Обучение сотрудников на какой счет затрат отнести

Учет расходов на обучение работников

Для работников, которым приходится использовать иностранный язык, многие фирмы организуют соответствующие курсы. Тут же всплывает вопрос, как подобные мероприятия отразятся на учете организации, в том числе налоговом. Оказалось, все довольно просто. Еще и с обязательными «зарплатными» платежами мороки не возникнет.

Необходимость профессиональной подго­товки и переподготовки кадров для соб­ственных нужд определяет работодатель. Решение подобных задач возложено на работодателей статьей 196 Трудового кодек­са. Обучение сотрудников иностранным языкам исключения не составляет.

Той же нормой Трудового кодекса преду­смотрено, что условия и порядок, в соот­ветствии с которыми сотрудник направля­ется на обучение, должны определяться коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Опираясь на эту нор­му, УФНС России по г. Москве подчеркнуло в письме от 19 августа 2008 г. № 21-11/ 077579@, что направление сотрудников на курсы иностранных языков, как и любое другое обучение, следует предусмотреть в трудовом или коллективном до го воре.

Налоговый учет

Когда «энная» сумма потрачена на обуче­ние сотрудников иностранным языкам, встает вопрос о возможности компенсации затрат при налогообложении.

Тут хорошая новость: в базу по налогу на прибыль такие расходы включать можно. Право на это дает подпункт 23 пункта 1 ста­тьи 264 Налогового кодекса, которым преду­смотрено списание в прочие расходы сумм, которые потрачены на обучение персонала.

Правда, есть в данном случае оговорка. Упомянутые затраты могут быть учтены, только если они соответствуют опреде­ленным условиям. Прежде всего, предъ­являются требования к учреждениям, в которых персонал изучает иняз. Списать расходы можно только в том случае, если обучение производится в российском об­разовательном учреждении, имеющем со­ответствующую лицензию, либо в ино­странном образовательном учреждении, имеющем соответствующий статус. При­чем образовательные услуги должны пре­доставляться на основании заключенного между работодателем и учебным заведе­нием договора.

Вторым обязательным требованием для того, чтобы списать расходы, является на­личие трудового договора с тем сотрудни­ком, который изучает иностранный язык за счет работодателя. Иными словами, ес­ли фирма возьмет на себя расходы по обу­чению работника, с которым заключен, например, договор возмездного оказания услуг, базу по налогу на прибыль на соот­ветствующие суммы уже не снизить.

Все документы, которыми подтвержда­ются расходы на обучение, следует сохра­нять. Причем делать это нужно минимум четыре года, а максимум – срок действия договора обучения плюс один год.

НДФЛ и страховые взносы

Суммы оплаты фирмой обучения работни­ков иностранному языку по договору, за­ключенному с учебным заведением, могут не облагаться НДФЛ.

Для этого должны выполняться условия, установленные пунктом 21 статьи 217 На­логового кодекса. Требования аналогичны тем, что предъявляются при налогообложении прибыли. А именно, сотрудники долж­ны проходить обучение, профессиональную подготовку и переподготовку в российских образовательных учреждениях, имеющих со­ответствующую лицензию, либо иностран­ных образовательных учреждениях, имею­щих соответствующий статус.

Рекомендации чиновников

Для учета в расходах стоимости обучения сотрудников иностранным языкам необходимо, чтобы получен­ные знания они использовали в работе. То есть важно, чтобы изначально услуги оказывались в интересах организации, а не ее сотрудников. Наличие определенных навыков у обучаемого работника, связанных с предметом обучения, должно быть закреплено в должностной инструкции данного работника. Это сле­дует из писем Минфина России от 10 апреля 2007 г. № 03-04-06-02/64 и УФНС России по г. Москве от 19 августа 2008 г. № 21 -11/077579@.

Страховые взносы также не уплачивают­ся. Ни в Соцстрах, ни в ТФОМС, ни в ПФР. Это правило распространяется и на соцстра­хование от несчастных случаев на производ­стве и профессиональных заболеваний.

Такие льготы предусмотрены на законо­дательном уровне (п. 12 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подп. 13 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Не спорят с этим и чиновники. Например, в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985 специалисты Соцстраха указали, что оплата обучения, проводимого по инициати­ве работодателя, с целью более эффективного выполнения трудовых обязанностей, вне за­висимости от формы обучения, не подлежит обложению страховыми взносами.

Бухгалтерский учет

Затраты на обучение сотрудников иност­ранному языку в бухгалтерском учете отра­жаются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Рас­ходы организации», утв. приказом Минфи­на России от 6 мая 1999 г. № 33н).

Оплата услуг образовательных учрежде­ний отражается по дебету счета 26 «Обще­хозяйственные расходы» субсчет «Расходы, учитываемые для целей налогообложения». Но лишь при соблюдении условий:

Отражение в учете расходов на обучение персонала

Организация оплатила следующие услуги по обучению персонала: для сервисных инженеров — подготовка специалистов по знаниям норм и правил работы в электроустановках и их аттестация в качестве электротехнического персонала с получением удостоверений установленного образца; посещение бухгалтерского семинара; курсы немецкого языка (в текущей работе необходимо общаться на немецком языке). Каким образом нужно учесть данные расходы в бухгалтерском и налоговом учете?

Бухгалтерский учет

Согласно статье 196 ТК РФ необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд определяет работодатель.

Работодатель проводит профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации работников, обучение их вторым профессиям в организации, а при необходимости — в образовательных учреждениях начального, среднего, высшего профессионального и дополнительного образования на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

В соответствии с пунктом 5 и пунктом 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н, расходы организации, связанные с профессиональной подготовкой и переподготовкой кадров, признаются расходами по обычным видам деятельности.

На основании Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, указанные расходы включаются в себестоимость продукции в сумме фактически произведенных затрат и отражаются на счетах 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу».

В бухгалтерском учете следует сформировать следующие стандартные проводки:

Дт 60.02 Кт 51 — произведена оплата услуг (аванс) по обучению персонала. Дт 68.02 Кт 76.ВА (аванс уплаченный) — принят к вычету НДС, уплаченный в составе аванса. Дт счета учета затрат Кт 60.01 — учтены расходы на обучение персонала. Дт 19.04 Кт 60.01 — выделена сумма НДС со стоимости услуг по обучению. Дт 60.01 Кт 60.02 — зачтен аванс. Дт 76.ВА (аванс уплаченный) Кт 68.02 — восстановлен к уплате НДС, принятый ранее к вычету. Дт 68.02 Кт 19.04 — принят к вычету НДС по полученной услуге .

Налог на прибыль

Под обоснованными расходами для целей налогообложения прибыли понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Таким образом, экономическая обоснованность расходов по проведению обучения сотрудников должна оцениваться путем сопоставления тематики обучения с деятельностью вашей организации и с функциональными обязанностями сотрудников, которые принимают участие в обучении.

Согласно подпункту 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ при расчете налога на прибыль учитываются суммы, израсходованные организацией на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников налогоплательщика в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 264 НК РФ. Согласно данному пункту расходы на обучение включаются в состав прочих расходов, если:

• обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональная подготовка и переподготовка работников налогоплательщика осуществляются на основании договора с российскими образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, либо иностранными образовательными учреждениями, имеющими соответствующий статус;
• обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку проходят работники налогоплательщика, заключившие с налогоплательщиком трудовой договор, либо физические лица, заключившие с налогоплательщиком договор, предусматривающий обязанность физического лица не позднее трех месяцев после окончания указанного обучения, профессиональной подготовки и переподготовки, оплаченных налогоплательщиком, заключить с ним трудовой договор и отработать у налогоплательщика не менее одного года.

Таким образом, важным условием отнесения сумм расходов, связанных с обучением является наличие договоров, заключенных с образовательными учреждениями, имеющими лицензию на ведение образовательной деятельности (ст. 3 ст. 264 НК РФ).

Однако образовательная деятельность, осуществляемая путем проведения разовых занятий различных видов (в том числе лекций, стажировок, семинаров) и не сопровождающаяся итоговой аттестацией и выдачей документов об образовании не подлежат лицензированию (п. 4 Положения о лицензировании образовательной деятельности, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.03.2011 № 174).

По нашему мнению, вашей организации следует учесть расходы на бухгалтерские семинары, как консультационные услуги.

Рекомендации по оформлению подтверждающих документов на консультационные услуги в форме семинара приведены в письме УФНС России по г. Москве от 28.06.2007 № 20-12/060987.

Минимальный объем документов для консультационных услуг в форме семинара включает договор, план (содержание) семинара, акт оказанных услуг по проведению семинара.

Оплата курсов изучения иностранного языка, а также аттестация сотрудников в качестве электротехнического персонала следует рассматривать как расходы на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников.

Рекомендуемый перечень документов, необходимых для подтверждения в целях налогообложения прибыли расходов на обучение сотрудника, содержится в письме Минфина России от 21.04.2010 № 03-03-06/2/77. Такими документами являются: договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений, сертификат или иной документ, подтверждающий, что сотрудники прошли обучение, акт об оказании услуг. Кроме того, от образовательного учреждения нужно получить копию лицензии на образовательную деятельность.

Пользователи ИТС версий ПРОФ могут получать бесплатные консультации аудиторов по вопросам бухучета и налогообложения, а также консультации специалистов по трудовому праву по кадровым вопросам.

Свои вопросы Вы можете направлять по адресу itsprof@1c.ru.

В письме необходимо указать регистрационный номер программы, на которую оформлен договор 1С:ИТС и подробно описать ситуацию, требующую консультации.

Ознакомиться с другими ответами аудиторов на вопросы пользователей можно здесь

Расходы на обучение сотрудников в программах 1С

Многие компании отправляют своих сотрудников на обучение и повышение квалификации. Если такое обучение оплачивается за счет компании, то очень важно правильно отражать такие расходы в бухгалтерском и налоговом учете. Чаще всего возникают вопросы правомерности принятия таких расходов по налогу на прибыль или УСН, необходимости уплаты страховых взносов и НДФЛ, а также возможности принятия вычета по НДС (в случаях, когда образовательные услуги оказываются с НДС). При этом компания может как оплачивать обучение сама, так и компенсировать расходы сотруднику. Разберем все эти ситуации на практических примерах в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.

НДФЛ

Для начала посмотрим нормативно-правовую базу, регулирующую обложение оплаты обучения сотрудника налогом на доходы физических лиц.

Таким образом, ключевым моментом при налогообложении расходов на обучение НДФЛ является наличие лицензии у организации, в которой обучается сотрудник. То есть тренинги, семинары и прочие формы обучения, услуги, приобретаемые у нелицензированных центров и других организаций, ИП или самозанятых, попадают под налогообложение этим налогом.

При этом, «ограничения в отношении способа оплаты организацией стоимости обучения физических лиц (непосредственно образовательному учреждению либо возмещение документально подтвержденных расходов физических лиц на обучение) пункт 21 статьи 217 Кодекса не содержит» (Письмо Минфина РФ от 30.05.2017 № 03-04-06/33351).

Страховые взносы

Рассмотрим далее обложение оплаты обучения работника страховыми взносами.

Оплата обучения работника по основным профессиональным образовательным программам и дополнительным профессиональным программам не облагается страховыми взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ (пп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Перечни основных и дополнительных образовательных программ перечислены в ст. 12 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Например, к основным программам профессионального обучения относятся программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки, программы повышения квалификации.

Оплата стоимости обучения по иным программам облагается страховыми взносами, например, обучение по дополнительным общеразвивающим программам.

НДС

Теперь давайте рассмотрим, как обстоит ситуация с НДС. Большинство организаций, осуществляющих образовательную деятельность, являются некоммерческими и освобождены от налогообложения НДС. Но если вы все же оплатили какие-то образовательные услуги с НДС, то вы вправе предъявить его к вычету при соблюдении условий ст. 172 НК РФ: наличие корректно оформленного счета-фактуры, принятие к учету и приобретение услуг для осуществления деятельности, облагаемой НДС.

Налог на прибыль

Теперь поговорим о том можно ли учесть расходы на обучение сотрудников при применении ОСН?

Согласно положениям главы 25 «Налог на прибыль организаций», налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. Расходами при этом признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. То есть, обучение сотрудника должно быть напрямую связано с его трудовыми обязанностями, либо обусловлено необходимостью освоения этим сотрудником смежной профессии. Так, если мы обучаем сотрудника к примеру, иностранному языку, а его работа никаким образом не связана со знанием языков, то такие расходы вероятно налоговики потребуют исключить из расходов.

Расходы на обучение относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп.23 п.1 ст. 264 НК РФ).

Правомерность включения таких расходов регламентирована п. 3 ст. 264 НК РФ. Расходы на обучение включаются в состав прочих расходов, если соблюдаются следующие условия:

1) обучение осуществляется на основании договора с российской образовательной организацией, научной организацией либо иностранной образовательной организацией, имеющими право на ведение образовательной деятельности (лицензию).

Эта же позиция изложена в письме Департамента налоговой политики Минфина России от 17 августа 2022 г. № 03-03-06/1/80270, для учета расходов для целей налогообложения прибыли договор на оказание образовательных услуг обязательно должен быть заключен с налогоплательщиком, а не с его работником. В противном случае компенсация стоимости его обучения не может быть отнесена к расходам.

То есть, расходы работника на обучение, оплаченные ему по авансовому отчету в расходы по налогу на прибыль отнесены быть не могут!

2) обучение проходят работники налогоплательщика, заключившие с налогоплательщиком трудовые договоры, либо физические лица, заключившие с налогоплательщиком договоры, предусматривающие обязанность физического лица не позднее трех месяцев после окончания указанного обучения, оплаченного налогоплательщиком, заключить с ним трудовой договор и отработать у налогоплательщика не менее одного года.

В случае, когда трудовой договор был прекращен ранее одного года (за исключением случаев прекращения по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон) или не заключен по истечении 3-х месяцев по окончании обучения, расходы на обучение включаются в состав внереализационных доходов отчетного (налогового) периода, в котором имели место указанные события.

УСН

А что же с принятием расходов на обучение сотрудников при применении УСН?

Если вы применяете объект «Доходы», то затраты на обучение по охране труда, как и другие расходы, вы учитывать не можете (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Иная ситуация обстоит с объектом «Доходы минус расходы».

Согласно пп. 33 п.1 ст. 346.16 при определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на следующие расходы:

— подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате налогоплательщика, на договорной основе в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 264 НК РФ.

То есть, порядок и условия принятия расходов на обучение сотрудников при УСН «Доходы минус расходы» аналогичны порядку принятия расходов по налогу на прибыль.

Здесь еще хочется обратить Ваше внимание на такой нюанс: в статье 264 НК РФ указаны только образовательные организации. Согласно п. 18 ст. 2 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» образовательная организация – это организация, осуществляющая образовательную деятельность на основании лицензии. То есть если работник обучается у Индивидуального предпринимателя, то в данной ситуации условия п. 3 ст. 264 НК РФ не выполняются. Такой же позиции придерживается Минфин в Письме от 02.03.2021 № 03-03-07/14266, рекомендуя относить такие расходы к расходам на консультационные услуги для целей налогообложения прибыли организаций на основании пп. 15 п. 1 статьи 264 НК РФ. А вот при применении УСН эти расходы учесть уже нельзя!

Какими документами можно подтвердить расходы на обучение?

Строгого перечня документов нет, но рекомендуем хранить в организации следующие документы:

— приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение (или о возмещении расходов, если сотрудник уже обучается и оплатил обучение);

— дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником;

— договор с организацией, осуществляющей образовательную деятельность (желательно также иметь копию лицензии);

— акт об оказании образовательных услуг;

— документ о прохождении обучения: копия диплома, сертификата, удостоверения и т.п;

— документ об оплате обучения.

Согласно положениям п. 3 ст. 264 НК РФ, хранить указанные документы необходимо не менее 4-х лет.

Прежде чем мы разберем как отражаются расходы на обучение в 1С, хотим напомнить, что наш проект «Учёт без забот» имеет лицензию на образовательную деятельность. При прохождении у нас любых курсов или мастер-классов, а также программ повышения квалификации можно будет вернуть НДФЛ для физических лиц, а для юридических — учесть в расходах при применении любой системы налогообложения. Ознакомиться со всеми нашими курсами можно тут.

Расходы на обучение сотрудников при УСН

Вернемся к нашему примеру: предположим наша организация находится на УСН «Доходы минус расходы». Мы оплатили в январе 2023 года курс профессиональной переподготовки своего работника. Сотрудник работает в производственном подразделении (то есть расходы принимаем на счет 20). Обучение обусловлено производственной необходимостью, договор заключен с организацией, осуществляющей образовательную деятельность, имеющей лицензию. Все условия принятия расходов соблюдены. Обучение завершено, и нами получен акт об оказании образовательных услуг.

Проводим акт в программе документом «Поступление услуг» в разделе «Покупки». В колонке «Расходы УСН» укажем значение «Принимаются».

После проведения документа проверяем бухгалтерские проводки, а также правильность отражения в КУДиР. Видим, что по проводкам произошел зачет ранее оплаченного аванса поставщику и расходы поступили на 20 счет.

Напоминаем, что услуги попадают в КУДиР при выполнении условий: расходы оплачены и оприходованы в 1С. Оба эти условия у нас выполнены, поэтому видим сумму в колонке «Расходы» регистра «Книга учета доходов и расходов».

Теперь рассмотрим ситуацию, когда лицензии у образовательной организации нет. Например, мы решили обучить секретаря своей организации на курсах по бухгалтерскому учету (то есть расходы теперь принимаем на счет 26). Получив акт об оказании услуг, проводим его, при этом в связи с отсутствием лицензии выбираем в поле «Расходы УСН» вкладку «Не принимаются»:

Проводим документ, видим, что сформировались проводки зачета аванса поставщику, но при этом нет главного регистра «Книга учета доходов и расходов».

Есть лишь служебный регистр «Расходы при УСН» с отметкой о непринятии расходов в налоговом учете.

Так как данные курсы сотрудник проходил в центре, не имеющим лицензии на образовательные услуги, то это считается натуральным доходом работника, попадающим под налогообложение НДФЛ. Как это сделать в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0. мы напишем в самом конце этой статьи, листайте вниз. Если нужен пример начисления натурального доход в 1С: ЗУП, то можно ознакомиться с этой инструкцией здесь.

Еще один сотрудник прошел курсы самостоятельно и принес нам авансовый отчет. Мы помним, что если договор не заключен нами напрямую, то и принять такой расход мы не имеем права. Наличие лицензии в данном случае уже роли не играет. Значит при проведении авансового отчета в поле «Расходы УСН» выбираем вкладку «Не принимаются».

Проводим документ и смотрим проводки: у нас появилась задолженность подотчетному лицу.

Записей КУДиР документ не формирует:

Не забываем уточнить есть ли лицензия у этого обучающего учреждения. Если лицензии на образовательные услуги нет, то это считается натуральным доходом работника, попадающим под налогообложение НДФЛ. Как это сделать в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0. мы напишем в самом конце этой статьи, листайте вниз. Если нужен пример начисления натурального доход в 1С: ЗУП, то можно ознакомиться с этой инструкцией здесь.

Теперь давайте сформируем Книгу учета доходов и расходов за 2 квартал 2023 года и посмотрим какие из проведенных операций туда попали.

В разделе «Отчеты» нажимаем вкладку «Книга доходов и расходов УСН»:

Выбираем нужный нам период и нажимаем кнопку «Сформировать»:

Как мы видим, из трех проведенных нами документов в КУДиР попала только одна запись. Значит мы все сделали правильно.

Расходы на обучение сотрудников при ОСН

Теперь давайте проведем все те же самые услуги в организации, которая находится на ОСНО.

Курс профессиональной переподготовки работнику мы оплатили в январе 2023 года. Сотрудник работает в производственном подразделении (то есть расходы принимаем на счет 20). Обучение обусловлено производственной необходимостью, договор заключен с организацией, осуществляющей образовательную деятельность, имеющей лицензию. Все условия принятия расходов соблюдены. Обучение завершено, проводим в программе акт оказания образовательных услуг:

И в бухгалтерском, и в налоговом учете расходы отражены по дебету счета 20, также автоматически сформировался зачет аванса поставщику:

Еще один пример: секретаря своей организации мы обучили курсах по бухгалтерскому учету (то есть расходы теперь принимаем на счет 26). Учебная организация не имеет лицензии. Получив акт об оказании услуг, проводим его, при этом в связи с отсутствием лицензии в расходы в налоговом учете мы эту сумму принять не можем. А значит для того, чтобы она не попала в расходы по налогу на прибыль, нам необходимо создать (если не создавали в базе ранее) статью затрат, не принимаемую к налоговому учету.

Для этого в документе «Поступления услуг» в табличной части провалимся в «Счета учета», далее в строке «Статьи затрат» либо создаем новую статью, либо ищем ранее созданную:

Для нашего примера создадим новую статью.

В поле «Наименование» вносим удобное наименование, например, «Не принимаемые к НУ».

В поле «Вид расхода» выбираем «Не учитываемые для налогообложения» и записываем нашу статью затрат.

Далее выбираем созданную статью расходов в нашем документе, проводим его и смотрим сформированные документом проводки:

Мы видим, что в бухгалтерском учете расходы приняты на счет 26, а в налоговом – нет.

Так как лицензии на образовательные услуги в этом случае нет, это считается натуральным доходом работника, попадающим под налогообложение НДФЛ. Как это сделать в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0. мы напишем в самом конце этой статьи, листайте вниз. Если нужен пример начисления натурального доход в 1С: ЗУП, то можно ознакомиться с этой инструкцией здесь.

Теперь проведем авансовый отчет сотрудника, оплатившего свое обучение самостоятельно. Вспоминаем, что так как у нас нет прямого договора с обучающей организацией, то и расходы по налогу на прибыль мы принять не можем! Наличие лицензии в данном случае для нас уже не важно.

В авансовом отчете мы также выбираем статью затрат «Не принимаемые к НУ»:

Документ сформировал нужные нам проводки:

И в этом примере аналогичная ситуация: лицензии на образовательные услуги нет, следовательно, это считается натуральным доходом работника, попадающим под налогообложение НДФЛ. Как это сделать в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0. мы напишем в самом конце этой статьи, листайте вниз. Если нужен пример начисления натурального доход в 1С: ЗУП, то можно ознакомиться с этой инструкцией здесь.

Теперь давайте проверим правильность отражения всех операций, сформировав «Оборотно-сальдовую ведомость» по всем счетам в разделе «Отчеты».

Для того, чтобы увидеть отражение как на счетах бухгалтерского, так и налогового учета, при формировании ОСВ на вкладке «Показатели» ставим галочки «БУ» и «НУ» (при желании можно поставить и третью галку «БУ-НУ», чтобы программа считала разницу между ними, но это не обязательно, мы с вами и так ее увидим).

В результате проведения трех наших операций на счете 20 и в бухгалтерском, и в налоговом учете отражена сумма 50 000 рублей, а на счете 26 – суммы отражены только в бухгалтерском учете (40 000 рублей, которые сформировались при проведении акта от организации без лицензии и авансового отчета). В конце месяца эти суммы закрыты на счет 90: 20 счет закрылся на субсчет 90.02.1 «Себестоимость продаж», а 26 счет — на субсчет 90.08 «Управленческие расходы».

Мы с вами также можем посмотреть, как это отразится в Декларации по налогу на прибыль и Отчете о финансовых результатах. Давайте попробуем их сформировать в разделе «Отчеты» — «Регламентированные отчеты».

Итак, в сформированных отчетах мы видим те же самые суммы: 50 000 рублей, отраженные нами в налоговом учете, и всю сумму расходов 90 000 рублей, отраженных в бухгалтерском учете.

А теперь, как и обещали, давайте вернемся к нормативно-правовой базе и вспомним про НДФЛ, условие исчисления которого напрямую зависит от наличия лицензии у организации, осуществляющей образовательную деятельность.

В данной публикации мы привели примеры обучения в компаниях, не имеющих лицензии на образовательные услуги, следовательно, нужно исчислить НДФЛ с натурального дохода (согласно пп. 1 п.2 ст. 211 НК РФ), полученного сотрудниками. Давайте сделаем это в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0.

Для начала нам нужно внести в программу новый вид начисления. Для этого мы открываем раздел «Зарплата и кадры», далее выбираем пункт «Настройки зарплаты».

В открывшемся окне открываем подраздел «Расчет зарплаты» и выбираем пункт «Начисления»:

Нажимаем на кнопку «Создать» и заполняем карточку нового начисления:

Заполняем все поля карточки:

Наименование: «Оплата за налогоплательщика товаров, работ, услуг или имущественных прав» (или можно назвать кратко «Натуральный доход»).

Код дохода: 2510

Вид дохода: Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами

Далее ставим переключатель в графу «учитывается в расходах на оплату труда по статье: пп.4, ст.255 НК РФ (данный подпункт наиболее подходит для указанного дохода).

В поле Вид дохода выбираем 4 — единовременные доходы, на которые не может быть обращено взыскание (без оговорок).

Снимаем галочку в поле «Входит в состав базовых начислений для расчета начислений Районный коэффициент» и «Северная надбавка». Записываем заполненную карточку.

Теперь давайте сделаем начисление сотруднику за апрель, в него автоматически попадает только сумма оклада сотрудника.

Далее нажимаем кнопку «Начислить» и выбираем созданный нами на предыдущем шаге вид начисления:

В открывшемся окне указываем сумму, оплаченную за обучение сотрудника:

После нажатия кнопки «ОК» к начисленной сумме оклада сотрудника прибавляется сумма оплаты обучения и НДФЛ с нее в размере 13%, проверяем, что сумма страховых взносов по сотруднику после этого начисления не изменилась:

Если по каким-либо причинам сумма НДФЛ у вас не изменилась, то нажмите кнопку «Еще» – «Пересчитать НДФЛ».

Теперь создаем ведомость в банк для выплаты сотруднику. К выплате в ведомости заполняется сумма за вычетом НДФЛ с оклада сотрудника и НДФЛ с натурального дохода: 40000 – (5200 +2600) = 32200 рублей.

После оплаты ведомости все суммы НДФЛ попадают в отчетность. Чтобы убедиться, что мы все сделали правильно, давайте сформируем отчет 6-НДФЛ за 2023 год (так как в нем мы найдем справку 2-НДФЛ по сотруднику со всеми кодами доходов):

Как видим, в справке сотрудника отразились оба наших удержания: и с оклада сотрудника, и с оплаты его обучения с нужными нам кодами.

Если нужен пример начисления натурального доход в 1С: ЗУП, то можно ознакомиться с этой инструкцией здесь.

Расходы на обучение сотрудников: оформляем и отражаем в бухгалтерском и налоговом учете

Елена Строкова,
главный эксперт-консультант Управления обучения клиентов ООО «ТЛС-ПРАВО»

В последнее время все больше руководителей компаний стали задумываться об обучении своих сотрудников, ведь все заинтересованы в высококвалифицированных специалистах. Причем такое обучение может быть проведено как собственными силами, так и профессионалами. Бухгалтеру же надо правильно учесть расходы по этому обучению в бухгалтерском и налоговом учете.

Как может проводиться обучение

Обучение сотрудников может проводиться по-разному:

• собственными силами организации (внутреннее обучение). Например, обучение тайм-менеджменту отделом обучения персонала, работники которого получают зарплату. Необходимости в отдельном учете такого обучения не возникает;
• в организации, не имеющей образовательной лицензии, или приглашенным лектором в частном порядке. Такие мероприятия проходят, как правило, в виде лекции, семинара или вебинара.
• в организации, осуществляющей образовательную деятельность на основании лицензии. Это могут быть, к примеру, курсы повышения квалификации. Причем такое обучение может проводиться в виде очно-заочной, вечерней формы или в виде дистанционного обучения (ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»).

На учете обучения сотрудников с помощью двух последних вариантов мы и остановимся.

Кто имеет право обучаться

Статьей 197 ТК РФ предусмотрено, что у сотрудников есть право на подготовку и дополнительное профессиональное образование. Это право реализуется путем заключения договора между сотрудником и работодателем.

Права и обязанности работодателя по подготовке и дополнительному профессиональному образованию сотрудников прописаны в ст. 196 ТК РФ. Необходимость обучения сотрудников для собственных нужд определяет работодатель.

В случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, работодатель обязан проводить профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование сотрудников, если это является условием выполнения ими определенных видов деятельности.

К примеру, обязательное повышение квалификации должны проходить аудиторы. Это прямо предусмотрено в Федеральном законе от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности». При этом для налогового учета расходов обучаться за счет работодателя могут (пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ):

• сотрудники, с которыми заключен трудовой договор;
• потенциальные сотрудники, которые по договору должны не позднее трех месяцев после обучения заключить трудовой договор с организацией и отработать в ней не менее одного года.

Если трудовой договор между указанным лицом и организацией был прекращен до истечения одного года с даты начала его действия или не был заключен по истечении трех месяцев после окончания обучения, то сумму затрат, потраченных организацией на обучение, надо восстановить путем отражения ее в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 264 НК РФ).

Исключением из этого может быть расторжение договора по не зависящим от воли сторон обстоятельствам, приведенным в ст. 83 ТК РФ, в частности:

• призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
• признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном законодательством РФ.

Отметим, что трудовое законодательство не содержит исчерпывающего перечня уважительных причин досрочного расторжения трудового договора, поэтому вопрос о том, является ли указанная работником причина уважительной или нет, должен решаться в каждом отдельном случае с учетом конкретных обстоятельств (Письмо Минтруда России от 18.10.2017 № 14-2/В-935).

Во избежание возможных споров лучше прописывать уважительные причины для увольнения непосредственно в соглашении об обучении (Письмо Роструда от 18.10.2013 № 852-6-1).

Какими документами подтвердить расходы на обучение

Для подтверждения расходов на обучение в организации, осуществляющей образовательную деятельность на основании лицензии, для бухгалтерского и налогового учета нужны следующие документы (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 10.10.2016 № 03-03-06/1/58742, от 21.04.2010 № 03-03-06/2/77):

• приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение. Этот приказ может быть оформлен только на того сотрудника, который должен получить в процессе обучения соответствующие имеющимся или предполагаемым после окончания обучения трудовым обязанностям навыки и знания;
• договор на обучение с российской образовательной организацией, предусматривающий обучение по основным программам профессионального обучения или дополнительным профессиональным программам (ч. ч. 3, 4 ст. 12 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»). Такой договор должен быть заключен именно работодателем.

Если договор заключил работник, то компенсация стоимости такого обучения не включается в расходы на обучение (письма Минфина России от 09.12.2016 № 03-03-РЗ/73562 и от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2614).

Сведения о видах и уровне образования можно увидеть в приложении к лицензии, которая должна быть у вуза (ст. 91 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»). Поэтому желательно иметь копию лицензии (особенно, если ее номер не указан в договоре на обучение), а также учебную программу образовательного учреждения с указанием количества часов посещений.

Если сотрудники обучаются в иностранном образовательном учреждении, то для подтверждения в целях налогообложения расходов организации на обучение сотрудника необходимо наличие договора об оказании услуг по обучению, заключенного с иностранным образовательным учреждением (Письмо Минфина России от 09.11.2012 № 03-03-06/2/121);

• документ о прохождении обучения или его этапа. Это может быть справка образовательной организации, копия диплома, сертификата, акт об оказании образовательных услуг.

Документы, подтверждающие расходы на обучение, организация обязана хранить в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены налогоплательщиком, в соответствии с заключенным с яалогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4-х лет (абз. 5 п. 3 ст. 264 НК РФ).

Расходы на обучение сотрудников в бухгалтерском учете

В бухучете затраты на обучение можно включить в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) и учитывать в составе общехозяйственных расходов организации на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). Бухгалтерские проводки будут следующие:

• Дебет 26 Кредит 60 — отражены расходы на обучение;
• Дебет 60 Кредит 51 (50) — погашена кредиторская задолженность, возникшая в связи с проведением обучения.

Как учесть обучение сотрудников в целях налогообложения

Для налога на прибыль и при УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» можно учесть расходы на любое профессиональное образование сотрудников, если оно не только подтверждено документально, но и осуществлено в интересах организации (п. 3 ст. 264 и пп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина России от 13.02.2018 № 03-11-06/2/8502).

Повышение квалификации, участие в профессиональном семинаре или вебинаре, профессиональная переподготовка, оплата высшего образования в организации, имеющей лицензию на образовательную деятельность, — это все расходы на обучение (ч. ч. 3, 4 ст. 12 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»).

Если же оплачено участие сотрудников в семинаре или вебинаре, организованном организацией, не имеющей образовательной лицензии, или проведенном лектором в частном порядке, то компания такие затраты может учесть в целях налогообложения прибыли, но в составе прочих расходов (пп. 14, 15 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для этого нужно наличие договора, плана семинара или вебинара, акта оказанных услуг по проведению мероприятия или акта об оказании информационных или консультационных услуг (Письмо УФНС России по Москве от 28.06.2007 № 20-12/060987).

При этом не признаются расходами на обучение сотрудников расходы, связанные с организацией развлечения, отдыха или лечения (п. 3 ст. 264 НК РФ).

Если обучение оплачено авансом, то сразу уменьшить налогооблагаемую базу нельзя (п. 14 ст. 270 НК РФ). Учитывать такие расходы надо по окончании всего обучения или его этапа на основании документа, подтверждающего прохождение сотрудником обучения (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Окончанием обучения следует считать дату распорядительного акта организации, осуществляющей образовательную деятельность, об отчислении обучающегося из этой организации (Письмо Минфина России от 14.04.2016 № 03-03-06/1/21364).

Затраты на выплату стипендии по ученическому договору можно учесть в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, на дату их возникновения, если они документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 и пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34188).

При этом принять расходы по выплате стипендии учащимся, не принятым в организацию по окончании обучения, для целей налогообложения прибыли нельзя (письма Минфина России от 03.07.2014 № 03-03-06/1/32275, от 26.03.2015 № 03-03-06/1/16621, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34188). Кроме того, оплата обучения сотрудника не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина России от 18.01.2018 № 03-04-05/2319, пп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Расходы на проезд к месту обучения и обратно — это не расходы на обучение

Расходы организации по оплате сотруднику проезда к месту обучения и обратно для целей налогообложения прибыли относятся к расходам на оплату труда (п. 13 ст. 255 НК РФ).

Для признания этих расходов не имеет значения, соответствует ли специальность, которую получает сотрудник в процессе обучения, его трудовым обязанностям или нет (Письмо Минфина России от 24.04.2006 № 03-03-04/1/389).

При этом работодатель только один раз в год оплачивает проезд до места обучения и обратно сотруднику, который успешно обучается по аккредитованной образовательной программе заочно, в следующем размере:

• при обучении в образовательной организации высшего образования (программы бакалавриата, специалитета или магистратуры) — полную стоимость проезда (ч. 3 ст. 173, ч. 1 ст. 173.1 ТК РФ);
• при обучении в профессиональной образовательной организации (программы среднего профессионального образования) — 50% стоимости проезда (ч. 3 ст. 174 ТК РФ).

Компенсации подлежит оплата проезда, даже если сотрудник присоединил к учебному отпуску ежегодный оплачиваемый отпуск (ч. 2 ст. 177 ТК РФ, Письмо Минфина России от 06.02.2006 № 03-03-04/4/24). Также для целей налогообложения учитываются расходы на оплату гарантий и компенсаций сотрудникам на время учебных отпусков, которые предоставляются им в рамках трудового законодательства (письма Минфина России от 19.03.2018 № 03-03-07/16735, от 21.08.2017 № 03-03-06/1/53351, от 25.04.2016 № 03-03-06/1/23694).

Такие гарантии и компенсации сотрудникам, совмещающим работу с обучением, предоставляются только при получении образования соответствующего уровня впервые (ст. 177 ТК РФ). Кроме того, если организация компенсирует работнику расходы на проезд до места обучения и обратно, такая компенсация освобождена от НДФЛ и страховых взносов, но только один раз в учебном году (ч. 3 ст. 173, ч. 1 ст. 173.1 и ч. 3 ст. 174 ТК РФ, п. 3 ст. 217 и пп. 2 и 10 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», Письмо Минфина России от 01.09.2015 № 03-04-06/50182).

Как видим, для бухгалтерского и налогового учета расходов на обучение сотрудников не имеет значения, является учебное заведение государственным или нет.

Наличие государственной аккредитации у учебного заведения также не является обязательным условием для признания затрат на обучение в расходах.

Главное для отражения затрат на обучение сотрудников, как и для всех других расходов — это заинтересованность в них организации (экономическая оправданность) и первичные подтверждающие документы.