Какие документы запросить у ип для должной осмотрительности

Проявление должной осмотрительности при выборе контрагента

Проявление должной осмотрительности при выборе контрагента— категория, интересующая, прежде всего, налоговые органы, выявляющие ситуации, влекущие за собой получение налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Особую значимость эти моменты приобрели в связи с контролем за реальностью операций, учитываемых при расчете 2 основных налогов: на прибыль и НДС.

Меньший (но также растущий) интерес должная осмотрительность вызывает:

• у банков, не только обязанных контролировать определенные сделки своих клиентов (закон «О противодействии легализации (отмыванию) доходов…» от 07.08.2001 № 115-ФЗ), но и заинтересованных в как минимум стабильном финансовом положении лиц, получивших в банке кредит;
• собственников бизнеса, желающих вести его с наименьшими потерями (риски покупки-продажи некачественного товара, несвоевременных поставок, неполучения платежей, невозможности взыскания ущерба).

Почему же проявление должной осмотрительности оказывается одним из ключевых вопросов непосредственно для самого налогоплательщика? Потому что предпринимательская деятельность ведется на свой страх и риск. То есть негативные последствия, возникающие из-за неправильного выбора контрагента, тоже становятся риском налогоплательщика. А если при этом налоговый орган докажет отсутствие реальности операций (то есть фиктивность осуществленной сделки), то неизбежными будут и налоговые доначисления.

Осмотрительность: правовые основы

Законодательно понятие должной осмотрительности нигде не определено.

Подробнее о текущей регламентации понятия «налоговой выгоды» читайте в этой статье.

Однако существуют разработанные ФНС России (приказ от 30.05.2007 № ММ-3-06/333) критерии, согласно которым из числа налогоплательщиков осуществляется отбор наиболее вероятных кандидатов на выездную налоговую проверку. Среди этих критериев присутствует и такой, как ведение деятельности с высоким уровнем налогового риска, описание которого (п. 12 приложения 2 к приказу ФНС № ММ-3-06/333) содержит перечень признаков, составляющих основу для оценки контрагентов с точки зрения возможных рисков работы с ними.

Полный список критериев отбора налогоплательщиков для проверки смотрите здесь.

Дополнительную информацию о признаках сомнительных контрагентов можно почерпнуть в письмах:

• Минфина России от 17.12.2014 № 03-02-07/1/65228 — в отношении характеристик фирм-однодневок;
• ФНС России от 11.02.2010 № 3-7-07/84 — о сведениях, которые налогоплательщик может запросить у своих контрагентов, и мерах, принимаемых налоговой службой для информирования о неблагонадежных для взаимодействия с ними лицах;
• ФНС России от 17.10.2012 № АС-4-2/17710 и от 16.03.2015 № ЕД-4-2/4124 — о доступных официальных источниках данных о юрлицах и ИП, а также о качественной оценке сведений, отражаемых в ЕГРЮЛ;
• ФНС России от 12.05.2017 № АС-4-2/8872 — об исследовании определенных признаков контрагента при оценке налоговых рисков.

Однако формальное следование положениям указанных документов не всегда гарантирует налогоплательщику отсутствие претензий со стороны налоговых органов. Они все более успешно доказывают нереальность отраженных в учете сомнительных хозопераций, в т. ч. с использованием аргументов, дополняющих разработанные ФНС России критерии. И все чаще точка зрения ИФНС находит поддержку у судей.

Судебная практика: признаки отсутствия осмотрительности

Подход к оценке должной осмотрительности налогоплательщика был сформулирован Верховным судом. Подробнее о нем вы можете узнать из Обзора от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Что касается окружных судов, то из аргументов, на которых основывается признание судом контрагента не соответствующим критериям лица, реально ведущего деятельность, можно отметить следующие:

• Отсутствие у него необходимых для этого ресурсов (активов, персонала), уплата налогов в минимально возможном объеме или в неполном размере (постановления Арбитражных судов Московского округа от 30.05.2017 № Ф05-7043/2017 по делу № А40-181608/2016, от 30.05.2017 № Ф05-6970/2017 по делу № А40-208019/2016, от 15.05.2017 № Ф05-5962/2017 по делу № А40-74889/2016, Дальневосточного округа от 14.08.2017 № Ф03-2718/2017 по делу № А51-27634/2016).

О том, как определяется объем налоговой нагрузки и каковы его значения, считающиеся заниженными, читайте в статье «Расчет налоговой нагрузки в 2022 — 2023 годах (формула)».

• Наличие массового адреса регистрации, отсутствие характерных для ведущейся хоздеятельности расходов, несоразмерность оборотов денежных средств по счетам и объемов уплачиваемых налогов (постановление Арбитражного суда Московского округа от 29.05.2017 № Ф05-6622/2017 по делу № А40-119724/2016).
• Присутствие преимущественно транзитного характера движения денежных средств по счетам, номинальность имущественного положения при существенном разнообразии заявленных к осуществлению видов деятельности, отсутствие соответствия в поступлениях и расходовании денег (постановления Арбитражных судов Московского округа от 25.05.2017 № Ф05-6702/2017 по делу № А40-166522/2016, Волго-Вятского округа от 17.07.2017 № Ф01-2731/2017 по делу № А43-21051/2016).
• Отсутствие персонала, необходимых активов (офиса, складов, оборудования, транспорта, в т. ч. арендованных) и документов, подтверждающих факт оказания услуг по доставке, наличие признаков однодневности у контрагентов, присутствие транзитного характера движения денежных средств, подача налоговой отчетности с указанием минимальных данных в ней, искажение сведений при оформлении разрешений на осуществление деятельности (постановления Арбитражных судов Московского округа от 19.05.2017 № Ф05-6215/2017 по делу № А41-66000/2016, Дальневосточного округа от 09.08.2017 № Ф03-2797/2017 по делу № А73-9509/2016, Северо-Западного округа от 10.08.2017 № Ф07-5611/2017 по делу № А66-5287/2016).
• Присутствие однодневок в числе контрагентов, неуплата налогов, отсутствие нужных трудовых и имущественных ресурсов, необходимых для ведения деятельности расходов, наличие операций со значительными денежными суммами, не подтверждаемых контрагентами (постановления арбитражных судов Московского округа от 04.05.2017 № Ф05-5426/2017 по делу № А40-143250/2016, Центрального округа от 03.08.2017 № Ф10-2817/2017 по делу № А09-9845/2016).

Принимаемые во внимание судами аргументы свидетельствуют о том, что обоснование проявления должной осмотрительности не должно ограничиваться запросом у контрагента учредительных документов, копии последней отчетности и выписки из ЕГРЮЛ. Необходимо также собрать и иную информацию о нем. Например, проверить, каковы его деловая репутация и платежеспособность, оценить наличие риска неисполнения обязательств, убедиться, что он располагает реальными ресурсами для фактического осуществления оговоренной во взаимоотношениях деятельности и имеет право на ее ведение.

Как проявить должную осмотрительность при выборе контрагента в 2022-2023 годах

Налогоплательщику, вступающему во взаимоотношения с очередным контрагентом, следует проверить его:

• на легитимность (присутствие в ЕГРЮЛ (ЕГРИП), отсутствие массового адреса регистрации и дисквалифицированного руководителя, наличие необходимых для ведения соответствующей деятельности разрешений);
• реальность осуществляемой деятельности (фактическое нахождение по месту регистрации, наличие обладающего необходимыми полномочиями руководителя, физически существующих по указанным адресам офиса и складов, необходимого оборудования и транспорта, персонала, действующего расчетного счета, присутствие информации в СМИ и интернете);
• надежность (отсутствие среди не сдающих отчетность, неплательщиков налогов, банкротов, лиц, участвующих в судебных разбирательствах в связи с допускаемыми ими неплатежами или работой с однодневками, наличие рекомендаций со стороны партнеров по бизнесу, длительность ведения деятельности и поддержки взаимоотношений с одними и теми же партнерами).

При проверке пользуйтесь сервисами от ФНС.

Однако не стоит ограничиваться вышеперечисленным, поскольку любая дополнительная информация (в т. ч., например, переписка, предшествующая заключению договора либо ведущаяся в процессе его исполнения, или протокол встречи руководителей) будет служить подтверждением реальности существования контрагента и действительного ведения им той деятельности, результаты которой налогоплательщик примет у себя к учету.

Все получаемые о контрагенте данные предпочтительно иметь в форме документов (оригиналов, копий, распечаток с сайтов, скринов страниц интернета, фотографий, электронных писем, рекламной продукции, аудио- и видеозаписей) и хранить их сформированными в дело (досье).

Больше практических советов по должной осмотрительности и проверке контрагентов вы найдете в Готовом решении от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

Обоснование выбора контрагента перед ИФНС: образец

Наличие подобного досье поможет без проблем обосновать выбор определенного контрагента перед ИФНС. Присутствующие в нем документы не только дадут возможность правильно сформулировать все необходимые для аргументации основания, но и послужат приложением (в копиях) к тексту такого пояснения.

Определенной формы обоснование выбора контрагента не имеет. Составить его нужно будет в виде обычного письма, адресованного ИФНС, на бланке, применяемом налогоплательщиком для такого рода документов. Основная текстовая часть его будет посвящена собственно аргументации. Она может оказаться, например, такой:

«ООО „Вариант“ проявило должную осмотрительность при выборе в качестве контрагента ООО „Союз“, совершив действия по получению:

• копий учредительных документов контрагента, его бухотчетности за год, предшествующий году заключения договора, налоговых деклараций по прибыли, НДС, налогу на имущество за 4 последних отчетных периода;
• оригиналов выданных ООО „Союз“ справок ИФНС об отсутствии задолженности по налогам и банка о движении денежных средств по счетам за последние полгода;
• копий документов, подтверждающих полномочия руководителя и главного бухгалтера;
• выписки из ЕГРЮЛ, информации с сайта ФНС об отсутствии в руководстве контрагента дисквалифицированных лиц и неотнесении адреса регистрации к массовым;
• скринов страниц сайта ООО „Союз“ с описанием видов выполняемых им работ, применяемых технологий и задействованного в них персонала;
• отзывов представителей ООО „Мир“ и ООО „Град“ о качестве произведенных для их ООО „Союз“ работ и выполнении гарантийных обязательств;
• протоколов переговоров руководителей ООО „Вариант“ и ООО „Союз“, предшествовавших заключению договора;
• фотографий офиса, производственных и складских помещений контрагента, сделанных по месту его регистрации».

Приложениями к такому письму станут копии перечисленных в нем документов.

Ответ для банка о причинах выбора контрагента

Близким по содержанию окажется и ответ банку, запрашивающему информацию в рамках требований закона № 115-ФЗ. В дополнение к обоснованию выбора определенного контрагента здесь может потребоваться еще и аргументация условий заключения конкретной сделки.

Поскольку банкам грозит достаточно серьезная ответственность за непринятие мер по противодействию легализации доходов, получаемых преступным путем, они могут ориентироваться на любые (не только приведенные в числе обязательных) признаки, делающие сделку подозрительной (Методические рекомендации, прилагаемые к письму Банка России от 13.07.2005 № 99-Т). По этой причине запрос от банка может поступить в отношении любой сделки с любым из контрагентов и потребовать максимально полного документального обоснования.

Игнорировать запрос кредитной организации о предоставлении документов не стоит. Это может стать для банка основанием для непроведения вызвавшей у него сомнение операции (п. 11 ст. 7 закона № 115-ФЗ).

Итоги

Проявление должной осмотрительности приобретает все большую значимость для налогоплательщика при выборе контрагента. Пояснять свои действия, подкрепляя их документальным обоснованием, ему потребуется не только перед ИФНС, выявляющей получение необоснованной налоговой выгоды, но и перед банком, контролирующим процесс легализации незаконно полученных доходов.

Идеальная процедура проверки контрагента в 2023 г. Как составить регламент должной осмотрительности (Часть 1: Общие начала. Первичная проверка контрагента)

Сразу оговорюсь, что законодательное определение понятия «должная осмотрительность», классификация ее принципов, а также критерии оценки ее проявления налогоплательщиком при выборе контрагента в законодательстве отсутствуют. Поэтому все определения и попытки вывести какие – то закономерности этого явления – плод умозаключений автора, основанных на попытке критического анализа ст.54.1 НК РФ, писем ФНС, судебной практики СКЭС ВС РФ, бывшего ВАС РФ и правовых позиций КС РФ. Предпринятая в данной статье попытка очертить какие-то границы никак не регламентированной законом процедуры проверки своего контрагента ни в коем случае не претендует на универсальность.

В предыдущей статье (можно прочесть по ссылке https://www.audit-it.ru/articles/account/court/a52/1079015.html) мы попытались дать общее определение понятию «должная осмотрительность», установить ее фактическую роль в процессе доказывания невиновности налогоплательщика в уклонении от уплаты налогов, сформулировать стандарт «осмотрительного поведения в гражданском обороте, ожидаемый от разумного участника хозяйственного оборота» как того требует ФНС и суды..

Итак, из анализа ст.54.1 НК РФ искажение сведений – это сознательное, т.е. умышленное действие налогоплательщика, и непроявление должной осмотрительности и осторожности на этапе заключения договора с контрагентом (в совокупности с отсутствием внятной деловой цели) – важнейший составной элемент виновных умышленных действий налогоплательщика при получении им необоснованной налоговой выгоды.

Наличие такого умысла де-юре подлежит доказыванию налоговым органом (пункт 6 ст. 108 НК РФ, письма ФНС России от 16 августа 2017 г. № СА-4-7/16152@, от 31 октября 2017 г. № ЕД-4-9/22123@ и т.д.). Однако в случае отсутствия у налогоплательщика реальных доказательств, подтверждающих добросовестность его действий при отборе контрагентов, налоговая служба де-факто отказывает в праве на учет понесенных расходов, а также заявленных к вычету сумм НДС.

Поэтому создание подобной доказательственной базы (несмотря на декларируемую в законе презумпцию добросовестности налогоплательщика) – важнейшая задача для любого предприятия, ведущего бизнес на территории РФ, не смотря на отсутствие в законе легального определения и четких критериев (границ) этой процедуры.

Следовательно, чтобы максимально увеличить свои шансы на победу в споре с ИФНС и защитить налоговые вычеты компании стоит принять и исполнять специальный акт, который будет регламентировать технологию проверки каждого контрагента (накопления значимой налоговой информации по нему) с целью реализации на практике принципа должной осмотрительности. Назовем его «Регламент обеспечения принципа должной осмотрительности при отборе контрагентов для осуществления финансово-хозяйственной деятельности».

Чем может помочь данный документ компании?

1) Исключить потери (штрафы, пени, уплата недоимки) в результате предъявления претензий налоговыми органами в недобросовестной оптимизации налоговой базы по причине непроявления должной осмотрительности при отборе контрагентов (в результате прохождения комиссий по легализации налоговой базы, камеральных, выездных проверок; руководитель (бухгалтер) может ссылаться на наличие подобного документа на налоговых допросах, при даче пояснений в устном и письменном виде, в т.ч. в ходе предпроверочного анализа, при встречных налоговых проверках и т.д.)

2) Снизить риск совершения мошеннических и иных противоправных действий в отношении компании при заключении сделок с ранее неизвестными контрагентами (зачастую у мошенников нет трудовых и материальных ресурсов, необходимых для исполнения обязательств). В договорах могут присутствовать явно невыгодные для компании условия, в том числе налоговые оговорки. Сотрудники компании могут оказаться взаимозависимыми с потенциальным контрагентом и заключить договор в личных целях и т.д. Подобные ситуации можно пресечь заранее.

3) существенно снизить риски привлечения к уголовной ответственности руководителя, главного бухгалтера организации по ст.199 УК РФ, привлечение их к субсидиарной ответственности по долгам организации как доказательство отсутствия умысла на совершение противоправных действий, т.к. за отбор и проверку контрагентов отвечали иные сотрудники

4) снизить вероятность отказа в проведении банковских операций Организации по перечислению денежных средств с расчетных счетов, ограничении действия системы дистанционного банковского обслуживания, приостановлении операций с денежными средствами в соответствии с Федеральным Законом от 07.08.2001 N115-ФЗ «О противодействии легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма» и т.д.

Как видим, наличие и исполнение подобного документа может не раз выручить компанию и ее руководителя и избавить их от многих проблем.

В данном регламенте стоит подробно прописать процесс отбора и проверки контрагента, критерии его благонадежности, сроки проверки, перечень документов,которые необходимо представить контрагенту, порядок их сбора и хранения, назначить лиц, ответственных за исполнение проверочных процедур.

Для удобства применения на практике можно разбить процедуру проверки контрагента на несколько этапов по аналогии с процессом проверки компаний Федеральной Налоговой Службой:

1. Первичная («экспресс — проверка») – общая проверка благонадежности контрагента,

2. Основная («углубленная») проверка контрагента — проверка деловой репутации, платежеспособности, возможного риска неисполнения обязательств, наличие у контрагента необходимых ресурсов для исполнения сделки на основании официального запроса перечня необходимых документов,

3. Окончательная (комплексная) проверка, в т.ч. проверка заключаемого договора законодательству РФ, составление всех необходимых документов по результатам проверки.

Однако, прежде чем начать подробно рассматривать каждый этап проверки, стоит уделить внимание такому важному вопросу, как принципы сбора доказательств должной осмотрительности при выборе контрагента

Как и любое явление, существующее в объективной реальности, должная осмотрительность базируется на ряде принципов, которые можно вывести из действующих нормативных актов РФ.

Считаю, что налогоплательщик проводит процедуру проверки контрагентов, руководствуясь принципами законности получения необходимой информации и ее актуальности, полноты проверки, дифференциации рисков при проведении проверки, разумности сроков ее проведения, равенства прав участников проверки.

Принцип законности получения, обработки и хранения необходимой информации о контрагенте:

В процессе своей деятельности по проверке контрагента Общество обязано исполнять Конституцию Российской Федерации, Федеральный закон от 27.07.2006 N149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», требования Налогового Кодекса Российской Федерации (в т.ч. в части установленного режима налоговой тайны), Гражданского Кодекса Российской Федерации, требования иных правовых актов Российской Федерации, регулирующих соответствующую сферу правоотношений.

Компетентные должностные лица налогоплательщика также обязаны в ходе переговоров с контрагентом и после их проведения принять все необходимые меры по соблюдению и охране коммерческой тайны контрагента в соответствии с нормами Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» при условии надлежащего оформления обладателем информации соответствующего режима коммерческой тайны.

При запросе, например, паспортных данных лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа и (или) участника (участников) организации, ИП необходимо учитывать, что они содержат персональные данные указанных лиц, их передача является обработкой (распространением) персональных данных в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ). Обработка персональных данных может осуществляться в рассматриваемой ситуации только с письменного согласия субъектов персональных данных (ст. 6, 9 Закона N 152-ФЗ), которое должно включать в себя ряд обязательных реквизитов, указанных в п. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ. Поэтому контрагент -.юрлицо не вправе предоставлять копии паспортов без письменного согласия их владельцев (директора, участников и т.д.).

Согласно требованиям ч.1 ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 №403-ФЗ «О бухгалтерском учете» полученные в результате исполнения требований Регламента документы, подтверждающие проявление должной осмотрительности при выборе контрагента, подлежат хранению в течение пяти лет с отчетного года исполнения сторонами условий договора (обязательств по нему) в архиве Организации по месту нахождения ее единоличного исполнительного органа. (Но стоит учитывать, что срок давности привлечения к уголовной ответственности по части 2 ст. 199 УК РФ ранее составлял 10 лет, а с 29.03.2023г., в связи с принятием Федерального закона от 18.03.2023г. №78-ФЗ -6 лет ).

Принцип полноты проверки контрагента

Налогоплательщик не вправе ограничиваться проведением лишь стандартной процедуры проверки контрагентов на предмет их государственной регистрации в качестве юридических лиц, запроса у них учредительных документов и изучения соответствующих сервисов на сайте ФНС РФ www.nalog.ru (формальный подход к соблюдению принципа должной осмотрительности также не спасает от доначислений – см., например, письмо ФНС России от 16.03.15 № ЕД-4-2/4124). Необходимо собрать максимально возможное количество документов и информации о контрагенте для формирования персонального досье на него не только на преддоговорной стадии выбора контрагента и заключение сделки с ним, но и на стадии исполнения договора.

Принцип актуальности информации о контрагенте

На стадии исполнения договора (особенно на крупные суммы и длящегося характера) следует регулярно связываться с исполнителем работ (услуг). Запросите у него информацию о привлечении субподрядчиков. Систематически запрашивайте и получайте все первичные документы, оформляемые в ходе исполнения договора. Проверяйте при этом полномочия на подписание первичных и иных документов. Фиксируйте при помощи фото- и видеоаппаратуры факты личных встреч с руководителем контрагента, составляйте протоколы переговоров. Контролировать наличие необходимых ресурсов, сдачу отчетности, исполнение договорных обязательств.

Принцип дифференциации рисков

Критерии проявления должной осмотрительности не могут быть одинаковыми для случаев ординарного пополнения материально-производственных запасов и в ситуациях, когда налогоплательщиком приобретается дорогостоящий актив либо привлекается контрагент в соответствии с основным профилем хозяйственной деятельности (см. Определение Верховного Суда РФ от 14 мая 2020 г. № 307-ЭС19-27597 по делу № А42-7695/2017). Тем самым, для основных сделок предприятия (например, по грузоперевозкам или поставкам, строительному подряду и т.д.) стандарт проверки является более высоким, чем для остальных (покупка канцтоваров для бухгалтерии, текущий ремонт офисных помещений, принадлежащих фирме и т.д.)

Например, если предметом сделки выступает дорогостоящий актив (оборудование, объект недвижимости) или необходимость выполнения значительного объема работ, налогоплательщику следует быть максимально осмотрительным и изучить не только поставщика оборудования, но и историю приобретаемого объекта (не было ли совершено несколько его перепродаж «по цепочке»; насколько сильно отличается стоимость покупки от первоначальной цены завода-изготовителя, чем обусловлена эта разница).

Принцип равенства прав участников проверки

Стоит понимать, что согласно нормам действующего законодательства, у контрагента нет обязанности предоставлять копии учредительных и иных (например, бухгалтерской отчетности, договоров аренды помещения, о наличии основных средств и т.д.) документов, по Вашему запросу для подтверждения проверки должной осмотрительности. В данном случае рекомендуется истребовать у него официальный отказ в письменной форме.

Работать или нет с такой компанией – решать только Вам. Если такой контрагент имеет серьезное экономическое значение для бизнеса и сотрудничество с ним выгодно, то можно попытаться собрать на него досье другим способом (об этом можно прочесть по следующей ссылке: https://dzen.ru/a/Y-O6q9gdLVEhoGus).

Учитывайте, что границы проявления должной осмотрительности определяются, в том числе, доступностью сведений, которые могут быть получены налогоплательщиком от своих контрагентов (см., например, постановления Арбитражного суда Уральского округа от 04.08.2021 № А76-25957/2018, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.11.2021 № А47-17004/2020).

Принцип разумности сроков проведения проверки контрагента

При проведении проверки компании приходится изучить немалый объем информации о потенциальном контрагенте и запросить значительное количество документов. Когда фирма работает с несколькими постоянными контрагентами, то вряд ли это займет много времени и отвлечет у нее много ресурсов. А если таких контрагентов десятки, а то и сотни? Необходимо будет выстроить целую технологию проверки, назначить ответственных лиц за ее исполнение, возможно, выделить отдельное помещение для хранения полученных документов под архив.

Специфика деятельности компании может подразумевать срочность организации бизнес – процесса (например, грузоперевозки), что может повлечь за собой факт совершения первой сделки с контрагентом без представления им всех необходимых для подтверждения должной осмотрительности документов. В данном случае проверочные мероприятия проводятся уже на этапе дальнейшего сотрудничества с контрагентом (вторая и последующая сделки). Главное – выявить у него отсутствие признаков фирмы – однодневки (интернет-ресурсы позволяют сделать это буквально за считанные минуты) и запросить хотя бы самые основные документы по электронным каналам связи. Добросовестный контрагент всегда держит подобные бумаги «на готове» и не возражает, если их просят предоставить для ознакомления.

Автор по своему опыту считает, что наиболее оптимальный срок проверки контрагента составляет от 2 (двух) до 5 (пяти) рабочих дней (с учетом срока отправки запроса о представлении необходимых документов и ответа контрагента на него). Необходимо прописать его в Регламенте проверки. Подобный срок будет являться еще одним доказательством для налоговых органов, что Вы потратили достаточное время для установления всех ключевых сведений о контрагенте, т.е. вели себя добросовестно и разумно.

Что включает в себя Первичная проверка, какие доказательства собрать на данном этапе.

Первичная проверка (или назовем ее еще «экспресс — проверка») деятельности контрагента, проводится посредством использования сети Интернет, в частности, путем поиска и изучения сведений о нем на следующих ресурсах:

1. arbitr.ru сайт Арбитражного суда Российской Федерации – на предмет участия контрагента в арбитражных судебных спорах в качестве истца либо ответчика,

2. sudrf.ru, sudact.ru сайты судов общей юрисдикции,

3. www.nalog.ru изучение сайта Федеральной налоговой службы (раздел «Проверь себя и контрагента»), проверки наличия о контрагенте сведений в ЕГРЮЛ/ЕГРИП, в т.ч. достоверность (недостоверность) сведений о директоре (участнике), юридическом адресе контрагента, получение электронной выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (файл в формате pdf с электронной подписью налоговой равнозначен бумажному аналогу с печатью (письмо ФНС России от 11.08.15 № ГД-4-14/14094), оценка надежность делового партнера через сервис «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента», в т.ч. сдает ли контрагент отчетность, не дисквалифицирован ли его директор, не числится ли адрес контрагента в списке адресов массовой регистрации.

4. www.fssp.gov.ru сайт Федеральной службы судебных приставов на предмет наличия либо отсутствия у контрагента исполнительных производств,

5.www.fedresurs.ru — единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц; поиск информации о том не находится ли контрагент в состоянии ликвидации или банкротства

6.www.fsrar.ru — проверка лицензии;

7.rnp.fas.gov.ru — сайт ФАС России, где можно изучить список недобросовестных контрагентов, которые участвуют в госзакупках;

8.www.rosreestr.gov.ru — на сайте Росреестра можно проверить информацию о недвижимости по адресу, который заявлен в качестве фактического или юридического;

9.sro.gosnadzor.ru —проверка наличия допуска к строительной деятельности и членства в саморегулируемой организации.

10.gir-bo.ru – получить данные бухгалтерской отчетности ООО, ЗАО, ПАО, в частности, при письменном отказе контрагента от их добровольного представления

11. сервисы.гувм.мвд.рф – проверить действительность паспортных данных директора (участника) организации, ИП при их фактическом наличии на данном этапе проверки

12. Изучаются сведения, полученные также из иных программ в сети интернет, анализирующих деятельность компаний (например, «Спарк», «Контур.Фокус», «За честный бизнес» и т.д.).

13. Оценивается общий информационный фон о деятельности контрагента, корпоративные сайты, содержащиеся на них контакты (адрес, телефон и т. п.), информация и фото на сайте во вкладках «Развитие», «О нас», «Новости» и т. п.

Стоит изучить в интернете новости и отзывы клиентов, которые касаются работы контрагента. Судьи принимают в качестве доказательств информацию, которую налоговики получают на сайте компании (решение Арбитражного суда г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области от 12.12.14 № А56-55281/2014)

При этом стоит учитывать, что само по себе отсутствие упоминаний и сайта не доказывает нарушение в порядке проявления должной осмотрительности (постановление АС Московского округа от 25.04.2019 № Ф05-5314/2019 по делу N А40-13288/2018).

В сервисе «Прозрачный бизнес» на сайте ФНС РФ можно также сравнить контрагентов по следующим параметрам: численность персонала, размер выручки, сумма недоимки, сумма уплаченных налогов и пр. Показатели выбранного вами контрагента должны быть лучше, чем у остальных кандидатов.

Срок первичной проверки

— составляет от 1 (одного) часа (если необходимо срочное заключение договора с контрагентом) до 1 (одного) рабочего дня (в обычном порядке)

Результаты онлайн-запросов (в т.ч. отрицательные) в виде скриншота страницы с найденными данными подлежат обязательной фиксации на бумажном и электронном носителе. Страница распечатывается, проставляется дата и заверяется подписью юриста, который проводил экспресс-проверку контрагента. Без распечаток с сайта суд может не принять результаты онлайн-проверки (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.06.15 № А40-171142/14). Результаты обращения к онлайн-сервисам оформляются в виде справки о наличии (отсутствии) определенных признаков фирмы-однодневки

Итак, по итогам Первичной проверки, после изучения многочисленных официальных (государственных, в первую очередь) интернет-ресурсов о контрагенте ответственному лицу (скорей всего это будет обязанностью юриста организации) необходимо собрать пакет доказательств, свидетельствующих об общей добросовестности своего контрагента. Это выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП с сайта www.nalog.ru, распечатки из сервиса «Прозрачный бизнес» (pb.nalog.ru), распечатанные и заверенные ответственным лицом с указанием даты скриншоты с сайтов, в т.ч. самого контрагента, справка в произвольной форме об отсутствии признаков «однодневки». (Об этих признаках я ранее уже подробно рассказывал здесь: https://www.audit-it.ru/articles/account/court/a53/1077879.html)

О технологии Основной и Окончательной проверок контрагента и оформлении доказательственной базы должной осмотрительности будет рассказано в следующей части данной статьи.

Стандарт осмотрительного поведения или что же делать, чтобы проявить должную осмотрительность

Налоговым кодексом РФ установлено, что каждый налогоплательщик при заключении договора обязан проявлять должную осмотрительность. Непроявление должной осмотрительности означает, что компания работает с недобросовестными контрагентами.

Должная осмотрительность — это проверка будущего партнера до заключения с ним договора. Весь комплекс мероприятий для проверки партнера организация должна разработать самостоятельно.

Помимо понятия «должная осмотрительность» есть еще «необоснованная налоговая выгода», которая описана в статье 54.1. НК РФ. Если компания не проявляет должную осмотрительность считается, что она получает необоснованную налоговую выгоду.

ФНС выпустила развернутое письмо № БВ-4-7/3060@ от 10.03.2021, которым должны руководствоваться инспекторы, оценивая выбор фирмой того или иного партнера, уровень проявленной либо не проявленной должной осмотрительности.

Налоговая реконструкция: детали долгожданного письма ФНС

Понятия должной осмотрительности в законодательстве нет и не было. И бизнес, и налоговики в этом плане должны руководствоваться разумными стандартами осмотрительного поведения, вступая в любые правоотношения.

При выборе партнера директор должен проявлять «коммерческую осмотрительность». Это понятие вышло в оборот после выхода в свет определение Верховного суда от 14.05.2020 № 307-ЭС19-27597 по делу АО «Звездочка».

Как доказывают отсутствие должной осмотрительности

Налоговые инспекторы доказывают отсутствие должной осмотрительности не только на основании данных партнера, которые «говорят» о том, что он не мог выполнить условия договора, но и на основании того, на сколько сведения о партнере прозрачны, доступны и понятны.

Каждая характеристика партнера сама со себе может вам показаться незначительной. Для доказательства отсутствия должной осмотрительности налоговики буду собирать множество «мелких» и технических сведений. Здесь важна совокупность данных. Чем больше у ИФНС сомнительных данных о партнере, тем сложнее вам будет доказать, что вы выбрали надежного партнера и руководствовались коммерческой логикой. Оправдание в виде выгодных условий сделки не сработает.

Статья 54.1 НК РФ: сильные и слабые стороны

Оценивать партнера налоговые инспекторы будут не по отдельно по каждому критерию, а в их совокупности по всем выявленным сведениям.

Проверяйте деловую репутацию контрагентов

Никто не хочет создавать себе ненужных проблем, поэтому до подписания договора проверяйте деловую репутацию будущего партнера, опыт, платежеспособность, наличие долгов перед бюджетом, наличие штата и т.п.

Если сделка крупная, будьте готовы к тому, что инспекторы запросят данные, не относящиеся к договору.

Сегодня считается подозрительным отсутствие в интернете информации о деятельности партнера. Вы должны будете четко и понятно объяснить налоговой, из каких источников получили информацию и партнере.

По каким признакам ИФНС выявляет технические компании

Налоговая служба в письме ФНС № БВ-4-7/3060@ ввела термин «технические компании». Это компании, не ведущие реальной экономической деятельности и не исполняющие налоговые обязательства. В обиходе это «фирмы-однодневки».

При выборе партнера нужно, чтобы у него было как можно меньше или совсем не было признаков, которые перечислены ниже.

Признаки ненадежности

1. Недостоверный адрес либо адрес массовой регистрации.
2. Нет ресурсов для выполнения условий договора: нет персонала и основных средств, нет договоров с субподрядчиками, нет лицензий, разрешений, патентов и т.п.
3. Сотрудники компании и менеджеры среднего звена не владеют никакой информацией о партнере, условиях заключения сделки с ним и т.п.
4. Нет каких-либо подтверждений того, что работники организации или руководители взаимодействовали с руководством партнера, обсуждали условия сделки, подписывали договор и т.п.
5. Нет подтверждения того, что компания проверила информацию о партнере на сайте налоговой. Например, распечатала выписку.
6. В открытых источниках информации, в том числе в сети интернет, о партнере нет никакой информации, которая подтверждала бы ее реальность и наличие деятельности.
7. Подписанный договор не согласовывался в другими подразделениями или с сотрудниками компании.
8. Партнера выбрали без проведения торгов, конкурса, тестирования, сбора предложений и заявок от потенциальных исполнителей и т.п.
9. Сделка противоречит бизнес-стратегии компании, она непрофильная или сверхрисковая.
10. В договоре есть условия, которых нет в других договорах. Эти условия сверхвыгодны для партнера и сомнительны с точки зрения коммерческой выгоды для самой компании. Например, большой срок отсрочки платежа или купный аванс без обеспечения и гарантий т.п.
11. Цена договора существенно выше или ниже аналогичных сделок на рынке.
12. Нет документов, которые обычно составляют при заключении таких сделок.
13. В документах есть противоречия, указаны не все обязательные реквизиты, путаница в датах, единицах измерении т.п. Наличие этих ошибок расценивается как нарушение принятых в компании правил подписания договоров.
14. Нет оплаты. В расчете использовали вексель. Обратите внимание, вексельные схемы – самые опасные.
15. Не было совершено действий по защите прав, нарушенных неисполнением обязательств; не были приняты меры по прекращению своих обязательств.

Как проявлять осмотрительность по стандарту осмотрительного поведения

ФНС в письме вводит еще одно понятие – «стандарт осмотрительного поведения», имея в виду, что по условиям делового оборота партнеры, как правило, оценивают не только условия сделки, и деловую репутацию, платежеспособность контрагента, риски неисполнения договора, наличие необходимых ресурсов, технологического оборудования, квалифицированного персонала, соответствующего опыта и т.п.

Разработайте и утвердите регламент проверки новых партнеров. Включите в него основные проверочные мероприятия, которые должны проводить ваши работники, отвечающие за поиск партнеров, подписание и исполнение договоров.

В сети в открытом доступе можно найти сведения:

• о суммах доходов и расходов по данным бухотчетности;
• об уплаченных суммах налогов и сборов;
• о среднесписочной численности за год;
• о нарушениях налогового законодательства, в том числе о суммах недоимки и задолженности.

При очень важных, крупных, спорных сделках для подстраховки ведите аудио- или видеосъемку встреч, предшествующих заключению договора.

Документы, которые нужно запросить для проявления должной осмотрительности

Вы должны запросить у контрагента следующие пакет документов, который зависит от типа компании и вида деятельности.

У иностранной компании	У российской компании	У ИП
Документы, подтверждающие правовой статус: Устав	Учредительные документы: Устав, ОГРН + листы записи, ИНН	Документы о регистрации: Свидетельство, лист записи
Документы, подтверждающие полномочия лица, подписывающего договор	Документы, подтверждающие полномочия директора или его доверенного лица	Документы, подтверждающие личность ИП
Выписка из торгового реестра страны иностранной компании	Выписка из ЕГРЮЛ, лицензии и др.	Выписка из ЕГРИП

Неплохо получить бухгалтерскую отчетность и справку об отсутствии долгов по налогам и взносам. Но эти документы вы можете скачать с ресурса ГИРБО.

Полезно запросить у будущего, например, договор аренды и бухгалтерские документы, которые свидетельствуют о наличии материальных и трудовых ресурсов, сведения о численности и т.п.

Возможный список документов мы привели ниже, вы можете его скопировать, сократить или дополнить.

Как проверить контрагента: собираем доказательства должной осмотрительности

ФНС все чаще требует от налогоплательщиков доказательств реальности сделок и проявления должной осмотрительности при заключении договоров. Если не предоставить нужных документов и сведений, то сделки могут признать фиктивными и снимут расходы по ним. Придется уточнять отчетность, доплачивать налоги или долго и дорого спорить с налоговиками в суде, доказывая, что они не правы. Рассказываем, какие сведения и где получить, чтобы не подвергать рискам компанию, а бухгалтеру не проверять нервы на прочность.

Даже если вы работаете со своими контрагентами давно, это не значит, что с точки зрения налоговой службы или банка они не выглядят сомнительными.

Например: Фирма «А» ведет сомнительную деятельность, предоставляет документы на «бумажный НДС», имеет долги по налогам, не сдает отчетность, судится с контрагентами и налоговой, но при всем этом продает реальные товары контрагентам.

Партию товара она продает компании «Б», та реализует его компании «В», а та, в итоге, реализует его ИП Продавайко, который знать не знает фирму «А». Но с точки зрения налоговиков ИП — участник некой схемы. Они подвергают покупку товаров сомнению: пусть Петров докажет, что проявил осмотрительность, когда покупал товар у компании «В».

Может возникнуть и другая ситуация: ИП Продавайко напрямую покупает товар у фирмы «А», это реальная сделка, товар действительно передан и оплачен, а предприниматель продает его у себя в розничном магазине. Но, учитывая сложившуюся репутацию компании, эта операция сразу попадает в поле зрение налоговиков, они присылают предпринимателю запрос: давайте все документы, мы проверим. При этом требуют еще и обосновать — почему из всех вероятных поставщиков ИП выбрал именно этого, как его проверял?

ИП в этой ситуации можно только посочувствовать. Правда, в первом случае — у него отличные шансы отбиться от претензий, если он оперативно соберет пакет данных о компании-поставщике. А вот во втором — они ничтожно малы, ведь он никак не проверил партнера до сделки, и даже если сейчас попробует это сделать, то получит результат, который налоговой не покажешь.

Именно поэтому любого контрагента необходимо проверять до заключения договора. Это и называется — должная осмотрительность. О том, как ее проявлять, какие сведения и где собирать, сейчас вам расскажем.

Быстрая проверка контрагента возможна с помощью доступных, бесплатных ресурсов, например, RusNalog. Сведения сюда попадают из открытых и надежных источников и обновляются ежедневно.

Должная осмотрительность

ФНС при проведении проверок, а также при использовании таких систем, как АСК НДС-2, выявляет несостыковки в проведенных операциях или цепочки контрагентов, в которых задействованы сомнительные организации. Такие компании уже попадали под налоговый контроль и в них были выявлены серьезные нарушения. Например, участие в фиктивных сделках.

Если вам не повезло оказаться в такой цепочке (пусть даже десятым звеном), то и ваша деятельность может быть подвергнута сомнению. И самое в этом неприятное — вас могут обвинить в получении незаконной налоговой выгоды и даже провести выездную проверку.

Согласно пункту 1, статьи 54.1 НК налогоплательщик не имеет право уменьшить налоговую базу и сумму налога, если он делает это, искажая сведения о фактах хозяйственной жизни, объектах налогообложения, подлежащих отражению в налоговом, бухгалтерском учете и отчетности.

Проще говоря: если вы отразили в учете операцию, которую фактически не проводили — включить такие расходы, например, при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, нельзя. Подтверждать реальность сделки придется документами — договорами, накладными, счетами-фактурами и т. д. Но налоговые инспекторы не считают их достаточными, подтвердить придется не только наличие реального экономического смысла, но и добропорядочность участвующих в сделке сторон.

Налоговую выгоду могут признать необоснованной, если ФНС сможет доказать, что:

• налогоплательщик не проявил должной осмотрительности, ему было известно о нарушениях, допущенных контрагентом;
• налогоплательщик действует, руководствуясь исключительно налоговой выгодой, а не экономическим смыслом операций, не преследует деловые цели при заключении договора;
• организации и предприниматели, с которыми сотрудничает налогоплательщик являются по отношению к нему взаимозависимыми или аффилированными лицами.

Для оценки контрагента можно использовать критерии, которые ФНС еще в 2007 году установила для проведения выездных проверок (см. приказ ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@).

Среди них — оценка показателей отчетности, налоговой нагрузки, заработной платы, приближение к лимитам для целей применения спецрежимов (например, к пределам доходов при применении УСН), миграция между налоговыми органами и др.

Также приказ содержит перечень признаков, которые говорят о высокорискованной деятельности контрагента (их также можно примерить на себя). Например:

1. Руководители поставщика и покупателя или их представители не контактировали лично.
2. Нет документа (его копии), подтверждающего полномочия руководителя или представителя контрагента.
3. Нет информации о фактическом местонахождении контрагента, его офисных, торговых, складских, производственных помещениях.
4. О деятельности контрагента нет или очень мало открытой информации, например, нет сайта, рекламы в интернете. При этом о других компаниях, производящих аналогичные товары или оказывающих такие же услуги, информации очень много, а их цены ниже.
5. Редкий, но все же возможный случай — о контрагенте нет сведений в государственном реестре (ЕГРИП или ЕГРЮЛ).
6. В договоре с контрагентом указаны условия, которые отличаются от привычных правил делового оборота. Отсутствие штрафных санкций за нарушение договора, длительная отсрочка платежей и т. п. А также отсутствие действий со стороны пострадавшей стороны, в случае нарушений условий договора. К примеру, поставщик не обращается в суд, хотя у покупателя значительно вырос непогашенный долг, напротив, он продолжает поставлять новые партии товара.
7. Нет доказательств реального наличия у контрагента мощностей, позволяющих выполнить обязательства по контракту. Например, нет документов, подтверждающих наличие грузового специализированного автотранспорта (рефрижераторов), если заключен договор на перевозку замороженной продукции.
8. Отсутствие экономического эффекта от сделок. Например, расходы в себестоимости продукции, приходящиеся на проблемного контрагента очень высокие, при этом продажа товара приносить минимальную прибыль или даже убыток.

Зачем еще проверять контрагента

Организация рискует столкнуться не только с недоверием ФНС, доначислением налогов и выездными проверками. Если контрагент окажется неблагонадежным: сорвет поставку, задержит оплату (или вообще не проведет ее), поставит некачественную продукцию, откажется от обязательств, уплаты неустойки, возмещения убытков, окажется попросту мошенником, то пострадают и финансы, и репутация компании.

Нередко понять, что с контрагентом что-то не так, можно даже по выписке — частая смена руководителей и адреса регистрации, массовый адрес регистрации (не в бизнес- или офисном центре), регулярные перестановки в составе участников, несоответствие информации, представленной контрагентов той, что указана в выписке из ЕГРЮЛ и т. п. признаки могут говорить о высоких рисках сотрудничества.

Нередко предложение о заключении договора поступает по электронной почте, а контрагент находится в другом регионе. Переговоры ведутся также в переписке или по конференц-связи. На расстоянии проверить контрагента сложнее — нельзя просто выехать по месту его регистрации или посетить производство. Поэтому к оценке рисков работы с удаленными контрагентами нужно отнестись серьезно.

Пошаговый план проверки контрагента

Итак, какие шаги нужно предпринять, чтобы проверить контрагента и собрать доказательства осмотрительности.

Шаг 1. Составьте и зафиксируйте документом систему проверки контрагента

Укажите кто, как и в каких случаях должен проверять контрагентов. Например, можно доверить эту задачу бухгалтеру или менеджеру, который занимается заключением договоров.

Шаг 2. Проверка в открытых источниках

• Используйте сервис «Прозрачный бизнес» на сайте ФНС, в нем есть, основные данные о компании, там можно скачать выписку, посмотреть связанные компании и т.д.
• На сайте Кад.Арбитр можно по ИНН или наименованию поискать текущие и завершенные судебные дела.
• При помощи Единого федерального реестра сведений о банкротстве можно узнать не находится ли контрагент на пороге ликвидации, да еще и в долгах.
• Государственный информационный ресурс бухгалтерской (финансовой) отчетности — ГИРБО — здесь можно просмотреть данные отчетности организаций.
• Блокировку счетов организации можно также проверить на сайте ФНС.
• Используйте агрегаторы информации, где можно найти сразу все интересующие сведения. Например, RusNalog дает не только общие данные о деятельности ИП, но и, при наличии такой возможности, — адрес предпринимателя, чего на многих других ресурсах нет.

Кроме того, можно подать запрос в налоговую инспекцию, к которой «приписан» контрагент и уточнить — исполнение обязательств по сдаче отчетности и отсутствие задолженности по налогам. Такой запрос это тоже проявление осмотрительности.

Используйте и данные из интернета — отзывы сотрудников и клиентов, рейтинги.

Шаг 3. Запросить документы

Можно ориентироваться на документы, фигурирующие в приказе ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@. Например, запросить доверенности на представителя, который будет подписывать договор или вести переговоры, копию приказа о назначении руководителя, копии документов о собственности или аренде помещений и т. п.

Кроме того, в «стандартный» пакет при заключении договора входят:

• устав организации;
• свидетельства о внесении сведений в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, о присвоении ИНН;
• выписка из реестра (ее также можно скачать на сайте RusNalog);
• копии налоговых деклараций;
• копии лицензий, сертификатов, патентов;
• сведения о транспортных средствах и т. д.

Шаг 4. Провести анализ и подготовить обоснование

Собрав необходимые документы, а также учитывая представленные контрагентом коммерческие предложения, прайсы, аналогичные предложения на рынке, обосновать выбор контрагента.

Наряду с ценой на товары или услуги можно рассмотреть местонахождение контрагента, сроки исполнения обязательств, наличие дополнительных преимуществ (рассрочка, скидки на следующие поставки и т. п.) и другие критерии.

Обоснование зафиксировать лучше в письменном виде и утвердить у руководителя.

Шаг 5. Заключение договора

Внимательно проверяем договор, сверяем реквизиты и иную информацию предоставленную контрагентом, имеющуюся в открытых источниках с той, что указан в договоре. Обязательно включаем в него санкции на случай нарушений, несоблюдений сроков и т. д.

Теперь можно подписывать документы и уверенно вести дальнейшую работу.

Вывод: проявление должной осмотрительности — не формальность, не сбор информации только ради защиты перед налоговой службой, а часть нормальной договорной работы любой компании или предпринимателя.