Сколько хранить документы после ликвидации ООО
Если документы после ликвидации ООО (общества с ограниченной ответственностью) уничтожаются, это является нарушением закона. В зависимости от вида документации, срока ее оформления, многие бумаги и их цифровые аналоги должны храниться от 3 до 75 лет. Данные нормативы часто нарушаются, либо по незнанию основ делопроизводства, либо из-за уверенности, что наказания за уничтожение документов нет. Судебная практика за подобные правонарушения действительно пока не сформирована, однако риск открыть серию подобных дел существует.
Что делать с документами после ликвидации общества
Закон предписывает передавать документацию ликвидируемой организации в муниципальный или государственный архив (23-я статья закона об архивном деле № 125-ФЗ от 22.10.2004, п.10). Это требование касается следующих документов:
составляющих Архивный фонд РФ (6-я статья закона № 125-ФЗ);
с не истекшим сроком хранения;
по личному составу компании.
Сдать в архив документы после ликвидации общества можно, когда между ним и ликвидатором (ликвидационной комиссией, конкурсным управляющим, самим ООО, если оно ликвидируется добровольно) заключен соответствующий договор. Также документы могут быть переданы правопреемнику почившего ООО, или вышестоящему подразделению – п. 9.7 и п. 9.7.1 Основных Правил работы архивов организаций. Например, если ликвидируется «дочка», ее документы передаются в головной офис.
Если ни правопреемника, ни вышестоящей организации нет, документы по личному составу, касающиеся бывших работников ООО, заберет специализированный или государственный архив (п. 9.7.2 Основных Правил). Где будут храниться учредительные документы после ликвидации общества и иные бумаги, связанные с его деятельностью, в этом случае будет решать конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия, при добровольной ликвидации – кто-то из сотрудников или участников ООО. В частности, может быть составлен акт о передаче их на хранение бывшему участнику общества. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению, что также фиксируется в соответствующем акте и решении.
Расходы по передаче документации в архив, ее подготовке и оформлению, несет ликвидируемое общество. Документы, хранящиеся меньше 10-ти лет, архив может не принять, поэтому альтернативным вариантом является их передача в специализированную частную компанию.
Сроки хранения документов после ликвидации ООО
Основные сроки хранения документации предприятий (различных форм собственности) указаны в приказе Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. Перечислить все его позиции невозможно, так как их больше 1000. В частности, в отношении хранения документов установлены такие сроки:
коллективные договоры, информационные материалы по забастовочному движению, предложения по улучшению техники безопасности хранятся постоянно;
путевые листы, договоры по автострахованию, отчеты об остатках и поступлении товаров, таможенные декларации хранятся 5 лет;
документы соискателей, не принятых на работу в организацию (рекомендации, автобиографии и т.д.), письма о переводе сотрудников хранятся 3 года.
Сколько должен сохраняться конкретный документ, на основе вышеуказанного Приказа Минкульта, определяет специалист. Что касается документов по личному составу (штатных расписаний, личных карточек сотрудников, приказов об увольнении и приеме на работу, т.д.), период их хранения установлен законом об архивном деле № 125-ФЗ – ст. 22.1. Он зависит от времени составления данной документации:
если до 2003 года – срок хранения 75 лет;
если позже – срок хранения 50 лет.
В законе о бухучете (ФЗ № 402 от 26.07.2019, 29-я статья) указан срок хранения различных бухгалтерских документов. Он составляет не менее пяти лет – либо с отчетного года, либо с года, когда ими воспользовались для составления финансовой отчетности последний раз.
Санкции для нарушителей
Если хранение документов после ликвидации ООО осуществляется ненадлежащим образом, это является правонарушением. За его совершение ответственность предусмотрена двумя статьями КоАП РФ (Кодекса об административных правонарушениях) – ст. 13.20 и ст. 13.25 (п.2). Однако с их применением есть сложности, что позволяет массово нарушать установленные законом требования к сохранности документов.
В частности, ст. 13.25 грозит юридическим лицам, нарушившим срок и порядок хранения документов, штрафом в размере 200 000 – 300 000 рублей. Но применить его к ликвидированной компании, бывшее руководство которой, например, выкинуло или сожгло бумаги, не удастся. Для должностных лиц штраф небольшой, он составляет 2 000 – 5 000 рублей. Но и эту санкцию можно вменить только в течение года со дня совершения правонарушения (КоАП, ст.4.5).
Ликвидация компании: что делать с документами
Приняв решение о ликвидации компании, у бизнесменов возникает вопрос о сроках хранения (уничтожения) документации, а также печати (если она есть в компании). Что делать с документами и печатью при ликвидации компании?
Напомним, что по общему правилу, ликвидация считается завершенной, а компания — прекратившей существование после внесения об этом записи в ЕГРЮЛ.
Важно!
Сразу отметим, что не у всех ликвидируемых компаний встает вопрос об уничтожении печатей. Некоторые компании (как правило, малый бизнес, где нет разветвленной структуры управления) отменили круглую печать благодаря действию Федерального закона от 06.04.2015 г. № 82-ФЗ (вступил в силу 7 апреля 2015 г.).
Те АО и ООО, которые отказались от печати должны были:
- внести в установленном порядке изменения в устав компании (при наличии упоминания о круглой печати), заполнив заявление по форме P13001;
- не вносить никаких изменений (при отсутствии упоминания о круглой печати компании);
- для созданных компаний после 7 апреля 2015 г. сведения о печати не указывать в уставе компании.
Но ряд компаний продолжают использовать печати и для них актуальным является вопрос о порядке уничтожения печати.
Что делать с документацией?
Можно ли сразу уничтожить документацию компании после внесения записи в ЕГРЮЛ о ее ликвидации? Казалось бы, нет компании — нет и документов.
Однако это не так. Как указано в п.1 ст.89 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п.1 ст.50 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» компании обязаны хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ.
Порядок хранения и уничтожения документов определен Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», в котором обозначено, что все компании обязаны хранить документы в течение сроков их хранения, а также перечнями документов. То есть никаких исключений для ликвидируемых компаний в части хранения документов, не сделано.
А не так давно (Приказ Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», далее по тексту — Перечень) был утвержден новый перечень со сроками хранения документов. Указанные сроки хранения обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы.
Куда должна сдавать документацию ликвидированная компания?
В случае ликвидации негосударственных компаний (в т.ч. в результате банкротства), архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией на хранение в государственный или муниципальный архив. Таковы требования ст.23 Закона об архивном деле.
Важно!
Таким образом, если не истек срок хранения документов, то они не должны уничтожаться. Их нужно передать в государственный архив.
С этой целью ликвидационная комиссия заключает с архивом соответствующий договор.
Далее члены ликвидационной комиссии должны выбрать документы, которые подлежат:
— хранению и передаче в государственный архив;
— уничтожению (у которых истек срок хранения).
При подсчете сроков хранения должно учитываться следующее. Установленные сроки хранения документов отсчитываются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Например, лицевые счета работников, личные карточки работников, исполнительные документы хранятся не менее 75 лет, а документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) — не менее 5 лет.
Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.29 Закона № 402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам. Однако из этого правила есть исключения — саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно. То есть такие документы готовятся к сдаче в архив с отметкой «постоянно».
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг хранятся 50/75 лет (п.301 Перечня).
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ). Однако НК РФ установлены исключения из общего правила. Особые сроки хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотрены гл. 25 НК РФ. Так, компания обязана хранить первичные документы, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего срока переноса убытка (п.4 ст. 283 НК РФ, п.7 ст. 346.18 НК РФ).
Юристы и бухгалтера компании «РосКо» смогут грамотно и профессионально сопроводить процесс ликвидации бизнеса. Заполните форму и мы оперативно проконсультируем Вас по данным вопросам:
Как сдать документы в архив при ликвидации и банкротстве
Насущный вопрос при ликвидации организации – куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде. Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулируют два основных закона:
- Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», где говорится, что конкурсный управляющий передает на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами.
- Порядок и условия сдачи документов в архив на хранение устанавливаются и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. В данном случае при сдаче документов в архив речь идет об отсылке к Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив.
Кто отвечает за передачу документов при ликвидации
В законодательстве четко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ. При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует сдачу документов в архив ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства своими силами.
Непредвиденные сложности
К сожалению, далеко не всегда сдача документов архив при ликвидации завершается должным образом, особенно на предприятиях, ликвидируемых вследствие их несостоятельности (банкротства). Должностным лицам предприятия, находящегося в стадии ликвидации, следует быть готовыми к сложностям, возникающим в процессе сдачи документов в архив. От грамотного решения ответственных лиц будет зависеть наличие или отсутствие претензий при сдаче документов в архив.
Какие документы сдают в архивы при банкротстве и ликвидации?
Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки, лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приема-передачи. Напомним, что срок хранения документации, относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п., оформленной до 2003 года, составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.
Как поступить с документами, которые не принимают в госархивы
Часто у людей возникает вопрос, как поступить с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать.
Вариант 1. Найти место у себя и хранить, пока срок хранения не истечет. Обращаем ваше внимание, что срок хранения большинства документов не изменяется при ликвидации и составляет не менее 5 лет.
Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.
Процесс сдачи документов в архив
Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.
Опись документов
Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются – «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.
Что показывает практика
Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.
Часто задаваемые вопросы
Кто должен передавать документы в архив при ликвидации и банкротстве?
При ликвидации обязанность лежит на ликвидаторе или председателе ликвидационной комиссии, при банкротстве на конкурсном управляющем, при этом архив принимает документы только в упорядоченном состоянии.
Какое основание для передачи документов на государственное хранение?
Основанием к передаче могут быть ликвидация или банкротство организации. За исключением случаев передачи документов в ведомственные архивы. Государственные или муниципальные архивы не принимают документы на основании реорганизации или прекращении деятельности без официальной ликвидации.
Можно ли передавать документы после ликвидации?
Да такая возможность есть.
Что делать с документами, которые не передаются в государственный или муниципальный архив?
Эти документы должны храниться согласно их срокам хранения, например, накладная 2017 года не может уничтожаться до 2023 года, так как срок хранения таких документов не менее 5 лет.
Сколько нужно хранить документы после закрытия ООО: сроки и правила
После закрытия ООО остается множество вопросов и формальностей. Одним из них является хранение документов, которые, как известно, должны храниться в течение определенного срока. Нужно знать, сколько лет и какие именно документы следует сохранять и почему.
Документы, относящиеся к бухгалтерии и налоговым обязательствам, должны быть сохранены определенное количество лет. В случае закрытия организации или ликвидации ООО, эти документы всегда вызывают много вопросов: что именно нужно делать с ними? Сколько лет их нужно хранить? Какие последствия могут возникнуть при невыполнении этого требования?
Согласно государственным правилам, документация должна храниться в организации в течение 5 лет после закрытия или ликвидации ООО. После этого срока они могут быть уничтожены. Однако, если компания не ликвидирована, а находится в стадии ликвидации, документы должны храниться до окончания процесса ликвидации.
Когда речь идет об Упрощенке или индивидуальном предпринимателе, срок хранения документов составляет всего 4 года. Но все-таки стоит узнать у налоговой инспекции, сколько лет нужно хранить именно вашу документацию, чтобы не допустить ошибки и штрафы.
Поэтому, чтобы избежать проблем, важно знать какие документы нужно хранить и на какой срок. Также следует знать, что при проверке налоговой или другими государственными органами отсутствие необходимых документов может повлечь за собой штрафы и недопустимость налоговых вычетов.
Сколько хранить документы после закрытия ООО: сроки и правила
После ликвидации организации необходимо знать, сколько и какую документацию следует хранить. Важно учесть сроки и правила хранения, чтобы избежать штрафов и последствий.
Какие документы должны храниться после закрытия ООО?
Документы, связанные с закрытием предприятия, должны быть хранени ровно так же, как и при его деятельности. Нет разделения на «до» и «после» закрытия ООО. Все бухгалтерские и налоговые документы, а также договора, акты и другая документация должны быть сохранены в архиве.
Какие сроки хранятся документы организации после закрытия?
Существует общее правило, что документы должны храниться не менее 4 лет с момента закрытия предприятия. Однако, для некоторых документов этот срок может быть больше. Например, бухгалтерская отчетность хранится 7 лет, а документы, связанные с недвижимостью, хранятся до истечения срока давности по их налоговому учету.
Где храниться архив документов после закрытия ООО?
После закрытия ООО архив с документами может храниться непосредственно в организации или быть передан в государственный архив. Если организация была ликвидирована, то архив обязательно должен быть сдан в государственный архив.
Какие документы можно сдать в архив после закрытия ООО?
При передаче документов в архив после закрытия организации, следует узнать, какие архивы принимают такую документацию. В зависимости от типа и характера предприятия, документы могут быть предоставлены для хранения в местных, региональных или федеральных архивах.
Проверка со стороны налоговой или иных государственных органов может быть и после закрытия ООО. Даже после ликвидации организации налоговая или другие органы могут запросить документы для проверок.
Какие последствия могут быть при несоблюдении сроков и правил хранения документов после закрытия ООО?
Несоблюдение сроков и правил хранения документов после закрытия организации может повлечь за собой различные последствия. Возможны штрафы со стороны налоговой, а также проблемы при последующих проверках. Поэтому важно внимательно отнестись к вопросу хранения документов и следовать установленным правилам.
Важно узнать все сроки и правила хранения документов после закрытия ООО для предотвращения возможных проблем и штрафов со стороны налоговой или других государственных органов.