Сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии

Сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии

Документы по учету рабочего времени

(журналы учета рабочего времени, графики отпусков, больничные листы и др.)

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет (при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет )

ст. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

ст. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Книги, журналы, карточки учета, базы данных прихода и ухода работников, местных командировок

Какой срок хранения больничных листов в организации?

Как долго хранятся больничные листы на предприятии?

Сроки хранения документов, в т. ч. больничных листов, регламентируются несколькими НПА.

Прежде всего, это закон о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ и положение по бухгалтерскому учету (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), которые предписывают хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет. Такой же 5-летний срок хранения больничных указан в ст. 618 перечня типовых документов и сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Однако здесь следует обратить внимание вот на что. Больничный — документ, который имеет отношение к уплате страховых взносов работодателем. А НК РФ требует хранить такие документы в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Именно этого срока мы и рекомендуем придерживаться во избежании претензий и проблем.

ВАЖНО! С 2022 года больничные листы оформляются исключительно в электронном виде за редким исключением. Подробнее о порядке работы с электронными больничными листами мы писали в статье.

Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?

На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке взносов на ОСС от ВНиМ. Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.

На правомерность истребования налоговиками больничных листов для проверки расчета по страховым взносам указывала и ФНС (см. письмо от 10.07.2019 № БС-4-11/13464@).

В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал. В нем могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.

Узнать больше о специфике журнала учета больничных листков вы можете в статье «Образец заполнения журнала больничных листов».

Как организовать хранение больничных листков, выданных до 2022 года, подробно описали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Итоги

Минимальный хранения больничного в фирме — 6 лет. Для повышения эффективности хранения листков нетрудоспособности в организации может применяться отдельный журнал учета.

Узнать больше о применении листков нетрудоспособности в фирме вы можете в статьях:

Хранение больничных листов в организации

Хранение больничных листов — это процедура, обязательная для каждого работодателя. Организуйте архив, назначьте ответственного и обеспечьте сохранность документов на протяжении установленного срока.

Нормативная база

Зачем хранить больничные листы

Листки нетрудоспособности применяются для расчета пособия по болезни или в связи с материнством. Пособия финансируются за счет средств Фонда социального страхования и влияют на величину уплачиваемых страховых взносов. Чтобы подтвердить обоснованность назначения пособия, первичный документ — больничный лист — должен оставаться в сохранности на период возможной проверки контролирующих органов.

Как и где должны храниться больничные листы в организации, решает работодатель самостоятельно. Он вправе разработать внутренние правила, обеспечивающие сохранность документации.

Какой установлен срок хранения

Срок хранения листков нетрудоспособности — 6 лет.

Вокруг того, сколько лет хранятся больничные листы в организации, возникают споры. Связано это с тем, что в Перечне типовых управленческих документов указан срок хранения листков нетрудоспособности 5 лет (статья 618 Перечня, утвержденного Приказом Росархива №236 от 20.12.2019). Но эти документы применяются при расчете и исчислении страховых взносов. Для них в пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ установлен период сохранности 6 лет. Отсутствие документации, уничтоженной в соответствии со сроком, установленным Перечнем, приведет к риску взыскания недоимки из-за неподтверждения расходов на выплату пособий.

Исчислять период того, сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии организации, необходимо с 1 января, следующего за годом, в котором выписан больничный лист и начислено пособие по нетрудоспособности.

Как заполнять больничные по новым правилам

С 14 декабря работать с больничными нужно по-новому! Правила изменил Приказ Минздрава №925н от 01.09.2020.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили обзор поправок и новую инструкцию. Используйте ее бесплатно.

Как и где хранить

Для обеспечения сохранности работодателю следует определить место архива, где хранятся больничные листы после оплаты: сейф, отдельное помещение, закрытый архивный шкаф. Доступ к документации ограничивается для посторонних лиц.

Для контроля организация вправе назначить сотрудника, несущего ответственность за сохранность документации. В этом случае возможно привлечение к ответственности виновного в утере или порче документов. Выбрав ответственное лицо:

1. Укажите в его трудовом договоре и должностной инструкции новую обязанность.
2. Издайте приказ о назначении ответственного.

В приказе о назначении укажите дату, с которой назначается ответственный, место, где хранятся больничные листы в организации, какие обязанности возлагаются на сотрудника.

При поступлении листка нетрудоспособности он обрабатывается ответственным сотрудником и передается в архив. Учетные бухгалтерские программы позволяют формировать реестр автоматически по истечении определенного периода: месяц, квартал, год. Его удобно использовать как журнал регистрации.

Как уничтожать по истечении срока хранения

По истечении срока хранения компания вправе провести уничтожение документации. Правила уничтожения изложены в Правилах хранения, утвержденных Приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015, и Методических рекомендациях к ним. Для выявления документов, подлежащих уничтожению:

1. Проведите инвентаризацию документации на предмет выявления первичных документов с истекшим сроком хранения.
2. По результатам инвентаризации составьте акт о выделении листков нетрудоспособности, подлежащих уничтожению.
3. Передайте документы на ликвидацию и составьте акт об уничтожении.

Как быть с электронными листками нетрудоспособности

В настоящее время все чаще применяются электронные листки нетрудоспособности, планируется полный переход на ЭЛН. Как хранить больничные листы, оформленные в электронном виде? ФСС разъясняет, что работодатель не обязан распечатывать и хранить бумажную копию электронного листка нетрудоспособности. Сохранность обеспечивает электронная информационная система «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах»».

Срок хранения больничных листов на предприятии

Сроки хранения тех или иных документов очень важно соблюдать в связи с тем, что запрос их контролирующими органами возможен в любой момент. В то же время хранить документацию, появляющуюся на протяжении всего периода существования компании, достаточно сложно и затратно: необходимо найти место для хранения, организовать учет архивных документов, назначить ответственное лицо. В нашей статье расскажем, как оптимально организовать сохранение больничных листов, чтобы обеспечить отсутствие претензий проверяющих и одновременно не складировать лишние документы.

Общие правила хранения документации

Сроки хранения всех документов, которые используются в процессе деятельности организации, утверждены Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010. Согласно пункту 896 Приказа, срок хранения больничных листов в организации установлен равным 5 годам.

Сроки, установленные Приказом Минкультуры, используются в том случае, если для определенной документации не установлены сроки сохранности в более высоких по рангу законодательных актах.

Иерархия законодательных актов РФ федерального уровня:

1. Конституция.
2. Федеральные конституционные законы.
3. Кодексы.
4. Федеральные законы.
5. Акты президента РФ.
6. Акты правительства РФ.
7. Нормативные акты министерств и ведомств.

Законодательство в области бухгалтерского учета

Сведения о времени, в течение которого нельзя уничтожать листки нетрудоспособности, упоминаются также в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности (Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) и Налоговом кодексе .

В Положении о бухучете о сроках хранения упоминается в пункте 98. Он предписывает все документы, на которых основан бухгалтерский учет, хранить не менее 5 лет. К ним относят:

• первичные документы;
• учетные регистры;
• бухгалтерскую отчетность.

Именно к первичным учетным документам относятся листки нетрудоспособности. Таким образом, в соответствии с правилами, установленными в области бухгалтерского учета, больничные листы следует хранить не менее пяти лет.

Что говорит законодательство в области налогов и сборов

Листки нетрудоспособности являются документами, которые используются при расчете страховых взносов, уплачиваемых компанией в Фонд социального страхования. С 01.01.2017 администрирование страховых взносов передано налоговым органам. Соответственно, правила их расчета теперь прописаны в Налоговом кодексе (глава 34).

При внесении новой главы в первую часть кодекса были внесены изменения, связанные с правилами начисления страховых взносов. Так, статья 23 НК РФ была дополнена пунктом 3.4. В пп. 6 п. 3.4 ст. 23 прописан период сохранности документов, необходимых для расчета взносов. Он составляет не менее шести лет.

Ранее аналогичный порядок хранения был установлен в Законе о страховых взносах № 212-ФЗ от 24.07.2009 (п. 6 ч. 2 ст. 28). Данный закон утратил силу с 01.01.2017. Но его положения применимы к обязательствам, возникшим в 2016 году и ранее.

Как поступать с электронными больничными листами

С 01.07.2017 в любом регионе Российской Федерации может быть оформлен не только бумажный, но также и электронный больничный лист. Возможность его оформления и выплаты на его основе пособия по нетрудоспособности прописаны в пункте 5 статьи 13 255-ФЗ. Электронный листок нетрудоспособности полностью заменяет бумажный аналог. Правила такого документооборота установлены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.

Для возможности оформления электронного листка нетрудоспособности организация и медучреждение должны быть подключены к ЕИИС «Соцстрах». Именно в данной системе медучреждение оформляет выписку больничного. В ней же работодатель заполняет сведения, необходимые для исчисления пособия.

Распечатывать и хранить бумажный аналог электронного больничного листа нет необходимости. Всю сохранность должна обеспечить информационная система «Соцстрах».

Вывод

Таким образом, срок хранения больничных листов целесообразно установить равным 6 годам. Именно этот срок предписывает нам Налоговый кодекс РФ, являющийся законодательным актом высокого уровня, в котором упоминается срок хранения листков нетрудоспособности.