Ошибка в кассовой книге как исправить

Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)

Правила, распространяющиеся на порядок осуществления кассовых операций, претерпели существенные изменения с июня 2014 года. Одно из таких нововведений – это возможность вносить правки в кассовую книгу. Точнее будет сказать, что теперь в п. 4.7 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У прописано, что исправлять данные в кассовой книге возможно.

О кассовых операциях читайте также:

• «Порядок проведения аудита кассовых операций»;
• «Бухгалтерские проводки по кассовым операциям».

Ранее же действующие правила устанавливали, что кассовые документы исправлению не подлежат (здесь имеются в виду приходные и расходные ордера), а вот про кассовую книгу никакой конкретики не было. Этим обстоятельством часто пользовались проверяющие органы, распространяя запрет и на исправления в кассовой книге. Такая позиция не имела под собой никаких оснований, поскольку кассовая книга – это не документ, а регистр.

ВАЖНО! Исправлению могут подвергаться только кассовые книги в бумажном виде. Электронную кассовую книгу править нельзя. Так как исправления в электронной кассовой книге недопустимы, то нужно сформировать новый документ, без ошибок, и подписать его заново.

Эксперты КонсультантПлюс детально разъяснили порядок оформления кассовой книги. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 обособленные подразделения, которые не хранят наличность и сдают ее в кассу головного предприятия, вправе не вести кассовую книгу. Указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У предусмотрены и другие поправки в порядке учета кассовых операций.

Какие еще поправки внесены в учет кассовых операций? Оформите пробный бесплатный доступ к КонсультантПлюс и переходите в статью с подробным описанием нововведений.

Как исправить ошибку в кассовой книге

ВАЖНО! С 01.01.2022 вступил в действие ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В новом стандарте прописан аналогичный порядок изменения бухгалтерских документов. О ФСБУ 27 мы рассказывали в статье. Положение о том, что местом хранения документов может быть только РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в материале.

Вопрос о возможности правок разрешен, теперь воспроизведем алгоритм внесения исправлений:

Вам необходимо перечеркнуть ошибочно внесенные данные.

Рядом с перечеркнутыми ошибочными данными вписываете верные. Очень важно, чтобы они были читабельны и разборчивы.

Проставляем дату внесения исправлений.

Ставится подпись лица, которым исправления были совершены, с расшифровкой.

Исправления должны вносится тем же сотрудником, которым первоначально составлялся документ. Так как кассовая книга ведется кассиром или бухгалтером (такая обязанность возлагается на них приказом), то именно им и предстоит вносить правки при обнаружении ошибок.

ВАЖНО! Если обнаружена ошибка, которая была совершена несколько дней назад, и она влияет на остатки по кассе, данные которых переносятся в последующие листы кассовой книги, то исправлениям подвергаются все листы, которые таковых требуют.

Проверить, не допускаете ли вы промахов в кассовой дисциплине, поможет материал «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Как правильно вести книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Исправления в кассовой книге: образец

Теперь от теории перейдем к практике, и, следуя ранее представленной нами инструкции, внесем правки в кассовую книгу.

Представим, что в кассовой книге неверно был указан корреспондирующий счет по выданной в подотчет по расходнику сумме. Вот так выглядел лист кассовой книги до исправления:

Правила внесения исправлений в кассовую книгу. Допускается ли в бумажном и электронном варианте?

В бумагах, связанных с регулярным ведением кассы хозяйствующего субъекта, нередко допускаются ошибки, описки и прочие неточности. Если такие несоответствия выявляются, их необходимо исправлять, чтобы не способствовать искажению данных учета по кассе.

Однако составление и эксплуатация кассовых документов строго регламентируются нормами действующего законодательства. Необходимо разобраться, можно ли вообще корректировать такие бумаги.

Допускаются ли изменения?

С 01.06.2014 ощутимо изменились общеобязательные правила, регулирующие порядок выполнения и учета операций по кассе хозяйствующими субъектами.

Одним из таких нововведений является возможность исправления записей в кассовой книге. Подобная опция предоставляется Указанием ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014.

Так, согласно пункту 4.7 этого нормативного акта, допускается внесение правок в документы, составленные на бумаге, но не относящиеся к кассовым документам.

Однако такие корректировки должны осуществляться в четком соответствии с установленными требованиями.

Вышеупомянутое Указание ЦБ РФ №3210-У относит к кассовым документам только приходный кассовый ордер (сокращенно – ПКО) и расходный кассовый ордер (сокращенно – РКО).

Такой вывод можно сделать по первому абзацу пункта 4.1 этого нормативного акта, положениями которого четко устанавливается, какими документами следует оформлять операции по кассе в организации.

Конечно, кассовые документы не подлежат каким-либо корректировкам – это требование регламентируется содержанием пункта 4.7, как уже говорилось ранее.

Если в документации допускаются ошибки, такие бумаги следует просто забраковать и составить заново.

Может ли делать ошибки в бумажном заполнении?

Руководствуясь содержанием Указания ЦБ РФ №3210-У, можно утверждать, что кассовая книга упоминается в этом нормативном акте, но не относится к кассовым документам.

Кассовая книга – это сводный регистр, в котором учитываются сведения о операциях по кассе по данным РКО и ПКО.

Соответственно, кассовая книга на бумажном носителе может подвергаться корректировкам (исправлениям), если совершаемые изменения вносятся по общепринятым правилам – сопровождаются постановкой даты исправления, а также указанием ФИО и подписи субъекта, оформившего корректируемую бумагу.

В электронном формате

Такая норма устанавливается третьим абзацем пункта 4.7 вышеупомянутого Указания ЦБ РФ №3210-У.

Если допускаются неточности, следует сформировать и подписать новый документ, уже не содержащий ошибок.

Каким путем производятся корректировки?

Как правильно откорректировать бумажную кассовую книгу, если в ней были обнаружены неточности/ошибки?

Процедура внесения таких правок осуществляется по следующему алгоритму:

• Ошибочные, неверные сведения (текст, цифры) перечеркиваются одной линией. Исправляемые данные должны быть видны после такого перечеркивания.
• В непосредственной близости от ошибочных (перечеркнутых) данных вписывается новая, корректная информация. Важное требование – разборчивость новых сведений, их доступность для чтения.
• Рядом с выполненным исправлением указывается дата изменения (корректировки) данных.
• Субъект, непосредственно осуществивший эту правку, подписывает произведенное исправление. Его подпись здесь же расшифровывается надлежащим образом.

Если в книге выявляется ошибка или неточность, допущенная некоторое время назад, но влияющая на суммы остатка по кассе, а сведения о таких остатках переносятся на последующие страницы данного регистра, то потребуется надлежащая корректировка всех его листов, нуждающихся в исправлении.

Чьей подписью заверяются сделанные поправки?

Если в кассовой книге организации выявляются ошибки/неточности, её надлежащая корректировка выполняется именно тем субъектом – сотрудником организации, – который изначально этот документ составлял (заполнял).

Книга, как известно, заполняется кассиром или, как вариант, бухгалтером.

Данная обязанность возлагается на кассира/бухгалтера соответствующим распорядительным актом – специальным приказом руководства.

Следовательно, именно кассир/бухгалтер должны вносить необходимые коррективы в этот регистр кассовых транзакций, если выявляются ошибки, подлежащие исправлению.

Получается, что кассир/бухгалтер заверяют исправленные неточности своими подписями. Главбух или руководитель контролирует ведение данного регистра.

Выводы

Кассовая книга обязательно заполняется организацией, регулярно совершающей приходно-расходные транзакции с наличностью.

Однако этот регистр официально не относится к кассовым документам, корректировка которых, как известно, строго запрещается.

Ошибочные сведения в бумажной кассовой книге разрешается исправлять, но подобные правки должны выполняться по нормам законодательства.

Электронный формат кассовой книги не позволяет вносить в неё какие-либо изменения. Все эти моменты регламентируются нормативным актом ЦБ РФ.

Допускаются ли исправления в кассовой книге

Порядок ведения кассовых операций и работы с наличными деньгами устанавливается документом №3210-у от 11/03/14 г. ЦБ РФ. До указанного года ошибка, допущенная при ведении кассовой книги, становилась серьезной проблемой организации. Вносить исправления было запрещено. За нарушение правила следовал штраф. В настоящее время запрет отменен, но вопрос, как исправить ошибку в кассовой книге, чтобы избежать вопросов при проверке, актуален.

Основание и общий порядок

В указаниях ЦБ исправлениям посвящен пункт 4.7. В нем по-прежнему содержится запрет на исправления в кассовой книге, но касается он только электронных документов. При этом под «электронным документом» понимается в данном случае следующий порядок ведения книги:

• полностью ведется в электронном виде на ПК с использованием специальных ПО;
• закрывается как обычная «бумажная» книга ежедневно, со сверкой остатков фактического наличия средств;
• заверяется электронной подписью;
• за сохранность информации отвечает руководитель фирмы.

Такой электронный документ сопоставим с бумажным, поэтому распечатывать его нет необходимости.

На заметку! Понятие и порядок использования электронной подписи (ЭЦП) регулируется ФЗ-63 от 6/04/11 г.

Ведение документа на бумажном носителе позволяет вносить в него изменения при обнаружении ошибки. Большое число фирм ведет кассовую книгу следующим образом: на компьютере открывается отдельный файл, например, в электронных таблицах Excel, строится электронная таблица, повторяющая форму документа, куда кассир вносит данные. В конце дня он производит сверку, исчисляет сальдо, распечатывает и передает бухгалтеру, который ставит свою подпись на документе.

По окончании года распечатанная с электронного формата кассовая книга сшивается и заверяется печатью. Обязательна сквозная нумерация листов. Такая электронная книга, как и регистр, который ведется от руки, может быть исправлена, поскольку на ней отсутствует электронная подпись. Возможность исправления следует из самого понятия кассовой книги. Указания запрещают править кассовые документы (ПКО, РКО), но книга – учетный регистр.

Методика и практика

Общие рекомендации по исправлению содержатся в тех же указаниях ЦБ. Исправляющая надпись должна содержать:

• дату внесения корректировки;
• ФИО ответственных за корректировку лиц;
• подписи этих лиц.

Такая методика согласуется с нормами ФЗ-402 от 6/12/11 г. «О бухучете».

Ошибочная надпись зачеркивается. Вписывая рядом верные данные, обращают внимание на четкость текста и читабельность. Исправляет регистр тот же работник, что допустил ошибку. Обычно это кассир, руководитель или бухгалтер в одном лице в небольшой фирме. Нужна ли подпись директора при исправлениях, если в организации есть главный бухгалтер и кассир?

Поскольку директор заверяет кассовую книгу в целом (нумерацию и число листов в конце года), предполагается, что при исправлении ошибки необходима только подпись кассира и главного бухгалтера. Если все записи в кассовую книгу вносит сам директор, он и заверит исправления. Содержащие корректировки листы помечаются надписью ответственного лица «исправленному верить», «исправлено». На каждое исправление, если их на листе несколько, ставится отдельная подпись.

Ошибка, состоящая в пропуске кассового листа, исправляется перечеркиванием свободного поля и надписью «аннулировано». Ошибка, обнаруженная не сразу, ведет за собой, как правило, изменения кассового остатка на нескольких листах. Исправляется каждый из них. Рекомендуется аннулировать лист и заполнить новый.

Другие распространенные ошибки при ведении кассового регистра – неправильное указание количества приходных и расходных документов, пропуск строки. Они исправляются аналогично. Исправления фиксируют составлением бухгалтерской справки, содержащей их основную суть и состав данных. Она также подписывается ответственным лицом.

Обнаружив ошибку в электронной книге с ЭЦП, формируют новый документ, содержащий верные данные, и заново ставят электронную подпись на нем.

Административный порядок исправлений такой:

• если кассовую книгу ведет не руководитель, а иное лицо, оформляется докладная записка на имя руководителя;
• руководитель издает приказ о создании соответствующей комиссии;
• под наблюдением членов комиссии вносятся изменения в регистр или формируется новый электронный документ.

Штрафы

При исправлении ошибок в кассовой книге недопустимо:

• использовать штрих-корректор;
• подтирать ластиком или лезвием неверную запись;
• изымать листы книги, отрывать их от корешка.

Вышеуказанные действия грубо нарушают порядок ведения кассовых операций (КоАП РФ ст. 15.1). По этой статье к организации могут применяться штрафные санкции в размере 40-50 тыс. рублей, а на ответственных лиц – от 4 до 5 тыс. рублей.

Как исправить ошибки в Кассовой книге: практические советы и рекомендации

Кассовая книга — это документ, который фиксирует все операции с наличными деньгами, производимыми в организации. В процессе ее ведения могут возникать ошибки, которые необходимо исправить. В данной статье мы рассмотрим практические советы и рекомендации о том, как правильно исправлять ошибки в Кассовой книге.

1. Определите тип ошибки

Перед тем как приступить к исправлению ошибки, важно определить ее тип:

• Ошибка в заполнении информации: неправильно указана сумма, дата или другие данные.
• Ошибка в записи операции: операция была записана неверно или была пропущена.
• Ошибка в подсчетах: сумма была посчитана неправильно.

2. Подходы к исправлению ошибок

Существует несколько подходов к исправлению ошибок в Кассовой книге:

• Перечеркивание и правка: в случае небольшой ошибки или опечатки можно просто перечеркнуть неправильные данные и написать новые рядом. При этом необходимо поставить подпись и дату исправления.
• Замена страницы: если количество ошибок слишком велико или это предусмотрено внутренними правилами организации, можно заменить всю страницу Кассовой книги и скопировать все правильные данные.
• Исправление в отдельных случаях: в некоторых случаях, когда ошибка имеет малозначительный характер и не затрагивает другие записи, можно просто исправить ее, поставив подпись и дату.

3. Золотые правила исправления ошибок

При исправлении ошибок в Кассовой книге следует придерживаться нескольких важных правил:

• Постоянность: исправления должны быть постоянными и не подлежать повторному изменению.
• Четкость: исправленные данные должны быть легко читаемыми и понятными.
• Прозрачность: необходимо указывать причину исправления и подписывать его.
• Соблюдение законодательства: при исправлении ошибок в Кассовой книге важно соблюдать требования законодательства вашей страны.

4. Предотвращение ошибок

Лучшим решением всегда будет предотвращение возникновения ошибок в Кассовой книге. Для этого рекомендуется:

• Правильно заполнять Кассовую книгу с первого раза, проверяя данные перед записью.
• Организовывать обучение сотрудников, ответственных за ведение Кассовой книги.
• Применять контрольные механизмы, такие как двойная проверка записей и регулярная сверка данных.

Заключение

Исправление ошибок в Кассовой книге — это неотъемлемая часть процесса ее ведения. В данной статье были описаны практические советы и рекомендации о том, как правильно исправлять ошибки. Надеемся, что эти советы помогут вам поддерживать качественную и точную Кассовую книгу в вашей организации.