форме

Передать налоговикам требуемые документы в безбумажной форме можно по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через сайт ФНС России (подробности об этом способе см. по ссылке).

Как получить электронную подпись, узнайте из публикации.

Благодаря такой возможности вы:

На подготовку и представление документов у вас есть:

Отсчет сроков производится со дня получения требования о представлении документов.

Скан-образы бумажных документов: на что ориентироваться при их представлении

При передаче налоговикам скан-образов документов, составленных на бумажном носителе, ориентируйтесь:

Решая вопрос о том, в какой форме представить налоговикам истребуемые документы, не забывайте, что отдельные документы налоговики принимают исключительно в электронной форме. Подробнее об этом узнайте по ссылке.

Как подписать ксерокопии документов

Если документы представляются в бумажном виде, то следует придерживаться ряда правил.

Ксерокопии документов необходимо заверить у руководителя или другого уполномоченного лица. Можно также скрепить их печатью, если она есть у организации. Но это необязательно. Налоговики разрешают не заверять представляемые копии печатью, даже если компания или ИП не отказалась от печати в своей деятельности (письмо ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@).

Уполномоченное лицо действует на основании доверенности, выданной руководителем. Доверенность должна быть составлена в соответствии с требованием законодательства (ст. 185-189 ГК РФ и подп. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Подпись на ксерокопии проставляется в соответствии с порядком оформления, определенном в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Этот стандарт указывает, в каком порядке должны стоять надписи. Это выглядит таким образом:

Должность заверяющего Личная подпись Инициалы, фамилия

Необходимо учитывать, что установленный порядок носит рекомендательный характер, поэтому считается необязательным (подп. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Таким образом, надписи могут находиться в любом месте документа.

Нотариально удостоверять копии документов не требуется (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но может возникнуть ситуация, когда без нотариуса не обойтись. Узнайте об этом из следующего раздела.

Нужно ли ИП заверять доверенность у нотариуса

Если документы предпринимателя для предоставления в налоговую инспекцию заверяются уполномоченным лицом, то необходима доверенность, заверенная у нотариуса (подп. 4 п. 2 ст. 11, подп. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Такого же мнения придерживаются:

Как оформить копии документов

Если законодательством не предусмотрена копия документов, заверенная нотариусом, то налоговые инспекторы не имеют право требовать заверенных копий (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ, дополнительно письмо Минфина России от 07.12.2009 № 03-04-05-01/886).

Поэтому налоговым инспекторам предоставляются копии документов, заверенные руководителем.

Многостраничная копия документа обязательно прошивается и ставится единая заверительная надпись на прошивке. Листы нумеруются, и общее количество проставляется на заверительной надписи. Прошивать листы необходимо с таким условием, чтобы впоследствии не было расшития пачки, и был свободный доступ для ксерокопирования любого листа. Все даты, подписи должны быть хорошо видны на копии документа (письма Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (п. 21)).

Указанные письма относятся к встречным проверкам. Так как условия представления документов по требованию налоговых органов одинаковы, то могут применяться и к камеральным проверкам (п. 2 ст. 93, подп. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Не следует для копии документов применять использованные листы. На обратной стороне ставятся данные об исполнителе документа – фамилия, инициалы и номер телефона (письмо от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35).

Об особенностях оформления ответов на требования ФНС отвечает эксперт КонсультантПлюс Климова М. А. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходте к видеолекции.

Требование отсканированного варианта документа неправомерно

Действия налоговых инспекторов считаются неправомерными, если кроме заверенной копии документов запрашивается отсканированный вариант документа на дисках или в электронном виде.

В налоговом законодательстве не предусмотрено представление отсканированного варианта документа на дисках или в электронном виде, если ранее была представлена бумажная копия (ст. 93 НК РФ).

Какие штрафы ожидают компанию, если она не представит документы по встречной проверке, см. в статье «Какой штраф за непредоставление документов по встречной проверке?».

В какие сроки необходимо успеть подготовить и передать налоговикам документы, узнайте здесь.

Когда можно не исполнять требования налоговиков, мы рассказывали в этой публикации.

Итоги

Если налоговики запросили у вас документы, можете представить их на бумаге или в электронном виде. Бумажные копии нужно заверить подписью руководителя и определенным образом сшить, а принести в налоговую можно лично (либо через представителя) или отправить заказным письмом по почте.

При передаче документов электронным способом нужно учесть требования приказа ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота

yefimova

Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.

Документ бумажный, электронный образ и электронный документ

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:

«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.

В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Виды и применение электронных документов

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Договоры, контракты, соглашения

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Первичные учётные документы

Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.

Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.

Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.

Отчётность

Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.

Документы для подачи в суд

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращения в государственные органы

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Юридическая значимость электронной переписки

Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.

Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.

В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.

Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.

В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.

Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному

Электронные документы могут быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая делает их равнозначными бумажным, пoдписанным собственноручной пoдписью, закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Такие документы могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.

Все электронные документы, переданные через систему ЭДО Диадок и подписанные действующей КЭП, по умолчанию равнозначны бумажным, поэтому нет необходимости дублировать их.

Однако некоторые документы могут быть созданы исключительно на бумажном носителе. Кроме того, бывают случаи, когда готовый бумажный документ необходимо перевести в электронный вид. При этих обстоятельствах потребуется удостоверить равнозначность документа у нотариуса.

Что означает удостоверение равнозначности

Нотариальное удостоверение равнозначности документа бывает двух видов:

Суть данной процедуры — это подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.

Процедура удостоверения равнозначности бумажного документа электронному означает, что нотариус подтверждает тождественность созданного цифрового экземпляра его физической версии. То есть цифровая копия становится юридически равнозначна бумажной.

Удостоверение равнозначности в России появилось в 2013 году. Законное обоснование — статьи 103.8–103.9-1 «Основ законодательства РФ о нотариате». Практика позволяет любому гражданину или организации быстро передавать заверенные электронные документы в любую точку России.

Как заверить равнозначность документов

Разберем конкретный пример. Нужно продать недвижимость в Екатеринбурге. Продавец живет в Новосибирске и не может быстро приехать на завершение сделки. Он обращается к нотариусу в своем городе и оформляет доверенность на родственника из Екатеринбурга.

Далее нотариус продавца в Новосибирске подготовит нотариально удостоверенную доверенность и ее электронный образ. После документ подписывается квалифицированной электронной подписью нотариуса продавца. Теперь цифровая версия равна бумажной.

Доверенность в электронном виде отправляется нотариусу родственника в Екатеринбурге. Специалист переводит ее обратно из электронной формы на бумажный носитель, удостоверяет и выдает доверенному лицу.

То же касается и других документов физических лиц: согласие на совершение супругом сделки с недвижимостью, разрешение на выезд детей за границу и т. д.

Применительно к юридическим лицам таким способом допускается удостоверить лист записи ЕГРЮЛ, полученный от ФНС в цифровом формате. Нотариус распечатает документы и удостоверит их равнозначность электронному листу записи.

Основные этапы процедуры

Если дополнительно необходимо перевести документ из электронного вида в бумажный, далее происходит следующее:

Какие документы нужны для удостоверения

Список зависит от того, кто обращается за нотариальными услугами.

Для физического лица
Юридическое лицо, зарегистрированное в России
Список документов для иностранной организации

Кроме того, документы для иностранной компании подают вместе с нотариально заверенным переводом на русский язык.

Исчерпывающий перечень уточняйте у нотариуса.

В каких случаях может понадобиться удостоверение

Обменивайтесь документами по сделке. Отправляйте УПД, счета-фактуры, акты и другие документы в Диадоке.

Исключения

Нельзя удостоверить равнозначность:

Документы из списка подаются только в оригинале.

Вопрос-ответ

Кто подписывает электронную версию документа?

Как сказано выше, нотариус подписывает своей КЭП электронный образ документа. Однако если его содержание и форма предполагают подпись заявителя, последний также использует электронную подпись.

Что такое тождественность документа?

Это удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Созданный специалистом электронный документ по закону обладает той же силой, что и бумажный оригинал, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Как перевести цифровой документ в бумажный формат?

Обратная процедура — удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу. Процесс аналогичный: специалист подтверждает тождественность документов.

Если документ подписан КЭП клиента, нотариус сначала проверит подпись на достоверность, а после проведет процедуру.

Проверяет ли нотариус содержание и подлинность документов?

Нет, специалист, к которому обратились за указанной услугой, не занимается проверкой. Специалист исключительно свидетельствует о тождественности электронной и бумажной версий.

Какой формат?

Специалист создает документ в виде, установленном в законодательстве: файл XML, КЭП в формате PKCS#7, кодировка DER, приказ Минюста России от 30.09.2020 № 227.

Когда клиент планирует перевести электронную версию в бумажную, лучше заранее уточнить требования к документу: формат, способ отправки, вес и т. д. Чаще это файлы с расширением PDF или TIFF.

Сколько стоит?

Расценки на услугу зависят от региона и конкретного специалиста, но в среднем колеблются от 50 до 70 рублей за страницу.

Поиск ответа

Вопрос № 305898

Здравствуйте! неоднократно задаю один и то же вопрос, но не получаю ответа, пожалуйста, ответьте, нужны ли запятые в скобках и является ли это уточнением? Организация ежегодно(,) в установленные заказчиком сроки(,) представляет план мероприятий. Отчет представляется ежемесячно(,) в срок до 15-го числа(,) на бумажном носителе.

Ответ справочной службы русского языка

Нет оснований ставить эти запятые: Организация ежегодно в установленные заказчиком сроки представляет план мероприятий. Отчет представляется ежемесячно в срок до 15-го числа на бумажном носителе.

Здравствуйте! Вопрос по пунктуации. В предложении: Исходящие документы (письма, служебные записки, кроме документов (,) указанных в п.3 настоящего приказа) в адрес филиала направлять на бумажном носителе. Автор этого вопроса считает, что запятая после слова «документов» не требуется. Оппонент утверждает, что необходимо ставить запятую после слова «документов». Большое спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Запятая ставится, так как далее идет причастный оборот.

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как правильно: «предоставить отчет в бумажном и электронном виде» или «. видах»? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Здравствуйте! Я искала по всем доступным словарям, в том числе и бумажным, но не нашла точного указания как правильно произносится «хрусталь» в творительном падеже: «хрусталем» или «хрусталём». Если всё же хрусталем», то куда падает ударение? Заранее благодарю за ответ! PS. В бумажном 4-томном «Словаре русского языка» 1984 г. (гл. ред. А. П. Евгеньева) с творительным падежом приводится фраза из Писемского. Там «хрусталем», но ударения там нет, да и словарь возможно устарел, не говоря уже о цитате из позапрошлого века.

Ответ справочной службы русского языка

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно выделить слово «однако»? В данном случае слово является союзом или вводным словом? «Многие привыкли читать книги в бумажном формате(,) однако(,) просим вас не печатать издания. » Заранее спасибо! Ольга

Ответ справочной службы русского языка

Это союз. Запятая ставится только перед союзом.

Здравствуйте! подскажите как правильно: общая стоимость подготовки 6 (шесть) или (шестого) комплекта Разделов рабочей документации на бумажном носителе составит.

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: 6 (шести) комплектов, 6-го (шестого) комплекта.

Здравствуйте!
Разъясните, пожалуйста, причину расхождения ответов Грамоты.ру со Словарем в части правописания слов «зараз» и «за раз». Ни в электронном, ни в бумажном издании Словаря под ред. В.В. Лопатина нет варианта «за раз» (предлог с существительным).
Лично я придерживаюсь позиции ваших специалистов, отвечавших на вопросы № 263292 и № 224070, но не могу подкрепить свою правоту ссылкой на словарь (а вот мои оппоненты могут:-).

Ответ справочной службы русского языка

Дело в том, что в словарях указываются слова в форме единственного числа именительного падежа, то есть слово раз. Форма винительного падежа за раз образуется так же, как и формы за день, за год и т. д.

Добрый день. В рассказе Куприна «Святая любовь» (не в бумажном виде) читаю:
«Светила луна, и круглые куполы деревьев казались окутанными полупрозрачным белым туманом».
Куполы или купола? Как в оригинале и как было в публикации 1895 года? Употребляется ли сейчас множественное число «куполы»?

Ответ справочной службы русского языка

В бумажном словаре ваш вариант фэн-шуй, в ваших ответах тоже фэн-шуй, но в сетевом словаре появился вариант слитного написания фэншуй. Объясните, пожалуйста, причину разного написания.
Анна Филипповна

Ответ справочной службы русского языка

Написание было изменено на слитное с 4-го издания «Русского орфографического словаря» РАН (М., 2012). В прежних изданиях словаря рекомендовалось дефисное написание.

Прошу помочь участникам Википедии решить вопрос, по которому идут долгие споры. Учитывая, что влияние Википедии выросло, думаю, что ваша помощь будет общественно значимой. Прошу отнестись со всей серьёзностью.

Пожалуйста, скажите, как правильно назвать энциклопедическую статью: «Русский остров», «Русский (остров)», «Остров Русский» или ещё как-нибудь? Речь идёт об острове во Владивостоке, где в сентябре состоится саммит АТЭС. Является ли слово «Русский» в названии этого острова субстантивированным прилагательным?

Более года длилось обсуждение (http://ru.wikipedia.org/wiki/Википедия:К_переименованию/22_сентября_2010), по результатом которого статья названа «Русский (остров)» (в названии статьи есть ещё уточнение «Приморский край», но по этому поводу спора нет). Итог обсуждения был оспорен (http://ru.wikipedia.org/wiki/Википедия:Оспаривание_итогов/Архив/2011), но название «Русский (остров)» было подтверждено.

По результатам этих двух итогов были переименованы несколько десятков статей об островах и других географических объектах, в том числе находящихся на Аляске, имеющих в своём названии прилагательное. Например: статья про Матисов остров в Санкт-Петербурге теперь называется «Матисов (остров)», соответственно Крысий остров — почему-то просто «Крысий», Большое Медвежье озеро — «Большое Медвежье».

Пожалуйста, посоветуйте, как назвать энциклопедические статьи в этих и подобных случаях.

Ответ справочной службы русского языка

Уважаемая Грамота, подскажите нужно ли обособлять определение, выраженное причастным оборотом в следующем предложении: «Стороны определили, что ЭЦ подпись (?) на поступающих электронных документах (?) равнозначна собственноручной подписи Представителя в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий. «

Ответ справочной службы русского языка

Обособление не требуется. Верно дефисное написание: ЭЦ-подпись.

как на бумажном носителе(,)так и в электронном виде

Ответ справочной службы русского языка

Как правильно пишется предложение: выполнение финансового плана представлено на бумажном носителе?

Ответ справочной службы русского языка

Как правильно: «Сотрудник подразделения обязан передать документы НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ или В БУМАЖНОМ ВИДЕ другому сотруднику по указанию руководителя подразделения…» Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

как правильно написать окончание сгласно бумажном у носителю или согласно бумажного носителя

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *