Что такое СЗВ-ТД?
В связи с переходом с января 2020 года на электронные трудовые книжки в феврале работодателям впервые сдали в Пенсионный фонд РФ (ПФР) новый отчет, содержащий сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД.
Теперь ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, работодателям предстоит передавать в Отделение ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД.
Первый отчет в 2020 году работодатели сдали 17-го февраля 2020 года, так как 15-е число выпало на выходной день.
Отчет необходимо предоставить на всех тех работников, в отношении которых были осуществлены какие-либо кадровые мероприятия. Например, прием на работу, перевод с одной должности на другую, увольнение, а также, если работник написал заявление о ведении работодателем трудовой книжки (в электронном или бумажном виде). Форма отчета СЗВ-ТД заполняется и предоставляется страхователем на всех сотрудников, с которыми заключены или прекращены трудовые отношения в соответствии с Трудовым кодексом РФ, будь то сотрудники, работающие по совместительству или на дистанционной работе. Данные для отчета заполняются на основании приказов (распоряжений) и других документов кадрового учета.
Если численность сотрудников у работодателей составляет менее 25 лиц, то отчетность можно представить на бумажном носителе. В этом случае документ должен быть заверен подписью руководителя или доверенного лица и при наличии — печатью организации. Соответственно, если численность работающих превышает 25 человек, то отчетность предоставляется в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Надо сказать, что в Пенсионном фонде РФ разработали бланк СЗВ-ТД, которая официально утверждена. Разработанная же форма СЗВ-ТД содержит 5 условных разделов. Первый — это сведения о страхователе-работодателе; далее — сведения о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС); раздел, включающий сведения о подаче заявления, где указывается дата написания работодателю заявления о продолжении ведения трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности; четвертый раздел, обозначающий период, за который подается отчетность и собственно сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. Последние, в свою очередь, включают в себя: кадровое мероприятие – прием, перевод, переименование, увольнение и пр.; наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а также основание проведения кадрового мероприятия, то есть наименование, дату и номер документа (приказа, распоряжения, иного решения или документа работодателя), подтверждающего то или иное кадровое мероприятие.
Дополнительно, с 2020 года законодатели планируют предусмотреть административную ответственность для должностных лиц, нарушивших сроки представления СЗВ-ТД или отразивших в нем искаженную/неполную информацию.
Справочно: отчетные даты для сдачи формы СЗВ-ТД в 2020 году (с учетом переносов в связи с выходными днями):
Правила представления СЗВ-ТД в 2021 году
C 2020 года у работодателей (организаций и индивидуальных предпринимателей) появилась обязанность предоставлять сведения о трудовой деятельности работников в пенсионный фонд (п. 2.4 ст. 11 Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ — далее Закон N 27-ФЗ). Но вопросов по этой отчетности до сих пор много. Расскажем в какие сроки и как ее нужно заполнять начиная с августа 2021 года (с учетом поправок, внесенных Постановлением Правления ПФ РФ от 27.10.2020 N 769п).
Содержание
- В каких случаях работодатель обязан подавать сведения СЗВ-ТД
- Сроки представления СЗВ-ТД с 1 января 2021 года
- Отражение сведений в СЗВ-ТД с учетом новых требований
- СЗВ-ТД на совместителей
В каких случаях работодатель обязан подавать сведения СЗВ-ТД
Форма СЗВ-ТД заполняется на каждого работника отдельно. Отчитаться по форме СЗВ-ТД работодатель должен в том случае, если в календарном месяце:
- работника приняли на работу, перевели на другую постоянную работу или уволили;
- работник получил новую профессию, специальность или квалификацию;
- суд запретил работнику занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью;
- организация была переименована и т.п.
Обратите внимание! Сведения подаются только на тех работников, у кого были перечисленные выше кадровые мероприятия.
Сроки представления СЗВ-ТД с 1 января 2021 года
С 1 января 2021 года работодатели продолжат представлять СЗВ-ТД:
- при приеме на работу и при увольнении сведения по форме СЗВ-ТД нужно будет подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (расторжение) трудовых отношений;
- при переводе на другую постоянную работу или при иных кадровых мероприятиях СЗВ-ТД нужно представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие.
Отражение сведений в СЗВ-ТД с учетом новых требований
Сведения, которые указываются в СЗВ-ТД, существенно расширили:
-
Введена графа 4 для проставления отметки о работе в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним: РКС — при работе в районах Крайнего Севера, МКС — при работе в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Если сотрудник работает в обычных условиях, то графа 4 просто не заполняется.
Это важное нововведение, так как работники, которые трудятся в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, имеют право на надбавку к зарплате, а размер надбавки зависит от стажа работы на Севере, который определяется на основании записей в трудовых книжках. В бумажных трудовых книжках такая графа отсутствует и работодатель не обязан делать отметки о работе на Севере, но большинство работодателей по просьбе работников делали такие отметки.
Из отчета СЗВ ТД исключен раздел «Отчетный период».
Пример: Бухгалтер принят на работу с 02.08.2021 года (приказ № 25 от 02.08.2021 года) в организацию находящуюся в удаленных районах Крайнего Севера. Для бухгалтера код выполняемой функции по ОКЗ — 2411.6. СЗВ-ТД нужно представить не позднее 03.08.2021 года.
| № п/п | Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица | Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения | Сведения о приеме, переводе, увольнении | Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера | Наименование | Основание | ||||||
| Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение | Код выполняемой функции | Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона | Наименование документа | Дата | Номер документа | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| 1. | 02.08.2021 | прием | РКС | Бухгалтер | 2411.6 | приказ | 02.08.2021 | 25 | ||
СЗВ-ТД на совместителей
Записи о работе по совместительству в бумажную трудовую книжку вносятся по желанию работника работодателем по основному месту работы (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). Но Порядок заполнения СЗВ-ТД не освобождает работодателей, у которых работают совместители, от подачи сведений на них.
Информация о том, что работник является совместителем, относится к графе 4 «Трудовая функция». ПФР пояснил, что в графе 5 «Трудовая функция» табличной части формы СЗВ-ТД нужно указать на совместительство (письмо ПФР от 05.03.2020 N В-6181-19/10665-20), например «курьер по совместительству».
Если штатный работник изъявил желание совмещать несколько должностей или обязанностей, т.е. стал внутренним совместителем, то это кадровое событие также необходимо отразить в СЗВ-ТД. При этом следует учитывать положение Порядка, согласно которому при представлении формы СЗВ-ТД в отношении работника впервые одновременно нужно предоставить сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у этого работодателя. То есть при оформлении внутреннего совместителя нужно указать в СЗВ-ТД и предыдущую запись из трудовой книжки.
Новый отчет в ПФР: как заполнять СЗВ-ТД в 2020 году
В феврале 2020 года всем работодателям впервые предстоит сдать в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД, содержащую сведения о трудовой деятельности сотрудников. Появление нового отчета связано с переходом на электронные трудовые книжки. Вместе с новым бланком законодатели предусмотрели штрафы, которые заплатит работодатель, если опоздает со сдачей СЗВ-ТД или представит в нем неполные или недостоверные сведения.
Но в 2023 году этот отчет исчез. Вместо него теперь форма ЕФС-1. Как ее заполнять, кому сдавать и когда рассказывают наши эксперты на курсе по всем правилам 2023 года. Посмотрите демо-урок.
Зачем понадобился новый отчет
Чиновники придумали новый отчет СЗВ-ТД в связи с предстоящим переходом на электронные трудовые книжки (проект Закона № 748684-7 от 08.07.2019).
Дело в том, что с 01.01.2020 индивидуальные лицевые счета, открытые на каждого гражданина в ПФР, дополнят разделом «Сведения о трудовой деятельности». Данные в этот раздел будут попадать из отчетов СЗВ-ТД, полученных от работодателей.
Основное назначение СЗВ-ТД
У отчета СЗВ-ТД важная функция: передача в ПФР актуальных сведений о трудовой деятельности работников.
Благодаря СЗВ-ТД информационная база Пенсионного фонда будет дополняться необходимыми сведениями, доступ к которым для работников и работодателей будет быстрым и удобным.
Добавится ли работы кадровикам и бухгалтерам из-за отчета СЗВ-ТД?
Безусловно, новый отчет потребует дополнительных усилий и затрат времени у его составителей. Изначально придется потратить время на изучение формы и правил ее заполнения. А при отправке заполненного отчета в ПФР могут выявляться ошибки, которые не позволят сдать его с первого раза.
Но есть и бонусы — у работодателей отпадают обязанности по ведению и хранению бумажных трудовых книжек. А вместе с этим исчезает целый комплекс проблем, присущих технологии работы с бумажными бланками трудовых книжек — по исправлению ошибочных записей, оформлению и заверению выписок из трудовых книжек, соблюдению сроков и способов передачи трудовой книжки при расторжении трудового договора и т. д.
Но говорить об облегчении труда кадровиков все-таки не приходится. Часть трудовых книжек им все-равно придется вести вручную на бумажных бланках — если сотрудники до конца 2020 года письменно попросят об этом работодателя.
В таком случае кадровику придется не только передавать сведения в ПФР в электронном или бумажном виде (с помощью отчета СЗВ-ТД), но и дублировать их в бумажной трудовой книжке таких сотрудников.
Кто обязан сдавать отчет СЗВ-ТД
Новый отчет обязаны сдавать все работодатели вне зависимости от численности штата. Даже если у вас в штате один сотрудник, отчет СЗВ-ТД придется представить в ПФР.
Законодательно пока не решен вопрос, нужно ли сдавать отчет по форме СЗВ-ТД, если в отчетном месяце никаких кадровых изменений не было.
Бланк СЗВ-ТД
ПФР уже разработал бланк СЗВ-ТД, но пока официально не утвердил. Это произойдет после того, как законодатели примут поправки в Закон № 27-ФЗ, и закончится процедура согласования формы отчета с Минтрудом России.
Незаполненный бланк умещается на одной странице и выглядит следующим образом:
В заглавной части отчета приводится минимальный набор данных о работодателе, представляющем сведения о своих работниках:
регистрационный номер в ПФР;
Затем проставляется код отчетного периода и указание на отчетный год. Персональные сведения о работниках приводятся в табличной форме. Подробнее о заполнении СЗВ-ТД расскажем далее.
Порядок заполнения отчета
СЗВ-ТД отменили! Что делать бухгалтерам и кадровикам? В 2023 году власти выпустили новый отчет ЕФС-1, он заменят СЗВ-ТД. Как его заполнять смотрите на курсе по всем новым правилам 2023.
Оформление отчета начинается с внесения сведений о работодателе:
Аналогичные сведения вносятся в привычный для работодателей отчет СЗВ-М, поэтому трудностей при заполнении этих данных в бланке СЗВ-ТД возникнуть не должно. Напомним, откуда взять данные для заполнения:
Регистрационный номер в ПФР
Это 12-значный цифровой код, который присваивается каждому юридическому лицу или ИП при регистрации в ПФР и должен обязательно присутствовать на всех отчетах, направляемых в этот фонд. Правильность его заполнения можно проверить, например, на сайте ФНС. Для этого скачайте выписку из реестра юрлиц/ИП и в разделе «Сведения о страхователе в Пенсионном фонде» вы найдете регистрационный номер фирмы в ПФР.
Наименование организации/Индивидуального предпринимателя
Для юридического лица оно берется из учредительных документов. Если отчитывается предприниматель, то перед Ф. И. О. указывают аббревиатуру «ИП».
ИНН и КПП
Информацию об ИНН и КПП возьмите из свидетельства, полученного от ФНС. Для юридического лица используется 10-значный ИНН и 9-значный КПП. Для ИП идентификационный номер будет 12-значным, а КПП не применяется.
Отчетный период
В этой графе проставляется код отчетного периода (номер месяца по порядку от начала года) и отчетный год:
Сведения о работниках и их трудовой деятельности.
Сведения отражаются в табличной форме. Всего требуется заполнить 13 граф:
Порядковый номер (графа 1)
Последовательность занесения работников в отчет значения не имеет. Это может быть алфавитный, хронологический (по хронологии, установленной работодателем) или любой другой порядок.
Фамилия Имя Отчество (графы 2-4)
Приводим в именительном падеже. Отчество указываем при его наличии. Запись производится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность: военного билета, водительских прав, заграничного паспорта и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
СНИЛС (графа 5)
Заполняем на основании данных об индивидуальном страховом номере в системе пенсионного страхования.
Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения (графа 6)
В формате ДД.ММ.ГГГГ указывается дата кадрового мероприятия: приема на работу, перевода, приостановления, увольнения и др.
Вид мероприятия (прием, перевод, приостановление, увольнение) (графа 7)
В каких случаях и в какие сроки надо подавать сведения по форме СЗВ-ТД
Разбираем с экспертом, как часто нужно подавать отчет и как правильно заполнить форму СЗВ-ТД.
Кто сдает СЗВ-ТД
Форму СЗВ-ТД должны сдавать все работодатели — российские компании, их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели и отделения иностранных компаний.
Представлять СЗВ-ТД нужно только по сотрудникам, с которыми у работодателя заключен трудовой договор, в том числе по тем, кто работает по совместительству или дистанционно. По сотрудникам, которые работают по гражданско-правовым договорам, сдавать отчет не нужно.
Особенность отчета в том, что его не нужно подавать регулярно. СЗВ-ТД сдают, только если произошло какое-то кадровое событие:
- сотрудника приняли на работу или уволили;
- сотрудник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки;
- перевели на другую постоянную работу в рамках компании;
- по решению суда сотрудника лишили права занимать какую-то должность или выполнять работу;
- компанию или должность переименовали, сотруднику присвоили вторую профессию или другую квалификацию с записью в трудовую книжку.
Если кадровых изменений не было, значит, в ПФР сообщать не о чем и отчет сдавать не нужно.
Куда и в какие сроки подавать СЗВ-ТД
Для разных кадровых событий сроки различаются, собрали их в таблице.
| Основание для сдачи отчета | Срок подачи |
|---|---|
| Прием на работу или увольнение сотрудника | Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу или увольнении. Если приказ о приеме не издавался — на следующий рабочий день после даты заключения трудового договора. |
Сдать СЗВ-ТД нужно в электронном виде, если в компании более 10 сотрудников. Если сотрудников 10 и менее, можно сдать на бумаге.
Представлять форму СЗВ-ТД надо в пенсионный фонд по месту учета ИП, компании или обособленного подразделения.
Как заполнить СЗВ-ТД
СЗВ-ТД сдают по форме, утвержденной пенсионным фондом. Заполняют форму на основе внутренних документов: приказов, распоряжений, трудовых договоров. На каждого сотрудника оформляют отдельную форму СЗВ-ТД.
Правила заполнения и сдачи СЗВ-ТД по срочным и бессрочным трудовым договорам одинаковые.
Пример заполнения СЗВ-ТД при приеме на работу
Сведения о страхователе. Сюда вносят стандартную информацию о компании или ИП. Раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» нужно заполнять только работодателю-правопреемнику — если нужно изменить информацию, которую ранее предоставил реорганизованный работодатель.
Сведения о зарегистрированном лице. Нужно внести данные сотрудника, на которого подается форма.
Сведения о трудовой деятельности. В графе 3 нужно написать причину, по которой подается отчет. У каждой причины есть свое название, его пишут заглавными буквами.
Правила заполнения графы 3 таблицы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица»
| Кадровое событие | Что писать в графе 3 |
|---|---|
| Прием на работу | ПРИЕМ |
| Перевод на другую работу | ПЕРЕВОД |
| Изменение названия компании | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ |
| Присвоение работнику второй и последующей профессии, специальности | ПРИСВОЕНИЕ |
| Увольнение с работы | УВОЛЬНЕНИЕ |
| Лишение судом права занимать должность или выполнять работу | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) |
Графу 4 заполняют в двух случаях:
- Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера, в графе ставят код «РКС».
- Если в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, — код «МКС».
В графу 5 вписывают название должности — с данными о квалификации и структурном подразделении, как они указаны в трудовом договоре.
Как узнать код выполняемой функции
Графу 6 «Код выполняемой функции» нужно заполнять при приеме на работу или переводе, при других кадровых событиях это не обязательно. Код берут из общероссийского классификатора занятий.
Для СЗВ-ТД нужно выбирать код, который состоит из четырех цифр и контрольного числа.
Примеры кодов для некоторых должностей
| Вид деятельности | Код выполняемой функции |
|---|---|
| Руководитель компании | 1120.9 |
| Бухгалтер | 2411.6 |
| Экономист | 2631.5 |
| Юрист | 2611.8 |
| Секретарь | 4120.1 |
| Системный администратор | 2522.4 |
Если у сотрудника несколько трудовых функций, выбирают код той, которую сотрудник выполняет больше. Например, бухгалтер выполняет обязанности кассира, но бухгалтерской работы у него больше. Значит, в СЗВ-ТД нужно указать код 2411.6.
Штрафы за непредставление СЗВ-ТД
Если работодатель подал СЗВ-ТД несвоевременно, предоставил неполную или недостоверную информацию, сдал отчет с ошибками, пенсионный фонд может выписать штраф — от 300 до 500 ₽.
Привлечь к ответственности могут руководителя или уполномоченного им сотрудника, который занимается кадрами.