Прием наличной оплаты от физлиц: как действовать, чтобы не нажить проблем с налоговой
Брать у клиентов-физлиц наличные закон не запрещает. А вот просто положить деньги в карман нельзя — налоговая оштрафует за работу без ККТ и невыдачу чеков.
Некоторые предприниматели по-прежнему могут не использовать онлайн-кассы, но даже в этом случае выдать покупателю закрывающий документ нужно. Но не чек ККТ, а другой.
Чек можно отправить по электронной почте. Правда, сроки ограничены. Не уложились — считайте, что никакого чека не было, и ждите «письмо счастья» от налоговой.
Сложно всё, в общем. В законодательных требованиях легко запутаться — они зависят от формы собственности и сферы, в которой работаете. Чтобы вы ничего не нарушили, мы подготовили детальное руководство по приему наличной оплаты от физлиц.
Изучив его, вы узнаете:
Кто и на каких условиях может принимать оплату наличными от физлиц
ИП и юрлицам закон разрешает осуществлять прием наличной оплаты, но в большинстве случаев они обязаны проводить сделки через онлайн-кассу и выдавать чеки.
Исключений мало. Не применять ККТ, работая с физлицами, по состоянию на ноябрь 2021 года имеют право:
- Юрлица и ИП, чей вид деятельности указан в п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ . В список включены, например, продажа газет и журналов, розничная торговля на рынках и ярмарках, реализация продовольственных и непродовольственных товаров с рук, торговля молоком и живой рыбой из цистерн.
- ИП, работающие на основании патента, если их вид деятельности есть в пп. 2.1 п. 2 ст. 2 того же закона.
- Те, кто работает в отдаленных местностях, где интернета нет и провести его нельзя.
- Те, кто получает наличные от клиентов только посредством «Почты России» или курьерских служб (например, наложенным платежом). В этом случае деньги принимает служба доставки, поэтому она выдает чеки покупателям.
Штраф за прием наличных без применения ККТ для ИП и должностных лиц составляет от 10 000 рублей, для юрлиц — от 30 000 рублей. Если нарушение допущено повторно, предпринимателя могут дисквалифицировать на 1-2 года, а деятельность компании приостановить на 90 суток.
Ограничений по сумме наличных расчетов с физлицами нет.
Как ИП и ООО принимать наличные от физлиц в соответствии с законом
Нюансы приема денег зависят от того, как именно вы планируете его осуществлять. Разберем варианты.
Прием наличной оплаты в торговой точке или офисе
Если вы будете брать наличные у покупателей «из рук в руки», нужно:
- Приобрести онлайн-кассу и фискальный накопитель.
- Выбрать оператора фискальных данных, который будет передавать информацию о сделках в налоговую, и заключить с ним договор.
- Поставить кассу на учет в ФНС. Можете сделать это онлайн, через личный кабинет, если есть квалифицированная электронная подпись.
- В течение одного дня после получения ответа от ФНС провести фискализацию кассы путем ввода регистрационного номера и других данных.
- Завершить процедуру постановки ККТ на учет, отправив в налоговую отчет о регистрации.
- Получить регистрационную карточку в бумажном или электронном формате.
- Выдавать чек каждому покупателю.
О том, как использовать онлайн-кассу, оформлять возвраты, обмены, действовать в случае отсутствия подключения к интернету и исправлять ошибки, читайте в нашей статье.
Прием наличной оплаты на карту
ФНС в своем письме от 20.06.2018 № ЕД-3-2/4043@ сообщает, что индивидуальный предприниматель может принять наличные от клиента-физлица на личную карту, но потом должен их снять и положить на расчетный счет. В то же время могут возникнуть сложности с банком, т. к. личный счет не предназначен для осуществления предпринимательской деятельности. Лучше открыть расчетный счет ИП и привязать к нему карту — деньги принадлежат вам и тратить их вы вправе на что угодно.
Не позднее следующего рабочего дня после поступления средств и до момента, когда начнете оказывать услуги, выполнять работы или передадите товар покупателю, вы должны выдать ему чек. Можно отправить на абонентский номер или e-mail, вручить вместе с заказом либо передать при первом контакте, если речь идет о расчетах за работы или услуги.
Юрлица принимать так деньги не могут. Карты, привязанные к их корпоративным счетам, предназначены только для оплаты расходов, связанных с деятельностью компании.
Прием наличной оплаты на расчетный счет
Схема простая — покупатель идет в кассу банка с квитанцией или платежным поручением и переводит деньги. С получением денег проблем нет, а вот с их выводом — могут возникнуть, особенно, если у вас юрлицо. Прочтите нашу статью, чтобы понять, кому на самом деле принадлежат деньги ИП и ООО, на что их можно тратить и как это делать, чтобы не заблокировали счет.
Не позднее следующего рабочего дня после поступления средств и до момента, когда начнете оказывать услуги, выполнять работы или передадите товар покупателю, вы должны выдать ему чек. Можно отправить на абонентский номер или e-mail, вручить вместе с заказом либо передать при первом контакте, если речь идет о расчетах за работы или услуги.
Какие закрывающие документы нужно выдавать, принимая наличные от физлиц
В общем случае вы должны выдавать каждому клиенту чек онлайн-кассы: сразу или не позднее следующего рабочего дня после получения денег. Заменить его накладной, товарным чеком, квитанцией или кассовым ордером нельзя.
Штраф за прием наличных без чека для ИП и должностных лиц организаций составляет 2 000 рублей, для юрлиц — 10 000 рублей.
Если попали в список исключений и можете не применять ККТ, вместо чека онлайн-кассы нужно выдавать бланки строгой отчетности (БСО). О том, что это и как их правильно оформлять, читайте в нашей статье.
Возьмем на себя бухгалтерский, налоговый и кадровый учет, чтобы вы могли сосредоточиться на развитии бизнеса. Подберем трех бухгалтеров с опытом работы в вашей сфере, выделим персонального помощника и застрахуем от ошибок на миллион рублей.
Как внести деньги на счет ИП или ООО и обязательно ли это делать
После приема наличной оплаты возникает резонный вопрос: «Что делать с полученными средствами дальше?» Есть два варианта:
- Оставить их в кассе. Важно помнить, что юрлица (кроме относящихся к субъектам малого предпринимательства) обязаны установить лимит остатка кассы и следить за его соблюдением. За превышение лимита штрафуют: должностных лиц — на сумму от 4 000 до 5 000 рублей, юрлиц — на сумму от 40 000 до 50 000 рублей.
- Внести на расчетный счет. Это можно сделать через кассу банка или банкомат (так называемая самоинкассация). Если есть возможность, укажите в поле «Назначение платежа», что деньги являются розничной выручкой.
Прием наличной оплаты от физлиц: коротко о главном
- ИП и юрлица могут принимать наличные от физических лиц, соблюдая законодательные требования.
- Если в соответствии с законом №54-ФЗ вы обязаны использовать при расчетах онлайн-кассу, все платежи, включая наличные, нужно проводить через нее.
- ИП вправе принимать оплату за товары или услуги на личную карту. Юрлица так делать не могут, потому что корпоративные карты предназначены только для оплаты расходов, связанных с деятельностью компании.
- Клиентам нужно выдавать либо чеки ККТ (если применяете ее), либо бланки строгой отчетности (если имеете право не применять).
- При оплате наличными на месте подтверждающий документ выдаете сразу.
- Если заказчик перечислил деньги на счет — отправляете в электронном виде не позднее рабочего дня, который следует за днем поступления средств, и до того, как передали товар либо начали оказывать услугу или выполнять работы. Можете также вложить чек в посылку с заказом или вручить клиенту лично при первой встрече.
- Наличные можно оставить в кассе (юрлицам нужно следить за соблюдением лимита на остаток) или зачислить на расчетный счет через кассу или банкомат.
- Работа без ККТ и невыдача чеков влекут за собой штрафы, возможность дисквалификации и приостановления деятельности компании.
Поможем организовать прием оплаты от клиентов из России и других стран так, чтобы налоговым инспекторам не к чему было придраться.
Свежие статьи про то, как экономить на полезных сервисах и получать удовольствие от ведения бизнеса
По статистике за 2019 год самые большие штрафы российские предприниматели получали за несоблюдение процедуры растаможки товаров — в среднем 8,4 миллионов рублей. Такие санкции, конечно, прилетают за дело, например, за обман в декларации с целью не платить НДС или уменьшить размер пошлины. Но иногда импортеры страдают по незнанию.
В некоторых сферах недостаточно просто зарегистрировать ИП или ООО, чтобы начать работать — нужна лицензия. Если будете вести деятельность без нее, вас оштрафуют: ИП на 4-5 тысяч рублей, юрлицо — на 40-50 тысяч. Могут еще и продукцию, технику и сырье конфисковать. За производство алкоголя или торговлю им без лицензии штрафы выше — от 200 до 300 тысяч рублей с возможностью конфискации продукции, сырья, полуфабрикатов и даже задействованного транспорта.
Список товаров, подлежащих обязательной маркировке, с 2021 увеличился. В него включили, например, одежду, но не всю — в некоторых категориях женская подлежит обязательной маркировке, а мужская — нет. А еще там есть замечательные термины. Вот вы, например, знаете, что такое «туалетное белье»? И мы не знали, пришлось гуглить.
4. О денежных расчетах между организациями и индивидуальными предпринимателями
4. О денежных расчетах между организациями и индивидуальными предпринимателями.
Согласно пункту 1 статьи 2, статьи 5 Федерального закона N 54-ФЗ при осуществлении организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке применяется контрольно-кассовая техника с обязательной выдачей контрольно-кассового чека. Таким образом, Федеральный закон N 54-ФЗ обязывает применять ККТ и в случаях расчетов между организациями или индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных расчетов.
В то же время согласно пункту 3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. В соответствии с пунктом 13 Порядка ведения кассовых операций прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается заверенная печатью (штампом) квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира.
Поступившие от юридического лица денежные средства в счет оплаты товаров будут отражены в Z-отчете организации-продавца, составленном по итогам рабочей смены ККТ. Полученная в течение дня выручка организации-продавца должна быть оприходована кассиром предприятия путем составления приходного кассового ордера и соответствующими записями в кассовой книге предприятия. При этом сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте ККТ (пункты 6.1, 6.2 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Минфином России от 30.08.1993 N 104, пункты 11 и 12 Методических рекомендаций по использованию данных учета выручки, полученных с применением контрольно-кассовых машин, при осуществлении контроля за полнотой и своевременностью поступления выручки, уплаты налогов и других поступлений в бюджеты Российской Федерации, утвержденных Госналогслужбой России N ВЗ-6-13/272, Центральным банком Российской Федерации N 51 от 18.08.1993).
В соответствии с Указаниями Банка России от 20.06.2007 N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (зарегистрировано Минюстом России 05.07.2007 N 9757), расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут осуществляться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. В официальном разъяснении Банка России от 28.09.2009 N 34-ОР указано, что запрет на расчеты наличными деньгами в размере, превышающем 100 тысяч рублей, распространяется на обязательства, предусмотренные договором и (или) вытекающие из него и исполняемые как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.
Как малому бизнесу правильно принимать и использовать наличные от ИП и ООО?
Не всегда удобно оплачивать товары или услуги безналичным способом, особенно если речь идет о малом бизнесе. Однако расчеты наличными могут стать причиной санкций со стороны ФНС. Разбираемся, каким образом закон ограничивает подобные сделки, и как правильно оформлять «наличку», чтобы не получить штрафы.
Лимит наличности: какую сумму можно безопасно получить от предпринимателей?
Основным документом, регулирующим наличные расчеты, является Указание Центробанка, опубликованное в 2019 году. В нем оговаривается лимит суммы сделки: по одному договору и от одного контрагента предприниматель может получить (или отправить) не более 100 тысяч рублей. Временных ограничений нет: вы можете получать от контрагента по 10 тысяч рублей наличными каждый день, но как только общая сумма платежей достигнет 100 тысяч, придется перейти на безналичные расчеты.
Лимит «работает» не только в течение срока действия договора, но и после его окончания. Например, договор между ИП и ООО подошел к концу. Предприниматель выполнил все работы, однако юрлицо до конца не рассчиталось по своим обязательствам. Если сумма задолженности менее 100 тысяч рублей, то ее можно передать сразу. Сумму больше 100 тысяч рублей придется «разбивать» на несколько договоров.
Напомним, что любые сделки между предпринимателями НК РФ признает оптовыми, даже если речь идет о продаже коробки карандашей для офиса или воды для кулера: в любом случае нужно оформить договор, а при расчете наличными – соблюсти лимит в 100 тысяч рублей. Причем, последнее касается обеих сторон сделки (и получателя, и плательщика).
Чем грозит нарушение лимита наличных расчетов?
Если по одному договору предприниматель получает от контрагента более 100 тысяч рублей наличными, он нарушает закон, а значит может быть привлечен к административной ответственности согласно ст. 15.1 КоАП РФ:
для ИП сумма штрафа составляет от 4 до 5 тысяч рублей;
для ООО – от 40 до 50 тысяч рублей.
В некоторых ситуациях ФНС заменяет денежные санкции на предупреждения, если речь идет о субъектах МСП. На смягчение наказания можно рассчитывать, если:
предприниматель впервые превысил лимиты, оговоренные в Указании Центробанка;
нарушение закона не повлекло за собой материального ущерба для любой из сторон.
Как проводить наличные расчеты при сделках от 100 тысяч рублей?
Что делать предпринимателю, если сумма договора превышает установленный Центробанком лимит? Вариантов два:
Можно «разбить» сумму на несколько договоров. К примеру, чтобы реализовать товар на сумму 200 тысяч рублей, можно заключить два договора на 100 тысяч рублей каждый. Так как договоры разные, то оплату по ним можно принять в один день.
Сумму, превышающую лимит, принять в безналичной форме. К примеру, за товар или услуги вам должны перечислить 150 тысяч рублей. Согласно действующему законодательству 100 тысяч рублей можно принять в наличной форме, а остальное – банковским переводом на р/с компании.
Как правильно оформлять наличные поступления?
Наличность, полученная от юридических лиц или ИП по договору, должна проводиться через онлайн-кассу (за исключением случаев, предусмотренных ст. 2 федерального закона № 290-ФЗ). Если этого не сделать, ФНС может выписать штраф:
для ИП – от 25 до 50% от прошедшей мимо кассы суммы, но не менее 10 тысяч рублей;
для ООО – от 75 до 100%, но не менее 30 тысяч рублей.
После получения наличности ИП и ООО должны выдать плательщику кассовый чек. При необходимости дополнительно к нему можно выписать и другие документы: акты, формы ТОРГ-12 и пр. Работа без чека считается нарушением закона и влечет за собой штрафы (для ИП – 2 тысячи рублей, для ООО – 10 тысяч рублей).
Наличность можно оставить в кассе (субъекты МСП имеют право не устанавливать кассовый лимит), либо перевести на р/с через банкомат, корпоративную карту или оператора своего банка. В графе «Назначение платежа» можно указать «Розничная выручка».
На что ИП и ООО могут потратить наличность?
Часть наличных поступлений нельзя использовать для оплаты расходов напрямую: например, чтобы рассчитаться этими деньгами за аренду офиса или закупку материалов, сначала придется внести средства на р/с, а затем снять с него нужную сумму.
К поступлениям, которые обязательно проводят через банк, относятся:
возвращенные авансы и переплаты;
возмещенные недостачи, убытки, неустойки;
займы как полученные, так и возвращенные (включая проценты по ним);
безвозмездно переданные суммы;
Наличные средства, полученные в качестве оплаты товаров, услуг или работ, можно тратить напрямую из кассы, если речь идет о следующих категориях расходов:
выдача заработной платы, выплата социальных пособий согласно трудовым договорам;
выплата страховых возмещений;
выдача денег работникам (под отчет): например, для оплаты транспортных расходов, покупки канцелярии и пр.;
расчетов с потребкооперативами и микрофинансовыми организациями;
оплата товаров, услуг или работ;
выдача денег на личные нужды ИП (то есть, никак не связанные с его коммерческой деятельностью).
В остальных случаях деньги нужно сначала положить на р/с, а затем уже распоряжаться ими по своему усмотрению. К примеру, ИП выдал работнику 10 тысяч на закупку канцелярских товаров. Но работнику предоставили скидку 10%, поэтому 1 тысячу рублей он вернул в кассу. Так как эти деньги не относятся к средствам, полученным в качестве оплаты товаров, услуг или работ, то ИП должен «прогнать» их через банк, чтобы в дальнейшем использовать их для тех или иных целей.
Расчёты наличными
Оля Воропаева
Вы заключили сделку на поставку офисной мебели. Клиент — индивидуальный предприниматель — хочет заплатить наличными. Сумма по счёту — 150 000 рублей. Не спешите брать у него деньги. Закон установил ограничения по расчётам наличными, о которых мы расскажем в статье.
- Лимит расчётов наличными
- Способы получения наличных
11 видеоуроков для уверенного старта бизнеса
Лимит расчётов наличными
Вы можете рассчитываться наличными как с обычными физиками, так с ИП и ООО.
Но при расчётах с ИП или ООО соблюдайте ограничение — не больше 100 000 рублей по одному договору. Основание: Указание Центрального банка РФ от 9.12.2019 г.