ТОП-15 рисков при участии в закупках + рекомендации для поставщиков
Не все поставщики до конца осознают, с какими рисками они могут столкнуться при участии в закупках. Не знают они и о последствиях, которые в связи с этим могут возникнуть: штрафы, упущенные контракты, отработка «в минус», ограничение участия… Как видите, дело серьезное, поэтому предлагаем вашему вниманию 15 наиболее распространенных рисков, которые присутствуют на рынке тендерных продаж для поставщиков. Не просто о них расскажем, но и дадим рекомендации, как не попадать в неприятные ситуации.
Что такое риски в бизнесе, и как с ними уживаться?
В любом бизнесе, будь то продажи напрямую или в онлайне, риски всегда были, есть и будут. Вопрос в том, как руководители с ними справляются. Не случайно во главе компаний находятся люди с сильным характером, предпринимательским мышлением, настоящие управленцы, интуитивные психологи, которые умеют выстраивать рабочие процессы и взаимоотношения в коллективе.
Слабого руководителя система попросту съест. Пока времена спокойные, слабые руководители еще могут находиться на плаву и вести продажи, но когда в стране начинаются кризисы, экономическая нестабильность, качели с санкциями, то слабые компании исчезают. Потому что не умеют подстраиваться под новые реалии и искать новые нестандартные подходы для оптимизации бизнеса.
Сегодня происходят общеизвестные события на Украине, санкции из-за рубежа, прекращение сотрудничества с иностранными партнерами, рост доллара. Чтобы минимизировать падение рубля Центробанк повысил ставку до 20%, а Правительство РФ внедряет новые программы поддержки малого бизнеса. Спикер Совета Федерации Валентина Матвиенко заявила в ходе пленарного заседания в верхней палате парламента, что в условиях западного давления санкциями «весь бизнес должен стать национальным».
В это суровое время бизнесу нужно искать новые решения и подходы, осваивать смежные направления, переходить на отечественных производителей товаров и запчастей. Чтобы уживаться с рисками, нужно всегда искать новые нетрадиционные схемы, как их обойти или хотя бы снизить. Самый логичный вариант, который лежит на поверхности, это посмотреть в сторону тендерных продаж.
15 рисков, с которыми могут столкнуться участники закупок
Риск № 1. Экономический кризис в стране, санкции в отношении банков и зарубежных товаров/комплектующих, скачки доллара. Чем грозит участие в закупках в сложные экономические времена?
Непростая ситуация в экономике наблюдалась в 2008, 2014, 2017-2018 годах. А что уж говорить о 2020 годе, когда началась пандемия… Но государство продолжало закупать товары, работы и услуги. Более того, средств стало выделяться даже больше. А закупок для представителей СМП и СОНКО с 1 января 2022 года заказчиков обязали проводить не менее 25% от общего числа проводимых закупок. Заказчики стали обращаться к бизнесу, основанном на прямых продажах, и просить их поучаствовать в тендерах, потому что что-либо купить они не могут напрямую, только через торги.
Перефразируя известную пословицу, хочется сказать: «Война войной, а торги по расписанию». Предполагаем, что увеличится количество тендеров по гособоронзаказу. Речь идет не только о поставках вооружения, но и о продуктах питания, одежде и т.д. для российской армии.
Конечно, в связи с экономическим кризисом объем закупок в каких-то нишах сократится, какие-то ниши исчезнут вовсе. Но получат развитие другие направления, нужно уметь только их искать. А для этого есть сайт ЕИС и разные поисковики.
Мы не можем со 100%-ной уверенностью сказать, что в тендерах все спокойно, и экономический кризис никак на них не отразится, но как показывает опыт прошлых лет, государство продолжает проводить закупки и всегда платит по счетам. Можно не волноваться, что вы исполните контракт и не получите деньги. Сроки оплаты зафиксированы законодательно в 44-ФЗ. Если у вас есть, с чем зайти на рынок тендерных продаж, или вы заинтересовались этой темой, то не упускайте возможность, дерзайте.
Риск № 2. Не соотнес свои финансовые возможности, не хватило денежных средств на исполнение контракта. Где взять средства на исполнение контракта, когда своих денег не хватает?
Хорошо, когда вы выиграли госконтракт, и у вас есть денежные средства для его исполнения. Но что делать, когда необходимой суммы нет, и контракт терять не хочется. Рассмотрим несколько вариантов:
Обратиться к инвестору. Это непростой вариант, потому что инвестора нужно убедить, вызвать у него к вам доверие. Инвестор должен получить какие-то гарантии, что контракт выгодный, и вы способны его исполнить. Важное значение имеет ваша деловая репутация, положительные отзывы контрагентов, ваш «вес» в бизнес-сообществе.
Возможно, предприниматели есть среди ваших знакомых или родственников. Обратитесь за помощью к ним. Но давая какие-либо гарантии, вы сами должны быть уверены, что исполните контракт, потому что взятые в оборот деньги в конечном счете придется отдавать. Заранее посчитайте, что прибыль с контракта покроет расходы, и вы сможете вернуть деньги инвестору с процентами.
Оформить тендерный займ или тендерный кредит. Деньги этого формата выдают банки или МФО (с соответствующей лицензией) участникам закупок для внесения обеспечения заявок и обеспечения исполнения контрактов. Банки даже охотнее кредитуют участников закупок, чем классический бизнес, потому что речь идет о государственном контракте, а это значит, что оплата поступит в срок. К тому же реквизиты счета вносятся в контракт, и заказчик перечислит средства на счет, открытый в данном банке.
Взять обычный потребительский кредит. В некоторых случаях выгоднее брать именно простой потребительский кредит и пустить его на исполнение контракта: закупить партию товара, арендовать технику и т.д. Этими деньгами вы сможете полностью выполнить работу. Однако внимательно просчитывайте все условия, чтобы с учетом процентов, вы остались в прибыли и смогли погасить обязательства перед банком вовремя.
Оформить независимую гарантию. Это еще один инструмент для поставщиков, которым можно внести обеспечительные меры, не вытягивая собственные средства из оборота. В большинстве случаев поставщики оформляют независимые гарантии в банках, но также это можно сделать фондах содействия кредитованию, ВЭБ.РФ, Евразийском банке развития (ч.1 ст.45 44-ФЗ).
Обратиться в микрофинансовую организацию или на краудфандинговую платформу. На наш взгляд, это крайние меры, и лучше брать потребительский кредит. Важно внимательно читать все условия договора, потому что проценты по такому кредиту могут достигать 35%.
Воспользоваться средствами с беспроцентной кредитной карты. Конечно, дорогостоящий или долгосрочный контракт этими деньгами не выполнить. Но если требуется в короткие сроки закупить и поставить товар, то почему бы и нет. Сейчас многие банки предлагают до 100-120 дней беспроцентного пользования кредитной картой. За это время вы успеете отгрузить товар и вернуть деньги на карту, не переплачивая проценты.
Риск № 3. Заказал тендерное сопровождение и отошел в сторону, а тендерный специалист допустил ошибки, т.к. не была предоставлена информация в полном объеме. Как должен был поступить грамотный тендерный специалист?
Предприниматели и собственники бизнеса не всегда сами ищут торги, подают заявки, выходят на торги на торговой площадке. У них попросту нет на это ни времени, ни желания. Им проще обратиться за помощью к тендерному специалисту, чем самостоятельно вникать в дебри тендерных продаж. Но тендерные специалисты бывают разные – есть грамотные, есть не очень…
Представьте, что вы обратились к тендерному специалисту за комплексным сопровождением. Рассказали ему поверхностно суть и уехали дальше заниматься своими делами. Тендерный специалист остался с проблемой один на один. Он не стал вас больше беспокоить, подготовил документацию, как посчитал нужным, и подал заявку через ЭТП. Но комиссия усмотрела в документации грубейшие ошибки или предоставление недостоверных сведений. Вам было отказано, контракт упущен. Кто виноват?
Виноват тендерный специалист. При грамотном подходе он должен был вас задействовать в процессе. Нельзя отдать тендер на сопровождение и никак в этом не участвовать. Участник закупки и тендерный специалист должны всегда быть на связи: согласовывать реквизиты, сроки, сумму снижения, каждую бумажку в пакете документов… Это называется распределение зон ответственности.
На своих занятиях мы всегда говорим ученикам, что клиента нужно вовлечь в процесс, он не должен оставаться в стороне. От согласованности ваших действий будет зависеть конечный результат сотрудничества.
Риск № 4. Оказался в РНП: что это такое, и как в него не попасть. Случаи попадания в РНП.
Реестр недобросовестных поставщиков (РНП) – это база, в которую включаются недобросовестные исполнители и уклонисты от контрактов. Некоторые ошибочно говорят, что сведения об участнике заносят в РНП заказчики. На самом деле это не так: заказчики только направляют обращение в федеральный орган исполнительной власти (надзорный орган) о необходимости внести нарушителя в реестр, а надзорный орган уже эту информацию вносит. Заказчик направляет обращение о включении сведений об участнике в реестр в течение 3-х рабочих дней после того как был установлен факт его нарушения (ч.4 ст.104 44-ФЗ).
В РНП участник может оказаться в 3-х случаях (ч.2 ст.104 44-ФЗ):
- уклонился от заключения контракта;
- контракт с ним расторгнут по судебному постановлению;
- не соблюдал условия контракта, в следствие чего заказчик разорвал с ним контракт в одностороннем порядке.
Надзорный орган рассматривает обращение заказчика в течение 5-ти рабочих дней и выносит решение: включать или не включать исполнителя в РНП. Если выносится решение не в пользу исполнителя, то сведения о нем оказываются в РНП в течение 3-х рабочих дней. Ознакомиться со сведениями из реестра можно в ЕИС абсолютно бесплатно.
Информация об участнике вносится в РНП сроком на 2 года. Соответственно, он лишается возможности участвовать в закупках в течение этого периода. Исключить сведения о себе из реестра участник может и раньше, если обжалует решение суда или действия заказчика, и они будут признаны неправомерными.
Чтобы не доводить дело до РНП, необходимо выполнять контракт добросовестно, соблюдая по нему все сроки и условия. Перед подачей заявки оцените свои материальные и финансовые возможности, чтобы быть уверенными, что вы сможете довести работы по контракту до конца.
Риск № 5. Технические сбои во время непосредственного участия в торгах на электронной площадке. Как их избежать? Что такое независимый регистратор, и как он помогает защитить свои интересы?
Электронные торги проводятся в назначенный срок на электронной торговой площадке. Помешать подавать ценовые предложения на торгах могут технические неполадки: нестабильный интернет, некорректная работа ПО, банальное отключение света. Перед выходом на торги проверьте, что у вас оплачен интернет, ПО настроено, площадка работает.
Во время проведения торгов необходимо вести видеозапись работы площадки. Это поможет в дальнейшем отстоять свои интересы в контрольном органе и доказать, что в ваших действиях не было вины. Вы сможете доказать, что заказчик был в сговоре с подставными лицами, или на ЭТП произошел технический сбой во время торгов.
Видеозапись можно вести с помощью специальной программы. «Независимый регистратор» устанавливается с сайта ЕИС. Пользоваться им или нет – дело добровольное, но в противном случае вы не сможете доказать свою непричастность к сорванным или неправомерным торгам. Придется прикладывать скриншоты или видео с протоколом осмотра сайта, заверенные нотариусом. А это гораздо проблематичнее, чем один раз установить «Независимый регистратор».
Риск № 6. «Серые» схемы: что делать, если заказчик сотрудничает с подставными компаниями. Как в этом деле может помочь ФАС?
Законодатели постоянно работают над тем, чтобы осуществление закупок соответствовало принципам прозрачности и конкуренции. Но до сих пор встречаются заказчики, которые пытаются противиться системе, и действуют через подставные компании, используют «серые» схемы и «договорняки».
Если вы на 100% уверены, что заказчик действует неправомерно, ограничивает конкуренцию, пытается нарушить закон, то можете подать на него жалобу в Федеральную антимонопольную службу (ФАС). Служба рассмотрит ваше обращение в течение 5-ти рабочих дней и устроит заказчику внеплановую проверку.
Самыми распространенными причинами жалоб от поставщиков являются:
- неправомерно установленные требования в закупочной документации (например, необходимый товар выпускает только один производитель);
- незаконное отклонение участника (например, не предоставлена копия учредительного документа);
- несоответствие положений документации законодательным требованиям (например, заказчик, не применил условия типового контракта).
Если вы уверены в своей правоте, то не бойтесь подавать жалобы в ФАС. Служба принимает очень много решений в пользу поставщиков, как показывает практика.
Риск № 7. Не проследил за изменениями в законодательстве и допустил ошибки при подготовке документации (например, по части нацрежима, страны происхождения товара).
Законодательство в сфере закупок постоянно дорабатывается и обновляется. Иногда проследить за изменениями бывает сложно, поэтому компании часто нанимают на тендерное сопровождение специалистов или берут в штат специалиста по закупкам, чтобы действовать грамотно и не допускать ошибок при участии в торгах. Например, последние масштабные изменения в 44-ФЗ произошли 1 января 2022 года.
Невнимательное прочтение документации может привести к тому, что вы вроде бы все поняли, поставили товар, но он не соответствует некоторым требованиям, например, о стране происхождения товара. Комиссия заказчика такой товар не примет, т.к. он не соответствует заявленным характеристикам.
Также вы можете пропустить в документации условия допуска, которые устанавливаются в рамках нацрежима по ст.14 44-ФЗ и поставить не тот товар.
Заучивать наизусть 44-ФЗ не нужно, важно в нем просто ориентироваться. За актуальной версией закона можно следить на сайте consultant.ru. Если вам сложно разбираться в законодательстве, или у вас не хватает на это времени, то обращайтесь за помощью к специалистам. Так, вы сэкономите время, силы и финансы, не попадете на штрафы, не окажетесь в РНП.
Риск № 8. Невнимательно изучил документацию и договорился с производителем/дистрибьютором о поставке товара, который не соответствует заявленным характеристикам.
Нужно не только следить за обновлениями контрактного законодательства, но и внимательно изучать документацию по закупке, в которой хотели бы поучаствовать.
Преимущество закупок в том, что в них можно участвовать, изначально не имея даже в наличии необходимый товар. Вы изучаете документацию, характеристики товара, затем созваниваетесь с производителями, магазинами, дистрибьюторами, находите необходимый товар и договариваетесь приобрести его по выгодной цене. Поэтому очень важно внимательно изучать ТЗ, спецификации, проект контракта. Если вы поставите товар, несоответствующий характеристикам, то убытки со всеми вытекающими последствиями понесете именно вы, а не кто-либо другой.
Если ваш контракт долгосрочный то учтите тот факт, что у производителя может повыситься цена, или вообще через какое-то время он перестанет этот товар производить. Эти вопросы с производителем тоже нужно оговаривать заранее и заручаться гарантиями с его стороны.
Риск № 9. Не продлил ЭП или лицензию КриптоПРО, не смог в назначенный день зайти на торговую площадку.
Для регистрации в ЕИС и участия в электронных торгах участник должен иметь электронную подпись. Если вы получаете ее в УЦ полным пакетом (на Рутокене, с лицензией КриптоПРО), то стоимость ЭП составит порядка 6 000 – 7 000 руб.
С 1 января 2022 года предприниматели и руководители бизнеса получают ЭП в отделениях ФНС. Это намного дешевле: нужно будет только заранее купить Рутокен (1 000 – 1 500 руб.) и лицензию КриптоПРО (годовое подключение обойдется 2 000 – 2 500 руб.).
За сроками ЭП и годовой лицензией КриптоПРО нужно следить и продлевать 1 раз в год.
Тендерные продажи и спорт очень похожи: вас может отделять от победы 1 секунда, 1 рубль, 0,01 при определении уровня квалификации, один неприложенный документ, одна запятая и т.д. Любая мелочь может стоить вам контракта либо большой суммы денег. И в тендерных продажах не бывает мелочей, нужно все учитывать и просчитывать заранее. Если вы не будете этого делать, то риск потерять контракт очень большой.
…У моего знакомого предполагалась на следующий день подача заявок. Это был крайний срок приема заявок, и он решил, что подаст заявку за несколько часов до окончания срока. Перед этим вечером он проверил свою электронную подпись, электронную площадку – все работало замечательно. Он решил, что утром приедет в офис и подаст заявку. Но когда он приехал в офис, ЭП не работала по причине того, что срок лицензии КриптоПРО истек. Оперативно обновить лицензию или использовать другой компьютер он не смог, и потерял контракт стоимостью 300 000 рублей.
Почему это произошло? Он приобретал отдельно электронную подпись, отдельно устанавливал лицензию КриптоПРО. Срок действия ЭП еще не истек, а срок лицензии подошел к концу. Соответственно, вывод следующий: нам нужно отслеживать не только срок действия ЭП, но и срок лицензии КриптоПРО (если она не бессрочна).
Риск № 10. Не внес заранее средства на спецсчет, площадка вернула заявку, упустил сроки участия в торгах.
Для участия в торгах участнику понадобится открыть спецсчет в любом банке из списка уполномоченных Минфином. Спецсчет – это отдельный счет, который нужен для внесения обеспечения заявок. Если участвуете в закупках до 1 млн. рублей, то спецсчет не понадобится.
Если в документации о закупке установлено требование о внесении обеспечения заявки, то о необходимой сумме нужно побеспокоиться заранее (например, перевести с расчетного счета или пополнить через банкомат, мобильное приложение). Оператор ЭТП вернет вам заявку, если необходимой суммы не окажется на спецсчете, когда она будет подлежать блокировке.
Обеспечение заявок устанавливается в размере 0,5-1% от НМЦК для закупок до 20 млн. руб., и 0,5-5% для закупок свыше 20 млн. руб. Обеспечение заявки – это сумма, которая будет возвращена участнику закупки, т.е. разблокирована на его спецсчете.
Чтобы не упустить сроки участия в торгах по названной причине, следите за наличием необходимых средств на спецсчете.
Риск № 11. Не проводил анализ закупки (ниши, документации, заказчика, конкурентов), а конкурент проводил анализ, и поэтому смог вас обойти.
Некоторые поставщики не осуществляют анализ закупки, а это все равно, что двигаться наощупь в темноте. Этап анализа процедур помогает спланировать участие, узнать больше о заказчике и потенциальных конкурентах, а также действовать грамотно и по четкому маршруту.
Анализ закупки делится на несколько видов:
- анализ документации на предмет ошибок, несоответствий и «подводных» камней;
- анализ завершенных процедур – кто участвовал, до какой цены было снижение, кто победил;
- анализ ниши – есть ли спрос на ваш товар или услуги;
- анализ заказчика – какие процедуры проводит чаще всего, какие товары или услуги закупает, с какими поставщиками чаще всего взаимодействует;
- анализ конкурентов – в каких закупках участвуют, по какой цене выигрывают или выигрывают ли вообще, процент их побед и участий, какие стратегии используют на торгах.
Если регулярно будете осуществлять анализ процедур, то отстроитесь от конкурентов и будете на шаг впереди. Но это правило работает и в обратную сторону: конкуренты обойдут вас, если будете игнорировать этап анализа.
Риск № 12. Понадеялся на субподрядчика, а тот подвел. Все штрафные меры и ответственность будут направлены на участника закупки.
Законодательство не запрещает победителю торгов выполнять контракт с привлечением сторонних организаций. То есть исполнитель может разделить крупный контракт и некоторые этапы отдать в субподряд.
Крупная фирма выиграла контракт на прокладывание объездной дороги вокруг станицы Ленинградской Краснодарского края. Фирма не только своими силами осуществляет работы, но и наняла субподрядчиков: на поставку щебенки и гравия, выпиливание лесонасаждений, прокладывание ЛЭП, услуги спецтехники, а также на месте был установлен небольшой заводик по производству асфальта (номер извещения закупки на сайте ЕИС — №0818500000820001863).
Таким образом, компания-исполнитель может задействовать силы субподрядчиков и наемных бригад для осуществления работ. Сложность в том, что субподрядчиков тоже нужно контролировать, потому что из-за них работы могут быть не сданы вовремя: поломалась техника, заболел главный прораб, по какой-либо причине забастовали рабочие…
Главный исполнитель должен всегда быть на связи с субподрядчиками, помогать им решать проблемные вопросы, оказывать содействие на всех уровнях, вплоть до того, что выдавать субподрядчикам авансы из своего бюджета. Если по вине субподрядчика контракт не будет исполнен или исполнен не вовремя, то ответственность будет нести главный исполнитель.
Риск № 13. Поставил товар, а заказчик его не принимает (не соответствует характеристикам или поставлен не в полном объеме).
Комиссия заказчика может не принять товар по разным причинам, например, вы ошиблись в характеристиках или привезли партию не в полном объеме. Что же делать в этом случае?
Одна из наших учениц, Анна Богданова, рассказала интересный случай из своей практики. Девушка выиграла контракт на поставку краски, но в момент отгрузки комиссия не хотела его принимать, потому что краска была привезена не в полном объеме. Анна попросту потеряла бы потраченные средства, если бы не один адекватный член комиссии, который предложил оформить гарантийное письмо и довезти краску в короткий срок. Подробнее с кейсом Анны можете ознакомиться по ссылке.
Да, заказчик вправе не принимать товар, но человеческий фактор никто не отменял. Договоритесь о продлении сроков с помощью гарантийного письма. За это время замените товар или довезите недостающую партию. Гарантийное письмо – это документ, который фиксирует обязательства одной стороны перед другой. Применяется при поставках товара, выполнении работ, оказании услуг и является неким страхующим инструментом для заказчика.
Риск № 14. Ознакомился с проектом контракта, не все понял, но не стал направлять заказчику запрос на дачу разъяснений. В результате чего не смог выполнить контракт или пришлось сработать в убыток.
Выше мы написали, что если заказчик совершает неправомерные действия, устанавливает нереальные требования в документации, то вы можете пожаловаться на него в ФАС. Однако перед подачей жалобы можно направить запрос на дачу разъяснений положений документации и, возможно, вопрос сам собой урегулируется на начальном этапе. Заказчик ответит вам на все вопросы и убедит в правильности сведений.
Некоторые исполнители изучают документацию о закупке и не подают запрос на разъяснения, в результате теряют интересный контракт. Подать запрос на разъяснения несложно: он подается с помощью функционала ЭТП, а текст пишется в произвольном формате.
Хуже всего, если вы не до конца поняли все условия из проекта контракта, выиграли его, а потом начали всплывать те проблемы, которые вы не прояснили с заказчиком. В этом случае могут повыситься расходы на исполнение работ, или вы не сможете выполнить контракт и окажетесь в РНП.
Риск № 15. Неправильно оформил договор с тендерным специалистом, а ФНС и трудинспекция переквалифицировали его в трудовой. Как грамотно оформлять договора, чтобы к ним не было никаких вопросов у служб?
Если вы отдаете контракт на тендерное сопровождение, то со специалистом необходимо заключать договор гражданско-правового характера (ГПХ или ГПД). К оформлению договора со специалистом нужно относиться серьезно, здесь не работают устные договоренности. В договоре вы четко прописываете зоны ответственности для обеих сторон, кто и за что отвечает. К неправильно составленному договору могут возникнуть вопросы у ФНС и трудинспекции. Данные службы могут переквалифицировать его в трудовой со всеми вытекающими последствиями.
Грамотному оформлению договоров между клиентом и тендерным специалистом мы обучаем в рамках Мини-курса, где вы можете получить 9 готовых шаблонов для заключения договора и еще много полезных материалов.
Резюме
Мы познакомили вас с 15 рисками, с которыми могут столкнуться участники закупок. И это далеко не полный перечень ситуаций, к которым нужно быть готовым.
Новые реалии диктуют свои правила: электронизация закупок, возможность удаленного сотрудничества, постоянные изменения в законодательстве, а также нынешняя ситуация в стране, санкции, нестабильная экономика. Все это может подорвать бизнес или, наоборот, сделать его только сильнее. Но для этого нужно научиться уживаться с рисками, искать новые решения и нестандартные подходы.
Тендерные продажи открывают широкие возможности для компаний производителей и поставщиков. Имея у себя в деловых партнерах государство, вы получаете репутацию, статус, уважение коллег. Начните двигаться в эту сторону, если у вас есть, с чем выйти на рынок и предложить госзаказчикам.
Какая закупка может содержать риски
Сегодня поговорим об управлении рисками в поставках.
В статье ответим на следующие вопросы:
- Какие риски существуют в поставках?
- Какие мероприятия снижают риски поставок?
- Что входит в систему управления рисками поставок?
- Какие виды и условия договора снизят риски поставок?
- Что входит в модель управления договорами?
Какие риски существуют в поставках?
Риск – это потенциальная, измеримая возможность наступления неблагоприятных ситуаций и связанных с ними последствий в виде потерь, ущерба, убытков (например, остановка производства, невыполнение обязательств перед клиентами, увеличение расходов, упущенные возможности получения прибыли) в ситуации неопределенности.
Цепи поставок представляют собой зону повышенного риска из-за большого количества участников цепи поставок. В управлении поставками нулевого риска не существует — всегда высока вероятность, что поставки пойдут не по плану.
Рассмотрим основные категории рисков поставок:
- Риск существенного изменения цены (более 3-5%, как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения);
- Риск изменения качества (дефекты, снижение качества готовой продукции или её компонентов, изменение спецификации);
- Риск нарушения потока товаров и услуг (не только по срыву сроков поставок, но и по комплектации, пересортице, отсутствию необходимых документов и сертификатов, неверных штрих-кодов и т.п., включая отказ контрагента от дальнейшей деятельности);
- Репутационный риск (влияние на репутацию в глазах клиентов и потребителей, от использования товаров с применением детского труда и нарушением экологии до потери клиентов из-за неисполнения обязательств);
- пандемия нам добавила еще один очень серьезный риск — существенное изменение спроса в кратчайшие сроки, на что цепь поставок не может быстро отреагировать.
Оставить заявку на обучение
Категории рисков поставок
Определите все возможные риски поставок. Основой для определения рисков будет история поставок данного товара (материала, услуги), история работы с поставщиками, а также данные по анализу рынка снабжения и PESTLE-анализ. Обратите внимание не только на официальные претензии, но и на незначительные сбои в поставках, быстро осуществленные замены и т.п. Подобного рода незначительные, на первый взгляд, ситуации являются предвестниками большой проблемы и сигналом для более внимательного отношения. Обязательно вносите информацию о таких ситуациях в Карточку поставщика в вашей Базе поставщиков.
Риски можно спрогнозировать на основании сценариев: пессимистичный, реалистичный и оптимистичный. Я бы реалистичный сценарий в некоторых случаях разбила еще на 2: умеренно пессимистичный и умеренно оптимистичный. В пессимистичном сценарии моделируем экстремальные изменения спроса и предложения, а в оптимистичном — максимальные возможности. И уже по сценариям можно определять риски.
Составьте перечень рисков, проранжируйте по степени критичности и влиянию на производство, по возможным финансовым потерям и упущенной выгоде, по степени вероятности наступления риска и оцените управляемость риска.
В результате у вас получится карта рисков, с оценкой степени влияния на бизнес и вероятностью возникновения.
Карту рисков уместно повесить на доске и переклеивать, добавлять или убирать стикеры в зависимости от текущей ситуации и прогнозов.
В сложных для компании и/или рынка ситуациях создается специальный штаб по управлению рискам — этакий нервный центр анализа и принятия решений. Прогнозирование рисков позволяет предусмотреть стратегию и тактику управления закупкам, запасами и взаимодействие с поставщиками.
Какие мероприятия снижают риски поставок?
Идентификация и контроль рисков помогает найти способы реагирования на выявленные и оценённые риски. Как мы можем реагировать на риски и управлять ими? Мы можем избегать рисков, предотвращать их, переносить риски на поставщиков или диверсифицировать между участниками, страховать или хеджировать риски, смягчать, минимизировать или принимать их. Риски бывают не только негативными: иногда возникают ситуации, когда резко возрастает спрос и «выстреливает» проект. Для поставок это тоже риск и нужно подготовиться к эксплуатации такого риска.
При идентификации рисков важно понимать, что есть внутренние операционные риски и их можно предотвратить, есть внутренние стратегические риски — компания берет на себя такой риск для роста и развития, а есть внешние — рыночные и геополитические — риски. Способы и методы управления такими рисками будут разными.
Для определения мероприятий применим диаграмму «галстук-бабочка». Вы можете использовать мозговой штурм и опрос экспертов по оценочным листам.
Диаграмма галстук-бабочка для определения предотвращающих, уменьшающих и восстанавливающих мер
Из вашего списка рисков выбирайте по одному риску и определяйте предотвращающие наступление риска меры, уменьшающие влияние наступившего риска меры и восстанавливающие меры.
Пример мероприятий по снижению риска
В результате такой работы у вас возникнет план корректирующих и предотвращающих мер. При этом мы понимаем, что увеличивать срок выполнения заказа для клиента или увеличивать товарный запас — это новые риски и дополнительные расходы, как и срочная закупка по любой цене. Никакие штрафы не покроют реальные потери. Именно поэтому акцент надо делать на предотвращающих мерах, которые требуют системного подхода к организации процесса закупок и к созданию системы управления эффективностью деятельности поставщиков.
Хотите узнать больше?
На тренинге « Категорийный менеджмент в закупках » изучаем все необходимые инструменты для разработки категорийной стратегии.
Что входит в систему управления рисками поставок?
Управление рисками поставок – процесс выявления рисков, связанных с поставщиками, и создание условий по предотвращению сбоев процессов, зависящих от поставщиков.
Система управления рисками поставок включает в себя:
- Идентификацию и оценку рисков;
- Непрерывную идентификацию рисков;
- Создание договоров с контрагентами с включением вопросов предотвращения рисков и ответственности за невыполнение обязательств;
- Создание процедур управления рисками;
- Разработку плана корректирующих и предотвращающих мер;
- Создание механизма мониторинга рисков;
- Формирование команды управления рисками, способную самостоятельно выполнять и совершенствовать систему управления рисками поставок.
Какие виды и условия договора снизят риски поставок?
Отдельно хочется отметить виды и условия договоров.
Вы должны определить применяемые виды и типы договоров, описать порядок определения цены на товар (материал, услугу), определить основные условия существующих договоров, основные направления заключения договоров, критичные условия, содержащиеся в договорах, условия смены контрагента.
В договоре может быть указана следующая информация:
— Предпочтительный вид заключаемых договоров: долгосрочный, среднесрочный, краткосрочный или разовый, обоснование такого выбора;
— Целесообразность использования долгосрочного договора;
— Использование типового договора (стандартные сроки и условия);
— Основные пункты, которые должны быть отражены в стандартных сроках и условиях (такие как досрочное прекращение, подготовка кадров, гарантированный уровень технологии или инвестиций);
Какие типы контрактов используются по видам ценообразования?
1. Фиксированная цена:
а) фиксированная цена на определенный объем и период;
б) фиксированная цена с поощрением с обозначением максимальной цены, целевой стоимости и прибыли, разделением долей;
в) фиксированная цена с корректировкой в связи с изменениями конъюнктуры рынка;
2. Возмещение затрат:
а) Стоимость + % от стоимости
б) Стоимость + фиксированная комиссия
в) Фактические затраты с верхним пределом + вознаграждение при выполнении стандартов и требований;
г) Фактические затраты с верхним пределом + поощрение при достижении определенных целей;
3. Время и материалы:
Гибрид фиксации цены и возмещения затрат, когда трудно составить конкретное техническое задание, — ставим лимит времени и стоимости.
Какие вопросы должны быть включены в договор для предотвращения рисков и соблюдения обязательств по договору:
— Гарантии компании-учредителя и/или банка;
— Переход собственности и рисков;
— Поэтапная разбивка платежей, связанная с этапами выполнения обязательств.
— Стратегия прекращения договора в случае если:
- Условия договора становятся неконкурентными на рынке;
- Контрагент не выполняет обязательств;
- Контрагент не соблюдает график;
- Конкуренция возникает в связи с революционным технологическим решением;
- Сокращение объема потребности по сравнению с тем, что было предусмотрено договором по инициативе вашей компании и в связи с изменениями потребности;
- Выполнение программы задерживается.
- Создание договора (Типовой договор или договор поставщика, насколько нужно изменить договор, чтобы снизить риски);
- Управление продуктивностью договора (Насколько эффективны используемые договорные условия, внесение KPI в договор, применение Единой базы договоров и отчетности);
- Управление изменениями (Каким образом вносятся изменения в договор, Как происходит пролонгация, Как заключаются дополнительные соглашения);
- Управление закрытием договора (Какие процедуры необходимо инициировать до или после закрытия договора, Какие обязательства должны выполнить стороны по работе с конфиденциальной информацией).
— Последствия для контрагента в случае досрочного прекращения договора;
— Расходы и риски связанные со сменой поставщика (в случае досрочного прекращения действия договора).
Дополнительные договорные условия
В отношении закупки необходимо рассмотреть и учесть следующие вопросы:
— Сроки и условия доставки, складирования и хранения,
— Требования к упаковке,
— Условия страхования на период перевозки,
— Доступность у поставщика требуемых запасных частей,
— Условия и сроки технического обслуживания,
— Международные коммерческие условия,
— Условия монтажа, шефмонтажа и пуско-наладки,
— Гарантия на период отправки, доставки или монтажа,
Модель управления договорами
Проверьте вашу модель управления договорами. В нее должны быть включены следующие составляющие:
Задайте ваш вопрос
Мы с вами рассмотрели основы управления рисками поставок: категории рисков поставок, составление плана корректирующих и предотвращающих мер с применением диаграммы «галстук-бабочка», элементы системы управления рисками поставок, основы управления договорами.
Грамотный подход к идентификации рисков и формированию системы управления рисками поставок позволит вашей компании серьезно снизить издержки по процессам, сократить потери и уменьшить расходы, связанные с нарушением обязательств со стороны поставщиков и с их способностью осуществлять производство и поставки.
При подготовке статьи использованы материалы тренингов Натальи Уразовой.
Приходите на открытые семинары и тренинги по закупкам (выбрать тренинг в расписании)
УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ В ЗАКУПКАХ
Каждое решение в области бизнеса связано с рисками, и сфера закупок тому не исключение. Виды рисков в закупках и их количество настолько многогранно, что без определенной классификации не обойтись, на текущий момент закупочные риски классифицируют по трем основным видам:
1) риск нарушения потока товаров или услуг;
2) риск существенного изменения цены приобретаемой продукции;
3) репутационный риск.
Все три вида рисков влияют на конкурентоспособность и финансовое положение компании.
Приостановка и задержка поставок
Землетрясения, торнадо, ураганы, войны, наводнения или пожары могут полностью нарушить деятельность важнейшего поставщика. Скажем, забастовки могут быть разной продолжительности, а даже короткие приостановки из-за тяжелых погодных условий, аварии на основных дорожных магистралях или любые другие краткосрочные факторы, влияющие на поставки и/или на транспортировку продукции, могут сказаться на способности закупающей организации обеспечивать хорошее обслуживание своих заказчиков.
К сожалению, приостановки поставок повышают затраты. Если из-за приостановки придется очень быстро перейти на субституты, это может потребовать больших денежных средств. К увеличению расходов приводят самые разные факторы, в том числе простои работников и оборудования, невыполнение контракта по срокам и условиям поставок, а также споры по поводу возможных действий.
Изменение цен
В отличие от приостановки поставок, риски, непосредственно связанные с изменением цен закупаемых товаров и услуг, совершенно иные. Простой пример – рынок промышленных товаров. Повышение цены на нефть влияет на цены на топливо, электроэнергию и на те товары и услуги, в производстве которых нефть играет ключевую роль.
Учитывая, что риски прерывания поставок и изменения соотношения цен и затрат непосредственно сказываются на способности любой организации добиваться своих целей и реализовывать свои стратегии, рисками в цепи поставок как со стороны поставщика, так и со стороны заказчиков необходимо умело управлять.
Репутационный риск
Репутационный риск может оказаться гораздо более существенным, чем другие риски, поскольку утрата репутации компании может привести к катастрофе. На репутацию компании влияют правовые, этические и другие аспекты деятельности службы закупок. Решение по каналам коммуникаций и поведение персонала службы закупок могут оказывать как положительное влияние, так и отрицательное.
Управление рисками поставок должно начинаться на уровне службы закупок, хотя может выйти и на общекорпоративный уровень. Существуют стандартные приемы, которые находятся в арсенале службы закупок уже очень давно. Можно не заключать контрактов с поставщиками, для которых характерны высокие риски, или отказаться от работы с предприятиями на территориях с высокими рисками, использовать два-три источника, создать резервный запас, хеджировать и заключать долгосрочные контракты с фиксированной или снижающейся ценой и включать в условия контрактов защитные пункты. Если бы покупатели решали эту задачу самостоятельно, они, скорее всего, попытались бы переложить все риски на своих поставщиков. Однако следует исходить из допущений, что каждый риск связан с дополнительными затратами и что поставщика следует просить взять на себя риск только в тогда, если это дает преимущество и ему и покупателю.
В данной статье мы с Вами более детально рассмотрим два из трех аспектов, управления рисками в закупках Приостановка и задержка поставок и Изменение цен, а также рассмотрим элемент управления ними при помощи системы внутреннего контроля.
Срыв выполнения производственной программы.
Отсутствие утвержденных нормативов неснижаемых запасов (сырья, материалов, готовой продукции).
Отсутствие контрольной процедуры по «проверке наличия на складе» заявленной потребности.
· неполный охват перечня возможных поставщиков;
· непрозрачный выбор поставщика при проведении конкурса (в частности, наличие балльной оценки);
· отсутствие полной информации у лиц, принимающих решения (включая тендерные комитеты) об особенностях проводимого конкурса;
· срыв заключения договора с поставщиком, предложившим наилучшие условия.
Внутренние причины: несвоевременное начало планирования / исполнения плана по закупкам, избыточная бюрократия, ошибки при размещении заказов («забыли» / «не успели согласовать») и пр.
Отсутствие анализа причин неисполнения плана (возникновения аварийных закупок, замены поставщика и т.п.) за предыдущие периоды.
Безусловно в данной статье рассмотрены лишь часть возможных рисков возникающих в сфере закупок, они могут сильно отличаться и быть специфичны как в рамках отдельной отрасли, так и в рамках каждой конкретной компании. В данной статье мы хотели лишь обратить внимание на важность управления рисками в закупках и продемонстрировать один из возможных многочисленных подходов к управлению рисками.
Риски участника закупок по 44‑ФЗ
Вебинар Контур.Школы «Как участвовать в торгах по 44-ФЗ. Инструктаж для начинающего поставщика» эксперт Юрий Майский подготовил специально для тех, кому предстоит первая на их профессиональном пути борьба за госконтракт: подробно разбирается алгоритм действий, необходимых для того, чтобы выйти на рынок госзакупок, обсуждаются риски, с которыми может столкнуться поставщик, и, конечно же, перечисляются выгоды от получения контракта, компенсирующие все неудобства процесса торгов.
Самое главное, о чем следует подумать, принимая решение об участии в конкурсе или аукционе на госзакупку, стоит ли эта борьба потраченных на нее усилий и ресурсов. Необходимо трезво оценить риски и соотнести их с выгодой в случае победы. И если преимущества госконтракта для поставщика в принципе понятны и прогнозируемы, то опасные моменты предугадать сложно.
Риски участия в закупках по 44-ФЗ
1. Финансовые затраты
Обеспечение заявки на участие в конкурсе на госзакупку или в аукционе оплачивается из личных средств поставщика или путем предоставления банковской гарантии, оплата которой также становится зоной личной ответственности участника. Сумма может составлять 5% от начальной максимальной цены контракта, а может доходить до 30% и выше. Эти средства изначально необходимо закладывать в бюджет на участие в торгах.
2. Нарушения условий участия в госзакупках со стороны поставщика
Штрафы и пени могут быть наложены заказчиком на исполнителя в связи с его некорректным поведением во время борьбы за контракт или в процессе его обеспечения. Нарушения со стороны поставщика могут быть как осознанные, так и вынужденные, тем не менее их характер на меры взыскания не влияет. Заказчик вправе обложить своего поставщика штрафом в размере 10% стоимости контракта (при условии, что его цена не превышает 3 млн руб.) или начислить ему пени в размере 1/300 от ключевой ставки Центрального Банка от цены неисполненных обязательств по контракту за каждый день просрочки.
Победитель торгов обязан заключить контракт и исполнить свои обязательства по нему. В случае если поставщик уклонился от этих обязанностей, осознанно или по независящим от него причинам, он автоматически вносится в реестр недобросовестных поставщиков (РНП) сроком на два года.
3. Нарушение условий выполнения контракта со стороны заказчика
Потеря времени из-за недобросовестных действий заказчика — один из распространенных рисков для поставщика. Более неприятными последствиями некорректного поведения инициатора торгов для исполнителя являются задержка оплаты по контракту и нарушение условий его исполнения.
Просчитывайте ваши риски, помните, что они всегда вероятны, и пусть участие в конкурсе на госзакупки будет для вас максимально комфортным процессом.