Какой документ в сфере трудовых отношений не подлежит переносу в эдо

Письмо Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97

Комментарий

Минтруд России пояснил, что КЭДО не применяется к акту о несчастном случае на производстве, приказу (распоряжению) об увольнении работника, а также к документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда (журналы регистрации вводного инструктажа, целевого инструктажа, инструктажа на рабочем месте). Исключение для КЭДО содержится в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Подписывать такие документы можно только на бумажном носителе.

Перечень документов для ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО) работодатель определяет самостоятельно с учетом установленных трудовым законодательством ограничений.

Введение такого запрета связано с важностью этих документов для расследования несчастных случаев на производстве, а также возможности восстановить права работника. Указанные документы изъяты из-под действия кадрового электронного документооборота в целях защиты интересов работников (как экономически более слабой стороны в трудовых отношениях) от возможного неправомерного и одностороннего изменения электронного документа, в том числе задним числом.

Если документы будут составляться в электронном виде, то работодатель сможет изменить содержание и дату утверждения акта о несчастном случае на производстве либо дату издания или направления (вручения) приказа об увольнении, что в конечном итоге повлияет на возможность обжалования работником (его представителем) результатов расследования несчастного случая, увольнения работника.

Напомним, что помимо документов, указанных в письме Минтруда России, нельзя также пересылать с помощью КЭДО и иные документы – трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности работников, формируемые в электронном виде.

Смотрите также

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде

Документы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве и прохождении инструктажей по охране труда «выведены» из кадрового ЭДО.

Статьи 22.1 — 22.3 Трудового кодекса РФ, регулирующие ведение кадрового ЭДО «не работают» в части оформления ряда документов, которые по ТК РФ должны быть подписаны работником лично.

Кодекс ограничивает ведение электронного документооборота для:

акта о несчастном случае на производстве,
приказа об увольнении работника,
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.

Все вышеназванные документы можно оформлять только на бумаге. Работник должен подписывать их лично, «живой» подписью.

Разъяснения на этот счет вышли в письме Минтруда Письмо Минтруда РФ от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97.

Такие ограничения Минтруд объясняет защитой интересов работника, который вправе оспорить увольнение или нарушение его трудовых прав через суд.

Согласно статье 392 ТК РФ работник может обратиться в суд:

с иском о нарушении его трудовых прав в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении,
по спорам об увольнении — в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки, либо СТД-Р.

Что касается актов о несчастном случае и прохождении инструктажей по охране труда, эти документы нужно оформлять на бумаге, так как они имеют принципиальное значение для расследования несчастных случаев на производстве.

Вывод этих документов из системы электронного документооборота не даст возможности недобросовестным работодателям неправомерно и в одностороннем порядке внести изменения в электронный документ, в том числе «задним числом».

Какие документы можно вести в кадровом ЭДО

В перечень кадровых документов, которые можно вести в электронном виде, включены:

Какие документы нельзя включить в электронный кадровый документооборот

Минтруд в Письме от 12.01.2023 г. № 14-6/ООГ-97 пояснил, что ТК РФ исключает возможность ЭДО по актам о несчастном случае на производстве, приказам или иным документам об увольнении сотрудника, документам в подтверждение прохождения сотрудником инструктажей по ОТ, в т.ч. лично подписываемых сотрудником. Эти документы формируются только в бумажном виде и подписываются обычным образом.

Такой момент связан с исключительной важностью указанных документов для расследования несчастных случаев на производстве, а также возможности восстановить права сотрудника — оспорить увольнение или нарушение норм трудового права с учетом законодательно установленных сроков обжалования.

Изъятие таких документов из-под действия ЭДО необходимо для защиты интересов сотрудников от возможной неправомерной и односторонней корректировки электронного документа, в т.ч. «задним числом», учитывая в т.ч. их влияние на определение сроков исковой давности по трудовым спорам.

1С:Документооборот

Согласование и подписание документов. Права доступа
Инструменты для совместной работы сотрудников
Контроль исполнения задач

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Кадровый ЭДО в 2022 году. Трудовые договоры и другие кадровые документы станут электронными

У работодателей появилась возможность внедрять в компании кадровый ЭДО. Трудовые договоры можно оформлять в электронном виде, а вот приказы об увольнении — нельзя.

Новые статьи ТК

Федеральным законом № 377-ФЗ от 22.11.2021 в Трудовой кодекс внесены новые статьи:

22.1 — ЭДО в сфере трудовых отношений;
22.2 — Порядок введения ЭДО;
22.3 — Взаимодействие работодателя и работника по ЭДО.

Кадровые документы можно оформлять в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Кто переходит на ЭДО

Переход на кадровый ЭДО — добровольный как для работодателей, так и для сотрудников (но не для всех).

Если работодатель решил ввести КЭДО, действующие сотрудники могут работать с документами по-старинке. Если они не согласятся на электронное оформление, кадровые документы для них надо будет по-прежнему оформлять на бумаге.

А вот у новых сотрудников, которые впервые начнут работать в следующем году, возможности игнорировать КЭДО не будет. Они будут обязаны принять это, как данность. Конечно, при условии, что такая система введена у работодателя.

Если работодатель решил внедрить в компании КЭДО, он должен издать об этом нормативный акт, например, специальное положение.

сведения об информационной системе, в которой будет идти КЭДО;
порядок доступа к информационной системе работодателя;
перечень электронных документов и категорий работников для КЭДО;
срок уведомления работников о переходе ЭДО;
дата введения ЭДО;
сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам ЭДО;
исключительные случаи, когда документы будут на бумаге;
процедуры взаимодействия с профсоюзом.

Как идет обмен документами

ЭДО можно настроить через информационные системы:

платформу «Работа в России» с доступом к ней через Госуслуги;
информационную систему работодателя.

Заканчивается набор на курс повышения квалификации «Управленческий учет» 120 часов.

Курсы от «Клерка» — это:

соответствие профстандарту «Бухгалтер»;
удостоверение в ФИС ФРДО;
поддержка на всех этапах и консультации от лекторов;
тесты на проверку ваших знаний;
20 летний опыт «Клерка» внутри курса.

Полную программу курса посмотреть можно тут

Электронные документы

Не все кадровые документы можно оформлять электронно.

В ТК есть перечень документов, которые не могут быть составлены в электронном виде. Это такие документы:

трудовая книжка;
сведения о трудовой деятельности работников (СТД-Р);
акт о несчастном случае на производстве № Н1;
приказ увольнении работника;
журнал инструктажей по охране труда.

трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор;
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
приказ о применении дисциплинарного взыскания;
уведомлении об изменении условий трудового договора.

Единые требования к формату электронных кадровых документов введут с 1 марта 2023 года.

Электронная подпись

Требования к подписи сотрудников и работодателей разные.

Может использоваться усиленная квалифицированная и неквалифицированная электронные подпись (УКЭП и УНЭП).

Мы собрали все данные в одну таблицу.

договор о материальной ответственности;

договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;

приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;

уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора

УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Какой документ в сфере трудовых отношений не подлежит переносу в эдо