Кто имеет право подписывать договоры от имени юридического лица

Энциклопедия решений. Подписание гражданско-правового договора от имени юридического лица

От имени юридического лица волю на заключение договора выражают его органы, наделенные соответствующими полномочиями (например, единоличный исполнительный орган (руководитель) общества с ограниченной ответственностью или акционерного общества). Учредительным документом может быть предусмотрено, что полномочия выступать от имени юридического лица предоставлены нескольким лицам, действующим совместно или независимо друг от друга (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Действия органов юридического лица, направленные на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей юридического лица, признаются действиями самого юридического лица (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 06.12.2005 N 9341/05, определение ВАС РФ от 19.12.2007 N 14573/07).

Также от имени юридического лица договор может быть заключен иным лицом, действующим на основании доверенности, выданной от имени юридического лица за подписью его руководителя (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). В этом случае права и обязанности по договору возникают у юридического лица (п. 1 ст. 182, п. 1 ст. 185 ГК РФ).

Если при совершении сделки представитель юридического лица или орган юридического лица, действующий от его имени без доверенности, вышли за пределы ограничений своих полномочий, такая сделка может быть признана судом недействительной по иску лица, в интересах которого установлены ограничения, однако лишь в случаях, когда доказано, что другая сторона сделки знала или должна была знать об этих ограничениях. Это относится к ситуациям, когда полномочия лица на совершение сделки ограничены договором или положением о филиале или представительстве юридического лица либо полномочия органа юридического лица — учредительными документами или иными регулирующими его деятельность документами по сравнению с тем, как они определены в доверенности, в законе либо как они могут считаться очевидными из обстановки, в которой совершается сделка (п. 1 ст. 174 ГК РФ)*(1).

Право на предъявление исков о недействительности сделки имеет только лицо, в интересах которого установлены ограничения полномочий (п. 10 информационного письма Президиума ВАС РФ от 20.01.1998 N 28).

Если при заключении договора орган юридического лица действует с превышением полномочий, установленных законом, в этом случае сделка является недействительной в силу ст. 168 ГК РФ.

Итак, полномочия физического лица на совершение сделки могут определяться законом, договором, положением о филиале или представительстве и доверенностью, а органа юридического лица, действующего от имени этого юридического лица без доверенности, — учредительным документом или иными документами, регулирующими деятельность такого органа. Например, договор от имени юридического лица может заключить директор, действующий на основании учредительных документов и решения о его избрании, либо представитель, действующий на основании доверенности.

При заключении договора целесообразно ознакомиться с документами, удостоверяющими полномочия лиц, подписывающих договор (устав, сведения Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) и т.д.).

Должности и имена лиц, подписывающих договор, а также реквизиты документов, которые подтверждают их полномочия, обычно указываются в преамбуле договора.

Вместе с тем по общему правилу участник гражданских правоотношений, который не входит в органы управления юридического лица и не является его учредителем (участником), не обязан проверять учредительный документ этого юридического лица на предмет ограничения полномочий руководителя или разграничения полномочий нескольких единоличных исполнительных органов, если они созданы в этой организации. Равным образом третьи лица вправе полагаться на достоверность сведений ЕГРЮЛ (в частности, о лице, которое имеет право действовать от имени организации без доверенности). Презюмируется, что лицо, полагающееся на данные ЕГРЮЛ, не знало и не должно было знать о недостоверности данных, внесенных в этот реестр. При этом третьи лица вправе исходить из того, что полномочия лиц, уполномоченных вступать от имени юридического лица, не ограничены.

Юридическое лицо не вправе в отношениях с лицом, добросовестно полагавшимся на данные ЕГРЮЛ, ссылаться на данные, не включенные в этот реестр, а также на недостоверность данных, содержащихся в нем, за исключением случаев, если соответствующие данные включены в указанный реестр в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица (абзац второй п. 2 ст. 51 ГК РФ).

Поэтому наличие в учредительном документе ограничений полномочий лиц, выступающих от имени юридического лица, не является основанием для признания недействительной сделки, которая совершена с нарушением этих полномочий, кроме случаев, когда будет доказано, что другая сторона сделки в момент ее совершения знала или заведомо должна была знать о таких ограничениях. Бремя доказывания того обстоятельства, что третье лицо знало или должно было знать об ограничениях полномочий на заключение договора, возлагается на лиц, в чьих интересах эти ограничения были установлены (на участников хозяйственного общества и т.д.). Причем указание в тексте договора на то, что лицо, которое заключает договор от имени организации, действует на основании устава, само по себе не означает, что другая сторона договора должна была знать о содержании устава. Такая ссылка должна оцениваться судом с учетом конкретных обстоятельств заключения договора и в совокупности с другими доказательствами по делу (п. 22 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 N 25).

Следует также отметить, что и при наличии у представителя или органа юридического лица полномочий действовать от его имени, договор может быть признан судом недействительным, если такой представитель или орган совершили его в ущерб интересам представляемого (юридического лица), а другая сторона договора знала или должна была знать о явном ущербе для представляемого (для юридического лица) либо имели место обстоятельства, которые свидетельствовали о сговоре либо об иных совместных действиях представителя или органа юридического лица и другой стороны договора в ущерб интересам представляемого (интересам юридического лица). Договор признается недействительным по иску представляемого (иску юридического лица), а в случаях, предусмотренных законом, по иску, предъявленному в их интересах иным лицом или иным органом (п. 2 ст. 174 ГК РФ, см. также п. 93 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 N 25).

*(1) Редакция ст. 174 ГК РФ, действовавшая до 01.09.2013 (даты вступления в силу Федерального закона от 07.05.2013 N 100-ФЗ), не называла положение о филиале или представительстве в числе документов, которыми могут быть ограничены полномочия лица на совершение сделки, и не предусматривала возможность ограничения полномочий органа юридического лица иными документами, регулирующими деятельность этого органа, помимо учредительных документов

Кто имеет право подписывать договоры от имени юридического лица

С 1 января 2017 года Федеральным законом от 03.07.2016 N 343-ФЗ пункт 1 статьи 84 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ, статья 45 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ изложены в новой редакции.

121. В силу пункта 1 статьи 182 ГК РФ полномочия представителя могут быть основаны на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного или муниципального органа, а также явствовать из обстановки, в которой действует представитель. Порядок предоставления полномочий и их осуществления установлен главой 10 ГК РФ. Учитывая особый характер представительства юридического лица, которое приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, что предполагает применение законодательства о юридических лицах, на органы юридического лица распространяются только отдельные положения главы 10 ГК РФ: пункты 1, 3 статьи 182, статья 183 ГК РФ и в случае наделения полномочиями единоличного исполнительного органа нескольких лиц (пункт 3 статьи 65.3 ГК РФ) — пункт 5 статьи 185 ГК РФ. При этом пункт 3 статьи 182 ГК РФ не применяется в тех случаях, когда в законе об отдельных видах юридических лиц установлены специальные правила совершения сделок единоличным исполнительным органом в отношении себя лично либо в отношении другого лица, представителем (единоличным исполнительным органом) которого он одновременно является (например, пункт 1 статьи 84 Федерального закона от 26 декабря 1995 года N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», пункт 5 статьи 45 Федерального закона от 8 февраля 1998 года N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

122. Пункт 1 статьи 183 ГК РФ не применяется к случаям совершения сделок органом юридического лица с выходом за пределы ограничений, которые установлены его учредительными документами, иными документами, регулирующими деятельность юридического лица, или представителем, за пределами ограничений, указанных в договоре или положении о филиале или представительстве юридического лица. Такие сделки могут быть оспорены на основании пункта 1 статьи 174 ГК РФ.

По общему правилу, когда сделка от имени юридического лица совершена лицом, у которого отсутствуют какие-либо полномочия, а контрагент юридического лица добросовестно полагался на сведения о его полномочиях, содержащиеся в ЕГРЮЛ, сделка, совершенная таким лицом с этим контрагентом, создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности для юридического лица с момента ее совершения (статьи 51 и 53 ГК РФ), если только соответствующие данные не были включены в указанный реестр в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица (абзац второй пункта 2 статьи 51 ГК РФ).

В иных случаях, когда сделка от имени юридического лица совершена лицом, у которого отсутствуют какие-либо полномочия, подлежат применению положения статьи 183 ГК РФ.

123. Установление факта заключения сделки представителем без полномочий или с превышением таковых служит основанием для отказа в иске, вытекающем из этой сделки, к представляемому, если только не будет доказано, что последний одобрил данную сделку (пункты 1 и 2 статьи 183 ГК РФ).

Под последующим одобрением сделки представляемым, в частности, могут пониматься: письменное или устное одобрение независимо от того, кому оно адресовано; признание представляемым претензии контрагента; иные действия представляемого, свидетельствующие об одобрении сделки (например, полное или частичное принятие исполнения по оспариваемой сделке, полная или частичная уплата процентов по основному долгу, равно как и уплата неустойки и других сумм в связи с нарушением обязательства; реализация других прав и обязанностей по сделке, подписание уполномоченным на это лицом акта сверки задолженности); заключение, а равно одобрение другой сделки, которая обеспечивает первую или заключена во исполнение либо во изменение первой; просьба об отсрочке или рассрочке исполнения; акцепт инкассового поручения.

Независимо от формы одобрения оно должно исходить от органа или иного лица, уполномоченного заключать такие сделки или совершать действия, которые могут рассматриваться как одобрение.

Равным образом об одобрении могут свидетельствовать действия работников представляемого по исполнению обязательства при условии, что они основывались на доверенности, либо полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали (абзац второй пункта 1 статьи 182 ГК РФ).

124. Если при отсутствии полномочий или при превышении полномочий представителем заключено соглашение во изменение или дополнение основного договора, то к такому соглашению подлежит применению абзац второй пункта 1, пункт 2 статьи 183 ГК РФ, а также в части возмещения убытков — пункт 3 статьи 183 ГК РФ.

125. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие, в том числе на представление интересов в суде, может содержаться как в отдельном документе (доверенности), так и в договоре, решении собрания, если иное не установлено законом или не противоречит существу отношений (пункты 1, 4 статьи 185 ГК РФ, статья 53 ГПК РФ, статья 61 АПК РФ).

126. Если доверенность выдана нескольким представителям, то в отсутствие прямо выраженной оговорки о совместном представительстве представители осуществляют полномочия раздельно (пункт 5 статьи 185 ГК). В этом случае отказ от полномочий одного из представителей, а равно отмена его полномочий представляемым, влечет прекращение доверенности только в отношении указанного представителя.

Когда по условиям доверенности полномочия должны осуществляться совместно, отказ одного из представителей влечет за собой прекращение доверенности в целом. Отмена доверенности в отношении одного представителя влечет прекращение доверенности только в отношении него.

127. Порядок совместного осуществления полномочий может быть определен в доверенности, договоре, заключаемом между представляемым и представителями, следовать из закона. Если действия таких представителей влекут взаимоисключающие последствия, в интересах доверителя необходимо исходить из их несогласованности. Когда доверенностью о совместном осуществлении полномочий предусмотрено передоверие, его осуществление возможно только всеми представителями совместно, если иное не установлено в доверенности.

128. Доверенности на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами должны быть нотариально удостоверены (пункт 1 статьи 185.1 ГК РФ). К ним относятся доверенности, уполномочивающие представителя на отчуждение имущества, права на которое зарегистрированы в реестре (например, заключение договоров купли-продажи, мены, дарения в отношении такого имущества), а также на установление ограниченных вещных прав на него (в частности, установление сервитута или ипотеки).

129. Полномочия руководителя филиала (представительства) должны быть удостоверены доверенностью и не могут основываться лишь на указаниях, содержащихся в учредительных документах юридического лица, положении о филиале (представительстве) и т.п., либо явствовать из обстановки, в которой действует руководитель филиала.

При разрешении спора, вытекающего из договора, подписанного руководителем филиала (представительства) без ссылки на то, что договор заключен от имени юридического лица и по его доверенности, следует выяснить, имелись ли у руководителя филиала (представительства) на момент подписания договора соответствующие полномочия. Сделки, совершенные руководителем филиала (представительства) при наличии таких полномочий, следует считать совершенными от имени юридического лица.

Необходимо также учитывать, что руководитель филиала (представительства) вправе передоверить совершение действий, на которые он уполномочен доверенностью, другому лицу, если передоверие разрешено доверенностью. Соблюдение нотариальной формы для доверенности, выдаваемой в порядке передоверия, юридическим лицом, руководителем филиала и представительства юридических лиц не требуется (пункт 3 статьи 187 ГК РФ).

В случае подписания сделки от имени юридического лица его сотрудником, действующим на основании доверенности, выданной в порядке передоверия руководителем филиала юридического лица, другая сторона сделки признается добросовестной, если ею были изучены доверенности (первоначальная и выданная в порядке передоверия), дающие полномочия сотруднику юридического лица, совершившему сделку.

Правила о простой письменной форме доверенности, выдаваемой в порядке передоверия юридическими лицами, руководителями филиалов и представительств юридических лиц не распространяются на государственные органы, органы местного самоуправления и их структурные подразделения, не обладающие статусом юридического лица (пункт 3 статьи 187 ГК РФ).

130. В соответствии с пунктом 1 статьи 94, пунктом 2 статьи 126 Федерального закона от 26 октября 2002 года N 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» полномочия руководителя должника прекращаются с даты введения внешнего управления, а с открытием конкурсного производства прекращаются полномочия как руководителя должника, так и иных органов управления должника и собственника имущества должника — унитарного предприятия (за исключением полномочий общего собрания участников должника, собственника имущества должника принимать решения о заключении соглашений об условиях предоставления денежных средств третьим лицом или третьими лицами для исполнения обязательств должника), в связи с чем действие доверенностей, выданных указанными лицами для представления интересов должника, прекращается (подпункт 7 пункта 1 статьи 188 ГК РФ).

На том же основании подлежат прекращению доверенности, выданные внешним и конкурсным управляющим должника, когда такой управляющий освобожден (отстранен) от исполнения обязанностей.

131. Согласно пункту 3 статьи 188 ГК РФ с прекращением доверенности теряет силу передоверие. Вместе с тем, если третьему лицу предъявлена доверенность, выданная в порядке передоверия, о прекращении которой оно не знало и не должно было знать, права и обязанности, приобретенные в результате действий лица, полномочия которого прекращены, сохраняют силу для представляемого и его правопреемников (пункт 2 статьи 189 ГК РФ).

С 1 января 2017 года Федеральным законом от 03.07.2016 N 332-ФЗ абзац второй пункта 1 статьи 189 ГК РФ изложен в новой редакции. Положения о том, что сведения о совершенной в простой письменной форме отмене доверенности могут быть опубликованы в официальном издании, в котором опубликовываются сведения о банкротстве, содержатся в абзаце третьем пункта 1 статьи 189 ГК РФ.

132. Абзац второй пункта 1 статьи 189 ГК РФ содержит правило о возможности отмены доверенности путем публикации в официальном издании, в котором опубликовываются сведения о банкротстве. При этом третьи лица считаются извещенными об отмене доверенности по истечении месяца со дня указанной публикации, если они не были извещены об отмене доверенности ранее.

Применение данного порядка без одновременного извещения представителя и известных представляемому третьих лиц об отмене доверенности не допускается в случаях, когда доверенность была выдана на совершение сделки (сделок) с конкретным контрагентом (контрагентами).

Правила о публикации сообщения об отмене доверенности применяются также при отмене доверенности на представление интересов в суде: заинтересованное лицо вправе при рассмотрении дела в суде ссылаться на наличие такой публикации. В то же время при проверке полномочий представителей на суд в отсутствие соответствующей ссылки заинтересованного лица не может быть возложена обязанность по проверке публикаций об отмене доверенности. Суд принимает во внимание факт прекращения полномочий представителя только при получении уведомления об отмене доверенности.

133. В связи с принятием настоящего постановления признать не подлежащими применению:

пункты 4, 5, 9 — 12, 17, 20, 23, 27, 30, 32, 34, 38, 45 — 47, 49, 59 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации и Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 1 июля 1996 года N 6/8 «О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»;

абзац третий пункта 5 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 19 декабря 2003 года N 23 «О судебном решении»;

абзац первый пункта 38 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации и Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 29 апреля 2010 года N 10/22 «О некоторых вопросах, возникающих в судебной практике при разрешении споров, связанных с защитой права собственности и других вещных прав»;

постановление Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 10 апреля 2008 года N 22 «О некоторых вопросах практики рассмотрения споров, связанных с применением статьи 169 Гражданского кодекса Российской Федерации»;

постановление Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 14 мая 1998 года N 9 «О некоторых вопросах применения статьи 174 Гражданского кодекса Российской Федерации при реализации органами юридических лиц полномочий на совершение сделок»;

пункт 2 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 4 апреля 2014 года N 22 «О некоторых вопросах присуждения взыскателю денежных средств за неисполнение судебного акта».

Кому принадлежит право первой и второй подписи

Право первой подписи – это право подписывать документы от имени организации. Оно принадлежит руководителю, но может делегироваться иным лицам. Право второй подписи – это право главного бухгалтера подписывать финансовые, бухгалтерские, расчетные документы. Такими полномочиями его наделяет лицо, у которого есть право первой подписи.

Право руководителя

Общеизвестный факт: право руководителя организации подписывать документы является абсолютным. Для подтверждения его никаких дополнительных доверенностей, приказов не нужно. Оно закреплено в ряде федеральных законов и нормативных актов. Приведем некоторые из них:

• ФЗ-14 «Об ООО» об этом говорит в ст. 40-3. Руководитель может, в том числе, и совершать сделки от имени Общества, т.е. подписывать не только внутренние, но и внешние документы. Здесь также уместно вспомнить и о ст. 53 ГК РФ, из которой следует, что договоры от лица фирмы подписываются ее руководством.
• ФЗ-402 «О бухучете» в ст. 9 говорит, что одним из обязательных реквизитов первичного документа является подпись лица, совершившего сделку. Положение по ведению бухучета и отчетности, утвержденное приказом №34н от 29/07/98 г., прямо утверждает право руководителя вести лично бухучет, в случае спорных ситуаций принимать единоличные решения, касающиеся учета, а также утверждать список лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов (ст. 14), т.е. фактически тот может оставить за собой право единолично подписывать их.

Однако зачастую руководители делегируют свое право подписи другим работникам, или третьим лицам. В компании, согласно ст. 65.3 п. 3 ГК РФ, могут быть несколько руководителей. В подобных случаях право первой подписи и разделение полномочий прописывается в Уставе.

Права работников организации и третьих лиц

ВАЖНО! Бланк приказа о наделении правом подписи от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Причины делегирования подписи исходят из практики делопроизводства. Руководитель компании, имеющий по умолчанию право подписи, может отсутствовать на рабочем месте в тот момент, когда эта подпись понадобится.

Причины могут быть различными:

• болезнь, отпуск, командировка руководителя;
• круглосуточный рабочий режим либо работа фирмы без выходных;
• значительные объемы документооборота.

Возможны несколько вариантов разрешения ситуации:

1. За руководителя расписывается другой руководитель, такая возможность заранее прописана в уставных документах.
2. Вместо подписи ставится факсимиле, если такой вариант не идет вразрез с законодательством.
3. Уполномоченному подписывать документы выдается доверенность, подтверждающая это право.
4. Издается приказ (распоряжение), где указано лицо (лица), уполномоченные расписываться за других лиц.

Сразу скажем, что право подписи за руководителя в Уставе прописывается достаточно редко, только в случае если второе ответственное лицо гарантированно не уйдет со своего поста в короткий срок. Иначе последует необходимость вносить изменения в Устав.

Редко используется и подпись в виде факсимиле – на большинстве первичных документов она недействительна (счета-фактуры, кадровые, кассовые документы и др.). Факсимиле может использоваться, например, в документообороте по договорам, если в договоре прописана такая возможность, и оформлен он «обычной» подписью; на коммерческих предложениях, обычных счетах, выставленных по расчетам между контрагентами.

Рассмотрим случаи оформления права подписи доверенностью и приказом. Доверенность на право подписывать документы может выдаваться не только работнику организации, но и лицу, не имеющему с ней трудовых, гражданско-правовых отношений. Общие правила выдачи доверенностей на право подписи описывает ГК РФ в ст. 185, 185.1. Таким способом доверить право подписи можно, например, уполномоченному частному лицу, другой фирме (в лице ее руководителя), для заключения договора; главному бухгалтеру для обмена документами с ИФНС. Срок доверенности может быть любым. Он отсчитывается от даты выдачи.

Приказ о передаче полномочий используется, если нужно наделить ими сотрудников фирмы. На необходимости определить круг лиц, наделенных правом подписи, в частности, настаивает Минфин (док-т №ПЗ-10/2012 от 04/12/12 г.).

Приказом можно предоставить право подписи как одному лицу, так и группе лиц; дать его тем сотрудникам, которые раньше такого права не имели, и продлить уже существующие полномочия на новый срок. Приказ чаще всего оформляется сроком на год.

Какая бы форма документа ни применялась, нужно четко указать:

• персональные данные замещающего лица;
• перечень документов и ситуаций, при которых данное лицо может подписывать документы.

Образец подписи сотрудника (сотрудников) руководителю необходимо лично заверить. Это делается либо в самом документе, либо в приложении к приказу, если список обширный.

На заметку! Когда уполномоченное лицо ставит свою подпись на документе, помечать ее буквами И.О. («исполняющий обязанности»), «за» (в значении «за руководителя») не нужно.

Главный бухгалтер и право второй подписи

Право второй подписи представителя бухгалтерской службы – вопрос неоднозначный, в котором стоит разобраться более подробно.

В упомянутом Положении №34н утверждается, что без подписи главного бухгалтера недействительны и не могут исполняться документы (ст. 14 Положения):

• денежные;
• расчетные;
• касающиеся финансовых обязательств и кредитов.

В то же время директор может бухгалтерский учет вести лично и лично отвечает за состояние учета в организации. Как уже отмечалось, при возникновении споров с главным бухгалтером руководитель несет всю полноту ответственности.

Наделить полномочиями и правом второй подписи бухгалтера может лишь руководитель компании. Заметим, что в прошлом право второй подписи главбух имел автоматически, с момента вступления в должность, согласно ФЗ-129 «О бухучете», ст. 7. упоминалось такое право и в инструкциях ЦБ РФ (например, документ №28-И от 14/09/06 г.). Теперь эти документы не действуют.

Действующий ФЗ-402 и инструкция №153-И от 30/05/14 г. ЦБ не содержат прямых указаний на необходимость второй подписи главного бухгалтера.

Если бухгалтер наделен правом подписи на документах, целесообразно приказом делегировать его полномочия еще одному сотруднику. В ином случае, при отсутствии должностного лица на рабочем месте могут возникнуть сложности в оформлении документов. Может быть задействован заместитель главного бухгалтера, старший бухгалтер, руководитель финансовой службы и пр.

Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 4)

П осле согласования проекта договора в установленном в организации порядке он поступает либо в структурное подразделение, отвечающее за централизованное согласование проектов договоров, либо к ответственному исполнителю.

В Договорном регламенте необходимо предусмотреть, кто и что обязан проверить при подготовке проекта договора к передаче на подпись руководителю (или иному уполномоченному лицу), например:

• наличие виз специалистов всех заинтересованных подразделений,
• наличие пояснительной записки и всех приложений,
• записки на имя руководителя организации о наличии неурегулированных замечаний, замечаний согласующих лиц (если таковые имеются),
• а также предоставление прошитого договора в необходимом количестве экземпляров.

Этим может заниматься руководитель структурного подразделения, отвечающего за централизованное согласование проектов договоров, либо ответственный исполнитель. Но возможны и другие варианты, например, эта функция может быть возложена на руководителя секретариата / канцелярии (см. Пример 32) или помощника руководителя организации. Договоры на подпись должны направляться определенными Регламентом работниками.

Пример 32. Фрагмент Регламента о подготовке договора к подписанию

10.7. Функции руководителя секретариата:

– проверка наличия виз специалистов всех заинтересованных подразделений и выполнения требований к подготовке проекта договора, предусмотренных настоящим Регламентом, его представление на подпись генеральному директору (иному уполномоченному лицу).

Право подписи договора имеют:

1) лица в определенной должности в соответствии с учредительными документами организации. Например, сделки может заключать (и, соответственно, подписывать документы):

• руководитель организации (генеральный директор),
• один из членов правления,
• один из учредителей (как правило, если он единственный или мажоритарный),
• член коллегиального исполнительного органа или член совета директоров.

Для нас привычно, что руководитель организации – это генеральный директор, директор или президент. Но сейчас ГК РФ допускает осуществление функций единоличного исполнительного органа двумя лицами, которые могут быть указаны в учредительных документах, там же указываются и их полномочия, при этом каждый из них может обладать равными правами относительно одновременного подписания договоров. Т.е. учредительными документами может быть определено подписание договоров от имени компании одновременно двумя уполномоченными лицами. В преамбуле договора в таких случаях следует указать должности обоих руководителей, а также на основании какого документа они действуют. И хотя на практике в нашей стране такие случаи встречаются редко, они «имеют право на жизнь», в отличие от Европы, где подписание договора двумя руководителями достаточно распространено.

Но встречаются еще более нестандартные случаи, когда руководитель одной компании является одновременно руководителем в другой. В этой ситуации договор может быть подписан с двух сторон одним человеком, отличаться могут должности, например директор и генеральный директор, да и то не всегда.

Президиум ВАС РФ указал, что к договору, который подписало одно лицо с обеих сторон (например, являясь директором обоих ООО одновременно), нельзя применять запрет одновременного представительства двух сторон в сделке (п. 3 ст. 182 ГК РФ). При этом Президиум указал, что когда сделка подписывается с двух сторон одним физлицом, то в данном случае имеют место действия не собственно физического лица, а органов двух юрлиц (ст. 53 ГК РФ) (постановление Президиума ВАС РФ от 21.09.2005 № 6773/05).

2) лица, получившие доверенность;

3) представитель, полномочия которого содержатся в договоре либо в решении собрания учредителей / акционеров (такое закрепление полномочий стало возможным в связи с внесением изменений в ГК РФ в раздел «Представительство»).

Читайте статью «Как хранить доверенности?», чтобы узнать: как формировать в дела выданные организацией доверенности; как определить их сроки хранения; что остается в организации при выдаче доверенности – достаточно ли подписи поверенного в журнале учета; как организовать «круговорот» подлинников и копий выданных доверенностей; куда подшивать и сколько хранить «входящие» доверенности, обязательно ли требовать их оригинал

Все оригиналы доверенностей на право подписи договоров, выдаваемых руководителем организации, должны регистрироваться в юридическом отделе / юрисконсультом, рекомендуем там же хранить копии выданных доверенностей. Если же в вашей организации есть случаи предоставления полномочий договором, решением собрания учредителей / акционеров, то необходимо вести учет не только доверенностей, но и всех тех документов, в которых указано, какие полномочия и кому предоставлены.

На практике встречаются ситуации, когда в кредитном договоре, договоре займа, банковской гарантии подписантом помимо руководителя организации является главный бухгалтер.

Вопрос о том, ставить или не ставить его подпись, пусть решают юристы вашей компании. Но вот выводы судебных инстанций об обязательном подписании вышеуказанных договоров главным бухгалтером категоричны: они не могут быть признаны недействительными только из-за отсутствия его подписи. Например, в постановлениях ФАС Московского округа от 08.04.2004 № КГ-А40/2507-04 и ФАС Волго-Вятского округа от 05.05.2004 № А43-14555/2003-2-436 арбитры рассудили так: права и обязанности по сделкам фирма приобретает через свои органы (ст. 53 ГК РФ), а главный бухгалтер таковым не является ни по Гражданскому кодексу РФ, ни по Федеральному закону от 21.11.1996 № ­129-ФЗ «О бухгалтерском учете», значит, и его подпись на договоре вовсе не.