Что такое пуд в бухгалтерском учете
Перейти к содержимому

Что такое пуд в бухгалтерском учете

  • автор:

Форма и реквизиты первички

Ежедневно организация выпускает сама и принимает десятки, а то и сотни первичных учетных документов. Но далеко не каждый документ может быть принят к учету, а тем более подтвердить расходы для снижения налогооблагаемой базы. В этой статье мы поговорим о том:

  • Какие реквизиты являются необходимыми и достаточными, чтобы документ стал значимым для бухгалтерского и налогового учета?
  • Какие формы являются обязательными к применению, а какие рекомендованными?
  • Чем удобен УПД?
  • Какие подписи в документе делают его законным?
  • Всегда ли печать на первичном документе — лишняя?­

Определение и реквизиты

Первичный учетный документ (ПУД) – документ, который достоверно и полно отражает факт хозяйственной жизни (ФХЖ) организации и придает ему юридическую силу.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Расходы будут признаны в целях налога на прибыль только при условии того, что они документально подтверждены, то есть оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными будут считаться затраты, по которым документы составлены в соответствии с Законом N 402-ФЗ.

Состав и форма ПУД определяются и утверждаются руководителем в Учетной политике (УП) организации. PDF

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта – составителя документа;
  4. содержание факта хозяйственной жизни организации;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения ФХЖ;
  6. наименование должности лица (лиц), ответственных за совершение сделки (операции);
  7. подписи лиц, предусмотренных п. 6 с указанием фамилии, инициалов, либо реквизитов, необходимых для идентификации ответственного лица.

В форму первичного учетного документа допускается включение дополнительных реквизитов.

Подписи

Руководитель утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичного учетного документа PDF. На лиц, уполномоченных подписывать ПУД за руководителя или других ответственных лиц, оформляется доверенность от лица организации. PDF

Могут ли первичные документы подписывать лица, не являющиеся сотрудниками организации?

Иногда возникает необходимость в подписании первичных документов лицами «со стороны». Например, если организация находится на бухгалтерском обслуживании у стороннего юридического лица или ИП.

«Первичка» может быть подписана лицами, не являющимися работниками организации. Минфин в рекомендациях аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности за 2013 год отмечал, что в этом случае информация, содержащаяся в ПУД, должна позволять идентифицировать лицо, совершившее сделку, операцию и лицо, ответственное за ее оформление (Письмо Минфина РФ от 29.01.2014 N 07-04-18/01).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Для того чтобы ПУД, подписанный уполномоченным лицом от имени ИП, мог использоваться в целях налогообложения, доверенность на подпись документов ИП должна быть заверена нотариально (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций (Письмо Минфина РФ от 13.04.2015 N 03-03-06/20808, Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2012 N А12-13422/2011).

Документ, подписанный факсимильной подписью, не является основанием для подтверждения расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы.

Печать

Печать на первичном документе не является обязательным реквизитом (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

С 2015 г. отменено обязательное использование печати, если это прямо не предусмотрено Уставом. Изменения внесены в законы:

    «Об акционерных обществах» (п. 7); «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п. 5).

Если на бланке первичного документа, утвержденного организацией, предусмотрена печать, то организация обязана ее проставить при заполнении.

Обязательные и рекомендованные формы

Для некоторых видов операций обязательны к применению формы документов, установленные уполномоченными органами на основании нормативных актов. Например:

  • кассовые документы (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У):
  • ПКО (КО-1); PDF
  • РКО (КО-2); PDF
  • транспортная накладная (Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 N 272). PDF

Письмом от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ ФНС РФ предложила форму первичного документа — универсальный передаточный документ (УПД) PDF. Документ соединил в себе два:

  • товарную накладную (акт оказанных услуг);
  • счет-фактуру.

С одной стороны УПД содержит все признаки первичного документа и может быть документальным подтверждением понесенных расходов по приобретению товаров (работ, услуг), с другой стороны он является основанием для предъявления НДС к вычету. Форма носит рекомендательный характер.

УПД является документом, который может быть использован для подтверждения затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль организаций (Письмо ФНС РФ от 05.03.2014 N ГД-4−3/3987@).

В рамках одного договора можно использовать одновременно товарную накладную (для передачи одной партии товара) и УПД (для передачи другой партии товара) и это не будет являться препятствием для учета затрат в целях налогообложения (Письмо ФНС РФ от 27.05.2015 N ГД-4-3/8963).

Электронная форма документа

С 2013 года Закон N 402-ФЗ уравнял бумажную и электронную формы документа.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Какой подписью следует подписывать электронные первичные учетные документы?

Виды электронных подписей бухгалтерских документов должны быть установлены федеральными бухгалтерскими стандартами (пп. 4 п. 3 ст. 21 Федерального закона N 402-ФЗ). До принятия соответствующих федеральных стандартов бухгалтерский электронный документ можно подписать любой подписью, предусмотренной Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее- Закон N 63-ФЗ), считают в Минфине России (Письмо Минфина РФ от 12.09.2016 N 03-03-06/2/53176, Письмо ФНС РФ от 19.05.2016 N СД-4-3/8904, Письмо ФНС РФ от 17.01.2014 N ПА-4-6/489).

Федеральным законом N 63-ФЗ предусмотрены следующие виды электронных подписей (ЭП):

  • простая ЭП;
  • усиленная ЭП:
  • усиленная неквалифицированная ЭП;
  • усиленная квалифицированная ЭП.

Подписание усиленной квалифицированной ЭП равнозначно документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью, кроме случаев, когда документ должен составляться исключительно на бумажном носителе.

Подписание простой ЭП или усиленной неквалифицированной ЭП равнозначно документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью, если прямо предусмотрено законодательством или соглашением между участниками.

Электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи будет действителен между контрагентами при наличии юридически действительного соглашения. Соглашение должно содержать раздел о порядке проверки электронных подписей (Письмо ФНС РФ от 19.05.2016 N СД-4-3/8904).

Для подписи электронных счетов-фактур, а также отчетности в ИФНС необходимо использовать только усиленную квалифицированную подпись (п. 1 ст. 80 НК РФ, п. 6 ст. 169 НК РФ).

Необходимо ли распечатывать в конце года электронные документы

Документы, не подписанные ЭЦП

Работа с 1С позволяет не только вести учет, но и формировать бухгалтерские документы в электронном виде. Нужно ли их распечатывать в конце года?

Бухгалтеры часто думают, что если документ или регистр ведется в электронном виде, то его распечатывать не нужно, т. к. это предусмотрено бухгалтерским законодательством.

Документ или регистр принимает статус электронного документа, только если он подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) (п. 5 ст. 9, п. 6 ст. 10 Федерального закона N 402-ФЗ). К электронным документам нельзя отнести документы, созданные с помощью компьютера,которые ведутся в компьютерных программах, в том числе бухгалтерских, если они не подписываются ЭЦП.

Поэтому все регистры и документы, которые вы ведете в 1С, если они не подписываются ЭЦП, в конце года надо распечатать и подписать собственноручной подписью. Не забудьте распечатать следующие документы и регистры:

Документ Когда распечатать Нормативный акт, обязывающий ведение документа/регистра
Кассовая книга По итогам года пп. 4.7 п. 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У
Регистры бухгалтерского учета В сроки, установленные учетной политикой или по итогам года ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008
Регистры налогового учета В сроки, установленные учетной политикой или по итогам года ст. 313, 314 НК РФ
Книга покупок, книга продаж До 25-го числа месяца, следующего за окончанием квартала п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
Журнал учета счетов-фактур До 20-го числа месяца, следующего за окончанием квартала п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
Карточки учета по страховым взносам, регистры по НДФЛ В сроки, установленные учетной политикой или по итогам года п. 1 ст. 230 НК РФ

Документы, подписанные ЭЦП

Окончание отчетного (налогового) периода не считается основанием для обязательной распечатки электронных документов, подписанных ЭЦП. Такие документы разрешается хранить в электронном виде и распечатывать исключительно по требованию или при необходимости (Письмо ФНС РФ от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@, пп. 4.7 п. 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Первичные документы, составляемые в электронном формате и подписанные ЭЦП, следует распечатывать (ч. 5, 6 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 2 ст. 93 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1, Письмо Минфина РФ от 03.04.2015 N 03-02-07/1/18808):

  • если в силу договора вы обязаны представить контрагенту документы на бумаге;
  • по требованию госорганов и иных лиц, которым закон обязывает представлять бумажную первичку;
  • если применяемые форматы документа не позволяют технически передать документ в электронном виде (например, когда вы используете не унифицированные документы, а разработанные по своим форматам).

НК РФ также не содержит требований об обязательном изготовлении бумажных копий электронной отчетности (Приказ ФНС РФ от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@, Письмо ФНС РФ от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@).

Если вы ведете документооборот в электронном виде с использованием ЭЦП, необходимо позаботиться о том, чтобы эта информация не пропала, например, в случае повреждения электронного носителя.

Если Вы еще не являетесь подписчиком системы БухЭксперт8:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Что такое пуд в бухгалтерском учете

ПУД – это документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета (п. 1 ст. 1 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З)).

Пунктом 2 ст. 62 НК установлено, что налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета.

Таким образом, ПУД – документ, необходимый для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском и налоговом учете.

Каков порядок оформления ПУД

Часть форм ПУД, обязательных к применению, утверждена постановлением Совмина от 24.03.2011 № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов».

ПУД, обязательные для применения, приведены в таблице.

№ п/п

Наименование ПУД

Нормативный акт, утвердивший форму ПУД

Постановление Минфина от 30.06.2016 № 58 «Об установлении форм товарно-транспортной накладной, товарной накладной и утверждении Инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной, товарной накладной, внесении дополнений и изменения в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 22.04.2011 г. № 23»

Приходный кассовый ордер

Постановление Минфина от 29.03.2010 № 38 «Об установлении форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций»

Приходный кассовый ордер (валютный)

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (валютный)

Акт о приеме-передаче основных средств

Постановление Минфина от 22.04.2011 № 23 «Об установлении формы актов о приеме-передаче основных средств, акта о приеме-передаче нематериальных активов и утверждении Инструкции о порядке заполнения акта о приеме-передаче основных средств и акта о приеме-передаче нематериальных активов»

Акт о приеме-передаче нематериальных активов

С-2 «Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ»

Постановление Минстройархитектуры от 29.04.2011 № 13 «Об установлении форм первичных учетных документов в строительстве»

С-22 «Акт о передаче не завершенного строительством объекта»

С-17а «Акт о передаче затрат, произведенных при создании объектов инженерной, транспортной, социальной инфраструктуры и их благоустройства»

С-2а «Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ»

С-2б «Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ»

С-2в «Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ»

Все остальные формы ПУД организации могут разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. 10 Закона № 57-З).

Самостоятельно утвержденные организацией ПУД должны содержать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 10 Закона № 57-З.

Они должны содержать следующие сведения:

  • наименование документа, дату его составления;
  • наименование организации, фамилию и инициалы ИП, являющегося участником хозяйственной операции;
  • содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
  • должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
ПУД в виде электронного документа

Законодательством допускается составление ПУД как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа.

Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.

Если ПУД составлен в форме электронного документа, он должен соответствовать требованиям ст. 16 Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон № 113-З) (п. 7 ст. 10 Закона № 57-З).

В частности, электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

  • создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств;
  • иметь структуру, установленную ст. 17 Закона № 113-З;
  • быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.
Исключение из правил

ПУД должен составляться при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, – непосредственно после ее совершения (п. 5 ст. 10 Закона № 57-З).

По общему правилу первичные документы, подтверждающие факт передачи товарно-материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг, должны составляться в двухстороннем порядке.

В то же время законодательством предусмотрены случаи, когда ПУД может быть составлен подрядчиком (исполнителем) и заказчиком единолично (п. 6 Закона № 57-З).

Постановлением Минфина от 21.12.2015 № 58 «О некоторых вопросах составления первичных учетных документов» субъектам хозяйствования предоставлена возможность составлять ПУД, подтверждающие выполнение работ (оказание услуг), в одностороннем порядке при заключении публичного договора между заказчиком и подрядчиком. Необходимым условием для единоличного составления ПУД является включение этого условия в договор на выполнение работ (оказание услуг).

Порядок внесения исправлений в ПУД

В ПУД (за исключением ПУД, которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств, и ПУД, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления (п. 8 ст. 10 Закона № 57-З).

Порядок внесения исправлений в ПУД (за исключением ПУД, формы которых утверждаются Нацбанком) определяется п. 4 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной Минфином от 18.12.2008 № 196.

Реквизиты в бланках строгой отчетности должны быть написаны разборчиво и ясно. Подчистки и помарки в них не допускаются (п. 4 Инструкции № 196).

Исправление ошибочных записей должно осуществляться методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей должно осуществляться путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленного текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицо, осуществившее исправление, должно произвести оговорку «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего.

ПУД оформлен с ошибками: каковы последствия

В настоящее время прямая административная ответственность за неправильное оформление ПУД в законодательстве отсутствует, и организация не может быть привлечена к административной ответственности за неправильное заполнение (оформление) реквизитов ПУД.

Директива Президента от 31.12.2010 № 4 «О развитии предпринимательской инициативы и стимулировании деловой активности в Республике Беларусь» ввела мораторий на ст. 23.17 КоАП, согласно которой за неуказание в ПУД сведений, предусмотренных законодательством, или указание в них недостоверных сведений в отношении ИП и юридических лиц применялись меры административной ответственности.

В то же время необходимо помнить о том, что неправильное или неполное заполнение ПУД может повлечь для организации другие негативные последствия (правовые, имущественные, налоговые).

Правильное оформление ПУД, указание в них всей необходимой информации о переданных товарах, выполненных работах, оказанных услугах, времени нахождения транспорта под погрузкой-разгрузкой, наличие необходимых подписей с их расшифровками и указанием должностей, указание даты операции и т.д. необходимы для защиты интересов организации при возникновении конфликтных ситуаций с партнерами, с контролирующими органами.

Обратите внимание на то, что контролирующие органы при проведении проверок могут не признать в качестве ПУД документы, составленные с нарушением требований законодательства. Их мнение основывается на положениях Закона № 57-З, из которых следует, что ПУД признается соответствующим требованиям законодательства, когда в нем содержатся обязательные сведения, установленные законодательством.

ПУД в рамках Указа № 488

С 01.01.2013 вступил в силу Указ от 23.10.2012 № 488 «О некоторых мерах по предупреждению незаконной минимизации сумм налоговых обязательств» (далее – Указ № 488). В соответствии с подп. 1.10 Указа № 488 для целей налогообложения факт совершения хозяйственной операции должен подтверждаться ПУД, имеющим юридическую силу.

Указом № 488 введена обязанность субъектам хозяйствования обеспечивать проверку ПУД на предмет их соответствия требованиям законодательства, а в случае их оформления от имени организации или ИП Республики Беларусь также на предмет их принадлежности отправителю товара и действительности бланка такого документа, информация о котором размещается в электронном банке данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции.

По результатам проверки при наличии у контролирующего органа доказательств, опровергающих факт совершения отраженной в ПУД хозяйственной операции, ПУД может быть признан не имеющим юридической силы (подп. 1.10 Указа № 488).

С 2017 г. согласно ст. 130 НК затраты должны быть экономически обоснованными. В частности, экономически обоснованными не могут быть затраты, если фактически не поступил товар (нематериальные активы), не выполнены работы, не оказаны услуги, не переданы имущественные права.

Хранение ПУД

Организации обязаны хранить ПУД в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь (ст. 18 Закона № 57-З).

Копии изъятых в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь ПУД должны быть включены в документы бухгалтерского учета организации.

Временное хранение и последующая передача на постоянное хранение электронных документов осуществляются в течение сроков и в соответствии с требованиями, установленными законодательством Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства. При приеме электронных документов на временное и постоянное хранение должна устанавливаться их подлинность. При временном и постоянном хранении электронных документов должна быть обеспечена их целостность.

При хранении ПУД, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа.

Ответственность за организацию хранения ПУД несет руководитель организации.

Административная ответственность за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и правил хранения бухгалтерских и иных документов

Из таблицы вы узнаете, за какие нарушения при работе с ПУД предусмотрена административная ответственность для юридического лица.

Пункт
ст. 12.1 КоАП

Нарушение

Ответственность

Нарушение должностным лицом юридического лица установленного порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности

Предупреждение или наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин

Уничтожение должностным лицом юридического лица бухгалтерских документов и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие

Наложение штрафа в размере от 10 до 100 базовых величин

Необеспечение сохранности должностным лицом юридического лица бухгалтерских документов и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату

Первичные учетные документы: требования к составлению и проверке, типичные ошибки

Первичные учетные документы (далее – ПУД) являются первоисточником для отражения хозяйственных операций как в бухгалтерском, так и налоговом учете. Принятие к учету неверно оформленных, составленных с несоблюдением законодательства либо подложных ПУД может повлечь различные негативные последствия, вплоть до корректировки налоговой базы уполномоченными государственными органами[1]. В этой связи особое внимание необходимо уделять правильности оформления ПУД, не только составляемых самостоятельно, но и поступающих от иных субъектов хозяйствования.

Обязанность субъекта хозяйствования по проверке ПУД

Плательщики налогов, сборов (пошлин) обязаны обеспечивать проверку ПУД на предмет их соответствия требованиям законодательства, а в случае их оформления от имени белорусской организации или белорусского ИП – проверку принадлежности их отправителю товара и действительности бланка такого документа, информация о котором размещается в электронном банке данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции[2] (далее – ЭБД).

Меры, которые возможно субъекту хозяйствования предпринять в рамках данной обязанности, изложены в письме МНС[3]. Указанную проверку необходимо проводить по двум основным направлениям:

  1. Проверка ПУД на предмет их соответствия требованиям законодательства.
  2. При оформлении ПУД от имени белорусской организации или белорусского ИП – проверка принадлежности их отправителю товара и действительности бланка такого документа, информация о котором размещается в ЭБД.
Требования, предъявляемые к ПУД

Содержание

Требования, предъявляемые к ПУД, определены в ст. 10 Закона № 57-З [4] .

В частности, с точки зрения содержания ПУД, если иное не установлено Президентом, должны включать следующие сведения:

  1. Наименование документа.
  2. Дату его составления.
  3. Наименование организации, фамилию и инициалы ИП, являющегося участником хозяйственной операции.
  4. Содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях.
  5. Должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

ПУД могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.

Форма

С точки зрения формы ПУД Законом № 57-З предусмотрено следующее:

  1. Формы ПУД, включенных в перечень [5] , утверждаются уполномоченными государственными органами, указанными в названном перечне.

В перечень включены ТТН, ТН, приходный и расходный кассовые ордера, акт о приеме-передаче основных средств, акт о приеме-передаче нематериальных активов (формы утверждаются Минфином), акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ, акт о передаче не завершенного строительством объекта, акт о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры (формы утверждаются Минстройархитектуры). Нацбанком дополнительно утверждаются формы ПУД для Нацбанка, банков (п. 3 ст. 10 Закона № 57-З).

  1. Формы ПУД, не указанных выше, могут утверждаться республиканскими органами государственного управления по согласованию с Минфином либо руководителем организации. Формы названных ПУД организация вправе самостоятельно утверждать для применения независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления (п. 4 ст. 10 Закона № 57-З).

ПУД составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. ПУД, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодатель­ства об электронных документах и ЭЦП [6] (п. 7 ст. 10 Закона № 57-З).

В письме МНС разъяснено, что при составлении электронных накладных от имени белорусской организации или белорусского ИП помимо проверки наличия в электронных накладных обязательных сведений, установленных п. 2 ст. 10 Закона № 57-З (за исключением подписей уполномоченных лиц), плательщики обязаны:

  • осуществлять передачу и получение накладных только через аттестованных EDI-провайдеров;
  • проверять наличие ЭЦП участника (грузоотправитель, грузополучатель) на электронной накладной.
Ошибки при внесении исправлений в ПУД

Как правило, такие ошибки заключаются:

  • в несоблюдении установленных законодательством правил внесения исправлений в ПУД;
  • во внесении исправлений в ПУД в случаях, когда это не предусмотрено законодательством.

Необходимость внесения исправлений в ПУД может быть обусловлена допущенной ошибкой при его заполнении исполнителем. Законодательством допускается внесение исправлений в ПУД. Исключение составляют ПУД, которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств, и ПУД, составленные в форме электронного документа (п. 8 ст. 10 Закона № 57-З).

Порядок внесения исправлений в ПУД установлен подп. 1.1 постановления № 58 [8] .

В частности, при внесении исправлений в ПУД, составленном на бумажном носителе, необходимо придерживаться следующих правил: исправление вносится во все его экземпляры путем зачеркивания тонкой чертой неправильной записи и надписи надзачеркнутым правильной записи таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, с указанием слова «Исправлено», даты исправления, должности (должностей), фамилии (фамилий), инициалов и подписи (подписей) лица (лиц), внесшего (внесших) исправление, если иное не установлено законодательством.

Ошибка: применение корректирующих актов к ТТН (ТН) в отношении количественных показателей

Инструкцией № 58 [10] предусмотрена возможность внесения изменений в отдель­ные показатели ТН и ТТН после передачи их грузополучателю.

В частности, после отпуска товара грузоотправителем и принятия его к бухгалтерскому учету грузополучателем исправление стоимостных показателей в разделе I «Товарный раздел» первого и второго экземпляров накладной ТТН-1 или накладной ТН-2 может быть оформлено корректировочным актом, содержащим сведения, установленные законодательством Республики Беларусь для ПУД, не менее чем в 2 экземплярах, который прилагается грузоотправителем и грузополучателем к кор­ректируемой накладной ТТН-1 или накладной ТН-2 с указанием в ней слов «Исправления стоимостных показателей оформлены корректировочным актом (прилагается)» (часть седьмая п. 2 Инструкции № 58).

Применение корректировочного акта для изменения количественных показателей (количества, массы, объема и т. д.) является ошибочным.

Ошибка: отсутствие дат составления ПУД либо дат (периодов) в иных реквизитах, предусмотренных формой документа

Дата составления (подписания) ПУД либо период выполнения работ (оказания услуг) играют ключевую роль для правильного определения отчетного периода, к которому относятся доходы либо расходы организации.

Неуказание в ПУД необходимых дат влечет определенные затруднения при определении момента фактической реализации для целей налогообложения НДС, в частности (приведем отдельные, наиболее распространенные примеры):

1) при определении дня отгрузки товаров, тары (пп. 2–5 ст. 121 НК). В зависимости от обстоятельств в качестве даты отгрузки может приниматься дата отпуска товаров покупателю либо дата, определяе­мая в соответствии с учетной политикой организации (решением ИП), но не позднее даты начала их транспортировки;

2) при определении дня выполнения работ (оказания услуг) (п. 6 ст. 121 НК). В зависимости от обстоятельств таковыми могут являться дата передачи выполненных работ (оказанных услуг) в соответ­ствии с приемо-сдаточными актами и (или) другими аналогичными документами, дата составления ПУД, последний календарный день месяца, иные даты, оговоренные в договорном порядке между подрядчиком (исполнителем) и заказчиком;

3) при определении дня выполнения строительных, научно-исследовательских, опытно-конструкторских и опытно-технологических (технологических) работ (п. 7 ст. 121 НК). В зависимости от обстоятельств таковыми могут являться последний день месяца выполнения работ, оказания услуг, день подписания заказчиком актов выполненных работ (при неподписании заказчиком актов выполненных работ за отчетный месяц до 10-го числа (включительно) месяца, следующего за отчетным), день подписания акта принимающей стороной, если этот день предшествует дню утверждения акта приемки объекта строительства в эксплуатацию (для строительных работ, стоимость которых в соответствии с законодательством выражена в иностранной валюте, выполненных в месяце приемки объекта строительства в эксплуатацию).

Ошибка: не указываются (неверно указываются) должности лиц, их фамилии, инициалы и подписи

Для придания юридической силы ПУД подписаны они должны быть уполномоченными на то лицами. Возможные последствия отсутствия подписей уполномоченных лиц в реквизитах, разрешающих отпуск товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ), удостоверяющих факт приемки ТМЦ, приема-передачи результатов выполненных работ, оказанных услуг, очевидны.

В свою очередь, нередко подписи в реквизите «Принял грузополучатель» в ТТН-1 либо ТН-2 учиняются ответственным лицом только в экземпляре, остающемся у грузоотправителя. Вместе с тем Инструкцией № 58 предусмотрены единые правила заполнения реквизитов накладных для всех экземпляров (за исключением отдельных изъятий).

Наличие подписи материально ответ­ственного лица в первом экземпляре ТТН-1 или ТН-2 необходимо среди прочего для удостоверения факта принятия ТМЦ под отчет.

Также отсутствие необходимых подписей в авансовых отчетах (отчетах об израсходованных суммах) может ставить под сомнение реальность понесенных подотчетным лицом расходов в служебных командировках (особенно в случаях возмещения командировочных расходов по нормам без предоставления подтверждающих документов).

Ошибка: для проведения операции применяется не тот документ

Среди наиболее распространенных ошибок можно выделить оформление ТН-2 вместо ТТН-1 при отгрузке товаров контрагентам с использованием автомобильного транспорта, а также использование накладной на внутреннее перемещение (по форме, разработанной и утвержденной в организации) вместо ТТН-1 при внутреннем перемещении товаров с выездом на автомобильные дороги общего пользования.

Порядок применения ТТН-1 и ТН-2 приведен в п. 1 Инструкции № 58.

Ошибка: используются бланки строгой отчетности, выданные другой организации

Запрет на передачу бланков строгой отчетности, предназначенных для использования в качестве ПУД, от одних организаций другим (за исключением бланков строгой отчетности, предназначенных для приема платежей в бюджет) установлен п. 5 Инструкции № 196.

В то же время на практике бывают случаи, когда по каким-либо причинам субъектом хозяйствования ПУД оформляются на бланках строгой отчетности, приобретенных другим субъектом хозяйствования.

Часто неправомерное использование бланков строгой отчетности допускается так называемыми лжепредпринимательскими структурами. В этой связи такие ошибки (в случае наличия соответствую­щего умысла на уклонение от уплаты налогов) могут привести к серьезным негативным последствиям как для субъекта хозяйствования, допустившего ошибку, так и для его контрагента, принявшего ТМЦ по ошибочно составленному ПУД.

В частности, подобные нарушения могут привести к необходимости корректировки налоговой базы и (или) сумм подлежащего уплате (зачету, возврату) налога (сбора) по результатам проверки в соответствии с п. 4 ст. 33 НК.

При помощи указанного сервиса целесообразно проверить (письмо МНС):

  • соответствие наименования грузоотправителя и его УНП, указанных в ТТН или ТН, информации о покупателе бланков, содержащейся в ЭБД;
  • дату реализации бланков, которая не должна быть позже даты составления ТТН или ТН;
  • действительность бланка ТТН или ТН (отсутствие информации в ЭБД об аннулировании такого бланка либо признании его недействительным на дату составления).
Ошибки при составлении ПУД единолично

Законодательством предусмотрена возможность составления ПУД, подтверждаю­щих выполнение работ (оказание услуг), единолично подрядчиком (исполнителем) и заказчиком при условии, что договором, заключенным в письменной форме между подрядчиком (исполнителем) и заказчиком, предусмотрен такой порядок оформ­ления выполненных работ (оказанных услуг) (п. 6 ст. 10 Закона № 57-З).

Случаи, когда ПУД может быть составлен участником хозяйственной операции единолично, установлены п. 1 постановления № 13 [14] .

Среди возможных ошибок можно выделить составление ПУД единолично:

  • в рамках исполнения договора, в котором не предусмотрено оформление ПУД участником хозяйственной операции единолично;
  • при оказании услуги заказчиком, застройщиком по организации строитель­ства при финансировании без привлечения бюджетных средств;
  • не на основании документов (сведений), содержащих информацию об оформ­ляемой хозяйственной операции, и (или) договора.
Ошибки при составлении ПУД резидентами ПВТ, которым законодательством предоставлены преференции

Случаи, когда на резидентов ПВТ [15] при оформлении хозяйственных операций не распространяются установленные законодательством о бухгалтерском учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности требования, предъявляемые к форме, содержанию и порядку оформления ПУД, определены п. 20 Положения о ПВТ [16] .

Среди допускаемых ошибок можно выделить:

  • составление ПУД единолично по взаимоотношениям с резидентами Республики Беларусь. Составление ПУД единолично в таком случае допускается, если это не противоречит Закону № 57-З и постановлению № 13;
  • отсутствие в ПУД, составляемых единолично, каких-либо реквизитов из предусмотренных абзацем вторым части второй п. 20 Положения о ПВТ;
  • отсутствие заверенного резидентом ПВТ перевода исходящего от нерезидента и составленного на иностранном языке документа (информации), принятого в качестве ПУД при отражении хозяй­ственной операции на счетах бухгалтерского учета;
  • отсутствие в указанном выше документе, поступившем от нерезидента, сведений о содержании хозяйственной операции, ее общей оценке в натуральных и (или) стоимостных показателях и дате совершения хозяйственной операции.

Сергей Пахомов, заместитель начальника управления экономических экспертиз центрального аппарата Государственного комитета судебных экспертиз

[3] Письмо МНС от 17.04.2019 № 8-2-11/00243 «О проверке первичных учетных документов на предмет их соответствия требованиям законодательства» (далее – письмо МНС).

Что такое пуд в бухгалтерском учете

Статья 9. Первичные учетные документы

Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 9

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *