Нумерация счетов на оплату как правильно

Как ИП нумеровать документы и почему это важно

В процессе работы появляется много документов: договоры, счета, акты. Иногда они бывают нужны для банка или налоговой. Хорошо, если они в порядке, но часто на это нет времени. Важнее вести бизнес, чем разбираться с бумажками.

В статье — простые правила, как правильно нумеровать договоры и другие документы, чтобы поддерживать их в порядке и не тратить на это много времени.

Правила нумерации любых документов

Номер документа может состоять из букв и цифр. Нумеровать можно, как вам удобно, — главное, соблюдать простые правила:

1. У каждого документа свой номер — нельзя присвоить счету и договору один номер, он должен отличаться хотя бы на один символ.
2. Нумерация должна идти в порядке возрастания. Но можно обнулять ее каждый период, например раз в месяц, квартал или год. То есть каждый месяц можно начинать нумерацию с единицы. Но в таком случае придется вводить обозначение месяца.

Придумайте собственную структуру номера и зашифруйте в ней порядковый номер документа и все другие необходимые данные. Например, укажите тип документа, месяц или год его создания.

Пример нумерации договора — по номеру легко понять, что это второй договор за июнь

Как хранить

Для хранения и быстрого поиска документов используют учетные программы, например 1С или Контур. Их набор функций намного больше простого учета и хранения.

Если же у вас нет такой программы, проще всего завести таблицу в Экселе и записывать в нее номера договоров и ссылки на документы. Контрагентов можно также указать в таблице в отдельном столбце.

Если контрагентов немного, но вы часто совершаете друг с другом сделки, то создайте отдельный лист в таблице по каждому контрагенту. Главное, делать это системно: подписали акт или заключили договор — и сразу добавили в таблицу. И еще важно не забывать сохранять документ после каждой новой записи, тогда ничего не потеряется.

Лучше использовать облачные таблицы, например от Гугла, там все сохраняется автоматически, и можно посмотреть или дополнить таблицу с любого устройства. Даже если неожиданно отключат свет или интернет, все, что вы уже ввели, не потеряется.

В целях безопасности давайте доступ к таблице только по почте. Если открыть доступ по ссылке, то любой сможет посмотреть документ.

Учет документов в таблице

Запишите схему, по которой нумеруете документы. Укажите, какой элемент номера что означает. Добавьте в таблицу сокращения для типов документов. Например, С — счет, А — акт, Д — договор. Так даже через 15 лет вы сможете вернуться и вспомнить, каким образом нумеровали документы.

Схема нумерации документов и сокращения

Что делать, если раньше нумеровал неправильно

Ничего страшного не произойдет, наказаний за неправильную нумерацию документов нет. Наведите порядок и начните нумеровать документы правильно. Заведите таблицу или установите программу учета. Так найти документ в будущем будет значительно проще.

Как правильно выставить счет на оплату

Сегодня поговорим о приятном: как правильно выставить счет на оплату услуг. Эта инструкция пригодится юрлицам, индивидуальным предпринимателям и даже самозанятым — ведь без документооборота в бизнесе никуда.

Что это такое и для чего нужно

Однажды к Анастасии обратилась ее давняя знакомая-фотограф с просьбой срочно отретушировать фотографии. Девушки обговорили стоимость одного снимка, Настя оформилась как самозанятая, и они подписали договор.

Настя закончила работу в срок, но деньги не поступали. Ее мама — бухгалтер — перечитала договор и посоветовала выставить счет на оплату услуг. Чем же он поможет?

Оказав услуги или продав товар, исполнитель (продавец) выставляет счет на оплату заказчику (покупателю). Это такой документ, благодаря которому покупатель знает сколько, каким образом и кому он должен заплатить.

• Во-первых, исчезает путаница с оплатой: вся сумма указана в документе.
• Во-вторых, все реквизиты исполнителя находятся в одном месте: не нужно их искать, спрашивать и ждать ответа.
• В-третьих, он дисциплинирует: в счете можно указать дату платежа.
• В-четвертых, он обладает юридической силой и в случае судебных споров может сыграть большую роль.

При этом, если вы начнете искать правила его составления и заполнения, то вы их не найдете — строгие нормативы отсутствуют.

А это обязательно?

Анастасия всегда считала, что достаточно заключить только договор. Разве для получения денег нужен какой-то отдельный счет? Мама объяснила девушке, что не всегда, и здесь есть свои нюансы.

Счет и правда нужен не всегда.

Основное правило такое:

Стороны заключают договор, в котором содержатся итоговая сумма, срок оплаты и реквизиты получателя. Иными словами, у заказчика есть вся платежная информация. В таком случае счет на оплату не нужен.

Но в истории сказано, что договор есть, а оплаты все равно нет! Неужели это обман?

Не торопитесь жаловаться на недобросовестного неплательщика. Перечитайте соглашение. Бывает так, что там есть условие: «Оплата на основании счета». Это значит, что документ на оплату необходим. Без него исполнитель не получит денег и даже не сможет ничего требовать.

При этом счет на оплату вовсе не обладает какой-то особой силой. Он не входит в список первичных учетных документов, то есть не может подтвердить факт работы на потребителя услуги.

Но его можно таким сделать! Достаточно указать необходимые реквизиты и легким движением руки счет превращается в первичный документ, который подтверждает факт работы.

Где взять счет на оплату

Где же взять счет? У него есть единая форма или его надо составлять самостоятельно?

Вы можете воспользоваться готовым бланком — его несложно найти в интернете. Скачайте и заполните его (на компьютере или от руки — не важно). Сделайте две копии: одну отправьте будущему плательщику, другую оставьте у себя. Это важно, ведь в случае спора документ пригодится в суде.

Если вы пользуетесь бухгалтерской программой, то все становится еще проще: она сформирует документ за вас.

Существуют также различные онлайн-сервисы, которые позволяют управлять документами без установки дополнительных программ.

Для электронной версии необходимо поставить ЭЦП .

Каждый бизнес индивидуален, поэтому Совкомбанк подберет условия для расчетно-кассового обслуживания (РКО), которые подойдут именно вам. Оставьте заявку, и персональный менеджер расскажет о действующих программах и льготах.

Есть прекрасная возможность открыть расчетный счет в Совкомбанке с выгодными предложениями для предпринимателей! Подайте заявку, чтобы узнать индивидуальные условия, которые банк подберет для вас.

Кто должен выписать счет

Нельзя просто так взять и выписать счет. У сотрудника должна быть доверенность (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ) или приказ, чтобы сделать это. В ряде случаев этот же сотрудник может и подписать счет.

Убедившись, что в документе нет ошибок, бухгалтер может поставить Как его передать

Вам помогут стандартные способы. Вы можете:

• отдать лично в руки;
• отправить по электронной почте;
• отправить через «Почту России».

В последнем случае помните, что на передачу уйдет несколько дней, поэтому учитывайте этот срок.

Что обязательно надо указать

Мы уже упоминали, что выставление счета — отчасти дело творческое, ведь нет каких-либо строгих требований.

Но это не значит, что внутри документа можно писать все, что угодно. Есть информация, которую нужно обязательно указать:

• Название документа, дата и его номер.
• Информация о получателе оплаты: его наименование или ФИО, банк, БИК , коррсчет , счет получателя,

Что такое корреспондентский счет банка

Как указать стоимость

Задача кажется простой: нужно написать, сколько должен заплатить заказчик. Что тут может пойти не так?

Во-первых, если вам нужно указать НДС, то есть два способа:

• Вписать отдельно: укажите сумму НДС в одноименной строке, а информацию в строках «цена», «итого» — без учета налога.
• Объединить итоговую сумму и налог на добавленную стоимость: строку «НДС» замените на «В том числе НДС» и укажите размер налога. А все остальные строки с ценами и итогом будут сразу включать НДС.

Но есть и свои исключения. Например, если у предпринимателя льготный налоговый режим, то он не платит НДС и не включает его в счет. Нужно лишь сделать пометку «Без НДС».

Во-вторых, после таблицы продублируйте итоговую сумму прописью, т. е. буквами. Это поможет избежать недопониманий, если кто-то поставил лишнюю или неверную цифру.

Какая дата должна стоять

Нет единого правила для указания даты, ведь это не первичный документ.

Однако стороны могут прописать в договоре, когда и как надо направить счет. Например, приложить его к акту оказанных услуг.

Конкретную дату оплаты можно не устанавливать. Вместо этого укажите период поступления средств: например, заказчик должен заплатить в течение 7 рабочих дней со дня оформления бланка.

В случаях, когда документ стал первичным, начинают действовать иные правила. Должны стоять две даты:

• Первая — дата подписания счета уполномоченным лицом;
• Вторая — если дата формирования документа отличается от даты совершения работы, то не забудьте отдельно указать последнюю.

Договор-счет — что это

Не всегда обязательно составлять полноценный договор для приобретения товаров и услуг. Например, если компания заказывает единоразовую доставку. В таких случаях его можно заменить другими соглашениями, тем более закон это позволяет.

Договор-счет объединяет в себе свойства двух документов и помогает избежать бумажной волокиты.

При его составлении надо учитывать несколько особенностей:

• Он считается полноценной офертой. Иными словами, исполнитель, выставляя договор-счет, предлагает услуги на определенных условиях (наименование услуг, количество, цена и т. д.).
• Согласие (акцепт) контрагента с условиями наступает в момент оплаты.
• Документ содержит всю информацию о сделке (что, сколько, кому, в какие даты, за какую цену и т. д.).

Внимание: указать нужно все детали. От наличия НДС до способа доставки товара или выполнения услуг.

Обязательно напишите реквизиты исполнителя и заказчика, имена ответственных за выполнение работы, а в конце поставьте подписи сторон.

Печать организации не будет лишней.

Интернет — это масса возможностей, особенно для бизнеса. Улучшить торговлю поможет онлайн-эквайринг. Узнав все преимущества Совкомбанка, вы уже не сможете их забыть.

У вас есть бизнес в интернете? Подключите интернет-эквайринг от Совкомбанка и пользуйтесь всеми преимуществами торговли онлайн.

Счет на оплату юрлицу от самозанятого

Анастасия не является юрлицом, но у нее есть статус самозанятой. Поэтому общие правила на нее не распространяются. Как в таком случае быть?

Для начала разберемся, может ли самозанятый создать счет на оплату?

Закон обязывает производить все расчеты через приложение «Мой налог». Происходит это так: самозанятый создает чек за услуги, отправляет его потребителю на оплату, а затем отчитывается ФНС о полученной прибыли.

Но бывают ситуации, когда юрлицо просит у самозанятого сформировать классический счет. Как тогда быть?

Плательщики налога на профессиональный доход могут создать счет, но через приложение «Мой налог» сделать этого не получится — там нет такой функции. Однако не стоит отчаиваться.

Помните, мы говорили, что у счета нет регламентированной формы? Самозанятый может поступить двумя способами:

• Создать форму самостоятельно.
• Запросить в организации бланк, которым они сами обычно пользуются для выставления счета подрядчикам.

Если вы решили воспользоваться первым вариантом, то можете поискать образец в интернете. Только убедитесь, что вы указали всю информацию об услуге и реквизитах обеих сторон. Мы уже писали выше, что обычно вносят в документ, поэтому воспользуйтесь этим списком.

Правила оформления счета на оплату

Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.

На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.

Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.

Как составить счет на оплату

Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.

Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:

• Кто и кому выставляет счет.
• За что требуется оплата.
• Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
• Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
• Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).

Если предприятие разрабатывает свою форму счета на оплату, то ее нужно утвердить в учетной политике предприятия, либо в другом локально-нормативном акте. Там же обычно прописывается порядок, как оформить счет на оплату (внесение обязательных реквизитов, нумерация, право подписи и т.д.).

Является ли счет на оплату договором, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Оформление счета на оплату: обязательные реквизиты

В счет на оплату вносят следующие реквизиты:

• Наименование документа «Счет на оплату».
• Данные поставщика. Они включают в себя полное его наименование и банковские реквизиты для перечисления денежных средств. К внесению этих данных нужно отнестись очень внимательно – если в них есть ошибка, то платеж покупателя не пропустит банк.
• Наименование покупателя (Ф.И.О. для ИП и физлиц). Для полной идентификации покупателя сюда нужно добавить его юридический адрес и ИНН/КПП, можно внести банковские реквизиты.
• Дата выставления счета и его порядковый номер.
• Предмет оплаты и его стоимость. Как правило, данная информация оформляется в виде таблицы, в которой указываются: наименование товара (услуги), единица измерения, стоимость единицы, НДС (при необходимости), или «Без НДС», конечная стоимость товаров (услуг). Итоговая сумма пишется цифрами и прописью.
• Подписи должностных лиц, удостоверяющие информацию, содержащуюся в счете. Обычно в этом качестве указывают главного бухгалтера и руководителя, но на практике они могут делегировать данные полномочия другому ответственному работнику, согласно соответствующему приказу руководителя. ставится только при ее наличии. На этот документ не обязательно ставится гербовая печать, поэтому допустимо поставить оттиск печатей для внутреннего пользования (например, «Для финансовых документов», «Бухгалтерия» и т.д.).

Создать счет на оплату можно и с помощью специализированных программ на основании внесенных первичных документов (договоров, товарных накладных и т.д.). Один экземпляр счета передается покупателю, а второй остается у продавца (поставщика).

Заполненный образец счета на оплату можно скачать ниже

Итоги

Оформление счетов на оплату не является прямой обязанностью поставщика. Счет не относится к первичным документам, а служит указанием на то, что поставщик ждет оплаты. Форма этого документа определяется на усмотрение предприятия, которое выставляет счет, но она должна содержать все реквизиты, которые позволяют конкретизировать, кому и за что нужно произвести оплату.

Как ставить номера документов, чтобы не запутаться

Если работать без бухгалтера, рано или поздно можно запутаться в номерах документов. Можно завести тетрадочку и вычеркивать использованные номера, а можно прочитать эту статью и сделать по-другому.

Номера счетов можно ставить как угодно

За номера счетов можно не переживать, ведь по сути счет — это не документ, а только намерение одной компании передать деньги другой компании. Номера счетов могут быть любыми: сегодня №1, а завтра №114.

Если так получится, что номер счета повторится, ничего не произойдет: Росномернадзора у нас нет, максимум партнер подумает, что компания не очень аккуратна с документами, а то и вовсе не заметит.

За номерами остальных документов нужно следить

А вот за номерами актов, договоров, накладных, счетов-фактур нужно смотреть. Эти и другие важные документы требуют сквозной нумерации — так называют нумерацию, которая начинается каждый год сначала и идет по порядку.

Если этого не делать, налоговая проверка заметит и скажет, что вы нарушили правила ведения бухгалтерского учета, а это административное и налоговое правонарушение. Я не знаю ни одного случая, когда за это наказывали, но всё же лучше не рисковать. Да и работать легче, когда в документах порядок.

Как нумеровать документы

Самый простой способ — автоматическая нумерация.Такая есть, например, в 1С, с которой работают бухгалтеры. Если у вас небольшая компания и 1C нет, можно использовать программу «Бизнес-пак». Это бесплатная программа, которая автоматически следит за нумерацией, подтягивает ваши реквизиты и реквизиты других компаний и делает еще много чего полезного.

Если программа вам не нужна, есть старый добрый эксель. Можно завести таблицу и в нее записывать, какой документ, с каким номером, от какой даты и по какому контрагенту. Это поможет упорядочить работу с документами.

А вот если и с экселем возиться не хочется, можно завести ту самую тетрадочку, там помечать, какой последний номер использовали, и брать следующий.

А если совсем всё надоело, можно просто ставить дату вместо номера. Например, счет от 23 января 2020 года. Если таких счетов в день несколько, ставьте еще и время. Вот так: 23.01.2020-17.14. Тогда точно не запутаетесь.