В чем заключается контроль исполнения договора

Контроль договоров и договорных обязательства

В программе IT Audit реализован контроль договоров в части своевременности исполнения сторонами договорных обязательств. При нарушении условий договора одной из сторон программа направит ответственному сотруднику компании уведомление о наступлении срока исполнения обязательства.

Если за исполнение обязательства отвечает сама компания, то в программе предусмотрена возможность заранее напомнить ответственному сотруднику о наступлении срока договорного обязательства. Контроль договорных обязательств входит в модуль Документы программы IT Audit.

Содержание условий заключенного договора представляет собой совокупность договорных обязательств сторон. С целью организации контроля договоров, в том числе и над своевременным исполнением договорных обязательств, по договору вносится структура договорных обязательств — этапы договора. Договорные обязательства могут вноситься в ручном режиме или на основании настроенного справочника по соответствующему виду договора.

Как организовать контроль договоров

В программе IT Audit достаточно прописать этапы исполнения договора. И если этап договора привязан к срокам исполнения обязательства — установить крайний срок его исполнения.

Чтобы ответственный за исполнение договора сотрудник не пропустил срок исполнения обязательства, надо установить необходимую дату напоминания. Как наступит срок напоминания — менеджер получит уведомление (сообщение будет продублировано на электронную почту).

Если срок исполнения договорного обязательства все-таки был просрочен, менеджер получит уведомление о просрочке исполнения договора.

При наличии просрочки исполнения обязательства в программе рассчитывается количество дней просрочки. После выполнения договорного обязательства менеджер вносит дату его исполнения.

Поиск по условиям договорных обязательств

По договорным обязательствам (этапам) предусмотрен поиск. Например, можно отобрать просроченные обязательства, ближайшие обязательства или обязательства свыше определенной суммы.

Отчеты по контролю договоров

В программе создаются отчеты, позволяющие отслеживать исполнение договорной дисциплины и объективно оценивать работу сотрудников компании в части организации договорной работы. Например, может быть сформирован отчет, содержащий обязательства, по которым истек срок исполнения и ответственного сотрудника со стороны компании.

Руководители перед проведением совещения смогут отобрать договоры, по которым имеется просрочка исполнения договорных обязательств со стороны компании или контрагента. В журнале документов будет доступна информация о количестве дней просрочки и кто является ответственным лицом (куратором) за исполнение договора со стороны компании. Согласитесь, при проведении совещения порой крайне необходима такая информация. Только представьте, сколько можно было избежать конфликтных ситуаций со стороны партнеров.

Когда контроль договоров просто необходим

Проводя аудиторские проверки мы достаточно часто встречали случаи, когда согласованные сторонами сроки исполнения обязательств нарушались как со стороны самой организации, так и ее контрагента. Зачастую менеджеры организации и контрагента просто устно договариваются между собой. Никакие документы при этом не оформляются.

Но если в процессе исполнения договора менеджер увольняется, то все прежние договоренности остались лишь на словах и со стороны организации уже никто и не помнит причины, по которым обязательства были нарушены.

Поэтому хорошая практика, которая позволит избежать дальнейших проблем при контроле договоров — документально фиксировать все договоренности сторон. Все изменения договорных обязательств должны быть подписаны уполномоченными лицами.

Если вашей компанией заключаются договоры на значительные суммы, то нарушение договорного обязательства даже на несколько дней может привести к значительным финансовым и репутационным потерям. Гораздо проще организовать надлежащий контроль исполнения договорных обязательств в программе IT Audit.

Контроль договоров в части контроля договорных обязательств, в первую очередь, необходим компаниям, работающим по индивидуальным заказам, и когда необходимо отслеживать сроки исполнения обязательств.

Контроль за исполнением договора управления

Порядок контроля за выполнением управляющей организацией условий договора управления МКД – одно из четырёх существенных условий договора управления, без обсуждения которых договор управления МКД не будет считаться заключённым (ч. 3 ст. 162 ЖК РФ).

15 и 17 ноября на вебинаре «Как предусмотреть риски УО в договоре управления» Елена Шерешовец рассказала, как грамотно прописать в договоре управления порядок контроля за исполнением обязательств УО.

Кто контролирует управляющую организацию

В ч. 3 ст. 162 ЖК РФ не написано, что контроль за исполнением договора управления обязательно должны осуществлять собственники. В этой статье речь идёт о том, что в ДУ нужно прописать порядок осуществления такого контроля.

• собственники помещений и их представители;
• эксперты и аудиторы, которых привлекли собственники.

Внутренние документы управляющая организация может проверить самостоятельно или это сделает СРО, если УО является членом СРО. Органы государственного надзора проверяют деятельность управляющей организации на соответствие нормативным правовым актам.

СРО и органы государственного надзора работают по своим внутренним документам, поэтому управляющим организациям нужно описать в договоре управления порядок проведения контроля со стороны собственников.

Контроль со стороны собственников

Контроль со стороны собственников проявляется в том, что представитель собственников может участвовать при приёмке работ и услуг (абз. 5 п. 4 Правил № 416). Таким образом, контроль со стороны собственников – это, в первую очередь, подписание актов приёмки работ.

закрепил акты выполненных работ в составе технической документации на МКД. Это значит, что управляющая организация не может отказаться от их составления.
1. 16 февраля 2016 года вышел приказ Минстроя РФ № 761/пр – он утвердил форму акта.
2. Управляющие организации обязаны раскрывать информацию о своей деятельности на Реформе ЖКХ и ГИС ЖКХ, среди прочего размещаются акты выполненных работ.

Акты выполненных работ – краеугольный камень при осуществлении контроля за исполнением договора управления. С их помощью управляющая организация может доказать, что выполнила работы качественно и в срок.

Акты приёмки выполненных работ

Порядок приёмки работ и услуг, периодичность составления актов приёмки выполненных работ нигде не установлены. Управляющие организации принимают решение самостоятельно: одни составляют акты ежемесячно, другие составляют акты раз в год.

Второй подход считается более эффективным, потому что минимум на год заключается договор управления МКД, в рамках года принимается перечень работ, на год утверждается цена договора. Соответственно, отчитываться удобнее за год.

Периодичность составления актов приёмки выполненных работ можно предусмотреть в договоре управления МКД – поставьте тот срок, который будет вам удобен. Раз в год достаточно.

Если вы не прописали периодичность в договоре управления, будут применяться нормы Гражданского кодекса РФ, регулирующие аналогичные отношения. По ст. 720 ГК РФ заказчик имеет право принять работы, заявить о недостатках. Если другое не предусмотрено договором, заказчик, который принял работы без проверки, не может в будущем ссылаться на недостатки работ.

• наименования,
• объём,
• расценки,
• стоимость выполненных работ и услуг.

Цена услуги или работы, отражённая в акте, должна соответствовать размеру выручки по договору управления, признанной в бухгалтерском и налоговом учёте управляющей организации в размере начисленной платы за содержание и ремонт ОИ в МКД.

Подписание акта выполненных работ

Акт выполненных работ может подписать председатель Совета МКД или уполномоченное лицо. Бывают ситуации, когда ни председатель Совета МКД, ни уполномоченное лицо не выбраны или они выбраны, но не хотят подписывать акты.

Так как ПП РФ № 761 руководства к действию не даёт, рекомендуем действовать согласно ст. 7 ЖК РФ – по аналогии. Закрепите в договоре управления возможность подписания акта в одностороннем порядке.

После подписания акта в одностороннем порядке вам останется уведомить об этом всех собственников помещений. Сделать это можно, вывесив информацию на информационном стенде в подъезде.

В договор управления или в сам акт внесите замечание о процедуре подписания актов выполненных работ для собственников: укажите, что у них есть тридцать дней, чтобы согласиться или написать мотивировочный отказ.

Для составления такого отказа собственники проводят ОСС, на котором составляют акт с претензиями к качеству, срокам и объёмам выполненных работ. Затем этот акт направляется в управляющую организацию. Если акта нет, работы и услуги считаются выполненными в полном объёме и в надлежащие сроки и принятыми собственниками.

Рекомендуем предусмотреть в договоре управления ситуацию, при которой выбраны председатель Совета МКД и уполномоченное лицо, но они не идут на контакт. Напишите, что в случае отсутствия этих лиц или поступления от них немотивировочного отказа от подписания акта, управляющая организация имеет право подписать данный акт с любым собственником.

Претензии от неуполномоченных лиц

Согласно Закону о защите прав потребителей, все собственники помещений в МКД могут высказывать управляющей организации свои претензии.

• ходом и качеством выполняемых работ,
• соблюдением сроков,
• качеством поставляемых подрядчиком материалов,
• правильностью использования материалов.

Чтобы контроль и надзор со стороны собственников не превратились в абсурд, рекомендуем прописать в ДУ, что собственники их осуществляют, не вмешиваясь в оперативно-хозяйственную деятельность подрядчика.

Также рекомендуем специально указать в ДУ следующий момент: если заказчик обнаружил какие-либо погрешности в работе, он должен сообщить о них немедленно. Если такого заявления нет, заказчик теряет в дальнейшем право ссылаться на обнаруженные им недостатки.

Исполнение договора: 7 контрольных точек

Часто, по незнанию, кажется, что всё идет хорошо и понять, что объективная картина мира говорит об обратном, бывает сложно. Как разобраться, не погружаясь с головой в юридическую казуистику, что в исполнении договора что-то пошло не так и это грозит разного рода рисками.

Собственнику, предпринимателю и менеджеру важно знать и контролировать всего 7 точек.

Если какая либо из контрольных точек начинает «хромать» это может быть сигналом для незамедлительного начала активных действий с вашей стороны.

Итак, 7 точек для анализа исполнения договора.

Заручитесь гарантиями исполнения.

Наряду с деловой репутацией вашего контрагента, целесообразно заручиться законными, гарантирующими исполнения обязательств. Во многом они подготавливаются уже на этапе разработки договора. Чаще всего, в деловой практике, используются поручительство или залог, ещё чаще — пени и штраф.

Пени и штрафы, по большому счету, пугалка. При адекватной защите взыскать больше двойной ставки рефинансирования крайне сложно.

Поручительство дает возможность получить удовлетворение не только от вашего контрагента, который по каким-то причинам не смог исполнить обязательства, но и от лица добровольно принявшего на себя такие обязательства.

Залог, в случае неисполнения, даёт возможность забрать деньги от продажи заложенного имущества.

Если ваш контрагент отказывает вам в обеспечении, необоснованно спорит о размере пени и штрафа за нарушения договора со своей стороны, есть повод серьезно задуматься и поискать другого партнёра.

Контролируйте своевременность оплаты

Контроль оплаты — дело нехитрое. Есть или нет деньги на расчётном счету можно посмотреть в клиент-банке. Ну даже, если деньги на месте не нужно расслабляться. Необходимо проверить следующее:

• С правильного ли юридического (или физического) лица поступили к вам средства? А именно, с этим ли гражданином или фирмой вы заключали договор?
• Правильно ли указано назначение платежа в платёжном поручении? Есть ли в платеже номер вашего счёта или договора?

Если другая сторона ошиблась (или утверждает, что ошиблась), т.е. какое-либо из этих условий нарушено , имейте ввиду, что в суде мяч уже будет не на вашей стороне, а возможно и не на вашем поле. А совершённый платёж, скорее всего, придётся вернуть. Не искушайте судьбу, своевременно обращайтесь за юридическими услугами.

Следите за встречным предоставлением

Проще говоря контролируйте баланс «дать-взять». Или более романтично, внимательно наблюдайте, одинаковой ли ширины шаги делают стороны навстречу друг другу.

Если одна из сторон прекратила платежи, то и другой следует приостановить поставки. Если контрагент задерживает выполнение обязательств, то и вам не стоит торопиться. Этого требует священный баланс встречного предоставления.

Перед применением на деле принципа «дать-взять» внимательно изучите свой договор на предмет иного достигнутого компромисса в вопросе встречного предоставления. Если вы сами договорились сделать всё наперед, и только после этого получить предоставление от контрагента, приостановка исполнения с вашей стороны будет чревата обоснованными санкциями.

Фиксируйте юридические события

Жизнь — это непрерывный поток событий: приятных и не очень. События вокруг вашего договора называются юридическими событиями. Правильно зафиксированное юридическое событие может быть представлено на перспективу в суде — а это уже доказательства!

В процессе исполнения договора какие-то из юридических событий фиксируются автоматически (например, банк без вашего участия фиксирует все платежи на счёт). А некоторые события требуют дополнительных усилий для фиксации. И важно не пренебрегать и не лениться фиксировать всё, что может существенно усилить позиции вашего бизнеса в суде.

Что-то можно оставить без внимания, но только не следующие четыре пункта:

• нарушение любых сроков (сроков начала и окончания работ, промежуточных этапов работ, сроков поставки, устранения недостатков, сроков действия договора и т.п.) ;
• нарушения, связанные с предметом договора: соответствие наименования, ассортимента, количества, прочих характеристик;
• нарушения, связанные с качеством товаров, работ, услуг
• отказы от получения, подписания, ознакомления с чем либо и т.д.

Одним словом, фиксируем все, что не соответствует вашему представлению о верном исполнении договора.

Правильно проводите приёмку товаров и услуг

Приёмка товаров и услуг — чуть ли не самое важное юридическое событие в процессе исполнения договора.

• На этом этапе, прежде всего, убедитесь, что представитель принимающей стороны обладает всеми необходимым полномочиями для приёмки. Проще говоря, проверяйте доверенность и другие документы представителя.
• Изучите и руководствуйтесь сложившимися в вашей отрасли правилами приемки. Сложившиеся правила приемки в оптовой торговле замороженными продуктами существенным образом отличаются от правил приемки высокоточного промышленного оборудования. Ищите варианты для маневра именно в вашей сфере. Иначе вы только потеряете время.
• Проводите приемку с участием квалифицированных специалистов. Если не разбираетесь сами в существе вопроса, обязательно привлекайте профессионалов. Если в первичных отчетных документах не будут отражены претензии любого порядка, вы, за некоторым исключением, лишите себя возможности ссылаться на выявленные недостатки в будущем. …… «Дорого яичко ко Христову дню!»
• Недопустима ситуация, когда в компании никто не знает содержания инструкции П-6 П-7. Но при этом все ссылаются на правила приемки, предусмотренные этими документами.

Оформляйте первичные документы

Ну и конечно приёмка товаров и услуг должна заканчиваться фиксацией юридического события через вашу копию первичных документов — акта или накладной (товарно-транспортной накладной).

• Используйте унифицированные формы первичных учетных документов. Как правило, они не обязательны к применению, но в целях исключения неточностей и отсутствия необходимой информации, применяйте в работе именно их.
• Особое внимание уделяйте вопросу их правильного заполнения . Наряду с прочим, например, в товарной накладной заполняйте раздел «Основание». И не надо в нем указывать «основной договор».Указывайте название именно вашего договора, его дату и номер. Только в этом случай вы можете рассчитывать на договорную поставку, а услуги юриста определят победу в суде.

Проводите мониторинг контрагента

Имейте ввиду, что пока договор исполняется, дела у противоположной стороны могут пойти не очень хорошо. Кто-то может подать на вашего партнера иск в суд, в отношении него могут быть начаты административные производства или на горизонте вдруг замаячит процедура банкротства.

Согласитесь, всегда лучше узнать об это раньше, чем прекратятся поставки или платежи. Если договор на весомые суммы, контрагента нужно обязательно мониторить. Для этого мы всегда рекомендуем услугу скоринга (глубокая проверка вашего контрагента). А для сделок купли-продаже бизнеса — обязательное юридическое сопровождение Due Diligence.

Еще на стадии подписания договора согласуйте взаимную ответственность и обеспечение исполнения обязательств.

Контролируйте оплату, придерживайтесь принципа встречного предоставления, фиксируйте юридические события, правильно оформляйте первичные документы, не забывайте мониторить своих контрагентов.

Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 6)

Напомним, что изменение или дополнение к заключенному ранее договору оформляется письменно. До подписания оно проходит процедуру анализа и согласования, которая установлена в организации для той разновидности договора, к которому оформляется это дополнение / изменение.

Есть сложные и длительные проекты, отслеживать ход исполнения сделок по которым удобнее с помощью отчетов. Тут будут видны произведенные сторонами операции, их даты и денежный эквивалент, здесь же подбиваются итоговые суммы. Сложность и многоаспектность каждого отчета зависит от готовности тратить на него время исполнителя и финансовой службы (если он делается вручную) или от возможностей автоматизации договорной работы, от потребностей руководства.

Отчеты могут быть подготовлены на основании данных информационных систем, используемых в организации, например, ERP-систем. Программные средства могут автоматизировать процедуру сбора, обработки.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

• его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
• все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!