Сколько хранятся табеля учета рабочего времени в организации
Документы по учету рабочего времени
(журналы учета рабочего времени, графики отпусков, больничные листы и др.)
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
5 лет (при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет )
ст. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
ст. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Книги, журналы, карточки учета, базы данных прихода и ухода работников, местных командировок
Каков срок хранения табеля учета рабочего времени?
Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени?
В соответствии со ст. 402 перечня Росархива, утв. приказом от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020), кадровые табели, в которых отражаются сведения о трудовом времени, фирма-работодатель должна хранить в своем архиве:
- в течение 5 лет — при стандартных условиях работы;
а если условия труда в компании тяжелые, вредные либо опасные:
- 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
- 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
Обратите внимание! В ст. 23 и 24 НК РФ внесены изменения, которые увеличили сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их требуется в течение 5 лет вместо четырех.
Отвечает за хранение табеля обычно бухгалтерия фирмы или кадровый отдел. Составляется он, как правило, по формам Т-12 или Т-13. Они могут быть как бумажными, так и электронными.
Срок хранения табелей учета рабочего времени, указанный выше, должен соблюдаться, даже если документы электронные. При этом для того, чтобы начать использовать файловую форму Т-12 или Т-13, работодателю нужно:
- закрепить порядок применения такой формы в учетной политике;
- закрепить локальным нормативом порядок заверения формы Т-12 или Т-13 с помощью электронной подписи.
Формы указанных табелей вы сможете увидеть в статьях:
- «Табель учета рабочего времени — форма Т-13 (бланк)»;
- «Простой бланк табеля учета рабочего времени — образец».
Есть ли риски, если табель учета рабочего времени не ведется или не сохраняется должным образом? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите к подсказкам от экспертов.
Хранение электронного табеля учета: нюансы
При применении электронных форм Т-12 и Т-13 работодателю следует иметь в виду, что:
1. Хранить электронные документы нужно:
- в 2 копиях, каждая из которых расположена на отдельном устройстве;
- при осуществлении контроля за техническим состоянием компьютеров, который должен проводиться не реже чем 1 раз в 5 лет;
- при обеспечении контроля над несанкционированным доступом и изменениями в табелях, их удалением, осуществлением рассылки.
2. Перед тем как вносить сведения в формы Т-12 и Т-13 о конкретных работниках, необходимо получить от каждого из них согласие на обработку персональных данных с указанием, что они будут применяться для кадрового учета в электронном виде (подп. 1 п. 1 ст. 6, подп. 7 п. 4 ст. 9 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Однако если работник уже дал согласие на обработку данных, то еще одно его согласие работодателю запрашивать не нужно.
Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.
Итоги
Срок хранения табелей учета рабочего времени, закрепленный в законе, составляет 5 лет в общем случае, 50 или 75 лет — при усложненных условиях работы. Данные сроки должны соблюдаться и при ведении табелей в виде электронных файлов.
Кто должен организовать хранение табелей: бухгалтерия или отдел кадров?
Хранение всех документов учреждения осуществляется в соответствии со сроками хранения, установленными Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. А кто должен обеспечить хранение Табелей учета использования рабочего времени (ф. 0504421) до их передачи в архив? Отдел кадров – потому что непосредственно ведет учет рабочего времени? Или бухгалтерия – потому что на основании этих данных начисляет зарплату?
Нормативными актами не установлено, в каком из структурных подразделений должны храниться Табели (ф. 0504421). Эксперты Роструда, отвечая на этот вопрос, напомнили, что Трудовой кодекс предоставляет работодателям право принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями. А потому ответственным за архивирование и хранение Табелей будет то структурное подразделение, за которым работодатель закрепит соответствующие обязанности. Иными словами, отвечать за архивирование и хранение табелей учета рабочего времени может как отдел кадров, так и бухгалтерия – все зависит от решения руководителя учреждения, ведь именно он должен организовать хранение документов.
Напомним, что Табели учета использования рабочего времени хранятся 5 лет. Исключение – Табели, в которых регистрируются работники с вредными и/или опасными условиями труда. Такие документы нужно хранить 50 лет – если Табель «закрыт» после 1 января 2003 года, или 75 лет – если до этой даты. Срок исчисляется с 1 января, следующего за годом, в котором закончили вести Табель (Ответ Роструда с информационного портала «Онлайнинспекция.РФ» (февраль 2022 г.).
Сколько хранятся табеля учета рабочего времени в организации
12 февраля вступил в силу приказ Федерального архивного агентства, который утвердил новые правила делопроизводства и архивного хранения документов. А 18 февраля начинает действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов.
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 касается государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вне зависимости от их организационно-правовых форм и от формы собственности. До этого времени все организации пользовались перечнем, который был утвержден в 2010 году. Он включал более 1 000 наименований типовых управленческих документов, тогда как новый — всего 657. Сокращение произошло за счет объединения некоторых видов переписки в один документ.
Для каждого документа в перечне указаны сроки хранения. По некоторым видам они отличаются от тех, что были в предыдущем варианте.
Новые сроки хранения кадровых документов:
| Вид документации | Перечень № 236 |
|---|---|
| Документы, касающиеся зарплатных выплат: сводные расчетные и платежные ведомости, расчетные листы по зарплате, пособиям, социальной помощи и пр. | 6 лет (если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50/75 лет)* |
| График отпусков | 3 года |
| Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков | 5 лет |
| Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50/75 лет) |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года |
| Документы о командировках | 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50/75 лет) |
* Правило 50/75 регулирует срок хранения документа в зависимости от даты окончания делопроизводства: документы, завершенные до 2003 года, по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
Под действие принципа 50/75 подпадают также трудовые договоры, документы о приеме, увольнении или переводе, личные карточки работников.
Стоит обратить внимание, что по новым правилам ответственность за организацию делопроизводства, сроков хранения документов ложится на плечи руководителя органа власти или сотрудника, исполняющего обязанности руководителя.