Электронный многоцелевой документ квитанция авиакомпании что это

Электронный многоцелевой документ

Электронный многоцелевой документ (ЭМД) является самым современным решением авиаиндустрии в области электронного документооборота.

IATA сообщает, что «Electronic Miscellaneous Document (EMD) – это новый стандарт индустрии для документации продажи и контроля использования сборов, взимаемых помимо оформляемого билета (например: сборы за сверхнормативный багаж, несопровождаемых детей и др.)»

С 8 октября 2013 года авиакомпания ORENAIR начала оформление электронных многоцелевых документов (ЭМД) на сборы при отказе от перевозки и изменении условий перевозки .

В случае если при отказе от перевозки или изменении условий перевозки согласно Условиям Применения Тарифа взимается сбор и/или штраф, то:

для авиабилетов, оформленных на официальном сайте авиакомпании, на электронный адрес Пассажира, указанный при бронировании, будет отправлен ЭМД с указанием суммы удержаний;
для авиабилетов, оформленных в кассах агентств по продаже авиабилетов, кассиром агентства будет распечатан ЭМД для Пассажира с указанием суммы удержаний на листе бумаги формата А4.

Согласно Приказу Минтранса РФ от 18.05.2010 № 116 «Об установлении формы электронного многоцелевого документа» квитанция электронного многоцелевого документа является документом строгой отчетности . Соответственно, при составлении отчетов квитанция ЭМД может быть представлена в качестве документа, подтверждающего сумму удержаний при возврате/обмене авиабилета.

Приложение. Форма электронного многоцелевого документа

1. Электронный многоцелевой документ используется при оказании услуг пассажирам (в том числе дополнительных услуг*), взимании сборов и платы, в котором информация об услуге, сборе или плате представлена в электронно-цифровой форме и имеет следующую структуру и содержание:

1) структура электронного многоцелевого документа:

электронный стоимостный купон (число электронных стоимостных купонов может составлять от 1 до 4);

электронный контрольный купон;

электронный агентский купон;

Наличие электронного стоимостного купона и квитанции является обязательным;

2) содержание электронного многоцелевого документа:

а) квитанция, электронный стоимостный, электронный контрольный, электронный агентский купоны содержат следующие сведения об услуге, сборе или плате:

сведения о пассажире/лице, оплатившем услугу (фамилия и другие сведения в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными нормами);

наименование и (или) код услуги, сбора или платы;

описание услуги, сбора или платы (по усмотрению);

номер документа, к которому оформляется электронный многоцелевой документ (если применяется);

наименование и (или) код перевозчика/организации, оказывающей услугу;

наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса (если применяется);

эквивалент тарифа/сбора/платы (если применяется);

сборы (если применяются);

наименование агентства/перевозчика, оформившего электронный многоцелевой документ;

уникальный номер электронного многоцелевого документа.

Квитанция оформляется и выдается (направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) пассажиру/лицу, оплатившему услугу, обязательно. Квитанция является документом строгой отчетности;

б) квитанция, электронный стоимостный купон, электронный контрольный купон, электронный агентский купон могут содержать другую дополнительную информацию об услуге, сборе или плате;

в) уникальный номер электронного многоцелевого документа перевозчика содержит международный трехцифровой код перевозчика и состоящие из 10 цифр код формы и серийный номер.

В случае отсутствия у перевозчика трехцифрового кода перевозчика, при оказании услуг по внутренним перевозкам, а также по международным перевозкам чартерными рейсами, трехцифровой код перевозчика заменяется двухсимвольным кодом перевозчика.

Уникальный номер электронного многоцелевого документа организации, обеспечивающей осуществление взаиморасчетов между перевозчиками и другими участниками перевозочного процесса, содержит трехсимвольный расчетный код и состоящие из 10 цифр код формы и серийный номер.

2. Электронный стоимостный купон электронного многоцелевого документа отражает следующие статусы:

открыт для использования;

использован для перевозки/использован;

посадка на борт воздушного судна пассажира произведена;

недоступен для использования;

Статус электронного стоимостного купона может отражать другую дополнительную информацию о его состоянии и применении.

3. Электронный многоцелевой документ формируется с использованием автоматизированной системы.

* Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 28 июня 2007 г. N 82 (зарегистрирован Минюстом России 27 сентября 2007 г., регистрационный N 10186).

Электронный многоцелевой документ (EMD)

Электронный многоцелевой документ (EMD) — это способ документирования продаж и отслеживания дополнительных сборов (например, остаточной стоимости, сборов за провоз дополнительного багажа и др.), который является единственным решением для регистрации всех дополнительных сборов, за исключением цены билета.

Виды электронных многоцелевых документов (EMD)

В зависимости от вида документа EMD может быть привязан к купону(-ам) для электронного билета (EMD-A) или к отдельному билету (EMD-S).

Независимый электронный многоцелевой документ (EMD-S)

Независимый EMD выдается для остаточной стоимости или суммы различных дополнительных сборов, которые не покрыты ценой электронного билета.

Ассоциированный электронный многоцелевой документ (EMD-A)

Ассоциированный EMD выдается для доплат суммы различных дополнительных сборов и сборов за провоз дополнительного багажа, которые погашены в то же время, что и купон для электронного билета.

Код основания для выписки документа и дополнительный код для выписки документа

Код основания для выписки документа (RFIC) определяет, к какой группе услуг принадлежит EMD и каким стандартам IATA соответствует. RFIC может иметь многочисленные дополнительные коды для выписки документа (RFISC), отдельные для каждой авиакомпании.

Список кодов для выписки документа (RFIC)

Основание для выписки документа

Наземный транспорт / Наземные службы

Услуги в аэропорту

Услуги на борту

индивидуальное использование авиакомпанией

Использован при выписке

Дополнительные коды для выписки документа FFPC, CANX и CSXB поглощаются при выдаче. Статус таких EMD изменяется на “F” при выдаче.

Индикатор статуса купона EMD

Каждый EMD имеет сопутствующий индикатор статуса купона, который позволяет определить статус каждого купона EMD.

Купон обменен/переоформлен на другой документ

Подлежащая возврату стоимость купона возвращена пассажиру

Электронный многоцелевой документ

Электронный многоцелевой документ содержит следующие элементы данных:

Элементы идентификации
Подробная информация об услугах
Расчет цены
Другое

Образец электронного многоцелевого документа

EMD-1578203151421 TYPE-A SYS-1A LOC-7KOC3N
INT- FCI-1 2 POI-DOH DOI-21NOV12 IOI-65843466
PAX- EXAMPLE/EMD MR ADT
RFIC-C BAGGAGE
REMARKS-
CPN-1 RFISC-WTC QR DOHDXB S-O
DESCRIPTION-EXCESS BAGGAGE — WEIGHT
PRESENT TO-QR
PRESENT AT-DOH
ICW-1572333629377C1 (A)
EXCESS BAGGAGE- 20 K ТАРИФ НА ОДИН ПРЕДМЕТ-USD 13
SERVICE REMARKS-
FARE F USD 130.00
EQUIV QAR 480.00 BR 3.65000
EXCH VAL QAR 480.00 ВЗВР СТОИМ
НАЛОГ-
ВСЕГО QAR 480.00
/FC DOH QR DXB130.00USD130.00
FE VLD ON QR ONLY
FP НАЛИЧНЫЕ
FOID-

Правила, подтверждающие и регулирующие деятельность партнерских компаний

Сопутствующие электронные многоцелевые документы (EMD-A), выданные на панели QR (157), не могут применяться для рейсов партнерских компаний, а также не могут быть выданы в связи с электронным билетом, подтвержденным на панели OAL. Таким же образом, EMD-A, выданный на панели OAL, не принимается для любой услуги QR.

Примечание:
В случае код-шеринговой деятельности все EMD должны быть относиться к оперирующему перевозчику, а не к маркетинговому перевозчику.

Применение EMD

Компания Qatar Airways внедрила EMD для туристических агентств и в настоящее время может:

Оформлять групповые депозиты и авансы;
Оформлять депозит QR Holidays;
Оформлять провоз дополнительного багажа (по весу или по количеству предметов);
Оформлять запросы на провоз животных в грузовом отсеке и домашних животных в салоне самолета;
Оформлять запросы на провоз спортивного инвентаря.

В соответствии с указаниями IATA документы EMD заменят виртуальные многоцелевые документы (vMPDs), срок действия которых истекает 31 декабря 2013 года.

Оформление и принятие EMD подробно описаны в Руководстве по дистрибуции EMD для туристических агентств, предоставленном Amadeus как часть тренировочной программы. В сентябре 2013 года данное Руководство применялось на 65 рынках, в частности:

Является ли электронный билет бланком строгой отчетности?

Является ли электронный билет бланком строгой отчетности? — вопрос, который волнует бухгалтеров компаний, часто направляющих сотрудников в командировки. В статье вы узнаете, какие документы относятся к бланкам строгой отчетности (БСО), какие есть особенности учета электронных билетов и можно ли включить их в состав БСО.

Что относится с БСО?

БСО — документ, который юрлицо или бизнесмен может выдать физическому лицу вместо чека ККТ при безналичной или наличной оплате услуг.

Использование БСО регламентирует Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (утверждено постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).

По общему правилу БСО выдают налогоплательщики только при оплате услуг из перечня ОКУН (ОК 002-93, утвержден постановлением Госстандарта РФ от 28.06.1993 № 163) и приравненных к ним. БСО нельзя выдать юрлицу и при покупке товара. А вот предпринимателям БСО выдавать можно, так как они приравниваются к физлицам (абз. 4 п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 № 16).

Чтобы бланк считался действительным, он должен включать обязательные реквизиты:

наименование, номер из 6 знаков и серия;
название фирмы или Ф. И. О. ИП;
ИНН и местонахождение предприятия;
вид и стоимость услуги;
сумму оплаты;
дату операции и формирования документа;
должность, Ф. И. О. и личную подпись ответственного за документирование операции лица;
печать компании.

Если БСО изготовлен в типографии, то сведения о ней указываются на бланке. Какие еще требования предъявляются к БСО — читайте в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)».

Однако есть целый ряд БСО, к оформлению которых предъявляются отдельные требования, утвержденные специальными НПА. К таким бланкам относятся кинобилеты, абонементы, турпутевки и т. д. Можно ли считать электронный билет БСО?

Нюансы использования электронных билетов в качестве БСО

Электронный билет (ЭБ) — документ, подтверждающий договор перевозки пассажира и багажа. Он создается в автоматизированной системе (АИС) компании-перевозчика и содержит в цифровом виде сведения о самом пассажире, о рейсе, пунктах отправления и прибытия, багаже, цене проезда.

Форма и порядок применения ЭБ для авиаперевозок регулируются приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134. Согласно п. 2 данного приказа выписка из АИС оформления перелетов является частью электронного авиабилета и относится к документам строгой отчетности.

В перечень обязательных реквизитов электронного авиабилета входят сведения в том числе о стоимости полета, форме оплаты и стоимости самого тарифа авиауслуг по перевозке (подп. 2 п. 1 приложения к приказу Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134). Если все эти данные зафиксированы, то Минфин РФ разрешает использовать такой ЭБ в качестве БСО (письмо Минфина РФ от 26.09.2012 № 03-07-11/398).

Порядок формирования ЭБ при перевозке граждан поездами и электричками регламентирует приказ Минтранса РФ от 21.08.2012 № 322. Сам электронный железнодорожный билет признать БСО нельзя, а вот контрольный купон билета, представляющий собой выписку из АИС управления железнодорожными перевозками, является документом строгой отчетности (п. 2 приказа Минтранса РФ от 21.08.2012 № 322, письмо Минфина РФ от 08.11.2011 № 03-03-06/1/719).

Для электронных проездных билетов квитанция электронного многоцелевого документа приравнивается к БСО (п. 2 приказа Минтранса РФ от 18.05.2010 № 116).

Учет электронных билетов

Списывать расходы на покупку ЭБ следует при наличии следующих документов:

распечатанного ЭБ;
посадочного талона или контрольного купона (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-03-07/42279).

При этом следует проверить, чтобы в этих документах были указаны вся информация, свидетельствующая о том, что именно данный сотрудник компании направлялся в командировку — Ф. И. О., номер рейса и посадочного места, цена билета, дата поездки и иные сведения (письмо Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-03-07/50).

Если у компании есть документы, подтверждающие отправку работника в командировку и его пребывание там (приказ руководителя, чеки и счета из гостиниц), то для подтверждения расходов все равно необходимо иметь и распечатку ЭБ, и посадочный талон / контрольный купон (письмо Минфина РФ от 01.09.2016 № 03-03-07/50992).

ЭБ учитываются на сч. 50 субсчет «Денежные документы» (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).

Если билеты покупает сама компания, то проводки следующие:

Дт 60, 76 Кт 51 — оплачена покупка ЭБ;
Дт 50-3 Кт 60, 76 — оприходован электронный документ;
Дт 71 Кт 50-3 — ЭБ выдан работнику.

Если ЭБ покупает сам сотрудник, то компания делает аналогичные проводки, что и при обычной выдаче денег под отчет:

Дт 71 Кт 50 — выданы подотчетные суммы сотруднику.

Компания спишет расходы на билет после утверждения авансового отчета командированного сотрудника:

Дт 20, 26, 26, 44 Кт 71 — списаны расходы на проезд в командировку.

Подробнее об учете расходов на деловые поездки сотрудников читайте в статье «Оформляем и оплачиваем командировки в 2016 г.»

Если сумма НДС выделена в маршруте/квитанции, контрольном купоне, квитанции электронного многоцелевого документа отдельной строкой, то налог можно принять к вычету (письмо Минфина РФ от 10.01.2013 № 03-07-11/01):

Дт 19 Кт 71 — выделен НДС в стоимости ЭБ;
Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету.

В противном случае вся стоимость билета включается в расходы при расчете налога на прибыль.

Если поездка по каким-то причинам не может состояться и компания сдает ЭБ, то в учете делаются такие записи:

Дт 50-3 Кт 71 — подотчетник возвратил неиспользованный билет в бухгалтерию;
Дт 60, 76 Кт 50-3 — билет возвращен перевозчику;
Дт 51 Кт 60, 76 — стоимость несостоявшейся поездки частично возращена компании;
Дт 91 Кт 60, 76 — учтена в расходах сумма комиссии за отмену бронирования билета.

ВНИМАНИЕ: поскольку проездные билеты могут использоваться более одного раза, следует завести ведомость их учета. Компания может разработать форму самостоятельно с учетом положений ч. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сотрудников, которые используют в работе проездные билеты, необходимо перечислить в отдельном приказе. Такой работник будет получать билет под расписку и по возвращении из поездки или окончании срока действия проездного — сдавать обратно. Ответственный за сохранность проездных — кассир.

Подробнее о том, как следует хранить БСО, читайте в материале «Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности».

Итоги

В состав электронного документа входят:

маршрут/квитанция — при авиаперевозках;
контрольный купон — при железнодорожной перевозке;
квитанция электронного многоцелевого документа — при использовании проездных билетов.

Перечисленные документы относятся к бланкам строгой отчетности. Следовательно, электронный билет можно считать БСО при наличии распечатанных на бумажном носителе указанных выше документов.

Электронный многоцелевой документ квитанция авиакомпании что это