Какой документ оформляют при проведении инвентаризации

Какой документ оформляют при проведении инвентаризации

ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Инвентаризационная опись основных средств (Унифицированная форма N ИНВ-1) (ОКУД 0317001) >>>

Инвентаризационная опись нематериальных активов (Унифицированная форма N ИНВ-1а) (ОКУД 0317002) >>>

Инвентаризационный ярлык (Унифицированная форма N ИНВ-2) (ОКУД 0317003) >>>

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (Унифицированная форма N ИНВ-3) (ОКУД 0317004) >>>

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (Унифицированная форма N ИНВ-4) (ОКУД 0317005) >>>

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (Унифицированная форма N ИНВ-5) (ОКУД 0317006) >>>

Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (Унифицированная форма N ИНВ-6) (ОКУД 0317007) >>>

Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (Унифицированная форма N ИНВ-8) (ОКУД 0317008) >>>

Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (Унифицированная форма N ИНВ-8а) (ОКУД 0317009) >>>

Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (Унифицированная форма N ИНВ-9) (ОКУД 0317010) >>>

Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (Унифицированная форма N ИНВ-10) (ОКУД 0317011) >>>

Акт инвентаризации расходов будущих периодов (Унифицированная форма N ИНВ-11) (ОКУД 0317012) >>>

Акт инвентаризации наличных денежных средств (Унифицированная форма N ИНВ-15) (ОКУД 0317013) >>>

Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (Унифицированная форма N ИНВ-16) (ОКУД 0317014) >>>

Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Унифицированная форма N ИНВ-17) (ОКУД 0317015) >>>

Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Приложение к унифицированной форме N ИНВ-17) >>>

Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (Унифицированная форма N ИНВ-18) (ОКУД 0317016) >>>

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (Унифицированная форма N ИНВ-19) (ОКУД 0317017) >>>

Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (Унифицированная форма N ИНВ-22) (ОКУД 0317018) >>>

Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (Унифицированная форма N ИНВ-23) (ОКУД 0317019) >>>

Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (Унифицированная форма N ИНВ-24) (ОКУД 0317020) >>>

Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (Унифицированная форма N ИНВ-25) (ОКУД 0317021) >>>

Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (Унифицированная форма N ИНВ-26) (ОКУД 0317022) >>>

Инвентаризация товарно-материальных ценностей на предприятии: документы для оформления, алгоритм и порядок проведения

Имущество предприятия, в частности, объекты, участвующие в обороте, всегда должны находиться под строгим контролем: продукция, которая ожидает реализации, ресурсы и материалы, сырье для изготовления, расходники, которые необходимы для ведения хозяйственной деятельности. И время от времени их фактическое наличие нужно сверять с документарным. Но при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей в организации оформляются документы соответствующего образца, сам процесс имеет четкие требования, прописанные в законодательных нормах. А периодика определяется не только волей руководителя, но и некоторыми иными случаями и предписаниями. Попробуем разобраться в этой процедуре.

Что это такое

По сути, это проверка, учет объектов: существуют ли они, расположены ли на складах, прилавках, находятся в процессе транспортировки с одного склада на другой. А также учет, действительно ли списанная продукция была изъята из оборота и направлена на утилизацию.

Хотя, сама периодичность напрямую зависит от управленца или владельца предприятия, сроки и регламент, а также соответствующие решения по результатам выявляются посредством основных положений о бухгалтерском учете.

В принципе, процесс имеет две главные задачи. Первая заключается в фактической сверке. Вторая — носит производный характер. Если были выявлены какие-то расхождения, то необходимо определить количество излишков или недостатков по различным позициям.

Участие в оформлении инвентаризации товарно-материальных ценностей принимают несколько ответственных лиц. Старт происходит посредством решения руководителя, который издает соответствующий приказ. В нем отмечается сразу масса начальных данных. Является ли проверка плановой или внеплановой, касается ли оно конкретной локации, отдела, филиала, склада или в принципе будет браться в расчет все имущество предприятия. Выявляется форма проведения. А также состав комиссии, которая и будет выполнять эту деятельность. Причем она неоднородная, среди членов также выделяется свой руководитель, который будет ответственен за принятие решений, ведения отчетности по результатам. И он несет обязательства по корректному исполнению задачи всеми участниками комиссии. В фактической проверке запасов и остатков товаров также участвуют материально ответственные лица. В большинстве случаев, это кладовщик. Который будет заинтересован в том, чтобы учет происходил как можно более правильно. Иначе часто возмещать недостатки утерянной продукции придется лично ему.

Подведенные итоги обрабатываются, анализируются, и после этого выносится некоторый вердикт. Если итоги удовлетворительные, то деятельность продолжается в штатном режиме. Если существуют неучтенные потери, которые, однако, имеют вполне объяснимый характер, например, сгорели при пожаре, меняется экономический план на следующий период. Новый курс разрабатывается с учетом новых сведений. А если последующее документальное оформление инвентаризации ТМЦ выявило расхождения, но причина их не была установлена, зачастую инициируется специальное расследование внутри предприятия. Целью его, естественно, является установление источника расходов.

Особенности проверки

Такая процедура — это средство сохранения имущества организации, а также контроля существующего массива. Поэтому, помимо плановых действий, часто — это ответ на внешний фактор. Уволился кладовщик — нужно проверить, не часть ли это аферы по хищению средств. Произошла реорганизация, скорее всего, частично была сильно затронута продукция, ее могли перевезти, списать. Снова следует проверить, все ли на месте.

Ввиду различных целей и сопутствующих задач, выделяется локация изучения. В общем смысле, когда речь идет о ежегодных проверках, плановых, сверках перед сдачей финансовой отчетности — это общий охват. То есть, все ТМЦ будут строго учитываться. А если речь идет про увольнение конкретного ответственного лица, то зона охвата будет уже, только та, где этот человек принимал решения и вел деятельность. Обычно целевой склад или в крайнем случае — несколько. Примечательно то, что алгоритм проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей от задействованного объема не изменяется. А вот документация вполне может. Стоит понимать, что каждый объект нуждается в регистрации и собственной описи. Приказ и общая отчетность — это лишь верхушка айсберга. Во время процесса каждый объект получит свое документное оформление.

И все возможные варианты документации имеют строго закрепленный в правовых актах формат. Это точные бланки, где любое несоответствие поставит под сомнение в принципе корректность всей процедуры в целом. Хотя, это зачастую внутренние дела предприятия, но неправильный формат может сказаться весьма негативно. Например, такой документ не сможет стать доказательством в суде, если юридическое лицо хочет обвинить своего сотрудника в хищении.

Инвентаризация: пошаговая инструкция по проведению и оформлению результатов

Инвентаризация — фактический пересчет всех средств и имущества, которые числятся на балансе организации: материальных и нематериальных ценностей, в том числе сырьевой базы, канцелярии. Синонимы: переучет, ревизия.

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет».

Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью. Разберем, как проводить переучет.

Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом

Понадобится лишь смартфон или терминал сбора данных, чтобы сканировать штрихкоды товаров.

Подгрузите текущие учетные остатки, внесите фактические — корректирующие документы будут созданы автоматически.

• Автоматическая проверка расхождений
• Автоматическое формирование инвентаризационной описи и выгрузка в Excel
• Актуальная информация по недостаче и излишкам
• Работа с маркированными товарами — бесшовная интеграция с Честным Знаком
• Быстрый старт, работа на бесплатном тарифе, поддержка 24/7

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит:

• отвлечение работников магазина от их основных обязанностей;
• дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу;
• упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения проверки.

Если компания состоит из одного человека, в ходе переучета ему придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Что проверяют при инвентаризации

Пересчету подлежит все имущество и финансовые обязательства как по головному предприятию, так и по подразделениям, а именно:

• Основные средства;
• Производственные запасы;
• Материальные активы;
• Нематериальные активы;
• Товары;
• Финансовые вложения;
• Резервы;
• Деньги, денежные документы и бланки строгой отчетности;
• Кредиторская задолженность и прочие обязательства;
• Прочие материальные и нематериальные ценности.

Для пересчета финансовых обязательств в ведомости отражают договоры о кредитах, займах и т.д.

Виды инвентаризации

Типы переучета имущества зависят от поставленных целей и особенностей проведения. Рассмотрим все классификации.

По календарному графику, который руководитель утверждает в начале отчетного года, и на основании подписанного им приказа. Персонал заранее информируют о переучете имущества.

Цель — выявить факты хищения, недостач, потерь. Назначается после техногенных и стихийных бедствий, а также при смене материально ответственных лиц, чтобы избежать неприятных ситуаций после назначения нового работника.

Проводится, если есть спорные моменты по результатам первичной ревизии или подозрения о недобросовестности материально ответственных лиц.

Проводится после плановой, чтобы перепроверить достоверность расчетов.

В зависимости от объема имущества

Обязательная ревизия всех ценностей компании каждый год.

Если объем имущества существенный, нужен аудит. Это значит обязательное участие аудитора в качестве независимого наблюдателя, который должен фиксировать все отклонения и следить за правильностью проведения процедуры.

Переучет по подразделению, отделу, направлению.

По масштабу охвата

Переучет имущества по всем подразделениям и направлениям. Для каждого назначается своя инвентаризационная комиссия и проверяющие работники, привлекают независимых ревизоров.

Переучет ценностей из области ответственности конкретного сотрудника.

По условиям проведения

В соответствии с действующим законодательством, проводится раз в год.

По инициативе руководителя.

По способу проведения

Ревизия имущества и ценностей по фактическому наличию.

Ревизия продукции и активов по документальным данным либо в электронном виде, либо в печатном.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в России определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности.

Как правило, в магазине и на складе проверку проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом.

Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Если применять такой механизм контроля, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявить бракованный товар, убрать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Основные средства нужно проверять раз в три года. Об этом написано в пункте 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.

Руководитель организации имеет право самостоятельно назначить переучет, согласно пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации, то есть он определяет:

• количество и даты мероприятий в отчетном году;
• перечень проверяемого имущества;
• финансовые обязательства при каждой проверке.

Для кого инвентаризация обязательна

Согласно п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» и пп. 26, 27 Положения по ведению бухгалтерского учета, годовая процедура переучета имущества обязательна для всех предприятий без исключения.

Проверку проводят в следующих случаях:

• при сдаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц на день приемки-передачи дел;
• при установлении фактов хищений и порчи ценностей,
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями,
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в остальных случаях, предусмотренных в части 3 статьи 11 Закона о бухгалтерском учете, пункта 27 Положения по ведению бухгалтерского учета, пункта 1.5 Методических указаний по инвентаризации.

Список материально ответственных лиц

Полную материальную ответственность несут:

• кассиры и контролеры;
• продавцы;
• кладовщики;
• курьеры;
• руководители и их заместители;
• директоры, заведующие и администраторы организации и подразделений.

Это условие прописано в трудовом договоре.

Весь список лиц, с кем организация вправе заключать договоры о полной индивидуальной или коллективной ответственности, есть в Постановлении Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85.

Материально ответственные лица (МОЛ) принимают участие в проверке ценностей, за сохранность которых отвечают.

В начале мероприятия от них нужно подтверждение, что все первичные документы о движении ценностей сданы в бухгалтерию, а поступившие или выбывшие ценности оприходованы или списаны соответственно. Для этих целей МОЛ составляет расписку. Шаблон обычно предусматривается в самой форме инвентаризационной описи.

Порядок проведения инвентаризации в 2023: пошаговая инструкция

Инвентаризация в магазине и на складе — это по сути пересчет и оценка товара в наличии. В случае каких-то проблем — по качеству или количеству — нужно оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару.

На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов с обобщенными итогами. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет. Затем следует принятие решения о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях

ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации

Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара. Данные заносят в графу «Фактическое наличие». По завершении пересчета документ подписывают все члены комиссии

ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ

Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим данными и учетными

Если у вас есть бухгалтер, сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3

ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей

ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути

ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение

ТОРГ-16 — акт о списании товаров

Принимается решение о взыскании ущерба с виновных. Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации — на его основании вносятся записи в бухучет

Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации

Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации

ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

После регистрации вы бесплатно получите:

• Полный набор документов для инвентаризации: ИНВ-22, ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-6, ТОРГ-16 и другие.
• Доступ в МойСклад — сервис для учета товаров, в котором инвентаризацию можно быстро провести со смартфона, а пересортицу — снизить с помощью автоматической проверки комплектации.

Шаг 1: подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки.

Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

В состав инвентаризационной комиссии также включаются представители администрации организации, иногда — представители службы внутреннего аудита и эксперты независимых аудиторских организаций.

Разберем подробнее требования.

В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе.

Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, поэтому требуется больше времени и сил.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии.

Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Шаг 2: проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ о фактическом наличии ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета.

В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.

Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе.

Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо.

Если она составляется вручную, не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляют корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в ведомость.

Шаг 3: сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара с данными системы учета.

Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются:

; ;
• ТОРГ-15 — акт о порче, бое; .

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, указывается в форме ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе из-за срока годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16.

Он заполняется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация.. Подписать его должны все члены комиссии. При порче, бое, ломе товара заполняется ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать. Оформить документ нужно в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.

После регистрации вы бесплатно получите:

• Полный набор документов для инвентаризации: ИНВ-22, ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-6, ТОРГ-16 и другие.
• Доступ в МойСклад — сервис для учета товаров, в котором инвентаризацию можно быстро провести со смартфона, а пересортицу — снизить с помощью автоматической проверки комплектации.

Шаг 4: подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли.

Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам.

Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта.

Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанский». Такая ситуация означает, что произошла пересортица.

В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене. В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика.

В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных.

Как выровнять расхождения

В большинстве случаев ответственность за недостачу несут виновные сотрудники — недостающую сумму могут вычесть из зарплаты. Но решение по результатам проверки принимает руководитель, и на практике часто недостача списывается на издержки, тем более если она не превышает установленных в организации норм. Незначительные расхождения — норма для любого предприятия.

Излишки могут отнести к результатам работы предприятия. В случае их возникновения нужно выяснить, кто является виновным, так как излишки также приводят к расхождениям.

Любые результаты проверки — и положительные, и отрицательные — фиксируются в отчетах, затем по ним подбивают итоги по остаткам.

Федеральная налоговая служба не вправе штрафовать за непроведение инвентаризации, но может это сделать, если выявит расхождения в данных (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ).

Как учесть человеческий фактор при инвентаризации

Регулярная ревизия нужна для своевременного выявления недобросовестных действий работников и ошибок, связанных с человеческим фактором.

При этом важно, чтобы инвентаризация была не просто формальным мероприятием, а способом получения информации, которая соответствуют действительности.

Для этого важно соблюдать два условия:

• Инвентаризация не должна повышать загруженность персонала.

Если назначаете штатного сотрудника для проведения ревизии, освободите его от непосредственных обязанностей на это время. Либо привлеките стороннего внешнего специалиста для проверки.

• Цель инвентаризации — провести точные подсчеты и итоги по остаткам, а не те, которые выгодны сотрудникам, которые проводят переучет.

Чтобы избежать махинаций с товарно-материальными ценностями и фиктивных сведений в документах, лучше подойдут услуги аутсорсинга. Сотрудник, который лично не заинтересован в результатах проверки, не будет скрывать реальные показатели и указывать фиктивные.

Автоматизация процесса

Автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.

Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить путем автоматического переучета.

Как избежать ошибок, которые приводят к пересортице и излишней бумажней волоките? Сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически, например, в МоемСкладе. Для этого свяжите программу, в который ведете учет — например, МойСклад — с терминалом сбора данных.

Нужно просто сканировать штрихкоды товаров на складе. Система сама выполняет поиск расхождений автоматически, а по итогу выдает инвентаризационную опись.

А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие.

Автоматизировать работу бизнеса поможет МойСклад. Все процессы по продаже и учету товаров бесплатно — рабочее место кассира, складской учет и CRM в комплекте.

Инвентаризация: пошаговая инструкция

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

при ликвидации или реорганизации организации.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

представители администрации организации;

работники бухгалтерской службы (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 — 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Проводка

Операция

Д 94 — К 10 (41, 43)

Списана стоимость утраченного имущества

Д 20 (25, 26, 44) — К 94

Списана недостача в пределах норм естественной убыли

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н):

если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

Проводка

Операция

Д 94 — К 01 (10, 41, 43, 50)

Списана стоимость утраченного имущества

Стоимость недостач отнесена на виновных лиц

Дт 50 (51, 70) — К 73 (76)

Стоимость недостач взыскана с виновного лица

Сверхнормативная недостача списана в расходы

Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

Выявлены излишки имущества

Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

или отчетом независимого оценщика.

Проводка в бухгалтерском учете будет такая:

Проводка

Операция

Д 01 (10, 41, 43, 50) — К 91

Отражены излишки, выявленные при инвентаризации

Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»