Сколько может быть оригиналов документа
Перейти к содержимому

Сколько может быть оригиналов документа

  • автор:

Копии вместо оригиналов: как их оценит суд в процессе

Копии вместо оригиналов: как их оценит суд в процессе

В определениях о назначении предварительного слушания часто предписывают «предоставить оригиналы документов суду на обозрение», но на практике об этом обычно не вспоминают, делится партнер Allen&Overy Игорь Горчаков. По его словам, суды требуют оригинал документа только тогда, когда одна из сторон ставит подлинность копии под сомнение. Но может случиться так, что участник процесса потерял оригинал. В этом случае шансы, что суд примет копию как доказательство, серьезно уменьшаются, говорит Горчаков. Но побороться можно: ничто не мешает обосновывать подлинность документа. «А дальше – это усмотрение суда. Многое зависит от материалов дела», – констатирует юрист.

А был ли договор

Эти тезисы иллюстрирует дело № А57-14986/2017, в котором Андрей Микишев требовал возврата долга у ООО «Апрель» 379 900 руб. по договору займа. Факт заключения сделки никто не оспаривал – он подтверждался платежками обеих сторон, в которых фигурировало соглашение с одними и теми же реквизитами от 2011 года. Основной вопрос в деле был в другом – стоит ли ориентироваться на те условия займа, что были прописаны в копии договора? На этом настаивал ответчик, который и принес эту копию в суд. Сроки возврата денег давно прошли, указывали юристы «Апреля»: согласно копии, деньги передавались до декабря 2012 года, а иск был подан в 2017-м, когда срок исковой давности давно истек.

Главный вопрос в деле: Можно ли верить копии договора, которую принес ответчик, если истец отрицает, что его подписывал, но не предъявляет копии с другим содержанием?

На вопрос, где оригиналы, ответчик показал акт об уничтожении документов, а истец сделал заявление о фальсификации договора займа. Арбитражный суд Саратовской области на это ответил, что акт не подтверждает подлинности документа. Заявление о фальсификации суд счел необоснованным, и к тому же истец не явился в заседание, чтобы его поддержать. В итоге АС Саратовской области пришел к выводам, что сделка займа заключена, ведь деньги передавались, но договору верить нельзя. В его отсутствие срок возврата денег не определен, а значит, надо руководствоваться ч. 1 ст. 810 ГК: заем возвращается в течение 30 дней с момента предъявления требования. Иными словами, срок исковой давности не прошел, объяснил суд, удовлетворяя исковые требования полностью. С такой мотивировкой согласилась апелляция.

Иного мнения оказался Арбитражный суд Поволжского округа. Стороны обязаны предъявлять в суд оригиналы документов, но могут принести и копии, а суд должен оценить их в совокупности с другими доказательствами, напомнил АС ПО. Когда займодавец перечислял деньги, он сослался в платежном поручении именно на тот договор, подлинность которого сейчас оспаривает истец, обратила внимание кассация. Также важно, что в деле нет других, различных по содержанию копий соглашения. Окружной суд также перечислил доказательства, которые говорят в пользу «Апреля», но не были даже отражены в актах двух инстанций. Во-первых, гендиректор займодавца в первой инстанции сказал, что подписывал спорный договор. Во-вторых, нотариус подтвердила подлинность его доверенности. «Суды не дали оценки этим обстоятельствам и разрешили спор без оценки доводов ответчика», – с такими замечаниями коллегия под председательством Ильсура Нагимуллина отправила дело на пересмотр в первую инстанцию.

Нижестоящие суды решили не отражать в своих решениях доводы ответчика и не давать им никакой оценки. Но это было важно для итога дела.

Доказывать содержание договора при новом рассмотрении дела не придется, уточняет адвокат ответчика Денис Шашкин. Если сторона, которая оспаривает содержание документа, не предъявляет его в другой редакции, то при доказывании достаточно установить только факт заключения, поясняет Шашкин.

Формальный подход, правила доказывания и заверение копий

Позиция двух инстанций в целом соответствует практике, потому что суды часто проявляют формальный подход, делится юрист юркомпании «Хренов и партнеры» Артем Анпилов. В отличие от них кассация рассмотрела вопрос всесторонне, отмечает Горчаков из Allen&Overy: «Окружной суд ответил на вопрос, есть ли в деле копии договора с другим содержанием, и обратил внимание на другие доказательства подлинности спорного документа». При новом рассмотрении дела суду предстоит непростая задача, говорит старший юрист корпоративной и арбитражной практики АБ «Качкин и Партнеры» Александра Улезко. По ее словам, материалы дела в картотеке не дают ответов на вопросы, почему кредитор так долго не требовал возврата займа, а должник уничтожил оригиналы спустя четыре года, хотя по закону о бухучете должен был хранить их не меньше 5 лет. Это важно в том аспекте, что суды обязаны принимать во внимание добросовестность и разумность поведения сторон, объясняет Улезко.

Кассация уточнила, что в деле «Апреля» в материалах нет копии договора, которая бы противоречила представленной ответчиком. Это одно из исключений, когда ссылаться на копии нельзя. Второе исключение – это возможность установить содержание первоисточника другим способом. Например, запросить копию у органа, который регистрировал договор, приводит пример Анпилов. В иных случаях, если подлинник утрачен, ссылаться на копию можно.

Еще одна возможная проблема в подобных делах – это заверение, ведь копии для суда должны быть «надлежащим образом заверены» (п. 8 ст. 75 АПК). Но как это сделать правильно, закон ответа не дает. На практике суды принимают копии, заверенные как нотариусом, так и участником процесса, утверждает Анпилов. По его словам, они часто ссылаются на ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», но там критерии скорее формальные. ГОСТ не регламентирует, кто имеет право заверять документы, и не определяет юридическую силу такой копии. Ответа на последний вопрос не дает и процессуальное законодательство. Если сторона принесет в суд нотариально заверенную копию, достаточно ли этого или по-прежнему нужен оригинал?

Если сторона принесет в суд нотариально заверенную копию, достаточно ли этого или по-прежнему нужен оригинал?

По словам Анпилова, судебная практика на уровне Высшего арбитражного суда не считает, что такая копия достоверно подтверждает подписание спорного соглашения (Определение ВАС РФ от 13.04.2012 № ВАС-3602/12 по делу № А40-55730/10-42-470).

Аналитика Публикации

Письменные доказательства нужно представлять в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии (ч.8 ст.75 АПК). Подлинник нужно представлять в случаях, предусмотренных законом, а также по требованию суда (ч.9 ст.75 АПК). Однако суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии не тождественны друг другу и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью иных доказательств (ч.6 ст.71 АПК).

Получается, суд может принять копию только в случае, если у него не возникнет сомнений в ее подлинности, например, когда в материалах дела отсутствуют противоречащие копии документов, оппоненты не возражают относительно содержания копии.

Рассмотрим случаи, когда суд с большей долей вероятности признает копию надлежащим доказательством и не потребует оригинал.

Копия не вызывает сомнений, и нет противоречащих друг другу документов

Если толковать ч. 6 ст. 71 АПК буквально, то копия документа – надлежащее доказательство. Этот подход получил распространение в судебной практике, в том числе Верховного Суда[1], получил подход к оценке копии документа в качестве надлежащего доказательства, основанный на буквальном толковании части 6 статьи 71 АПК РФ. Суды, принимая надлежащим образом заверенную копию документа, указывают, что если в материалы дела не поступали нетождественные копии доказательства, то представление оригинала не требуется. В качестве дополнительного подтверждения такого подхода учитывается, что сторона не заявляла ходатайства о фальсификации доказательств в порядке статьи 161 АПК РФ.

Примеры из практики

Судебный акт

Мотивировка

Постановление АС Московского округа от 13.02.2015 по делу № А40-23216/2014

Истец обратился в суд о взыскании задолженности из договора субподряда. В обоснование своей позиции взыскатель приложил копии подтверждающих документов. Суд первой инстанции иск удовлетворил. Апелляционная инстанция решение отменила, сочтя представленные копии документов ненадлежащими доказательствами. Суд кассационной инстанции указал на неправомерность такого подхода, так как истец в обоснование требований представил копии доказательств в форме надлежащим образом заверенных копий, которые ответчиком не оспорены. Каких-либо ходатайств, заявлений о фальсификации, экспертизе недостоверности доказательств, о несоответствии копий документов оригиналам документов в судах первой и апелляционной инстанций не заявлялось. Более того, суд апелляционной инстанции не требовал от истца предоставить оригиналы.

Постановление АС Уральского округа от 08.07.2016 по делу № А60-50886/2015

Суд первой инстанции удовлетворил иск о взыскании предоплаты по договору. Апелляционный суд отказал в удовлетворении требований в связи с представлением ответчиком копии товарной накладной, подтверждающей исполнение договора. Суд кассационной инстанции, оставляя без изменения постановление апелляционной инстанции, указал на то, что суд правомерно принял копию в качестве допустимого и относимого доказательства, так как копия накладной относится к спорному договору, содержит все необходимые реквизиты. Иные копии накладной, отличающиеся по своему содержанию от копии, представленной ответчиком, в материалы дела не представлены.

Постановление АС Московского округа от 29.03.2017 по делу № А41-27575/2016

Суды, отказывая в удовлетворении иска о взыскании денежных средств, исходили из того, что истец не выполнил требования, указанные в определениях суда первой инстанции о предоставлении на обозрение суда оригиналов документов в обоснование исковых требований, в связи с чем пришли к выводу о недоказанности истцом наличия задолженности. Суд кассационной инстанции отправил дело на новое рассмотрение в связи с тем, что законом не предусмотрены процессуальные последствия в виде отказа в удовлетворении иска в связи с неисполнением судебных определений. Ответчики возражений не заявляли, в судебные заседания не явились, документов, противоречащих копиям, не представили. Реальная процессуальная необходимость, обусловленная положениями закона, в истребовании у истца оригиналов документов фактически у суда отсутствовала. Соответственно, суды неправомерно оставили без удовлетворения заявленные исковые требования со ссылкой на их недоказанность исключительно ввиду наличия в материалах дела только копий документов и непредставления их оригиналов.

Постановление АС Волго-Вятского округа от 16.10.2017 по делу № А17-7540/2016

Суд кассационной инстанции указал, что отсутствие в материалах дела подлинников документов не является основанием для отмены обжалуемых судебных актов, так как представленные копии документов заверены надлежащим образом. Доказательств того, что представленные копии документов не соответствуют оригиналам документов либо имеется копия документа, содержание которой не соответствует копии, представленной истцом, ответчик не представил.

Противоположная сторона признает либо не оспаривает содержание копии

Законом предусмотрено, что в случае подтверждения стороной обстоятельств, на которых другая сторона основывает свои требования или возражения, освобождает другую сторону от необходимости доказывания таких обстоятельств[2]. Такое признание возможно оформить в виде соглашения сторон, приобщаемого к материалам дела, либо занесения арбитражным судом подтверждения обстоятельств в протокол заседания, что удостоверяется подписями сторон в протоколе. Предусмотрена также возможность одностороннего изложения признания в письменном виде.

Например, в рамках одного из дел по банкротству физического лица[3] финансовый управляющий оспаривал сделку должника по продаже земельных участков. При этом в материалы дела не были представлены ни оригинал, ни копия указанного договора. Однако суд установил, что договор купли-продажи действительно заключался, так как стороны подтвердили указанный факт, что было занесено в протокол судебного заседания и подтверждается соответствующими подписями сторон.

Когда суды применяют это правило, они исходят из обязательного соблюдения формальных требований. Например, в деле № А15-3603/2015 стороны не представили кредитный договор в материалы дела, однако представитель ответчика неоднократно устно признавал подписание кредитного договора и наличие задолженности. Суды сочли устное подтверждение заключения договора достаточным основанием для признания наличия долга у ответчика. Однако впоследствии Ответчик заявил об ошибочности первоначального заявления. Суд кассационной инстанции, отменяя судебные акты нижестоящих инстанций, указал на то, что, хотя ответчик и признал устно наличие договора, впоследствии такое заявление было отозвано, а фиксация таких заявлений в протоколе судебного заседания не была произведена. Следовательно, суды пришли к преждевременному выводу об освобождении истца от обязанности доказывания обстоятельств.

Заключение соглашения об обстоятельствах, а также занесение признания в протокол не дают гарантии, что в ходе рассмотрения дела не потребуется оригинал документа. Стороны не лишены права заявить об ошибочности своей позиции, что следует из пункта 14 информационного письма Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 22.12.2005 № 99 «Об отдельных вопросах практики применения Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации». Таким образом, суды неправомерно освободили банк от бремени доказывания факта заключения кредитного договора и получения ответчиком спорной суммы. После такого заявления суд обязан оценить доказательства, в том числе такое заявление, по общим правилам оценки доказательств.

Анализ судебной практики показал, что данные нормы достаточно редко применяются, что логично, так как стороны, доведя спор до стадии судебного разбирательства, как правило, не намерены упрощать оппоненту процесс доказывания.

Копию документа заверил нотариус

По общему правилу не требуется доказывать обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия. Исключением из данного правила являются случаи, когда нотариальный акт был отмене либо когда подлинность такого документа опровергнута в рамках проверки заявления о фальсификации доказательств в порядке статьи 161 АПК РФ[4].

Суды, принимая нотариально заверенные копии письменных доказательств, оценивают такие копии наряду с другими доказательствами, при этом подлинность под сомнение не ставится, если стороны не заявили о фальсификации доказательства, так как нотариальное удостоверение документа означает, что оригинал тождественен копии во всех его частях. Данный подход нашел свое отражение и в судебной практике[5].

Когда суд потребует подлинник документа?

Как следует из судебной практики, истребование оригинала является правом, а не обязанностью суда[6]. При этом суд может запросить оригинал в любой ситуации, даже если не представлена нетождественная копия. Таким образом, в сфере представления доказательств существует высокая степень усмотрения суда. Суды могут руководствоваться положениями статьи 65 АПК РФ, которая предусматривает, что каждая сторона обязана доказать обстоятельства, на которые ссылается. В случае непредставления оригинала документа, копия которого представлена в материалы дела, суд может усомниться в достоверности данной копии, так как копия, по общему правилу, должна изготавливаться при наличии оригинала у стороны.

Что делать, если суд требует оригинал?

В случае отсутствия подлинника доказательства необходимо дать объяснения суду относительно того, почему представление оригинала невозможно[7].

В любом случае суд не может отказать в приобщении копии к материалам дела, если только такой документ явно не относится к материалам дела. Копия документа будет оцениваться по общим правилам статьи 71 АПК РФ. Отсутствие оригинала не означает, что суд обязательно критически отнесется к копии. Для подтверждения своей позиции сторона может представить дополнительные доказательства, которые прямо или косвенно содержат необходимые сведения. Например, возможно предъявление первичных документов, платежных поручений, банковских выписок и иных. То есть любых относимых и допустимых доказательств, которые могут в совокупности подтвердить позицию стороны. Данная позиция также нашл свое отражение в пункте 10 Обзора судебной практики Верховного Суда Российской Федерации № 3 (2015), утвержденного Президиумом ВС РФ 25.11.2015. Суд указал, что при непредставлении истцом письменного договора займа или его надлежащим образом заверенной копии вне зависимости от причин (в случаях утраты, признания судом недопустимым доказательством, исключения из числа доказательств и т.д.) истец лишается возможности ссылаться в подтверждение договора займа и его условий на свидетельские показания, однако вправе приводить письменные и другие доказательства, в частности расписку заемщика или иные документы.

Примеры из практики

Судебный акт

Мотивировка

Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 26.04.2017 по делу № А33-1805/2016

Суды, рассматривая спор о взыскании задолженности по тепловой энергии, установили, что у ответчика имеются основания для заявления встречных требований, которые были подтверждены копиями отчетов по учету тепловой энергии, справками о количестве потребленной тепловой энергии. Кассационная инстанция указала на то, что копии документов приняты судами правомерно, так как позиция ответчика также подтверждается совокупностью иных доказательств, в частности актами зачета однородных требований, товарными накладными и прочими документами.

Постановление АС Волго-Вятского округа от 26.09.2017 по делу № А43-13315/2016

Суды, удовлетворяя заявление кредитора о включении требований в реестр требований кредиторов, приняли во внимание в качестве надлежащих доказательств факта передачи заемных средств наряду с копиями договора и дополнительных соглашений оригиналы дополнительного соглашения от 01.08.2015 к договору займа, платежных поручений, копию выписки о движении денежных средств.

Постановление АС Волго-Вятского округа от 19.03.2018 по делу № А11-2011/2017

Суды, устанавливая наличие договорных отношений между сторонами спора, приняли во внимание, что, помимо копии договора, представленного в материалы дела, в дело представлены иные доказательства: товарные накладные, счета на оплату, платежные поручения, акты сверки, переписка.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 08.10.2010 по делу № А56-92614/2009

В рамках рассмотрения спора налоговый орган заявил о недоказанности ответчиком замены долгового обязательства, так как в материалы дела представлена копия акта приема-передачи векселей, что в отсутствие оригиналов не может подтверждать факт новации. Суды признали представленные копии надлежащим доказательством с учетом иных доказательств по делу: оборотно-сальдовой ведомости, инвентаризации расчетов и иных.

Защита добросовестного участника процесса

Говоря о защите интересов лица, представившего копию в материалы дела, нельзя не сказать о том, как может защитить себя его оппонент. Зачастую представление в суд только копии письменного доказательства свидетельствует о недобросовестности лица, его подавшего. Современные технические средства позволяют изготовить высококачественную подделку даже оригинала документа, не говоря о копии. Поэтому добросовестному участнику процесса следует занимать активную позицию, заявляя свое несогласие с представленной копией в целом либо с ее содержанием, что как минимум позволит избежать применения части 3.1 статьи 70 АПК РФ.

Самым простым и надежным способом защиты для добросовестной стороны является предоставление оригинала документа, измененная копия которого представлена в материалы дела. Указанное возможно также путем заявления ходатайства об истребовании оригинала, в случае наличия объективной невозможности самостоятельно получить оригинал, если документ не составлялся самим заявителем. Однако представление оригинала зачастую невозможно, в данном случае представление нетождественной копии документа не сможет в полной мере подтвердить позицию добросовестной стороны, так как если суд не получит иных доказательств, подтверждающих подлинность одной из отличающихся копий, то нетождественные копии будут исключены из числа доказательств[8].

Бывают случаи, когда добросовестный участник спора уверен в том, что копия действительно была сфальсифицирована. При этом, допустим, она нетождественна иной копии, имеющейся в материалах дела, либо иные доказательства, позволяющие опровергнуть копию, вообще отсутствуют. Тогда возможно заявить о фальсификации доказательства и ходатайствовать о проведении экспертизы по копии.

Законодательство не запрещает проведение такой экспертизы. Более того, некоторые суды прямо указывают на возможность проведения экспертизы по копии[9], ссылаясь на информационное письмо «Производство судебно-почерковедческой экспертизы по электрофотографическим копиям», утвержденное и рекомендованное к использованию в экспертной практике Федеральным межведомственным координационно-методическим советом по судебной экспертизе.

Однако суды в большинстве своем ставят под сомнение целесообразность проведения такой экспертизы [10] .

Причиной такого подхода является то, что заключение эксперта, как правило, носит вероятностный характер. Проводится исследование не документа, а светокопии (рисунка). Такая светокопия не позволяет установить нажим, скорость письма и иные важные параметры. В самих рекомендациях указано, что «электрофотографические копии являются ограниченно пригодным объектом для почерковедческого исследования, что обусловлено возможными искажениями при изготовлении данных копий». Указанное в совокупности не дает возможности достоверно установить подлинность содержания.

[1] Определения ВС РФ от 29.12.2014 по делу № А21-4789/2013, от 26.08.2016 по делу № А56-77535/2012 и иные.

[2] Части 2, 3, 3.1 статьи 70 АПК РФ.

[3] Постановление АС Северо-Западного округа от 13.09.2018 по делу № А56-33735/2017.

[4] Часть 5 статьи 69 АПК РФ.

[5] См., например, постановления Арбитражного суда Московского округа от 03.07.2018 по делу № А40-126230/2013, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.01.2018 по делу № А52-4535/2016, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.03.2017 по делу № А32-27828/2015.

[6] См., например, определение ВАС РФ от 28.03.2011 № ВАС-3195/11, постановления Семнадцатого ААС от 11.12.2017 по делу № А60-37791/2016, Пятого ААС от 10.09.2013 по делу № А59-508/2013.

[7] См., например, постановления АС Уральского округа от 27.09.2016 по делу № А76-25227/2014, АС Московского округа от 26.03.2015 по делу № А40-53826/2014.

[8] См., например, постановления Арбитражного суда Дальневосточного округа от 22.12.2016 по делу № А51-26740/2015, ФАС Северо-Западного округа от 12.07.2013 по делу № А56-24482/2010.

[9] См., например, постановления АС Дальневосточного округа от 26.11.2018 № Ф03-4980/2018 по делу № А51-27030/2017, Третьего ААС от 27.05.2016 по делу № А33-8931/2014.

[10] См., например, постановления АС Восточно-Сибирского округа от 24.01.2017 по делу № А33-27750/2015, Центрального округа от 15.08.2016 по делу № А62-7344/2013, Девятого ААС от 20.12.2017 по делу № А40-19363/17, от 17.11.2016 по делу № А40-200181/14 и иные.

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения»

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения»

Электронное делопроизводство ГОСТ Р 7.0.8.-2013, заменивший ГОСТ Р 51141-98, описывает все действующие в законодательстве РФ термины и определения делопроизводства и архивного дела. Вы можете ознакомиться с ним, а также сохранить эту страницу в закладки браузера.

Предисловие

1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.

2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.

4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5 Взамен ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).

Межкорпоративный документооборот

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом, целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Термины и определения

3.1 Общие понятия

1. Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Больше о делопроизводстве и архивном деле — на сайте Directum.

2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3. Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4. Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5. Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6. Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7. Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8. Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11. Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12. Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13. Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14. Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15. Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16. Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17. Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18. Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19. Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии’ с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26. Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27. Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28. Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29. Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.

31. Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

32. Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

33. Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

34. Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35. Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36. Реквизит документа: Элемент оформления документа.

37. Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38. Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39. Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40. Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41. Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42. Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43. Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

3.2. Делопроизводство

3.2.1. Документирование

44. Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45. Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

46. Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

47. Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

48. Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

49. Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

50. Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

51. Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

52. Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.

53. Согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

54. Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

55. Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

56. Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

57. Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58. Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

59. Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

60. Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.

61. Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

62. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

63. Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

64. Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.

65. Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

66. Текст документа: Основная содержательная часть документа.

67. Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

68. Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

69. Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

70. Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

71. Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

72. Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

3.2.2. Организация работы с документами

73. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

74. Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

75. Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

76. Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

77. Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

78. Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

79. Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

80. Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

81. Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

82. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

83. Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

84. Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

85. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

86. Регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

87. Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.

88. Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

89. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

90. Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

91. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

92. Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

93. Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

94. Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

95. Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

96. Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

97. Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

98. Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

99. Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.

100. Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

101. Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

102. Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.

103. Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

104. Опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

105. Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3.3. Архивное дело

3.3.1. Хранение и учет архивных документов

Как вести архивное дело и делопроизводство в системе электронного документооборота? И что нужно, чтобы создать безбумажный архив в компании? Читайте в статье ECM-Journal

106. Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

107. Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

108. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

109. Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

110. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

111. Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.

112. Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

113. Архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

114. Фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.

115. Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

116. Обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

117. Обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.

118. Архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

119. Режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

120. Реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

121. Консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.

122. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

123. Страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.

124. Страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.

125. Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.

126. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

127. Учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

128. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

129. Единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

130. Единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

131. Учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

132. Список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

133. Лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.

134. Архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.

135. Проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.

136. Топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.

3.3.2. Комплектование архива

137. Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

138. Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

139. Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

140. Выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

141. Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

142. Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

143. Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.

144. Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

145. Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

146. Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

147. Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

148. Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

3.3.3. Информационная деятельность архива

149. Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

150. Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

151. Пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

152. Организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.

153. Пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

154. Владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

155. Собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.

156. Ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.

157. Публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.

158. Документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.

159. Описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

160. Описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

161. Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.

162. Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

163. Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

164. Опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

165. Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

166. Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

167. Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

168. Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.

169. Тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.

170. Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

171. Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.

172. Архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

173. Архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

174. Архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Вы изучили ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Если планируете организовать систему электронного архива в организации, советуем ознакомиться с статьёй Артёма Пермякова на ECM-Journal.

Размышления на тему оригинала, подлинника и копии

В данном случае терминологические споры не являются оторванной от жизни схоластикой. К соответствующим определениям, например, обращаются в ходе судебных споров и расследований для установления того, выполнены ли требования о представлении подлинников / оригиналов, соблюдено ли правило о том, что копию в общем случае можно снимать только с оригинала, но не с другой копии, и т.п.

Есть ли разница между понятиями «оригинал» и «подлинник»?

Определение понятию «подлинник документа» дано в нашем профильном ГОСТ, а «оригинал» там не значится:

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

. 20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

В рамках работы, которая ведется по программе «Цифровая экономика Российской Федерации» (утв. Правительственной комиссией по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 18.12.2017 № 2), рассматривается, в частности, предложение о том, чтобы включить определение понятия «оригинал» в законодательство, отделив его от понятия «подлинник».

А вот судебная ветвь власти уже попыталась провести различие между «подлинником» и «оригиналом»:

Перечень основных понятий и терминов, применяемых в нормативных правовых актах Судебного департамента, регламентирующих использование информационно-телекоммуникационных технологий в деятельности судов, управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и учреждениях Судебного департамента (утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 26.11.2015 № 362)

Оригинал документа – первоначальный экземпляр документа; экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Подлинник документа – документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; первый или единственный экземпляр документа.

  • в 9,4 тысячи федеральных НПА (в т.ч. в 90 законах);
  • в порядка 358 тысячах судебных решений (из 8,7 миллиона решений в базе системы) и
  • 150 тысячах региональных НПА.

В подавляющем большинстве случаев эти термины используются авторами НПА и судами как синонимы. Порой употребляется формулировка «оригинал (подлинник)». Но, как правило, в одном документе авторы предпочитают использовать какой-то один из этих терминов, лишь в 15% документов встречаются оба. Приведем далее несколько характерных примеров.

Статья 120 Федерального закона от 10.01.2003 № 18-ФЗ «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации»

К претензии должны быть приложены документы, подтверждающие предъявленные заявителем требования. Указанные документы представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. При необходимости перевозчик вправе потребовать представления оригиналов документов для рассмотрения претензии.

Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 01.12.2016 № 556)

. 16. В Инструкции используются следующие основные понятия: .

подлинник (оригинал) документа – первый или единственный экземпляр документа.

Определение Верховного Суда РФ от 19.04.2018 № 305-ЭС16-10852(4,5,6) по делу № А41-21198/2015

. Между тем свидетельствование копии документа производится для удостоверения соответствия этой копии подлиннику. Такое свидетельствование возможно в ситуации, когда лицо, учиняющее удостоверительную надпись, обладает подлинником и может проверить тождество копии и оригинала.

Определение Верховного Суда РФ от 27.02.2017 № 304-КГ16-20906 по делу № А45-23115/2015

. учитывая, что нотариально заверенная копия доверенности обладает юридической силой подлинника доверенности, удостоверенной в нотариальной форме, хранение у брокера именно оригинала доверенности, удостоверенной нотариально, не является необходимой мерой для подтверждения полномочий представителя клиента.

Четкое различие между оригиналами и подлинниками проводится лишь в небольшом числе документов, посвященных работе с научно-технической документацией.

Последним 01.01.2016 вступил в силу ГОСТ Р ИСО 11442-2014 на техническую документацию на продукцию, там присутствует только «оригинальный документ». А вот в ранее вышедшем ГОСТ 2.102-2013 на конструкторскую документацию были определены оба интересующие нас понятия.

ГОСТ Р ИСО 11442-2014 «Техническая документация на продукцию. Управление документацией»

. 3.14 Оригинальный документ (original document): Документ, содержащий техническое описание (определение) продукции и формирующий базу для его будущих изменений.

3.22 Подписанный документ (signature document): Копия оригинального документа, имеющая утверждение, требуемое заказчиком, и представляющее собой основание для последующих утверждений.

. 3.11 Репродукция документа (document replica): Точная или максимально приближенная копия оригинального документа.

3.23 Рабочая копия (viewing copy): Репродукция документа, предназначенная для просмотра, внесения изменений и изготовления печатных копий.

3.3 Архивная копия документа (archive master): Репродукция документа для длительного хранения в соответствующем формате кодирования.

Таблица 2 в ГОСТ 2.102-2013 «Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов»

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

  • Свежие
  • Посещаемые
Как получить максимальный результат от международных выставок

Описаны правила предоставления госсубсидий, компенсирующих затраты отечественным компаниям на участие в зарубежных выставках: до 700 тыс. руб. для малых и средних предприятий и до 2 млн для крупного бизнеса! Опыт участия в выставках, в т.ч. за границей, позволил автору сформулировать ценные советы: алгоритм подготовки к выставке, секреты успешного стенда и грамотной работы сотрудников на нем, что важно предусмотреть, как собирать деловые контакты и быстрее избавляться от «зевак», как подводить итоги, чтобы дважды не наступать на одни и те же грабли и получить максимальный эффект от своих вложений. В июле 2023 г. прошел саммит Россия – Африка, мы активно разворачиваемся в сторону этого континента. Поэтому в данной статье добавлены детали работы в Алжире – одной из ключевых стран Африки.

Кто подпишет документы за работодателя

Какие задачи в кадровой сфере, в т.ч. ведение и подписание каких документов генеральный директор может делегировать другим людям? Это особенно выручает в крупной организации и при территориально распределенной структуре (филиалы, представительства). Кому именно можно поручить эту работу – быть уполномоченным представителем работодателя? Подсказываем возможные варианты и предупреждаем об ограничениях. Как документально оформить передачу полномочий? Показываем примеры формулировок локальных нормативных актов, должностной инструкции, приказов. Поясняем, нужна ли доверенность.

Обязательный претензионный порядок

Какой обязательный претензионный порядок, который должен предшествовать обращению в суд, установлен в законодательстве, и как его можно прописать в договоре? Что будет в приоритете? В каких спорах его обязательно соблюдать, а кто может проигнорировать? Сколько ждать до обращения в суд? Вместо направления письма с претензией могут быть предусмотрены иные варианты урегулирования разногласий (например, с участием посредников). Как подтвердить их совершение? Что должно содержать письмо-претензия? Может ли предъявленный потом в суде иск отличаться от претензии по своим требованиям в сторону ужесточения? Или придется опять затевать досудебную 30-дневную процедуру? Отправить претензию можно курьером, через «Почту России» с описью вложений или по электронным каналам связи. Как при каждом из этих вариантов доказать время и содержание отправления? На какой адрес направлять? Даем конкретные ответы, примеры оформления и алгоритмы действий для различных ситуаций на основе устоявшейся судебной практики. Пользуйтесь готовыми решениями!

Реформа воинского учета и новые электронные повестки

Что уже изменилось для работодателей и призывников, и что еще ждет в обозримом будущем. Данная сфера автоматизируется: в каких реестрах какие сведения будут аккумулироваться, как получить к ним доступ. Что изменили в правилах воинского учета, вручения повесток о призыве на воинскую службу и о вызове на военные сборы. Какие ограничения вводятся для уклонистов. Какие санкции грозят организациям за нарушение порядка ведения воинского учета.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?

Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика. Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *