Вопрос: У работника изменилась прописка. Нужно ли подписывать дополнительное соглашение с работником об из изменении прописки? (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2017 г.)
У работника изменилась прописка. Нужно ли подписывать дополнительное соглашение с работником об из изменении прописки?
Если в трудовом договоре с работником было указано место его прописки, то при ее изменении необходимо будет заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Согласно ч. 1 ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются:
— фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;
— сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
— идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
— сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
— место и дата заключения трудового договора.
В соответствии со ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора, которое заключается в письменной форме.
Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", сентябрь 2017 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Текст материала опубликован на информационном портале Роструда "Онлайнинспекция.РФ" и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.
Изменение персональных данных сотрудников в программах 1С
Для оформления трудовых отношений работодателю необходимы персональные данные работника: паспортные данные, СНИЛС, ИНН, реквизиты банковской карты. Эти данные идентифицируют физическое лицо, отражаются в трудовом договоре и кадровых документах. Так же эта информация нужна для отчетности в ИФНС и СФР. Должен ли далее с течением времени работодатель отслеживать изменения в персональных данных работника? Нужно ли вносить эти изменения в какие-то документы и сообщать в контролирующие органы? Обо всем этом расскажем в данной публикации. Пример разберем в 1С: Бухгалтерии предприятия, но он справедлив и для 1С: ЗУП ред. 3.1.
Итак, напомним о каждом виде персональных данных.
СНИЛС (страховой номер социального лицевого счета, та самая зелёная ламинированная карточка) и ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) – это данные, которые присваиваются человеку «на всю жизнь» и не меняются. Если работник при приеме на работу не может предоставить эти документы, можно сделать запрос в налоговую инспекцию и СФР. Однако лучше бы вообще не допускать таких ситуаций. При сдаче ЕФС-1 при приеме на работу вы должны указать номер СНИЛС, срок сдачи отчета – в день приема на работу или на следующий рабочий день, иначе штраф. У вас просто физически нет времени дожидаться ответа от контролирующих органов.
Паспортные данные меняются (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 «Об утверждении Положения о паспорте гражданина РФ»). Происходит это в следующих случаях:
• достижение возраста 20, 45 лет;
• смена фамилии, имени, отчества, пола, даты или места рождения;
• порча или утеря паспорта.
Замена паспорта – это обязанность работника.
Физическое лицо после получения нового документа вносит изменения в личном кабинете на портале государственных услуг, уведомляет работодателя, банк (в котором у физического лица открыты счета), страховую медицинскую организацию, где оформлен полис ОМС.
Для изменения фамилии и других паспортных данных в кадровых документах достаточно нового паспорта. При изменении фамилии в связи с заключением брака можно приложить копию свидетельства о браке. Также вы можете взять с работника заявление и оформить приказ. Трудовой договор остается действительным. Но, если хотите, оформите дополнительное соглашение.
В бумажной трудовой книжке зачеркните старую фамилию, рядом впишите новую. На внутренней стороне обложки укажите реквизиты свидетельства о браке. В личной карточке изменения вносите аналогично.
Если в трудовой книжке есть вкладыш, исправьте фамилию и на обложке книжки, и на обложке вкладыша.
Если у сотрудника электронная трудовая книжка, то изменение фамилии работника не является основанием для подачи новых сведений о трудовой деятельности в СФР, так как это законодательно не предусмотрено. Однако вместе с тем фамилия работника в ежеквартальной форме ЕФС-1 должна соответствовать данным в документе, подтверждающим регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР (п. 3.5 Порядка заполнения ЕФС-1).
Поэтому, чтобы поменять фамилию для СНИЛС, в СФР подается заявление по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 243п. Подать это заявление работник может сам либо через вас, как работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 17 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета).
Так же работодатель подает новые «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» в СФР для выплаты пособий.
Чтобы работодателю «не пропустить» информацию о смене персональных данных, можно в трудовом договоре закрепить обязанность работника сообщать об изменениях в течение определенного срока. Или в трудовом договоре сделать ссылку на «Положение о работе с персональными данными», если такое разработано в организации.
Кстати, в 1С: ЗУП есть встроенная функция контроля ведения учета, которая помогает отслеживать ошибки и недочеты по сотрудникам, в том числе касающиеся персональных данных.
Перейдем к практической части и рассмотрим несколько примеров по изменению персональных данных в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0:
Допустим, наша сотрудница Титова Елена Андреевна вышла замуж и сменила фамилию на Бойко, новый паспорт она получила 28.02.2023 г. и представила обновленные данные в отдел кадров и бухгалтерию. А другой сотрудник Косов Михаил Леонидович представил новые паспортные данные в связи с утерей старого паспорта. По обоим работникам необходимо внести изменения в программу, сдать отчет «Сведения о застрахованных лицах в ФСС» в СФР – это обязанность работодателя, и по личной просьбе сотрудников сдать АДВ-2.
При внесении изменений в справочники программы, никогда не изменяйте «старые» данные на «новые» путем удаления информации и внесения новой! В программе должны храниться все изменения по организациям, товарам, договорам и т.п., в том числе по персональным данным работников.
Для этого используется функция «История»:
Внесем новые данные в карточку физического лица в разделе «Справочники» — «Физические лица».
Провалившись в нужного сотрудника щелкаем по синей гиперссылке «Изменить ФИО». Вносим новую фамилию и дату, с которой действуют изменения.
Теперь, нажав на синюю гиперссылку «История ФИО», можем отследить историю изменений фамилии сотрудника.
Таким же образом через «Историю» внесем данные нового паспорта сотрудницы:
После проведения всех изменений в карточке физического лица, в карточке сотрудника данные изменятся автоматически. Убедиться в этом можно зайдя в пункт «Сотрудники» раздела «Зарплата и кадры» или «Справочники».
В списке сотрудников Титова Елена Андреевна отсутствует:
В карточке новая фамилия, новые паспортные данные. Изменения сохранены в «Истории».
Также новые персональные данные можно внести не только через пункт «Физические лица», но и непосредственно в карточке сотрудника в одноименном пункте «Сотрудники».
Здесь также необходимо воспользоваться синей гиперссылкой «История»:
В карточке физического лица данные изменились автоматически:
Далее отправляем в СФР форму «АДВ-2» (раздел «Отчеты» – «Регламентированные отчеты») и «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)» (раздел «Зарплата и кадры») по этим сотрудникам:
Открываем сведения, представленные при приеме на работу. Автоматически программа заполнит новые сведения.
Какие данные о работнике важно вовремя передать бухгалтеру
Из-за устаревших сведений о сотруднике бухгалтеры допускают ошибки при расчете НДФЛ, сдают отчетность в ПФР, которую потом приходится исправлять. Когда в работе кадровика и бухгалтера случается разлад, последний не получает вовремя данные о смене персональных данных работников, копии важных документов.
Из статьи вы узнаете, какие события в жизни работников важны для бухгалтеров. Как организовать взаимодействие двух отделов и быстро получать от сотрудников все важные документы. Могут ли компанию оштрафовать, если сотрудник не сообщил об изменении персональных данных.
Проблема № 1. Не получили от сотрудника документы о вступлении в брак
Обо всех значимых событиях своей жизни работник должен информировать отдел кадров. Если сотрудник создал семью, нужно уведомить кадровика и принести в отдел кадров паспорт и копию свидетельства о регистрации брака.
Что важно для бухгалтерии. У некоторых сотрудников, вступивших в брак, бухгалтер скорректирует вычеты по НДФЛ. Это потребуется сделать, если вышла замуж сотрудница, которая была матерью-одиночкой. Дело в том, что единственным родителям полагается вычет по НДФЛ за каждого ребенка в двойном размере (абз. 13 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК). А замужняя женщина уже не единственный родитель в целях расчета НДФЛ. И с месяца, следующего за месяцем регистрации брака, ей полагаются обычные вычеты (письмо Минфина от 20.05.2013 № 03-04-05/17775).
Если супруга вашего сотрудника проживает со своим сыном или дочерью от предыдущего брака, сотруднику полагается вычет на ребенка жены. Чтобы получить вычет, сотрудник пишет заявление в бухгалтерию и прикладывает к нему документы:
– копию свидетельства о рождении ребенка жены;
– копию свидетельства о браке;
– справку жилищно-коммунальной службы о совместном проживании сотрудника с ребенком супруги;
– заявление родителя ребенка об участии вашего сотрудника – супруга в обеспечении ребенка (письма Минфина от 23.06.2014 № 03-04-05/29908и от 21.02.2012 № 03-04-05/8-209). Таким образом, бухгалтер на основании этих бумаг начнет предоставлять сотруднику вычет по НДФЛ. В связи с чем налог с заработка получится меньше, а сумма на руки – больше.
Если об измениях бухгалтер узнает с опозданием, он будет неправильно удерживать НДФЛ – либо переплачить, либо недоплачивать в бюджет. Из-за чего компанию могут оштрафовать за неисполнение обязанностей налогового агента (ст. 123 НК). Чтобы этого избежать, сразу информируйте бухгалтерию об изменении в семейном положении сотрудников.
Как действует кадровик. Первым делом возьмите копию свидетельства о браке и отнесите ее бухгалтерам. Они сориентируются, нужно ли что менять в отношении вычетов по НДФЛ.
Данные о составе семьи запишите в личную карточку сотрудника. В унифицированной форме № Т-2 предусмотрены поля, куда вписывают, состоит ли работник в браке, и указывают состав его семьи. Сообщите сотруднику, вступившему в брак, что он может взять неоплачиваемый отпуск до пяти календарных дней (ст. 128 ТК).
Как обезопасить себя от проблем с работниками и бухгалтерией
Чтобы сотрудники вовремя подавали документы, содержащие персональные данные, пропишите требование об этом в ПВТР. Не лишним будет продублировать требование и в трудовом договоре с каждым работником. Установите срок, например, 5 рабочих дней, в течение которых сотрудник должен сообщить о смене Ф. И. О., заключении брака, перемене места постоянной регистрации и т. п. Более длительный срок прописывать не рекомендуем. Чем раньше вы и бухгалтерия узнаете о смене персональных данных, тем лучше.
С локальным актом работника нужно ознакомить под подпись (ст. 21, ч. 3 ст. 68 ТК). Если сотрудник не предоставит информацию в срок, то он не исполнит требования локального акта. За нарушение работодатель вправе привлечь работника к дисциплинарной ответственности – объявить замечание или выговор (ст. 192 ТК).
Проблема № 2. Не узнали, что сотрудник изменил фамилию
Люди меняют фамилию, а порой и имя с отчеством, когда вступают в брак, разводятся, а иногда просто по своему желанию. При смене фамилии получают новый паспорт. Копию нового паспорта и свидетельства о перемене фамилии сотрудник должен принести в кадровую службу. Кадровику важно не только внести изменения в программу учета, но и вовремя сообщить бухгалтеру о том, что сотрудник поменял Ф. И. О.
Что важно для бухгалтерии. Бухгалтеру информация о новых Ф. И. О. нужна, чтобы без ошибок заполнить отчетность по НДФЛ и страховым взносам.
Бухгалтер закажет новое страховое пенсионное свидетельство на работницу. Если сотрудница поменяла фамилию, на нее нужно получить новое пенсионное свидетельство с номером СНИЛС. Сам номер не поменяется, но свидетельство ПФР оформит другое, на новую фамилию. Чтобы не затягивать с заменой, сообщите в бухгалтерию о смене фамилии в тот же день, когда получите от сотрудника документы.
Пока Пенсионный фонд не получил заявку на новое свидетельство, у него нет информации, что фамилия сотрудника изменилась. Поэтому фонд будет принимать ежемесячные отчеты СЗВ-М с прежней фамилией и не обнаружит ошибки. Как только ПФР выдаст новое свидетельство СНИЛС, бухгалтеру нужно вписывать в отчетность измененные данные. Однако, если с заменой свидетельства затягивать, ПФР может узнать о смене фамилии сотрудника из других источников – например, из налоговой инспекции. Тогда фонд оштрафует за сдачу недостоверных сведений на 500 руб. (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
А вот новое свидетельство об ИНН при смене фамилии заказывать не нужно. Так как ИНН физлица при этом не меняется (п. 16 приказа ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@).
Бухгалтер напомнит, что нужно сменить банковскую карточку. Если заработную плату в вашей компании перечисляют на карту работника, при смене фамилии эту карту следует поменять. Ведь карточка со старой фамилией недействительна. При перечислении денег на карту работодатель подает в банк платежное поручение на общую сумму и представляет реестр получателей (п. 1.17 Положения, утвержденного ЦБ от 19.06.2012 № 383-П). В этом реестре он указывает Ф. И. О. работников, суммы и реквизиты карточных счетов. Если в реестре и банковской карте будут разные фамилии, банк не сможет зачислить деньги. Соответственно карту надо сменить.
Обычно сотрудник обращается в банк за новой картой самостоятельно. Однако бухгалтер может помочь ему заполнить нужные для смены карты документы. Пока банк не выпустит для работника новую карту, заработную плату придется выплачивать наличными.
Как действует кадровик. В тот же день, когда получите документы от сотрудника о смене фамилии, передайте информацию в бухгалтерию. Если персональные данные работника изменились и он принес документы, попросите его написать заявление. На основании этого заявления вы поменяете информацию о сотруднике в кадровых документах, а бухгалтер сможет отразить изменения в своей отчетности. Внесите изменения во внутренние кадровые документы: личную карточку сотрудника, график отпусков, табель учета рабочего времени и пр.
Чтобы подкорректировать сведения, издайте приказ о внесении изменений в документы и компьютерную программу, содержащие данные работника. Кроме того, на тех документах, которые оформлены на бумаге, надо будет зачеркнуть старую фамилию и записать новую. И заверить эту запись подписью кадровика.
В трудовую книжку исправительные записи вносите в следующем порядке (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69). На титульном листе зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и рядом запишите новую. На внутренней стороне обложки трудовой книжки укажите реквизиты свидетельства о браке, на основании которого изменена фамилия, или реквизиты паспорта. Поставьте свою подпись и печать организации (образец ниже).
Проблема № 3. Не отразили факт смены места жительства
Если работник официально поменял место жительства, то есть зарегистрировался по новому адресу и эта информация зафиксирована в паспорте, он представляет копию такого паспорта работодателю.
Если сотрудник сменил место жительства неофициально, то есть без регистрации в паспорте, то уведомлять бухгалтера и кадровика об этом не нужно.
Что важно для бухгалтерии. Адрес налогоплательщика до 2018 года записывали в справку 2-НДФЛ. Поэтому при смене места жительства сотрудника бухгалтер вносил исправления в компьютерную базу, где считается зарплата и формируются отчеты по НДФЛ.
С 2018 года действует новая форма справки 2-НДФЛ, в ней адрес налогоплательщика не указывают (приказ ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@). Поэтому бухгалтеру сейчас адрес для отчетности не нужен. Но информацию о сотруднике все равно лучше исправить, чтобы все данные учета были достоверными.
Как действует кадровик. Данные о месте жительства отражают в личной карточке. Поэтому, если они изменились, информацию в карточке надо подкорректировать. Зачеркните в карточке старый адрес, рядом напишите новый и поставьте свою подпись. Если в трудовом договоре ваша компания указывала адрес, его тоже нужно исправить.
Важные выводы
1. Даже если сотрудник не менял фамилию, но заключил брак, у него могут появиться дополнительные вычеты по НДФЛ.
2. Из-за смены фамилии работодатель заказывает сотруднику новую карточку СНИЛС. Но сам номер не меняется.
3. Пропишите в ПВТР обязанность сотрудников сообщать о смене персональных данных. И установите крайний срок. Тогда за нарушение сможете привлекать их к дисциплинарной ответственности.
Алгоритм действий кадровой службы при перемене работником ФИО
З аконодательство не запрещает перемену совершеннолетним гражданином своего имени (фамилии, отчества). На практике чаще всего встречается перемена фамилии женщиной в связи с вступлением в брак. Однако и иные случаи не являются исключением. Например, перемена фамилии мужчиной при вступлении в брак на фамилию жены порой вызвана желанием получить более благозвучную или известную фамилию. Перемена имени и отчества чаще связана с национальными обычаями и традициями или стремлением лица не афишировать свою национальную, расовую принадлежность и т.д. Разберемся, что делать работодателю, если работник поменял свое имя.
Для начала выясним, в каких случаях и в каком порядке можно поменять имя. Согласно п. 1-2 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (далее – Закон № 143-ФЗ) лицо, достигшее возраста 14 лет, вправе переменить свое имя, включающее в себя фамилию, имя и (или) отчество (ФИО). Перемена имени производится органом записи актов гражданского состояния по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего это сделать.
Факт изменения подлежит государственной регистрации в органах записи актов гражданского состояния (п. 5 ст. 58 Закона № 143-ФЗ и п. 3 ст. 19 Гражданского кодекса РФ, далее – ГК РФ). Более того, перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем (п. 2 ст. 19 ГК РФ).
Требует ли особого внимания прием на работу сотрудника, переменившего ранее фамилию, имя и / или отчество?
Причины для перемены имени могут быть различными, однако ни одна из них не является основанием для отказа в государственной регистрации органом ЗАГС перемены имени (см. ст. 11 Закона № 143-ФЗ). Таким образом, от кадровой службы работодателя не требуется особого внимания при приеме на работу сотрудника, менявшего свое имя (ФИО).
Однако повышенное внимание, скорее всего, вызовет перемена имени, не связанная с вступлением в брак, у службы безопасности работодателя. Ведь не всегда перемена имени работником вызвана вышеперечисленными причинами. Иногда таким образом человек пытается скрыть свое неблаговидное прошлое (например, привлечение к уголовной ответственности, наличие административных штрафов и т.д.). Поэтому до оформления приема на работу кадровой службой желательно, чтобы анкеты всех работников проходили проверку службы безопасности работодателя (при наличии таковой на предприятии).
Подтверждающие документы
Итак, в один прекрасный день работник может сообщить работодателю о перемене им фамилии, имени и / или отчества. Но одних слов недостаточно. Сотруднику нужно принести свидетельство о перемене имени и новый паспорт (на новые ФИО).
- свидетельство о заключении брака;
- новый паспорт.
Если же работник, уже состоящий в браке под своей фамилией, решит переменить фамилию на фамилию супруга (что разрешено делать как при вступлении в брак, так и позднее, уже будучи в зарегистрированном браке), то документами, свидетельствующими о перемене работником фамилии, будут: