Что нужно знать про КЭДО в 2023 году
Как меняется нормативная база кадрового делопроизводства и почему применение электронных HR-документов может стать обязательным в перспективе двух лет, рассказывает Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRLink.
За год в отделах кадров накапливается огромное количество документов — до 30 на каждого сотрудника. Многие из них нужно хранить 3-5 лет, а некоторые — больше 50. Но это не самая большая сложность. Подписание бумаг часто превращается в квест по поиску сотрудников — в большинстве компаний принят гибридный и удаленный режим работы. Практика распределенных команд особенно усложняет жизнь тем кадровикам, которым приходится обмениваться документами с сотрудниками из разных городов и стран. Требуется распечатывать файлы, отправлять их сотрудникам почтой или курьерской доставкой и ждать их возвращения иногда больше месяца. В случае ошибок — начинать процесс заново.
Внедрение КЭДО экономит расходы предприятия на печать и бумагу, ускоряет отправку и подписание документов, позволяет централизованно хранить юридически значимые документы и находить их с любого устройства. Поэтому отказ от бумажного делопроизводства в пользу электронного документооборота постепенно становится новой нормой.
Нормативная база
До недавнего времени использование электронных документов в кадровом ЭДО сдерживалось отсутствием законодательной базы, на разработку и тестирование которой ушло более пяти лет. Федеральный закон №377-ФЗ, принятый в ноябре 2021 года, узаконил перевод кадрового делопроизводства в электронный формат.
Новые ст. 22.1–22.3 (и ст. 49.1 для дистанционных работников) в Трудовом Кодексе РФ, а также федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» приравняли КЭДО к бумажному кадровому делопроизводству. Более того, цифровые документы, составленные с учетом действующего законодательства, считаются юридически значимыми и не нуждаются в дублировании на бумажных носителях.
В электронном виде можно подписывать больше 200 кадровых документов. Но есть исключения. В письме Минтруда от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97 дополнительно разъясняется, что статья 22.1 ТК РФ исключает применение электронного кадрового документооборота в отношении:
актов о несчастном случае на производстве;
приказов (распоряжений) об увольнении работников;
документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Законодательная база КЭДО постоянно развивается. В частности, приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов», вступивший в силу с 1 марта 2023 года, определил обязательные форматы для электронных кадровых документов. Взамен сочетания PDF, Word и JPEG установлена совокупность основной части в формате PDF, электронной подписи SGN и описания XML.
От добровольного — к обязательному
Сегодня предусмотрен добровольный порядок перехода на электронное кадровое делопроизводство, однако в ближайшие два года КЭДО может стать обязательным.
Например, в письме Минтруда от 20 января 2023 года № 14-6/ООГ-296 говорится, что рассылать расчетные листки в электронном виде (это практикуют почти все компании) могут только те работодатели, которые перешли на КЭДО. Получается, многие работодатели, которые ведут бумажное делопроизводство, допускают нарушение действующих норм.
Более того, в июне 2023 стартовал эксперимент по переходу на цифровые кадровые документы сотрудников федеральных органов власти. А если они будут пользоваться КЭДО, то высока вероятность распространения этой практики на коммерческий сектор.
Аналогичным образом происходил переход к обязательному ЭДО с контрагентами: изначально обмен счетами-фактурами производился в бумажном или электронном виде, а после выхода федерального закона № 371-ФЗ от 9 ноября 2020 года с изменениями Налогового кодекса и новыми требованиями для отдельных категорий товаров появилось обязательство выставлять электронные счета-фактуры по всем прослеживаемым операциям.
Иными словами, любой компании стоит подготовиться к обязательному переходу на КЭДО уже сегодня.
Как внедрить КЭДО
Компания может выбрать способ перехода на КЭДО:
воспользоваться бесплатной цифровой платформой «Работа в России» с частичной функциональностью и возможностью подписывать документы простой электронной подписью с подтвержденной учетной записью на Госуслугах;
развернуть специализированное решение с более широкой функциональностью.
Так, на рынке есть несколько готовых решений, поддерживающих весь кадровый документооборот в цифровом формате. В них есть личный кабинет с распределенными ролями, рабочий модуль для маршрутизации документов и заявлений, их подписания всеми доступными для конкретного сотрудника способами. Сервисы КЭДО интегрированы с удостоверяющими центрами и предоставляют возможность управлять электронными подписями, включая их выпуск и отзыв.
Процесс интеграции включает следующие шаги:
Предварительное тестирование системы КЭДО на предмет ее безопасности, готовности шаблонов документов, сервиса выпуска электронной подписи, удобства интерфейса и согласованности маршрутизации;
Настройка интеграции с переносом данных в информационную систему и ЭДО предприятия;
Подготовка электронных кадровых документов и нормативных актов предприятия с обязательным ознакомлением сотрудников и получением от них согласия в письменном виде;
Настройка доступа и авторизации сотрудников в личном кабинете с получением электронной подписи;
Обучение и инструктаж сотрудников отдела кадров для работы с КЭДО.
Сегодня проектами внедрения КЭДО интересуются компании вне зависимости от размера бизнеса. Специализированные сервисы работают по модели подписки, и стоимость проекта зависит от количества сотрудников. В среднем по рынку она составляет 1 тыс. рублей в год на каждого сотрудника. Это в 3-5 раз меньше, чем ведение бумажного документооборота.
Экономическая эффективность — один из главных драйверов перехода компаний на КЭДО: по данным на май 2023 года, подписывают HR-документы удаленно уже больше 2 млн сотрудников различных компаний. И их число будет ежегодно кратно увеличиваться.
Какие главные изменения ждут кадровика с 1 января 2023 года
Минимальная зарплата вырастет до 16 242 руб. Новый показатель на 963 руб. выше, чем нынешний.
Сведения о трудовой деятельности
О кадровых мероприятиях, о которых ранее отчитывались по форме СЗВ-ТД, нужно сообщать по единой форме ЕФС-1. Сведениям о трудовой деятельности отвели раздел 1.
Передавать информацию понадобится также при заключении и прекращении гражданско-правовых и ряда других договоров. Делать это потребуют не позже рабочего дня после дня наступления события.
Работникам нужно выдавать сведения о трудовой деятельности по обновленной СТД-Р.
Подробнее об объединении ПФР и ФСС читайте в обзоре.
Правила и инструкции по охране труда
Разрабатывать правила и инструкции по охране труда понадобится согласно основным требованиям. Начало срока их действия перенесли с 1 марта 2022 года.
Трудовые книжки
Станут действовать трудовые книжки нового образца. Обменивать те, что есть у сотрудников, не нужно. Если к этому времени у работодателя останутся прежние бланки книжек и вкладышей, он может использовать их без ограничения по сроку.
Обновление портала «Работа в России»
На платформе «Работа в России» можно будет создавать, подписывать, использовать и хранить в том числе договоры о выполнении работ, оказании услуг, а также прохождении практики и стажировки. Дублировать их на бумаге не придется.
Медицинское страхование иностранцев
Разрешили для работы не оформлять полис ДМС либо договор о предоставлении платных медуслуг большинству иностранцев и лиц без гражданства. Они смогут рассчитывать на медпомощь в рамках ОМС, если работодатели платили за них страховые взносы не меньше 3 лет.
Готовимся к работе в 2023 году: на что обратить внимание кадровику (подготовлено экспертами компании "Гарант", декабрь 2022 г.)
В 2022 году изменений в законодательстве было немало. Расскажем, на что необходимо обратить внимание кадровику.
Объединение ПФР и ФСС
1 января 2023 года начнет свою работу Фонд пенсионного и социального страхования РФ (далее — СФР, Фонд). Со дня создания Фонда он будет осуществлять функции и полномочия, возложенные на ПФР и ФСС.
Вводятся единая предельная величина базы для исчисления страховых взносов и единый тариф (пп. «в» п. 8 и пп. «б» п. 10 ст. 2 Федерального закона от 14.07.2022 N 239-ФЗ, далее — Закон N 239-ФЗ). Перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами, с 01.01.2023 станет короче на 3 пункта (п. 9 ст. 2 Закона N 239-ФЗ). Подробнее об этом см. статью «Объединение ПФР и ФСС. Что год грядущий нам готовит?»
4-ФСС и персонифицированная отчетность за периоды, истекшие до 01.01.2023
За отчетные периоды, истекшие до 01.01.2023, 4-ФСС и сведения для индивидуального (персонифицированного) учета представляются страхователями в новый Фонд, но в прежнем порядке (ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 14.07.2022 N 237-ФЗ (далее — Закон N 237-ФЗ), письмо ПФР от 14.12.2022 N В-109546-19/143909-22, информация ФСС РФ от 09.11.2022):
— СЗВ-М за декабрь — до 16 января;
— СЗВ-ТД по декабрьским мероприятиям — до 16 января;
— ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года — до 20 января;
— 4-ФСС за 2022 год — до 20 (на бумажном носителе) или 25 января (в форме электронного документа);
— СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 за 2022 год — до 1 марта.
Единая форма сведений (ЕФС-1)
За отчетные периоды начиная с 01.01.2023 в Фонд будет представляться ЕФС-1 (форма отчета утверждена постановлением ПФР от 31.10.2022 N 245п). Эта форма заменит 4-ФСС, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 (см. ч. 3 ст. 15 Закона N 237-ФЗ). Кроме того, в составе ЕФС-1 есть новый ежемесячный отчет о зарплате работников государственных и муниципальных учреждений.
(см. п. 1.6, 1.11 Порядка заполнения ЕФС-1)
Сведения, которые указывались в СЗВ-СТАЖ
По окончании календарного года не позднее 25 января. Первый такой отчет должен быть представлен не позднее 25.01.2024.
Иной срок установлен для случая, когда застрахованное лицо обратилось за назначением пенсии
В отличие от формы СЗВ-СТАЖ, которую надо подавать ежегодно на всех работников и лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, сведения о страховом стаже с 2023 года нужно будет представлять только на застрахованных из отдельных категорий
(см. п. 1.4, 1.5, 1.11 Порядка заполнения ЕФС-1)
Сведения, которые указывались в СЗВ-ТД
— перевода зарегистрированного лица на другую постоянную работу;
— подачи работником заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки на бумажном носителе либо о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором изданы приказ (распоряжение), документ или принято иное решение, которые подтверждают оформление перевода на другую постоянную работу, либо подано соответствующее заявление.
В случаях приема на работу и увольнения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), документа или принятия иного решения, которые подтверждают оформление или прекращение трудовых отношений
07.10.2022 был принят Закон N 379-ФЗ, которым установлена обязанность работодателей представлять сведения о трудовой деятельности также в случаях приостановления и (или) возобновления действия трудового договора. Между тем в редакции ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ (далее — Закон N 27-ФЗ), действующей с 1 января, о сроках представления сведений в случае приостановления или возобновления действия трудового договора ничего не говорится. Приведенная статья будет изложена в новой редакции в соответствии с Законом N 237-ФЗ, принятым в июле 2022 года, т. е. до объявления мобилизации и принятия Закона N 379-ФЗ. Пока этот недочет не исправят, полагаем необходимым представлять раздел формы ЕФС-1 в случае приостановления или возобновления действия трудового договора в сроки, установленные Законом N 379-ФЗ: не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа
(см. п. 1.4, 1.5, 1.11 Порядка заполнения ЕФС-1)
Сведения о заключении или прекращении договора гражданско-правового характера о выполнении работ или оказании услуг
Не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения с застрахованным лицом соответствующего договора, а в случае прекращения договора не позднее рабочего дня, следующего за днем его прекращения
Сведения о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию (указывались в ДСВ-3), если такие взносы были уплачены
По окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом
титульный лист, раздел 2 (при этом подразделы 2.1, 2.3 раздела 2 являются обязательными для заполнения всеми страхователями, в случае отсутствия показателей для заполнения подразделов 2.1.1 и 2.2 раздела 2 указанные подразделы не заполняются и не представляются, см. п. 1.11 Порядка заполнения ЕФС-1)
Сведения, которые указывались в 4-ФСС
Ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом
(см. п. 1.7, 1.11 Порядка заполнения ЕФС-1)
Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений
Ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим
Сдавать такой отчет будут не все учреждения, а только «избранные» Минтрудом по определенным видам деятельности. Перечень видов деятельности утвержден приказом Минтруда России от 02.09.2022 N 507н
Аналог сведений из формы СЗВ-М в ЕФС-1 не содержится.
Внимание
Если численность работающих, включая лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, превышает 10 человек, отчетность должна быть представлена только в электронном виде (абзац третий п. 2 ст. 8 Закона N 27-ФЗ).
Территориальные отделения нового Фонда
Минтруд уже утвердил схему размещения территориальных органов, обособленных подразделений и подведомственных учреждений Фонда пенсионного и социального страхования (см. приказ от 19.09.2022 N 577). При разработке схемы размещения была учтена существующая схема размещения территориальных органов ПФР путем присоединения к ним территориальных органов ФСС РФ. Документ вступает в силу с 01.01.2023.
Отчетность в налоговый орган
Начиная с расчетного периода 2023 года в налоговый орган придется представлять не только расчет по страховым взносам, но и персонифицированные сведения о физических лицах. Форма таких сведений утверждена приказом ФНС от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@. Срок представления: не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим.
Изменения в ЛНА в связи с объединением ПФР и ФСС
Если в ПВТР, иных локальных нормативных актах были указаны прежние наименования фондов, был прописан порядок сдачи отчетности, необходимо внести изменения. Возможно, понадобится скорректировать положения трудовых договоров лиц, ответственных за сдачу отчетности, их должностных инструкций (если они разработаны в виде отдельного документа).
Больничные и декретные для лиц, работающих по договорам ГПХ
Не все лица, работающие по договорам ГПХ, смогут получить больничные и декретные в 2023 году.
В соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ (далее — Закон N 255-ФЗ) в будущей редакции обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством будут подлежать в том числе лица, работающие по договорам ГПХ (за исключением самозанятых). Но согласно ч. 4.2 ст. 2 Закона N 255-ФЗ застрахованные лица, работающие по договорам ГПХ, имеют право на получение страхового обеспечения лишь при условии, что сумма страховых взносов, начисленная с выплат в их пользу, в том числе в рамках трудовых отношений, страхователями за календарный год, предшествующий календарному году, в котором наступил страховой случай, составляет в совокупном размере не менее стоимости страхового года (в 2022 году — 4 833,72 рублей).
Лица, работающие по договору ГПХ в 2022 году, не являются застрахованными лицами, страховые взносы с выплат в их пользу не начисляются, поэтому право на получение страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в 2023 году у них не возникнет.
Если же в 2023 году застрахованное лицо будет работать по договору ГПХ, а в 2022 году сумма страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, начисленная страхователями с выплат в его пользу в рамках трудовых отношений, составляет в совокупном размере не менее стоимости страхового года, то указанное лицо при наступлении страхового случая будет иметь право на получение страхового обеспечения (см. письмо Минтруда РФ от 05.08.2022 N 17-1/В-103).
Процедура начисления пособий для граждан, занятых по договору ГПХ, будет такой же, как и для работающих по трудовым договорам. СФР будет перечислять выплаты по больничным напрямую гражданину на основании электронного больничного. Однако первые три дня больничного (в том числе лиц, работающих по договору ГПХ и имеющих право на пособие) в 2023 году продолжит оплачивать страхователь (см. ч. 1 ст. 14.1 Закона N 255-ФЗ). Минимальные и максимальные размеры пособий как для занятых по гражданско-правовым, так и для работающих по трудовым договорам граждан, одинаковые.
Выдача документов при увольнении в 2023 году
В 2022 году в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику:
— трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности у данного работодателя — СТД-Р (часть четвертая ст. 84.1 ТК РФ);
— документы, содержащие сведения индивидуального (персонифицированного) учета (п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ): СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» Расчета по страховым взносам» (см. подробнее Энциклопедию решений «Выдача сведений персонифицированного учета при увольнении работника»).
Работникам, подлежащим воинскому учету и не имеющим регистрации по месту жительства и месту пребывания, а также работникам, прибывшим на место пребывания на срок более 3 месяцев и не имеющим регистрации по месту пребывания, при увольнении выдаются сведения по установленной форме для постановки на воинский учет по месту пребывания (пп. «д» п. 30 Положения о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719).
Как меняется список документов, выдаваемых в день увольнения в обязательном порядке?
С 2023 года справку 182н выдавать работнику не нужно. В обновленной (Законом N 237-ФЗ) редакции Закона N 255-ФЗ обязанность страхователя выдавать справку о зарплате отсутствует. Также после внесения поправок в нём уже ничего не сказано о праве работника беспрепятственно получать от страхователя справку о сумме заработка. Упоминание о справке исключено и из других норм Закона N 255-ФЗ. Приказ Минтруда РФ от 30.04.2013 N 182н об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработка, из которого исчисляются пособия, с 01.01.2023 признан утратившим силу. Сведения о заработной плате застрахованного лица и об иных выплатах и вознаграждениях в его пользу, необходимые для исчисления пособия по временной нетрудоспособности, будут представляться страхователю страховщиком (см. ч. 4 ст. 14.1 Закона N 255-ФЗ в редакции Закона N 237-ФЗ).
Согласно п. 12 ст. 11 Закона N 27-ФЗ в редакции, действующей с 01.01.2023, в день увольнения застрахованного лица страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные пунктами 2 и 8 указанной статьи. Поскольку специальных форм для передачи таких сведений работнику не предусмотрено, следует использовать формы, предназначенные для представления тех же сведений в налоговый орган и страховщику.
Страхователь обязан будет выдать работнику в день увольнения следующие документы, содержащие сведения индивидуального (персонифицированного) учета: титульный лист, подраздел 1 раздела 1; подраздел 1.1 подраздела 1; подраздел 1.2 подраздела 1; подраздел 3 раздела 1 ЕФС-1. Как и раньше, необходимо будет также выдать раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» Расчета по страховым взносам. Подробнее см. Энциклопедию решений «Выдача сведений персонифицированного учета при увольнении работника в 2023 году».
Обратите внимание, работникам, которые дали согласие перейти на электронные трудовые книжки, в 2023 году в день увольнения СТД-Р нужно будет выдать по новой форме (см. приказ от 10.11.2022 N 713н).
Новая форма СТД-Р
Приказом от 10.11.2022 N 713н Минтруд утвердил новые формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работникам работодателем (СТД-Р) или из информресурсов СФР (СТД-СФР).
Вместо регистрационного номера в ПФР в новой форме СТД-Р нужно будет указывать регистрационный номер в СФР.
В графу «Сведения о приеме, переводе, увольнении» нужно будет вносить сведения о приостановлении и возобновлении действия трудового договора в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ.
В графе «Код выполняемой функции» будет код не из семи знаков, а из пяти.
Напомним, работодатель выдает сведения о трудовой деятельности только тем работникам, которые дали согласие перейти на электронные трудовые книжки (ст. 66.1 ТК РФ). Обязанности предоставления указанных сведений работникам, в отношении которых продолжается ведение трудовых книжек на бумажном носителе, ТК РФ не предусмотрено (письмо Минтруда РФ от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465).
Работодатель обязан выдать сведения работнику:
1) в любое время по его запросу. Основанием для выдачи сведений в этом случае является заявление работника, поданное им в письменной форме или направленное в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя.
2) при увольнении (ст. 84.1 ТК РФ).
Сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя предоставляются (ст. 66.1 ТК РФ):
— в период работы — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления;
— при увольнении — в день прекращения трудового договора.
Выдача документов при прекращении договора ГПХ в 2023 году
Согласно п. 12 ст. 11 Закона N 27-ФЗ в редакции, действующей с 01.01.2023, в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах либо Федеральным законом от 15.12.2001 N 167-ФЗ начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные пунктами 2 и 8 указанной статьи.
Страхователь обязан будет выдать застрахованному лицу в день прекращения договора следующие документы:
— раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» Расчета по страховым взносам.
Новый размер МРОТ
С 01.01.2023 МРОТ составит 16 242 рубля, что на 963 рубля больше действующего с 01.06.2022 размера — 15 279 рублей.
Напомним, что согласно ст. 133 ТК РФ месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда/трудовые обязанности, не может быть ниже МРОТ. Величина МРОТ в отдельных случаях может повлиять и на размер пособий по социальному страхованию.
С 1 января 2023 года вступят в силу поправки в ТК РФ, Федеральный закон от 25.07.2002 N 115-ФЗ (далее — Закон N 115-ФЗ), Закон N 255-ФЗ (см. Федеральные законы от 14.07.2022 N 240-ФЗ и N 237-ФЗ).
Временно пребывающие в РФ иностранные граждане и лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов, а также иностранных граждан, осуществляющих в РФ трудовую деятельность в соответствии со ст. 13.5 Закона N 115-ФЗ), а также постоянно или временно проживающие в России ВКС включаются в перечень лиц, подлежащих обязательному медицинскому страхованию (ОМС).
В результате изменений временно пребывающие в России иностранные граждане, работающие по трудовым и гражданско-правовым договорам (за исключением временно пребывающих в России ВКС), не должны будут оформлять полис ДМС перед трудоустройством, предъявлять его при приеме на работу, иметь действующий полис ДМС при осуществлении трудовой деятельности. Работодатели, в свою очередь, не должны будут требовать предъявления полиса ДМС при трудоустройстве и прописывать его реквизиты в трудовом договоре.
Новый бланк трудовой книжки
С 01.01.2023 вводятся трудовые книжки нового образца. Минфин России установил порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей (см. приказ от 11.04.2022 N 55н). Обеспечение работодателей бланками трудовых книжек будет осуществляться юрлицами или ИП (распространителями). Для приобретения бланков трудовых книжек работодатели будут обращаться к изготовителю либо распространителям, информация о которых размещается на сайте изготовителя.
Доставка бланков работодателям будет осуществляться службами доставки защищенной полиграфической продукции либо по соглашению изготовителя или распространителя с работодателем.
Напомним, несмотря на введение с 01.01.2023 трудовых книжек нового образца ранее выданные работникам трудовые книжки прежнего образца обменивать не потребуется, а работодатели смогут использовать имеющиеся у них бланки старого образца без ограничения срока (см. п. 3 постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250, письмо Минтруда РФ от 01.09.2021 N 14-6/В-1049).
Программа субсидирования найма продлена на 2023 год
На 2023 год продлена программа субсидирования найма, в рамках которой работодатели получают господдержку за трудоустройство отдельных категорий граждан (см. постановление Правительства РФ от 24.11.2022 N 2134). C 01.01.2023 программа будет распространяться, в частности, на всех граждан в возрасте до 30 лет включительно.
Предоставление субсидий в 2023 году будет осуществляться Фондом пенсионного и социального страхования РФ на основании специального реестра. Рассчитывать на получение субсидии можно при соблюдении определенных условий.
Размер субсидии за каждого трудоустроенного определяется как произведение величины МРОТ, увеличенной на сумму страховых взносов и районный коэффициент.
В целях получения субсидии работодателю необходимо вначале направить заявление с приложением перечня вакансий в органы службы занятости. Органы службы занятости оказывают работодателю содействие в подборе необходимых работников.
Через месяц после трудоустройства безработных, но не позднее 15 декабря, работодатель сможет подать заявление в новый Фонд через ГИС ЕИС «Соцстрах» о включении его в реестр для предоставления субсидий.
Подтверждение уничтожения персональных данных
С 01.03.2023 придется соблюдать требования к подтверждению уничтожения персональных данных. Работодатель имеет право хранить копии личных документов работника только до достижения конкретных, заранее определенных и законных целей. Если такие цели отсутствуют, хранение копий документов работника противоречит требованиям закона. В этом случае работодателю следует вернуть копии документов работнику или уничтожить их (ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ, далее — Закон N 152-ФЗ).
Тем не менее сам Закон N 152-ФЗ (о персональных данных) процедуру уничтожения персональных данных не регламентирует. В п. 8 ст. 3 Закона приведено лишь определение уничтожения персональных данных — это действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных. Ранее Роскомнадзор сообщал, что порядок документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта определяется оператором персональных данных самостоятельно.
Роскомнадзор утвердил требования к подтверждению уничтожения персональных данных (см. приказ от 28.10.2022 N 179).
Подтверждающим уничтожение документом будет являться акт об уничтожении. При обработке данных с использованием средств автоматизации также должна будет использоваться выгрузка из журнала регистрации событий. Установлены требования к содержанию указанных документов.
Акты и выгрузки необходимо хранить в течение 3 лет.
Плановые проверки в 2023 году не будут проводиться в отношении большинства работодателей, а также в муниципальных школах и детских садах. Постановлением от 01.10.2022 N 1743 внесены поправки в постановление от 10.03.2022 N 336 о моратории на проверки:
— в план на 2023 год можно включать плановые контрольные (надзорные) мероприятия (КНМ) только в отношении объектов контроля, отнесенных к категориям чрезвычайно высокого и высокого риска, опасным производственным объектам II класса опасности, гидротехническим сооружениям II класса;
— при этом государственные и муниципальные садики и школы, даже с категорией высокого и чрезвычайно высокого риска, в 2023 году тоже нельзя включать в план КНМ. Правда, совсем без внимания надзорных органов они не останутся — туда можно будет прийти с профилактическим визитом, продолжительностью один-три дня , отказаться от которого нельзя, и который, вопреки общему правилу, может закончиться выдачей предписания об устранении выявленных нарушений. Напомним, что в самых вопиющих случаях профвизит может перерасти и во внеплановое КНМ.
Все, кого включили в план КНМ на 2023 год, смогут попросить ГИТ прийти к ним с профилактическим визитом. Дата профвизита согласовывается с проверяемым лицом, и он проводится не позднее, чем за месяц до запланированного КНМ, а просить о профвизите следует не позднее, чем за 2 месяца до запланированной даты КНМ.
Возобновление действия приказа 772н о требованиях к инструкциям по охране труда
С 01.01.2023 будут вновь применяться утвержденные приказом Минтруда России от 29.10.2021 N 772н основные требования к порядку разработки и содержанию правил и инструкций по охране труда, разрабатываемые работодателем.
Напомним, что решение о приостановке действия требований к разработке правил и инструкций по охране труда было принято, чтобы снять излишнюю нагрузку на российскую экономику в условиях внешнего санкционного давления (см. приказ Минтруда РФ от 17.03.2022 N 140н).
Новый функционал платформы «Работа России»
С 01.01.2023 вступают в силу п. 67-70 Правил функционирования ЕЦП «Работа России» (утв. постановлением Правительства РФ от 13.05.2022 N 867). Посредством ЕЦП можно будет создавать, подписывать, использовать, хранить договоры ГПХ на выполнение работ и оказание услуг, прохождение практической подготовки, стажировки, профобучения или получения дополнительного профобразования, авторских договоров. Дублировать документы на бумажном носителе не потребуется.
Важные судебные решения 2022 года
Конституционный Суд РФ в самом начале 2022 года пояснил, что менять условие трудового договора о структурном подразделении, в котором работает работник, в одностороннем порядке нельзя (постановление от 20.01.2022 N 3-П). Отсюда следует, что и увольнение работника, отказавшегося от продолжения работы в связи с таким изменением, по основанию, предусмотренному пунктом 7 части первой ст. 77 ТК РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора), не допускается. Ранее многие суды не усматривали нарушений в изменении работодателем условия трудового договора о структурном подразделении по правилам ст. 74 ТК РФ, ссылаясь на то, что сама данная статья ограничений на такие действия не содержит, подробнее см. Энциклопедию решений «Изменение условия трудового договора о структурном подразделении в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ».
Другим важным судебным решением 2022 года является определение Верховного Суда от 12.09.2022 N 5-КГ22-73-К2, в котором суд пояснил: на работника, выступившего с инициативой о переводе на вакантную должность, распространяются гарантии для впервые поступающих на работу (см. ст. 64 ТК РФ). ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора и дискриминацию. Отказать в приеме на работу могут, только если деловые качества, уровень образования и квалификации претендента не соответствуют заявленным работодателем требованиям. Эти гарантии, по мнению Верховного Суда, в полной мере распространяются и на лиц, которые уже состоят в трудовых отношениях с работодателем и претендуют на занятие вакантной должности у него в порядке перевода.
Напомним, по мнению многих специалистов, работодатель вправе отказать работнику в переводе на другую должность; для перевода работника на другую должность одного волеизъявления работника недостаточно. Такая позиция основана на том, что изменение трудового договора может быть произведено по инициативе обеих сторон трудового договора (ст. 72 ТК РФ). В исключительных случаях допускается перевод на другую работу без согласия работника (ст. 72.2 ТК РФ). И лишь в случае, если работник нуждается в переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением, работодатель обязан перевести работника на другую имеющуюся у работодателя работу, не противопоказанную работнику по состоянию здоровья, с его согласия (ст. 73 ТК РФ).
Теперь же с учетом позиции Верховного Суда РФ работнику, который просит о переводе, не следует отказывать, ссылаясь, например, на производственную необходимость или на нецелесообразность перевода.
15 ноября Пленум Верховного Суда РФ принял новое постановление, в котором пояснил судам, что необходимо учитывать при применении норм о компенсации морального вреда , в том числе при рассмотрении споров, вытекающих из трудовых правоотношений.
Например, разъяснили, что моральный вред, причиненный работником при исполнении трудовых обязанностей, подлежит компенсации работодателем. При этом работодатель не освобождается от обязанности компенсировать такой моральный вред в случае осуждения, привлечения к административной ответственности работника как непосредственного причинителя вреда, а также в случае прекращения уголовного дела и (или) уголовного преследования, производства по делу об административном правонарушении.
Обязанность компенсировать моральный вред, причиненный гражданином, выполняющим работу на основании гражданско-правового договора, может быть возложена на юридическое лицо или гражданина, которыми с причинителем вреда был заключен такой договор, при условии, что причинитель вреда действовал или должен был действовать по заданию данного юридического лица или гражданина и под его контролем за безопасным ведением работ. Со всеми важными разъяснениями можно ознакомиться в Энциклопедии решений.
Также следует учитывать, например, следующие позиции:
— если работник уже получает пенсию, это не значит, что он не может уволиться в связи с выходом на нее (определение Верховного Суда РФ от 27.06.2022 N 74-КГ22-2-К9);
— ущерб, причиненный работником умышленно, можно взыскать в полном размере, даже при отсутствии договора о матответственности и после увольнения работника (определение Верховного Суда РФ от 25.07.2022 N 4-КГ22-21-К1);
— работодатель обязан проводить расследование несчастного случая со смертельным исходом вследствие общего заболевания (определение Верховного Суда РФ от 20.06.2022 N 35-КГ22-2-К2);
— время прохождения медосмотра в выходной день оплачивается в двойном размере (определение Восьмого КСОЮ от 29.09.2022 N 8Г-13028/2022);
— если в трудовом договоре не определено место работы, необходимо предлагать вакансии при сокращении во всех регионах России (определение Седьмого КСОЮ от 20.10.2022 N 8Г-15405/2022);
— сообщения, заявления от работников, доставленные по юридическому адресу работодателя, считаются полученными, даже если представитель работодателя фактически ничего не получил, так как не находился по указанному адресу (определения Второго КСОЮ от 11.10.2022 N 8Г-24128/2022, Московского горсуда от 11.07.2022 N 33-18791/2022);
— условие ученического договора о полном возмещении стоимости обучения, а не пропорционально фактически не отработанному после обучения времени, не применяется (определение Восьмого КСОЮ от 11.08.2022 N 8Г-15083/2022).
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговые инструкции 2023
Кадровый учет и делопроизводство с нуля – пошаговые инструкции 2023 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики. Рассмотрим порядок организации кадрового делопроизводства на предприятии.
Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд.
С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось?
На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.
Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ.
Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника.
Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.
Кадровое делопроизводство 2023 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением ТК, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов.
Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.
Инструкция по кадровому делопроизводству 2023 – скачать или разработать самостоятельно
Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.
Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии.
Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.
Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля.
В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.
Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству
Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля.
Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии – директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.
Этапы организации кадрового учета на предприятии:
Создание нормативной и информационной базы
Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика.
ТК – в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей.
Постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 – здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты.
Постановление Правительства от 24.07.2021 № 1250 и приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, которые помогут в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж.
С 2020 года введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Для вновь устраивающихся на работу с 2021 года старые бумажные трудовые книжки уже не оформляются.
Методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС 11.07.2017, – данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях.
Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы.
Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.
Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.
Ознакомление с уставной документацией компании
В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) – исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя.
Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.
Оформление на работу руководителя
Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, – это, конечно же, руководитель.
Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.
В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.
Издание приказа о приеме на работу не является обязательным.
Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии
Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:
правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
кадровая структура организации;
документы, связанные с защитой персональных данных работников.
В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:
книга по учету движения трудовых книжек;
табель по учету времени работы;
персональные карточки сотрудников;
кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
должностные инструкции и другие документы;
журнал учета проверок контролирующими органами.
Также могут издаваться следующие документы:
положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия
При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново.
,Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.
Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек
Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.
Прием сотрудников на работу
Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля.
Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу (при желании), должностную инструкцию; принимается трудовая книжка (если работник пожелал сохранить ведение трудовой книжки в бумажном формате), заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.
Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.
Итоги
Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы.
Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.
Подготовили пошаговую инструкцию для ИП: как принять на работу сотрудника. Читайте и не допускайте ошибок.