Среднесписочная численность в расчете 4-ФСС (нюансы)
Указание в форме 4-ФСС среднесписочной численности работников в 2022 году: на что обратить внимание
В форме 4-ФСС (утверждена приказом ФСС от 14.03.2022 № 80) среднесписочная численность работников указывается в отдельном поле титульного листа. Соответствующий показатель отражается за период с начала года. Эта форма действует во 2, 3 и 4 кварталах 2022 года. О новшествах ее заполнении мы писали здесь. С 2023 года она теряет свою актуальность из-за объединения ФСС и ПФР. 4-ФСС будет входить в новый объединенный отчет ЕФС-1.
ВАЖНО! С 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединяются в Фонд пенсионного и социального страхования. Подробнее об этом мы писали здесь. В связи с этим кардинально меняется и порядок представления отчетности. Формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и 4-ФСС объединяются в одну форму (ЕФС-1). Форма СЗВ-М отменяется. Вместо нее в налоговую (не в ПФР!) будут представляться персонифицированные сведения о физических лицах. Но отчитываться за 2022 год надо будет по старым правилам. Подробнее о 4-ФСС за 2022 год мы писали здесь.
Как сдавать отчетность и платить налоги за 2022 год в 2023 году, мы разъяснили в статье.
Как заполнять форму 4-ФСС за 2022 год, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к правовой системе и переходите в материал, чтобы узнать все подробности нововведений.
Поля «Численность работающих инвалидов» и «Численность работников, занятых на работах с вредными/опасными производственными факторами» заполняются согласно списочной численности соответствующих категорий сотрудников на отчетную дату. Рассмотрим, каким образом рассчитывается среднесписочная численность в отчете ФСС на практике.
Как рассчитать для 4-ФСС среднесписочную численность работников: этапы
Расчет рассматриваемого показателя за тот или иной квартал осуществляется в 5 этапов:
1. Исчисление среднесписочной численности всех работников за все дни месяцев с начала года, то есть если отчет сдается за 2022 год, то среднесписочная численность считается за январь-декабрь 2022 года.
2. Исчисление среднесписочной численности по сотрудникам с неполной занятостью за все дни месяцев с начала года.
3. Исчисление среднесписочной численности сотрудников отдельно за каждый месяц.
4. Исчисление среднесписочной численности по работникам с неполной занятостью за каждый месяц.
5. Определение среднесписочной численности специалистов за период с начала года.
Такой алгоритм соответствует порядку определения среднесписочной численности, который Росстат рекомендует применять при заполнении форм статистической отчетности. Для применения в 2021 году этот порядок был утвержден приказом Росстата от 27.11.2019 № 711, а с января 2022 года — приказом Росстата от 24.11.2021 №832.
Используют этот алгоритм для расчета сведений о численности, ежегодно подаваемых в ИФНС. Подходит он и для определения численности, отражаемой в 4-ФСС.
ВАЖНО! Отчетность по численности за 2022 подавайте не отдельным документом, а в составе ЕРСВ. Этот показатель нужно зафиксировать в титульном листе расчета.
Все показатели, указанные выше, должны высчитываться с округлением дробных чисел до целых.
Что делать, если в результате расчета получился ноль? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Изучите материал бесплатно, получив пробный доступ к правовой системе.
Рассмотрим, как реализуются указанные этапы определения среднесписочной численности.
Этап 1: исчисление среднесписочной численности за день (пример расчета среднесписочной численности для ФСС-4)
На первом этапе необходимо подсчитать количество трудовых договоров, действующих по состоянию на учетный день. При этом в расчет не следует включать (пп. 78-79 приказа № 832):
- сотрудников, работающих по совместительству;
- сотрудников, находящихся в декрете или отпуске по уходу за ребенком, за исключением работающих на дому или неполный рабочий день с сохранением права на пособие;
- сотрудников, которые вышли в неоплачиваемый отпуск по учебе;
- сотрудников с неполной занятостью;
- физлиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам;
- собственников организации, не получающих заработную плату;
- адвокатов;
- военнослужащих при исполнении ими обязанностей военной службы.
В выходной или праздничный день списочная численность определяется как соответствующая той, что зафиксирована в предыдущий рабочий день.
Нам нужно рассчитать среднесписочную численность для отчета 4-ФСС за 4 квартал условного отчетного года. Так как среднесписочная численность считается за период с начала года, то нам понадобятся данные за январь-декабрь. Допустим, что в январе-марте в фирме работало каждый указанный месяц 100 сотрудников, с 1 по 15 апреля — каждый день работали 100 сотрудников, с 16 по 30 апреля — 90 (например, по причине того, что часть работников вышла в неоплачиваемый учебный отпуск на 2 недели), в мае с 1-го по 15-го — 100 человек, с 16-го по 31-е — 90, в июне с 1-го по 15-е — 100, с 16-е по 30-е — 90, в июле-декабре каждый рабочий день работало 100 сотрудников.
В этом случае суммарная списочная численность работников фирмы составит:
- 3100 человек, или человеко-дней (100 × 31) — в январе;
- 2800 человек — в феврале;
- 3100 человек — в марте;
- 2850 (100 × 15 + 90 × 15) — в апреле;
- 2940 человек (100 ×15 + 90 ×16) — в мае;
- 2850 человек — в июне;
- 3100 человеко-дней в июле;
- 3100 — в августе;
- 3000 — в сентябре;
- 3100 — в октябре;
- 3000 — в ноябре;
- 3100 — в декабре.
Как учитывать единственного сотрудника — внешнего совместителя при заполнении 4-ФСС, рассказала Н. Н. Пирогова — эксперт ГУ РО ФСС РФ по респ.Карелия. Узнайте точку зрения чиновника, получив пробный доступ к КонсультантПлюс бесплатно.
Этап 2: расчет среднесписочной численности сотрудников с неполной занятостью
При расчете среднесписочной численности сотрудников с неполной занятостью нужно иметь в виду, что их рабочие дни в период, когда они находятся на больничном или в отпуске, должны включаться в рабочее время в том количестве часов, которое отработано в предыдущий день.
Для того чтобы рассчитать рассматриваемый показатель, нужно:
1. Подсчитать общее количество часов, которые специалисты с неполной занятостью отработали в течение месяца.
2. Умножить длительность рабочего дня в фирме в часах на количество рабочих дней месяца.
3. Разделить результат п. 1 на результат п. 2.
Продолжим подсчеты для формирования отчетности в ФСС за 4 квартал условного отчетного года. Условимся, что в нашей фирме работают 4 специалиста на неполную ставку, каждый из которых приходит на работу на 4 часа с понедельника по пятницу.
Получается, что каждый из специалистов на неполной ставке отработает:
- в январе — 68 часов (4 × 17 рабочих дней с понедельника по пятницу);
- в феврале — 76 часов (4 × 19);
- в марте — 80 часов (4 × 20);
- в апреле — 84 часа (4 часа × 21 рабочий день с понедельника по пятницу);
- в мае — 80 часов;
- в июне — 80 часов;
- в июле — 88 часов;
- в августе — 92 часа;
- в сентябре — 80 часов;
- в октябре — 92 часа;
- в ноябре — 84 часа;
- в декабре — 84 часа.
Суммарно все сотрудники, что работают по неполной ставке, проработают:
- в январе — 272 часа (68 часов × 4 человека);
- в феврале — 304 часа;
- в марте — 320 часов;
- в апреле — 336 часов;
- в мае — 320 часов;
- в июне — 320 часов;
- в июле — 352 часа;
- в августе — 368 часов;
- в сентябре — 320 часов;
- в октябре — 368 часов;
- в ноябре — 336 часов;
- в декабре — 336 часов.
Этап 3: расчет среднесписочной численности за месяц
На этом этапе необходимо суммарную списочную численность разделить на количество дней месяца.
Если продолжить вычисления за 4 квартал, начатые выше, то получается, что среднесписочная численность за месяцы квартала составит:
- 100 человек (3100 человек / 31 день месяца) — в январе;
- 100 человек в феврале;
- 100 человек в марте;
- 95 человек (2850 человек / 30 дней месяца) — в апреле;
- 95 человек (2940 / 31, результат округляем до 95) — в мае;
- 95 человек — в июне;
- 100 человек — в июле;
- 100 человек — в августе;
- 100 человек — в сентябре;
- 100 человек — в октябре;
- 100 человек — в ноябре;
- 100 человек — в декабре.
Этап 4: расчет среднесписочной численности сотрудников с неполной занятостью за месяц
Данный показатель вычисляется, исходя из общего количества часов, отработанных сотрудниками по неполной ставке в месяц, количества рабочих часов по стандартному графику и количества рабочих дней в месяце.
Продолжая вычисления по рассмотренным выше примерам, условимся, что рабочий день в фирме длится 8 часов. В этом случае среднесписочная численность специалистов на неполной ставке составит:
- в январе — 2 человека (272 часа / 8 рабочих часов в день / 17 рабочих дней в месяце);
- в феврале — 2 человека (304 / 8 / 19);
- в марте — 2 человека (320 / 8 / 20);
- в апреле — 2 человека (336 часов / 8 рабочих часов в день / 21 рабочий день в месяце);
- в мае — 2 человека (320 / 8 / 20);
- в июне — 2 человека (320 / 8 / 20);
- в июле — 2 человека (352 / 8 / 22);
- в августе — 2 человека (368 / 8 / 23);
- в сентябре — 2 человека (320 / 8 / 20);
- в октябре — 2 человека (368 / 8 / 23);
- в ноябре — 2 человека (336 / 8 / 21);
- в декабре — 2 человека (336 / 8 / 21).
Этап 5: расчет среднесписочной численности сотрудников за квартал
Теперь, используя имеющиеся цифры, мы можем рассмотреть, как рассчитать среднесписочную численность для 4-ФСС за квартал.
Для того чтобы вычислить требуемый показатель, нужно:
- Сложить результаты вычислений, полученных на этапах 3 и 4 по каждому месяцу.
- Разделить получившийся результат на 12 — количество месяцев с начала года.
Среднесписочная численность работников нашей фирмы за 4 квартал составит 100 человек ((100 + 2 + 100 + 2 + 100 + 2 + 95 + 2 + 95 + 2 + 95 + 2 + 100 + 2 + 100 + 2 + 100 + 2 + 100 + 2 + 100 + 2 + 100 + 2) / 12). Результат округлен до целого числа.
Эта цифра и будет зафиксирована в форме 4-ФСС.
Итоги
Для того чтобы подсчитать среднесписочную численность работников организации в целях заполнения формы 4-ФСС, необходимо знать такие показатели: продолжительность рабочего дня в фирме на полную ставку, количество часов, отработанных сотрудниками с частичной занятостью, количество дней в месяце, а также количество трудовых договоров на полную и неполную ставку. Используя их в определенной последовательности, можно сделать необходимые расчеты по приведенной выше методике.
С 2023 года ПФР и ФСС объединяться, в связи с чем будет кардинально изменена отчетность, бланки и порядок их представления. 4-ФСС войдет в состав объединенного отчета ЕФС-1.
Среднесписочная численность персонала
Среднесписочная численность (ССЧ) — это усреднённый показатель количества работников, которые числились на предприятии в течение определённого временного интервала.
Данный параметр требуется при заполнении расчёта по страховым взносам, а также используется в отчётности по взносам за травматизм. С 2023 года ССЧ указывается в титульной части раздела 2 формы ЕФС-1, которая пришла на смену 4-ФСС.
Рассказываем, чем ССЧ отличается от СЧ — списочной численности, как её рассчитать и какие нюансы при этом нужно учитывать.
Отличия списочной от среднесписочной численности
СЧ показывает, сколько человек работало на предприятии в определённую дату. Учитываются все сотрудники в штате:
- фактически работавшие в день, за который ведётся расчёт, в том числе удалённые;
- отсутствовавшие на рабочем месте по каким-либо причинам, например:
- командировка;
- отпуск;
- декрет;
- болезнь;
- выполнение общественных обязанностей;
- прогул.
В расчёте списочной численности каждый работник берётся за единицу и учитывается однократно. Следовательно, СЧ представляет собой сумму единиц персонала.
Значение СЧ должно соответствовать табелю учёта рабочего времени — документу, который служит обоснованием для начисления зарплаты. Табель обычно ведёт бухгалтерия, отдел кадров или руководители подразделений. Закон не регламентирует процедуру мониторинга рабочего времени, поэтому каждая компания самостоятельно решает, как организовать сбор статистики и формировать отчётность. Чтобы экономить ресурсы и снизить вероятность ошибки в отчётах, часть задач можно автоматизировать. Для этого используются специальные системы — например, HR‑платформа Пульс.
Система покрывает полный цикл управления персоналом:
- поиск кандидатов и рекрутинг;
- приём на работу;
- адаптация;
- оформление декретных отпусков;
- карьерный рост;
- развитие компетенций — например, в системе можно поставить сотруднику цель освоить новые инструменты для продаж, отслеживать прогресс и оценивать результаты работы.
В отличие от списочной численности, среднесписочная показывает, сколько человек в среднем работало за период. Исходными данными для определения ССЧ являются значения СЧ.
Расчёт среднесписочной численности
Подробные указания приведены в приказе Росстата от 30.11.2022 № 872, вступившем в силу 1 января 2023 года.
Чтобы рассчитать ССЧ за период, нужно выполнить следующие шаги:
- собрать данные о СЧ за каждый день периода;
- посчитать ССЧ за каждый месяц периода;
- определить ССЧ для сотрудников с неполным рабочим временем;
- определить финальный ССЧ за весь период.
Разберём каждый шаг с формулами и примерами.
Определяем месячный ССЧ
Сначала нужно найти СЧ: количество единиц персонала за каждый календарный день одного месяца. Нерабочие дни тоже учитываются.
В праздники и выходные за СЧ нужно взять значение предыдущего рабочего дня. Например, в субботу и воскресенье показатель СЧ такой же, как в пятницу. Исключение — уволенные работники, если дата их увольнения приходится на пятницу.
Далее надо посчитать месячный ССЧ по формуле:
- в январе (31 день) в компании работали 20 сотрудников на полной ставке;
- из них два специалиста устроились в середине месяца, допустим, 15 января;
- значит, с 1 по 14 января (14 дней) работали 18 человек;
- с 15 по 31 января (17 дней) — 20 человек;
- применим формулу: ((18 человек х 14 дней) + (20 человек х 17 дней)) / 31 день;
Таким образом, ССЧ за январь равен 19.
По данному алгоритму нужно рассчитать ССЧ за все месяцы, входящие в период.
ССЧ при неполной занятости
Для персонала, работающего неполный рабочий день, формула отличается:
Исключение составляют группы работников, которым по закону положено работать сокращённый день, например:
- персонал на опасном производстве;
- сотрудники младше 18 лет;
- кормящие женщины.
При расчёте СЧ такие сотрудники принимаются за единицу.
Определяем ССЧ за период
Чтобы получить сумму ССЧ за месяц, нужно сложить все показатели, рассчитанные на предыдущих шагах.
Как округлять среднесписочную численность работников за год
Каждому работодателю рано или поздно придется посчитать, сколько у него сотрудников. Но часто расчеты дают в результате дробное число, и непонятно, округляется или нет среднесписочная численность работников, а если округляется, то как.
Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: как округлять среднесписочную численность работников за год. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.
Расскажем, как правильно округлять среднесписочную численность работников в отчетах.
ССЧ: что это за показатель, где его используют и как рассчитывают
В многочисленных статистических отчетах, в расчетах страховых взносов для налоговой (РСВ) и для фонда соцстрахования (4-ФСС) предусмотрены поля для указания среднесписочной численности (ССЧ) сотрудников организации или ИП. Такой же показатель используют при определении квоты на трудоустройство инвалидов и возможности сдавать бумажную, а не электронную отчетность.
Чтобы рассчитать ССЧ, следует ознакомиться с инструкцией, утвержденной приказом Росстата от 24.11.2021 № 832. Поскольку после расчетов среднесписочная численность может быть не целым числом, в этом же приказе установлено, как корректно округлять полученный результат.
Но сначала поговорим, как рассчитывают ССЧ, в общих чертах.
Сначала определяют, кого включать в расчет, затем считают отдельно сотрудников, которые трудятся полный рабочий день и которые работают неполное рабочее время. Все расчеты производят сначала за день, затем за месяц, а затем за необходимый для указания в отчете период: квартал, полугодие или год.
На этапе расчетов за месяц обратите внимание, сколько брать чисел после запятой для расчета ССЧ, — все, которые показал калькулятор (сколько получилось, если вы считаете вручную). Но когда вам понадобится результат за квартал, полугодие или год, правила округления среднесписочной численности работников изменятся в зависимости от сдаваемого отчета или целей расчета такого показателя.
В расчете о взносах округляют до целого
Начиная с 1 квартала 2022 года работодатели сдают РСВ по форме, утв. приказом ФНС от 06.10.2021 № ЕД-7-11/875@. В указаниях нет специальных правил, как округлять среднесписочную численность работников за год, полугодие или квартал.
Но если посмотреть на бланк и формат поля электронной формы, то увидим, что налоговики просят целое число, а не дробное.
Если в расчетах у вас десятичная дробь, то округление среднесписочной численности работников в РСВ производят по правилам математики: все, что равно или больше 0,5, увеличивают до 1, все, что меньше 0,5, уменьшают до 0. Это правило не всегда действует, если показатель ССЧ меньше 1.
Согласитесь, странно, если вы в отчете о страховых взносах в налоговую укажете, что взносы перечисляете, но у вас работает 0 человек.
Потому, чтобы не возникало вопросов при проверке отчетности, эксперты рекомендуют округлить 0,375 до полной единицы при расчете среднесписочной численности для РСВ. Аналогично поступить с другим дробным числом меньше 1.
Часто возникает вопрос по внешним совместителям, которых не включают в расчет ССЧ. Если в компании только такие сотрудники, то допускается поставить значение «0» в РСВ, система примет такой отчет.
Важно! Для отчета о взносах на травматизм порядок, как округлять среднесписочную численность в отчете 4-ФСС, а затем записывать результат, регламентирован приказом Росстата от 24.11.2021 № 832 и приказом ФСС от 14.03.2022 № 80. Из этих документов следует, что работодатель вправе записывать ССЧ с одним десятичным знаком. А при отсутствии показателей в строке ставят прочерк.
В статистических отчетах оставляют один знак после запятой
Для всех форм статистического наблюдения порядок, в какую сторону округлять среднесписочную численность работников, регламентирован законами математики и приказом Росстата № 832.
По распоряжению Службы госстатистики в отчеты вписывают ССЧ либо целым числом, либо, если результат дробный, с одним десятичным знаком после запятой. Если после запятой больше знаков, то округляем до тех пор, пока не останется один.
Пример
Покажем на конкретном примере, как правильно округлить число 0,13 при расчете численности работников службы охраны труда для отчета по форме П-4, например. После запятой 2 знака: «1» и «3». По математическим правилам «3» не прибавляет единицу к предыдущему знаку, ее сможет прибавить только цифра «5» и все, что больше нее.
В итоге ССЧ в нашем примере составит 0,1. Это значение и надо записать в отчет П-4 или другую статформу.
Среднесписочная численность работников: как рассчитать
С 2021 года сведения о среднесписочной численности отражаются в отчетности по новым правилам. Разберемся, где и когда надо показывать ССЧ, как правильно рассчитать этот показатель. Тонкости вычислений посмотрим на примерах. Расскажем, как вычислить среднесписочную численность при неполном рабочем дне, за неполный месяц, за год. Чем она отличается от средней и списочной численности.
О чем узнаете
Что такое среднесписочная численность работников
Под среднесписочной численностью работников (ССЧ) понимается усредненное число сотрудников, которые работали на протяжении отчетного периода. Показатель нужен для отражения в РСВ и 4-ФСС. Отдельный отчет о среднесписочной численности с 2021 года не подается, все необходимые сведения контролирующие органы получат из Расчета страховых взносов. Так как отчеты по взносам подаются по итогам 1 квартала, полугодия, 9 месяцев и года, показатель ССЧ надо выводить за аналогичные периоды.
Заполнение и подача 4-ФСС регламентируется Приказом ФСС от 26.09.2016 г. № 381. В соответствии с этим нормативным документом на титульном листе надо ввести значение среднесписочной численности за период с начала отчетного года. Форма подается в ФСС не позднее 20 числа после окончания отчетного периода при сдаче на бумажных носителях или до 25 числа после отчетного периода при сдаче в электронном виде.
Заполнение показателя среднесписочной численности в РСВ регламентировано Приказом ФНС от 18.09.2019 г. № ММВ-7-11/470@ — данные отражаются на титульной странице. Расчет по страховым взносам работодатели направляют в налоговый орган в течение 30 календарных дней после завершения отчетного периода (квартал, полугодие, 9 месяцев, год). Благодаря изменению формы РСВ подавать отдельную отчетность по сведениям о среднесписочной численности не надо (норма актуальна с января 2021 года).
Алгоритм расчета ССЧ за месяц и иные отчетные периоды описан в Приказе Росстата от 27.11.2019 г. № 711.
Сведения о среднесписочной численности работников нужны субъекту хозяйствования в следующих случаях:
- для заполнения отчетности по всем видам страховых взносов — РСВ и 4-ФСС;
- при определении доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение в соответствии с нормами ст. 288 НК РФ;
- при подтверждении права на льготы по НДС в виде освобождения от налогообложения отдельных операций (сравнивается среднесписочная численность инвалидов с показателем общей ССЧ в соответствии с требованиями п. 3 ст. 149 НК РФ);
- информация о среднесписочной численности важна при подаче налоговых деклараций и расчетов на бумажных носителях — ССЧ должна быть не более 100 человек (ст. 80 НК РФ);
- для заполнения форм статистической отчетности, например, П-4, которая подается всеми юридическими лицами (за исключением тех, кто относится к малому бизнесу) до 15 числа после отчетного периода (ежемесячно);
- для отнесения к малым или средним предприятиям — ССЧ не должна превышать 100 или 250 человек соответственно (ст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ);
- для применения пониженных тарифов страховых взносов. Например, для ИТ- компаний ССЧ должна быть не менее 7 человек (п. 5 ст. 427 НК РФ).
Списочная численность и среднесписочная численность — разные показатели. Списочный состав персонала является основой для выведения ССЧ. Частая ошибка — отождествление понятий средней и среднесписочной численности. При расчете первого показателя учитываются все оформленные у работодателя физические лица по трудовым контрактам, по договорам ГПХ и внешние совместители, а среднесписочная численность ориентируется только на штатных работников, то есть ССЧ является составляющим элементом средней численности. Средняя численность нужна субъектам хозяйствования, например, при оценке возможности перехода на УСН (не более 100 человек в соответствии с пп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ) или ПСН (не более 15 человек — п. 5 ст. 346.43 НК РФ).
Как наказывают за непредставление сведений о ССЧ
Срок сдачи среднесписочной численности в 2021 году не установлен, так как эта форма отчетности как самостоятельный документ отменена с января текущего года. Информация подается в составе Расчета по страховым взносам (РСВ). За срыв срока при сдаче РСВ ответственность предусмотрена ст. 119 НК РФ — штраф в размере от 5% до 30% от суммы неуплаченных вовремя взносов, но не менее 1000 руб.
Если субъект хозяйствования не подаст сведения по форме П-4, к нему могут быть применены меры воздействия в соответствии со ст. 13.19 КоАП РФ:
- административный штраф в отношении должностных лиц выписывается в сумме от 10 до 20 тыс. руб.;
- штраф применительно к юридическим лицам в размере от 20 до 70 тыс. руб.;
- при повторном нарушении максимальный уровень взыскания для должностных лиц возрастает до 50 тыс. руб., для предприятий до 150 тыс. руб.
Создавайте РСВ в СБИС. Программа сама сформирует отчет по данным бухучета и сведениям о сотрудниках. Узнать подробнее.
Как рассчитать среднесписочную численность
Так как основу ССЧ составляет списочная численность, необходимо определить сначала общее количество работников в штате за каждый день. Далее выводится среднесписочный состав наемного персонала за месяц, после чего можно определить ССЧ по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев или года.
Списочный состав за каждый день определяется на основе табелей учета рабочего времени. Субъекты хозяйствования могут применять собственные формы табелей или использовать рекомендованные Госкомстатом шаблоны Т-12 и Т-13 (унифицированные формы представлены в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1).
Для расчета среднесписочной численности работников по итогам месяца используется следующая формула:
ССЧ за месяц = Сумма показателей СЧ за каждый день / Число календарных дней в месяце.
Учитывается численность наемного персонала за все календарные дни, а не только за рабочие смены (в расчет принимаются и праздничные, выходные дни). Например, если в рассматриваемом месяце 30 дней, суммировать надо 30 показателей численности и разделить полученную сумму также на 30. В нерабочие дни количество работников приравнивается к показателю за предшествующий рабочий день. Специалисты, которые отработали неполный месяц, в расчете участвуют как целая единица.
Условия для включения сотрудников в списочную численность:
- физическое лицо трудоустроено по трудовому договору;
- для человека это место работы является основным, даже если он работает на неполную ставку;
- трудовые функции в рассматриваемом месяце выполнялись физическим лицом один день или более;
- сотрудники, работающие на условиях неполного рабочего времени, учитываются в ССЧ пропорционально отработанному времени.
В расчет принимаются лица, работающие в период испытательного срока, надомники, студенты, зачисленные на штатные должности на период прохождения ими производственной практики, декретницы, работники с иностранным гражданством, прогульщики, вахтовики, трудоустроенные лица, находящиеся под следствием. В численность должны входить и собственники предприятия, получающие заработную плату, временно отсутствующие работники (находящиеся на больничных, в отпусках и командировках).
Кто не входит в среднесписочную численность работников:
- внешние совместители;
- лица, привлекаемые к работам по договору ГПХ;
- работники, направленные за границу или переведенные в другую организацию при условии, что за ними не сохраняется заработная плата;
- сотрудники, направленные на учебу с отрывом от выполнения рабочих функций с условием выплаты им стипендии;
- лица, изъявившие желание уволиться и прекратившие выполнение трудовых функций, не включают в списочную численность с момента невыхода на рабочее место;
- собственники, которым не платится заработная плата;
- адвокаты, военнослужащие.
Формула среднесписочной численности работников за год:
ССЧ годовая = Сумма показателей ССЧ за все месяцы отчетного года / 12
Полученный результат округляется до целых единиц.
Примеры расчетов ССЧ в разных ситуациях
Некоторые категории работников будут участвовать в формировании показателя списочной численности, но они исключаются из ССЧ. Такие особенности присущи женщинам, находящимся в отпуске по беременности или по уходу за ребенком (норма не касается тех, кто работает на условиях неполного рабочего времени). Также не должны влиять на значение ССЧ специалисты, оформившие учебный отпуск, если за этот период им не сохраняется зарплата.
Предприятие функционирует по графику 5-дневной рабочей недели, все трудоустроенные лица работают полный день. По итогам февраля 2021 года надо вывести среднесписочную численность. В соответствии с табелем рабочего времени имеются следующие данные:
Дата Выходные дни Списочная численность, чел. Число работников, вошедших в списочный состав, но исключаемых из ССЧ, чел. 01.02.2021 — 120 1 02.02.2021 — 122 1 03.02.2021 — 122 1 04.02.2021 — 123 1 05.02.2021 — 123 2 06.02.2021 Суббота 123 2 07.02.2021 Воскресенье 123 2 08.02.2021 — 122 2 09.02.2021 — 120 2 10.02.2021 — 120 2 11.02.2021 — 120 2 12.02.2021 — 121 2 13.02.2021 Суббота 121 2 14.02.2021 Воскресенье 121 2 15.02.2021 — 120 2 16.02.2021 — 120 2 17.02.2021 — 120 2 18.02.2021 — 119 2 19.02.2021 — 118 1 20.02.2021 Суббота 118 1 21.02.2021 Воскресенье 118 1 22.02.2021 — 120 3 23.02.2021 — 120 3 24.02.2021 — 120 3 25.02.2021 — 121 3 26.02.2021 — 120 3 27.02.2021 Суббота 120 3 28.02.2021 Воскресенье 120 3 Итого: х 3375 56 Среднесписочная численность за квартал выводится путем сложения ССЧ за соответствующие месяцы в квартале и деления суммы на 3. Если организация проработала не весь квартал, при определении среднесписочной численности делить надо все равно на 3.
Аналогично расчету показателя ССЧ за квартал проводятся вычисления за другие отчетные периоды. Делить надо на то количество месяцев, за которые берутся данные по списочной численности.
Задача — определить ССЧ по итогам года. Среднесписочная численность по месяцам представлена в таблице:
№ п/п Месяц Значение ССЧ, чел. 1 Январь 134 2 Февраль 145 3 Март 160 4 Апрель 171 5 Май 160 6 Июнь 175 7 Июль 185 8 Август 190 9 Сентябрь 180 10 Октябрь 150 11 Ноябрь 120 12 Декабрь 100 Итого: х 1870 Для предприятий, созданных не с начала года, и для организаций, осуществляющих сезонную работу, ССЧ выводится путем деления сумм списочного состава за все календарные дни работы на общее число дней в соответствующем месяце.
Предприятие начало работу с 22 июля 2021 года. Данные по списочной численности за июль:
Дни Численность, чел. Работников, вошедших в списочный состав, но исключаемых из ССЧ, чел. 22.07.2021 — 155 0 23.07.2021 — 156 0 24.07.2021 Суббота 156 0 25.07.2021 Воскресенье 156 0 26.07.2021 — 157 0 27.07.2021 — 157 0 28.07.2021 — 158 0 29.07.2021 — 158 0 30.07.2021 — 158 0 31.07.2021 Суббота 158 0 Итого: х 1569 0 На предприятии 6 человек трудоустроены на условиях неполного рабочего времени, каждый из них работает по 4 часа в день (5-дневный график). ССЧ работников на полной ставке составляет 15 человек. Надо вывести ССЧ за февраль 2021 года. Алгоритм действий:
- Подсчитывается количество отработанных такими сотрудниками часов за месяц (норма рабочих дней в феврале 19) — 456 часов (19 дней х 4 часа х 6 чел.).
- Получившееся значение отработанных часов делят на норму рабочих часов в конкретном месяце, в итоге получается 3 человека (456 / 19 / 8).
- Итоговое значение среднесписочной численности на предприятии равно 18 человек (15 + 3).
Если сотруднику неполный рабочий день введен по инициативе работодателя, при расчете ССЧ такой работник берется как целая единица.
В Письме ФНС от 22.01.2021 г. № БС-4-11/663@ оговаривается механизм расчета ССЧ для предприятий с обособленными подразделениями. Информация по среднесписочной численности представляется в составе РСВ по месту нахождения организации. В этом показателе должны быть учтены работники головного офиса и обособленных структур. В отчетности обособленных подразделений поле для отражения ССЧ в 2021 году не заполняется, в данных за 2020 год ставится «0».
Отчетность по среднесписочной численности
Сведения о среднесписочной численности работников с 2021 года в качестве отдельного отчета не подаются. Эта информация теперь отражается в составе РСВ. Как заполнять РСВ.