Что такое резолюция на документе

Резолюция — что это такое и где используется

Как и многие другие современные термины, резолюция происходит из латинского языка. Впервые резолюция была переведена как «разрешение».

Его используют, когда власти долго и импульсивно обсуждают какой-либо вопрос, а затем принимают решение. С тех пор значение слова осталось неизменным.

В 20 веке резолюция — это официальное решение, принятое после рассмотрения актуального вопроса. Часто имеет письменную форму, в которой содержится обращение к исполнителю.

В документе обычно определяется, что должен сделать государство, чиновник или служащий.

Решение может быть индивидуальным или коллективным.

В первом случае вопросом занимается один человек (например, руководитель государственного предприятия), во втором — коллективный орган. Примеры решений включают

1. Международные органы: Генеральная Ассамблея ООН, Совет Безопасности ООН, Генеральная Ассамблея ЮНЕСКО — в некоторых странах
2. Консультативные органы
3. Конференции
4. Советы учредителей и акционеров, и

Иногда организаторы научного (прагматического) совещания выпускают документ, в котором обобщаются выводы доклада. Резолюции могут приниматься лидерами собраний и протестов.

Роль резолюций Генеральной ассамблеи ООН

Генеральная Ассамблея — самый важный орган ООН, отвечающий за принятие решений, консультации и представительство. Ее членами являются 193 государства, каждое из которых имеет один голос.

Резолюции Генеральной Ассамблеи являются окончательными решениями по основным международным вопросам.

1. Права человека,
2. мир и безопасность, и
3. экономическое развитие.

Эти акты выражают общую волю всех государств-членов и налагают юридические обязательства. Например, многие государства включили нормы Вселенской декларации прав человека (резолюция Генеральной Ассамблеи) в свои конституции (какие?) ), а механизмы их применения прописаны в законодательстве.

Документ состоит из двух частей.

1. Введение (преамбула). В этом разделе описывается, почему организации считают определенные темы актуальными.
2. Функциональная часть. Генеральная Ассамблея подробно излагает свое мнение по данному вопросу и указывает, что должны сделать страны для реализации ее воли.

Как узнать, что передо мной резолюция Генеральной Ассамблеи ООН? Документ может иметь различные названия (договор, декларация, план действий, вопрос), но он всегда имеет префикс A/RES/-.

Резолюция внутри организации

Резолюции в управлении документами (что это такое?) означает руководящую надпись в документе, выражающую мнение руководителя организации по какому-либо внутреннему вопросу.

Она прилагается к документу, который должен быть исполнен. Она состоит из трех частей

В зависимости от характера решения бывает двух видов: «утвердить конкретное решение» и «содействовать».

Примерами первого являются. ‘Одобрить’, ‘Отказать’, ‘Выдать 1000 рублей’; во втором случае администратор назначает одного или нескольких исполнителей завещания и указывает, что именно нужно сделать и когда.

Решения указываются в правом верхнем углу.

Если на бланке нет полей, можно использовать отдельный бланк для указания документа, к которому относится резолюция.

Комментарии и отзывы (1)

Да, эти резолюции как горох в стручке, сколько их ни подавай в ООН или ПАСЕ, любая страна может все их проигнорировать. В настоящее время наша Конституция предоставляет возможность игнорировать подобные документы. Принуждение, особенно когда под рукой ядерные бомбы.

Что такое резолюция на документах?

В правилах документирования (ГОСТ Р 7. 0. 97-2016) это решение рассматривается как необходимый элемент легитимации руководителя (должностного или уполномоченного лица, совещательного органа и т.д.).

Решение не является простым «абстрактным» одобрением, которое дает руководитель или учредитель. Она всегда должна быть связана с текущими вопросами и иметь сильную юридическую силу.

Термин буквально переводится как «резолюция» и поэтому используется в тех случаях, когда влиятельные люди не только обсудили, но и детально изучили тему, выявили недостатки и искали пути их устранения.

Количество участников в резолюции — это либо одиночная резолюция, либо коллективная. Она может быть в электронной или печатной форме, но почти всегда составляется в письменном виде (устные варианты не приветствуются). В документе должно быть четкое описание участвующих сторон, к кому обращено обращение и предмет рассмотрения.

Исходя из вышесказанного, характерными чертами резолюции считаются

• Привлечение влиятельных людей и организаций.
• Изучение направления развития ситуации и принятие решений по ней
• письменная форма
• Юридические силы, и
• Оценка ситуации, а не прогноз или изложение известных событий
• Четкое описание содержания документа.

Среди различных органов, которые могут издавать резолюции, — консультативные органы, собрания корпораций и учредителей, парламенты (но не в любом государстве), международные организации и конференции.

В уникальных случаях они могут быть составлены научным сообществом, например, участниками научных конференций и симпозиумов. Даже организаторы демонстраций и собраний могут предлагать решения.

Часто в организациях решения окружены документами сотрудников, такими как отчеты, служебные записки, доклады и консенсусы. — Когда руководитель принимает решение о положении дел, изложенном в документе.

Для чего нужна?

Резолюция имеет широкий спектр функций. Резолюция, изданная уполномоченным лицом или органом, выражает конкретное решение по определенному вопросу.

В управлении документами основными функциями являются

1. возможность замены распорядительных документов (одна резолюция по юридической силе эквивалентна распорядительному документу).
2. способ подтвердить, что человек или группа людей осведомлены о проблеме (например, чтобы показать, что совет директоров принимает непосредственное участие в решении проблемы).
3. Это гарантирует, что исполнители четко следуют распоряжениям режима. В соответствии с подготовленной «схемой», в установленные сроки.

Резолюции особенно ценны для малого и среднего бизнеса, где психологически легче получить приказ режима на бумаге, чем сказать. Они всегда содержат «сжимания» по каждому вопросу, чтобы на них можно было ответить точно и максимально быстро в соответствии с текущими потребностями компании.

Важно, что решение экономит время от необходимости готовить отдельные административные документы. Это значительно облегчает работу всех сотрудников организации.

В то же время разрешение контролируется автоматически. Поэтому необходимы детали.

В большинстве случаев резолюция содержит следующую информацию

• Исполнитель решения
• точный график устранения проблемы; и
• количество документов, в которых упоминается руководитель.

Без этих элементов документ считается недействительным.

Как оформить?

На документе может быть сделана резолюция. Это должен сделать руководитель или группа лиц. Примечания должны быть написаны от руки.

Они должны быть размещены в документе в правом верхнем углу. Если на листе нет места, не возбраняется написать на отдельном листе (малого формата — А6 или А7), если резолюция правильно относится к составляемому документу.

Правило изложено в ГОСТ Р 7. 0. 97-2016.

1. Сначала руководитель должен назвать фамилию, должность адресата, которому направляется резолюция. Также указывается структурное подразделение, в котором работает адресат.
2. После основной части следует сама резолюция, которая имеет элементы цели, обязательств и сроков исполнения.
3. Ниже указывается автор резолюции (руководитель или комитет), который ее подписывает, и дата ее создания.

Лицо, которому адресована резолюция, обязано присутствовать на всех этапах выполнения обязательства и по окончании составить отчет.

В большинстве случаев для составления основной части резолюции используется стандартная типовая формула.

• ‘Подготовить ответ’,.
• ‘Уведомить о завершении’,.
• ‘Подтвердить получение’,.
• ‘Проинформировать о решении’,.
• ‘Организовать дополнительные переговоры’.

Части текста часто сопровождаются фразами «выполнить», «рассмотреть» или другими соответствующими инструкциями. Когда речь идет о сроках, целесообразно установить дату, до которой решение должно быть выполнено, а не период времени (дни или недели), в течение которого распоряжение должно быть выполнено.

Секретарь организации должен проверять правильность решения на каждом документе (включая письма, заявления и служебные записки). В отсутствие руководителя организации он уполномочен подписать решение подписью заместителя руководителя.

Образец голосования с заявлением об увольнении и служебной запиской

• Пример письма об увольнении:.

• Образец заявления на отпуск:.

• Образец служебной записки:.

Шаблон резолюции

Пользователи могут добавлять несколько резолюций к каждому документу. В открывшемся окне пользователь может ввести текст резолюции или выбрать кнопку Готово из стандартных.

Рисунок 5 Текст резолюции.

Стандарты анализа могут быть созданы с помощью кнопки Создать. Стандарт ускоряет работу пользователя в документе в части заполнения раздела резолюции.

Пользователь может ввести свое имя и текст резолюции.

Рис. 7 Стандарт создания.

[На вкладке Доступ (Access) есть возможность определить, какие циклы пользователей могут использовать данный шаблон (кнопка ‘Выбрать’ (опционально) или ‘Добавить’ (дополнительно)). Вы также можете указать, что это общий стандарт.

Рисунок 8 Завершение общего стандарта

Таким образом, критерии анализа хранятся в стандарте, из которого вы можете выбирать.

Рисунок 9 Созданная резолюция

Вы можете либо выбрать из стандартов, либо самостоятельно ввести текст резолюции, который появится в документе на вкладке Резолюции.

Резолюции и поручения руководителя

Основными факторами, влияющими на скорость документооборота компании, являются принципы и стиль управления, которых придерживается руководитель. Они реализуются в том числе с помощью простой управленческой техники – оформления резолюций.

В. Иритикова, член Гильдии Управляющих Документацией

Основными факторами, влияющими на скорость документооборота компании, являются принципы и стиль управления, которых придерживается руководитель. Они реализуются в том числе с помощью простой управленческой техники – оформления резолюций.

Организационной основой любой системы документооборота является четкое распределение функций и ответственности органов управления компанией, а также разграничение функциональных обязанностей между руководителем компании и его заместителями, предоставление прав и полномочий руководителям структурных подразделений и иным должностным лицам нижестоящего управленческого уровня. Ответственность органов управления, подразделений и должностных лиц, а также взаимосвязи между ними отражаются прежде всего в организационной структуре компании. Секретарю всегда необходимо понимать, что поручение должно быть адресовано прежде всего тому, кто имеет право и обязан в рамках своих функциональных обязанностей принимать решения в конкретной области, конечно же, с учетом иерархии и подчиненности. Документ должен быть направлен на исполнение в то подразделение, руководитель и сотрудники которого быстро и профессионально смогут подготовить для руководителя или принять самостоятельно самое эффективное решение.

По форме представления приоритетными являются поручения, зафиксированные в письменном виде. Поручения руководителя, данные в устной форме, должны быть в последующем оформлены в письменном виде и поставлены на контроль в общем порядке, что и осуществляет обычно секретарь руководителя, действуя самостоятельно или передавая это поручение в делопроизводственную службу компании.

Общие правила оформления резолюции

Одна из операций в технологии делопроизводства, которая предшествует контролю исполнения, называется «направление документа на исполнение» и является важнейшим управленческим действием, связанным с письменным оформлением принятого решения или прямого поручения. Руководитель, рассмотрев представленный ему документ, дает прямое указание уполномоченным сотрудникам, как решить конкретный вопрос, или просто распределяет документы по своим заместителям в рамках системы разграничения обязанностей или делегирования полномочий. Но самое главное – руководитель дает так называемую косвенную, неформальную обратную связь, выражая в резолюции свое отношение к вопросу, изложенному в документе; к корреспонденту, от которого он получен; к сотруднику своей компании, который назначен им исполнителем по данному документу.

Направление документа на исполнение находит свое документальное оформление в виде резолюции, проставленной на документе. Резолюция является важнейшей отметкой на документе, возникающей в процессе его технологической обработки.

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлен порядок оформления резолюции: «Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе» (п. 3.17). Не рассматривая последнее допущение (резолюция может отсутствовать на самом документе), обратим внимание на четкую последовательность и состав элементов резолюции.

Основной речевой формулой для выражения собственно решения или поручения руководителя является формула «Кому – что сделать – когда/к какому сроку». Фамилии исполнителей указываются в дательном падеже, инициалы оформляются после фамилии.

Поручения руководителя в резолюции могут быть индивидуальными (указана одна фамилия исполнителя) или коллективными (перечислены несколько фамилий). Но ответственным исполнителем всегда является тот, чья фамилия названа первой. Именно он отвечает за организацию исполнения, окончательное решение вопроса, подготовку ответного документа, отчитывается о результатах исполнения и взаимодействует с секретарем руководителя или службой контроля в процессе снятия поручения с контроля или переноса срока исполнения. Ответственный исполнитель вправе установить промежуточные сроки исполнения, созывать оперативные совещания и привлекать иных сотрудников (с согласия их руководителей) в целях качественного исполнения поручения. Это общее правило обычно закрепляется в инструкции по делопроизводству или иных внутренних нормативных документах компании.

Соисполнители (их фамилии также указаны в резолюции руководителя) обязаны участвовать в подготовке общего решения в рамках своих функций и зон ответственности.

Формулировка решения должна начинаться с глагола, например: представить на утверждение к…, включить в план…, подготовить ответ, рассмотреть к… и т.п. Формулировки прошу подготовить ответ, прошу рассмотреть к… отражают демократичный стиль управления, которого придерживается руководитель, и свидетельствуют о проявлении служебной этики, они нисколько не снижают роль резолюции как прямого указания.

Срок исполнения, установленный руководителем в резолюции, является индивидуальным сроком исполнения и будет использован в качестве основного критерия в процессе анализа исполнительской дисциплины (исполнено вовремя / нет). Руководитель обычно устанавливает сроки исполнения исходя из значимости для деятельности компании конкретного вопроса, изложенного в документе. Но при рассмотрении повторяющихся вопросов (например, в регулярной переписке с постоянными контрагентами и партнерами) целесообразно устанавливать одни и те же сроки рассмотрения документов. К тому же, ответ на письма клиентов с резолюцией руководителя, содержащей конкретное и исчерпывающее решение вопроса, лучше подготовить в тот же день.

Отмечая для себя сроки исполнения документов с повторяющимися вопросами (особенно в переписке) и фиксируя статус (вопрос/корреспондент – управленческое решение/резолюция – срок), секретарь может таким образом начать формировать перечень типовых сроков исполнения документов, которые рассматриваются руководителем и содержат его резолюцию. Эти типовые сроки исполнения в конкретной компании в дальнейшем могут быть подготовлены к утверждению в качестве самостоятельного внутреннего норматива или включены в состав инструкции по делопроизводству. Традиции документооборота своей компании («приоритетный вопрос», «лучший клиент» и т.п.) секретарь-помощник должен сочетать с требованиями общегосударственных нормативно-методических документов (например, Государственная система документационного обеспечения управления (М., 1991) вводит понятие типовых сроков исполнения документов и содержит соответствующий перечень).

Особенности практики

Итак, залогом успешного взаимодействия руководителей, секретарей и всех сотрудников компании является понимание следующего:

● резолюция – это прямое указание руководителя о характере решения вопроса, который содержится в документе, представленном ему на рассмотрение;

● резолюция должна быть подписана и датирована ее автором;

● резолюция проставляется, как правило, на самом документе;

● резолюция является не только обязательным к исполнению поручением, «рабочим инструментом» руководителя, но и способом выразить и донести до исполнителей оценку фактов, отношение к ним, дать сотрудникам компании неформальную обратную связь;

● резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты необходимых/ответных документов.

Опытные секретари знают, что на рассмотрение первому руководителю должны представляться важнейшие для деятельности компании документы по вопросам, которые относятся к его сфере ответственности и полномочиям. Это письма от наиболее значимых партнеров и клиентов (адресованные компании или на имя руководителя), переписка по услугам и сделкам, которые курируются им лично, письма от руководителей субъектов Российской Федерации, органов государственного управления (министерств, ведомств) и их территориальных подразделений, руководителей муниципальных органов, контролирующих и регулирующих организаций и т.п. Все эти документы требуют незамедлительного рассмотрения, четких и конкретных решений, так как от этого зависит репутация компании, что должен всегда помнить секретарь-помощник. Секретарь составляет перечень видов документов, которые в обязательном порядке рассматривает руководитель компании, с указанием конкретных вопросов и корреспондентов. Со временем этот перечень также может быть включен в инструкцию по делопроизводству, в состав раздела, который устанавливает правила предварительного рассмотрения документов, поступивших в компанию.

На рассмотрение руководителю компании могут направляться также внутренние докладные и служебные записки, которые составлены по самым разным вопросам, даже по тем, которые могли быть решены на нижестоящих уровнях управления, но по каким-то причинам этого не было сделано. Такие служебные записки, как правило, должны содержать конкретный проект одного решения или варианты предлагаемых решений (с указанием, что сделать, и сроками). Небольшая часть служебных записок содержит просьбу «дать указание…». Это связано с тем, что руководители нижестоящих подразделений компании не смогли принять согласованного решения (договориться) и выстроить эффективное взаимодействие, а один из них прибегает к возможности повлиять на ситуацию за счет резолюции/волевого решения первого руководителя, использовав административный ресурс. Незначительное количество составляют внутренние служебные записки информационного характера, как правило на начальной стадии переговоров и контактов с контрагентами (например, сопроводительные записки к предложениям о покупке бизнеса и т.п.).

Таким образом, практика бизнеса и установленная система принятия решений определяют направление основных документопотоков и организацию контроля исполнения в любой компании.

Интересны сведения, полученные нами в результате анализа техники личной работы руководителей в крупной российской компании.

В целом первый руководитель и его заместители понимают важность правильного оформления поручений своим подчиненным. Резолюции на документах они формулируют по стандартной речевой модели: «Кому – что сделать – когда».

Но ее полная форма, с указанием срока исполнения, используется лишь в 18–20 % поручений (например, в среднем за один месяц из 70 проставленных первым руководителем резолюций лишь 13 содержали конкретный срок исполнения, который необходимо было установить). Резолюции всегда подписываются руководителями, но очень редко датируются. Поскольку срок исполнения поступившего документа исчисляется с даты его получения адресатом, т.е. с даты, которая указана в регистрационном штампе или штампе с отметкой о получении, этот вопрос должен контролироваться секретарем, который создает резерв времени, сэкономленного на операциях передачи документа (и в бумажной форме, и в электронном виде). Только в момент анализа отчетов об исполнении поручений и оценки уровня исполнительской дисциплины своих сотрудников, а также при исполнении запросов контролирующих органов руководитель осознает, что ему также необходимо руководствоваться общепринятой нормой: поступивший документ должен быть рассмотрен (а значит, должна быть проставлена резолюция) в день его получения.

Резолюции первого руководителя почти всегда адресуются заместителям или топ-менеджерам компании (одному или двум, максимально в одной резолюции упоминаются 4 фамилии). Функции и зоны ответственности своих заместителей руководитель хорошо знает и утверждает официально, например, в приказе о разграничении полномочий или положении о должности/должностной инструкции. На уровень руководителей структурных подразделений (кроме финансового и юридического департаментов) поручения в резолюциях практически не распространяются. Иногда документ направляется на исполнение с резолюцией тому заместителю, которому руководитель ранее давал подобное длительно действующее поручение, о котором помнит. Секретарь должен помнить о том, что из таких длительных и постоянных поручений могут быть сформированы новая функция, новая зона ответственности, которые подлежат обязательной регламентации.

При рассмотрении документов руководитель обычно руководствуется зонами ответственности, которые закреплены на верхнем уровне системы делегирования полномочий. Поручения адресуются, как правило, заместителям и тем топ-менеджерам компании, с которыми он встречается почти каждый день, например членам правления или иного коллегиального органа. Анализ показывает, что для руководителя важен именно этот статус ответственного исполнителя, т.е. иерархия должностей все-таки продолжает оставаться определяющим фактором при направлении документа на исполнение.

Характер резолюций

Оценивая полноту элементов стандартной речевой модели резолюции «Кому – что сделать – когда», рекомендуем обратить внимание на характерные особенности, в которых и проявляются индивидуальные черты стиля управления. Интересны, например, такие варианты:

● Прошу предложений.

● Прошу решить и подготовить необходимые документы.

● Прошу совместного решения.

● Прошу предложений о сотрудничестве.

● Прошу подготовить распоряжение.

● Прошу согласовать позиции.

● Прошу обеспечить выполнение к указанному сроку.

● Прошу представить план реализации.

Подобные формы резолюции отражают демократичный и доверительный стиль управления, свидетельствуют о соблюдении этических правил, четкости задач, стремлении к краткости инструкций и поддержании духа сотрудничества (руководитель помнит, что исполнителям предоставлена самостоятельность, а система контроля действует эффективно). Руководителю на рассмотрение представляются только самые важные для компании документы и документопоток ограничен. При этом он не экономит на уважительном указании инициалов после фамилии (Петрову Ю.С.), выражает прямое поручение в форме просьбы (даже если иногда глагол прошу сокращается до условного обозначения «Пр.»), тем самым правильно транслируя сотрудникам компании культуру эффективного взаимодействия.

Иногда руководитель вместе с поручением «Что сделать» дополнительно формулирует в резолюции свою оценку вопроса или предлагаемого в документе решения. Эта оценка является для секретаря и для исполнителя – автора документа самым важным элементом неформальной обратной связи:

● Оплатить. Это важно.

● Согласен. Опасно.

● Прошу учесть. Интересно.

● Надо решить. Предлагайте.

Такие резолюции важно научиться правильно читать и понимать, чтобы, например, изменить приоритеты и ускорить процесс оплаты, воздержаться либо отказаться от сделки, более убедительно и развернуто обосновать предложение, правильно выстроить аргументы в поддержку проекта решения. Передавая документ с резолюцией на исполнение, секретарь в подобных случаях может принять на себя ответственность за правильную трансляцию поручения.

Нестандартные резолюции

Особого внимания требуют необычные формы резолюций, которые возникают из-за стремления руководителя сэкономить время в процессе рассмотрения документов, но постепенно превращаются в элементы условного языка и особые правила, которые соблюдаются при взаимодействии руководителя и секретаря. Они не соответствуют требованиям стандарта, но на их основе в компании формируются обычаи документооборота, которые становятся общеизвестными и соблюдаются всеми сотрудниками с большим приоритетом, чем требования инструкций.

Один из примеров такой резолюции – подпись руководителя, означающая согласие (положительную резолюцию). Наиболее часто проставляется руководителями в процессе рассмотрения внутренних служебных или докладных записок, которые хорошо проработаны, содержат обоснованные и исчерпывающие проекты решений с точными датами, показателями, результатами, фамилиями исполнителей. В этом случае секретарь должен передать документ с подобной резолюцией на дальнейшее исполнение, т.к. он будет служить основанием (инициативным документом) для последующего издания приказа, утверждения штатного расписания, введения в действие нормативного или технологического документа и др.

В дополнение к подписи, заменяющей положительную резолюцию, руководитель может проставить утвердительное слово «Да». В такой форме резолюции яснее всего выражается согласие с предложенным проектом решения, который может поступить на рассмотрение, оформленный и как внутренний документ компании (инициативная служебная или докладная записка), и в письме, полученном от клиента или контрагента. Секретарю в подобных случаях необходимо контролировать, чтобы резолюции «Да» и просто подпись не проставлялись на документах, содержащих альтернативные проекты решений («или-или»), поскольку толковать конкретные решения руководителя секретарь не может, а повторно обращаться к нему за устными разъяснениями не всегда удобно.

Часто резолюция оформляется как простое адресование «Кому» с обозначением фамилии и инициалов исполнителя (с подписью руководителя или без). Подобная форма означает, что документ по существу не рассматривался, руководитель считает, что решение должен принять один из его заместителей или руководитель подразделения компании в рамках закрепленной сферы ответственности, предоставленных полномочий или текущих рабочих функций, о которых руководитель знает и соблюдение которых может лично контролировать. В этом случае руководителем осуществляется простое и сугубо техническое распределение документов по исполнителям в рамках выполнения операции «направление документов на исполнение». Вопрос, содержащийся в документе, руководитель воспринимает как информацию для сведения. Передавая документ с такой резолюцией на дальнейшее исполнение, секретарь отмечает, какие конкретные вопросы, в каких документах, полученных от каких адресатов руководитель поручает решать (делегирует) своим заместителям или руководителям конкретных подразделений. В дальнейшем эта информация может быть использована в процессе совершенствования системы делегирования полномочий — для подготовки новых версий приказов о разграничении функций, актуализации положений о должности, должностных инструкциях и т.п.

Резолюция иногда может выглядеть, как отметка на документе, и содержать глагол «Ознакомлен» и подпись, которые означают, что решение руководителем не принято, конкретное поручение отсутствует, информация получена для сведения, решение вопроса отложено. Внутренний документ с подобной резолюцией (например, служебную записку) секретарь должен возвратить автору, документ, поступивший от внешнего корреспондента, – передать в профильное функциональное подразделение или сформировать в дело с перепиской, которое хранится в приемной руководителя и составляет его документальный фонд.

Памятка секретаря

● …помнить, что документооборот – это фактор оборота капитала. Быстрота решения вопроса зависит от направления и времени движения документа, в котором изложен этот вопрос.

● …понимать, что направление движения документа определяет руководитель, принимая решение и проставляя резолюцию. Тем самым он задает темп документопотоков своей компании и играет решающую роль в организации документооборота.

● …направлять документ на исполнение непосредственно тому исполнителю и в то подразделение, в котором вопрос должен быть решен конкретно, по существу и в минимальные сроки. Если система делегирования полномочий выстроена правильно, не стесняться направлять документ на исполнение на нижестоящие уровни управления.

● …изучить правила оформления управленческих решений и поручений в форме резолюций (ГОСТ Р 6.30-2003).

● …постоянно анализировать речевые модели, которые использует руководитель для проставления резолюций в зависимости от рассматриваемого вида документа, значимости вопроса и предлагаемых в документе решений, анализировать приоритеты, которые расставляет руководитель, устанавливая сроки исполнения.

● …опираться в работе на четкие основы технологии работы с документами – формировать и представлять на утверждение перечни и классификаторы документов, отражающих и нормативные требования, и технику личной работы руководителя, и традиции документооборота.

● …кратко сформулировать и отразить на схеме организационной структуры компании все предметные области, зоны ответственности, полномочия руководителей и функции подразделений, использовать схему в качестве основного справочника для направления документов на исполнение и постоянно ее актуализировать.

● …укреплять сотрудничество, взаимопонимание и взаимодействие с руководителем в трансляции управленческих решений, получении обратной связи по ним и укреплении исполнительской дисциплины в компании.

Инструкция по делопроизводству: организация исполнения документов и поручений

Продолжаем цикл статей, посвященных разработке инструкции по делопроизводству. В этой статье рассмотрим, как описать процесс исполнения поручений руководителя по документам, а также приведем пример соответствующего раздела для локальной инструкции по делопроизводству.

Что фиксировать в разделе?

В разделе «Организация исполнения документов и поручений» инструкции по делопроизводству нужно описать выполнение заданий по документам: от вынесения резолюции должностным лицом до составления справки об исполнительской дисциплине в компании. Важно предусмотреть сроки выполнения документов, технические моменты направления задач исполнителям и отчетов о выполнении, зафиксировать процесс контроля исполнения документов.

При составлении раздела рекомендуем руководствоваться следующими документами:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

2. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[1] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2].

В разделе «Организация исполнения документов и поручений» инструкции по делопроизводству нужно установить:

• понятие резолюции, виды резолюций, применяемых в организации;
• сроки исполнения поручений по документам;
• порядок доведения поручений до исполнителей;
• порядок действий исполнителей по выполнению поручений;
• порядок сбора статистики по выполнению поручений в организации.

Дополнительно необходимо уделить внимание фиксированию устных поручений руководителя. Позволяет ли СЭД[3] создавать задачи, «не привязанные» к документам? Если не позволяет (или если по каким-то причинам такие задачи в компании ставить не принято), то в инструкцию по делопроизводству нужно внести положение о том, что все задания, которые дает руководитель, должны быть задокументированы.

Структура раздела приведена на Схеме.

Подраздел «Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства»

Порядок оформления реквизита «Резолюция» уже описывался в инструкции по делопроизводству в разделе «Общие требования к оформлению документов»[4] (а именно в подразделе «Оформление реквизитов документов» этого раздела). Целесообразно повторить его и в этом разделе, чтобы тем, кто обращается к инструкции, не пришлось переходить из раздела в раздел.

Руководитель может вынести резолюцию:

• на бумажном документе (например, на входящем письме);
• в СЭД, если документ электронный (например, электронное письмо или служебная записка);
• на листе резолюции (в исключительных случаях, если по каким-то причинам на бумажном документе нельзя написать задание от руки).

В резолюции, независимо от ее «носителя», должны быть указаны:

• исполнитель (если исполнителей несколько, то первый из перечисленных является ответственным исполнителем);
• содержание задачи;
• дата вынесения резолюции;
• на «бумажных» резолюциях руководитель должен расписаться. В СЭД это по понятным причинам невозможно, здесь действует простая электронная подпись – информация о том, с аккаунта какого работника была создана задача.

Использование листов резолюции может быть предусмотрено в Инструкции по делопроизводству, лучше зафиксировать такую возможность со словом «допускается». Тут же нужно написать о том, что резолюция на отдельном листе бумаги является неотъемлемой частью документа, к которому относится. Ошибка, которую допускают некоторые секретари: отделять листы резолюции и формировать их в отдельное «дело». Так делать нельзя.

Текст подраздела «Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства» приведен в Примере 1.

[1] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 №44.

[2] Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

[3] СЭД – система электронного документооборота.

[4] Кожанова Е.Н. Инструкция по делопроизводству: общие требования к оформлению документов // Секретарь-референт. 2021. № 4. С. 32–39.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2021.

Что такое резолюция на документе, и как правильно ее оформить

Если руководителям и их секретарям понятие «резолюция» вполне знакомо, то работника оно может поставить в тупик. Разбираемся, что это такое и как влияет на обязанности сотрудника.

Что такое резолюция

Буквально термин резолюция означает «разрешение». Так называют решение, которое приняли вышестоящие органы или руководители компании после бурных обсуждений. Оно всегда затрагивает важный вопрос и имеет бóльшую юридическую силу, чем устное заявление.

Резолюции бывают единоличными и коллективными. В первом случае вопрос рассматривает один человек, а во втором – несколько. Например, участники:

• парламента государства;
• международных организаций: ООН ,

Если ваш бизнес нуждается в дополнительном финансировании, возьмите кредит. Совкомбанк предлагает «Легкий кредит», «Программы с господдержкой», «Банковские гарантии», «Кредитная линия» и «Овердрафт». Выберите удобный вариант и оставьте заявку на сайте.

Для чего нужна резолюция

Как мы уже сказали, основная функция резолюции – утвердить решение руководителя. Но это не все.

В делопроизводстве она также необходима для:

• замещения распорядительных документов – они одинаковы по юридической силе;
• подтверждения того, что человек или совет участвовал в обсуждении и принимал решения;
• обозначения действий исполнителя.

Руководители особенно часто пользуются резолюцией, когда решение легче представить на бумаге. В ней четко обозначают шаги, которые в перспективе должны привести к росту компании.

Кроме того, резолюция заметно экономит время секретаря. Оформить ее куда быстрее, чем очередной распорядительный документ.

Любому бизнесу нужен свой расчетный счет. Он позволяет своевременно выполнять финансовые операции и вести учет денежных средств.

Есть прекрасная возможность открыть расчетный счет в Совкомбанке с выгодными предложениями для предпринимателей! Подайте заявку, чтобы узнать индивидуальные условия, которые банк подберет для вас.

Как правильно оформить резолюцию

Резолюцию оформляют либо электронно, либо на бумаге. Объявить решение устно недостаточно. Наложить ее можно на любой документ.

Обычно текст ставят в правый верхний угол. Если на бумаге нет места, можно перенести резолюцию на обратную сторону или на другой лист.

Во втором случае укажите регистрационный номер и дату документа, к которому прилагается резолюция. Но прибегать к этому способу нежелательно: велика вероятность того, что лист потеряется.

Теперь перейдем к оформлению документа по ГОСТу. Он состоит из трех частей.

• Основной текст

По содержанию резолюции бывают о конкретном решении или о порядке исполнения. В первом случае надпись может ограничиваться одним словом: например, «утверждено» или «отказано».

Во втором – структура текста немного сложнее. Сначала указывают ФИО исполнителя, иногда – его должность и структурное подразделение.

Адресность – едва ли не самое важное в документе. Она определяет степень ответственности сотрудника. Если начальник указал несколько человек, «главным» будет первый из списка. Подчеркивать фамилию или делать рядом с ней пометки нельзя.

Затем идет само распоряжение. В нем обозначают суть и сроки исполнения. Для этого используют конструкции типа:

• «прошу проинформировать о решении»;
• «организуйте обсуждение»;
• «сообщите о результатах проекта»;
• «подготовьте финансовые отчеты» и другие.

Не всегда руководитель принимает решение сам. Иногда он передает эту инициативу своему заместителю или доверенному лицу. Этот момент тоже отражается в тексте. Сравните:

«Прошу направить в командировку Иванова И.И»

и «Прошу командировать двух сотрудников…».

Еще один нюанс, на который надо обратить внимание, – характер ситуации в компании. Если она постоянно повторяется, используйте в резолюции одну и ту же формулировку. Так сотрудники быстрее поймут суть распоряжения и решат вопрос.

Любая резолюция должна быть понятной. Если у исполнителя возникли вопросы по распоряжению, его необходимо переписать.

Принимая решение и назначая ответственного, начальник обращает внимание, насколько загружен сотрудник. Если у него много активных задач, он определяет их приоритетность.

Иногда в документе хочется обозначить несколько поручений. Но это не самое верное решение: скорее всего, оно затянет сроки исполнения. Поэтому лучше не указывать в одном документе более двух задач.

Если их будет больше, придется готовить несколько бумаг. Но чтобы сэкономить время и ускорить процессы, распределите поручения между разными сотрудниками. Так вопросы решатся быстрее.

Важно: при выборе исполнителей хороший руководитель всегда учитывает, насколько успешно человек справится с поручением и сколько у него уйдет времени.

В резолюции также указывают дату, к которой исполнитель должен решить задачу. Для него это будет в некотором роде стимулом к действию, а для руководителя – формой контроля.

Как только сотрудник решит задачу, он должен об этом сообщить, а иногда еще и подготовить отчет о проделанной работе.

• Подпись

Руководитель всегда заверяет документ подписью. Без нее он считается недействительным.

• Дата составления

Здесь все просто: укажите число, месяц и год принятия решения. Дату ставят после подписи.

Пример готовой резолюции выглядит так:

Прошу подготовить макет проекта до 15.02.2023 года

После этого документ проверяет секретарь или другой ответственный человек и передает исполнителю. Иногда они же составляют основной текст. Тогда от начальника требуются только подпись и печать.

Подведем небольшой итог. Многие считают резолюцию ненужной бумажкой, лишним бюрократизмом. Но ее роль куда важнее: документ дисциплинирует сотрудников и помогает руководителю отслеживать порядок исполнения.

Однако так получается только при отлаженном делопроизводстве. Когда на стол руководителя без задержек попадают нужные документы. В иных случаях кипа бумаг приведет лишь к путанице и сорванным срокам. Учитывайте эти моменты, и в работе вашей компании все будет хорошо.