Расчетный листок по заработной плате: заявление, начисления, образец, журнал, вычеты, рассылка, выдача
Работодатель обязан отправлять сотруднику сведения обо всех выплатах и удержаниях за рабочий месяц. Расскажем, как оформлять расчетный листок и направлять работникам.
Ирина Николаева Бизнес-тренер, автор Контур.Бухгалтерии
В этой статье:
- Что такое расчетный листок по зарплате
- Кто составляет расчетный листок
- Образец расчетного листка
- Как направить квиток сотруднику
- Сроки выдачи зарплатных квитков
- Подтверждение выдачи расчетных листков
- Ответственность работодателя
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.
Что такое расчетный листок по зарплате
При выплате зарплаты за месяц работнику нужно направлять бумагу или электронное сообщение со следующими сведениями:
о сумме зарплаты и частях, из которых она состоит: оклад, премия, доход в натуральной форме — все, что повлияло на конечную сумму, чтобы работник об этом знал;
о других начислениях — например компенсациях работнику за обеды или за использование личной машины в командировке;
об удержаниях и их основании (если они были) — это могут быть алименты, удержания за порчу имущества и пр.
Назначение этого документа — проинформировать работника о размере и составе его зарплаты. Направить такой расчетный листок сотруднику — обязанность работодателя (ч. 1 ст. 136 ТК). Устно сообщить о составе зарплаты нельзя, данные должны быть письменно зафиксированы по форме, которая принята в компании (письмо Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1, письмо Минтруда от 24.05.18 № 14-1/ООГ-4375).
Важно! Требование выдавать расчетный лист распространяется на сотрудников в штате и не касается подрядчиков или самозанятых на договорах ГПХ. Отношения с такими исполнителями регулируются Гражданским кодексом, который не требует ежемесячно информировать о суммах выплат. Если работодатель будет выдавать расчетные листки подрядчикам, их отношения могут переквалифицировать в трудовые.
Если доходов у сотрудника за месяц не было из-за больничного или отпуска, отправлять расчетный листок не надо. Его выдают «при выплате зарплаты» (ст. 136 ТК РФ), а нет зарплаты — нет и квитка.
При выплате отпускных расчетный листок тоже не нужен: отпускные рассчитываются по среднему заработку и не являются выплатой зарплаты, так что и оснований для выдачи квитка нет (письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). Сумму перечисленных отпускных включают в квиток за тот месяц, в котором их выплатили.
Если зарплату перечисляют на банковские карты работников, расчетный лист все равно надо выдавать (письмо Минтруда от 23.10.18 № 14-1/ООГ-8459).
Сервис сам рассчитает авансы и налоги
Контур.Бухгалтерия рассчитает суммы на основе данных учета, подготовит платежки и отчеты, напомнит об уплате и отправке.
Кто составляет расчетный листок
Закон не регулирует, кто в компании должен составлять и выдавать расчетные листки. Значит эту обязанность можно передать сотрудникам по усмотрению руководства: бухгалтеру, кадровику, начальнику отдела. Можно и разделить задачи: скажем, составляет квитки бухгалтерия, а рассылает кадровый отдел или непосредственный руководитель отправляет их своим подчиненным.
Закон не требует, чтобы на расчетном листке стояла подпись ответственного за составление лица — лист можно отправлять без всяких подписей и печатей. Но компания может утвердить форму листка с подписями.
Образец расчетного листка
Форму квитка должен утвердить работодатель приказом или распоряжением (ст. 136 ТК РФ). Если работать с неутвержденной формой, это могут расценить как нарушение трудового законодательства и оштрафовать по ст. 5.27 КоАП. Если в компании есть профсоюз, форму расчетного листка нужно согласовать с ним (ч. 2 ст. 136 ТК).
Приведем примерный образец расчетного листка:
Как направить квиток сотруднику
Закон не определяет порядок направления квитка сотруднику, поэтому работодатель может сам решить, как сообщать работникам о суммах выплат за месяц. Но сам способ отправки информации нужно отразить во внутренних документах компании. Отказаться от такой обязанности и прописать отказ в локальных актах нельзя (письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).
На бумаге
Расчетный лист распечатывают и передают работнику. Раньше это было удобно: можно было выдать квиток в кассе вместе с заработной платой за месяц. Но теперь метод устаревает, ведь проще и дешевле передать данные работникам в электронном виде.
Расчет зарплаты — это просто!
Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.
В электронной форме с помощью КЭДО
Электронный квиток направляют сотруднику в личный кабинет в системе кадрового электронного документооборота, если он есть на предприятии. Этот способ экономит время на создание и раздачу листков, а еще защищает персональные данные сотрудников.
В электронной форме на email
Расчетный лист отправляют сотруднику на email или в мессенджер, а адрес для отправки закрепляют в трудовом договоре, допсоглашении или заявлении от сотрудника на отправку листков в электронном виде. Текст такого заявления пишется в произвольной форме на имя директора компании, указывается адрес электронной почты для отправки квитков.
Вот примерный образец заявления:
Генеральному директору
ООО «Круиз»
Иванову С.А.
от менеджера
Орленко О.Е.
о направлении расчетных листков на электронную почту.
В соответствии со ст. 136 ТК РФ и на основании п. 6.8 трудового договора от 13.05.2021 №21 прошу направлять расчетные листки по заработной плате на мою электронную почту: orlenko@gmail.com.
Раньше Минтруд спокойно относился к отправке квитков на электронную почту, но в начале 2023 года скорректировал позицию (письмо от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296). Теперь электронные листки можно отправлять на email или в мессенджер, только если на предприятии применяют кадровый электронный документооборот. Если КЭДО не внедрен, а руководство рассылает квитки на рабочую почту, при проверке это могут посчитать нарушением.
Веб‑сервис для малого бизнеса
Автоматизируйте работу с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Бухгалтерии без авралов и рутины.
Сроки выдачи зарплатных квитков
Работодатель должен выдавать расчетный лист при выплате зарплаты (ч. 1 ст. 136 ТК РФ), а зарплату требуется выплачивать каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Поэтому специалисты Роструда высказывали мнение, что расчетные листки тоже надо выдавать дважды в месяц.
Но Минтруд разъяснил, что при работе по окладу можно оформлять расчетные листки с указанием зарплаты за месяц и выдавать их раз в месяц (письмо от 24.05.18 № 14-1/ООГ-4375). Роструд поддержал эту позицию (письмо от 17.09.21 № ПГ/26944-6-1).
Но при системах оплаты труда, когда заработок за первые полмесяца зависит от реально отработанного времени, расчетный лист надо оформлять при каждой выплате. Еще одно условие: если из аванса делаются удержания, квиток с разъяснениями по суммам тоже надо выдавать. То есть главное, чтобы сотрудник знал, из чего складывается его доход, если это не очевидно, как в ситуации с окладом без удержаний из аванса.
При окончательном расчете в день увольнения расчетный лист тоже выдается вместе с последней зарплатой и компенсациями (ст. 140 ТК РФ).
Подтверждение выдачи расчетных листков
Закон не регулирует и порядок подтверждения выдачи расчетных листков. Но за невыдачу квитка есть санкции, значит лучше иметь такое подтверждение. Правда опыт показывает, что при необходимости факт выдачи квитков инспекторам подтверждают сами работники (решение Интинского городского суда Республики Коми от 10.04.18 № 2-166/2018).
Если квитки направляются в личные кабинеты КЭДО или на электронную почту, то факт отправки можно будет подтвердить сведениями из системы.
Если же квитки выдаются на бумаге, то можно собирать подписи сотрудников о получении расчетных листков. Для этого заводят журнал учета выдачи квитков или дополняют платежную ведомость отдельной графой о выдаче квитка. Можно оформлять квитки в двух экземплярах и второй с подписью работника оставлять у работодателя, но тогда его придется хранить шесть лет (ст. 295 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236).
Ответственность работодателя
За невыдачу расчетных листков возможны санкции по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
для ИП и должностных лиц — 1-5 тыс. рублей;
для юрлиц — 30-50 тыс. рублей.
При первом нарушении и при отсутствии материального ущерба штраф могут заменить предупреждением (ст. 4.1.1 КоАП РФ). Но при повторном нарушении штрафы возрастут (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
для ИП и должностных лиц — 10-20 тыс. рублей;
для юрлиц — 50-70 тыс. рублей;
возможна дисквалификация руководителя на 1-3 года.
Итак, расчетный листок нужно выдавать сотрудникам на окладе раз в месяц, а сотрудникам на тарифной ставке или при удержаниях из аванса — при каждой выплате. Форму расчетного листка и способ его передачи нужно утвердить приказом или распоряжением руководителя.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.
Правила оформления и выдачи расчетных листков
Минтруд периодически в своих письмах напоминает работодателям о той или иной их обязанности в сфере трудовых отношений. Недавно, в Письме от 23.10.2018, № 14-1/ООГ-8459, чиновники ведомства отметили, что работодатель в соответствии с трудовым законодательством обязан информировать работника о составляющих его заработной платы, то есть оформлять расчетные листки, и отменить эту обязанность ни соглашением с работником, ни коллективным договором нельзя. О том, как нужно оформлять и выдавать работникам расчетные листки, расскажем в статье.
С целью защиты права работника на своевременное получение заработной платы в полном объеме согласно ст. 21 ТК РФ Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель каждому работнику (в том числе совместителям) выдает письменный расчет зарплаты.
При этом о расчетном листке по-прежнему говорится только в ст. 136 ТК РФ, исходя из которой при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период (такими частями в силу ст. 129 ТК РФ являются вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты);
о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
о размерах и об основаниях произведенных удержаний. К таким удержаниям, в частности, относятся НДФЛ, неизрасходованный и несвоевременно возвращенный аванс, взыскиваемые с работника-должника по исполнительным документам суммы, в том числе алименты, сумма за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ);
об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Что касается формы расчетного листка и порядка его выдачи, то, как и раньше, эти вопросы регулируются непосредственно работодателем. При этом следует руководствоваться письмами Минтруда и Минфина.
Форма расчетного листка
Итак, форма расчетного листка согласно ст. 136 ТК РФ утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Применение в учреждении формы выдача расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Прежде чем разобраться с содержанием расчетного листка, отметим, что он может быть в двух формах:
Несмотря на то что об электронной форме в ст. 136 ТК РФ ничего не говорится, на возможность уведомления работников в такой форме указал Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560. Порядок направления расчетного листка при этом следует закрепить в трудовом договоре (если такая форма уведомления установлена для некоторых работников), коллективном договоре, локальном нормативном акте.
Что касается самой формы расчетного листка, то в Письме Минфина РФ от 14.04.2016 № 02-06-05/21573, в частности, сказано, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н:
расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402);
карточки-справки (ф. 0504417), которая применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения и в которой отражаются суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.
В расчетном листке отражаются
отработанные дни (часы)
составные части зарплаты
размер пособий по временной нетрудоспособности
компенсация за нарушение срока выплаты зарплаты и других выплат
размеры и основания произведенных удержаний
общая денежная сумма
Не нужно отражать в расчетном листке иные выплаты, не перечисленные в ст. 136 ТК РФ, например командировочные расходы (Письмо Минтруда РФ от 26.02.2016 № 14-2/В-154 «О включении в расчетный листок командировочных расходов») и страховые взносы. При этом в расчетном листке указываются суммы дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию (п. 8 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).
Примерная форма расчетного листка приведена ниже.
Расчетный листок
Рабочие часы (40-часовая рабочая неделя)
Зарплата за отработанное время
Пособие по нетрудоспособности
Доплата за работу в выходные (праздничные) дни
Выплата за стаж непрерывной работы
Пособие по нетрудоспособности
Остается отметить, что законодательством не предусмотрено требование подписывать расчетные листки и заверять их печатью, но работодатель может установить его самостоятельно.
Порядок выдачи расчетного листка.
В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.
Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что. А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время. Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277-6-1).
В какой день нужно выдавать расчетные листки?
Конкретных указаний по поводу дня выдачи листка нет, так что работодатель определяет его сам. Это может быть как непосредственно день зарплаты, так и день, предшествующий ее получению. В любом случае день выдачи листка не зависит от того, каким способом выдается зарплата: в кассе учреждения или через банковскую карту. В Трудовом кодексе говорится о самом факте выплаты зарплаты, влекущем обязанность выдачи расчетного листка, а способы выплаты не уточняются (Письмо Минтруда РФ от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).
Нужно ли брать у работника подтверждение получения расчетного листка?
Порядок подтверждения выдачи сотрудникам расчетных листков законодательством также не определен, но лучше бы позаботиться о таком подтверждении, чтобы избежать проблем с контролирующими органами. Бумажный расчетный листок можно выдать под подпись лично сотруднику, для передачи же листка по электронным каналам связи нужно предусмотреть техническую возможность подтверждения получения документа сотрудником.
При бумажного выдача расчетного листка можно предусмотреть в нем отрывную часть, в которой работники будут расписываться в получении, либо разработать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут ставить свои подписи. В журнале должно быть зафиксировано, в какой день выдан расчетный листок по заработной, кому (фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение), за какой период, и проставлена подпись работника. Приведем пример:
Журнал учета выдачи расчетных листков за __________/_________ г.
Ответственный за выдачу
расчетных листков ______________ ____________ _______________
должность подпись расшифровка подписи
Для подтверждения выдачи расчетного листка также можно внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться в получении листка.
Говоря о порядке выдачи расчетных листков, нужно помнить, что доходы физического лица относятся к персональным данным работника (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
В силу ст. 7 Федерального закона № 152-ФЗ третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных. Поэтому лиц, ответственных за выдачу расчетных листков, следует предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности).
Хранить или не хранить расчетные листки?
Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02-06-05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.
Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.
При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.
В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.
А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:
при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;
при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
В заключение обратим ваше внимание на то, что расчетный листок по заработной является обязательным документом. За его невыдачу (а также за неутверждение его формы) работодателю грозит административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Даже если работник отказывается от получения расчетного листка, вы должны его вручить либо зафиксировать факт отказа.
Из писем компетентных ведомств следуют такие выводы:
1. Расчетный листок можно выдавать один раз в месяц при выплате второй части зарплаты, а также при увольнении.
2. Расчетные листки выдаются независимо от того, в какой форме (наличной или безналичной) выдается зарплата работникам.
3. Форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
При всем этом порядок выдачи расчетных листков (в том числе сколько раз в месяц он выдается, в какой форме – бумажной или электронной), а также способ подтверждения их получения работниками работодатель устанавливает самостоятельно в локальном акте организации. С данным актом работников нужно ознакомить под подпись.
Электронные расчетные листки работникам: как выдавать законно
Даже когда мне платили серую зарплату, я получала бумажные расчетные листки. Один отдавали в руки, второй про неофициальную часть показывали и забирали.
Обычно руководитель, бухгалтер понимают, что расчетные листки нужно выдавать и по закону, и из уважения к сотрудникам. Просто не все готовы тратить на это время. В статье разбираемся, как правильно выдавать электронные расчетные листки, как организовать электронную выдачу расчетных листков и не нарушить закон о персональных данных.
В статье узнаете
Что о расчетных листках говорит закон
Пример электронного расчетного листка работника
Расчетный листок должен соответствовать ч. 1 ст. 136 ТК РФ. В нем отражают: составные части зарплаты, все начисления, удержания, общую сумму подлежащую выплате, размер отпускных и иные выплаты, причитающиеся работнику.
Расчетные листки выдает работодатель 1 раз в месяц и всем работникам компании.
Но тут есть особенности. Не все выплаты работнику нужно включать в расчетный листок. При отсутствии начислений расчетный листок можно не выдавать. В некоторых случаях листок лучше вручить под подпись.
Что можно не писать в расчетном листке
Ставку и фактически отработанное рабочее время не обязательно указывать в электронном расчетном листке. Это не требуется по ч. 1 ст. 136 ТК РФ.
Размер стипендии по ученическому договору не обязательно вписывать в расчетный листок. См. пояснения Минтруда в письме 14-1/ООГ-2845 от 31.03.2021. А вот если за работником сохранен средний заработок по ст.187 ТК РФ на время обучения с отрывом от работы, то такую выплату нужно указать в зарплатном квитке.
По какой форме выдавать расчетные листки
Унифицированной формы расчетного листка нет. Работодатель сам решает, что писать в тексте электронного расчетного листка.
Главное, утвердить форму работодателя приказом или в составе локального нормативного акта. Иначе это нарушение ч. 2 ст. 136 ТК РФ, за которое инспекция труда штрафует по ст. 5.27 КоАП РФ, а Верховный суд поддерживает.
Изменить форму расчетного листка работодатель может в том же порядке, как утверждал действующую. Например, путем издания приказа или новой редакции локального акта.
Сколько раз в месяц нужно выдавать электронные расчетные листки
Листки о зарплате достаточно выдавать 1 раз в месяц при выдаче зарплаты за вторую половину месяца. См. письмо Роструда ПГ/26944-6-1 от 17.09.2021, письмо Минтруда 14-1/ООГ-4375 от 24.05.2018.
Нельзя выдавать электронный расчетный листок раз в год или только тем, кто обратился с заявлением. Это требует ст. 136 ТК РФ и подтверждает Роструд на сайте онлайнинспекция.рф. См. вопрос 160115 от 26.02.2022.
Электронные расчетные листки работникам
Расскажем, как сделать
Кому расчетный листок можно не выдавать
Если начислений за месяц не было, листок можно не выдавать. Расчетные листки не выдают декретницам, поскольку пособие по беременности и родам им выплачивает не работодатель, а ФСС.
Как работать в кадрах без бумаг
С 21 ноября 2021 года в России разрешили всем работодателям отправлять электронные расчетные листки, подписывать электронно трудовые договоры, локальные акты, приказы. Как компании перейти на кадровый электронный документооборот, смотрите на бесплатном вебинаре.
Каким работникам нужно выдавать расчетные листки
Квитки о зарплате выдают всем работникам. Даже тем, кто в какой-то момент не работает, а обучается с отрывом от работы по направлению работодателя. За время обучения работник получает среднюю зарплату по ст. 187 ТК РФ. О размере этой зарплаты его надо уведомить расчетным листком. Это подтверждает и Минтруд в письме 14-1/ООГ-2845 от 31.03.2021.
Кто должен выдавать расчетные листки
Трудовой кодекс не устанавливает лиц, которые обязаны выдавать работникам квитки о зарплате. Часто электронные расчетные листки отправляют бухгалтеры, а видят начальники отделов, кадровики.
И тут нужно учитывать, что сведения о доходах — это персональные данные работника. За их разглашение без согласия работника компанию может оштрафовать Роскомнадзор.
Подпишите соглашение о конфиденциальности с бухгалтером, руководителями отделов и всеми, кто получает доступ к персональным данным работников. Тогда сможете их наказать за разглашение персональных данных сотрудника.
Нужно ли вручать электронные расчетные листки под подпись
Под подпись вручать листки не обязательно, ст. 136 ТК РФ это не требует. Главное в случае спора подтвердить факт получения листка работником. Если получение не подтвердить, инспектор труда может оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.
Есть работодатели, которые до сих пор отправляют расчетные листки по электронной почте с уведомлением о прочтении, ведут журнал выдачи расчетных листков или хранят бумажные экземпляры листков с подписями работников.
Расчетные листки электронно
Штрафы за электронные расчетные листки
При электронной отправке расчетных листков важно выдавать их вовремя, по утвержденной форме и не допускать, чтобы зарплатный квиток попал посторонним.
Вот как наказывают за нарушения при выдаче электронных расчетных листков.
От 30 до 50 тыс. рублей штраф для компании работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ за невыдачу листков о зарплате, выдачу по не утвержденной форме, не предусмотренным способом или в терминалах без возможности распечатать листок. Штрафует инспекция труда при проверках.
Избежать штрафа поможет правильно составленный локальный акт компании. Как легализовать электронные расчетные листки, читайте далее.
До 150 тыс. рублей штраф для компании, до 40 тыс. рублей руководителю по ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ за разглашение информации из электронного расчетного листка третьим лицам без согласия работника.
Сведения о зарплате являются персональными данными работника, разъяснял Роскомнадзор. Поэтому без согласия работника нельзя передавать его расчетный листок даже бывшей супруге для взыскания алиментов. А вот наследникам умершего работника расчетный листок выдать можно, это прямо разрешает ч. 7 ст. 9 закона о персональных данных.
4 способа электронной отправки расчетных листков
Есть 4 основных способа выдачи электронных расчетных листков работникам:
- Личные кабинеты работников.
- Электронная почта.
- Мессенджеры.
- Кадровые терминалы самообслуживания.
Проще всего отправлять расчетные листки в личные кабинеты работников на телефон или компьютер. Тогда безопасность персональных данных защитит система, а кадровику не придется контролировать изменения номеров телефонов сотрудников, настраивать рассылку с помощью ботов.
Такой способ рассылки признает Минтруд, подтверждают суды. А вот отправка зарплатных квитков в мессенджерах и кадровых терминалах госорганам не всегда нравится. См. апелляционное определение Московского городского суда по делу 33-17642/2017.
Электронные расчетные листки в мобильном
1. Личные кабинеты работников
Закон не запрещает, а суды признают достаточным размещение информации о размерах выплат в личном кабинете работника в системе работодателя или на его корпоративном портале. См. решение Кировского районного суда г. Ростова-на-Дону по делу 2-1938/20 от 06.07.2020.
Электронные расчетные листки можно отправлять работникам с помощью СБИС. Тогда работник без участия бухгалтера посмотрит заработанную сумму, дату ближайшей выплаты, увидит, за что начислили деньги, почему удержали, выполненные показатели KPI.
2. В WhatsApp, Viber, Telegram
Роструд считает, что нельзя использовать этот способ. Минтруд и суды разрешают. См. письмо Минтруда 14-3/ООГ-8331 от 01.09.2021.
«Нормами действующего законодательства выдача работникам расчетных листов с помощью мессенджера WhatsApp не предусмотрена», — пишет Роструд на своем официальном сайте онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос 151814 от 20.07.2021.
3. По электронной почте
Минтруд считает, что можно отправлять расчетные листки по электронной почте.
«Если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положения статьи 136 ТК РФ». Письмо Минтруда 14-1/ООГ-1560 от 21.02.2017.
4. Кадровые терминалы
Электронные квитки о зарплате можно выдавать в кадровых терминалах самообслуживания, в киосках. Важно, чтобы терминал позволял не только увидеть информацию о зарплате, но и распечатать ее. Такой вывод следует из ответа Роструда на сайте онлайнинспекция.рф № 155135 от 06.10.2021.
Расчетный лист по зарплате когда выдается
Письмо Роструда от 20.06.2023 № ПГ/12713-6-1
Комментарий
При выплате заработной платы работодатель обязан выдавать работникам расчетные листки. Писать заявления о выдаче расчетных листков работникам не требуется.
Согласно ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме о составных частях его заработной платы и иных выплатах. Такое извещение оформляется в виде расчетного листка. Причем отменить эту обязанность ни соглашением с работником, ни коллективным договором нельзя (письмо Минтруда России от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).
Статья 136 ТК РФ не предусматривает выдачу расчетного листка по устному или письменному требованию (заявлению) работника. Поэтому работодатель обязан выдавать расчетный листок работнику в любом случае без каких-либо устных или письменных напоминаний, просьб или заявлений.
Нормы локальных нормативных актов, которые ухудшают положение сотрудников по сравнению с установленным трудовым законодательством, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению (ч. 4 ст. 8 ТК РФ). В трудовой договор также нельзя включать условия, которые противоречат трудовому законодательству. Если такие условия включены в трудовой договор, они не подлежат применению (ч. 2 ст. 9 ТК РФ).
Если условие о выдаче расчетного листка по заявлению работника будет включено в трудовой договор или локальный нормативный акт работодателя, оно нарушит нормы ст. 136 ТК РФ и не будет применяться в силу прямого указания закона. Если работодатель выдает расчетные листки работникам только по их заявлениям, его могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Работодателю грозит предупреждение или штраф, который составит: