Что входит в нормативную базу делопроизводства

Что входит в нормативную базу делопроизводства

ВИАКАДЕМИЯ
Институт переподготовки
и бизнес-экосистема

Электронная библиотека по делопроизводству, кадрам и архивному хранению

Вы здесь:  
1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Документы доступны только зарегистрированным пользователям.
Если Вы уже авторизовались, то, спустившись ниже, Вы сможете скачать файл с нужным документом.

Нормативно-правовые акты по делопроизводству, кадрам и архивному хранению

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

125-ФЗ – регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»

53-ФЗ – направлен на обеспечение использования государственного языка РФ на всей территории России, обеспечение права граждан РФ на пользование государственным языком РФ, защиту и развитие языковой культуры. В законе также закреплены нормы по обязательному использованию государственного языка по ведению делопроизводства.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»

Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»

1807-1 закон – содержит нормы, регламентирующие использование государственного языка и государственных языков республик в различных сферах деятельности: в официальном делопроизводстве, в судопроизводстве и делопроизводстве в судах, делопроизводстве в правоохранительных органах и многих других.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»

2-ФКЗ – закон содержит рисунки Государственного герба Российской Федерации в многоцветном и одноцветном вариантах, а также устанавливает порядок официального использования герба РФ. В частности, допускается использование изображение герба России гражданами, общественными объединениями, предприятиями, учреждениями и организациями, если такое использование не является надругательством над Государственным гербом Российской Федерации.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»

Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»

1268 Постановление Правительства – устанавливает, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»

Официальные реквизиты документа:

ГОСТ Р 51511-2001. Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования.
(утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 « 573-ст)

Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 «О государственной тайне»

5485-1 закон – регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

Текст закона можно скачать из нашей электронной ИТ-библиотеки.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»

1009 Постановление Правительства – содержит правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации. В частности, предусмотрено, что нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются в виде Постановлений, Приказов, Правил, Инструкций и Положений на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ. Издание нормативных правовых актов в виде писем, распоряжений и телеграмм не допускается.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»

Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

63-ФЗ – закон, который регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. Закон дает определение терминам «электронная подпись», «ключ электронной подписи», «удостоверяющий центр», «средства электронной подписи», «сертификат ключа проверки электронной подписи» и др., а также подробно регламентирует виды электронных подписей: простую электронную подпись (ПЭП), неквалифицированную электронную подпись (НЭП), квалифицированную электронную подпись (КЭП). Закон устанавливает условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Текст закона можно скачать из нашей электронной ИТ-библиотеки.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»

162-ФЗ – закон устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, и направлен на обеспечение проведения единой государственной политики в сфере стандартизации. К документам по стандартизации в соответствии с 162-ФЗ относятся: документы национальной системы стандартизации, общероссийские классификаторы, стандарты организаций, в том числе технические условия, своды правил и иные документы по стандартизации.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

98-ФЗ – содержит перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, а также список сотрудников, имеющих доступ к ней и степень ответственности за распространение конфиденциальных данных.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

Федеральный закон № 208-ФЗ от 26.12.1995 «Об акционерных обществах»

208-ФЗ – определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивает защиту прав и интересов акционеров.

Текст закона можно скачать из нашей электронной банковской библиотеки.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный закон № 14-ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью»

14-ФЗ – определяет в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества.

Текст закона можно скачать из нашей электронной банковской библиотеки.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный закон № 14-ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

59-ФЗ – регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Указ Президента РФ от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства»

293 Указ Президента – утверждает положение о Федеральном архивном агентстве, согласно которому Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере. Также данное положение определяет полномочия Росархива.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Указ Президента РФ от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства»

Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»

71 Приказ Росархива – Правила делопроизводства в госорганах. Разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления. Действие Правил распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»

Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»

44 Приказ Росархива – утверждает примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации. Содержит требования к полям, размеру шрифта, абзацному отступу и т.п. Документ содержит множество примеров оформления грифов к документам, примеров оформления подписей должностных лиц, в том числе визирующих документ, резолюций, а также образцы приказов, распоряжений, протоколов, писем, актов.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»

236 Приказ Росархива – главный нормативный акт о сроках архивного хранения документов, в том числе образующихся в деятельности коммерческих организаций (акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью). Приказ содержит Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, в Приказе 236 указаны сроки архивного хранения бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, связанных с трудовыми отношениями и прочих.

Текст закона можно скачать из нашей электронной банковской библиотеки.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти и организациях»

526 Приказ Минкультуры – содержит правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Приказ имеет 30 приложений с различными формами документов для организации архивного хранения.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»

03-33/пс Постановление ФКЦБ – действует до момента, пока Банк России не утвердит новые правила. В настоящее время устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»

Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти»

23 Постановление Минтруда – крайне интересный и полезный документ, в котором указаны нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, но он также может применяться в обычных организациях всех форм собственности в качестве основы для учета затрат по времени, необходимых для разных работ по делопроизводству. Так, например, в данном Постановлении указано, сколько времени требуется на подготовку проекта внутреннего положения, на его утверждение, сколько времени требуется на печать, на копирование, на регистрацию обращений, подготовку писем и т.п; указано, как проводить расчет нормативной численности работников, занятых документационным обеспечением.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти»

Приказ Росархива от 28.12.2021 № 142 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»

142 Приказ Росархива – утверждает Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Приказ Росархива от 28.12.2021 № 142 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»

Приказ Росархива от 15.12.2016 № 146 «Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства»

146 Приказ Росархива – утверждает Регламент Федерального архивного агентства (Росархива), и, в частности, касается полномочий Росархива и его руководителей, структуры и штатного расписания Росархива, порядка планирования и организации работы, порядка подготовки и принятия нормативных правовых актов при осуществлении Росархивом регулирования в установленной сфере деятельности, порядка обеспечения доступа к информации о деятельности Росархива

Официальные реквизиты нормативного акта:

Приказ Росархива от 15.12.2016 № 146 «Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства»

Содержание Электронной библиотеки по делопроизводству, архивному делу и кадрам:

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Основы делопроизводства и документооборота для новичков — это краткая инструкция, которая поможет разобраться в том, с какими типами документации приходится работать делопроизводителю и каковы принципы работы.

Каждый сотрудник, кто в той или иной степени взаимодействует с документами, обязан изучить основы делопроизводства — это та область знаний, которая им необходима. Хотя основная часть работы в этой сфере возлагается на секретариат, представителям других специальностей тоже полезно разбираться в документальной деятельности организации. Проясним основные моменты.

Нормативно-правовая база

Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства.

Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.

Что касается законов и подзаконных актов, то особое внимание специалистам необходимо обратить на:

• Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016;
• ГОСТ 6.10.5-87;
• Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015;
• Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010;
• Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004.

Также Росархив предлагает методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.

С чем предстоит работать специалисту

Базовая тема — это документационное обеспечение деятельности организации. Основы делопроизводства (кратко) сводятся к изучению различных видов бумаг, которые укрупненно делятся на:

• входящие (которые фирма получает);
• исходящие (которые она отправляет);
• внутренние (не выходящие за ее пределы).

Когда они изучены, целесообразно переходить к следующим тематическим блокам:

1. Требования к бланкам и общие правила их оформления.
2. Методика составления основных документов предприятия.
3. Организация их оборота: регистрации, обработки, рассмотрения, исполнения.
4. Требования к оформлению документации в соответствии с гостами.
5. Правила хранения.

Государственное регулирование мы вкратце уже рассмотрели выше. Это тоже обязательная часть. Требования и стандарты регулярно обновляются. Следовательно, делопроизводителю необходимо отслеживать нововведения и корректировать с их учетом свою работу.

Номенклатура дел

Базовый свод правил организации документооборота на конкретном предприятии обычно формулируется в виде номенклатуры дел, которую утверждает приказом руководитель организации.

Еще одним основополагающим документом является Положение о делопроизводстве.

Специфические вопросы документооборота

Вышеперечисленные темы актуальны для любого сотрудника от секретаря до руководителя. Но есть и узкоспециализированные, предназначенные для конкретных категорий специалистов:

1. Кадровые. Сюда входят правила ведения документов по личному составу, в том числе трудовых книжек.
2. Бухгалтерские. Здесь особое внимание уделяется арифметической проверке бумаг, таксировке (расчету такс), контировке (подбору бухгалтерских проводок под задокументированные операции).
3. Производственные. Тут особое внимание стоит уделить аналитическим отчетам по запасам, издержкам, динамике активов, хранению и товарообороту.
4. Секретные. Если деятельность организации подпадает под Закон РФ № 5485-1 от 21.07.1993, то делопроизводство должно вестись с учетом соблюдения государственной тайны.

Есть специфика ведения документов в каждой конкретной отрасли (промышленность, торговля, строительство и т. п.).

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Указом Президента от 21.07.2020 № 474 цифровая трансформация включена в число приоритетных национальных целей развития страны на период до 2030 года. Практическая реализация цифровой трансформации связана, в т.ч. с построением корпоративных автоматизированных документных систем и внедрением безбумажных моделей документооборота.

Решение задачи перехода на безбумажную модель документооборота начинается с понимания отличия цифровизации документа от автоматизации документных процессов.

Цифровизация документа – это перевод оригинала с бумажного носителя в цифровой формат. А целевым показателем цифровизации документа считают формализацию документов и формирование массива структурированных данных (движение в сторону Big Data и оптимальных методов их обработки).

Автоматизация документных процессов – пока это чаще всего выражается в прохождении карточки документа с файлом по этапам обработки: создание файла, согласование файла, распечатка файла и подписание на бумаге (создание оригинала), сканирование оригинала и прикрепление к карточке скан-образа, т.е. оригинал – на бумаге, в СЭД – информация о документе.

Цифровая трансформация управления документами – это практическая реализация перехода от бумажных документов к цифровым подлинникам. По нашей экспертной оценке, цифровая трансформация будет происходить как постепенное перевнедрение всех имеющихся СЭД.

При автоматизации юридическую силу и юридическую значимость документа по-прежнему обеспечивает бумажный носитель, вернее корректный набор правильно оформленных реквизитов. При цифровизации появляется новый объект – цифровой документ, обладающий юридической силой и юридической значимостью, которые обеспечиваются иначе, чем у бумажного документа. Поэтому задача цифровизации документооборота значительно сложнее, требует иного подхода к методологии организации документооборота, к разработке и внедрению информационных систем.

Сложившийся подход к автоматизации управления документами

1. Вендоры разрабатывают программные продукты;
2. ИT-компании проводят внедрение программных продуктов;
3. ИT-служба компании берет на себя решение задачи цифровизации на предприятии;
4. Служба ДОУ отвечает за ведение делопроизводства на предприятии.

Мы видим, что трое из четырех участников связаны с информационными технологиями. Они не обладают компетенциями в сфере управления документами. При этом справедливо отметить, что представители служб ДОУ на предприятии зачастую бывают некомпетентными в вопросе информационных технологий.

Перевести документ в цифровой формат методически и технически сложнее, чем автоматизировать процесс его обработки. Это связано с тем, что объектом системы становится цифровой документ, обладающий юридической силой. А при автоматизации документооборота юридическая сила обеспечена бумажным оригиналом.

Сложившийся подход к автоматизации документооборота характеризуется доминирующей позицией специалистов по разработке и внедрению информационных систем. Составляющая предметных областей документоведения и архивоведения значительно уступает и находится в зависимом, подчиненном состоянии.

Нельзя не отметить, что разработка технологий работы с цифровыми документами большинства систем документации, в т.ч. и управленческой, происходит без опоры на делопроизводственную часть и без учета требований нормативно-методических актов, являющихся связующим звеном между ними. Специалисты по управлению документами обычно не участвуют в разработке технологических процессов, проектировании и внедрении корпоративных систем управления документами, несмотря на то что ГОСТ Р ИСО 15489-1 (в обеих своих редакциях) акцентирует внимание на том, что именно они должны стоять во главе данных процессов. Ибо именно теория предметной области содержит необходимый набор предопределенных компонент, процессов и данных, необходимых для проектирования безбумажной модели документооборота.

См. статью «ГОСТ Р ИСО 30302-2022: организационные аспекты» в № 9’ 2022

См. статью «Новый стандарт по управлению документами: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019» в № 9 и 10’ 2019

На сегодняшний день нет ни одной формализованной проектной технологии, которая предлагала бы инструментарий, как выполнить переход от автоматизации документных процессов к цифровой трансформации управления документами. Есть лишь верхнеуровневые рекомендации и дорожные карты.

К чему приводит такая расстановка компетенций? Разработка информационных систем управления документами происходит без участия специалистов по управлению документами. Отсюда следует проблема – несоответствие функциональных возможностей информационных систем законодательному, нормативно-методическому регулированию и сложившейся российской практике документационного обеспечения управления.

За разработкой информационных систем следует их практическое внедрение в управленческие системы организаций. И здесь доминирование ИТ-специалистов приводит к тому, что автоматизация документооборота подчиняется возможностям конкретной информационной системы, технологической платформы, т.е. на логику документных процессов влияет:

• набор функциональности информационных систем;
• поверхностное знание методологии управления документами участниками проекта внедрения.

Таким образом, внедрение систем электронного документооборота, автоматизация отдельных участков документооборота приводит к заданному эффекту ускорения, но при этом не дает качественного результата в виде рационализации документных процессов, которая невозможна без знания и применения методологии предметной области (например, методов унификации и стандартизации). Рационализация подменяется упрощенческим подходом, что подтверждается позиционированием систем электронного документооборота не как инструмента для работы с документами, а как инструмента взаимодействия, обладающего в первую очередь удобным набором механизмов коммуникации.

См. статью «Проблемы формирования номенклатуры дел в СЭД: замечания практика» в № 11’ 2022

Под электронным документооборотом на сегодняшний день понимается только автоматизация документных процессов: в информационной системе проходит весь жизненный цикл документа, а оригинал документа издается по-прежнему на бумажном носителе. При этом электронный документооборот активно применяется для передачи отчетности в контролирующие органы и для обмена первичными документами с контрагентами. Во внутреннем документообороте процент использования электронных оригиналов документов минимален, хотя законодательные ограничения уже сведены к минимуму.

Рассмотренная нами практика разработки и внедрения автоматизированных систем управления документами является одним из препятствий на пути тиражного внедрения безбумажной модели документооборота.

Нормативное регулирование области управления документами

• либо вопросов делопроизводства, являющегося лишь составной частью управления документами,
• либо узких вопросов работы с отдельными видами электронных документов.

Действующие нормативно-правовые и нормативно-методические акты в сфере делопроизводства описывают полный цикл работы с документами, но не охватывают вопросы проектирования и внедрения цифровой модели корпоративного документооборота. В них отсутствует методическая основа для работы с цифровыми документами – новым объектом информационных систем. Нормативно-методические документы направлены на работу преимущественно со сканированными копиями бумажных документов и автоматизацию процессов, но не на проектирование и внедрение цифровой модели документооборота. Эти нормативные акты не отражают современных подходов к цифровизации, а также практики работы с документами, изначально созданными цифровыми.

Помимо Росархива, ключевого регулятора области делопроизводства и архивного дела, нормотворчеством занимаются ФНС, Минцифры России и ряд других федеральных органов исполнительной власти.

Федеральная налоговая служба РФ создает нормативно-правовую базу электронного документооборота в части электронного взаимодействия с ФНС, создания форматов электронных документов, порядка обмена электронными документами и процесса хранения электронных документов.

Минцифры России создает нормативно-правовую базу в сфере использования электронной подписи.

Различные федеральные органы исполнительной власти создают нормативно-правовую базу в сфере использования электронных документов по отдельным предметным сферам и отраслям, используют наработки других регуляторов.

В итоге правила работы с документами зафиксированы более чем в 60 нормативных правовых и методических документах. Это огромный массив информации, который находится в постоянном движении. Такой объем изменяемой информации очень тяжело отслеживать непрофессионалам. В Таблице 1 мы не только собрали основной массив таких документов, но и отметили, какие сферы они в первую очередь регулируют.

Несовершенство сложившейся нормативно-правовой базы в области электронного документооборота подтверждается наблюдаемыми разрывами между теорией предметной области и практической реализацией в ходе внедрения автоматизированных систем управления документами. Например, до сих пор не ясен вопрос учета электронных документов по номенклатуре дел. Необходимо ли сохранять номенклатуру, как инструмент учета срока хранения документов? Все чаще звучит мнение экспертов о необходимости отказа от номенклатуры дел для электронных документов и переход на подокументный учет сроков хранения.

Проблемой является традиционное отнесение к предметной области управления документами только управленческой документации, которая на производственных предприятиях составляет не более 10–15% от общего объема документооборота. Автоматизация и цифровизация документирования других функциональных направлений деятельности происходит вне рамок проектов внедрения систем электронного документооборота, что приводит к информационным разрывам в деятельности предприятий. Отсюда сложность интеграции систем электронного документооборота в корпоративные системы, которые должны объединять документы всех направлений деятельности: управленческой, кадровой, финансовой, бухгалтерской, правовой, проектной, производственной и др. Пока не будет достигнута полнота включения всего документального фонда организации в информационные системы, нельзя говорить о цифровой трансформации управления документами.

Отдельного методического регулирования требует работа с бухгалтерской документацией.

Появилась новая точка входа документов в организацию – сервисы ЭДО и МЭДО. Эти сервисы должны быть интегрированы в корпоративную систему электронного документооборота для формирования единой системы управления документами.

Качественного пересмотра требует подход к организации внутренних корпоративных коммуникаций. Существующая практика привела к автоматизации информационного хаоса в корпоративных коммуникациях, а соответственно, и к повышению операционных рисков.

Таблица 1. Нормативно-правовая и нормативно-методическая база в сфере управления документами

Документы	Основные сферы регулирования
	Основные определения	Докумен-тирование деятельности	Работа с документами и данными	Хранение документов и данных	Работа с электронными документами и подписями	Автомати-зация работы с докумен-тами
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»
Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»
Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»
Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»
Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
Приказ Минтруда РФ от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе»
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
Методические рекомендации по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях
Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации»
Приказ Росархива от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации»
Приказ Росархива от 28.12.2021 № 142 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»
Письмо Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 «О Методических рекомендациях по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов»
Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов»
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ
Постановление Правительства РФ от 28.11.2011 № 976 «О федеральном органе исполнительной власти, уполномоченном в сфере использования электронной подписи»
Постановление Правительства РФ от 25.06.2012 № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг»
Постановление Правительства РФ от 25.01.2013 № 33 «Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг»
Приказ ФНС России от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@ «Об утверждении PDF/A-3 формата представления договорного документа в электронной форме»
Приказ ФНС России от 16.09.2022 № ЕД-7-15/839@ «Об утверждении рекомендуемых форматов перечня документов к требованию о представлении документов (информации), направляемому кредитным организациям, и ответа на требование о представлении документов (информации), направляемое в налоговый орган кредитными организациями в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи»
Приказ ФНС России от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@ «Об утверждении формата представления акта о приемке выполненных работ в электронной форме»
Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»
Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»
Постановление Правительства РФ от 14.11.2015 № 1235 «О федеральной государственной информационной системе координации информатизации»
Постановление Правительства РФ от 06.07.2015 № 676 «О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации»
Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»
Постановление Правительства РФ от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»
Постановление Правительства РФ от 24.10.2011 № 861 «О федеральных государственных информационных системах, обеспечивающих предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг (осуществление функций)»
Распоряжение Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р, утв. Перечень видов документов, передаваемых при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов в электронном виде
Приказ Росархива от 15.06.2020 № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов»
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
ГОСТ Р 52294-2004 «Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения»
ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»
ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v1.0»
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»
ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь»
ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»
ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь»
ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»
ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»
ГОСТ Р ИСО 9000-2015 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь»
ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Система менеджмента качества. Требования»
ГОСТ Р 34.11-12 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функции хэширования»
ГОСТ Р 34.10-2012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи»
ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910-2002 «Информационная технология. Процессы создания документации пользователя программного средства»
ГОСТ 7.70-2003 «СИБИД. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик»
ГОСТ Р 50922-2006 «Защита информации. Основные термины и определения»
ГОСТ Р 52292-2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения»
ГОСТ Р 51275-2006 «Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения»
ГОСТ Р 7.0.2-2006 «СИБИД. Консервация документов на компакт-дисках. Общие положения»
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»
ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»
ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»
ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»

Эталонная модель упростит переход на безбумажный документооборот

Необходимо разработать и утвердить национальный стандарт, который опишет эталонную модель цифрового документооборота организации и объединит в себе положения законодательных актов, нормативно-методических документов в сфере управления документами и архивного дела, целого пула национальных стандартов, в т.ч. разработанных на базе международных стандартов ИСО, регулирующих вопросы управления документами, аспекты формирования и видения систем управления документами. При этом эталонная модель должна следовать мировым трендам цифровизации.

Она должна строиться на основе информационно-логической модели управления документами, которая включает постоянные компоненты, заранее известные и установленные нормативно-правовыми актами, методическими документами предметной области управления документами.

На основе информационно-логической модели должна строиться переменная функционально-логическая модель во взаимосвязи с направлениями деятельности конкретной организации, а также с применяемой моделью управления: процессной, продуктовой, проектной, функциональной.

Цель разработки эталонной модели – интеграция и систематизация сведений о видах (разновидностях) документов, форме их создания и сроках хранения, оптимизации процессов движения и создания документов.

Такая эталонная модель должна быть понятна всем специалистам – участникам проектов внедрения. Преимущество формы эталонной модели в том, что неспециалистам и непрофессионалам проще работать с моделью, а не с правилами.

На наш взгляд, предлагаемый нормативно-методический документ должен обязательно содержать нормы об основах цифровизации документо­оборота: принципы его ведения, функции корпоративных систем цифрового документооборота, характеристики корпоративных систем цифрового документооборота, а также требования к информационным системам, интегрированным в корпоративную систему цифрового документооборота.

В связи с тем, что цифровизация предполагает появление нового объекта в информационной системе – цифрового документа, необходимо дать четкое описание этого объекта: условия обеспечения его юридической силы, факторы, на нее влияющие, структурные элементы цифрового документа, критерии отбора документов для перевода в цифровой вид.

Отдельное место следует отвести выбору вида применяемой электронной подписи. Законодательством установлено 3 вида подписи. Какую выбрать? Необходимо определить критерии выбора вида электронной подписи для разных документов и разных сфер применения (внутреннего и внешнего).

Требуется и эталонная модель хранения цифровых документов. На сегодня это самая острая тема для обсуждения. Цифровых документов становится все больше, появляются требования к хранилищам электронных документов, появляются программные продукты для долговременного хранения электронных документов, обеспечивающие эти требования. Однако внедрение систем хранения электронных документов оставляет много методических вопросов.

Так, например, производители программных продуктов допускают хранение всех электронных документов в специализированных системах хранения электронных документов, нарушая тем самым принцип раздельного хранения документов временного и долговременного / постоянного сроков хранения, что приведет к нерациональному использованию информационных ресурсов организаций. Эталонная модель хранения цифровых документов должна закрепить раздельное использование оперативной и архивной областей хранения.

Специалистам нужны инструменты, позволяющие реализовать предпроектную подготовку организации к внедрению системы электронного документооборота. Необходимо предоставить организациям простую и понятную методику обследования документооборота и методику проектирования целевой модели документооборота. Таких методик на сегодняшний день не существует на уровне нормативных актов или стандартов.

С потребностью внедрить в практику управления документами эталонную модель цифрового документооборота перекликается необходимость разработать и внедрить Федеральную государственную информационную систему (ФГИС) «Реестр видов документов». Реестр видов документов может быть рассмотрен как часть предлагаемой эталонной модели в виде одного из преднастроенных элементов систем электронного документооборота.

Значимым эффектом интеграции и систематизации сведений о видах (разновидностях) документов, форме их создания и сроках хранения, оптимизации процессов движения и создания документов будет снижение трудоемкости работ за счет оптимизации ряда внутренних рабочих процессов организаций, а также снижение до 40% трудоемкости работ по внедрению систем электронного документооборота.

На основе информационно-логической модели должна строиться переменная функционально-логическая модель во взаимосвязи с направлениями деятельности конкретной организации, а также с применяемой моделью управления: процессной, продуктовой, проектной, функциональной.

Например, к предопределенным объектам могут относиться виды официальных документов, сроки их хранения, реквизиты и метаданные для каждого вида документа. Важность применения предопределенных объектов нельзя переоценить. Например, срок хранения электронного документа определяет способ его создания и хранения:

• документы сроком хранения свыше 10 лет формируются в zip-архив, подписываются квалифицированной электронной подписью, конвертируются в архивный формат хранения (например, PDF/A-1A) и передаются в систему хранения электронных документов с предопределенным набором метаданных для каждого документа;
• документы сроком хранения до 10 лет могут быть подписаны простой или неквалифицированной подписью, не требуют конвертации в архивный формат и остаются на хранении в системе, в которой были созданы.

Каждому виду документа должен соответствовать определенный поток операций, обеспечивающий заполнение реквизитов – постоянных информационных компонент, характерных для конкретного вида документа, и обработку документа для выполнения специальной функции.

Необходимо также сформулировать условия обеспечения юридической силы цифрового документа – какие требования при этом накладываются на информационные системы, а какие носят организационный характер.

Существующие системы электронного документооборота не готовы к цифровизации документов, поскольку спроектированы для автоматизации документных процессов. Гибкость информационных систем, на которую были ориентированы разработчики последние годы, будет препятствием на пути цифровизации. Большая вариативность в настройке информационных систем влечет риски ошибок при обеспечении ключевых свойств документов – юридической силы и юридической значимости. Такого риска при автоматизации нет, т.к. оригинал документа издается на бумажном носителе, и именно бумажный носитель с нужным набором правильно оформленных реквизитов обеспечивает юридическую значимость документа.

Значительный разрыв между знаниями ИТ-специалистов, документоведов и архивистов не позволяет приблизиться к решению задачи цифровизации документооборота без разработки специального нормативно-методического документа. Эталонная модель цифрового документооборота может стать работоспособной основой архитектуры соответствующих информационных систем.

Нормативная база современного делопроизводства

Из статьи вы узнаете о базовых документах современного делопроизводства, которыми необходимо руководствоваться при разработке основного документа, устанавливающего требования к документам и технологиям их обработки, – инструкции по делопроизводству.

ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?

Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.

Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.

ДОКУМЕНТЫ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

В целях исключения рисков, связанных с несоблюдением действующего законодательства в сфере информации, документации и архивного дела, инструкцию по делопроизводству следует разрабатывать на основании современных нормативных документов сферы делопроизводства (Схема 1).

Опишем назначение и содержание этих документов, чтобы определить, как они помогут в разработке инструкции по делопроизводству.

НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.

Примерная инструкция по делопроизводству

Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.

Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.

Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:

• документирование деятельности;
• организация документооборота;
• формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
• организация доступа к документам и их использования.

Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:

• порядок выдачи документов для использования работникам организации;
• предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
• порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).

В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:

• образцы бланков документов;
• образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
• примерные перечни утверждаемых документов;
• примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
• примерные перечни нерегистрируемых документов.

Правила делопроизводства 2019

Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.

НПА ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ

Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее.

Правила 2015

На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.

Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации. В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению).

Перечень 2007, Перечень 2010 и Перечень 2019

Перечень 2007 устанавливает сроки хранения в зависимости от того, в деятельности какой организации они подлежат хранению. Сроки хранения документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности:

• в первом звене представлены организации, утверждающие или согласовывающие документы;
• во втором звене – организации – разработчики (авторы) документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;
• в третьем звене – организации-заказчики;
• в четвертом звене – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации.

Если Перечень 2007 используют далеко не все организации, а лишь те, в деятельности которых образуются включенные в перечень научно-технические и производственные документы, то Перечень 2010 используют фактически все. Исключения составляют лишь те организации, которые используют так называемые ведомственные перечни документов, которые включают не только ведомственную (отраслевую) документацию, но и типовую управленческую документацию.

Перечень 2010 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их функционально-целевого назначения, характера деятельности и формы собственности. Перечень 2010 предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение типовых управленческих документов.

Перечень 2019, как и Перечень 2010, построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Однако состав архивных документов в новом НПА значительно изменился.

В делопроизводстве перечни документов со сроками хранения используют при составлении номенклатуры дел организации, при определении сроков хранения документов, а также при проведении экспертизы ценности документов при подготовке документов для передачи в архив организации.

Примерное положение об ЭК

Документ служит нормативной основой для формирования экспертной комиссии организации и разработки положения о ней. Экспертная комиссия (далее – ЭК) – это совещательный орган, он организовывает и проводит экспертизу ценности документов, образующихся в деятельности организации. Примерное положение об ЭК определяет порядок формирования ЭК, ее задачи, функции, права, порядок проведения заседаний и принятия решений.

ЭК создают в каждой организации. Без согласования с ЭК невозможно утвердить номенклатуру дел организации, описи дел, передаваемых в архив организации (описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов. ЭК рассматривает предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, а также об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.

НАЦИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).

Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами (см. Схему 1). Отметим, что в третью группу входят национальные стандарты, идентичные международным стандартам, которые разработаны подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization. Аббревиатура этой организации включена в названия международных стандартов. Именно поэтому в названии наших национальных стандартов, которые идентичны международным, присутствует транслитерированная аббревиатура – ИСО.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Специалистам по делопроизводству при разработке нормативных документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, регламентов, правил, положений) приходится обращаться к терминологическим стандартам и словарям.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013) – это терминологический стандарт. Его задача – установить один термин в одном толковании для обозначения одного (определенного) понятия. Количество терминов, с которыми можно провести такую работу в любой предметной области, весьма ограничено.

Задача терминологического стандарта – не только зафиксировать термины, обозначающие понятия, но и дать им определения. Термин лишь называет понятие, а содержание понятия раскрывает его определение. Самое важное требование к определению термина – включать в определение только существенные признаки, то есть такие, которые отличают одно понятие от других, стоящих в ряду с ним. Попытки включать в определение не только существенные признаки приводят к размыванию определения.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 – не первый стандарт с терминологией. Он заменил ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В действующем стандарте появилась терминология, связанная с применением информационно-коммуникационных технологий, раскрыты такие понятия, как электронный документ, аутентичность и целостность электронного документа, метаданные и т.д.

Терминология в ГОСТ Р 7.0.8-2013 размещается в трех разделах:

• В раздел «Общие понятия» включены термины, в равной мере используемые в делопроизводстве и архивном деле.
• В раздел «Делопроизводство» входят два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами».
• В раздел «Архивное дело» включены подразделы «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива».

Термины пронумерованы и расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих предметных областях. Все термины пронумерованы.

Для большинства понятий установлен один стандартизированный термин.

Если термин имеет синонимы, они указаны после основного термина и набраны курсивом (в отличие от стандартизованного термина, который имеет полужирное начертание).

Если термин имеет устойчивую аббревиатуру, она указана после полного наименования, а вариативные части терминов заключены в скобки (при использовании термина его часть, заключенная в скобки, может быть опущена).

Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в скобках после стандартизированного термина и имеют отметку «нрк».

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Стандартом, устанавливающим правила оформления документов, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные бумажные и электронные документы (далее – ОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие ОРД, образующиеся в деятельности любой организации.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:

• состав реквизитов, используемых при подготовке ОРД;
• правила оформления реквизитов, в том числе с применением информационных технологий;
• виды бланков документов, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе.

В положениях Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, описывающих документирование деятельности, есть ссылки на положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых описаны состав реквизитов, применяемых при оформлении документов, правила их оформления, требования к бланкам документов. То есть все органы власти и организации, которые разрабатывают свои внутренние нормативные документы на основании Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, обязаны соблюдать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»

Стандарты управления документами помогут организации выстроить систему управления документами, которая будет функционировать как управленческая система (система менеджмента), нацеленная на постоянное улучшение. Основной национальный стандарт в управлении документами – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019) идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles», IDT.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 определяет понятия и принципы создания, ввода документов в систему и управления ими. Во введении к стандарту отмечена важнейшая роль документов, во-первых, как свидетельств деловой деятельности, во-вторых, как информационных активов организации. Также подчеркнуто, что создание и хранение документов в цифровой среде открывает новые возможности для использования документов, поскольку цифровая среда обеспечивает большую гибкость средств управления документами. Наряду с этим новые модели ведения деловой деятельности повышают ответственность специалистов в отношении документов, требуют от них знания нормативной среды, понимания возможных рисков для документов, а также понимания внешних и внутренних потребностей не только самой организации, но и требований государственных структур, запросов общественности, клиентов.

Основное назначение ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – определить понятия и принципы, на основе которых разрабатывают подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами и которые в совокупности составляют систему управления (систему менеджмента) документами.

Положения стандарта рассматривают:

• документы, метаданные к документам, документные системы;
• политику управления документами, ответственность за документы, мониторинг и обучение эффективному управлению документами;
• анализ деловых процессов;
• средства (процессы) управления документами;
• процессы жизненного цикла документов с момента создания документов, ввод их в систему и последующее управление ими.

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (далее – ГОСТ Р ИСО 30300-2015) и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301) также описывают систему управления документами. Эти два национальных стандарта идентичны международным стандартам ISO 30300:2011 «Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary». IDT и ISO 30301:2011 «Inforniation and documentation. Management system for records. Requirements». IDT соответственно.

В этих национальных стандартах детально и всесторонне рассмотрены отдельные аспекты управления документами и установлены требования к системам управления документами. Они входят в состав национальных стандартов систем менеджмента и разработаны в целях обеспечения совместимости с этими стандартами на основе применения общих элементов и методологии менеджмента.

Термином «система управления документами» в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 обозначают одну из систем управления (менеджмента) организации.

В ГОСТ Р ИСО 30300-2015 отмечено, что эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации. Неотъемлемая часть любого вида деятельности или делового процесса организации – процессы создания документов и управления ими. Благодаря документам обеспечивается результативность деловой деятельности, контроль за деятельностью, управление рисками. Массивы документов – это ценные информационные ресурсы, коллективная память, с помощью которой возможно отвечать на вызовы внешней среды.

Стандарты системы управления документами разработаны для организаций всех видов независимо от структуры и численности персонала в целях оказания помощи по внедрению эффективной системы управления документами, обеспечению ее функционирования и постоянного улучшения. Система управления документами позволяет осуществлять управление документами в организации в соответствии с установленной политикой и целями, а также обеспечивать достижение этих целей. Для этого в рамках системы управления документами обеспечивается управленческий процесс, включающий:

• распределение функций и ответственности;
• процессный подход к деловой деятельности;
• измерение и оценку;
• анализ и улучшение.

Стандарты системы управления документами предоставляют инструментарий для руководства организации по применению системного и контролируемого подхода к работе с документами, основанного на применении лучшей деловой практики. Применение стандартов системы управления документами гарантирует, что в организации создаются официальные и достоверные документы, подтверждающие деловую деятельность, а также то, что они управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени.