Неправильно заполнен путевой лист какое наказание

Штрафы за ошибки в путевых листах

Требования к путевым листам и правилам их заполнения ужесточены. Путевой лист – это первичный документ, на основании которого бухгалтерия списывает топливо, а в транспортных компаниях начисляет зарплату водителям и налоги.

Кто обязан заполнять путевые листы

Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ (далее — Закон № 259-ФЗ) установлена обязанность оформлять путевые листы для:

компаний, занимающихся перевозкой людей на маршрутных такси в черте города и пригороде;

транспортных организаций по междугородным пассажирским перевозкам;

компаний, занимающихся автомобильной транспортировкой грузов и багажа;

всех транспортных компаний, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).

Исходя из этого, многие отказываются от ведения путевых листов. Но, этого делать не стоит.

Путевые листы нужны:

бухгалтерии — для учета и списания ГСМ, учета рабочего времени водителей, подтверждения расходов, которые отражены в налоговой отчетности и уменьшают налоговую базу.

директору фирмы, начальнику транспортного или аналогичного по функционалу отдела – для того, чтобы иметь информацию о том, где находился автомобиль в рабочее время, какой маршрут совершал водитель.

Кто может не оформлять путевые листы

Путевой лист не нужен частному лицу или сотруднику компании, который официально не работает водителем. Но, если в вашей компании развозами занимается частное лицо, не оформленное, как водитель, бухгалтерия может возмещать ему расходы на бензин только за счет прибыли, то есть за счет денег компании. В этом случае, расходы на бензин включить в налогооблагаемую базу и уменьшить налог на прибыль нельзя.

Кто может проверить путевые листы

Чаще всего путевой лист могут проверить на дороге сотрудники ГИБДД.

Налоговая инспекция в рамках камеральной или выездной проверки может запросить путевые листы, чтобы проверить правильно ли ГСМ списаны в расходы.

Трудовая инспекция, у которой с прошлого года появилось больше оснований для проверки водителей. Труд инспекция может запросить путевые листы, чтобы проверить, как организация соблюдает режим труда и отдыха водителей.

Срок хранения путевых листов составляет 5 лет. Если компания при проверке не найдет путевой лист, у которого еще не истек срок хранения, это будет расцениваться, как отсутствие путевого листа. За это предусмотрен штраф, правда, пока небольшой – 500 рублей по статье 12.3 КоАП РФ.

Штрафы за путевые листы

Если у водителя машины, которая зарегистрирована на фирму, не будет путевого листа, его как минимум, по статье 12.3 КоАП РФ. Это: управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе документов.

Для компании, у которой перевозки основной вид деятельности, штраф может оказаться существенно больше. Отсутствие путевых листов у водителя транспортной компании в административном праве может быть квалифицировано по ч. 3 ст. 14.1 КоАП РФ. Это: осуществление предпринимательской деятельности с нарушением требований и условий, предусмотренных специальным разрешением.

За такое нарушение грозит:

водителю — штраф в размере от 2 500 до 2 000 рублей;

начальнику транспортного отдела, директору — штраф 3 000 до 4 000 рублей;

компании, как юрлицу — штраф от 30 000 до 40 000 рублей.

Что должно быть указано в путевом листе

Одним из обязательных реквизитов путевого листа является реквизит «сведения о водителе», а именно (п. 7 приказа Минтранса РФ № 152):

фамилия, имя, отчество водителя;

дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Отметка о медицинском осмотре

Ошибкой будет считаться, если в путевом листе не указана дата и не проставлены подпись и штамп медработника/медорганизации, проводившего предрейсовый медосмотра. Само собой разумеется, медработник должен иметь разрешение.

Водители погрузчиков и ричтраков должны проходить предрейсовые медицинские осмотры, сообщили в Роструде. Наличие путевых листов также необходимо

Если нет отметки о предрейсовом медосмотре, оштрафуют: водителя — на 5000 руб., организацию — на 30 000 руб. (п. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Если отметка не соответствует действительности, оштрафуют: руководителя, директора фирмы — на 20 000 руб., организацию — на 50 000 руб. (ст. 12.32 КоАП РФ).

Если организация вообще не проводит медосмотры водителей, оштрафуют должностных лиц — на сумму от 2000 до 3000 руб., организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 11.32 КоАП РФ).

Отметка о техническом контроле

Автомобиль может выйти на маршрут только после технического осмотра, отметка о котором должна быть в путевом листе.

В 2017 году письмом Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17 в форму путевого листа введен новый обязательный реквизит «Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства».

Если в маршрутном листе нет отметки о предрейсовом техническом контроле ТС иои она не соответствует действительности , могут оштрафовать директора на сумму от 5000 руб. до 8 000 руб., а организацию — на 30 000 руб. (п. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Налоговые штрафы, отказ принять расходы по ГСМ

Налоговики могут не признать расходы на ГСМ, если они не подтверждены документально. Это может произойти, если в путевом листе нет одного из обязательных реквизитов.

Реквизиты путевого листа должны полностью соответствовать перечисленным в приказе Минтранса России № 152 от 18.09.08.

Читайте в Бераторе

Размер штрафа в этом случае составит 20% от доначисленной суммы налога на прибыль (п. 1 ст. 122 НК РФ).

Очередные изменения требований к путевым листам с осени 2023 г. и ответственность за их нарушение

I. Обновление правил оформления путевых листов с 01.09.2023

С 1 сентября 2023 г. Минтранс уже второй раз за текущий год меняет правила оформления (формирования) путевых листов.

Главные нововведения для организаций и ИП, эксплуатирующих автотранспорт, таковы:

серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
СНИЛС.

оформление (формирование) одного путевого листа на один рейс длительностью более одного рабочего дня (смены) водителя (водителей);
оформление нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска транспортного средства на линию;
оформление или формирование одного путевого листа на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов. Фактически, эта новая формулировка подтверждает право оформлять один путевой лист на любое разумное количество дней по желанию экономического субъекта. Форму такого путевого листа и особенности его ведения нужно закрепить в учетной политике. При этом сведения о сроке действия путевого листа должны содержать даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован.

Кроме того, в новой редакции Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390 описаны особенности оформления путевого листа физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, осуществляющим деятельность по перевозке пассажиров и багажа легковым такси (п. 4, 5 Состава сведений путевого листа, п. 14 Порядка оформления (формирования) путевого листа). Эти новации связаны с вступлением в силу с 1 сентября 2023 г. Федерального закона от 29.12.2022 № 580-ФЗ «Об организации перевозок пассажиров и багажа легковым такси в Российской Федерации, о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации».

За год это уже вторая волна нововведений. Выходит, что первые два месяца года (с 1 января по 28 февраля 2023 г.) следовало руководствоваться старыми правилами оформления путевых листов согласно ранее действовавшему Приказу Минтранса от 11.09.2020 № 368. Затем полгода (с 1 марта по 31 августа 2023 г.) нужно было придерживаться правил первоначальной редакции нового Приказа Минтранса № 390. А с 1 сентября – снова переучиваться. Немудрено начать допускать ошибки при оформлении путевых листов.

Давайте разберемся, какие из них могут привести к штрафным санкциям и какие органы контроля уполномочены их налагать.

II. Выпуск машины на линию без путевого листа

Согласно п. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта путевой лист подлежит оформлению собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Если осуществляется именно такая перевозка, но водитель не имеет при себе путевого листа, его оштрафуют на 500 руб. или ограничатся предупреждением (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ). Составить протокол об административном правонарушении уполномочен сотрудник ГИБДД (пп. 1 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ).

Работодателя непосредственно за сам факт отсутствия у водителя путевого листа не наказывают, но в глазах ГИБДД и Минтранса (см. Письмо Минтранса России от 02.02.2021 № Д3-194-ПГ) это нарушение неразрывно связано с нарушениями требований обеспечения безопасности перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом, предусмотренными ч. 2 и 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ. Так, Минтранс считает, что путевой лист является документом, в том числе подтверждающим прохождение медицинского осмотра водителем транспортного юридического лица, несут административную ответственность как юридические лица. Если путевого листа нет, штрафы по ч. 2 и 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ для водителя, организации, ИП становятся практически неизбежны.

III. Перевозки с нарушением требований медосмотров водителей и технического контроля состояния ТС

за осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств административный штраф налагается на граждан в размере 3 000 рублей; на должностных лиц – 5 000 рублей; на юридических лиц и ИП – 30 000 рублей (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ);
за осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств административный штраф налагается на граждан в размере 3 000 рублей; на должностных лиц – 5 000 рублей; на юридических лиц и ИП – 30 000 рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Важно обратить внимание, что в силу примечания к этой статье ИП несут административную ответственность как юридические лица.

Успешное прохождение процедур медосмотра и контроля технического состояния ТС перед рейсом сопровождается соответствующими отметками в путевом листе. Если их нет (в том числе, по причине отсутствия самого путевого листа), штраф обеспечен.

КС РФ в своем Определении от 29.01.2019 № 234-О пояснил, что к ответственности по ч. 2 и ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ должны привлекаться не только работодатель, его должностные лица, но и сам водитель, которого контролерам надлежит рассматривать как одного из субъектов правонарушения: он не должен был выходить в рейс не только не пройдя медосмотр, но и не удостоверившись в положительных результатах предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.

Указанные санкции вправе налагать (в пределах своей компетенции) ГИБДД (за исключением легковых такси), органы Ространснадзора и органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие региональный государственный контроль в сфере перевозок пассажиров и багажа легковым такси (в части легковых такси) (ст. 23.3, 23.36, 23.36.1 КоАП РФ).

Напомним, что обязанности по организации и проведению медосмотров водителей и технического контроля ТС перед рейсом возложены ст. 20 (п. 2) и 23 (п. 3-5) Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» на работодателей – организации и ИП. Причем обязательные периодические медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства и обязательность их прохождения распространяется также на ИП, самостоятельно управляющих автотранспортом, осуществляющим перевозки; предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортных средств должен проводиться юридическими лицами и ИП, осуществляющими коммерческие перевозки пассажиров и (или) грузов, а также перевозки пассажиров и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями для собственных нужд.

«Такском» предлагает организациям-перевозчикам выбрать оптимальное решение для электронного документооборота и готов оказать экспертную поддержку при переходе к обмену электронными документами с контрагентами.

IV. Допуск водителя к работе без обязательного медосмотра

Инспекторов труда заинтересует допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров и обязательных медицинских осмотров в начале рабочего дня (смены), а также при наличии медицинских противопоказаний (ч. 1 ст. 23.12). За такое нарушение ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц и ИП в размере от 15 000 до 25 000 рублей; на юридических лиц – от 110 000 до 130 000 рублей.

При повторном нарушении такого рода, допущенном лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, штраф на должностных лиц вырастает до 30 000 – 40 000 рублей (нарушитель также может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет). ИП может быть оштрафован на такую же сумму; организация поплатится штрафом в размере от 100 000 до 200 000 рублей. Альтернативное наказание юрлица или ИП — административное приостановление судом деятельности на срок до девяноста суток (ч. 5 ст. 5.27.1, ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).

Повторным нарушением будет считаться деяние, совершенное в период, когда лицо считается подвергнутым административному наказанию, т. е., в течение 1 года со дня окончания исполнения постановления о назначении административного наказания за предыдущее аналогичное нарушение (пп. 2 ч. 1 ст. 4.3, ч. 1 ст. 4.6 КоАП РФ).

V. Нарушение порядка проведения обязательных предварительных, периодических, предрейсовых или послерейсовых медосмотров водителей

Статья 11.32 КоАП РФ предусматривает за нарушение установленного порядка проведения обязательных медосмотров водителей штраф для должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 рублей; для юридических лиц и ИП (с учетом примечания к статье) – в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

Составить протокол об административном правонарушении, предусмотренном этой статьей, может орган Росздравнадзора (ст. 28.3 КоАП РФ, Положение о Федеральной службе по надзору в сфере здравоохранения, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.06.2004 № 323), а дело будет рассматривать судья (ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ). При этом субъекты нарушения – лица, проводящие медосмотры, т. е., медицинские организации, а также работодатели, в штате которых состоят медработники, занятые проведением указанных медосмотров.

VI. Сроки давности

Сроки давности привлечения к административной ответственности по перечисленным правонарушениям таковы (ст. 4.5 КоАП РФ):

* Здесь и далее – при длящемся административном правонарушении сроки давности начинают исчисляться со дня обнаружения административного правонарушения. Длящимся является такое административное правонарушение, которое выражается в длительном непрекращающемся невыполнении или ненадлежащем выполнении предусмотренных законом обязанностей. Днем обнаружения длящегося административного правонарушения считается день, когда должностное лицо, уполномоченное составлять протокол об административном правонарушении, выявило факт его совершения (ч. 2 ст. 4.5 КоАП РФ, п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2005 № 5 (ред. от 23.12.2021) «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении КоАП РФ»).

VII. А как же налоговый контроль?

Как видим, если речь идет о привлечении к ответственности за нарушения в оформлении путевых листов и непосредственно им сопутствующие, то это вне компетенции налоговых органов. Тем не менее, рассматривая путевые листы как первичные учетные документы, налоговые инспекторы не упускают возможности указать налогоплательщикам на ошибки в них, по мнению проверяющих, свидетельствующие о неправомерности учета связанных с эксплуатацией автотранспорта расходов, в том числе, и на отсутствие отметок о медосмотре водителя и о результате контроля технического состояния самого автомобиля.

Такой подход сомнителен, ведь эти огрехи не могут сами по себе свидетельствовать о налоговых правонарушениях, но это суровая реальность, с которой приходится сталкиваться бухгалтеру.

Отсутствие путевых листов (если они должны были оформляться) будет рассматриваться контролерами как отсутствие первичных учетных документов, что считается грубым нарушением правил налогового учета расходов и может повлечь штраф, предусмотренный п. 3 ст. 120 НК РФ в размере 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, а также административный штраф в отношении виновных должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).

Какой штраф за отсутствие путевого листа в 2023 году

Путевой лист — это документ, дающий право водителю управлять транспортным средством и содержащий информацию:

об организации, выдавшей путевой лист, а именно: название, адрес, телефон, ОГРН;
водителе, управляющем транспортным средством, включая отметки о медосмотре;
транспортном средстве, включая дату и время предрейсового (или предсменного) техосмотра;

ВАЖНО! С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.

маршруте следования транспортного средства;
виде сообщения (городское, пригородное, междугороднее).

Путевой лист используется организацией для учета:

работы водителя;
расхода горюче-смазочных материалов;
пробега транспортного средства.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними.

Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.

Помимо обязательных реквизитов, установленных ФСБУ 27/2021, в путевом листе должны быть реквизиты, предписанные приказом Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390. С 01.09.2023 организации и ИП должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390 в ред. приказа от 05.05.2023 № 159. Изменились с сентября и некоторые правила выписки ПЛ. Подробнее об изменениях мы рассказывали в этой публикации. Образец ПЛ с новыми реквизитами и рекомендации по закреплению в учетных целях новой формы путевого листа с сентября 2023 года см. здесь.

Водитель на служебном автомобиле обязательно должен иметь водительское удостоверение российского образца. За его отсутствие на работодателя и на сотрудника наложат штраф. Какой именно, узнайте в «КонсультантПлюс», получив пробный доступ к системе бесплатно.

Образец заполнения формы путевого листа см. здесь.

О том, какой срок хранения установлен для путевого листа, см. в материале «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)».

Кому необходимо использовать путевой лист в своей работе

В соответствии с п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ путевой лист подлежит оформлению на каждое ТС, осуществляющее перемещение по дорогам при перевозке пассажиров, багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. Если ТС предоставлено в аренду с экипажем, то путевой лист оформляется арендодателем.

Возможна ситуация, когда сотрудник организации не является водителем, не перевозит пассажиров и грузы, а использует автомобиль в рабочих целях для передвижения. Грозит ли штраф за путевой лист в такой ситуации? Однозначного ответа на этот вопрос на сегодняшний день нет. Есть подтвержденное судами мнение, что в данной ситуации путевой лист не нужен (см., например, решение Ленинградского областного суда от 09.04.2013 № 7-161/2013). Однако стоит отметить, что сотрудники ГИБДД могут придерживаться иной точки зрения, поэтому существует большая вероятность того, что свою правоту придется отстаивать в судебном порядке.

Мы рекомендуем в такой ситуации выдавать путевой лист сотрудникам, чтобы избежать споров с ГИБДД и, как следствие, возможных судебных разбирательств. Помимо этого, нельзя забывать, что путевой лист является документом, подтверждающим расход ГСМ. Это еще один очевидный факт в пользу выдачи путевых листов.

Исходя из вышесказанного, получается, что все организации, применяющие транспортные средства в своей работе, должны использовать путевые листы. Здесь хотелось бы отметить, что путевой лист обязаны оформлять даже индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе собственные транспортные средства и самостоятельно осуществляющие перевозку пассажиров или грузов.

Об особенностях оформления путевого листа ИП читайте в этом материале.

Единственным случаем, когда оформление путевого листа не является обязательным, будет ситуация, когда физическое лицо использует собственное транспортное средство в своих целях либо передает его по доверенности другому физическому лицу.

С 2023 года введены в действие электронные путевые листы. Подробнее об этом мы писали в материале.

Штраф за езду без путевого листа — 2023

Какой штраф за путевой лист в 2023 году должны платить водители и собственники транспортных средств? На сегодняшний день штраф за отсутствие путевого листа установлен в КоАП РФ. Инспектор ГИБДД вправе выписать штраф за езду без путевого листа в размере 500 руб. или ограничиться предупреждением (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ). Штраф может налагаться не только за отсутствие путевого листа, но и за нарушение правил его оформления. Так, согласно ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ за нарушение требований медицинского осмотра водителя (отсутствие на документе соответствующей отметки медика) организацию могут оштрафовать на 30 000 руб., а ее должностных лиц — на 5 000 руб. Штрафы такого же размера предусмотрены ч. 3 ст. 12.31.1 за нарушение требований технического осмотра транспортного средства.

Особое внимание здесь необходимо уделить примечанию к ст. 12.31.1 КоАП РФ, в котором отмечено, что лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, несут наказание по данной статье как юридические лица. Это значит, что индивидуальные предприниматели, у которых путевой лист составлен с нарушениями требований медицинского осмотра водителя или технического осмотра транспортного средства, могут быть оштрафованы на 30 000 руб.

Подробнее о применении штрафных санкций за отсутствие путевых листов и нарушения при его заполнении читайте в тематической публикации, подготовленной экспертами «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к документу бесплатно.

Итоги

Штраф за отсутствие путевого листа накладывается как на водителя, управляющего транспортным средством, так и на организацию (либо индивидуального предпринимателя), являющуюся собственником транспортного средства. Его размер зависит от статьи, на которую сошлется инспектор ГИБДД при составлении протокола административного правонарушения, и варьируется от 500 до 30 000 руб. Это достаточно ощутимые суммы даже для крупных организаций, не говоря уже об индивидуальных предпринимателях, которые работают на себя. Вот почему всем субъектам бизнеса, использующим в работе транспортные средства, необходимо выдавать своим сотрудникам путевые листы и следить за правильностью их заполнения.

Путевой лист как свидетельство бухгалтерских нарушений: анализируем судебную практику

С 1 марта 2023 года вступили в действие новые правила заполнения путевых листов: на смену действовавшему с 2020 года приказу Минтранса России от 11 сентября 2020 года № 368 пришел новый приказ от 28 сентября 2022 года № 390, который утвердил обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов на ближайшие шесть лет. Среди изменений, в частности, исключение обязательных реквизитов путевого листа – наименования и номера, а также отмена обязанности ведения журналов регистрации путевых листов.

Быстро сориентироваться в отличиях новых правил от нынешних поможет специальный обзор «Путевой лист — 2023», подготовленный экспертами компании «Гарант». Получите полный доступ к Энциклопедии решений системы ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Однако контрольные органы, как правило, проверяют предшествующие периоды, когда действовал Приказ № 368. И фиксируют в качестве нарушения в том числе отсутствие нумерации путевых листов и их регистрации в специальном журнале.

Судебная практика последних месяцев позволяет заметить, что указанные нарушения далеко не единичные. Да и в целом органы контроля выявляют большое количество серьезных нарушений, связанных с оформлением путевых листов. А поскольку при эксплуатации автомобиля путевой лист является первичным учетным документом; на основании которого начисляется заработная плата водителю и списываются ГМС, ревизоры признают расходы необоснованными или незаконными, требуют возмещения бюджетных средств и наказывают должностных лиц.

В одном из случаев в ходе проверки казначейство установило, что учреждение составляло акты о списании ГСМ на основании путевых листов, оформленных с грубыми нарушениями:

не заполнены строки выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку;
в строке «Водитель» указаны две фамилии, при том, что согласно действовавшим в проверяемом периоде правилам, впрочем, как и сейчас, если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то на каждого водителя должен быть оформлен отдельный путевой лист.

Нарушение требований, предъявляемых к оформлению фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами, привели к необоснованному списанию ГСМ более чем на 130 тыс. рублей. Казначейство потребовало вернуть средства в бюджет. Суды двух инстанций поддержали контролеров (постановление Тринадцатого ААС от 13 февраля 2023 г. № 13АП-42801/22 по делу № А56-44852/2022).

Во втором случае (решение Нижнекамского городского суда Республики Татарстан от 23 января 2023 г. по делу № 2-283/2023) при проверке организации контрольно-счетная палата в числе прочего выявила массу недостатков в части работы с путевыми листами. Следствием допущенных нарушений стали необоснованные расходы на ГСМ и аренду транспортных средств, а также незаконные выплаты водителю. А акте проверки ревизоры отметили следующие грубые нарушения в оформлении:

путевые листы не содержат обязательного реквизита – номера, не зарегистрированы в журналах учета движения путевых листов;
отсутствуют подписи механика, время возвращения автомобиля в гараж;
не указана информация о конкретном месте следования автомобиля – на оборотной стороне проставлена отметка «по городу». Отсутствие адреса места отправления и назначения, названий посещаемых организаций, цели следования не позволяет подтвердить производственный характер поездок.

Кроме того, выяснилось, что бухгалтерия приняла к учету первичные документы – путевые листы, которыми оформлены не имевшие место факты хозяйственной жизни. Так, путевые листы были оформлены:

на дни, когда автомобилем якобы управлял водитель, фактически принятый на работу гораздо позднее;
на выходные дни, в которые водитель к работе не привлекался и, согласно табелю учета рабочего времени, не работал;
на выходные дни, в которые водитель якобы привлекался к работе с целью перевозки директора, тогда как сам директор в эти дни не работал.

Отчасти схожие нарушения выявили контролеры и при проверке еще одного учреждения. Путевые листы выдавались на неделю, к тому же заполнялись с нарушением установленного порядка:

не указан ОГРН,
не заполнены дата и время выезда с парковки и при возвращении,
не указаны показания одометра, движение горючего,
на оборотной стороне путевого листа указан пройденный километраж за день, но не указаны пункты назначения по маршруту следования.

С учетом прочих нарушений расходы на ГСМ признали необоснованными и обязали директора возместить в кассу учреждения стоимость бензина (решение Альменевского районного суда Курганской области от 14 ноября 2022 г. по делу № 2а-188/2022)

Безответственность в отношении оформления путевых листов может стать также причиной «нецелевки». Ревизоры признали нецелевыми расходы на ГСМ, списанные в отсутствие путевых листов или на основании документов, оформленных с грубыми нарушениями:

не указаны показания одометра,
показания одометра имеют множественные неоговоренные исправления без подтверждения их подписью ответственного лица;
во всех путевых листах отсутствуют подписи должностного лица, ответственного за составление и проверку правильности оформления первичных учетных документов.

Учреждение возместило бюджету более 75 тыс. рублей «нецелевки», а затем обратилось в суд с намерением взыскать ущерб со своего работника, возглавлявшего комиссию, на которую были возложены обязанности проверки показаний одометра, правильности оформления путевых листов и пр. Однако суд отказал учреждению: во-первых, с этим работником не заключен договор о полной материальной ответственности, а во-вторых, ответственным за организацию учета и обеспечение контроля за документальным подтверждением расхода топлива в учреждении был назначен главный бухгалтер (Апелляционное определение СК по гражданским делам ВС Республики Саха (Якутия) от 15 августа 2022 г. по делу № 33-2780/2022).