4 Требования к бланкам документов
Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.
4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).
4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
— центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
— общий бланк; — бланк письма;
— бланк конкретного вида документа.
4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Какой размер имеют бланки документов формата а4
6 Бланки документов
6.1 Для изготовления бланков документов согласно ГОСТ Р 7.0.8 используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции), и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).
6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 посередине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.
Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
— бланк конкретного вида документа.
Нормативными актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Образцы бланков документов приведены в приложении Б.
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица — реквизит 07.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица — реквизит 07.
6.8. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на государственном языке (государственных языках) республик — справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке — сверху, реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик — ниже).
Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках — русском и английском (рисунок В.8) или ином иностранном языке.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
(п. 6.8 в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)
Форматы бумаги в делопроизводстве
Повсеместное распространение бумаги и постоянная работа с документами, а также широкое применение приспособлений для их хранения – конвертов и папок – потребовало стандартизации и упорядочения форматов применяемой бумаги. В этой статье вы сможете получить подробную информацию о форматах бумаги, которые используются в современном делопроизводстве и принципах их унификации.
Применяемые в делопроизводстве форматы бумаги
Что такое стандартизация форматов бумаги?
Стандартизация форматов бумаги была проведена для того, чтобы существовал определенный порядок в делопроизводстве, применении бумажных изделий и канцелярских товаров, изготовлении документов. Принятый на территории страны в настоящее время ГОСТ 9327-60 регламентирует, на каком формате бумаги исполняются служебные документы. То есть, стандартные форматы сегодня обязательны для подготовки управленческой документации. Они же приняты Международной Организацией по Стандартизации (ISO).
То, какие форматы бумаги используются в делопроизводстве устанавливает метрическая система мер, принятая для расчета. Исходя из этого, площадь основного формата А0 (841×1189мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего, делением большей его стороны пополам. Важно отметить, что все форматы геометрически подобны.
Форматы ряда А различных классов применяют для производства плакатов
Виды форматов бумаги
Форматы делятся на три основных ряда:
- А – содержит 13 классов, от А0 (841×1189) до А13 (9х8).
- B – содержит 12 классов, от B0 (1000×1414) до B12 (15×22).
- C – содержит 8 классов, от C0 (917×1287) до C8 (57×81).
Применение определенных форматов зависит от назначения документа:
- На бумаге формата А4 (210х297) принято оформлять документы, письма, отчетные листы. Это наиболее удобно и экономично с точки зрения использования бумаги.
- С использованием формата A3 (297х420) оформляют иные виды документов, которые содержат графики, диаграммы, таблицы, например – планы, ведомости.
- А5 (148х210) используют для оформления уведомлений и справок.
- А6 (105 х 148) применим для создания различного рода справок, карточек и этикеток.
Формат бумаги А5 используют для оформления справок и уведомлений
Стоит учитывать, что в разных странах существуют различия в форматах потребительских бумаг. Например, в Европе широко распространено применение немецких форматов, тогда как на территории США – североамериканских. По американской системе основной формат — аналог А4 — равен размеру 21,59×27,94см (Letter 81/2 ´ ll in.).
Размеры полей и для чего они нужны
Для удобства использования и стандартизации, каждый документ должен иметь поля – определенное пространство между текстом и краем листа бумаги. Применение полей целесообразно при подшивке документов, проставлении служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее, мм:
- левое поле — 20; верхнее поле — 15;
- правое поле — 10; нижнее поле — 20.
Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, потому как при меньшем размере будет затруднено дальнейшее хранение, оформление документов. Однако поля большего размера разрешены, в некоторых случаях они облегчают работу с бумажным носителем.
Международная Организация по Стандартизации (ISO) утвердила следующий стандарт 3535-1977 «Формуляр-образец и конструкционная сетка», который применяется при оформлении документов. Соответственно, размеры полей должны быть следующие с левой стороны — 20 мм. ± 10; верхнее поле — 10 мм. ± 1,0 мм.
Важно отметить, что в компьютерных программах, даже используемых на русском языке, в качестве установок «по умолчанию» могут быть заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие принятым отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо вручную установить стандартный размер бумаги.
Порядок расчета размеров бумаги форматов разного ряда и класса
Применение бланков в делопроизводстве
Весомым моментом в делопроизводстве является оформление бланков. Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводятся постоянные реквизиты организации-составителя.
Из-за того, что бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера, они имеют принятый комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.
Итак, какие форматы бумаги используются для бланков? В настоящее время для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование форматов АЗ и А6 в случае необходимости. Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:
- левое – 20 мм; верхнее – 15 мм;
- правое – 10 мм; нижнее – 10мм.
То, какие форматы бумаги используются для бланков, зависит от назначения бланка
Можно выделить несколько основных видов бланков:
- Общий – для составления всех видов документов, за исключением писем.
- Для письма – используется для составления письма, содержит контакты организации-составителя.
- Для определенного типа документа – содержит те же реквизиты, что и общий бланк, дополненные конкретным указанием документа, например, «приказ», «распоряжение»;
- Для структурного подразделения – в случае, если предприятие имеет филиалы или подразделения, например, «ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА»;
- Для должностного лица – в случае если бланк адресован конкретному лицу.
Все бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.
Таким образом, применение утвержденных ГОСТ 9327-60 и ISO форматов бумаги, определяющих, какие форматы бумаги используют в делопроизводстве, позволяет выработать стандартную и удобную систему работы с документами, соответствующую потребностям организации.
6. Бланки документов
Для изготовления бланков документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
6.1. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы с отметкой ЭПК должны иметь левое поле не менее 30 мм. Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.
Указание размеры полей документов и размеры полей для каждого отдельного вида документа устанавливаются локальным нормативным правовым актом организации (инструкцией по делопроизводству).
Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими <41>) и/или электронные шаблоны бланков.
<41> Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001 N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587).
Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов (за исключением использования Государственного герба Российской Федерации), порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
6.2. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б к Стандарту. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром, указанные размеры ориентировочных границ зон представляют информацию о допустимых минимальных размерах зон. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой и продольный.
6.3. Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
— бланк конкретного вида документа.
Локальными нормативными актами организации могут устанавливаться: бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица и др.).
Состав реквизитов бланков определяется локальными нормативными актами организации.
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма, и включает следующие реквизиты:
01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания), а также
05 — наименование организации — автора документа;
13 — место составления (издания) документа.
Проставляются также ограничительные отметки для реквизитов:
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа (см. приложение N 9).
Бланк письма включает реквизиты:
01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);
05 — наименование организации — автора документа;
08 — справочные данные об организации.
Включаются также ограничительные отметки для реквизитов:
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
17 — заголовок к тексту.
Бланк письма структурного подразделения дополнительно может также включать реквизит 06 — наименование структурного подразделения — автора письма;
бланк письма должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа; (приложения N 10 и N 11).
Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты:
01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
или (02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);
05 — наименование организации — автора документа;
09 — наименование вида документа;
13 — место составления (издания) документа и, при необходимости, в зависимости от вида документа, — ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту (приложение N 12).
Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06 — наименование структурного подразделения, бланк должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа.
Для обеспечения учета бланков проставляются типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.
6.12. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик:
— угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на языке (языках) республики — справа);
— продольные (реквизиты бланка на русском языке располагаются сверху, языке (языках) республики — ниже).
Для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках — русском и иностранном языке.
Пример бланка для переписки с иностранными корреспондентами:
Федеральное бюджетное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (495) 718-78-74; e-mail: mail@vniidad.ru; http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795; ИНН/КПП 7708033140/771001001
The Federal Budget Institution
«The All-Russian Scientific and Research Institute for Archives and Records Management»
Profsoyuznaya ul., 82, Moscow, 117393
Tel./Fax (495) 718-78-74; e-mail: mail@vniidad.ru; http://www.vniidad.ru
__________ N __________
На N _____ от __________
При переписке с иностранными корреспондентами, адрес в реквизите «справочные данные об организации» оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи Российской Федерации <42>, реквизит «адресат» оформляется в соответствии с правилами оформления почтовых адресов той страны, в которую он направляется.
<42> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).