ТЕСТ. 1 Верно Баллов 1,00 из 1,00 Отметить вопрос Текст вопроса в раздел общие положения документа входят Выберите один ответ a формы и методы управления b цели и задачи c конкретные обязанности Вопрос 2
Что из нижеперечисленного относится к группе документов по личному составу?
Выберите один ответ:
a. должностная инструкция
Баллов: 1,00 из 1,00
Что не входит в состав реквизита «подпись»?
Выберите один ответ:
a. наименование должности лица, подписавшего документ
b. уровень образования лица, подписавшего документ
c. личная подпись
Баллов: 1,00 из 1,00
В Древнерусском государстве центрами ведения документации и ее хранения были:
Выберите один ответ:
a. княжеские палаты
Баллов: 1,00 из 1,00
В какой срок работник пишет заявление об увольнении?
Выберите один ответ:
b. за месяц до предполагаемого срока увольнения
c. за 2 недели до предполагаемого срока увольнения
Баллов: 1,00 из 1,00
В чем заключается государственная социальная поддержка малоимущих семей и граждан?
Выберите один ответ:
a. в денежной форме
b. в организации отдыха за границей
c. в осуществлении предпринимательской деятельности
Баллов: 1,00 из 1,00
Денежная выплата, назначаемая гражданам с целью предоставления им содержания в период отсутствия у них заработка или для оказания дополнительной материальной помощи в случаях, признаваемых государством социально значимыми независимо от наличия у граждан каких-либо иных источников дохода это.
Выберите один ответ:
a. социальная пенсия
c. социальное пособие
Баллов: 1,00 из 1,00
Для включения в трудовой договор с педагогическими работниками обязательным является:
Выберите один ответ:
a. условие о систематическом повышении квалификации работника
b. условие о неразглашении тайны усыновления (удочерения) обучающихся
c. условие об обязательном социальном страховании работника
Баллов: 1,00 из 1,00
Для оформления права на получение привилегий от государства не потребуются следующие документы:
Выберите один ответ:
a. наименование органа-адресата (территориальный отдел ПФР)
b. справка о составе семьи
Баллов: 1,00 из 1,00
Документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определённый период, – это:
Выберите один ответ:
Баллов: 1,00 из 1,00
К данному виду социального обеспечения относится частичная оплата лекарственных средств и коммунальных услуг, оплата частичной стоимости путевок для отдыха детей в санаториях и лагерях, содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т. д.
Выберите один ответ:
b. натуральное обеспечение
Баллов: 1,00 из 1,00
Как называется документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них?
Выберите один ответ:
a. учредительный документ
Баллов: 0,00 из 1,00
Как называется копия части текстового документа?
Выберите один ответ:
Баллов: 1,00 из 1,00
Как называется обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу?
Выберите один ответ:
Баллов: 1,00 из 1,00
Как называется подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз?
Выберите один ответ:
Баллов: 1,00 из 1,00
Какая категория граждан имеет право на льготное получение лекарственных средств:
Выберите один ответ:
b. имеющие доход ниже прожиточного минимума
c. женщин, находящихся в отпуске за ребенком до 1,5 лет
Баллов: 1,00 из 1,00
Какой вид пенсии назначается инвалиду, если у него отсутствует страховой стаж?
Выберите один ответ:
a. назначается трудовая пенсия (по инвалидности)
b. специальный трудовой стаж
c. назначается социальная пенсия
Баллов: 0,00 из 1,00
Какой документ предусматривает обязательное ведение кадровой документации?
Выберите один ответ:
a. Трудовой Кодекс Российской Федерации
b. Конституция Российской Федерации
c. Гражданский Кодекс Российской Федерации
Баллов: 1,00 из 1,00
Какой документ содержит мнение организации или специалиста по какому-либо вопросу?
Выберите один ответ:
Баллов: 1,00 из 1,00
На основании какого документа устанавливается стаж, приобретенный после регистрации в качестве застрахованного лица:
Выберите один ответ:
a. трудовой книжки
b. справки работодателя
c. выписки из индивидуального лицевого счета
Баллов: 1,00 из 1,00
Наиболее значимый как по числу обеспечиваемых, так и по объему расходуемых средств, вид обеспечения:
Выберите один ответ:
Баллов: 1,00 из 1,00
Основным документом, подтверждающим трудовой стаж является:
Выберите один ответ:
a. диплом об образовании
b. трудовая книжка
c. справка о заработной плате за последние 5 лет
Баллов: 0,00 из 1,00
Передача некоторым категориям граждан в собственность или в пользование материальных ценностей:
Выберите один ответ:
a. натуральное обеспечение
Баллов: 1,00 из 1,00
Пособия, которые выплачиваются лицам, состоящим в трудовых отношениях с предприятием (государственным, муниципальным, кооперативным и т. д.) и утратившим заработную плату временно в связи с нетрудоспособностью:
Выберите один ответ:
a. пособия на ребенка
b. государственная помощь на погребение умершего
Баллов: 1,00 из 1,00
Правовой акт. регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем называется:
Выберите один ответ:
a. коллективным договором
b. трудовым договором
c. трудовым соглашением
Баллов: 0,00 из 1,00
Правоотношение по социальному обеспечению – это.
Выберите один ответ:
a. обусловленная интересами субъектов и возникающая непосредственно из закона либо фактических правомерных действий юридическая связь, стороны которой обладают субъективными правами и юридическими обязанностями
b. отношения, возникающие вследствие социального неравенства в общества
c. отношения, возникающие на основе юридических фактов по вопросам предоставления различных пенсий, пособий, выплат, услуг, льгот и компенсаций
Баллов: 1,00 из 1,00
При обращении в отдел ПФР, пенсионер должен иметь при себе следующие документы для оформления пенсии по возрасту:
Выберите один ответ:
a. трудовая книжка или другой документ, подтверждающий наличие требуемого стажа
b. все вышеперечисленное
c. заявление о назначении пенсии
Баллов: 0,00 из 1,00
Реквизит «Заголовок к тексту»:
Выберите один ответ:
a. необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ
b. отражает краткое содержание документа
c. позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста
Баллов: 1,00 из 1,00
Ряд видов социального обеспечения, различающихся по целям, источникам выплат, субъектам:
Выберите один ответ:
Баллов: 0,00 из 1,00
Социальная пенсия, назначенная гражданам, достигшим возраста 65 и 60 лет (соответственно мужчинам и женщинам) в период выполнения ими оплачиваемой работы:
Выберите один ответ:
a. выплачивается 1/3 социальной пенсии
b. не выплачивается
Баллов: 1,00 из 1,00
Функция социального обеспечения направленная на стимулирование воспроизводства народонаселения страны, что необходимо для нормального развития государства:
Выберите один ответ:
Баллов: 1,00 из 1,00
Функция социального обеспечения, отражающая взаимосвязь социального обеспечения и социальной системы общества:
Все, что вам надо знать о юридически значимой переписке: бумажной и электронной
В любимых нами американских сериалах часто встречается эпизод, когда притворяющийся курьером или случайным прохожим человек вручает герою увесистый пакет и сообщает, что тому пришла повестка. Герой меняется в лице: он понимает, что деваться некуда, повестку он получил. Лео Месси, чтобы сообщить «Барселоне» плохие новости, использовал специальную испанскую технологию доставки сообщений, которая называется “бюрофакс” (собственно, заинтересовавшись кейсом Лео, мы и решили затронуть эту тему).
В России тоже бывают случаи, когда нужно не просто отправить документ, а еще и зафиксировать факт его отправки и получения. Например, если нужно уведомить работодателя об увольнении, сообщить компании о прекращении договора или отправить производителю претензию к качеству товара. В подобных случаях закон предусматривает использование юридически значимых сообщений.
Про юридически значимую переписку в сети можно найти много мифов – вроде «я не открою письмо с повесткой, значит, я его не получу, и мне ничего не будет» или «отправлять заказное письмо электронно – ненадежно». В этой статье мы собрали ответы на самые популярные вопросы, которые касаются обмена юридически значимыми сообщениями в России, чтобы вы точно знали зачем, когда и как ими правильно пользоваться.
Что такое юридически значимые сообщения
К юридически значимым сообщениям Гражданский кодекс РФ относит разные форматы передачи информации, но все они преследуют одну цель — донести сведения, имеющие юридический вес. Другими словами, чтобы можно было использовать этот факт в суде и убедительно доказать, что мой контрагент все же получил мое сообщение. Такие сообщения выполняют две основные функции: выступают основанием для появления, изменения или прекращения прав и обязательств, а также определяют дату наступления правовых последствий.
Какими они бывают?
Видов юридически значимых сообщений много – юристы придумали и пользуются массой разных форматов: заявления, обращения, уведомления, требования, разрешения и другие. Правильнее сортировать их по целям, для которых они используются.
Информативные сообщения уведомляют о смене реквизитов, гендиректора, адреса, позволяют официально запросить информацию, уставные документы для проверки контрагента.
Регулятивные сообщения нужны для обмена договорами, актами, дополнительными соглашениями, а также для уведомления о прекращении действия договора.
Есть правообеспечительные сообщения: досудебные претензии, связанные с неисполнением обязательств или плохим качеством товара, а также требования об оплате задолженностей и тому подобное.
Важно, что сообщения эти бывают как бумажными, так и электронными. Их главное свойство – то, что юридические последствия совершенно точно наступают в момент доставки. С этим и связан самый большой миф.
Если я не приму письмо у почтальона или не открою его в личном кабинете – считается, что я его не получил?
Если почтальон пришел и не застал вас, или же вы отказались от получения, на извещении все равно ставится отметка о том, что вас известили. То же самое будет, если вы решите не открывать электронное уведомление. Но такой расклад не в ваших интересах. Потому что по факту вы письмо не прочитали, но с точки зрения закона формально извещены и начинаете нести ответственность. Такая норма установлена Гражданским кодексом. В п. 1 ст. 165.1 ГК РФ написано, что отправление считается доставленным даже в тех случаях, когда оно поступило адресату, но по обстоятельствам, зависящим от него (это важно!), не было вручено или тот не ознакомился с ним. А это значит, что если вы указали неверный адрес, не живете там, куда пришло письмо или не забираете его в отделении – все равно считается, что вы его получили. Резюмируя: адресат сам отвечает за получение и неполучение юридически значимых сообщений.
Точно так же суд не принимает аргумент о сломанном почтовом ящике. Считается, что получатель должен сам беспокоиться о сохранности ящиков.
Чтобы не пропускать письма и уведомления о них, можно подключить электронную доставку в мобильном приложении Почты. Для этого зайдите в раздел «Еще», там выберите «Настройки» и включите бегунок в разделе «Госпочта». 
Эта услуга выручает, если вы не живете по месту прописки или часто переезжаете, но при этом хотите быть в курсе всех важных сообщений. После подключения вы будете получать письма, где бы ни находились, и сможете отвечать на них из личного кабинета.
Если получатель не заходит в личный кабинет для получения ЭЗП, то как только истечет срок хранения, письму присвоят статус «возвращено в связи с истечением срока хранения». Как и в случае с бумажными письмами, такой статус означает, что отправитель вас уведомил.
Как отправлять юридически значимые сообщения
Юридические последствия для получателя возникают в момент доставки, поэтому
в интересах отправителя передать сообщение так, чтобы получить доказательство того, что адресат его принял. Если дело дойдет до судебного спора, то самым надежным подтверждением вручения будет письменное, а не устное уведомление.
Есть четыре способа передать юридически значимое сообщение.
Cамый надежный способ – отправить его заказным письмом с уведомлением о вручении. Заказное письмо можно отправить как на бумаге, так и электронно (кстати, для электронного взаимодействия это единственный возможный вариант). Помимо него есть еще три способа передать документы на бумаге:
- вручить лично;
- доставить курьером;
- переслать ценным письмом с описью и уведомлением о вручении.
Как правильно вручать юридически значимые уведомления лично?
Очевидно, не стоит передавать документы «из рук в руки» без подписи. Доказать такое вручение в суде будет невозможно. Подпись надо получить на втором экземпляре документа: в отметке должны быть указаны фамилия и инициалы получающего, подпись, дата получения и текст «документ получен». Передавать уведомление необходимо только тому, кому оно адресовано, или его уполномоченному представителю.
Если человек не хочет принимать документ и ставить отметку, то есть другие способы вручить уведомление. Для этого понадобятся два живых свидетеля. В их присутствии можно оставить один экземпляр получателю и сделать отметку об отказе на экземпляре отправителя. В таком случае вам надо взять у свидетелей данные – Ф.И.О., место регистрации, паспортные данные, контактные телефоны и попросить поставить подписи под отметкой об отказе.
Если юридически значимое сообщение доставляет курьер, то тут действуют те же правила, что и при личной передаче: важно письменно зафиксировать либо факт передачи, либо отказ от вручения.
Такой способ не гарантирует, что суд примет отметку от отказе как достаточное доказательство, но шансы на это, при соблюдении правил вручения, высокие.
Но все же более надежным способом остается отправка заказного письма, так как зафиксировать факт отправки через Почту проще, чем ехать лично ко второй стороне и искать свидетелей в случае отказа.
Задача заказного письма — подтвердить, что адресат получил важный документ: договор, счет, акт или претензию. Поэтому у заказных отправлений есть трек-номер для отслеживания и их вручают получателю лично под подпись или представителю по доверенности. Если адресата нет на месте – ему отправляют уведомление о том, что письмо ждет на почте. В отличие от обычного письма, момент передачи сообщения является официальным свидетельством того, что адресат получил информацию от отправителя.
Вот тут мы уже рассказывали о том, что такое заказное письмо и как оно работает, а сейчас подробно обсудим аспект юридической значимости.
Как зафиксировать содержание бумажного письма?
Чтобы получатель не сказал, что вы отправили ему чистые листы вместо важного документа, можно составить опись содержимого. Но отправить заказное письмо с описью вложения нельзя, поэтому для подтверждения содержания оформляют ценное письмо. Ценное и заказное письма похожи – у них есть трек-номер и они вручаются лично в руки адресата под подпись.
Для оформления ценного письма с описью возьмите в отделении почтовой связи бесплатный бланк ф.107 или заполните его в личном кабинете на сайте pochta.ru.
В него нужно вписать перечень документов, их количество и объявленную ценность. Например «Досудебная претензия – 1 шт – 100 рублей». Для документов без оценки в графе «Объявленная ценность» ставят прочерк.
Заполняйте бланк внимательно – в нем ничего нельзя исправлять. Возьмите с собой документы в двух экземплярах – первый вы отправите, а второй останется у вас. Письмо с бумагами передайте сотруднику отделения в открытом виде. Он сверит содержимое конверта с тем, что указано в бланке и поставит подпись и печать.
Как отправить заказное письмо
При отправке через Почту можно выбрать вид пересылки – на бумаге или электронно, через сервис Электронных заказных писем.
При оформлении бумажного заказного письма сотрудник Почты выдаст квитанцию с уникальным номером для отслеживания и оттиском календарного штемпеля, подтверждающего дату отправки документов.
При отправке электронного заказного письма отправитель — государственный орган, компания или частное лицо — загружает письма в электронном виде в почтовую систему. Если у получателя включена электронная доставка, то мы перешлем ему сообщение онлайн, а если нет — напечатаем в центрах гибридной печати и доставим на бумаге.
А мое письмо не прочитают в печатном цехе?
Нет. Конфиденциальность переписки обеспечивается как технологиями печати, так и внутренними правилами. Процесс распечатки и упаковки электронных заказных писем устроен так, что человек не имеет доступа к содержанию. Печать и конвертование в центрах гибридной печати автоматизированы. А у сотрудников цеха в трудовом договоре прописана уголовная ответственность за доступ к содержимому письма.
Как начать получать и отправлять заказные письма в электронном виде?
По умолчанию заказные письма и уведомления о них приходят в почтовый ящик. Но можно подключить электронное получение, и тогда заказные письма будут появляться в личном кабинете zakaznoe.pochta.ru, в мобильном приложении Почты России и на Госуслугах.
Чтобы начать получать письма электронно, зарегистрируйтесь на zakaznoe.pochta.ru, включите в настройках доставку электронных писем и укажите, куда вам могут приходить письма: адреса регистрации, проживания и работы. Помимо действующих, укажите и прошлые адреса. Если у какого-то отправителя в базе окажется ваш старый адрес, письмо до вас все равно дойдет.
После подключения сообщения начнут приходить и храниться в электронном виде в личном кабинете, где их можно будет прочитать в любое время. Через ЭЗП уже сейчас можно получать штрафы ГИБДД, постановления от Федеральной службы судебных приставов, повестки от мировых судей и других ведомств.
Оповещения о новых заказных письмах можно получать по электронной почте, СМС и через push-уведомления. Для этого укажите номер мобильного телефона и электронную почту в настройках личного кабинета.
Электронное получение можно отключить в любой момент, и тогда заказные письма снова будут приходить на бумаге. Подключение к сервису и получение писем – бесплатно. Отправка одного электронного заказного письма стоит 64 рубля 80 копеек.
Для отправки электронного заказного письма из личного кабинета zakaznoe.pochta.ru нужно выполнить следующие шаги:
- Войти в личный кабинет zakaznoe.pochta.ru, пройдя авторизацию.
- Нажать на кнопку «Новое письмо» и выбрать кому его направить — организации или частному лицу.
- Заполнить ФИО или название/ИНН/ОГРН, если письмо в адрес организации.
- Ввести адрес получателя и отправителя.
- Прикрепить PDF-файл объемом не более 5 страниц, весом до 1 МБ. Файл может содержать как текст, так и изображения или фотографии.
- Нажать «Оплатить и отправить».
Можно ли отправить юридически значимое письмо не через Почту России?
Бумажные заказные письма можно отправлять через любого оператора почтовой связи, включенного в реестр операторов почтовой связи Роскомнадзора. А вот электронные заказные письма – нет. Их могут доставлять только операторы федеральной почтовой связи, среди которых только Почта России имеет сервис для обмена электронными юридически значимыми письмами.
Если вы передаете письмо в адрес компании, то важно проследить, чтобы документ занесли в журнал регистрации корреспонденции и присвоили ему номер. Этот номер нужно будет проставить и на вашем экземпляре.
Где гарантия того, что электронное письмо отправлено без изменений?
Письмо, отправленное в электронной форме через сервис ЭЗП, сохраняется в архиве в формате pdf, где его всегда можно найти, посмотреть и если нужно – распечатать для подтверждения содержания.
Еще электронные заказные письма подписываются усиленной квалифицированной подписью, которая выступает гарантией того, что в них ничего не изменяли и что сообщение было создано именно тем, кто его отправил.
Пересылаются такие письма по защищенным каналам передачи данных в соответствии с требованием ФЗ «О персональных данных». Почта России несёт ответственность за конфиденциальность переписки согласно статье 63 о тайне связи Федерального закона (126-ФЗ). Клиенты получают уведомление о письме на той площадке и тем способом, который выбрали при подключении.
Сколько хранится заказное письмо?
Срок хранения бумажного заказного письма в Почте России – 30 дней. Отсчет стартует со следующего после его прибытия рабочего дня. Когда срок истекает, письмо возвращают отправителю, который и оплачивает стоимость этой пересылки. Если и отправитель в течение 30 дней не забирает конверт, то письмо отправляют на временное хранение и через 6 месяцев уничтожают.
Если почтовое отправление прибыло в отделение почтовой связи 1 октября, то срок хранения начнет отсчитываться со 2 октября (при условии что этот день в конкретном отделении рабочий), а закончится 31 октября. 1 ноября письмо отправят обратно.
Адресат может продлить срок хранения заказного письма до 60 дней. Для этого нужно написать заявление в свободной форме или на специальном бланке заявления-распоряжения, который выдают на почте.
Электронное заказное письмо хранится в архиве личного кабинета zakaznoe.pochta.ru бессрочно. Но вот для вручения электронного письма есть свои сроки: для обычного – 30 дней, для судебных и административных – 7 дней.
Как подтверждается факт вручения письма?
У бумажных заказных писем для подтверждения доставки есть статусы «доставлено для вручения в отделение» и «вручено». В электронной системе им соответствуют статусы «доставлено для вручения электронно» и «вручено».
После перехода на электронную доставку личный кабинет на сайте zakaznoe.pochta.ru или в мобильном приложении становится аналогом почтового ящика. Поэтому для электронных сообщений отметка о вручении проставляется в момент, когда пользователь попадает в личный кабинет.
Что делать, если заказное письмо потерялось?
Вообще письма теряются невероятно редко. Чтобы исключить человеческий фактор из обмена юридически значимыми письмами, лучше отправлять их через сервис ЭЗП. Тогда письмо точно не потеряется из-за проблем вроде вскрытого почтового ящика. Ну а если вы отправили заказное письмо на бумаге и оно потерялось – стоит написать заявление на розыск или претензию на недоставленное письмо.
Что делать, если получатель не хочет принимать электронное заказное письмо, а требует бумажное?
ЭЗП входят в состав письменной корреспонденции – то есть существуют в юридическом поле наравне с обычными бумажными и заказными письмами. Это подтверждается главой 6 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234. Пункт 10.
Но есть нюанс – если в договоре оговорена именно письменная коммуникация и непременно на бумаге, с наличием живой подписи и печати, то получатель имеет право не принять письмо в электронном формате, даже когда это вполне законное ЭЗП.
Как устроен обмен юридически значимыми письмами для B2B
Если нужно отправить много писем клиентам, достаточно один раз загрузить файл с сообщением в личный кабинет, а Почта позаботится об отправке. Тем, кто получает письма электронно, они придут в личный кабинет, а бумажные мы распечатаем, упакуем и доставим вживую. Крупные юридические лица уже подключают свои информационные системы к сервису ЭЗП и отправляют письма в электронном формате, потому что это существенно экономит бюджет на доставку.
Бизнес может не только отправлять письма электронно, но и получать их. Например, крупные компании, связанные с логистикой и автобизнесом, получают тысячи писем от ГИБДД ежедневно. Представьте всё это в бумажном виде — печать, доставка, каждый конверт нужно открыть и внести данные в свою систему. А благодаря интеграции с ЭЗП такой объем писем принимается и обрабатывается в электронном виде, что гораздо проще и удобнее.
А что делать юр.лицам, у которых юридический и фактический адрес отличаются?
Лучше, конечно, чтобы они совпадали. Но если адреса все же разные, и письма приходят на юридический адрес, где вас обычно не бывает, то стоит подстраховаться особыми правилами в договоре: во-первых, указать, что вся официальная корреспонденция должна направляться только на опредёленный адрес (почтовый), во-вторых, добавить в адресный блок электронную почту для такой переписки.
Имеет ли переписка по электронной почте юридическую силу?
Для того чтобы электронную почту признали законным каналом для обмена документами с юридической силой, нужно выполнить несколько обязательных условий.
Нужно прямо описать в договоре, что вы переписываетесь по электронной почте, и указать в договоре адрес. Само собой, это правило придется соблюдать. Когда в договоре указан определенный email, то нельзя не только направлять документы на какой-то другой адрес (даже в том же корпоративном домене), но и использовать другие электронные средства связи, не предусмотренные договором. Если в договоре указан адрес секретаря, а вы отправили требования или счета на email директора или в whatsapp, то суд не признаёт такие сообщения юридически значимыми.
Когда переписка по email прописана в договоре, арбитражные суды могут отнестись к ней лояльно. В судебной практике описано уже много случаев, когда суд признавал законность обмена документами по электронной почте.
Чем электронное заказное письмо отличается от email?
Чтобы использовать email для бизнес-переписки, нужно предварительно договориться об этом с партнерами. А вот электронные заказные письма «Почты России» допустимо направлять без согласования: они всегда юридически значимы и на них можно спокойно ссылаться в деловых и судебных спорах. Переписка через сервис электронных заказных писем, в отличие от электронной почты, работает на основании законодательных актов, специально регулирующих такую почтовую услугу, поэтому она надежнее обычного email.
Кроме того, ЭЗП подразумевает наличие третьей стороны – Почты, которая подтверждает факт отправки и получения. В случае с электронным письмом получатель может сказать, что ничего не получал и вы не сможете доказать обратное. А если привлечете нотариуса и подтвердите факта отправки, то будет сложно предоставить суду доказательства того, что письмо было доставлено в чужой электронный почтовый ящик.
Так что приоритет по-прежнему остается за традиционными почтовыми отправлениями. А значит для бизнес-переписки лучше подстраховаться и грамотно сформулировать положения договора о том, как и куда вы будете направлять уведомления, в том числе по электронной почте.
Объем бумажной корреспонденции постепенно снижается, в 2019 году он упал на 3%. Это происходит из-за того, что отправители переходят в другие, более удобные для них каналы общения – в электронную почту, на Госуслуги. Мы видим этот тренд и поэтому создали zakaznoe.pochta.ru – удобный инструмент для электронной переписки, который ускоряет обмен письмами, снижает расходы на отправку и является более достоверным и надежным источником в случае споров.
При общем количестве письменной корреспонденции в 450 млн в год, на электронные заказные письма в 2019 году приходилось 73 млн штук, а в 2020 мы ожидаем рост до 110 млн.
С ЭЗП у отправителя появляются новые преимущества – упрощенное оформление писем, долгое хранение, доступ к архиву. И на сегодня только этот формат соответствует законодательным требованиям, которые предъявляют к бумажным юридически значимым отправлениям.
Сервис ЭЗП охватил уже почти всю Россию – к нему подключены 80 регионов и для полного покрытия осталось всего 5. Сейчас мы работаем над дружелюбностью сервиса – хотим сделать его проще, увеличить объем отправляемых файлов, работаем над тем, чтобы пользователи получали письма там, где им удобно. Например, до конца 2020 года заказные письма появятся в Сбербанк Онлайн.
Еще у нас в планах увеличивать охват ЭЗП, чтобы к сервису подключалось больше клиентов-отправителей и получателей, особенно государственных органов. Это позволит людям проще обмениваться письмами не только друг с другом, но и с ПФР, налоговой, ГИБДД и другими службами.
Правила деловой переписки: нюансы отправки традиционных и электронных сообщений
Что это? Деловая переписка подразумевает не только привычные письма в конвертах на официальных бланках. Сейчас ее большая часть ведется с использованием электронной почты, а с недавних времен к ней добавились и многочисленные мессенджеры.
Почему важна? Важность деловой переписки сложно преувеличить, как и грамотного ее ведения. Из нашего материала вы узнаете, каких правил следует при этом придерживаться и каких ошибок избегать.
В статье рассказывается:
Что такое деловая переписка
Деловая переписка ведётся исходя из определённых норм и правил, которые необходимо знать. Во избежание проблем с составлением документов и писем, нужно изучить основные моменты.
Деловая переписка — это обширное понятие, которое подразумевает многочисленные виды официально-деловых документов, относящихся к информационно-справочным материалам. Деловая переписка классифицируется различными способами.
Принятие и выполнение административных постановлений не обходится без служебной переписки:
- При формировании и принятии решений деловую корреспонденцию применяют для получения информации, которая может упростить этот процесс.
- При выполнении уже принятого решения деловую переписку используют для того, чтобы сообщить коллегам информацию о ходе или сроках выполнения того или иного проекта.
Согласно статистике, чем выше экономический рост и бизнес-активность, тем больший объём деловой переписки:
- рост валового внутреннего продукта на 1 % приводит к росту деловой корреспонденции на 1 %;
- количество писем на душу населения по разным странам составляет: в США – 700, во Франции – 432, в Германии – 252, в Чехии – 68, в Польше – 48, в Бразилии – 26, в Индии – 15, а в Российской Федерации – 8.
Распределение доли служебной переписки в РФ выглядит так:
- 63 % – население;
- 22 % – коммерческие организации;
- 15 % – бюджетные организации.
Скачивайте и используйте уже сегодня:
Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023
Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда
Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка
Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием
ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains
Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽
Деловая корреспонденция предприятий составляет 70-75 % от общего количества документов.
Юридическую силу имеет лишь та деловая переписка, которая составлена:
- без нарушений и в соответствии с официальным порядком оформления;
- с учетом действующего законодательства;
- только компетентным в этом вопросе лицом.
Если вам нужно, чтобы документы, отпечатанные на бумаге, имели юридическую силу, то воспользуйтесь специальными бланками и набором реквизитов. Как правило, это:
- название компании или имя компетентного лица, которое является автором письма;
- справочные данные об авторе;
- подпись автора;
- иногда – печать предприятия.
Документы для внутреннего обмена данными компании называют «внутренней перепиской»:
- докладные;
- служебные;
- объяснительные записки;
- справки;
- предложения;
- представления.
В сфере управленческой деятельности деловая переписка выполняет множество функций.
- Информационная функция заключается в том, что деловая переписка помогает сохранить важную информацию.
- Коммуникативная функция. С помощью деловой корреспонденции сотрудники держат связь между собой, с руководством и другими компаниями.
- Социальная функция. Решает различные социальные задачи, прежде всего, отвечая информационным потребностям.
- Правовая функция. Выступает доказательством при судебных исках.
- Управленческая функция . Деловая переписка иногда инициирует решения руководителей и помогает их осуществить.
- Культурная функция. С помощью деловой корреспонденции могут передаваться этнические и национально-культурные аспекты документов.
- Историческая функция. Может передавать обществу информацию из истории.
Процесс правового регулирования не предусматривает применение деловых сообщений. Нормативно-правовые акты издаются как правила, положения, инструкции, постановления, приказы, распоряжения, но не в виде писем и сообщений.
Структура делового письма
Рассмотрим, что входит в структуру делового письма в настоящее время.
- Данные отправителя и дата подготовки письма.
- Адрес получателя, причем нужно указать конкретного корреспондента (руководителю отдела маркетинга) или отдела (например, «отдел продаж компании «НатурСтрой»).
- Обращение во вступительной части: «Уважаемый Сергей Валерьевич», «Уважаемые коллеги».
- Основной текст, который состоит из двух частей. В первой части изложены причины или цели письма, во второй — выводы, просьбы или предложения.
Правила оформления делового письма
Хотя электронная переписка используется повсеместно, однако деловые письма всё ещё отправляют и на бумаге. В связи с этим, стоит обращать внимание на внешний вид письма, так как он создаёт первое впечатление о компании-отправителе. Очень важно оформлять деловую переписку с соблюдением следующих правил:
- Печать должна производиться на фирменных бланках из качественной бумаги, на которых разборчиво указывают полные данные отправителя.
- В письмах иностранным партнёрам данные отправителя прописывают на английском языке.
- Перед тем как вкладывать письмо в конверт, его сгибают (лучше 1 раз) текстом внутрь. Очень важные письма отправляют в больших плотных конвертах, чтобы не сгибать лист.
- И на конверте, и в самом письме могут быть указаны все реквизиты, включая фирменный логотип.
- Адрес получателя указывают только на конверте. Если используется конверт с прозрачным окошком, то адрес получателя пишут на самом письме в правом верхнем углу. После этого лист сгибают таким образом, чтоб адрес было видно в прозрачном окошке.
- Адрес отправителя указывается как на конверте, так и на листе письма.
Нюансы ведения деловой переписки внутри компании
Существует и внутренняя переписка среди сотрудников компании. Цель такой коммуникации может быть разной, но соблюдение определенных правил является обязательным.
Правила деловой переписки внутри предприятия:
- пишем строго по делу и коротко;
- всегда указываем дату;
- используем «вежливую формулу» в завершение и подпись.
Например, письмо от руководства или коллег, написанное имениннику или работнику за высокие результаты труда. Рассмотрение проектов в компании проводится в том числе перепиской с частичными элементами служебного письма: обязательным является указание темы, приветствие, краткое изложение смысла, вежливое завершение и печать.
Написание делового электронного сообщения
Письма для электронной переписки, как и на бумажном носителе, должны включать ряд элементов, которые будут информативны и удобны с практичной точки зрения. Правильно составленное письмо дает гарантию получения корректного и оперативного ответа, а также конструктивного подхода в решении вопроса.
ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains
20 профессий 2023 года, с доходом от 150 000 рублей
Чек-лист «Как успешно пройти собеседование»
Чтобы зарегистрироваться на бесплатный интенсив и получить в подарок подборку файлов от GeekBrains, заполните информацию в открывшемся окне
Часто организации владеют собственными почтовыми серверами и программами, а также имеют фирменный стиль оформления электронного письма и внутренние правила ведения деловой переписки, которые дополняют общепринятые стандарты.
- Адресат. В строке адресата всегда указывается один адрес.
Это не только уважение к собеседнику, но и возможность уберечь его e-mail от нежелательных рассылок и спама.
- Копия письма адресата заполняется с определенной целью.
При отправлении письма основному адресату можно отметить другого в графе «копия». Таким образом отправитель уведомляет второго собеседника о происходящем, не требуя при этом ответа или участия в переписке.
- Тема письма: конкретность и уникальность.
Максимальная конкретика в выбранной теме поможет адресанту и адресату лучше сориентироваться и различать проблемы и задачи, например, не «Отчет от Лены», а «Отчет. Апрель 2018. Черновой вариант». Имя в названии нет смысла указывать, так как оно будет известно адресату из вашей электронной почты.
- Тело письма должно содержать 3 ключевых элемента.
Первая часть включает в себя приветствие, если вы в этот день еще не вели переписку, и обращение. Вторая часть – это изложение вопроса: презентация себя (если письмо первое), напоминания о целях и задачах, описание проблемы и путей ее решения. Третья часть – просьба или призыв к действию.
- Функция оповещения о прочтении письма требует деликатности.
Эту функцию используют при особой важности письма, когда ситуация не позволяет спросить о получении, например, по телефону. Адресат на подсознательном уровне ощущает смутные неясные обязательства, поэтому лишний раз эту функцию лучше не использовать. Корректнее и не столько категорично будет вежливо в конце письма попросить сообщить о прочтении.
- Подпись требует лаконичности и в то же время ёмкости.
Можно ограничиться фамилией и именем в стандартной формулировке «С уважением». Подпись, включая ФИО, должность, название компании и контактные данные, должна занимать не более 7 строк. Помимо электронной почты, лучше указать и дополнительные контактные данные, например, телефон, Skype, ICQ, Viber и т.д.
- Вложения: главное – предупредить и корректно именовать файлы.
Согласно сетевому этикету, необходимо указать информацию о прикрепленном документе: его формат, объем и содержание. Размер вложения не должен превышать 3-5 MB. Название и тема должны быть лаконичными, конкретными и уникальными.
- Допускается 2-3 часа ожидания ответа для срочного письма.
Реакцией на срочные или отмеченные важными письма может быть предупреждение о том, что письмо получено и информация будет учтена. Если задача подразумевает длительное рассмотрение, то адресант должен указать время, за которое необходимо дать ответ на вопрос.
Одного дня обычно достаточно для того, чтобы дать ответ на электронное письмо. Если ответ не получен по истечении трех дней, то по правилам этикета допустима отправка повторного письма или связь с адресатом посредством телефона, Skype или другого мессенджера. Молчание в ответ на повторный запрос или в течение недели со дня отправки письма расценивается как нежелание вести деловую переписку.
Топ правил ведения деловой переписки в мессенджерах
Общение в мессенджерах требует соблюдения этикета, причем не только в повседневности, но и на работе. Ниже приведены основные правила деловой переписки в мессенджерах.
Время общения
Начнем с простого: в конце рабочего дня закрывайте переписку. Вечер – время отдыха от назойливых уведомлений.
Голосовые сообщения
Голосовые сообщения очень удобны, однако многих они раздражают. Часто обстановка вокруг не располагает к прослушиванию таких месседжей. По статистике около 31 % пользователей из России не по душе аудиосообщения. Постарайтесь выразить свои мысли в текстовом формате, так как, если понадобится найти сообщение, будет проще это сделать при помощи «поиска», а аудио может затеряться.
Перед тем как отправлять голосовое сообщение нужно, чтобы собеседник подтвердил, что может его прослушать. Говорите четко по делу, а также отправьте небольшое сопроводительное сообщение к речи, чтобы можно было в любой момент восстановить в памяти, о чем говорилось в аудио, не прослушивая его повторно.
Грамматика
Общаясь с коллегами и руководством в мессенджерах, нужно обращать внимание не только на формулировку выражений, но и на орфографию. Чтобы не выставить себя безграмотным человеком, перед отправкой сообщения всегда перечитывайте его, дабы не допустить ошибок. И помните, Т9 – ваш враг. По возможности, пользуйтесь версией мессенджеров на ПК – там удобнее проверить и исправить ошибки, чем в телефоне.
Допустимое неформальное общение
Планка делового этикета немного снизилась с переходом на общение в мессенджерах. Неформальный вид коммуникации сегодня стал уже нормой: можно легко пожелать всем хорошего дня или успехов в предстоящем мероприятии. Но важно знать меру и не забывать, что здесь вы ведете деловую переписку, а не «чатитесь» с подружкой. Например, в очередные волны гриппа или ковида вместо стандартных «Доброго всем утра и хорошего дня!» уместнее написать, например, «Желаю всем только 36,6!».
Краткость – сестра таланта
Чаты мессенджеров не предназначены для «простыней» текста. Наоборот, здесь в почете краткость и лаконичность. Есть одно правило: в одном сообщении – только одна идея. И никогда не отправляйте сообщение, в котором только одно слово, еще и несколько подряд. Это очень раздражает в личных переписках, а в деловых совсем неуместно. Старайтесь не использовать двусмысленные фразы, красочные описания и канцеляризмы.
Личное – в личку
Краткое, но актуальное правило. Достичь понимания в деловой сфере не всегда просто, однако писать какому-то одному человеку в общем чате неприемлемо. Если возник конфликт с кем-то конкретно, лучше перевести общение в личные сообщения.
СМС и переписка в мессенджерах как доказательство в суде по гражданским и арбитражным делам
Долгое время вопрос о возможности использования в суде переписки по СМС либо в мессенджерах (What’s App, Viber, Telegram и т.д.) являлся дискуссионным, однако к настоящему времени позиция судов вполне сформировалась: переписка в принципе может использоваться в доказывании.[1]
Обновленная редакция ч. 1 ст. 71 ГПК РФ[2] отнесла материалы, полученные в том числе с помощью информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», либо выполненные иным позволяющим установить достоверность документа способом, то есть подход, заложенный ранее в ст. 75 АПК РФ (тоже о письменных доказательства) был перенесен и в гражданский процесс (теперь АПК РФ вышел даже более консервативным).
В связи с этим, наибольшую актуальность приобретает не сам по себе вопрос о том, можно ли в принципе использовать такую переписку в качестве доказательств, а то, каким образом оптимально использовать её. Иным словами, как оформить эти доказательства?
Представляется, что основных варианта у нас два: обеспечение доказательств у нотариуса, либо самостоятельное закрепление доказательств.
Обеспечение доказательств у нотариуса.
Такой вариант представляется предпочтительным. Обеспечение доказательств производится нотариусом в порядке ст.ст. 102 – 103 Основ законодательства о нотариате[3] В данной ситуации нотариус фактически выполнит функции суда, осмотрит телефон, и составит протокол. Этот протокол будет соответствовать всем формальным требованиям как доказательство, соответственно, дальнейшее будет зависеть: а) от полноты содержания этого доказательства и б) от того, сможете ли вы доказать остальные имеющие юридическое значение обстоятельства (например, принадлежность номера абонента конкретному лицу).
Недостатком этого способа является лишь его относительная дороговизна (в сравнении с обеспечением доказательства самостоятельно, которое, само собой, бесплатно), и хлопотность (необходимо идти к нотариусу, извещать стороны, и так далее – в последний момент сделать не удастся).
Однако, все эти «неудобства» полностью компенсируются самим фактом того, что вопрос формы доказательств у суда точно никаких сомнений не вызовет. Тем более, что с 01.01.2015 г. обеспечивать доказательства можно даже если дело уже находится в суде (т.е. подали иск и тут же к нотариусу – теперь так можно).[4]
Самостоятельное оформление.
Здесь жестких правил нет, поэтому каждый выходит из положения как может. Некоторые делают т.н. «скриншоты» и заверяют их (а иногда даже не заверяют, а просто предоставляют суду – чаще такое можно встретить в гражданских делах в суде общей юрисдикции). Другие печатают текст сообщений на бумаге, называют его «акт осмотра» или «распечатка», и предоставляют в таком виде суду (актуально для т.н. «обычных» телефонов, «не-смартфонов»). Однако, в любом случае суду необходимо будет представить непосредственно сам телефон с перепиской. Без него доказательственная сила ваших «распечаток» и «скриншотов» стремится к нулю. И тут мы осознаем самое главное слабое место такого способа оформления доказательств. Что если телефон будет утерян, либо из памяти удалятся (по любой причине, будь то вирус, ошибка пользователя, и т.д.) сообщения? Ответ прост. Доказательств у вас, вероятнее всего, больше не будет. Соответственно, экономя на нотариусе, мы рискуем остаться ни с чем.
Более того, в некоторых случаях такие самодеятельные доказательства суд может и не принять в принципе, как это случилось при вынесении Постановления Арбитражного суда Уральского округа от 18 ноября 2016 г. N Ф09-9930/15 по делу N А50-7834/2015, где было отмечено, что суд не принимает «таблицы вызовов по телефону (не заверенные оператором связи), фотоснимки смс переписки (не заверенные оператором связи)».
Нюансы использования.
Однако, мало доказать наличие СМС-переписки (а равно и переписки в мессенджере). Принимать-то суд её принимает, да вот возникают сразу два типичных вопроса. Первый: а как доказать, что именно этот номер принадлежит именно тому лицу, о котором идет речь?
Здесь есть несколько вариантов.[5] Если сотовый телефон зарегистрирован на нужное вам лицо, достаточно запросить эти сведения у оператора (наряду с другими сведениями, о чем ниже) в порядке истребования доказательств. А если телефон оформлен на иное лицо или на организацию? Тут уже необходимо проявить некоторую изобретательность. В первую очередь, факт принадлежности может следовать из самой переписки (или переписки с другими людьми – например, если отправитель представился). Далее, телефон может быть указан в официальных документах (письмах, договорах, соглашениях) или, на худой конец, на визитках. Не лишним будет сослаться на интернет-сайт, если там есть такая информация (содержание страницы тоже рекомендуется удостоверить у нотариуса). В общем, использовать все доступные способы.
Второй актуальный вопрос – доказать сам факт передачи сообщений. Другая сторона может оспаривать, что она направляла или получала какие-либо сообщения (например, заявляет, что переписка сфальсифицирована). В случае с СМС это легко проверяется детализацией сообщений (её лучше запросить заранее, во избежание недоразумений). Естественно, переписку лучше соотнести с детализацией еще до процесса с целью выявления возможных фальсификаций.
Лично я предпочитаю оформление таких соотнесений в табличке вроде этой:
Событие по данным оператора
Событие в памяти телефона
11.01.2018 г. 10:12
СМС-сообщение от абонента «Василий Сидоров» с текстом «На работу не выйду, буду увольняться!»
Можно, конечно, воспользоваться любым другим вариантом. В любом случае, суду будет легче дать оценку этим доказательствам и это, возможно, зачтется!
С мессенджерами ситуация несколько сложнее. Операторы фиксируют интернет-трафик, но идентифицировать его как сообщение проблематично. Здесь остается только ссылаться на то, что добросовестность стороны предполагается (ч. 5 ст. 10 ГК РФ) и предложить другой стороне доказать факт фальсификации (как минимум, предоставить данные своего телефона). Скорее всего, простого отрицания другой стороне не хватит. В особо важных случаях возможно пойти путем проведения, например, компьютерно-технической экспертизы, которая, вероятно, установит подлинный либо фальсифицированный характер переписки в мессенджерах.
Содержание не менее важно, чем форма.
И последнее по порядку, но не по значимости, что часто не берется в учет при использовании переписки, является её неполнота. Как все знают, в сообщениях часто используется сокращения, разговорный язык, который при буквальном прочтении может показаться стороннему исследователю неявным. Сами по себе сообщения часто не понятны вне контекста.
Так, в Постановлении Восьмого арбитражного апелляционного суда от 17 января 2017 г. N 08АП-13836/16 суд указал, что «Из содержания переписки не следует, какие именно документы, кто и у кого запрашивал, какая именно ситуация является предметом переписки (нет описаны обстоятельства утраты груза, реквизиты судна, капитан, договор и т.п.). Переписка не подтверждает факт передачи груза ответчику». В Постановлении Второго арбитражного апелляционного суда от 5 марта 2018 г. N 02АП-606/18 отмечено, что «В указанной переписке отсутствуют реквизиты договоров, помещение не индивидуализировано, личность Олега не установлена и не подтверждено материалами дела наличие полномочий у указанного лица действовать от имени и в интересах ООО».
Иным словами, необходимо не только внимательно отнестись к формальному закреплению этого доказательства (предпочтительно у нотариуса), получению дополнительных доказательств факта переписки (у оператора связи), но и доказыванию связи сообщений с фактическими обстоятельствами дела. Здесь помогут показания свидетелей, документы и иные письменные доказательства, и т.д.
Выводы.
- Переписка по СМС или в мессенджерах однозначно может использоваться в доказывании по гражданским делам.
- Фиксацию переписки лучше проводить у нотариуса во избежание утраты доказательств в будущем. Переписка, закрепленная «кустарным» способом, является доказательством в суде, но требует предъявление на обозрение суда телефона. Если переписка по каким-то причинам в телефоне не сохранится – собранные доказательства не будут иметь никакого значения.
- Помимо оформления переписки как доказательства, необходимо запросить подтверждение факта телефонных соединений и выхода в Интернет у оператора связи.
- Содержание переписки необходимо тщательно проанализировать на предмет её доказательственного значения и восполнить пробелы дополнительными доказательствами (показаниями свидетелей, документами, и так далее).
[1] Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 13 марта 2017 г. N Ф08-1154/17 по делу N А77-986/2015, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 18 ноября 2016 г. N Ф09-9930/15 по делу N А50-7834/2015, Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 5 марта 2018 г. N 02АП-606/18, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 15 ноября 2017 г. N 09АП-50243/17, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28 октября 2015 г. N 15АП-17545/15, Апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Татарстан от 06 апреля 2017 г. по делу N 33-5779/2017, Апелляционное определение СК по гражданским делам Краснодарского краевого суда от 07 февраля 2017 г. по делу N 33-3261/2017, Апелляционное определение СК по гражданским делам Свердловского областного суда от 20 мая 2016 г. по делу N 33-8564/2016, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 14 февраля 2018 г. N 09АП-71125/17, Постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 15 декабря 2017 г. N 06АП-6318/17, Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 июля 2017 г. N 13АП-12179/17. Во всех указанных случаях суды давали оценку СМС переписке и переписке в мессенджерах, а если и вели речь о её недопустимости, то скорее в контексте конкретных обстоятельств дела (по причине недостоверности или неполноты), чем принципиально.
[2] Изменения внесены Федеральным законом от 23 июня 2016 г. N 220-ФЗ и вступают в силу с 01.01.2017 г.
[3] Основы законодательства РФ о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-I
[4] Федеральный закон от 29 декабря 2014 г. N 457-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"
[5] Вариант, когда другая сторона сама признает этот факт, здесь не рассматриваем. Если так – нет проблемы!