Электронная трудовая книжка
В 2023 году каждому гражданину заводят электронную трудовую книжку (ЭТК). Ее ведут отдельно от бумажной или совместно. Рассказываем, как ее оформить, как получить выписку, какие сведения в нее включают.
Электронная трудовая книжка
ЭТК — это цифровой реестр, который ведет СФР на каждого трудоустроенного гражданина. В нем отражают прием и увольнение, перевод, переименования организации и пр.
Данные доступны для скачивания в личном кабинете СФР и на Госуслугах.
Как оформить электронную трудовую книжку самому
ТК заводит работодатель на каждого трудоустроенного работника. Направляя отчет в СФР о кадровых изменениях, система формирует ЭТК на гражданина.
Для оформления гражданину не требуется предпринимать никаких действий, СФР автоматически заводит цифровую ТК официально трудоустроенным гражданам на основании отчетов работодателей.
Что выбрать: электронную трудовую книжку или бумажную
ЭТК ведут независимо от наличия или отсутствия бумажной. Оставить бумажный документ или нет — зависит от предпочтения гражданина. Бумажный вариант оставляют граждане, имеющие большой опыт работы и привыкшие к наличию бумажного документа. Его наличие не влияет на порядок назначения пенсии, учета стажа и пр.
Если записей немного и опыт небольшой, целесообразно отказаться от бумаги, поскольку этот документ не требуется для дальнейшей деятельности работника.
С какого числа ввели электронные трудовые книжки
ЭТК ввели 1 января 2020 года. Это был переходный год, до 31.12.2020 граждане должны были определиться: оставить бумажную ТК или нет.
Порядок перехода на электронную трудовую книжку
До 31 декабря 2020 года работники могли выбрать: ведение сведений о работе на бумаге или в цифровом формате. Для этого требовалось написать заявление на имя работодателя. Если гражданин выбирал бумажный вариант, существующую ТК на бумаге продолжали вести совместно с цифровой. Если выбрали цифровую, в бумажной делали запись об ЭТК и возвращали ее гражданину. Если гражданин не подавал заявления или принял решение отказаться от бумажной ТК, необходимо в любое время подать работодателю заявление об отказе от бумажной ТК.
Где получить электронную трудовую книжку
Данные из реестра сведений о работе доступны на Госуслугах и в личном кабинете СФР. Если запросить сведения не получается, необходимо обратиться в СФР для получения распечатки с данными из ЭТК.
Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку
Бумажные ТК сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Бумага добавляет в жизнь бюрократии, государство стремится цифровизировать большинство документов. В случае утери бумажной ТК ее восстановление займет много времени: необходимо собрать справки от бывших работодателей, обратиться в СФР, восстановить записи.
В цифровом формате данные хранит государство. Сведения не потеряются, они доступны в любой момент по запросу гражданина.
Переход на ЭТК позволит сократить объем бумаг и оптимизировать взаимодействие с государством.
Где посмотреть электронную трудовую книжку
Посмотреть сведения о работе можно на Госуслугах или в личном кабинете СФР.
На Госуслугах необходимо сформировать запрос в разделе «Работа и занятость» — «Выписка из ЭТК».
В личном кабинете появится уведомление о выполнении запроса и файл с выпиской, подписанный ЭЦП.
На сайте СФР запрос доступен в разделе «Справки».
Заявление на ведение электронной трудовой книжки
Для отказа от бумажной ТК и перехода на цифровую необходимо подать работодателю заявление. Его составляют в свободной форме с формулировкой:
Работодатель сделает запись в бумажной ТК о ведении ЭТК и вернет документ работнику.
Как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой
Для оформления сотрудника на работу достаточно подписать договор и направить в СФР форму ЕФС-1 (раздел 1 и подраздел 1.1).
Отчет ЕФС-1 направляют не позднее дня, следующего за днем трудоустройства.
Для кадрового учета потребуется выписка из ЭТК о прошлых местах работы, данные необходимы для подсчета стажа в случае ухода сотрудника на больничный. Работодатель не вправе запросить сведения о стаже, сотруднику необходимо самостоятельно запросить данные на Госуслугах в форме выписки из ЭТК.
Как заверить электронную трудовую книжку
При получении выписки на Госуслугах и в СФР ее не требуется заверять. Документ подписан ЭЦП — этого достаточно для придания бумаге юридической силы.
Работодатель вправе выдать выписку о текущем месте работы. Ее оформляют в форме СТД-Р. Выписку заверяют подписью уполномоченного работодателем лица и печатью.
Электронная трудовая книжка не соответствует бумажной, как исправить
Алгоритм зависит от причины ошибки:
- если ошибку допустил действующий работодатель, ему необходимо направить корректирующий отчет ЕФС-1 с верными данными;
- если ошибка допущена бывшим работодателем, необходимо обратиться к нему с требованием о направлении корректирующего ЕФС-1. Просьбу можно передать устно. Если работодатель не отреагирует, напишите заявление с требованием об устранении ошибки. В случае отказа обратитесь в ГИТ;
- если в ЭТК содержатся неверные данные о стаже с прошлых мест работы, до введения ЭТК, обратитесь в СФР для уточнения данных.
Как отказаться от электронной трудовой книжки
Отказаться от цифрового документа нельзя, его по умолчанию ведут на каждого работающего гражданина. Вернуться к бумажной после того, как работник от нее отказался, недопустимо (письмо Минтруда от 14.12.2020 № 14-2/ООГ-18054).
Пока у работодателей сохраняется обязанность по направлению отчетов о кадровых изменениях, ЭТК формируют автоматически.
Электронная трудовая книжка при увольнении
При увольнении работодатель подает сведения в СФР и формирует работнику выписку о сведениях о работе у последнего работодателя.
Данные автоматически вносят в ЭТК.
Выписка из электронной трудовой книжки при увольнении
В последний рабочий день работодатель выдает сотруднику сведения о работе у последнего работодателя по форме СТД-Р. Форма утверждена Приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н и содержит сведения о датах приема, перевода, увольнения.
Ее выдают на бумаге с подписью и печатью работодателя. Если работник не забрал СТД-Р, форму необходимо направить почтой заказным письмом с описью вложения.
В какой программе ведется электронная трудовая книжка
Любая программа для бухучета формирует сведения в ЭТК: 1С, Сбис, Контур и пр.
В разделе «Отчетность» программа сформирует бланк для направления в СФР. Бланк формируется на основании данных о сотруднике и созданного в программе приказа о приеме на работу.
После создания формы документ необходимо подписать ЭЦП и направить в ведомство.
Так выглядит формирование отчета в 1С:
Форму СЗВ-ТД отменили, вместо нее программа формирует ЕФС-1 — названия отчетов исправят после обновления программы.
Образец заполнения электронной трудовой книжки
Так выглядят данные в ЭТК:
Образец журнала учета электронных трудовых книжек
Журнал учета не является обязательным для работодателей. Его заводят для внутреннего учета.
В журнале отражают факт выдачи сотруднику СТД-Р при увольнении.
Сведения о награждениях в электронной трудовой книжке
Сведения о награждениях в документе не отражают. Законом не установлена обязанность работодателя по передаче сведений о награждениях в СФР.
Эти данные потребуются для получения льгот и подтверждения льготного стажа.
Для этого необходимо предоставить первичные документы о наградах — свидетельства, грамоты, приказы и пр.
Как распечатать электронную трудовую книжку
Выписка из ЭТК приходит в личный кабинет в текстовом формате. Ее необходимо скачать и распечатать на принтере. Специальных бланков документ не требует, достаточно печати на чистом листе А4.
Как отказаться от электронной трудовой книжки
Отказаться от ведения электронной трудовой книжки (сокращенно – ЭТК) россияне не могут. Во-первых, такого понятия в действующем законодательстве не существует. Есть «сведения о трудовой деятельности» (ст. 66.1 Трудового кодекса РФ). Во-вторых, ведение или неведение ЭТК ни от работника, ни от работодателя не зависит. ЭТК занимается Социальный фонд России (ранее — ПФР) на основе отчетов по форме ЕФС-1 (ранее — СЗВ-ТД), которые сдают организации и индивидуальные предприниматели, имеющие наемный персонал. Форма отчетности ЕФС-1 утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п.
Отказ от электронной трудовой книжки невозможен еще по одной причине – это действие не предусмотрено правовыми актами. Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 позволяет работнику полностью отказаться от ведения обычной трудовой книжки на бумажном бланке (п.2 ст. 2 закона № 439-ФЗ). Он пишет на имя работодателя соответствующее заявление, и затем документ выдается ему на руки. После этого работодатель перестанет отвечать за ведение и хранение бумажной трудовой книжки сотрудника. Когда в отношении работника будут совершаться какие-то кадровые действия, например, увольнение или перевод на другую работу, они будут фиксироваться кадровиком в форме ЕФС-1 (ранее — СЗВ-ТД) и передаваться в Социальный Фонд (ранее — Пенсионный фонд). Таким способом работодатель станет «вести» исключительно электронную ТК работника, а точнее – формировать и отправлять сведения о его трудовой деятельности.
Как отказаться от электронных трудовых книжек – бланк заявления
На работника может вестись:
- либо только электронная трудовая книжка;
- либо ЭТК и бумажная трудовая книжка одновременно.
Других вариантов нет. Для работодателя ведение ЭТК – это подготовка и передача отчета о трудовой деятельности работников, что является его обязанностью (ст. 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996). Данные сведения необходимы для учета и последующего назначения пенсии, когда у гражданина возникнет право на ее получение. Поэтому он не вправе попросить не вести на него ЭТК.
До 30 июня 2020 года все работодатели должны были уведомить каждого подчиненного о необходимости определиться, хочет ли он, чтобы его трудовая книжка велась на бумажном носителе после наступления 2021 года.
Если работник решил отказаться от ведения трудовой книжки только в электронном виде (то есть, сохранить бумажную форму), он должен был написать заявление примерно следующего содержания:
Генеральному директору ООО «Саманта»
Германову Ю.П.
От старшего менеджера отдела персонала
Светловой Татьяны Адамовны
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном бланке, хранящемся в отделе кадров, в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ.
12.05.2020 Светлова
Если работник никакого заявления не написал, работодатель должен и дальше вести его трудовую книжку на бумажном бланке. Минтруд в письме № 14-2/В-136 от 10.02.2020 не сильно прояснил, в чем разница между «молчунами» и теми, кто напишет заявление на отказ от электронной трудовой книжки, точнее, о продолжении ведения бумажной ТК. Исходя из разъяснений ведомства, если от сотрудника поступило заявление с вышеуказанным содержанием, то и все последующие работодатели должны исполнить волю нового члена коллектива и вести его ТК традиционным «бумажным» способом. «Молчунам» бумажную ТК продолжат заполнять на нынешнем месте работы, но как считают эксперты, и когда они его сменят, новый работодатель, также обязан будет вести этот документ в общем порядке. Это следует из п. 4 ст. 2 закона № 439-ФЗ, поскольку подача заявления – право работника, а не его обязанность.
При подаче заявления с просьбой вести бумажную трудовую книжку сотрудник вправе в дальнейшем изменить свое решение и полностью от нее отказаться (п. 5. ст.2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019). Но тем, кто заявит о желании перейти полностью на ЭТК, обратной дороги не будет – они больше не смогут передумать и попросить вновь заполнять их ТК на обычном бланке.
В Роструде пояснили, можно ли отказаться от электронной трудовой книжки
Как он пояснил в ходе «горячей линии» в «Российской газете», работники, подавшие заявление о предоставлении сведений в электронном виде и получившие трудовые книжки на руки с внесенными в них соответствующими записями, не смогут вернуть их работодателю для продолжения ведения в бумажном виде.
«Такой возможности для работника закон не предоставляет. Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР. В связи с этом целесообразно об этом предупреждать работников заранее», — сказал Иван Шкловец.
А вот передумать в обратную сторону можно — выбрать сначала бумажную, а через год-два от нее отказаться.
«Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время — в 2021, 2022 и последующих годах», — уточнил он.
Полную версию «горячей линии» читайте в ближайших номерах «РГ» и «РГ- Неделя».
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки и вернуться к бумажной
Заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец пояснил в ходе «горячей линии», почему работник, выбравший электронную трудовую книжку, уже не сможет вернуться к ведению бумажной.
Представитель ведомства отметил, что законодательство не предусматривает перехода от электронной формы ведения трудовой книжки к бумажной.
Иван Шкловец пояснил: «Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку, возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР. В связи с этим целесообразно об этом предупреждать работников заранее».
Представитель Роструда уточнил, что закон допускает выбрать сначала бумажную трудовую книжку, а через 1-2 года перейти на электронную.
«Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время — в 2021, 2022 и последующих годах», — приводит слова Ивана Шкловца «Российская газета» .
По закону каждый работник до 31 декабря 2020 года должен определиться с выбором варианта ведения его трудовой книжки. Также до этой даты все работники обязаны подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на электронную трудовую книжку. Вместе с тем неисполнение данной обязанности не повлечет для работников никаких негативных последствий.
Заставить работника подать соответствующее заявление работодатель не сможет. Это будет расцениваться как нарушение трудовых прав сотрудника по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф для организаций может составить до 50 000 рублей). Если работник не подаст работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель обязан будет продолжить вести его бумажную трудовую книжку.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем перейти на электронную трудовую книжку. Работнику же, подавшему письменное заявление о переходе на электронную книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. В дальнейшем все сведения на такого работника будут формироваться исключительно в электронной форме.