Какие документы нужны для устройства на работу
Перейти к содержимому

Какие документы нужны для устройства на работу

  • автор:

Какие документы нужны для устройства на работу

ТК РФ Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 65 ТК РФ

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

(в ред. Федерального закона от 01.12.2014 N 409-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;

(в ред. Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

(в ред. Федерального закона от 01.04.2019 N 48-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

(абзац введен Федеральным законом от 23.12.2010 N 387-ФЗ)

справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

(абзац введен Федеральным законом от 13.07.2015 N 230-ФЗ)

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

(в ред. Федеральных законов от 01.04.2019 N 48-ФЗ, от 16.12.2019 N 439-ФЗ, от 14.07.2022 N 240-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

(часть пятая введена Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ; в ред. Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

Какие документы нужны при приеме на работу (2023)?

Обязательные по ТК РФ документы при приеме на работу

Список документов, представляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта, приводится в ст. 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными. Их можно условно разделить на 2 группы. Первая — это документы, которые обязан представить любой работник любому работодателю. Вторая — документы, которые должен представить работник, имеющий определенный статус, или документы, обязательно запрашиваемые нанимателем в связи с особенностями предлагаемой работы.

К первой группе относятся:

  • паспорт или иное удостоверение личности;
  • трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, если работник перешел на ЭТК;
  • СНИЛС.

ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 работник может предоставить либо страховое свидетельство, либо электронный документ — подтверждение регистрации в системе персучета.

К документам, которые требует наниматель в связи с неким особым статусом работника или особенностями деятельности, относятся:

    (для военнообязанных и подлежащих призыву);
  • диплом, сертификат об образовании, присвоенной квалификации (для исполнителей, которым по должности необходимы специальные знания и навыки);
  • справка об отсутствии судимости, уголовного производства в отношении работника по установленной форме (для привлечения к работе, исполнителями которой не могут быть граждане, имеющие судимость или прецедент уголовного преследования).

Некоторые из перечисленных позиций нуждаются в дополнительных комментариях.

Паспорт — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ. Иным удостоверением личности, кроме паспорта, может быть:

  • свидетельство о рождении — в случае оформления трудовых отношений с работником, не достигшим 14-летнего возраста;
  • иностранный паспорт для работников, являющихся гражданами других государств, временно пребывающих/проживающих на территории России;
  • военный билет, приписное свидетельство, паспорт моряка и пр. для лиц, связанных с военной службой;
  • справка об освобождении и другие документы, оформленные органами внутренних дел РФ.

Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж работника.

Трудовая книжка может не представляться совместителями (ст. 283 ТК РФ). Когда работник принимается на работу впервые и, следовательно, не имеет трудовой книжки, наниматель обязан ее оформить (ст. 65 ТК РФ). С 2021 года впервые поступившим на работу сотрудникам трудовая книжка оформляется только в электронном виде.

Перечень дополнительных документов при приеме на работу

Законодатель в ст. 65 ТК РФ отмечает, что в случае определенных особенностей работы наниматель имеет право потребовать дополнительные документы от работника, однако такое требование основывается исключительно на нормативно-правовых актах Президента РФ, Правительства РФ и на федеральном законодательстве.

Перечень дополнительных документов открытый, поэтому определяющим является то, что истребование любого дополнительного документа должно иметь законное основание.

Приведем примеры дополнительных документов при приеме на работу.

При привлечении для работы в районы Крайнего Севера работодатель требует представить медицинское заключение, подтверждающее возможность работы в этой местности (ст. 324 ТК РФ). Также медицинское заключение повсеместно требуется при поступлении на работу в организациях, связанных с оборотом пищевых продуктов. В соответствии с приказом Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402 работник в обязательном порядке представляет личную медицинскую книжку. Медицинское заключение также требуется при привлечении для выполнения работы, связанной с движением транспортных средств (ст. 328 ТК РФ).

При приеме на работу иностранца работодатель дополнительно требует представить полис ДМС, разрешение на работу (патент) для временно пребывающего, разрешение на временное проживание либо вид на жительство для временно проживающего иностранного гражданина (ст. 327.3 ТК РФ).

Ст. 65 ТК РФ запрещает требовать какие-либо другие документы, за исключением описанных выше: обязательных документов при поступлении на работу и дополнительных, установленных законодательством.

Эксперты КонсультантПлюс разъяснили нюансы оформления на работу различных специалистов. Переходите в Путеводитель по кадровым вопросам и узнайте, кто должен проходить мед.осмотр, какие документы требовать от работников, здесь же вы найдете образцы заполнения кадровых документов и мн.др. А если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ. Это бесплатно.

Документы, необходимые при приеме на работу для реализации социальных и налоговых гарантий работника

Налоговое законодательство предоставляет работникам льготы по уплате НДФЛ в виде налоговых вычетов, гарантирует оплату социальных пособий. Также дополнительными льготами в соответствии с трудовым законодательством пользуются некоторые категории работников: многодетные родители, инвалиды, доноры, обладатели ученой степени (звания) и др.

Для того чтобы в полной мере реализовать указанные льготы и гарантии на новом месте работы, работник представляет нанимателю документы, которые не указаны законодательством ни в качестве обязательных, ни в качестве дополнительных. Это могут быть:

    с прошлого места работы;
  • справка о сумме заработной платы за 2 календарных года для расчета пособий (с 2023 года эта справка отменена, но Роструд все еще рекомендует работодателям ее выдавать);
  • документы, подтверждающие состав семьи;
  • другие документы, подтверждающие статус гражданина, позволяющий использовать льготу.

Перечисленные документы представляются работником нанимателю в добровольном порядке. Оформление и выплата налоговых вычетов и социальных пособий осуществляется работодателем исключительно по заявлению работника на основе перечисленных выше документов.

Список документов, издаваемых при приеме на работу

Прием на работу предполагает выпуск кадровой службой работодателя установленных документов для формирования личного дела нового сотрудника и обеспечения кадрового учета работодателя.

К таким документам относятся:

    ; (с приказом ознакомьте работника под подпись в течение 3 дней) — этот документ оформляют по желанию, он не является обязательным; .

Формы указанных документов унифицированы и утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Итоги

Документы при поступлении на работу в соответствии с ТК РФ представляются работником по законному требованию нанимателя согласно установленному перечню. Работодатель, имея специальные требования к работнику или предлагая специфическую работу, может требовать представления дополнительных документов, однако такое требование должно соответствовать федеральному законодательству, НПА Президента РФ, Правительства РФ. Трудовым законодательством воспрещается требовать от работника представления каких-либо других дополнительных документов, кроме указанных.

Документы при приеме на работу
в 2023 году

Какие документы нужны при приеме на работу

Также существует договор гражданско-правового характера (ГПХ). Основное его отличие от трудового заключается в том, что деятельность исполнителя направлена на конкретный результат. Оформление по ГПХ не предполагает закрепления за исполнителем конкретной должности и обязанностей.

Для всех перечисленных видов оформления требуется примерно одинаковый комплект документов. Рассмотрим самый частый вид оформления — в штат по трудовому договору.

Обязательные документы

Перед оформлением и подписанием трудового договора будущий сотрудник, согласно 65-й статье Трудового Кодекса РФ, должен предъявить:

  • Паспорт.
  • Трудовую книжку. Если ее нет, работодатель оформляет ее сам.
  • СНИЛС в виде пластиковой карточки или уведомления из ПФР. Данные СНИЛС можно подавать в электронном виде; с 2019 года наличие пластиковой карты необязательно.
  • Диплом или свидетельство об образовании.
  • Документы воинского учета (для военнообязанных).
  • Справку о судимости или административном наказании за употребление наркотических веществ или об отсутствии таковых.

При оформлении по договору ГПХ потребуются паспорт, номер СНИЛС, ИНН. Также работодатель может запросить документ, подтверждающий наличие образования.

При устройстве на работу подростка 14-18 лет к этим документам добавляется согласие родителя или опекуна в письменной форме.

Стоит отметить и изменения, коснувшиеся удаленных сотрудников. С начала 2021 года, по закону №407-ФЗ от 08 декабря 2020 года, трудовой договор с дистанционными работниками может заключаться удаленно в виде электронных документов.

Вместе с указанным комплектом бумаг работник подает заявление на имя руководителя компании с просьбой принять его на работу.

Дополнительные документы

Помимо документов, обозначенных в Трудовом кодексе, работодатель может потребовать другие бумаги, которые подтверждают профессиональную пригодность будущего сотрудника. Среди них может быть портфолио или справка от врача о пригодности к конкретному виду деятельности. При оформлении на государственную службу требуют также сведения о доходах за прошедший год и о собственном имуществе.

По своему усмотрению соискатель может предоставить работодателю рекомендации с прошлого места работы, документы, которые позволяют претендовать на льготы, свидетельства о рождении детей. Последние нужны для получения налогового вычета.

Какие документы нужны для трудоустройства

Марина Суховская

При устройстве на работу нужны три основных документа

Список документов для трудоустройства зависит от того, работал человек раньше или устраивается впервые:

Соискатель уже где-то работал Соискатель устраивается на работу впервые
— Паспорт;
— СНИЛС;
— бумажная трудовая книжка или форма СТД-Р
— Паспорт;
— СНИЛС

СНИЛС. Если у работника нет СНИЛС, вы должны его получить. Направьте в социальный фонд анкету по форме АДВ-1. В ответ из фонда придет уведомление АДИ-РЕГ.

Документы со сведениями о стаже. Если соискатель со стажем не предъявит ни СТД-Р, ни бумажную трудовую книжку, его можно оформить на работу, но нельзя будет учесть его предыдущий стаж. Поэтому надо посоветовать такому работнику получить СТД-Р на последнем месте работы или форму СТД-СФР в МФЦ, социальном фонде или через Госуслуги.

Если берете на работу человека с бумажной трудовой книжкой и он хочет перейти на электронную, действуйте так:

  1. Внесите в его трудовую запись о приеме на работу.
  2. Возьмите с соискателя письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
  3. Сделайте запись о переходе на электронную книжку в бумажной и выдайте ее на руки.

Если соискатель впервые устраивается на работу, оформлять ему трудовую книжку не нужно.

Какие еще документы могут потребоваться

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы — например, если сотрудник хочет получать налоговые вычеты или если он военнообязанный. Рассказываем, что еще можно запрашивать.

Документы для налогового вычета. Если работник хочет, чтобы на новом месте ему предоставляли стандартные вычеты по НДФЛ, например на детей, он должен предъявить справку о доходах с прежней работы и подтверждающие документы, например свидетельство о рождении.

Документы воинского учета. Их должны предъявить мужчины от 18 до 27 лет, которые не зачислены в запас, — то есть еще не служили — и военнообязанные. Военнообязанными считаются:

  • мужчины, которые отслужили и состоят в запасе;
  • мужчины, которые не служили, потому что освобождены от призыва;
  • мужчины, которые прошли альтернативную гражданскую службу;
  • мужчины и женщины, которые отучились на военных кафедрах и в военных вузах;
  • женщины с военно-учетной специальностью — например, медсестры.

Мужчины от 18 до 27 лет, которых не зачислили в запас, должны предоставить вам удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. А военнообязанные — один из трех документов: военный билет, временное удостоверение или справку, выданную вместо военного билета.

Справка об отсутствии судимости. Ее нужно потребовать, если устраиваете человека на работу, к которой по закону не допускаются лица с судимостью. Вот сферы, куда нельзя устроиться с судимостью за определенные преступления:

  • педагогическая и образовательная деятельность;
  • пассажирские перевозки и такси;
  • работа в организациях, где есть непосредственный контакт с детьми, например детская больница, оздоровительный лагерь, развивающий детский центр;
  • авиационный персонал;
  • транспортная безопасность.

Медицинское заключение. Если человек будет работать в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а сам он до этого проживал в других регионах, нужно получить медицинское заключение о том, что ему не противопоказано жить и работать на Севере.

Документы об образовании или квалификации. Их можно запросить, если для работы требуются определенные навыки. Например, у человека, который устраивается на работу водителем, должны быть водительские права нужной категории. А для главного бухгалтера страховой компании обязательно высшее экономическое образование.

Требовать от работника письменное заявление о приеме на работу не обязательно, ведь будет оформлен трудовой договор. Но если вам так удобнее, то пусть работник напишет заявление.

Особые случаи

Если принимаете на работу внешнего совместителя, иностранца или подростка, список документов будет отличаться.

Прием на работу внешнего совместителя. Запись о совместительстве в трудовую книжку не вносите. Это всегда делает основной работодатель на основании копии приказа или трудового договора о работе по совместительству.

У внешнего совместителя, который принимается на работу с вредными или опасными условиями труда, надо потребовать справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Если там они тоже вредные, такого совместителя нельзя брать на работу.

Прием на работу иностранцев. Документы, которые работодатель должен попросить у иностранного гражданина, зависят от статуса будущего работника.

  1. Временно пребывающие в РФ, то есть те, кто находится в стране без вида на жительство или временного разрешения, кроме граждан стран ЕАЭС, обязательно предоставляют национальный паспорт и патент — без него они не имеют права работать в России.
  2. Постоянно или временно проживающие в РФ предъявляют вид на жительство либо национальный паспорт с отметкой о разрешении на временное проживание в РФ. Патент для работы им не нужен.
  3. Граждане стран — членов ЕАЭС предъявляют только национальный паспорт.
  4. Лица, получившие в РФ временное убежище, предоставляют свидетельство о предоставлении временного убежища.

Прием на работу 14-летнего подростка. Помимо основных документов, он должен предъявить письменное согласие одного из родителей и органа опеки и попечительства.

Помните, что несовершеннолетним нельзя устанавливать испытательный срок и у них сокращенная продолжительность рабочего времени:

  • для лиц до 16 лет — не более 24 часов в неделю;
  • от 16 до 18 лет — не более 35 часов в неделю.

Эти нормы сокращаются еще как минимум вдвое, если несовершеннолетний в течение учебного года совмещает работу с учебой, кроме периода каникул. Факт учебы нужно подтвердить справкой из учебного заведения.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *