При увольнении сотрудника какие отчеты надо сдавать

Как заполнить ЕФС-1 при увольнении работника в 2023 году

С 2023 года работодателям не придётся сдавать отчёты в ПФР и ФСС. Теперь вместо этих ведомств в стране действует объединённый Социальный фонд России (СФР). Порядок сдачи отчётности и состав документов также изменились: вместо ряда бланков, которые бухгалтеры заполняли ранее, теперь используют форму ЕФС-1. Разберёмся в том, как предприниматели должны отчитываться в СФР об увольнении сотрудников по новым правилам.

Что входит в форму ЕФС-1

Вместо бланков СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС компании и ИП теперь заполняют Единую форму сведений (ЕФС-1). В ЕФС-1 необходимо вносить данные о приёме и увольнении сотрудников, о заключении и расторжении договоров ГПХ, о прохождении работниками медицинских осмотров и прочие сведения о трудовом процессе.

Форма ЕФС-1 состоит из нескольких разделов и подразделов. Заполнять и сдавать эти части нужно по отдельности, в зависимости от того, какие именно данные работодатель должен отправить в СФР.

Из чего состоит форма ЕФС-1
Раздел	Подразделы
Титульный лист
1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию	1. Сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица
	1.1. Сведения о трудовой деятельности (замена СЗВ-ТД)
	1.2. Сведения о страховом стаже (замена СЗВ-СТАЖ)
	1.3. Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных учреждений (замена СИоЗП)
	2. Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии (замена СЗВ-СТАЖ)
	3. Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя (замена ДСВ-3)
2. Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (замена 4-ФСС)	2.1. Расчёт сумм страховых взносов
	2.1.1. Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными СКЕ или для государственных учреждений
	2.2. Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов от несчастных случаев и профзаболеваний страхователями, которые направляют персонал в другие компании
	2.3. Сведения о результатах проведённых обязательных медицинских осмотров работников и проведённой специальной оценке условий труда на начало года

ЕФС-1 при увольнении: образец заполнения

После увольнения сотрудника компания или ИП обязаны отчитаться о произошедшем в СФР. В этом случае бухгалтеру потребуется заполнить три части ЕФС-1: титульный лист, подразделы 1 и 1.1 в разделе 1. Сдавать остальные разделы документа не нужно.

Титульный лист: сведения о работодателе

На титульном листе ЕФС-1 необходимо указать данные организации или ИП, от лица которых бухгалтер сдаёт документ:

• регистрационный номер, который присваивает СФР. Если Социальный фонд ещё не назвал номер компании, используйте тот регистрационный номер, который ранее выдали в ПФР;
• полное название организации или ф. и. о. ИП без сокращений;
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). ИНН компании вписывайте с начала строки, в последних двух клетках поставьте прочерки;
• код причины постановки на учёт (КПП). ИП не нужно заполнять эту графу;
• коды статистики (ОКФС, ОКОГУ, ОКПО). Эти сведения вносят только государственные и муниципальные учреждения, когда сдают подраздел 1.3. Коды можно узнать на сайте регионального отделения Росстата;
• код деятельности организации или ИП по ОКВЭД;
• регистрационный номер ОГРН или ОГРНИП. При указании ОГРН в первые две клетки поля впишите «0»;
• номер телефона без пробелов и дополнительных символов. Все виды телефонных номеров нужно указывать полностью, включая код города;
• адрес электронной почты компании или ИП.

Подраздел 1: данные сотрудника

В подраздел 1 раздела 1 бухгалтер вносит личные данные уволенного работника:

• СНИЛС;
• ИНН сотрудника;
• фамилию, имя и отчество;
• дату рождения;
• статус застрахованного лица (работника) на момент сдачи отчёта: есть ли у сотрудника гражданство РФ или другой страны;
• код страны, гражданином которой признан работник. Например, для граждан России это «643».

Статус уволенного сотрудника нужно указать в виде кода:

Статус сотрудника	Код для ЕФС-1
Гражданин РФ	ГРФ
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, постоянно проживающее в РФ	ПЖИГ
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно проживающее в РФ. Временно пребывающий в РФ иностранный гражданин-беженец	ВЖИГ
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно пребывающее в РФ (за исключением ВКС)	ВПИГ
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно пребывающее в РФ. Для сотрудников, признанных высококвалифицированными специалистами (ВКС)	ВКС

Подраздел 1.1: кадровое мероприятие

В подразделе 1.1 раздела 1 требуется привести информацию об увольнении сотрудника. Для этого заполните таблицу о кадровом событии:

1. Порядковый номер мероприятия.
2. Дата увольнения сотрудника.
3. Сведения о кадровых изменениях. Заглавными буквами впишите слово «УВОЛЬНЕНИЕ».
4. Сведения о работе в условиях Крайнего Севера. Если ваш сотрудник работал в районах Крайнего Севера, впишите код «РКС». Если сотрудник работал в местности, приравненной к регионам Крайнего Севера — «МКС». В других случаях не заполняйте это поле.
5. Бывшая должность сотрудника и структурное подразделение, в котором он работал. Указывайте структурное подразделение, только если оно было упомянуто в трудовом договоре.
6. Код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий. Укажите код в формате «ХХХХ.Х»: до точки поставьте код профессии из классификатора, после — контрольное число (номер раздела, к которому относится выбранная профессия).
7. Причины увольнения. В этом поле потребуется указать код причины увольнения из справочника.
8. Наименование документа, на основании которого сотрудник был уволен. Как правило, это приказ.
9. Дата приказа в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
10. Номер приказа без знака «№».
11. Признак отмены записи. Оставьте это поле пустым.

Образец заполнения ЕФС-1 при увольнении:

Код причины увольнения в ЕФС-1

Внимательнее рассмотрим, как заполнить графу 7 в подразделе 1.1, то есть как вписать причину увольнения сотрудника в ЕФС-1. В этом поле нужно указать:

• код причины увольнения. Это указание на статью Трудового кодекса или закон, в соответствии с которым уволен сотрудник. Коды причин увольнения перечислены в приложении № 8 к постановлению № 246п;
• причину, по которой расторгнут договор. Нужно использовать ту же формулировку, которая приведена в ТК РФ или в нужном федеральном законе.

Приведём несколько примеров:

Почему уволили работника	Что нужно указать в графе 7 подраздела 1.1 ЕФС-1
Истёк срок трудового договора	п2ч1с77тк, Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Сотрудник сам захотел уволиться	п3ч1с77тк, Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Увольнение по соглашению сторон	п1ч1с77тк, Трудовой договор прекращён по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Сотрудник попал под сокращение	п2ч1с81тк, Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением численности работников организации, индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
Работник не выполнял трудовые обязанности	п5ч1с81тк, Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Если в таблице из приложения № 8 нет нужной вам причины, впишите в графу 7 код «иное» и приведите полные реквизиты закона и статьи, в соответствии с которой был уволен работник.

Когда нужно сдать ЕФС-1 при увольнении сотрудника

При увольнении сотрудника сдать ЕФС-1 нужно не позднее следующего рабочего дня. Это значит, что если работника уволили 18 мая 2023 года, отправить документ необходимо 18 или 19 мая. Если же сотрудника уволили накануне выходных, срок сдачи ЕФС-1 сдвигается. Например, если увольнение произошло 5 мая 2023 года, то отправить форму нужно 5 или 10 мая, потому что с 6 по 9 мая были выходные.

За нарушение сроков сдачи ЕФС-1 должностному лицу компании выпишут штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Как сдать ЕФС-1 при увольнении в 2023 году

СФР принимает от работодателей ЕФС-1 на бумаге и в электронной форме. Однако отправлять бумажный отчёт имеют право только те компании и ИП, которые работают не более чем с 10 сотрудниками. При заполнении бумажной ЕФС-1 нужно использовать синие, фиолетовые или чёрные чернила. Зачёркивать внесённые данные или исправлять их с помощью «штрихов» и «замазок» запрещено.

Организациям и ИП, которые наняли и застраховали больше 10 работников, необходимо отправлять ЕФС-1 в электронном виде. Если документы в СФР подаёт руководитель компании, ему нужно выпустить на своё имя усиленную квалифицированную электронную подпись. Если отчёты сдаёт бухгалтер или другой сотрудник предприятия, с 1 сентября 2023 года ему потребуется использовать для этого личную квалифицированную электронную подпись и машиночитаемую доверенность от руководителя.

Сервисы для сдачи отчётности от «Калуга Астрал» помогут вам легко заполнить и быстро отправить ЕФС-1 в СФР. Пользователи «1С» могут активировать модуль 1С-Отчётность и подавать документы напрямую из привычной им программы. Для тех, кто не работает в «1С», наши специалисты разработали программу Астрал Отчёт 4.5 и онлайн-сервис Астрал Отчёт 5.0.

Увольнение работника: какую отчетность и в какие органы нужно сдавать в 2023 году

С 2023 года организации и ИП должны в обязательном порядке уведомлять Социальный фонд России (СФР) об увольнении сотрудников, работающих как по трудовым договорам, так и по договорам гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с НК РФ начисляются страховые взносы. Данная обязанность установлена в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования».

В целях уведомления фонда об увольнении работника работодатели должны представлять в СФР заполненный подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 (аналог отмененного отчета по форме СЗВ-ТД), в котором указываются сведения о расторгнутом с сотрудником договоре. Сведения нужно представлять по форме, утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. В данном отчете заполняют только титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.1. Другие разделы и подразделы формы заполнять не нужно.

Данный отчет в СФР необходимо представлять при расторжении с сотрудником любого из указанных ниже договоров:

• трудового договора;
• договора подряда;
• договора платного выполнения работ или оказания услуг;
• авторского договора;
• издательского лицензионного договора;
• лицензионного договора о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства;
• договора об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства.

Срок представления отчета – не позднее рабочего дня, следующего за днем расторжения с застрахованным лицом соответствующего договора (п. 6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Как заполнить отчет об уволенном сотруднике

Чтобы отчитаться в СФР об уволенном работнике, работодатель должен указать в форме данные о себе (указывают в титульном листе формы ЕФС-1) и сотруднике, с которым был расторгнут договор (указывают в подразделе 1 раздела 1 формы ЕФС-1). В подразделе 1 необходимо указать СНИЛС, Ф.И.О., ИНН и дату рождения уволенного сотрудника. В поле «Статус ЗЛ» указывают код, соответствующий правовому статусу работника. Так, для граждан РФ в этом поле указывают код «ГРФ», а для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории РФ, – код «ПЖИГ».

Сам отчет (подраздел 1.1), в котором представлены сведения об увольнении работника, представляет собой таблицу. Графу 1 «№ п/п» таблицы заполняют сквозной нумерацией. Номер присваивают записи по каждому расторгнутому договору. Номера указываются в порядке возрастания (в случае расторжения сразу нескольких договоров) без пропусков и повторений. В графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» нужно указать дату увольнения или дату окончания периода работы по договору (в случае работы сотрудника по договору ГПХ), в графе 3 – данные об увольнении или окончании срока действия договора. В графе 4 указывают (при необходимости) один из следующих кодов: «РКС» – работа в районах Крайнего Севера или «МКС» – работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

«1С:ЗУП 8» (ред. 3):

В графе 5 указывают трудовую функцию уволенного работника (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы). Если речь идет об увольнении сотрудника по договору ГПХ, то графу 5 не заполняют. Вместо нее нужно заполнить графу 6 – «Код выполняемой функции». В ней указывают код вида договора, который был расторгнут. Так, если был расторгнут договор гражданско-правового характера о выполнении работ и оказании услуг, здесь указывают код «ДГПХ»; если был расторгнут договор авторского заказа – код «ДАВТ»; издательский лицензионный договор – код «ИЗЛД».

В графе 7 необходимо указать причину увольнения со ссылкой на пункт, часть статьи и статью Трудового кодекса РФ. В графе 8 отмечают наименование документа, послужившего основанием для увольнения работника (приказ, распоряжение работодателя и т.д.), в графе 9 – дату оформления данного документа, а в графе 10 – его номер.

При увольнении сотрудника по договору ГПХ графу 7 заполнять не нужно. В этом случае в графе 8 «Наименование документа» следует указать наименование расторгнутого договора ГПХ, в графе 9 «Дата» – дату его прекращения, а в графе 10 «Номер документа» – номер договора без указания знака «№».

Другие отчеты об уволенном работнике

Помимо представления отдельного отчета в СФР, уволенного работника наряду со всеми прочими сотрудниками необходимо будет включить в следующие обязательные отчеты:

• раздел 3 Расчета по страховым взносам – не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, в котором был уволен сотрудник;
• раздел 2 формы ЕФС-1 (аналог отмененного расчета 4-ФСС) – не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, в котором был уволен сотрудник;
• персонифицированные сведения о физлицах, представляемые в ИФНС (аналог отмененного отчета по форме СЗВ-М) – не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем увольнения;
• подраздел 1.2 формы ЕФС-1 (аналог отмененного отчета по форме СЗВ-СТАЖ) – не позднее 25 января года, следующего за годом увольнения работника;
• 6 НДФЛ – не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, в котором был уволен сотрудник.

Кроме того, если в отношении уволенного сотрудника уплачивались страховые взносы по накопительной пенсии, его необходимо будет включить в подраздел 3 формы ЕФС-1 (аналог отмененного отчета по форме ДСВ-З). Представить данный отчет в СФР потребуется не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором был уволен работник.

Отчеты при увольнении работника в 2023 году: шпаргалка для бухгалтера

В последний рабочий день бухгалтерия обязана выдать работнику пакет документов, которые ему необходимы для дальнейшего трудоустройства уже в новой компании. Затем не позднее следующего — «отчитаться за увольнение» перед СФР. В течение двух недель уведомить военкомат, если уволен военнообязанный, в срок сдачи налоговой отчетности составить персоотчет, данные о работнике указать в 6-НДФЛ и РСВ.

В последний рабочий день компания обязаны выдать работнику большой пакет документов:

• заполненную трудовую книжку на бумаге или распечатку СТД-Р — электронной трудовой;
• расчетный листок;
• выписку из разд. 3 РСВ;
• выписку из подраздела 1.2 к ЕФС-1;
• выписку по персонифицированным сведениям;
• выписку по подраздела 3 из ЕФС-1 (если были уплачены взносы на накопительную пенсию;
• другие документы по письменному запросу увольняющегося.

В налоговую и Соцфонд нужно сдать отчетность по работникам, с которым расторгнут трудовой договор и по работникам, с которыми был заключен гражданско-правовой договор, прекратившей свое действие.

Информацию об увольнении работника нужно подают в налоговую, Соцфонд и военкомат.

Отчетность и уведомления при увольнении работников и прекращении ГПД

Документ	Когда сдавать	По каким работникам	Куда сдавать
Подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1	На следующий день после увольнения или прекращения ГПД	По всем работникам, вне зависимости от того был заключен трудовой договор или ГПД	СФР
Подраздел 1.2 из ЕФС-1	По всем работникам до 25 января следующего года. Если работник уволен с выходом на пенсию – в течение 3 рабочих день со дня увольнения.	По всем работникам. вне зависимости от того был заключен трудовой договор или ГПД	СФР
Отчет персонифицированные сведения о физлицах	До 25-го числа сразу после месяца увольнения, прекращения ГПД.	По всем работникам. вне зависимости от того был заключен трудовой договор или ГПД
Уведомление об увольнении сотрудника, который подлежит воинскому учету, работодатель обязан	В течение двух недель со дня увольнения работника, который трудился по трудовому договору.	По работникам, состоящим на воинском учете, которые трудились по трудовому договору	военный комиссариат
Уведомить приставов об увольнении алиментщика (единой формы сообщения нет).	В течение 3-х дней со дня увольнения работника-алиментщика (п. 1 ст. 111 СК РФ), с которым был расторгнут трудовой договор.	По работникам, в отношении которых бухгалтерия получала исполнительный лист	приставы
Уведомление о расторжении трудового договора с иностранным гражданином	не позднее 3-х рабочих дней после издания приказа о расторжении договора	По работникам-иностранцам	МВД.

Отчетность в налоговую, где нужно предоставить информацию по уволенным и прекращении ГПД

В налоговой отчетности, которая сдается не сразу после увольнения, бухгалтеры часто забывают учесть уже не работающих в компании.

Какие отчеты нужно сдать при увольнении сотрудника

С 2023 года применяется новая форма отчетности для работодателей ЕФС-1. Она заменила собой несколько прежних форм — СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Теперь при расставании с любым сотрудником нужно подавать всего один отчет — подраздел 1.1 ЕФС-1.

Разбираемся, когда подавать отчет, как его заполнить и что будет, если этого не сделать.

Когда и как сдавать «увольнительный» подраздел ЕФС-1

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 сдают на каждого уволенного сотрудника, включая внешних и внутренних совместителей, дистанционных работников и исполнителей по ГПД, кроме самозанятых.

Сроки сдачи подраздела 1.1 такие:

• при увольнении или приостановлении трудового договора — на следующий рабочий день после издания приказа;
• при прекращении ГПД — на следующий рабочий день после прекращения договора.

Титульный лист ЕФС-1 сдают всегда и заполняют одинаково.

Образец заполнения титульного листа ЕФС-1

Если у вас больше 10 работников на трудовом договоре и ГПД, подраздел 1.1 ЕФС-1 нужно подавать электронно через оператора ЭДО. Если меньше — можно выбрать, как отчитываться: в электронном виде или на бумаге.

Как заполнить отчет при увольнении работника

В подразделе 11 граф — разберем подробно те, которые чаще всего вызывают затруднения у работодателей.

Образец заполнения подраздела 1.1 формы ЕФC-1 при увольнении

Графа «Трудовая функция». Пятый столбец заполняют при прекращении трудового договора. Если работник трудился на ГПД, пропустите эту графу.

Укажите должность и название структурного подразделения, например отдела или департамента, как они указаны в трудовом договоре. Скажем, «Кладовщик, склад № 1». Если в договоре нет подразделения, пишите только должность.

Графа «Код выполняемой функции». В шестом столбце укажите четырехзначный код и контрольное число профессии работника из Общероссийского классификатора занятий. Например, для кладовщика это 4321.9.

Коды в классификаторе ищите по наименованию должности или профессии и по отдельным словам этого наименования по всему тексту с помощью функции «Поиск по тексту».

30 самых популярных профессий вынесли в отдельный документ — чтобы вам было легче искать.

При прекращении ГПД также укажите код для соответствующего вида договора.

Вид договора	Код
Договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг)	ДГПХ
Договор авторского заказа	ДАВТ
Договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства	ДОИП
Издательский лицензионный договор	ИЗЛД
Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключенный с организацией по управлению правами на коллективной основе	ЛДПИ

Графа «Причины увольнения». В седьмом столбце укажите причину увольнения и соответствующий ей код из классификатора кодов.

Например, увольнению по собственному желанию соответствует код «п3ч1с77тк». В этом коде уже зашифрована ссылка на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, в котором названо одно из оснований увольнения — расторжение трудового договора по инициативе работника. Отдельно приводить ссылку на статью ТК не надо. Запись об увольнении по собственному желанию должна выглядеть так: «п3ч1с77тк Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

Что будет, если не сдать в срок или неверно заполнить отчет

За нарушение срока сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 и за ошибки в нем трудовая инспекция может вынести предупреждение или оштрафовать руководителя компании или ИП на 300—500 ₽.

Если эти нарушения допущены по исполнителю по ГПД, будет дополнительный штраф в 500 ₽ для работодателя-организации.