Какие документы нужны для отчета по командировке за проживание в гостинице

Определен список документов, подтверждающих предоставление гостиничных услуг в командировке с 2023

Приняты поправки, которые вносят изменения в абз. 3 п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки.

Фактический срок пребывания при проживании в гостинице подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг, утвержденными Постановлением Правительства от 25.04.1997 N 490

Фактический срок пребывания при проживании в гостинице подтверждается договором, кассовым чеком или документом, оформленным на БСО, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования и содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг, утвержденными Постановлением Правительства от 18.11.2020 N 1853

Новые правила вступают в силу 10 марта 2023 года.

См. также:

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Как отчитаться подотчетнику при бронировании гостиницы через Интернет, на booking.com

При возвращении из командировки сотрудник коммерческой организации представил чек ККТ за проживание в гостинице, оплаченный через Интернет, и документ о бронировании. Счет за проживание в гостинице выдан не был, так как проживание было заказано через сайт www.booking.com.

Достаточно ли данных документов для подтверждения расходов с точки зрения обязанности работодателя по возмещению расходов сотруднику (не налоговый учет)? Является ли обязательным реквизитом путевого листа расшифровка подписи водителя (полностью имя, отчество, фамилия)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Возмещение сотруднику расходов на проживание в гостинице осуществляется на основании представленных им документов, подтверждающих факт оплаты гостиничных услуг и факт проживания работника в период нахождения в командировке в данной гостинице.

В рассматриваемом случае факт оплаты гостиничных услуг документально подтвержден кассовым чеком. В качестве документа, подтверждающего факт проживания сотрудника в гостинице, данный кассовый чек может выступать в том случае, если в него включены все сведения, которые в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг должен содержать договор на оказание гостиничных услуг.

При наличии в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, приказ по организации) норм возмещения командированным работникам расходов по найму жилья во время командировки организация обязана возместить работнику расходы по найму жилья в пределах установленных норм даже в том случае, если документы на стоимость проживания отсутствуют.

Обоснование вывода:

Нормами трудового законодательства предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 14 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее — Положение о командировках). Работникам коммерческих организаций такие расходы возмещаются в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ). Возмещение осуществляется на основании авансового отчета с приложением документов о найме жилого помещения, подтверждающих эти расходы (п. 26 Положения о командировках, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Конкретный перечень документов, подтверждающих факт несения расходов по найму жилого помещения, на законодательном уровне не установлен. По сути, это могут быть любые документы, из которых следует, что в период командировки сотрудник действительно проживал в гостинице (или ином жилом помещении) и данное проживание было оплачено.

1. Подтверждение факта оплаты услуг проживания

По общему правилу факт расчетов, в частности оплаты товаров (работ, услуг) наличными деньгами и (или) в безналичном порядке (в том числе с использованием платежных карт), должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами кассовыми чеками или бланками строгой отчетности (п.п. 1, 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», далее — Закон N 54-ФЗ).

Пунктом 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085 (далее — Правила предоставления гостиничных услуг) также установлено, что при осуществлении расчетов с потребителем исполнитель выдает потребителю кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.

Кассовый чек, как прямо следует из Закона N 54-ФЗ, является первичным учетным документом и подтверждает факт расчетов (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ). При этом кассовый чек или бланк строгой отчетности, направленный покупателю (клиенту) в электронной форме на предоставленные покупателем до момента расчета абонентский номер либо адрес электронной почты, приравнивается к кассовому чеку или бланку строгой отчетности, отпечатанному контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе (п. 4 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).

Таким образом, в рассматриваемом случае факт оплаты гостиничных услуг документально подтвержден (кассовым чеком).

2. Подтверждение факта проживания

В рассматриваемой ситуации сотрудник забронировал проживание в гостинице через веб-сайт www.booking.com*(1). Booking.com B.V. — (компания, зарегистрированная в Амстердаме, Нидерланды) оказывает услугу онлайн-бронирования объектов размещения. Правила и условия, на которых данная компания оказывает свои услуги, размещены на сайте: https://www.booking.com/content/terms.ru.html. В соответствии с данными правилами с момента совершения бронирования компания Booking действует исключительно как посредник между потребителем и поставщиком поездок, передавая соответствующие данные бронирования соответствующим поставщику(ам) поездок и отправляя потребителю электронное подтверждение от имени поставщика поездок. Booking.com не (пере)продает, не арендует и не реализует какие-либо поездки, продукты или услуги.

Положениями п. 3 Правил предоставления гостиничных услуг установлено, что под бронированием понимается предварительный заказ мест и (или) номеров в гостинице заказчиком (потребителем). При этом потребитель (заказчик) вправе аннулировать заявку. Порядок и форма отказа от бронирования устанавливаются исполнителем (организацией или ИП, предоставляющими потребителю гостиничные услуги) (п. 17 Правил предоставления гостиничных услуг).

Таким образом, наличие документа «Подтверждение бронирования», свидетельствует лишь о факте бронирования места в гостиницы через платформу Booking.com, но не о факте проживания человека в данной гостинице. Данный документ потребитель получает в электронном виде сразу после того, как забронирует номер с помощью сайта www.booking.com, однако в дальнейшем он может отменить данное бронирование или просто не заехать в гостиницу.

Поэтому такой документ, как «Подтверждение бронирования», не может рассматриваться в качестве документа, подтверждающего факт проживания сотрудника в гостинице.

На территории РФ гостиничные услуги оказываются в соответствии с договором об оказании гостиничных услуг. Данный договор заключается при предъявлении потребителем документа, удостоверяющего его личность (п. 19 Правил предоставления гостиничных услуг), подписывается двумя сторонами (потребителем и исполнителем гостиничных услуг) (п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг).

Пунктом 7 Положения о командировках установлено, что при проживании в гостинице фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг.

В соответствии с п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг договор на оказание гостиничных услуг должен содержать следующие сведения:

а) наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей — фамилию, имя, отчество (если имеется), сведения о государственной регистрации);

б) сведения о заказчике (потребителе);

в) сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

г) цену номера (места в номере);

д) период проживания в гостинице;

е) иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).

При этом в вопросе о форме договора надлежит руководствоваться положениями ст. 434 ГК РФ (в их взаимосвязи с нормами ст. 432 ГК РФ), в частности, исходить из того, что письменная форма договора (п. 2 ст. 434 ГК РФ) считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 438 ГК РФ. Согласно этой норме совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте.

Иными словами, при уплате соответствующей суммы письменная форма договора считается соблюденной (письмо Роспотребнадзора от 11.01.2016 N 01/37-16-29 «О разъяснении отдельных положений Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации»).

Следовательно, документы, подтверждающие оплату за проживание в гостинице (кассовый чек либо БСО), отвечающие требованиям Закона N 54-ФЗ, могли бы рассматриваться не только в качестве документов, подтверждающих факт оплаты гостиничных услуг, но и в качестве документов, подтверждающих факт проживания.

В то же время согласно п. 4 ст. 421 ГК РФ условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (ст. 422 ГК РФ). Как определено п. 1 ст. 422 ГК РФ, договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами (императивным нормам), действующим в момент его заключения.

Правилами предоставления гостиничных услуг предусмотрено наличие в договоре определенных реквизитов, Положение о командировках, как было сказано выше, в качестве документа, подтверждающего заключение договора на оказание гостиничных услуг, называет любой документ, содержащий сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг.

В связи с этим мы полагаем, что в документ, используемый в качестве договора, должны быть включены сведения, указанные в п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг, то есть такие специфические сведения, как перечисленные в п.п. «в»-«д», а именно сведения о предоставляемом номере (месте в номере); цену номера (места в номере); период проживания в гостинице.

Из п. 7 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ следует, что кассовый чек и БСО, помимо обязательных реквизитов, установленных для них этим законом, могут содержать любые иные дополнительные реквизиты, с учетом особенностей сферы деятельности, в которой осуществляются расчеты (смотрите также письмо ФНС России от 19.02.2019 N ЕД-4-20/2826).

Соответственно, на наш взгляд, документы, подтверждающие факт оплаты (чек ККМ или БСО), могут рассматриваться в качестве документа, подтверждающего факт проживания в гостинице, только в случае, если в него включены все сведения, перечисленные в п.п. «в»-«д» п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг. В этом случае письменная форма договора будет соблюденной и кассовый чек (БСО) будет выполнять одновременно роль договора и роль документа об оплате.

Если указанных в п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг реквизитов в кассовом чеке, приложенном сотрудником к авансовому отчету, не содержится, на наш взгляд, говорить о документальном подтверждении факта проживания в гостинице не приходится.

Вместе с тем, по нашему мнению, подтвердить косвенно факт проживания работника в командировке могут проездные документы, приказ о направлении в командировку и т.п.

Как было сказано выше, в силу ст. 168 ТК РФ и принимая во внимание п.п. 11 и 14 Положения о командировках, работодатель обязан возместить расходы работника по найму жилого помещения независимо от наличия или отсутствия подтверждающих документов, установив порядок и размеры такого возмещения коллективным договором или локальным нормативным актом (апелляционное определение СК по гражданским делам Пермского краевого суда от 04.02.2015 N 33-323/2015). Таким образом, при наличии в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, приказ по организации) положений о нормах возмещения командированным работникам расходов по найму жилья во время командировки организация обязана возместить работнику расходы по найму жилья в пределах установленных норм даже в том случае, если документы на стоимость проживания отсутствуют.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

— Вопрос: Организация имеет бизнес-счет, к нему выпущена банковская карта на имя секретаря организации. Секретарь бронирует гостиницы (как в России, так и за рубежом), в том числе на сайте Booking.com, и покупает авиа- и железнодорожные билеты. Средства в оплату проживания и проезда списываются с бизнес-счета организации. Организация получает электронные билеты. Авансовые отчеты и документы, подтверждающие командировочные расходы, представляются. Каковы риски организации при совершении таких операций? Какие подтверждающие проживание документы необходимо иметь для включения расходов в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2019 г.)

— Вопрос: Сотрудник автономного учреждения согласно приказу направлен в загранкомандировку. Бронирование гостиницы (на территории иностранного государства) с полной оплатой стоимости проживания было произведено при помощи специализированного интернет-сайта (Booking.сom). Оплата данных услуг произведена с личной банковской карты командированного сотрудника. Можно ли учесть данные затраты для целей налогообложения прибыли? Необходимо ли начислить НДФЛ на выплаты сотруднику? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2019 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

Ответ прошел контроль качества

21 ноября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Проживание в гостинице во время командировки нужно будет подтверждать по-новому

Согласно принятым поправкам, указанным в Постановлении Правительства Российской Федерации от 01.03.2023 № 329 «О внесении изменения в пункт 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», внесены изменения в абз. третий п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки.

Согласно этому пункту фактический срок, в течение которого работник находится в командировке, определяют по проездным документам, предъявленным гражданином по возвращении из командировки. Если проездные документы у работника отсутствуют, он должен подтвердить срок нахождения в командировке документами по найму жилья в том месте, где осуществлялась его командировка.

По старым правилам фактический срок пребывания при проживании в гостинице нужно было подтверждать квитанцией (талоном) или другим документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования с информацией, которая предусмотрена правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации (утверждены Постановлением Правительства РФ № 490 от 25.04.1997).

Постановлением Правительства РФ от 01.03.2023 № 329 изменили список документов, подтверждающих проживание в гостинице.

Теперь вернувшемуся из командировки работнику в качестве доказательств необходимо предоставить работодателю договор на оказание гостиничных услуг по месту командирования, кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности, который подтверждает предоставление услуг гостиницей, а также содержит информацию, предусмотренную правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации (утверждены Постановлением Правительства РФ № 1853 от 18.11.2020г).

Какие документы нужно получить от работника после командировки

Иллюстрация: Моё дело

Документы, подтверждающие командировочные расходы

Согласно ст. 168 ТК РФ в командировочные расходы входят оплата проезда, проживания и другие траты работника в служебной поездке.

Расходы на проезд

Добираться к месту командировки и обратно работник может на общественном транспорте или на автомобиле — личном, арендованном или служебном.

Первичные документы, которые подтвердят факт поездки в общественном транспорте — это билеты, в том числе электронные. Электронные билеты нужно распечатать. К авиабилету ещё обязательно нужен бумажный посадочный талон. После перелёта на нём должен стоять штамп «Досмотрено». Если работник воспользуется посадочным талоном в виде штрихкода на телефоне или планшете, информации о досмотре у него не будет. Поэтому предупредите работника о том, что посадочный талон нужно распечатать или получить в аэропорту.

К документу, подтверждающему факт поездки, нужно приложить документ, который подтвердит оплату. Например, кассовый чек, бланк строгой отчётности (БСО), квитанция.

Покупку электронных билетов подтверждают БСО:

для авиабилетов — это маршрутная квитанция, которая должна быть оформлена по правилам из приказа Минтранса № 134;

для ж/д билетов — это контрольный купон, оформленный правилам из приказа Минтранса № 322.

Они приходят на электронную почту или в личный кабинет сервиса, где вы покупаете электронные билеты.

Также к расходам на проезд можно отнести услуги по оформлению билетов и стоимость постельного белья в поездах. А ещё стоимость проезда общественным транспортом к вокзалу, пристани, аэропорту, но только если они за пределами населённого пункта, где находитесь вы или организация, куда отправили работника. На все эти траты тоже должны быть подтверждающие документы — п. 12 Постановления Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года.

Подарок для наших читателей – практическое пособие «Как работодателю подготовить отчётность в СФР и ИФНС в 2023 году» от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». Подробнейшая инструкция с примерами заполнения форм.

Как работодателю подготовить отчётность в СФР и ИФНС в 2023 году

практическое пособие для работодателя

Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись

Если работник едет на служебном, личном, арендованном или попутном автомобиле, он может сдать в бухгалтерию:

чеки на покупку ГСМ;

документы, связанные с эксплуатацией машины в командировке — парковка, ремонт в пути, в том числе комплектующие для ремонта.

После поездки нужно получить от работника служебную записку. В ней указывают фактические сроки поездки, марку автомобиля, его регистрационный номер.

К служебной записке работнику нужно приложить документы, подтверждающие маршрут к месту командировки и обратно, например:

кассовые чеки с АЗС.

Также на основании служебной записки работнику нужно выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях — ст. 188 ТК РФ. Размер и порядок выплаты можно прописать в отдельном приказе.

Расходы на проживание

Чтобы подтвердить проживание в гостинице, работник должен привезти:

договор и акт об оказании гостиничных услуг;

кассовый чек или БСО.

Во внутренних нормативных документах компании можно прописать возмещение расходов на дополнительные услуги гостиницы. Например, пользование спа-комплексом или фитнес-центром. В этом случае они тоже войдут в расходы, связанные со служебной командировкой.

Если работник проживал у частного лица, отчётными документами могут быть:

договор аренды жилого помещения;

расписка арендодателя в получении оплаты.

Дополнительные расходы

Для дополнительных расходов, связанных со служебной поездкой, например, на питание, есть суточные. Их нужно выплачивать работнику:

За каждый день нахождения в командировке, включая все выходные и праздники.

За всё время нахождения в пути — считая со дня отъезда работника и по день возвращения включительно. Вынужденные остановки в пути тоже включают в расчёт.

Размер суточных можно указать в приказе о направлении в командировку. Если работник задержался в поездке или вернулся раньше, сумму надо пересчитать.

Подтверждать суточные документами не нужно. Подтверждается только сам факт нахождения в командировке и её срок — авансовым отчётом работника.

Как оформить авансовый отчёт по командировке

После командировки работнику нужно сдать в бухгалтерию авансовый отчёт. В нём он перечисляет свои расходы и указывает реквизиты документов, которые их подтверждают.

Отчитаться нужно не позднее трёх рабочих дней с момента выхода на работу. Если работник вернулся в выходной день, срок отсчитывают с первого рабочего дня после возвращения.

Авансовый отчёт составляют по унифицированной форме № АО-1 или по самостоятельно разработанной. Оформить его нужно в одном экземпляре.

Правила заполнения формы № АО-1 прописаны в указаниях Госкомстата. Работнику нужно заполнить только часть отчёта. Чтобы он не запутался, можно выдать ему образец заполнения с пояснениями.

На лицевой стороне авансового отчёта работник указывает:

дату составления отчёта;

структурное подразделение, в котором работает;

в строке «Подотчётное лицо» — свою фамилию с инициалами;

профессию или должность;

назначение аванса — «Командировочные расходы».

Здесь же ему нужно заполнить левую таблицу. Строка «Предыдущий аванс» — остаток или перерасход денег от предыдущего авансового отчёта, если он был.

Ниже нужно указать полученный аванс для оплаты расходов в командировке.

В последних трёх строчках — сколько всего было израсходовано, а также остаток или перерасход денег.

На оборотной стороне отчёта работник вносит в таблицу реквизиты и суммы подтверждающих документов. Заполнить ему нужно только графы 1-6.

Внизу работник ставит свою подпись с расшифровкой.

Подтверждающие документы ему нужно пронумеровать в том же порядке, как они занесены в таблицу, а на лицевой стороне отчёта указать их количество. После этого работник прикладывает документы к авансовому отчёту и сдаёт в бухгалтерию.

В нижней части лицевой стороны есть расписка бухгалтера в том, что документы приняты к проверке. Бухгалтеру нужно её заполнить, отрезать и отдать работнику.

После проверки документов заполните остальную часть отчёта:

На лицевой стороне: номер авансового отчёта, табельный номер работника. Если ведёте бухучёт, напишите проводки в таблице «Бухгалтерская запись».

На обороте заполните графы 7-8, а если ведёте бухучёт, то и графу 9.

Авансовый отчёт нужно подписать на лицевой стороне в строках «Главный бухгалтер» и «Бухгалтер». В правой верхней части утвердить общую сумму отчёта подписью директора или ИП.

Если работник потратил в командировке больше денег, чем выдали, и все расходы подтверждены, нужно выплатить ему сумму перерасхода.

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг