Кто может заполнять путевой лист

Кто оформляет путевой лист в организации

Организации и предприниматели, деятельность которых связана с автотранспортом, обязаны оформлять путевой лист – первичный документ для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Возникает вопрос: всегда ли должен индивидуальный предприниматель, который использует транспортное средство как при ведении экономической деятельности, так и для личных нужд, оформлять на него путевой лист?

Кто оформляет путевой лист в организации

Дата публикации 15.03.2021

С 1 марта вступают в силу новые требования к оформлению путевого листа. Соответствующие изменения будут внесены в данную статью в ближайшее время.

Путевой лист – это первичный документ для учета и контроля работы транспортного средства (далее – ТС) и водителя в организациях и у предпринимателей, деятельность которых связана с автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом. Такой вывод следует из ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее – Устав автомобильного транспорта) и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Утвержденной формы путевого листа нет. Организации и ИП должны самостоятельно разработать форму путевого листа, предусмотрев в ней обязательные реквизиты, которые перечислены в приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 (далее – Приказ № 368). На это указал Минтранс России в письме от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ. Утвердивший обязательные реквизиты путевого листа приказ вступил в силу и применяется с 01.01.2021. До этой даты действовал приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Что изменилось в оформлении путевых листов в 2021 году, читайте здесь.

Путевой лист следует заполнять на любое ТС, которое используется организацией или предпринимателем. Это следует делать, даже если в ТС только один водитель, а грузы или пассажиры не перевозятся (п. 8 Приказа № 368). Путевой лист должен быть оформлен не только при оказании услуг с использованием транспорта (например, по договору перевозки), но и в случаях, когда транспорт используется для собственных (служебных, хозяйственных) нужд организации или ИП. Несмотря на это, п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта по-прежнему запрещает перевозки без путевого листа только транспорту, который перевозит грузы или пассажиров. Таким образом, между Приказом № 368 и законом есть противоречие. Вероятно, оно будет устранено в будущем.

Порядок оформления и содержание путевого листа

Путевой лист оформляется уполномоченным работником организации или предпринимателя либо самим предпринимателем и выдается водителю ТС в поездку.

Перечисленные ниже обязательные реквизиты путевого листа не противоречат обязательным реквизитам первичного учетного документа, которые содержатся в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 1 – 7 Приказа № 368):

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) ТС;
сведения о ТС;
сведения о водителе;
сведения о перевозке.

Рассмотрим эти реквизиты подробнее.

Наименование и номер путевого листа

В шапке путевого листа следует указать его наименование и тип транспортного средства (например, «Путевой лист легкового автомобиля»), а также порядковый номер в соответствии с внутренней нумерацией документов, установленной в организации или у предпринимателя (п. 11 приказа № 368).

Сведения о сроке действия путевого листа

Здесь необходимо указать дату (число, месяц, год), когда путевой лист может быть использован (например, 25.07.2021). При этом:

при оформлении путевого листа на один день указывается дата (число, месяц, год) использования путевого листа (например, 25.07.2021);
при оформлении путевого листа более чем на один день указываются даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (например, с 14.05.2021 по 24.05.2021).

Максимальный срок действия путевого листа не ограничен. При его оформлении следует соблюдать ряд правил:

оформлять путевой лист следует (п. 9 Приказа № 368):
- если длительность рейса водителя ТС превышает продолжительность его смены (рабочего дня) – до начала выполнения рейса;
- если в течение смены (рабочего дня) водитель ТС совершает один или несколько рейсов – до начала первого (или единственного) рейса;
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Заполнение этого реквизита зависит от того, кем оформляется путевой лист – организацией или предпринимателем.

В случае с ЮЛ указываются: наименование организации, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН (например, ООО «Омега», общество с ограниченной ответственностью «Омега»), г. Краснодар, ул. Новая, д. 77, +7(425)880-09-13, ОГРН 9800807878).

В случае с ИП указываются: Ф. И. О. предпринимателя, почтовый адрес, номер телефона, ОГРН ИП (например, ИП Семенов Виктор Николаевич, г. Смоленск, ул. Спортивная, д. 18, кв. 22, +7(269)555-12-15, ОРГН ИП 098098098).

Сведения о транспортном средстве

В этом реквизите необходимо указать исчерпывающую информацию о ТС, на которое оформлен путевой лист:
- тип ТС, его марку и модель, а также марку и модель прицепа (полуприцепа), если он используется (например, легковой автомобиль Kia Cerato, прицеп «Бизнес Экспедиция» легковой);
- государственный регистрационный номер ТС и прицепа (полуприцепа), если он используется, либо регистрационный и/или инвентарный номер троллейбуса или трамвая;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если законом предусмотрена обязательность проведения таких проверок);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения
Они проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию ТС. В случае успешного прохождения осмотра в путевом листе проставляется отметка «выпуск на линию разрешен», а также подпись, фамилия и инициалы указанного лица, показания одометра (полные километры пробега) при выезде ТС с парковки (парковочного места), а также при заезде на парковку по окончании смены (рабочего дня).

Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителем ЮЛ или ИП, а также заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов (п. 12 Приказа № 368). Если предприниматель совмещает обязанности водителя, даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются им самостоятельно (п. 13 Приказа № 368).

Если на одно ТС оформляется несколько путевых листов для нескольких водителей, дата, время и показания одометра при выезде ТС с парковки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с парковки. Эти же показания на момент заезда на парковку отражаются в путевом листе водителя, который последним заезжает на парковку (п. 14 Приказа № 368).

Сведения о водителе

В этом реквизите путевого листа необходимо указать:
- Ф. И. О. водителя;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя (если проведение таких медосмотров обязательно в силу закона).
Проставляя в путевом листе отметки о прохождении водителями медосмотров, следует учитывать, что даты и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя проставляются медицинским работником, который проводит соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов (п. 15 Приказа № 368). При этом:
- после предрейсового медосмотра проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
- после послерейсового медосмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Подробнее о проведении медицинских осмотров работников читайте здесь.

Сведения о перевозке

Здесь приводится информация о видах сообщения (городское, пригородное, междугороднее или международное), а также о видах перевозок пассажиров или багажа (регулярные перевозки, перевозки по заказам или перевозки легковыми такси) (ст. 4, 5 Устава автомобильного транспорта).

Дополнительная информация

В путевом листе можно указать дополнительные реквизиты с учетом особенностей деятельности организации или предпринимателя, связанной с эксплуатацией ТС.

В качестве образца для создания путевого листа можно использовать типовую форму № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, либо разработать форму самостоятельно.

Учет и хранение путевых листов

Оформленные путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов (далее – журнал). Такой журнал можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Если журнал ведется на бумаге, его страница должны быть пронумерованы и прошнурованы. Если журнал ведется в электронном виде, следует обеспечить возможность его печати на бумаге при необходимости (п. 17 Приказа № 368).

Еще один важный момент. Если журнал ведется в электронной форме, то все внесенные в него сведения должны быть заверены усиленной квалифицированной подписью (п. 18 Приказа № 368).

Примерная форма журнала учета движения путевых листов утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Применять эту форму необязательно, однако ее можно взять за основу при составлении собственной формы журнала.

Оформленные путевые листы следует хранить в течение 5 лет (п. 553 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Оформление путевых листов: топ‑8 практических ситуаций

Основные нормативные акты по использованию автотранспорта:
Запрещается перевозить пассажиров и багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).

Минтранс России издал Приказы от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368, которыми для разных периодов времени (до и с 01.01.2021 года) утверждал обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения:
- в приказах четко сказано, что их обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие транспортное средство. То есть об оказании услуг по перевозке речи уже нет. Приказы фактически расширили круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта.
- эксплуатация любого транспортного средства организации должна оформляться путевым листом (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, Письмо Минтранса России от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).
Путевой лист для подтверждения расходов

Вопрос 2. Нужен ли арендатору автомобиля без экипажа путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль?

По гражданскому законодательству транспортное средство можно арендовать без экипажа
(ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст. 632–641 ГК РФ).

По договору аренды без экипажа:
- арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации;
- арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ.
Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). При аренде его заполняют как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе:
- его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и подп. 1 п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Срок действия путевого листа

Вопрос 3. Можно ли оформлять путевые листы на срок более одного дня?

Вопрос о возможности оформления путевого листа на срок более одного дня начал возникать с 1 марта 2019 года, когда вступили в силу изменения в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152:
- оформлять путевой лист разрешили на рабочий день либо на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня.
- Минтранс в Письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ указал, что срок действия путевого листа не регламентирован, а п. 4 Приказа так же, как и раньше, определяет срок действия, в течение которого можно использовать путевой лист.
Если путевой лист оформляется более чем на один день, прописывается дата (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого действует путевой лист.

Путевой лист можно оформить на период, превышающий один день. Главное, проставить в документе обязательные реквизиты:
- показания одометра транспортного средства при выезде с парковочного места, а также при возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства;
- дату и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
- дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
- дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
С 1 января 2021 года такой вопрос уже не должен возникать. Поскольку новым Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368 предусмотрено оформление путевого листа (п. 2 и п. 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368):
- на один день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня) в пределах одного дня. В этом случае указывается дата (число, месяц, год);
- на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня), либо на срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день. И тогда указываются даты (число, месяц, год) начала и окончания рейса.
Формы Госкомстата после 1 января 2020 года берите только за основу

Вопрос 4. Если компания оформляет путевые листы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, можно ли отметку о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля в таких листах проставлять дополнительно?

В Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств:
- например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен» за подписью механика (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).
Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов:
- до 01.01.2021 года контролера с текстом: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152);
- с 01.01.2021 года ответственного должностного лица с текстом: «Выпуск на линию разрешен» (п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Получается, использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований.

Унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами.

Компания вправе составить путевые листы в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 или от 11.09.2020 № 368 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).
- Скачайте бесплатно в разделе «Шпаргалка» в конце статьи пример оформления самостоятельно разработанного путевого листа для грузовиков на основе формы № 4-П и с учетом обязательных реквизитов Минтранса (утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
В конце статьи есть шпаргалка

Предрейсовые медосмотры для неводителей

Вопрос 5. Если генеральный директор управляет служебным автомобилем во время поездок к контрагентам, обязан ли он проходить предрейсовый медосмотр?

Безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.

Есть разные мнения:
- обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств (абз. 3 п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»);
- по мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление от 19.12.2016 № 18-АД16-173).
- противоположные мнения судов: предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).
Про учет расходов на ГСМ

Вопрос 6. При выездной проверке организации налоговые инспекторы признали необоснованными расходы на ГСМ в связи с отсутствием в путевом листе конкретного маршрута автомобиля. Могут ли путевые листы без указания маршрута подтверждать расходы на приобретение ГСМ в целях исчисления налога на прибыль?

Лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля. Это снизит риск, что при проверке налоговая исключит затраты на ГСМ из состава налоговых расходов.
- Приказы Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368 не относят к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства. Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
- Судебная практика по вопросу противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).
Про нормы расхода топлива

Вопрос 7. Обязательны ли нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом, для принятия расходов по ГСМ при налогообложении?

Пункт 3 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, все еще содержит текст, что эти нормы предназначены для расчетов по налогообложению предприятий. Но, по результатам экспертизы Минэкономразвития России, из пункта исключили упоминание о предназначении этих норм для расчетов по налогообложению предприятий (п. 4.2 Заключения Минэкономразвития России от 20.04.2012 «По итогам экспертизы на распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»).

Вывод: организации не обязаны применять Минтрансовские Методические рекомендации. Об этом не раз говорил Минфин и признавал право, а не обязанность налогоплательщиков учитывать эти нормы (Письма от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 и от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).

Организации могут использовать Минтрансовские и собственные нормы расхода ГСМ — выбранный вариант должен быть прописан в учетной политике компании.

Если предприятие использует собственные нормы, то они должны быть утверждены приказом руководителя. Разработать их можно разными способами (Письма Минфина РФ от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67 и Управления ФНС России от 05.11.2015 № 08-14-03/13321). Например, на основании:
- заключения научной организации, осуществляющей разработку таких норм;
- данных технической документации автотранспорта;
- информации, предоставленной изготовителем автомобиля;
- актов контрольных замеров норм расхода топлива для конкретного автомобиля.
Способ, как заполнять путевые листы

Вопрос 8. Путевые листы можно заполнять на компьютере или только от руки?

Способ заполнения путевых листов Приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368 не установлен. Из этих документов следует:
- даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляет медицинский работник, проводивший соответствующий осмотр, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии и инициалов;
- дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должен проставить контролер технического состояния автотранспортных средств или ответственное за это должностное лицо, проводившие соответствующий контроль, и заверить своей подписью с указанием фамилии и инициалов.
Все отметки медика и технического контролера или ответственного за технический контроль должностного лица могут быть сделаны только от руки.

Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, а значит, в него не могут быть заранее внесены время, километраж, показания спидометра и маршрут следования. Значит, технически невозможно, выполнив положения Приказов, заполнить эти поля путевого листа на компьютере.

Путевой лист — это обычный первичный учетный документ, который можно составить не только в момент совершения операции, но и непосредственно после ее окончания (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На этом основании можно заполнять путевые листы комбинированным способом:
- частично на компьютере (проставляя данные, известные до начала рейса) и частично от руки.
Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Образец заполнения путевого листа 135.5 КБ
- Производственный календарь и нормы рабочего времени на 2023 год
- Учетная политика компании: когда дополнить, а когда изменить
- Плюсы дистанционного обучения для бухгалтера
- Учет и налогообложение подарков сотрудникам
- Резервы предстоящих расходов в бухгалтерском учете учреждения
- Расчет и оплата больничного листа работникам в 2022 году
- Как правильно рассчитать отпускные работникам в 2022 году. Примеры и калькулятор расчета
- Пособие по беременности и родам работнице. Чек‑лист для бухгалтера
- Как определить страховой стаж для исчисления больничного работнику
- Расчет пособия по временной нетрудоспособности в 2021 году
Нас читают 179 330 человек

Получайте приглашения на бесплатные занятия, анонсы статей, расписание вебинаров и онлайн-курсов. Дайджест приходит 2 раза в месяц.

Подтвердите электронную почту

На отправлено письмо для подтверждения.
Вы можете изменить адрес

Вы подписаны на рассылку

Что делать, если письма Школы не приходят вам?

Чтобы письма не попадали в спам, добавьте свой адрес в адресную книгу.

В Mail.ru зайдите во вкладку «Еще» на верхней панели меню и выберите «Добавить в адреса».

В Gmail нажмите на стрелку справа от кнопки ответа и выберите из списка «Добавить пользователя «Контур Школа» в контакты».

В Яндекс.Почте нажмите в письме на контакт «Контур Школа» и кликните на кнопку «В адресную книгу».

В Outlook нажмите в письме правой кнопкой мыши на «Контур Школа» и выберите «Добавить в контакты Outlook», затем слева сверху «Сохранить и закрыть»

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
- Учетная политика компании: когда дополнить, а когда изменить
- Учет и налогообложение подарков сотрудникам
- Камеральная налоговая проверка. Как проверяют ваши декларации
- Как проходит выездная налоговая проверка. Алгоритм, который прояснит для вас всю процедуру
- Учет в обособленных подразделениях
- С чем сталкивается бухгалтер после перехода на ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды»
Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, если путевой лист оформляется в Беларуси, а водителю нужно совершить несколько рейсов по России, как оформить путевой лист на второй рейс? Ехать обратно в Беларусь и ставить отметки предрейсового и медицинского контроля?

Ответ от Елены Строковой:
В России предрейсовые медосмотры нужно проводить перед началом рабочего дня (рейса), чтобы выяснить, можно ли допустить водителя к работе и сможет ли он должным образом выполнять свои обязанности (п. 4 ч. 2 ст. 46 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», п. 4 Порядка проведения предрейсовых и послерейсовых медосмотров, утв. Приказом Минздрава России от 15.12.2014 N 835н). Такие предрейсовые медосмотры следует проводить перед первым рейсом как в случаях, когда в течение рабочего дня водитель совершает один и более рейсов, так и в случае, когда длительность рейса составляет более одного дня (Письмо Минтранса России от 08.04.2019 N ДЗ-531-ПГ).
При этом субъекты хозяйствования Республики Беларусь при осуществлении транспортной деятельности производят контроль состояния водителей механических транспортных средств перед выездом в рейс при допуске к выполнению международной автомобильной перевозки грузов только с использованием приборов, предназначенных для определения концентрации паров абсолютного этилового спирта в выдыхаемом воздухе, и экспресс-тестов (тест-полосок, экспресс-пластин), предназначенных для определения наркотических средств, психотропных веществ, их аналогов, токсических и других одурманивающих веществ, без проведения предрейсовых и иных медицинских обследований (абз. 5 подп. 4.5 п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 N 7). Такой приборный контроль опьянения проводится перед началом рабочей смены (рабочего дня) водителей или перед началом осуществления перевозки грузов или пассажиров (в случае выполнения данной перевозки в течение нескольких дней) (п. 3 Инструкции о порядке проведения контроля состояния водителей, утв. Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 09.07.2013 N 25/28).
Таким образом, водитель белорусской организации, приехавший из Республики Беларусь и совершающий поездки по России, проходит приборный контроль опьянения на территории Белоруссии перед выездом в том числе в Россию. При этом его рейс длится несколько дней. Его поездки по России не считаются отдельными рейсами, а значит осуществляются без дополнительных предрейсовых медосмотров.

Здравствуйте!
Еще остался вопрос о необходимости путевого листа. Допустим я вожу автомобиль принадлежащий государственному автономному учреждению, но не как водитель, а в большинстве личных целях, иногда своих коллег вожу по делам учреждения, иногда в магазины ездим для закупки, документы отвести, привести, что то отвести, привести и т.д. Автомобиль не используется для коммерческой перевозки грузов, пассажиров и всего остального. В таком случае, можно ли не заполнять путевой лист? Если сотрудник ГИБДД требует путевой лист, то корректно ли будет сказать, что автомобиль используется в личных целях? Если да, то как доказать сотруднику, что я вожу авто в личных целях? Должен быть какой то разрешительный документ от организации? Или звонить руководителю, чтобы он сказал сотруднику, что я вожу в личных целях? Именно вопрос в части отношения водителя и сотрудника ГИБДД. Надеюсь понятно объяснил.

Отвечает Елена Строкова: Ответственность водителя, не имеющего при себе путевого листа в случаях, когда в соответствии с законодательством его наличие является обязательным, предусмотрена в виде предупреждения или штрафа в размере 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).
Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»).
С 01.01.2021 путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Водитель транспортного средства — лицо, управляющее транспортным средством. При этом водитель может управлять транспортным средством в личных целях либо в качестве работника или индивидуального предпринимателя (ст. 2 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»).
Водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и передавать сотрудникам полиции для проверки путевой лист, в случае если это установлено законодательством РФ (п. 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090).
Таким образом, даже если работник использует легковой автомобиль организации для собственных нужд, не работает водителем, не перевозит грузы и не перемещает иных лиц, с 01.01.2021 требуется наличие путевого листа.

Спасибо, информация свежая, но остались вопросы. Нужно ли вести журналы выдачи путевых листов, предрейсовых техосмотров, предрейсовых медосмотров. Нужно ли сохранять чеки с АЗС, нефискальные, при заправках по топливным картам?

Ответ от Елены Строковой:
Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368).
Отражение результатов медосмотров в журнале регистрации предрейсовых (послерейсовых) медицинских осмотров также требуется (п. 14 и п. 15 Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утв. Приказом Минздрава России от 15.12.2014 N 835н).
При этом, на сегодняшний день, отражение результатов технического контроля в журнале регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств какими-либо нормативно-правовыми документами не предусмотрено (п. 10 Проекта Приказа Минтранса России»Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств», подготовленный Минтрансом России, ID проекта 02/08/11-20/00110123).
Денежные средства на лицевые счета топливных карт, как правило, перечисляются авансом в безналичном порядке. Перечисленные поставщику ГСМ авансы в расходах не учитываются (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Бензин принимают к учету на основании подтверждающих документов, полученных от поставщика — обычно это товарная накладная (к примеру, по форме ТОРГ-12, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132) и реестр операций по топливным картам. При этом кассовые чеки, выдаваемые на АЗС, подтверждают отпуск топлива по картам работнику (водителю), т.е. факт того, что бензин был действительно приобретен.
Таким образом, для подтверждения факта приобретения топлива кассовый чек с АЗС для организации не обязателен. А вот для освобождения от обложения НДФЛ стоимости топлива, приобретаемого работником для нужд организации, такие кассовые чеки лучше сохранять (Письмо Минфина России от 14.05.2018 N 03-03-06/1/31933).

Оформление путевых листов: топ‑8 практических ситуаций

Основные нормативные акты по использованию автотранспорта:
Запрещается перевозить пассажиров и багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).

Минтранс России издал Приказы от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368, которыми для разных периодов времени (до и с 01.01.2021 года) утверждал обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения:
- в приказах четко сказано, что их обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие транспортное средство. То есть об оказании услуг по перевозке речи уже нет. Приказы фактически расширили круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта.
- эксплуатация любого транспортного средства организации должна оформляться путевым листом (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, Письмо Минтранса России от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).
Путевой лист для подтверждения расходов

Вопрос 2. Нужен ли арендатору автомобиля без экипажа путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль?

По гражданскому законодательству транспортное средство можно арендовать без экипажа
(ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст. 632–641 ГК РФ).

По договору аренды без экипажа:
- арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации;
- арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ.
Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). При аренде его заполняют как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе:
- его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и подп. 1 п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Срок действия путевого листа

Вопрос 3. Можно ли оформлять путевые листы на срок более одного дня?

Вопрос о возможности оформления путевого листа на срок более одного дня начал возникать с 1 марта 2019 года, когда вступили в силу изменения в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152:
- оформлять путевой лист разрешили на рабочий день либо на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня.
- Минтранс в Письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ указал, что срок действия путевого листа не регламентирован, а п. 4 Приказа так же, как и раньше, определяет срок действия, в течение которого можно использовать путевой лист.
Если путевой лист оформляется более чем на один день, прописывается дата (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого действует путевой лист.

Путевой лист можно оформить на период, превышающий один день. Главное, проставить в документе обязательные реквизиты:
- показания одометра транспортного средства при выезде с парковочного места, а также при возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства;
- дату и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
- дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
- дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
С 1 января 2021 года такой вопрос уже не должен возникать. Поскольку новым Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368 предусмотрено оформление путевого листа (п. 2 и п. 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368):
- на один день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня) в пределах одного дня. В этом случае указывается дата (число, месяц, год);
- на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня), либо на срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день. И тогда указываются даты (число, месяц, год) начала и окончания рейса.
Формы Госкомстата после 1 января 2020 года берите только за основу

Вопрос 4. Если компания оформляет путевые листы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, можно ли отметку о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля в таких листах проставлять дополнительно?

В Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств:
- например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен» за подписью механика (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).
Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов:
- до 01.01.2021 года контролера с текстом: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152);
- с 01.01.2021 года ответственного должностного лица с текстом: «Выпуск на линию разрешен» (п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Получается, использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований.

Унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами.

Компания вправе составить путевые листы в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 или от 11.09.2020 № 368 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).
- Скачайте бесплатно в разделе «Шпаргалка» в конце статьи пример оформления самостоятельно разработанного путевого листа для грузовиков на основе формы № 4-П и с учетом обязательных реквизитов Минтранса (утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
В конце статьи есть шпаргалка

Предрейсовые медосмотры для неводителей

Вопрос 5. Если генеральный директор управляет служебным автомобилем во время поездок к контрагентам, обязан ли он проходить предрейсовый медосмотр?

Безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.

Есть разные мнения:
- обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств (абз. 3 п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»);
- по мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление от 19.12.2016 № 18-АД16-173).
- противоположные мнения судов: предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).
Про учет расходов на ГСМ

Вопрос 6. При выездной проверке организации налоговые инспекторы признали необоснованными расходы на ГСМ в связи с отсутствием в путевом листе конкретного маршрута автомобиля. Могут ли путевые листы без указания маршрута подтверждать расходы на приобретение ГСМ в целях исчисления налога на прибыль?

Лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля. Это снизит риск, что при проверке налоговая исключит затраты на ГСМ из состава налоговых расходов.
- Приказы Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368 не относят к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства. Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
- Судебная практика по вопросу противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).
Про нормы расхода топлива

Вопрос 7. Обязательны ли нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом, для принятия расходов по ГСМ при налогообложении?

Пункт 3 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, все еще содержит текст, что эти нормы предназначены для расчетов по налогообложению предприятий. Но, по результатам экспертизы Минэкономразвития России, из пункта исключили упоминание о предназначении этих норм для расчетов по налогообложению предприятий (п. 4.2 Заключения Минэкономразвития России от 20.04.2012 «По итогам экспертизы на распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»).

Вывод: организации не обязаны применять Минтрансовские Методические рекомендации. Об этом не раз говорил Минфин и признавал право, а не обязанность налогоплательщиков учитывать эти нормы (Письма от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 и от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).

Организации могут использовать Минтрансовские и собственные нормы расхода ГСМ — выбранный вариант должен быть прописан в учетной политике компании.

Если предприятие использует собственные нормы, то они должны быть утверждены приказом руководителя. Разработать их можно разными способами (Письма Минфина РФ от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67 и Управления ФНС России от 05.11.2015 № 08-14-03/13321). Например, на основании:
- заключения научной организации, осуществляющей разработку таких норм;
- данных технической документации автотранспорта;
- информации, предоставленной изготовителем автомобиля;
- актов контрольных замеров норм расхода топлива для конкретного автомобиля.
Способ, как заполнять путевые листы

Вопрос 8. Путевые листы можно заполнять на компьютере или только от руки?

Способ заполнения путевых листов Приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368 не установлен. Из этих документов следует:
- даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляет медицинский работник, проводивший соответствующий осмотр, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии и инициалов;
- дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должен проставить контролер технического состояния автотранспортных средств или ответственное за это должностное лицо, проводившие соответствующий контроль, и заверить своей подписью с указанием фамилии и инициалов.
Все отметки медика и технического контролера или ответственного за технический контроль должностного лица могут быть сделаны только от руки.

Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, а значит, в него не могут быть заранее внесены время, километраж, показания спидометра и маршрут следования. Значит, технически невозможно, выполнив положения Приказов, заполнить эти поля путевого листа на компьютере.

Путевой лист — это обычный первичный учетный документ, который можно составить не только в момент совершения операции, но и непосредственно после ее окончания (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На этом основании можно заполнять путевые листы комбинированным способом:

Кто участвует в оформлении путевого листа в 2023

Новые правила оформления путевых листов утверждены приказом Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390. Они меняют состав обязательных реквизитов путевого листа, разрешают выбрать вид документа – бумажный или электронный. А в оформлении путевого листа участвуют традиционно несколько специалистов.

Разрешена электронная форма путевого листа

С 1 марта 2023 года Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ путевые листы разрешено составлять в электронном виде. Это нашло отражение в новых правилах оформления путевых листов, которые утверждены приказом Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390. В них уточнено, что путевой лист должен быть оформлен на бумажном носителе или сформирован в виде электронного документа. Это полностью соответствует требованиям к первичным бухгалтерским документам.

А правила использования электронного путевого листа такие. Водитель или перевозчик при приеме груза для перевозки должен предъявить для сверки или электронный путевой лист, или его копию на бумаге.

Обратите внимание, что в новых правилах не упомянут журнал регистрации путевых листов. По старым правилам собственники ТС обязаны регистрировать оформленные путевые листы в специальном журнале регистрации. С 1 марта эта обязанность снимается.

Читайте на сайте также:

Собственник ТС

Из новых правил следует, что путевой лист нужно составлять на каждое транспортное средство при перевозке пассажиров, багажа и грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

В общем случае путевой лист оформляет владелец (собственник) ТС.

Есть уточнение. Если ТС передано во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, то арендодатель оформляет путевой лист. Ведь он является собственником автомобиля.

Медицинский работник

Отметки о прохождении медосмотра водителя проставляет на путевом листе медработник, проводивший осмотр.

Медработник проставляет отметку:
- по итогам предсменного, предрейсового медосмотра — «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»
- по итогам послесменного, послерейсового медосмотра — «прошел послерейсовый медицинский осмотр»
Он указывает дату и время проведения медосмотра и заверяет запись своей подписью. В электронном путевом листе — усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной ЭП (формируется на портале Госуслуг).

Технический специалист

Отметки о выпуске ТС на линию проставляет специалист, ответственный за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств. Он проставляет отметку в путевом листе:
- «выпуск на линию разрешен»;
- или «выпуск на линию не разрешен».
Соответствующая отметка в бумажном листе заверяется его собственноручной подписью, в электронном путевом листе — электронной (УКЭП или УНЭП).

Также технический специалист указывают:
- дату и время проведения контроля технического состояния ТС;
- дату и время выпуска ТС на линию.
Отдельный «назначенец»

В путевом листе среди обязательных реквизитов значатся показания одометра. Дату, время и показания одометра указывают:
- при выезде ТС с парковки;
- при заезде на парковку;
- при передаче ТС от водителя к водителю (согласно новым правилам).
Записи также заверяются подписью ответственного лица, которое должен назначить руководитель компании (ИП).

Путевые листы заполняют все, кто эксплуатирует ТС

Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ обязанность оформления путевых листов вменяется:
- компаниям, осуществляющим перевозку пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригороде;
- транспортным организациям, совершающим междугородные пассажирские перевозки;
- компаниям, специализирующимся на автомобильной транспортировке грузов и багажа;
- транспортным компаниям, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).
Исходя из этого, многие отказываются от ведения путевых листов. Однако практика свидетельствует о важности оформления путевых листов, чтобы:
- иметь точные сведения о том, где находилось транспортное средство в рабочее время, и какую работу производил водитель, управляющий им;
- иметь возможность отчитываться перед налоговиками без расхождений в данных;
- обеспечить правильный учет топлива;
- иметь право на уменьшение налогооблагаемой базы.
Путевой лист является основным первичным документом для контроля пробега транспортного средства, списания топлива, оплаты труда водителей и исчисления налогов. Путевым листам налоговики уделяют пристальное внимание. Они могут не признать расходы, не подтвержденные документально, как экономически не обоснованные. Это может произойти и в случае, если в путевом листе нет одного из обязательных реквизитов.

Дополнительную информацию вы найдете в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера.

Если у вас есть доступ — пользуйтесь. Если нет, зайдите и зарегистрируйтесь на 3 дня. Вот ссылки на материалы, которые вам пригодятся.

Путевой лист в 2023 году: актуальная форма и правила заполнения

С 1 сентября 2023 года меняется порядок заполнения путевых листов. А еще в 2023 году них появилась электронная форма. Разбираемся, какие реквизиты в путевых листах теперь обязательны и как их заполнять.

Что такое путевой лист и зачем он нужен

Если в собственности компании есть транспорт или же она занимается перевозками, ей приходится часто оформлять путевые листы. Это нужно для внутреннего учета транспорта, передвижения водителей, контроля за расходом ГСМ (п. 14 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ — Устава автомобильного транспорта).

Еще путевой лист нужен чтобы подтвердить цель поездки для полиции. Кроме того, путевой лист можно использовать как первичный документ, чтобы обосновать расходы в бухгалтерском и налоговом учете:
- на эксплуатацию авто;
- на оплату труда водителей;
- на компенсации сотрудникам, которые используют личный транспорт в работе.
Путевой лист обязателен, если компания (ч. 1 ст. 6 Устава) сама занимается перевозками — перевозит пассажиров и багаж, грузы или предоставляет свой транспорт по договору аренды с экипажем. При аренде без экипажа автомобиль использует арендатор: именно он и составляет путевой лист (ч. 1 ст. 6 Устава).

Путевой лист лучше оформить, если:
- сотрудник периодически использует машину, чтобы перевозить грузы для нужд компании;
- в других целях, для перевозок по заданию компании.
Минтранс объяснил, почему нужно оформлять путевые листы для каждой поездки (Письмо от 17.03.2017 № 03-525ПГ). Если компания перевозит грузы и пассажиров не по договору, а для себя, на нее распространяются все правила и обязанности перевозчиков (п. 3 Постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26). А по этим правилам надо делать «путевку» для каждой рабочей машины.

Что поменялось в путевых листах с 2023 года

Порядок оформления путевых листов в 2023 году менялся дважды — с 1 марта и с 1 сентября.

Вот что поменяли с 1 марта 2023 года (Приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390):
1. Название, номер путевого листа больше не относятся к обязательным реквизитам. Но если путевой лист используется как первичный документ для подтверждения расходов, нужно указывать его название (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
2. Вместо сведений о собственнике автомобиля теперь пишем сведения о компании или предпринимателе, которые выдали «путевку».
3. Виды перевозок и сообщения заполняем по новым правилам.
4. Медработники и технические специалисты могут подписывать электронную «путевку» своей усиленной КЭП/НЭП.
5. Журнал заполнения путевых листов больше необязателен. Компании ведут его по своему усмотрению. Если вы ведете такой журнал, распечатайте, прошнуруйте и пронумеруйте его страницы.
С 11 марта 2023 года появилось еще одно важное изменение — введен электронный формат путевого листа (Приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@). Пока что применение электронного путевого листа — это право, а не обязанность: организации и ИП могут выбирать между бумажным и электронным документом.

Электронный путевой лист состоит из четырех файлов обмена:
- о рейсе и его особенностях;
- о результатах предсменного, предрейсового медосмотра;
- о показаниях одометра при выезде с парковки или при приеме машины от другого водителя;
- о показаниях одометра при заезде машины на парковку или при сдаче другому водителю.
Электронный лист оформляют через оператора ЭДО, который передает сведения в ГИС ЭПД — госсистему электронных перевозочных документов. Подписывают электронный лист УКЭП или УНЭП.

Если компания использует электронный вариант путевого листа, при приеме груза можно предъявить его или бумажную распечатку. Полиции тоже можно показать электронный путевой лист.

А вот что меняется с 1 сентября 2023 года (приказ Минтранса от 05.05.2023 № 159):
- Теперь в сведениях о водителе дополнительно надо указывать СНИЛС, а также серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения.
- Можно оформить один путевой лист на один рейс, если его длительность больше рабочего дня водителя или на несколько рейсов, если в течение рабочего дня у водителя ряд рейсов.
- Разрешили менять сведения о водителях, марках, моделях прицепов или полуприцепов и их регистрационных номерах в электронном путевом листе.
Отчитывайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Какая форма и реквизиты обязательны для путевых листов

Можно использовать унифицированную форму путевого листа из Постановления Госкомстата от 28.11.1997 № 78 или же разработать бланк самостоятельно с учетом отраслевых особенностей. Форму собственной разработки утвердите в учетной политике.

Но какой бы ни была форма путевого листа, в нем должны быть все обязательные реквизиты из Приказа Минтранса № 390 и ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:
- название и дата документа (эти реквизиты не относятся к числу обязательных, но нужны, если путевой лист используется в бухгалтерских и налоговых целях);
- срок действия путевого листа;
- название компании или ФИО индивидуального предпринимателя;
- тип, марка, модель и регистрационный номер машины;
- ФИО, СНИЛС водителя, реквизиты водительского удостоверения;
- дата и время выезда/возвращения на парковку;
- показания одометра;
- отметки о техническом контроле и медосмотре;
- вид перевозки;
- вид сообщения.
Путевой лист для легкового автомобиля обычно заполняют по типовой форме № 3 из Постановления Госкомстата № 78, включая в нее все обязательные реквизиты.

Для такси заполняют типовую форму № 4. Для грузоперевозок используют типовые формы № 4-С или № 4-П. Если у вас автобус, воспользуйтесь типовой формой № 6.

Путевой лист надо передать водителю до выпуска машины на линию (п. [3]11 Состава сведений из приказа № 390). На каждый автомобиль оформляют одну «путевку».

С 1 сентября допускается:
- оформление или формирование одного путевого листа на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей);
- оформление нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска транспортного средства на линию;
- оформление или формирование одного путевого листа на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
Как заполнять путевой лист

Вы сами выбираете, как оформить путевой лист — на бумаге или в электронном виде. Главное — включить в него все обязательные реквизиты.

Приведем пошаговую инструкцию по заполнению путевого листа.

Шаг 1. Заполняем срок действия

«Путевку» можно оформить на день, неделю, месяц или другой срок:
- если оформляете на день, укажите дату использования в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ;
- если оформляете больше чем на день, укажите даты начала и окончания «путевки».
Шаг 2. Заполняем сведения об оформителе

Юрлица указывают свое полное наименование, адрес, телефон и ОГРН. Индивидуальные предприниматели — ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП.

Шаг 3. Заполняем информацию по транспорту
- тип, марку и модель, номер госрегистрации автомобиля;
- марку и модель, номер госрегистрации прицепа — если у машины есть прицеп;
- инвентарный номер — для троллейбусов и трамваев;
- предрейсовый технический контроль — дату, точное время и результат. Предрейсовый контроль не надо заполнять, если используйте легковое авто для собственных нужд и не перевозите в нем пассажиров и грузы (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ);
- выпуск/возвращение транспорта на линию — дату и точное время;
- показания одометра при въезде/выезде/передаче ТС следующему водителю — полные километры пробега. Если нужно сделать несколько «путевок» на одну машину, показания одометра сверяют и пишут на каждом листе при сдаче-приемке авто следующему водителю. Под показателями ставит подпись технический специалист или водитель, который принимает ТС.
А вот маршрут — необязательный реквизит путевого листа. Однако без подробного маршрута сложно доказать рабочий характер поездки. А это может привести к спорам с налоговой.

Причем суды становятся как на сторону налоговиков, так и на сторону плательщиков:
1. Решение в пользу ФНС — Постановление АС МО от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018.
2. Решение в пользу налогоплательщика — Постановление АС ПО от 29.03.2016 № Ф06-6442/2016.
Поэтому если вы используете путевой лист для подтверждения расходов, маршрут заполнять очень желательно.

Шаг 4. Заполняем сведения о водителе

Пишем ФИО и СНИЛС водителя, реквизиты водительского удостоверения, а также дату, точное время и результаты предсменного и послесменного медосмотра. Еще одно новшество с 1 сентября 2023 года — в отметках о медосмотре можно не указывать реквизиты лицензии на медицинскую деятельность (п. 25 Правил предрейсовых осмотров из Приказа Минздрава от 30.05.2023 № 266н).

Если водитель прошел медосмотр — у него нет заболеваний и признаков опьянения — медработник пишет в «путевке»: прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен. После рейса водители тоже проходят медосмотр, и если он пройден, в «путевке» указывают: прошел послерейсовый медицинский осмотр.

Обязательно проводятся (п. 1 ст. 20, п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ):
- предрейсовые медосмотры — для сотрудников на должности водителя, а также если в должностные обязанности работника входят поездки на служебном авто (экспедиторов и др.);
- послерейсовые медосмотры — для водителей, которые перевозят пассажиров или опасные грузы.
Если запланирован долгий рейс на несколько дней, отметки о медосмотре ставят в день выезда и в день возвращения. А если водитель делает несколько рейсов в течение одного дня, осмотр проводят перед первым выездом и после последнего рейса (Письмо Минтранса от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ).

ИП, самостоятельно водящий машину в предпринимательских целях, не может сам ставить отметки о медицинском и техническом осмотре. Медосмотр должны проводить только медработники: предприниматель может заключить договор на прохождение осмотров с медучреждением (Письмо Минздрава от 21.08.2003 № 2510/9468-03-32).

Также предприниматель должен пройти технический осмотр машины перед рейсом (ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). В этом случае он может пройти обучение, получить удостоверение контролера и самостоятельно ставить отметки о техконтроле в путевом листе.

С 1 сентября 2023 года запустят автоматическую систему передачи данных о состоянии здоровья водителей: они смогут проходить медосмотр дистанционно (Федеральный закон от 29.12.2022 № 629-ФЗ). Для идентификации участников будут использовать портал Госуслуг, информационную систему персональных данных и другие способы.

Дистанционно разрешат проводить предрейсовые и послерейсовые медосмотры водителей. Если компания перейдет на удаленные осмотры, надо будет обеспечить идентификацию личности работника: нельзя, чтобы вместо водителя осмотр проходил другой человек. Вся ответственность за дистанционный контроль будет на организации. А водителям, которые будут проходить удаленные осмотры, придется дополнительно проходить химико-токсикологическое исследование не реже двух раз в год.

Шаг 5. Заполняем сведения о виде перевозки

Есть несколько вариантов:
1. Коммерческая — перевозка пассажиров и багажа регулярными рейсами и по заказу, перевозки на такси, перевозка грузов по договору. К коммерческим относят и организованные перевозки детей на автобусе по договору фрахтования (Постановление Правительства от 23.09.2020 № 1527). Если перевозите детей, укажите «организованная перевозка группы детей» автобусом. Перевозки по заказу или для собственных нужд здесь не подойдут (Письмо Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ).
2. Для собственных нужд — перевозка пассажиров и багажа, грузоперевозки собственным транспортом. Договоры перевозок, фрахтования по ним не заключают.
3. Работа специального транспорта. Это перевозки специальными автомобилями, автобусами необщего пользования.
Шаг 6. Заполняем сведения о виде сообщения
- городское — если запланирована поездка в границах одного населенного пункта;
- пригородное — если поездка между пунктами на расстоянии не больше 50 километров;
- междугородное — если поездка между пунктами на расстоянии больше 50 километров;
- международное — если поездка пройдет за пределами российских границ или в России, но с пересечением границ или транзитом.
Если запланировано несколько видов сообщения, указываем все через запятую.

Шаг 7. Подписываем «путевку»

Путевой лист подписывают:
- водитель;
- врач;
- технический специалист.
Врач и техспециалист ставят отметку о предрейсовом и послерейсовом осмторах водителя и транспорта. Если «путевку» заполняют на бумаге, специалисты расписываются собственноручно. Если же оформляют электронный путевой лист, нужны УКЭП или УНЭП ответственных сотрудников. Когда ведете электронный журнал путевых листов, подписывайте его электронной подписью.

Ответственность за путевые листы

Если путевой лист необходим по Уставу автомобильного транспорта, то за его отсутствие или ошибки в нем грозит ответственность. Наказание зависит от вида нарушения.

За отсутствие путевых листов

Положена административная ответственность:
- для водителя — предупреждение или штраф в 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
- для должностного лица — штраф от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ). За повторное нарушение наказание строже.
За ошибки при составлении путевого листа

За эти нарушения штрафуют разные ведомства:
1. Если нет отметок о технических и медицинских осмотрах. ГИБДД или транспортный надзор штрафуют водителей на 3 000 рублей, должностных лиц — на 5 000 рублей, а организацию — на 30 000 рублей (ч. 2, 3 ст. 12.31.1, ст. 23.3, ст. 23.36 КоАП РФ, Письмо Минтранса от 02.02.2021 № Д3-194-ПГ).
2. Если нет отметок об обязательном медосмотре в начале смены, Роструд оштрафует должностных лиц или ИП на 15 000 — 25 000 рублей, организацию — на 110 000 — 130 000 рублей (ч. 3 ст. 5.27.1, ст. 23.12 КоАП РФ, п. 21 Постановления Пленума ВС от 23.12.2021 № 45).
3. Если нет отметок об обязательном медосмотре, Росздравнадзор оштрафует должностное лицо на 2 000 — 3 000 рублей, организацию или ИП — на 30 000 — 50 000 рублей (ст. 11.32, п. 18 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ).
Визуализируйте в одной таблице отчетность и требования контролирующих органов по всем клиентам

Налоговая ответственность за отсутствие путевых листов

Когда путевой лист используют как первичный документ для подтверждения расходов (на ГСМ, зарплату водителей и т.д.), но не все «перевозочные» расходы подтверждены путевыми листами или в них есть ошибки, могут быть штрафы по ст. 120 НК РФ.

Отсутствие первички — грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф — от 10 000 до 30 000 рублей. А если в результате отсутствия первичных документов оказалась заниженной налоговая база, штраф составит 20% от недоимки, но не меньше 40 000 рублей.

Но вы можете оспорить требование инспекции об уплате налога и отправить все подтверждающие документы через Контур Экстерн.
Похожие публикации: