Как правильно ставится печать на документах образец фото
Перейти к содержимому

Как правильно ставится печать на документах образец фото

  • автор:

Где правильно ставить печать на документах

Печать на документе — это один из важных факторов, подтверждающих легальность этого документа. Она является неотъемлемой частью любого официального документа, который имеет юридическую силу. Следовательно, ставить ее нужно в соответствии с определенными правилами.

Если этот процесс производится неправильно, то это может негативно повлиять на нашу юридическую защиту. Например, при неправильном размещении печати на документе, он может быть признан недействительным. В этой статье мы рассмотрим основные правила размещения печати на документах в соответствии с законодательством России.

Правило 1: Печать должна быть ставится на последнюю страницу документа перед подписью руководителя или другого должностного лица, подписывающего документ. Если на документе несколько подписей, печать следует ставить после последней из них.

Правило 2: Печать должна четко и отчетливо отпечататься на белом фоне. Она не должна находиться вблизи графических элементов, рисунков или подписей. Это направлено на то, чтобы печать не мешала чтению документа и не вызывала подозрений у тех, кто будет работать с этим документом в будущем.

Правило 3: Печать не должна пересекать границы документа, она должна находиться полностью внутри. Это важно для того, чтобы документ не выглядел замазанным или испорченным, так как это может привести к недоверию к нему.

Одним из главных принципов правильного ставления печати на документах является аккуратность. Необходимо следить за порядком и выглядеть респектабельно, так как это может повлиять на то, как будут воспринимать ваш документ в будущем.

Основные правила для правильной установки печати на документах

Установка печати на документы является одной из важных процедур при оформлении любого документа. Печать несет не только информационную, но и официальную нагрузку, поэтому необходимо следовать определенным правилам установки печати на документах.

1. Корректное размещение печати на документе

Печать должна быть размещена в правом верхнем углу документа. Это является общепринятой нормой и указывает на официальный характер документа. Исключением могут являться документы, устанавливающие иную договоренность между сторонами.

2. Правильный выбор печати

Выбор печати зависит от вида документа и статуса организации. Логотип компании может использоваться только в пределах этой организации. Для государственных учреждений и органов печать должна иметь государственный символ.

3. Контроль над печатью

Печать является официальным документом и поэтому должна находиться под контролем руководства организации. Установление правил использования печати, а также ее передачи, должно регламентироваться внутренними документами организации.

4. Недопустимость повреждения печати

Поврежденная печать не может считаться официальным документом, поэтому необходимо следить за сохранностью печати. При выявлении дефектов печати, она должна быть заменена на новую. Кроме того, не допускается использование частичных копий печати.

5. Заверение печати подписью

Для подтверждения правомочности печати, ее необходимо заверять подписью руководителя организации. Подпись должна быть нанесена в непосредственной близости от печати и являться неотъемлемой частью официального документа.

Точка установки печати

Правильное место установки печати на документах является очень важным элементом оформления. Печать должна быть расположена в правой верхней части документа, на стандартном расстоянии от верхнего и правого края листа.

Это расположение печати не является просто традицией, оно закономирно установлено действующим законодательством и стандартами государственных учреждений. Помимо этого, такое расположение упрощает процесс работы с документами, позволяет быстро находить необходимую информацию и делает их удобными для хранения.

При установке печати на нестандартном листе, например, на почтовой открытке, ее следует размещать на правой стороне лицевой части. При этом расстояние от верхнего и правого краев должно соответствовать требованиям стандарта.

Таким образом, правильное установление печати является важным моментом, который поможет избежать многих проблем при работе с документами и ускорит процесс их обработки.

Выбор цвета печати

Один из важных аспектов при выборе места для печати документов — это цвет печати. Обычно документы печатаются черным цветом, что является наиболее стандартным выбором, однако иногда использование другого цвета может быть оправданным.

Ситуации, когда цвет печати может быть важен:

  • Когда документ предназначен для публичной презентации и нужно привлечь внимание к некоторым элементам;
  • При оформлении визуально привлекательных документов, например, рекламных буклетов;
  • Когда для удобства чтения на странице нужно выделить отдельные разделы.

Некоторые варианты цвета печати:

  1. Красный цвет — может использоваться для выделения важных элементов документа или для создания эмоциональной окраски в тексте;
  2. Синий цвет — подходит для создания формальных документов, таких как контракты, а также может использоваться для выделения отдельных разделов текста;
  3. Зеленый цвет — может быть востребован при изготовлении бухгалтерских отчетов и финансовых документов;
  4. Серый цвет — создает эффект строгости и может использоваться для оформления документов, связанных с правовой сферой.

В любом случае, при выборе цвета печати необходимо учитывать особенности документа и его назначение, а также ограничения, установленные организацией, в которой печатается документ.

Особенности установки печати на документах с несколькими страницами

Печать документов с несколькими страницами требует особого внимания, так как каждая страница может содержать важную информацию. Чтобы установить печать корректно, необходимо следовать нескольким правилам:

  1. Убедитесь, что все страницы имеют одинаковый формат. Для этого возьмите любую страницу и сравните её с другими. Убедитесь, что у всех страниц одинаковый размер и ориентация.
  2. Установите правильные поля. Поля должны быть одинаковыми на всех страницах и соответствовать требованиям нормативной документации.
  3. Выберите правильный тип печати. Существуют различные типы печати, такие как двусторонняя или односторонняя, черно-белая или цветная. Выберите тип печати в соответствии с вашими требованиями и возможностями принтера.
  4. Установите правильное направление страниц. Если вы печатаете документ, состоящий из нескольких страниц, установите правильное направление страниц. Это поможет избежать ошибок при печати и упростит процесс сборки информации.
  5. Проверьте настройки печати перед началом печати. Перед началом печати необходимо убедиться в правильности всех установленных настроек. Это поможет избежать ошибок и снизить вероятность повреждения документа.

Правильная установка печати на документы с несколькими страницами поможет сохранить весь информационный контент документа, а также снизить вероятность ошибок при его использовании.

Печать на документах: как правильно ГОСТ Р 7.0.97-2016

Печать на документах: как правильно ставить. Ответ на этот вопрос найдем в ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Часто в организациях ставят печать на документы таким образом, что она закрывает полностью подпись руководителя, дату подписания, что даже трудно прочитать дату подписания и понять сам ли руководитель подписал документ или кто-то за него.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит новые требования: печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). Ранее ГОСТ Р 6.30-2003 указывал, что печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.

Поставить печать на документ: как правильно ГОСТ Р 7.0.97-2016

Что представляет собой печать: это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001. Государственный стандарт РФ «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены.

Часто задаваемый вопрос на какие документы ставить печать? Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации, приведен в приложении № 3 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», изданных Росархивом.

Печать на документах: примерный перечень

В Примерный перечень вошли 19 документов:

  1. АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).
  2. АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.
  3. Документы налоговой отчетности.
  4. ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.
  5. ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).
  6. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.
  7. НОРМЫ расхода.
  8. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
  9. ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг).
  10. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).
  11. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).
  12. РЕЕСТРЫ (чеков, поручений, представляемых в банк).
  13. СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).
  14. СОГЛАШЕНИЯ.
  15. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
  16. СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).
  17. ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.
  18. УДОСТОВЕРЕНИЯ.
  19. УСТАВЫ организаций.

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

«Копия верна», или Как правильно заверять документы

Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).

Зачем заверять копии

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

  • для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
  • для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
  • для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

  • налоговые инспекции;
  • Пенсионный фонд;
  • Фонд социального страхования;
  • банки и микрофинансовые организации;
  • надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
  • судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

  • руководитель (или индивидуальный предприниматель);
  • главный бухгалтер;
  • начальник или специалист кадровой службы;
  • иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

  • Указ Президиума Верховного Совета СССР № 9779-X от 04.08.83 (ред. от 08.12.2003), этот акт действует до сих пор в качестве закона;
  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ;
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт» ;
  • положения специальных законодательных актов (например, НК РФ , ГК РФ , АПК РФ ).

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

  1. Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
  2. После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
  3. Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
  4. Указывается дата.
  5. Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

  1. Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
  2. Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

  • штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
  • ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
  • запрещено перекрывать им текст;
  • применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

ВЕРНО

Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2022 год.

Начальник отдела кадров Степанов Степанов С.С.

27 июля 2021 года

Образец

Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.

Образец заверения копии трудовой книжки

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Образец отметки копия верна, сделанной от руки

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:

Куда можно ставить печать для документов — образец?

Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:

  • основную;
  • структурного подразделения;
  • специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).

В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.

Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.

С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:

  • посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
  • они имеют круглую форму;
  • название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).

Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.

В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.

ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.

Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Но если фирма всё же использует собственную печать для документов — куда можно ставить ее, в какую часть листа?

В какую часть документа ставится печать?

Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.

Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:

  • распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
  • удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.

Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.

Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).

Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.

Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?

Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов, которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.

Образцы печатей для документов

Итоги

В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.

Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.

Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.

Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *