Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы
Любой факт хозяйственной жизни учреждения оформляется первичным учетным документом (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[1]). Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее – Приказ № 52н, Методические указания № 52н). 15.09.2020 в Минюсте прошел регистрацию Приказ Минфина РФ от 15.06.2020 № 103н, которым вносятся изменения в приложения 1 – 5 к Приказу № 52н, направленные:
на установление новых правил оформления первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в электронной форме;
на введение новых форм электронных первичных учетных документов и электронных регистров бухгалтерского учета;
на корректировку отдельных норм применения унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета с учетом изменений законодательства РФ.
Приказ Минфина РФ № 103н применяется с 27.09.2020. Электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета, введенные Приказом Минфина РФ № 103н, применяются субъектами учета согласно принятой ими учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 01.01.2021.
Подробнее о произошедших изменениях в части применения первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета поговорим ниже.
Правила применения электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета.
Методические указания № 52н содержат общие правила заполнения первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета. Приказом Минфина РФ № 103н данные нормы были дополнены положениями, устанавливающими составление первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета в электронной форме. В частности, Методические указания № 52н дополнены информацией о том, что первичные учетные документы (сводные первичные учетные документы), регистры бухгалтерского учета, составленные в форме электронного документа, подписываются:
квалифицированной электронной подписью;
простой электронной подписью (в случаях, предусмотренных Приказом № 52н).
В случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление сформированных в электронной форме первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии электронного первичного учетного документа, электронного регистра.
Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в соответствии с положениями учетной политики субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета) (далее вместе – учетная политика).
В первичном учетном документе, составленном в электронной форме и подписанном квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП), отметка бухгалтерии о принятии объекта к учету или о его выбытии, а также иные поля унифицированной формы документа, предусмотренные для отражения бухгалтерских записей, не заполняются. В этом случае бухгалтерские записи формируются с оформлением лицом, осуществляющим ведение бухгалтерского учета, документа, подписанного им ЭЦП (далее – электронный бухгалтерский документ).
В случае, если при межведомственном обмене информацией в форме электронных документов, в том числе при осуществлении централизуемых полномочий, предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, ответственное за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачи такой скан-копии. Передача скан-копии первичного учетного документа осуществляется при условии ее подписания ЭЦП должностным лицом, ответственным за соответствие такой скан-копии подлиннику документа.
Новые унифицированные формы первичных учетных документов.
Приказом Минфина РФ № 103н введены новые унифицированные формы первичных учетных документов, применяемые только в электронной форме в следующих случаях:
Оформление решения о направлении работников в командировку (решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512), решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515), изменение решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513), изменение решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516)).
Оформление решения о выплате компенсации работнику расходов на проезд к месту проведения отпуска и обратно (решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517)). Данная форма применяется для расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов на компенсацию оплаты стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, установленных законодательством РФ для указанной категории лиц. Она заполняется работником учреждения (подотчетным лицом), которому в соответствии с законодательством РФ предусмотрена компенсация стоимости проезда в отпуск и обратно, по строкам и графам, открытым для заполнения (из справочника и вручную).
Обоснование закупки (заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518)). Эта форма применяется для расчета потребности в финансовом обеспечении расходов на закупку товаров, работ, услуг для собственных хозяйственных нужд учреждения или в целях обеспечения хозяйственных нужд другого учреждения в соответствии с переданными полномочиями по закупке товаров, работ, услуг, осуществляемых по п. 4, 5 и 28 ч. 1 ст. 93 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Заполняется работником учреждения (подотчетным лицом), который осуществляет закупки товаров, работ, услуг малого объема для собственных хозяйственных нужд учреждения.
Обоснование расходов подотчетного лица (отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520)). Этот документ формируется подотчетным лицом и применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на основании соответствующих электронных документов: решения о командировании (ф. 0504512, 0504515); изменения решения о командировании (ф. 0504513, 0504516); решения о компенсации (ф. 0504517); заявки на закупку (ф. 0504518).
Корректировка правил применения унифицированных форм первичных учетных документов.
В связи с введением федеральных стандартов в области бухгалтерского учета отдельные положения Методических указаний № 52н требовали обновления. Приказом Минфина РФ № 103н Методические указания № 52н были приведены в соответствие действующим нормам законодательства РФ. Ниже отразим, в отношении применения каких первичных учетных документов произошли изменения.
Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) по новым правилам применяется для оформления и учета перемещения внутри учреждения объектов нефинансовых активов из одного структурного подразделения в другое, от одного лица, ответственного за использование имущества по его назначению и (или) за сохранность имущества, в том числе с полной материальной ответственностью (далее – ответственное лицо), другому ответственному лицу.
Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (код формы 0504143) применяется при списании однородных предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью от 10 000 до 100 000 руб. (ранее акт применялся для списания однородных предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью от 3 000 до 40 000 руб.).
Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (код формы 0504207).
Расширена сфера применения этого документа. Теперь он применяется не только при отражении поступления материальных ценностей и является основанием для принятия их к бухгалтерскому учету и отражения на балансе, но и служит для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств.
Расчетная ведомость (ф. 0504402).
В части применения этого документа внесено уточнение, устанавливающее, что ведомость применяется для отражения начислений по заработной плате работников в течение месяца и сумм, причитающихся к выплате при окончательном расчете, стипендий, пособий, в том числе при безналичном перечислении причитающихся выплат, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, а также отражения удержаний из сумм начислений (налогов, страховых взносов, удержаний по исполнительным листам и иных удержаний).
Авансовый отчет (код формы 0504505).
Внесено уточнение, определяющее, что авансовый отчет применяется для расчетов с подотчетными лицами, при условии его оформления на бумажном носителе.
Кассовая книга (код формы 0504514).
В соответствии сПриказом Минфина РФ № 103н разрешено вести кассовую книгу в электронной форме. При этом сказано, что записи в кассовую книгу (ф. 0504514), формируемую в виде электронного документа (далее – электронная кассовая книга), осуществляются в момент подписания кассиром ЭЦП каждого приходного кассового ордера, расходного кассового ордера либо скан-копии приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, содержащего собственноручные подписи. В последнем случае лицом, ответственным за соответствие скан-копии подлиннику кассового ордера, содержащего собственноручные подписи, является кассир.
Квитанция к приходному кассовому ордеру, сформированному в электронном виде, подписывается ЭЦП главным бухгалтером или уполномоченным лицом и кассиром.
Формирование электронной кассовой книги осуществляется ежедневно, включая рабочие дни, в которые кассовые операции не проводились.
Записи в кассовой книге (ф. 0504514), сформированной на бумажном носителе или в электронном виде, сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером, иным лицом, на которое возложено ведение бюджетного (бухгалтерского) учета организаций бюджетной сферы, и в случае отсутствия несоответствий подписываются на бумажном носителе собственноручно, в электронном виде – ЭЦП.
Бухгалтерская справка (ф. 0504833).
Приказом Минфина РФ № 103н уточнена сфера применения этого документа. Справка применяется:
при формировании первичного учетного документа в целях отражения операций, совершаемых в ходе ведения хозяйственной деятельности, для отражения которых не установлены унифицированные формы первичных учетных документов (формы электронных первичных учетных документов), операций, в результате которых не требуется представления плательщиком (физическим, юридическим лицом) первичного учетного документа для совершения факта хозяйственной жизни;
при формировании бухгалтерского документа для отражения бухгалтерских записей на основании первичного учетного документа: при передаче лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных ЭЦП; при отсутствии возможности в оформленном первичном учетном документе заполнения раздела «Отметка о принятии к учету» (при передаче полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и формированию бюджетной (финансовой) отчетности иной организации (централизованной бухгалтерии); при отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с исправлением ошибок, выявленных субъектом учета, проверяющим органом.
Изменения в сфере применения регистров бухгалтерского учета.
Приказом Минфина РФ № 103н Приказ № 52н дополнен новым регистром бухгалтерского учета – журналом операций по исправлению ошибок прошлых лет. Записи в журнале операций по исправлению ошибок прошлых лет отражаются на основании операций, отраженных на обособленных счетах бюджетного (бухгалтерского) учета, предусмотренных для отражения операций по исправлению ошибок прошлых лет, оформленных бухгалтерской справкой (ф. 0504833).
Обороты по операциям, отраженным в журнале операций по исправлению ошибок прошлых лет, переносятся в главную книгу (ф. 0504072), но не учитываются при формировании показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности, отражающих расходы, доходы отчетного финансового периода, а также показатели изменений (увеличение, уменьшение) активов, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета.
Также Приказом Минфина РФ № 103н Методические указания № 52н дополнены электронными регистрами бухгалтерского учета, применяемыми при осуществлении централизуемых полномочий, такими как:
журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (код формы 0504093) (применяется бухгалтерским подразделением для регистрации в хронологическом порядке приходных кассовых ордеров (ф. 0310001) и расходных кассовых ордеров (ф. 0310002), созданных в форме электронных документов с использованием электронного документооборота, и формирования информации об их статусах («новый», «подписан», «исполнен», «аннулирован») за временной интервал, необходимый пользователю (субъекту учета) в течение финансового года);
ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (код формы 0504094) (применяется для формирования в электронном виде сведений о командировочных, компенсационных, иных выплатах физическим лицам (за исключением выплат, связанных с оплатой труда, выплат по договорам гражданско-правового характера), доходах, полученных ими в натуральной форме, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами).
Обзор изменений в первичке и регистрах бухучета в бюджетных организациях
Приказ от 15.06.2020 № 103н [1] внесет изменения в Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, которым утверждены формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями, и методические указания по их применению (далее — приказы № 103н, № 52н, Методические указания).
Что необходимо учесть бухгалтеру автономного учреждения с вступлением в силу этих изменений?
- уточняется порядок оформления и составления документов, в том числе в электронном виде;
- вводятся новые формы документов и порядок их заполнения;
- вносятся изменения в порядок заполнения действующих форм документов.
Порядок оформления и составления документов
В целях отражения в бухгалтерском учете информации об объектах бухучета, возникающих при осуществлении фактов хозяйственной жизни, каждый факт подлежит оформлению первичным учетным документом (сводным первичным учетным документом).
Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
Согласно дополнениям, вносимым в разд. 1 «Общие положения» Методических указаний (приложение 5 к Приказу № 52н), оформляющая часть документа должна содержать:
- подписи (с расшифровкой) должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни (сделки, операции), за его оформление и ответственных за содержащиеся в документе данные (за соответствие содержащихся в документе данных фактам хозяйственной жизни), а также должностных лиц, на которых возложено ведение бюджетного (бухгалтерского) учета, в случаях, когда подпись предусмотрена формой документа (подпись главного бухгалтера (бухгалтера), уполномоченного им лица), либо в случаях, когда в первичном учетном документе предусмотрено отражение данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета. Названные должностные лица подписывают первичные учетные документы с указанием даты подписания документа;
- должности исполнителя, подписи (с расшифровкой) и контактные данные (номер контактного телефона (при наличии), электронный адрес).
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются:
- в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо в случаях, предусмотренных Методическими указаниями, простой электронной подписью (далее — электронный первичный учетный документ, электронный регистр, вместе — электронные документы);
- на бумажном носителе — в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов и (или) в случае, если федеральными законами или нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.
При необходимости представления другому лицу или в государственный орган (по требованию) документа на бумажном носителе, который был сформирован в электронном виде, учреждение обязано за свой счет изготавливать копии электронного первичного учетного документа, электронного регистра. Копии электронного документа заверяются в порядке, установленном в учетной политике учреждения.
Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа, и при наличии на первичном учетном документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.
Документы, формы которых не унифицированы, принимаются к бухгалтерскому учету в случае их составления по формам, установленным учетной политикой учреждения, и при условии, что такие документы содержат обязательные реквизиты, предусмотренные п. 25 СГС «Концептуальные основы» [2] .
Аналогичные положения также вводятся в указанный стандарт (Приказ Минфина РФ от 30.06.2020 № 130н).
Унифицированные формы электронных документов, установленные Приказом № 52н, применяются учреждением в целях ведения им бухгалтерского учета при условии закрепления таких требований в его учетной политике.
Электронные документы, предусмотренные Приказом № 52н, применяются субъектами учета согласно принятой учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 01.01.2021 (п. 2 Приказа № 103н).
Учреждение вправе предусмотреть в учетной политике формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам электронных документов при отсутствии технической возможности их формирования и хранения в виде электронных документов. При этом в бухгалтерскую службу должен быть представлен электронный образец такого документа в целях обеспечения интеграции информационных систем и реализации принципа однократного ввода данных.
Отметки бухгалтерии о принятии объекта к учету или о его выбытии, иные поля унифицированной формы документа, предусмотренные для отражения бухгалтерских записей, в случае оформления лицом, ответственным за совершение факта хозяйственной жизни, электронного первичного учетного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью (далее — ЭЦП), не заполняются.
Учреждение вправе включить в первичный учетный документ, сформированный на основе унифицированных форм документов (электронных документов), дополнительные реквизиты (данные) при условии обеспечения информационной совместимости государственных (муниципальных) информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых осуществляются формирование и обмен информацией и документов в электронном виде (в форме электронных документов).
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета является допустимым изменение (сужение, расширение) размеров граф и строк с учетом значений показателей, а также включение дополнительных строк и создание вкладных листов для удобства размещения и обработки информации.
В случае, если при обмене информацией в форме электронных документов предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, ответственное за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачу такой скан-копии.
Передача скан-копии первичного учетного документа осуществляется при условии ее подписания ЭЦП должностным лицом, ответственным за соответствие такой скан-копии подлиннику документа.
Новые формы первичных учетных документов
Код формы
Наименование формы
Решение о командировании на территории РФ
Изменение решения о командировании на территории РФ
Решение о командировании на территорию иностранного государства
Изменение решения о командировании на территорию иностранного государства
Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях
Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема
Отчет о расходах подотчетного лица
В приложении 5 предусматривается порядок заполнения указанных форм, в котором отмечено, что эти документы оформляются в электронном виде.
Новые формы регистров бухгалтерского учета
Код формы
Наименование формы
Журнал операций по исправлению ошибок прошлых лет
Журнал операций межотчетного периода
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами
Также предусматривается порядок заполнения указанных регистров. Соответствующие дополнения вносятся в приложения 3, 4, 5 к Приказу № 52н.
Изменения в порядке заполнения отдельных первичных документов
Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). В порядке заполнения данного документа уточнено, что он составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при оформлении решения о списании мягкого инвентаря, посуды и однородных предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью от 3 000 руб. до 100 000 руб. (до внесения изменений — от 3 000 руб. до 40 000 руб.) включительно за единицу и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия указанных объектов учета.
Требование-накладная (ф. 0504204). Согласно поправкам данный документ не применяется для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств.
Такие операции нужно будет оформлять приходным ордером (ф. 0504207).
Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). В порядке заполнения данного документа уточнено, что он применяется для оформления выдачи материальных ценностей в использование для хозяйственных, научных и учебных целей, а также передачи в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 10 000 руб. (до внесения изменений — до 3 000 руб.) включительно за единицу.
Расчетная ведомость (ф. 0504402). В порядке заполнения данного документа дополнено, что этот документ применяется для отражения начислений по заработной плате работников в течение месяца и сумм, причитающихся к выплате при окончательном расчете, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, а также отражения удержаний из сумм начислений (налогов, страховых взносов, удержаний по исполнительным листам и иных удержаний).
Платежная ведомость (ф. 0504403). Согласно поправкам данная форма применяется в случаях начисления заработной платы, иных выплат с оформлением расчетной ведомости (ф. 0504402).
Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (ф. 0504425). Уточнен порядок заполнения данной формы в отношении заполнения данных в графе 9. В действующем порядке вместо графы 9 ошибочно указана графа 12.
Авансовый отчет (ф. 0504505). В порядке заполнения данного документа дополнено, что он применяется для учета расчетов с подотчетными лицами при условии оформления на бумажном носителе.
Кассовая книга (ф. 0504505). Дополнен порядок формирования данной формы в электронном виде. В частности, записи в электронную кассовую книгу вносятся в момент подписания кассиром ЭЦП каждого приходного кассового ордера, расходного кассового ордера либо скан-копий указанных документов, содержащих собственноручные подписи. Квитанция к приходному кассовому ордеру, сформированному в электронном виде, подписывается ЭЦП главным бухгалтером или уполномоченным лицом и кассиром. Формирование электронной кассовой книги осуществляется ежедневно, включая рабочие дни, в которые кассовые операции не проводились.
Табель учета посещаемости детей (ф. 0504608). В порядке заполнения данного табеля уточнено, что дни посещения ребенком учреждения в табеле не отмечаются, если иное не предусмотрено учетной политикой. Дни непосещения отмечаются в соответствующей графе так:
- «В» — выходные дни;
- «НУ» — неявка по уважительной причине;
- иными буквенными обозначениями, предусмотренными учетной политикой (например, «НБ» — неявка по болезни; «НЯ» — неявка без уважительной причины (по пропущенным дням, подлежащим оплате согласно условиям договора).
Извещение (ф. 0504805). Порядок заполнения данной формы изложен в новой редакции, согласно которой она используется:
- при оформлении бухгалтерского документа в целях обеспечения своевременного отражения бухгалтерских записей согласно первичному учетному документу по взаимосвязанным операциям между субъектами учета (в частности, по расчетам, возникающим по операциям приемки-передачи имущества, активов и обязательств между субъектами учета, в том числе при межведомственных и межбюджетных расчетах, по расчетам между государственными (муниципальными) бюджетными и автономными учреждениями и учредителями, расчетам между органами, осуществляющими кассовое обслуживание по поступлениям (выбытиям) в бюджет (из бюджета));
- при оформлении первичного учетного документа в целях отражения взаимосвязанных операций между субъектами учета (возникающих объектов учета (их изменений), по которым не установлены унифицированные формы первичных учетных документов (формы электронных первичных учетных документов), — в частности операций, возникающих при предоставлении межбюджетных трансфертов с условиями при передаче активов, включая операции, формирующие расчеты по возврату неиспользованных средств межбюджетного трансферта; предоставлении с условиями при передаче активов бюджетным и автономным учреждениям субсидий (грантов) из бюджетов бюджетной системы РФ, бюджетными (автономными) учреждениями, включая операции, формирующие расчеты по возврату указанных субсидий (грантов).
Бухгалтерская справка (ф. 0504833). Порядок применения данной справки изложен в новой редакции, согласно которой она используется:
- при формировании первичного учетного документа в целях отражения операций, совершаемых в ходе ведения хозяйственной деятельности, для отражения которых не установлены унифицированные формы первичных учетных документов (формы электронных первичных учетных документов), операций, в результате которых не требуется представления плательщиком (физическим, юридическим лицом) первичного учетного документа для совершения факта хозяйственной жизни;
- при формировании бухгалтерского документа для отражения бухгалтерских записей на основании первичного учетного документа в случае передачи лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных ЭЦП, при отсутствии возможности в оформленном первичном учетном документе заполнения раздела «Отметка о принятии к учету» (при передаче полномочий по ведению бухгалтерского учета и формированию отчетности централизованной бухгалтерии), при отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с исправлением ошибок, выявленных субъектом учета, проверяющим органом.
Также установлен порядок заполнения справки в зависимости от факта хозяйственной жизни, в отношении которого она составляется.
Изменения в порядке заполнения отдельных регистров бухгалтерского учета
Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф. 0504031). В порядке заполнения данной формы дополнено, что инвентарная карточка открывается при принятии инвентарного объекта нефинансового актива к бухгалтерскому учету, закрывается — при прекращении признания (выбытии с бухгалтерского учета) инвентарного объекта нефинансового актива.
Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032). В порядке заполнения данной формы уточнено, что она предназначена для учета группы однородных объектов ОС — мягкого инвентаря, библиотечных фондов, сценическо-постановочных средств (декораций, мебели и реквизита, бутафории), иных объектов ОС, входящих в комплекс объектов основных средств, признаваемый для целей бухгалтерского учета единым инвентарным объектом (оконечных устройств сигнализационной сети, систем вентиляции, пожаротушения (например, камер видеонаблюдения, кондиционеров, периферийных устройств, являющихся оконечными устройствами сигнализационной сети, приборов, устройств средств измерения, управления; средств преобразования, принятия, передачи, хранения информации), средств вычислительной техники и оргтехники), а также предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью до 100 000 руб. включительно (далее — инвентарная группа объектов).
Инвентарной группе объектов присваивается внутренний порядковый инвентарный номер инвентарной группы, формируемый как совокупность инвентарного номера инвентарной группы и порядкового номера объекта, входящего в комплекс.
Опись инвентарных карточек по учету нефинансовых активов (ф. 0504033). Дополнено, что в отношении инвентарных карточек (ф. 0504031, 0504032), сформированных в форме электронного документа, данная опись не составляется.
Главная книга (ф. 0504072). Уточнен порядок заполнения данного регистра. В частности, при открытии главной книги в ней записываются суммы остатков на начало года и на начало периода (месяца, дня) в соответствии с заключительным балансом за истекший год с учетом изменений входящих остатков по счетам учета согласно журналу операций межотчетного периода, обороты по дебету и кредиту за соответствующий период и с начала года, исходящие остатки по счетам учета, итоговые данные за соответствующий период, номера журналов операций (ф. 0504071). Остатки на начало года и на начало (конец) периода (месяца, дня) по соответствующим счетам аналитического учета рабочего плата счетов (0 205 00 000 «Расчеты по доходам», 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам», 0 210 10 000 «Расчеты по налоговым вычетам по НДС», 0 303 00 000 «Расчеты по платежам в бюджеты», 0 304 04 000 «Внутриведомственные расчеты», 0 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами») отражаются в соответствии с регистрами бухгалтерского учета по дебету и (или) по кредиту (развернуто). Показатели остатков на начало года, на начало периода, на конец периода в главной книге отражаются в положительном значении показателя.
[1] Приказ вступает в силу с момента регистрации в Минюсте. На момент подготовки номера документ находился на регистрации.
[2] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.
Приходный ордер 0504207
Приходный ордер по форме 0504207 составляется при поступлении материальных ценностей. Форма служит основанием для их принятия к бухгалтерскому (бюджетному) учёту. Ордер можно не составлять, если есть первичные учётные документы по договору (контракту). В своей статье эксперт «Что делать Консалт» рассматривает порядок заполнения и применения приходного ордера. Кроме того, представлен и образец ордера.
Когда применяется приходный ордер 0504207
Поступление материальных запасов в учреждение необходимо оформить первичным учётным документом, который будет являться основанием для принятия их к учёту (ч. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учёте, п. 20 СГС «Концептуальные основы», п. 11 СГС «Запасы», разд. 2 Методических рекомендаций по применению СГС «Запасы»).
Одним из таких документов является приходный ордер по форме 0504207. Приходный ордер форме 0504207 на приёмку материальных ценностей (нефинансовых активов) составляется учреждением при поступлении материальных ценностей (в том числе основных средств, материальных запасов) и служит основанием для принятия к бухгалтерскому учёту и отражения на балансе учреждения.
Унифицированная форма 0504207 приходного ордера на приёмку материальных ценностей (нефинансовых активов) приведена в Приложении 2 к Приказу № 52н. При его заполнении руководствуйтесь Методическими указаниями по применению форм первичных учётных документов и формированию регистров бухучёта (Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н (ред. от 15.06.2020)).
Типовые ситуации в СПС КонсультантПлюс позволят бухгалтеру быстро решать вопросы, с которыми он сталкивается ежедневно.
Правила заполнения приходного ордера 0504207
В заголовочной части ордера указывается дата формирования и номер, реквизиты учреждения (наименование и код ОКПО). При наличии структурного подразделения указывается его наименование. Далее заполняются реквизиты поставщика: наименование, адрес, коды ОКПО, ИНН, КПП и номер телефона.
В поле приходного ордера «Основание» указывается вид документа, на основании которого принимаются к учёту материальные ценности, его дата и номер.
В табличной части формы 0504207 указывается:
- наименование материальных ценностей;
- единица измерения и цена за единицу;
- количество и стоимость.
Поле «Дополнительные сведения» заполняется при необходимости.
Подписывается приходный ордер по форме 0504207 у ответственных лиц (принимающих, передающих). При приёме ставится отметка в бухгалтерии о принятии к учёту материальных ценностей. Работник бухгалтерии проставит корреспонденцию счетов и отметку о принятии к учёту и оприходовании материальных ценностей (Методические указания (Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н (ред. от 15.06.2020)).
В каком случае можно не применять приходный ордер 0504207
Согласно разъяснению Минфина России в Письме от 07.12.2016 № 02-07-10/72795, а также в соответствии с п. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» каждый факт хозяйственной жизни при его совершении должен быть оформлен первичным учётным документом, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. В соответствии с Приказом № 52н приходный ордер по форме 0504207 составляется учреждением при поступлении материальных ценностей (в том числе основных средств, материальных запасов), в том числе от сторонних организаций (учреждений), и служит основанием для принятия к бухгалтерскому учёту и отражения на балансе учреждения в случаях, предусмотренных Приказом № 52н.
Таким образом, наличие при поступлении в учреждение материальных ценностей первичных учётных документов, предусмотренных условиями договора (контракта), отгрузочных документов, оформленных надлежащим образом, является достаточным основанием для принятия к учёту материальных ценностей. При этом оформление дополнительного первичного учётного документа в виде приходного ордера по форме 0504207 не требуется. Ответственность за достоверность данных, отражённых в первичных учётных документах, несёт лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни.
Важно! Приходный ордер на приёмку материальных ценностей (нефинансовых активов) нужно заполнять по утверждённой форме 0504207 (Приложение 2 к Приказу № 52н).
Требование-накладная по форме 0504204 не применяется для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств. Такие операции нужно оформлять приходным ордером по форме 0504207.
Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.
Вопрос
Какими документами оформить покупку основного средства у физического лица?
Ответ
Приобретение основного средства у физического лица оформите договором купли-продажи (п. 1 ст. 454 ГК РФ). Если в договоре не сказано, что имущество передаётся покупателю при заключении договора, то дополнительно составьте документ, подтверждающий приёмку-передачу имущества. Этим документом может быть приходный ордер на приёмку материальных ценностей (нефинансовых активов) (форма 0504207) или акт о приёме-передаче объектов нефинансовых активов (форма 0504101) (Методические указания по применению форм первичных учётных документов и формированию регистров бухучёта). Случаи применения этих документов установите в своей учётной политике.
Вопрос
Необходимо ли при поступлении материальных запасов от поставщика оформлять приходный ордер по форме 0504207?
Ответ
Наличие первичных учётных документов, предусмотренных условиями договора (контракта) и оформленных надлежащим образом, является достаточным основанием для принятия к учёту материальных ценностей (Письмо Минфина РФ от 07.12.2016 № 02-07-10/72795).
Заключение
Форма приходного ордера 0504207 применяется при поступлении материальных ценностей в учреждение. Приходный ордер является основанием для принятия имущества к бухгалтерскому учёту. При необходимости в ордер возможно включить дополнительные данные. Удаление установленных реквизитов ордера из утверждённой формы не допускается.
Казённые, бюджетные, автономные учреждения заполняют форму одинаково, но в графах 7 и 8 указывают счета учёта в соответствии со своим планом счетов.
Наличие при поступлении в учреждение материальных ценностей первичных учётных документов, предусмотренных условиями договора (контракта) отгрузочных документов, оформленных надлежащим образом, является достаточным основанием для принятия к учёту материальных ценностей. При этом оформление дополнительного первичного учётного документа в виде приходного ордера по форме 0504207 не требуется.
Автор: ведущий экономист-консультант «Что делать Консалт» Татьяна Чапаева