Командировка за счет средств указать источник финансирования что писать

Оформление командировки в 2023 году: пошаговая инструкция

Простым языком, служебная командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на заранее определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.

Для оформления поездки в качестве служебной командировки необходимо:

чтобы поездка носила производственный характер;

сотрудник был устроен по трудовому договору и никак иначе;

сотруднику не введен трудовым договором разъездной характер работы (как, например, у курьеров, экспедиторов и пр.), т.е. за ним закреплено стационарное рабочее место;

длительность командировки выбрана целесообразно (например, поездка на полгода в другой регион для организации деятельности филиала скорее похожа на временный перевод, а не командировку).

Общие правила направления сотрудников в командировку

По общему правилу, если работодатель направляет сотрудника в командировку, то отказаться от поездки тот права не имеет.

Стать экспертом кадрового учета — легко!

Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» , в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.

Скидка 78% на обучение до 17 сентября, 29900 6499 руб., успейте записаться .

Например, если работник находится в отпуске, на больничном или поездка приходится на его официальный выходной, то отказ правомерен. Тут сотрудник сам может решить – ехать ему или нет.

При этом отпуск сотрудника придется переносить или отменять вообще, делать перерасчет.

А вот, если сотрудник решит поехать в командировку, находясь на больничном, он нарушит режим – одновременно болеть и работать нельзя. В этом случае он рискует потерей выплат по больничному листу или существенному их сокращению.

Кого нельзя отправлять в командировки или можно, но с ограничениями

Не каждого сотрудника компания может обязать поехать в командировку.

Есть некоторые категории работников, которые могут от нее отказаться на законных основаниях, а некоторых нельзя отправить даже если они сами согласны.

Беременных женщин – без каких-либо «но» нельзя направлять в командировки. Их права защищает ст. 259 ТК.

Несовершеннолетних детей можно отправлять в командировку, но только если они являются спортсменами или творческими работниками. Данное правило закреплено в ст. 268 ТК.

Работников, трудоустроенных по ученическому договору, в обычную командировку отправлять нельзя. Они могут ехать только в командировку, связанную с ученичеством (ст. 203 ТК). Например, для сдачи экзаменов или на сессию.

Сотрудников с ограниченными физическими возможностями можно направлять в командировки, но только если это не противоречит индивидуальной программе реабилитации (ст. 23 закона № 181-ФЗ).

Кроме того, статьи 259 и 264 ТК говорят о том, что, необходимо получить письменное согласие следующих сотрудников, направляя их в командировку:

женщин, имеющих детей до 3 лет;

отцов, матерей или опекунов, единолично воспитывающих детей до 14 лет;

родителей детей с ограниченными физическими возможностями;

одного из родителей ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;

многодетных родителей (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;

сотрудников на больничном по уходу за членами семьи;

кандидатов в депутаты в период выборов.

Вот примерный образец бланка на согласование командировки:

УВЕДОМЛЕНИЕ
о направлении в командировку

Уведомляя о направлении в служебную командировку сроком на _______, просим дать согласие на направление в служебную командировку с ______________________ по _______________________ в _________________ для ___________________________________________________________.

Разъясняем, что согласно ст. 259 ТК РФ Вы имеете право отказаться от направления в служебную командировку в связи с тем, что _________________
Ответ ожидается не позднее _____________ 20. г.

С ведением электронного кадрового оборота в программе 1С поможет разобраться этот вебинар. Узнаете, как работает обмен, подписание, контроль, хранение и регистрация всех документов внутри программы. Бесплатно для подписчиков Клерк.Премиум.

Командировка сотрудника-иностранца

Если работодатель намерен направить в командировку иностранных работников, то следует иметь в виду, что такая возможность зависит от профессии, должности и статуса иностранного работника.

Особенности командирования иностранных сотрудников мы собрали в отдельной таблице.

Статус пребывания иностранного работника в РФ

Ограничение по должностям

Ограничение по сроку командирования

Временно пребывающий в безвизовом порядке (патент)

ограничен сроком дополнительного патента в регионе командирования

Пребывающий на основании визы (разрешение на работу)

Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н)

не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения);

не более 60 дней (за весь период действия разрешения), если работа имеет разъездной характер.

Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 2 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н)

не более 40 календарных дней (за весь период действия разрешения);

не более 90 дней (за весь период действия разрешения), если работа имеет разъездной характер.

Высококвалифицированные специалисты с видом на жительство

Высококвалифицированные специалисты с разрешением на работу или временным проживанием

не более 30 календарных дней в году;

без ограничений при разъездном характере работы.

Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ

Временно пребывающий в безвизовом порядке иностранец получает патент.

Приезжающий по визе – разрешение на работу.

В обоих случаях свобода передвижения иностранца ограничена субъектом РФ, выдавшим ему разрешение или патент.

Если работодатель хочет занять работой иностранного сотрудника в двух и более субъектах РФ, то ему придется оформить патент на каждый из них.

При этом срок нахождения работника в другом субъекте будет строго ограничен сроком действия доппатента, который, в свою очередь, не должен превышать срок ранее полученного основного патента.

С иностранцем, имеющим разрешение на работу, немного проще. Он может ехать в командировку на срок не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения) или на 60 дней, если его работа имеет разъездной характер и это закреплено в трудовом договоре.

Ограничением является лишь то, что его должность или профессия должны попадать в определенный перечень, поименованный в п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н.

Туда попадают такие рабочие профессии как: каменщик, машинист, механик и пр. и творческие – артист, ведущий программ, аккомпаниатор. Должности, состоя на которых иностранец может ехать в командировку – руководители учреждений, функциональных и специализированных служб.

Иностранные сотрудники, имеющие статус временно проживающих должны работать в регионе, где им выдали разрешение.

Командировать можно только представителей рабочих и творческих профессий, а также руководящих должностей. Полный перечень содержится в п. 2 Приложения к приказу № 564н.

Общий срок пребывания временно проживающих иностранцев в служебных командировках не должен превышать 40 календарных дней за весь период действия разрешения и не более 90 календарных дней при разъездном характере работы.

Если иностранный работник признается высококвалифицированным специалистом и имеет вид на жительство, то его спокойно можно отправлять в командировки без каких-либо ограничений по профессиям и должностям.

При наличии у такого специалиста разрешения на работу или на временное проживание, он не может находиться в командировке более 30 календарных дней в году.

А вот если закрепить в его трудовом договоре разъездной характер работы, то срок нахождения в командировке будет не органичен.

Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ, могут на любой период быть направлены в служебную командировку. На них действует тот же порядок, что и для российских граждан.

Все, что нужно знать про иностранных работников, найдете в вебинарах:

Все записи бесплатны для подписчиков Клерк.Премиум. Изучайте и применяйте в работе.

Срок командировки

Сроком служебной командировки принято считать период со дня выезда сотрудника по день его возвращения, включительно. Этот срок определяет сам работодатель.

Важно, чтобы руководитель установил ее конечный срок еще до начала командировки. Сотрудник должен четко понимать когда он вернется, а бухгалтерия должна рассчитать авансовые суммы перед поездкой и правильно расставить отметки в табеле рабочего времени.

Согласование командировки и заявление на выплату аванса

Закон не предусматривает проведения дополнительного согласования служебной командировки. Более того, у работодателя нет обязанности предупреждать о ней сотрудника заранее.

Однако, организации вправе разработать образец служебной записки, позволяющей согласовать служебную поездку и уточнить сопутствующие траты.

На практике, такую служебную записку составляет руководитель направляемого в командировку сотрудника.

В документе указывают ФИО и должность сотрудника, срок командировки, а также расшифровываются основные предстоящие расходы.

Генеральному директору ООО «СТИЛЬ»
Петрову И.И.
От руководителя отдела маркетинга
Иванова В. В.

Уважаемый Иван Иванович!

В связи с возникшей необходимостью осуществления переговоров с крупным потенциальным клиентом, который не имеет возможности посетить Санкт-Петербург, прошу командировать заместителя начальника отдела маркетинга Смирнова Д.С. в город Ростов-на-Дону. Предполагаемая длительность командировки: с 16 апреля по 21 апреля 2023 года.

Прошу дать указание о выдаче командировочных средств главному бухгалтеру в размере:

– 20 000 на проживание в гостинице.
– 6 000 на питание.
– 15 000 на транспорт.

«__» ___________________ 2023 г.

Во многих компаниях процесс согласования командировок, как и документооборот в целом автоматизирован.

Сотрудник создает онлайн заявку, подписывает и согласовывает с руководством. Далее она уходит к ответственным сотрудникам смежных подразделений.

После того, как служебная записка согласована, работнику надо написать заявление на перечисление аванса, для покупки билетов и предварительной брони жилья, если эти хлопоты не берет на себя сама компания.

Конкретного расчета данных сумм нет. Достаточно знать приблизительную стоимость аренды жилья и расходов на проезд.

При этом, категория как самой гостиницы, так и номера должны совпадать с условиями, прописанными в Положении о командировках для конкретной должности.

Также можноограничить и класс поездки. Например, рядовые сотрудники могут ездить только в плацкарте на поезде и летать эконом-классом в самолете, а руководство – в купе и бизнес-классе соответственно.

В авансовый платеж, помимо указанных расходов, включаются суточные. Размер суточных не ограничен. Но по НК не облагаются налогом только суточные в пределах 700 рублей по России и 2 500 рублей (эквивалент в валюте) за границей.

Учитесь на вебинарах с Клерк.Премиум, задавайте вопросы лекторам, получайте сертификаты. 500+ часов обучающего контента для бухгалтеров, кадровиков, ИП.

Приказ о командировке

Каждая командировка начинается с оформления приказа.

С 1 января 2013 года применять унифицированные формы документов не является обязанностью.

Законодатель позволил компаниям самостоятельно разработать бланк приказа, утвердив его в своей учетной политике.

Главное чтобы в нем были все данные, предусмотренные ФСБУ 27/2021, позволяющие идентифицировать:

ФИО сотрудника, направляемого в командировку, должность и подразделение;

куда оформлена командировка;

в какие даты и на сколько календарных дней;

кто финансирует поездку (работодатель).

Но и использование уже имеющихся унифицированных форм допустимо:

Т-9, при условии, что в командировку едет один сотрудник;

Т-9а, если командированных несколько.

Ранее, помимо приказа, необходимо было оформить служебное задание и командировочное удостоверение.

Постановление Правительства № 1595 сделало их применение необязательным. Хотя есть и такие компании, которые используют эти документы и сейчас. Это не запрещено.

Если работник будет находиться в пути в выходной или праздничный день либо, будучи в командировке, в такие дни он будет занят работой (при условии, что это не предусмотрено его обычным графиком), обязательно следует взять от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ.

Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.

Новый онлайн-курс «Главный бухгалтер на УСН» за 4990 руб.!

Мы разбираем все темы, от учета до настройки в 1С с учетом последних изменений 2023 года.

Вы научитесь вести бухучет без штрафов, правильно рассчитывать упрощенный налог, начислять заработную плату сотрудникам, работать с кассой и применять новые ФСБУ.

Успейте записаться по акции

Бронирование жилья и билетов

Эту часть оформления командировки организация полностью устанавливает сама.

Кому-то удобно назначить в отделе кадров ответственного, который будет бронировать гостиницы и приобретать билеты на общественный транспорт.

Кто-то доверяет это своим сотрудникам, отправляющимся в командировку. Они из выданного им аванса оплачивают и жилье, и проезд.

Некоторые сотрудники получают разрешение ехать на личном или служебном авто. В данном случае им оформляются путевые листы, форму которых организация вправе утвердить сама.

Для подтверждения расходов в таком случае потребуются чеки на топливо, которое будет оплачивать сотрудник во время поездки.

Выплата суточных

Суточные должны быть выплачены заранее, перед командировкой. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно и закрепляет его в Положении о командировках или Коллективном договоре.

Единственное ограничение, которое есть по суточным – их не выплачивают тем, кто едет в однодневную командировку (п. 11 постановления № 749).

Если однодневная командировка является заграничной, то выплата суточных производится в размере 50% от установленной работодателем для них нормы (ст. 168 ТК, п. 20 постановления № 749).

Лимит по суточным также не регламентирован. Организация вправе установить совершенно любой размер, закрепив его во внутренних документах.

Многие предприятия стараются указать суточные для командировок по России в размере 700 рублей. Выбор логичен. Именно такая сумма не подлежит обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК). Для загранкомандировок необлагаемый НДФЛ размер суточных – 2 500 рублей.

Суточные сверх указанных лимитов облагаются еще и страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Например. Иванов И.И. пробыл в командировке 4 дня и получил суточные в размере 1500 рублей в день. За дни командировки он получил 6 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 2 800 рублей (4 * 700 руб.). Получается, что с разницы 6 000 – 2 800 = 3200 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Следует также иметь ввиду, что если место командировки недалеко от фактического места проживания командированного и у него есть возможность каждый вечер возвращаться домой, то суточные ему не выплачиваются (п. 11 постановления № 749) .

Отчет о командировочных расходах (авансовый отчет)

Основная задача работника, находящегося в командировке – сохранять все документы:

документы, подтверждающие расходы на проживание;

другие документы по произведенным затратам (чеки на купленные канцтовары, материалы, оплату провоза багажа и др.).

Правительство уточнило перечень документов для подтверждения срока пребывания в командировке без проездных документов.

Например, если сотрудник едет на собственном авто. С 10 марта 2023 года работники, которых направили в командировку, смогут подтвердить проживание в гостинице если у них отсутствуют проездные документы:

договором на оказание гостиничных услуг по месту командирования;

документом, оформленным на бланке строгой отчётности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования (БСО).

После того, как работник вернулся из командировки, ему необходимо будет в течении 3 дней отчитаться о потраченных суммах:

собрать все сохраненные расходные документы;

заполнить авансовый отчет, указав сколько денег на командировку получено и сколько израсходовано, уточнить есть ли остаток или перерасход;

если сотрудник потерял какой-либо документ, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств (но, надо иметь в виду, что руководитель вправе отказать в компенсации соответствующего расхода).

После того, как бухгалтерия получит все документы, рассмотрит их и сверит затраты с размером аванса, будет произведён перерасчёт.

Если после командировки еще остались непотраченные средства, то их придется вернуть.

Если трат оказалось больше, при условии, что это не противоречит положению о командировках, оставшиеся средства перечислят на счёт командированного или выдадут из кассы.

Особенности командировок на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей

В 2022 году официально разрешили направлять работников в командировку в новые регионы для восстановления коммуникаций и налаживания бизнес-процессов.

Также были разработаны Правила командирования на территории Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской и Херсонской областей (постановление Правительства от 28.10.2022 № 1915) для следующих категорий сотрудников:

работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам;

работников других организаций, которые участвуют в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры.

В период их нахождения на указанных территориях им положены:

выплата среднего заработка в двойном размере. Он рассчитывается в соответствии с постановлением № 922;

суточные в размере 8 480 рублей за каждый день пребывания в командировке;

выплаты по безотчетным суммам в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с командировками.

Оформление командировки

Заполните поля формы предварительно подготовки информации (поля, помеченные * являются обязательными для заполнения:

• Сведения о командирумом — выбрать из селектора (выберите сотрудника, кликнув здесь) или заполнить самостоятельно:
  • ФИО командирумого — ФИО в винительном падеже (направить) Иванова Ивана Ивановича
  • Должность, подразделение — в винительном радеже: инженера ЛАБ1
  • — Цель командировки — заполнить самостоятельно
  • — Исполнение обязанностей на время отсутствия возложить на: (выбрать из селектора или заполнить самостоятельно)
  • — Руководитель подразделения, должность, подразделение (выбрать из селектора или заполнить самостоятельно)
  • Укажите источник- поставьте галочку/галочки в нужных (в случае выбора «иное» -укажите в открывшемся поле что именно)
  • — Цель командировки — заполнить самостоятельно
  • — Руководитель проекта/гранта, должность, подразделение (выбрать из селектора или заполнить самостоятельно)
  • Проезд
  • Проживание
  • Суточные
  • Прочие расходы

  Служебную записку подаёт руководитель проекта/гранта, если командировка только по деятельности, приносящей доход, в остальных случаях служебную записку подаёт руководитель подразделения.

  Если Вы хотите, чтобы информация из полей, открывающихся при выборе опций (галочки в соответствующих чекбоксах) была отражена в документах для печати — не закрывайте эти поля (не убирайте галочки).

  Если командировка двух типов (по госзаданию и по приносящей доход деятельности) — отчеты о командировке будут разделены на два документа.

  Перед печатью документов, пожалуйста, винмательно проверьте поля, сформированные для печати.

  Исправить и/или дополнить информацию можно, вернувшись в форму предварительной подготовки, и/или непосредственно в формах для печати.

  Для печати готовы:

  • Служебная записка
  • Заявление о выдаче денег под отчёт
  • Памятка по оформлению командировки
  • Реестр передаваемых документов
  • Отчёт о командировке

  Срок командировки : (расчитывается по датам)

  Цель командировки (заполняется сотрудником) *:

  Исполнение обязанностей на время отсутствия возложить на:

  ФИО, должность (Выбрать из справочника или заполнить самостоятельно):

  ФИО (Выбрать из справочника или заполнть самостоятельно) *:

  Цель командировки (Заполняется сотрудником) *:

  ФИО руководителя (Выбрать из справочника или заполнить самостоятельно) *:

  Прочие расходы (руб)

  Подготовить документы для печати

  Руководитель НИОХ СО РАН

  Директору НИОХ СО РАН
  Багрянской Е.Г.

  Исполнение обязанностей на время отсутствия возложить на:

  ПЭО: Расходы по командировке отнести за счет следующих средств: ____________________

  суточные

  проживание

  проезд

  оргвзнос

  (заполняет ПЭО при разных источниках финансирования)

  Начальник ПЭО ___________ / _________

  Бухгалтерии разрешаю
  выдать денежные средства в сумме

  Директору НИОХ СО РАН
  Багрянской Е.Г.

  Заявление о выдаче денег под отчет

  прошу перечислить аванс на командировочные расходы на личную банковскую карту, в том числе:

  Расчёт затрат на командировку

  Проезд (поездом, самолётом)

  Авансовый отчет обязуюсь представить в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.
  Задолженность по ранее выданным под отчет суммам отсутствует.

  — средства на выполнение государственного задания

  — средства от предпринимательской деятельности

  — прочие (грант РФФИ, грант РНФ, грант Правительства РФ)

  Начальник ПЭО ____________ ____________

  Выплату денежных средств провести согласно приказа о командировании № ____ от ___________
  по счетам БУ _______________________________
  _______________________________

  Главный бухгалтер ____________ Н.В. Максименко

  1. Оформить служебную записку от руководителя подразделения (Приложение №1 к Положению о служебных командировках), приложить приглашение (с переводом, в случае командирования за рубеж по приглашению принимающей стороны). В приглашении в обязательном порядке должны быть поименованы все расходы, оплачиваемые принимающей стороной. В случае командировки с целью выступления на конференции с докладом, следует приложить направленные тезисы и оформленное на них экспертное заключение.
  2. Оформитьзаявление о выдаче денег под отчетна командировочные расходы (Приложение №2 к Положению о служебных командировках).
     В случае срочной командировки и отсутствия возможности получить аванс на командировочные расходы, работником оформляется служебная записка на имя директора или заместителя директора по приезду из командировки с просьбой о возмещении расходов, связанных со служебной командировкой (Приложение №3 к Положению о служебных командировках).
  3. Передать оформленные документы (служебную записку, заявление о выдаче денег под отчет) в планово-экономический отдел, для согласования источника финансирования.
  4. Планово-экономический отдел визирует служебную записку у директора или заместителя директора, передает документы в канцелярию для оформления приказа о направлении работника/работников в командировку, копию служебной записки и заявление о выдаче денег под отчет на командировочные расходы в бухгалтерию для выплаты аванса

  Работник обязан отчитаться о командировке путем представления реестра передаваемых документов (Приложение №4 к Положению о служебных командировках) и документов, подтверждающих расходы в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу.
  Обязательные документы по командировке:

  1) Проездные документы, приобретенные подотчетным лицом, в т.ч.:
  — квитанция по проезду от аэропорта до города и обратно, (если Вы использовали услуги Такси обязательно приложить Онлайн чек);
  — маршрут/квитанция электронного билета (обязательно должен быть Онлайн чек);
  — посадочные талоны с отметкой о досмотре (к авиабилетам);

  2) Документы о найме жилого помещения
  — договор, счет гостиницы (с указанием срока проживания и категории номера)
  — документы об оплате (чек ККТ/бланк строгой отчетности/слип/чек электронного терминала при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является подотчетное лицо). При выставлении счета за проживание в гостинице проследите, чтобы обязательно были отражены следующие реквизиты: наименование исполнителя, сведения о гос.регистрации, сведения о заказчике (ФИО проживающего), даты проживание. Если Вы проживали вместе с другими командированными лицами, выписывайте счета за проживание и оплачивайте их только за себя.

  3) Другие документы, подтверждающие произведенные расходы работником в т.ч. расходы по оформлению заграничных паспортов, виз, других выездных документов, расходы по оплате обязательных консульских сборов, расходы по оплате сборов на оформление обязательного медицинского страхования и других обязательных сборов.

  4) Заверенные выписки из банка, подтверждающие расходы, произведенные безналичным путем. Командировочный работник может осуществлять оплату только своей банковской картой, оплата другим лицом не допускается

  5) По приезду заполнить отчет о командировке, если командировка из нескольких источников финансирования, то обязательно заполнить отчет на каждый источник финансирования, приложить сертификат/свидетельство об участии в мероприятиях

  6) Если Вы едете в командировку за счет принимающей сороны, но институт оплачивает суточные расходы Вы должны предоставить (маршрутную квитанцию (можно копию), копии посадочных талонов, копии документов по проживанию, сертификат участника)
  Пересечение границы подтверждается копией страниц паспорта с отметками паспортного контроля. Оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Перевод заверяется ученым секретарем.

  Не выбрасывайте никакие документы, даже если считаете, что они вам не понадобятся, — предоставьте решение этого вопроса бухгалтерии.

  Обратите ВНИМАНИЕ. Не оплачиваются следующие расходы:
  — выбор места при покупке билетов
  -добровольная страховка на перелет

  Образец приказа о командировке

  

  Приказ — это документ, содержащий распоряжение и выпускаемый руководителем той или иной организации в границах его полномочий. Обязателен к исполнению подчиненными руководителя. В различных учреждениях наделяются правом издавать приказы: генеральный директор (в компаниях), главный врач (в медучреждениях), директор (на производстве) и т.д.

  Предметом приказа становятся какие-либо поручения, необходимые к выполнению. Это может быть поручение об исполнении конкретных работ в определенные сроки, или же распоряжение о постоянном поручении — тогда документ нацелен уже не на результат, а на процесс, контролируемый со стороны руководителя.

  Приказы в обязательном порядке регистрируются в соответствии с номенклатурой учреждения. Законной силой обладает документ, составленный в правильной форме и заверенный надлежащим образом. Обязательно должны наличествовать название документа, дата, данные компании, номер документа, заголовок и подпись руководителя.

  Виды и варианты приказов

  • Приказ о приеме на работу;
  • Приказ об увольнении;
  • О переводе;
  • Об отпуске;
  • О направлении в командировку;
  • О поощрении сотрудников;
  • Приказы по личному составу;
  • По деятельности предприятия или компании;
  • По хозяйственным и/или административным вопросам.

  Унифицированная форма № Т-9
  Утверждена постановлением Госкомстата РФ
  от 5 января 2004 г. № 1

  Код
  Форма по ОКУД 301022
  по ОКПО

  наименование организации

  Дата составления » » г.

  ПРИКАЗ
  (распоряжение)
  о направлении работника в командировку

  Направить в командировку:

  1. Табельный номер фамилия, имя, отчество структурное подразделение должность (специальность, профессия) место назначения (страна, город, организация) сроком на календарных дней с » » г. по » » г.

  Командировка за счет средств указать источник финансирования

  Основание (документ, номер, дата): служебное задание, другое основание (указать)

  Как направить работника в служебную командировку

  Нанимателю может понадобиться направить работника для исполнения трудовой функции за пределы места постоянной работы. В таком случае нужно оформить этому работнику служебную командировку (далее — командировка). В небольших организациях данная обязанность может быть возложена на бухгалтера.

  1. Как определить, является ли поездка командировкой

  Прежде чем оформлять поездку как командировку, необходимо определить, соответствует ли она всем признакам командировки. Так, командировка — это поездка, которая осуществляется (абз. 13 ч. 1 ст. 1, п. 2 ст. 6, ч. 1 ст. 91 ТК, абз. 2, 3, 6 ст. 1 Закона об административно-территориальном устройстве):

  — в рамках исполнения своих трудовых обязанностей работником, оформленным по трудовому договору (контракту). Лиц, выполняющих в организации работы по договору подряда, договору оказания услуг и другим договорам, предусмотренным гражданским законодательством, а также практикантов, проходящих практику в организации без заключения трудового договора, в командировку направить нельзя, поскольку эти отношения не подпадают под действие трудового законодательства;

  — по инициативе нанимателя (например, директора организации, начальника структурного подразделения);

  — на определенный срок, т.е. командировка не может быть бессрочной. Однако минимальный и максимальный сроки командировки законодательством не установлены. Полагаем, конкретный срок командировки определяется нанимателем в зависимости от объема и сложности служебного задания;

  — в другую местность (вне места постоянной работы), в том числе за границу. В ТК не определено, что является другой местностью для целей направления работника в командировку. По-нашему мнению, другую местность следует определять с учетом существующего административно-территориального устройства. То есть другой местностью является другой населенный пункт по отношению к тому, в котором наниматель находится;

  — для выполнения служебного задания. Причем оно должно выполняться именно для нанимателя, а не, например, для организации, в которую направляется работник. Целями командировки могут быть заключение договора (контракта, соглашения), в том числе предварительного договора; проведение деловых переговоров с контрагентами; презентация продукта; присутствие на конференции, семинаре, рабочей встрече; представление интересов в суде, обмен опытом; прохождение курсов повышения квалификации; проверка бухгалтерии филиала и др.

  Эти признаки отличают командировку от иных служебных поездок работников, когда постоянная работа протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер либо когда поездка происходит в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Иные служебные поездки нельзя оформлять как командировки (ч. 2 ст. 91 ТК).

  Пример 1
  Заместителю директора нужно приехать в организацию, находящуюся на другом конце города, для заключения с ней договора. Такая поездка не будет являться командировкой, поскольку осуществляется в пределах того же населенного пункта, где находится наниматель.

  Пример 2
  Курьеру в трудовом договоре установлен разъездной характер работы. Его служебные поездки в другой город, осуществляемые при исполнении трудовой функции, не будут считаться командировками.

  Пример 3
  Работник-надомник из г. Молодечно приглашен для участия в совещании в офис нанимателя в г. Минске. Такая поездка будет являться служебной командировкой.

  2. Как оформить направление работника в командировку

  До начала командировки нужно оформить следующие документы (ч. 1 — 4 ст. 93, ч. 2 ст. 263, ч. 5 ст. 271, ч. 6 ст. 287 ТК):

  1) предложение нанимателя о направлении в командировку, если требуется получение письменного согласия работника на направление в командировку. Данное письменное согласие следует получать:

  — у женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

  — работающих отцов, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет) без матерей (в связи с их длительным (более месяца) пребыванием в организации здравоохранения и по другим причинам);

  — одиноких родителей, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

  — опекунов (попечителей) детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

  — инвалидов (независимо от группы инвалидности);

  — любого работника, направляемого в командировку на срок более 30 календарных дней.

  Беременных женщин запрещено направлять в командировку даже с их согласия (ч. 1 ст. 263 ТК).

  Пример формулировки предложения нанимателя о направлении в командировку
  В связи с необходимостью участия в деловых переговорах с ООО «Максимум» и ОДО «Яркая планета» по вопросам согласования проектов договоров оказания услуг и приложений к ним предлагаем Вам отправиться в служебную командировку в г. Борисов с 16.02.2022 по 17.02.2022.
  В соответствии с частью 2 статьи 263 Трудового кодекса Республики Беларусь, учитывая наличие у Вас ребенка в возрасте 10 лет, направить Вас в служебную командировку возможно только с Вашего письменного согласия.
  Просим Вас указать Ваше отношение к предложению о направлении в указанную служебную командировку.

  Согласие может быть выражено работником письменно в тексте предложения в специально предусмотренном для этого месте либо отдельным заявлением.

  Пример формулировки заявления работника о согласии на направление в командировку
  Я, Шилова Елена Павловна, на направление в служебную командировку в г. Борисов с 16.02.2022 по 17.02.2022 согласна;

  2) приказ о командировании. Он оформляется на основании следующих документов:

  — предложения нанимателя о направлении в командировку с письменным согласием работника на направление в командировку, упомянутыми выше;

  — докладной записки о командировании (например, составленной непосредственным руководителем работника — начальником отдела и направленной директору организации);

  — плана служебных командировок;

  — приглашения другой организации;

  — других документов, обосновывающих необходимость поездки.

  Также, если работник добирается до места командировки и обратно на служебном, личном автомобиле или автомобиле, управляемом по доверенности, это следует отразить в приказе.

  Пример формулировки приказа о командировании работника
  Для участия в деловых переговорах с ООО «Максимум» и ОДО «Яркая планета» по вопросам согласования проектов договоров оказания услуг и приложений к ним
  ПРИКАЗЫВАЮ:
  1. Командировать ШИЛОВУ Елену Павловну, менеджера отдела по работе с клиентами, в г. Борисов сроком на 2 календарных дня с 16.02.2022 по 17.02.2022 на служебном автомобиле (модель Nissan Almera, регистрационный номер 1234 АВ-7).
  2. Бухгалтеру Радевич О.А. произвести расчет и выплату командировочных расходов за счет средств ООО «Старт».

  Отметим, что направление в командировку руководителя организации не имеет особенностей.

  Пример формулировки приказа о командировании руководителя организации
  Для участия в XXVIII Международной выставке-конгрессе HI-TECH 2022
  КОМАНДИРОВАТЬ:
  НЕГОДУ Андрея Борисовича, директора ООО «Старт», в г. Санкт-Петербург (Российская Федерация) на 3 календарных дня с 15.02.2022 по 17.02.2022.
  Оплата командировочных расходов за счет средств ООО «Старт».

  Поскольку приказ о командировании относится к приказам по личному составу, его регистрационный номер нужно дополнить соответствующей литерой в зависимости от продолжительности командировки, которая влияет на срок хранения такого приказа: литерой «л», если срок командировки менее 1 месяца (срок хранения приказа — 3 года), либо литерой «к», если срок командировки более 1 месяца (срок хранения приказа — 75 лет) (подп. 142.3, ч. 2 подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству, подп. 21.3, 21.4 п. 21 Перечня N 140).

  Командируемого работника с приказом о командировании следует ознакомить под подпись, чтобы работник был осведомлен о цели (задании) и сроке (продолжительности) командировки.

  На основании данного приказа командируемому работнику оплачиваются командировочные расходы. Так, наниматель обязан выдать такому работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы (п. 5 Положения N 176, ч. 2 ст. 95 ТК):

  — по проезду к месту командировки и обратно;

  — по найму жилого помещения;

  — за проживание вне места жительства (суточные);

  — иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

  3. Нужно ли оформлять задание на командировку и командировочное удостоверение

  До начала командировки могут быть оформлены и такие документы, как задание на командировку и командировочное удостоверение.

  В задании на командировку, как правило, указываются цель и задачи командировки, а также сведения, необходимые для их реализации (место назначения командируемого работника, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) — предмет этого договора (контракта, соглашения) и др.).

  В командировочном удостоверении указываются отметки о выбытии командированного работника из места постоянной работы и прибытии в него, а также о прибытии командированного работника к месту командировки и выбытии из него.

  Отметим, что оформление этих документов не является обязательным, что сокращает «командировочный» документооборот.

  Поскольку срок (продолжительность) и цель командировки определяются в приказе о командировании, можно сказать, что командировочное удостоверение и задание на командировку в этой части повторяют приказ о командировании. Кроме того, срок и факт пребывания работника в месте командирования определяются по проездным документам, квитанциям о проживании, кассовым чекам и другим документам, подтверждающим маршрут следования и представляемым по возвращении из командировки.

  Однако возможна ситуация, когда у работника не будет ни проездных документов, ни документов, подтверждающих его проживание в месте командирования, а командировочное удостоверение при этом не оформлялось. Полагаем, что работник в этом случае должен представить по возвращении из командировки документ, содержащий подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия (выбытия) работника к месту командирования (из места командировки). Если такие ситуации происходят регулярно, то целесообразно оформлять командировочное удостоверение.

  Необходимость выдачи командировочного удостоверения, а также его форма может быть установлена, например, в Положении о командировках или ином ЛПА нанимателя (ч. 2, 3 ст. 93 ТК). Полагаем, что таким же образом может быть установлена необходимость оформления задания на командировку и его форма.

  Примечание
  Наниматель при разработке формы собственного командировочного удостоверения может использовать для примера действовавшие ранее формы командировочных удостоверений согласно приложениям 1 и 2 к Инструкции N 35. А при разработке собственной формы задания на командировку — действовавшие ранее формы заданий согласно приложению 1 к постановлению МИД N 3 и приложению к приказу Мининформа N 175.

  Читайте этот материал в ilex >>*
  *по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

  Похожие публикации:

  1. Какие элементы затрат не включаются в цеховые расходы
  2. Со скольки лет можно стать депутатом
  3. Что запрещается при выполнении работ на измерительных трансформаторах тока
  4. Что может выступать в качестве предмета договора хранения