Что такое реквизит в делопроизводстве

Письмовник

Любой документ – это сумма постоянных элементов содержания. Такие элементы принято называть реквизитами документа. Реквизиты содержат сведения:

• об адресате (кому адресован документ);
• об адресанте (кем является автор документа – заявителем, просителем и т. д.);
• название типа документа (в некоторых документах обязательно, например: Заявление, Докладная записка, Доверенность; в некоторых опускается, например в деловых письмах);
• опись приложений к документу (если они имеются);
• дата;
• подпись автора документа и др.

Реквизиты обычно располагаются в «шапке» документа в следующем порядке:

Логотип
или товарный знак

Отправитель: наименование организации-отправителя и
её структурного подразделения
в именительном падеже

Контакты: почтовый адрес организации-отправителя,
номер телефона, факса,
адрес электронной почты

Наименование
вида документа

Дата

Рег. № документа

Ссылка на дату и рег. № номер входящего документа

ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

«Адресат» при написании заявления центрируется по правому краю или по левому, но в правой части листа?

Реквизит «адресат» обычно выравнивается по левому краю, но всегда находится в правой части листа. Например, так:

Реквизиты и структура документа

В нормативных актах, регулирующих процессы создания документа, особое внимание уделяется его структуре и пространственному расположению отдельных частей текста, в связи с чем вводится понятие реквизита.

Реквизит — это обязательный, законченный, содержащий полную информацию по своей локальной теме информационный элемент текста документа, установленный законом или положениями для деловых документов (например, реквизиты «автор документа», «дата» и т.д.).

Реквизиты в их совокупности служат опознавательными элементами документа, они определяют правоотношения автора документа с субъектами и объектами деятельности предприятия, без них документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его владельца возможности использовать документ по назначению.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления реквизитов документов, которые установлены государственными нормативными актами — ЕГСД, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТом Р 6.30- 2003, вводящими единообразие в оформление документов, что является неотъемлемым условием автоматизации работы с ними и осуществления эффективного управления производством.

По способу оформления реквизиты делятся на графические (герб, печать, эмблема) и текстовые.

Текстовые реквизиты в свою очередь подразделяются в зависимости от состава информации на простые, состоящие из одного-двух слов или цифр (дата, наименование вида документа и др.), и сложные, включающие несколько достаточно самостоятельных частей (гриф утверждения, резолюция и др.).

Кроме того, выделяются постоянные и переменные реквизиты документа.

Постоянные реквизиты — это символы и индексы, наносимые на бланки и формы типографским или другим способом (герб, автор документа, справочные данные об организации и др.).

Переменные реквизиты вносятся в документ в процессе его подготовки и оформления (текст документа, регистрационный номер документа, дата, подпись и т.д.).

Оформление документа представляет собой проставление необходимых реквизитов, т.е. их написание и расположение. Деловой документ оформляют в соответствии с формуляром-образцом.

Формуляр — это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Расположение реквизитов на формуляре может быть угловым (все основные реквизиты располагаются в левой стороне листа) и продольным (реквизиты располагаются по центру листа).

Всего ГОСТом Р 6.30-2003 установлено 30 реквизитов:

01 — Государственный герб РФ,

02 — герб субъекта РФ,

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания),

04 — код организации,

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица,

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП),

07 — код формы документа,

08 — наименование организации,

09 — справочные данные об организации,

10 — наименование вида документа,

11 — дата документа,

12 -регистрационный номер документа,

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа,

14 — место составления или издания документа,

16 — гриф утверждения документа,

18 — заголовок к тексту,

19 — отметка о контроле,

20 — текст документа,

21 — отметка о наличии приложения,

23 — гриф согласования документа,

24 — визы согласования документа,

25 — оттиск печати,

26 — отметка о заверении копии,

27 — отметка об исполнителе,

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело,

29 — отметка о поступлении документа в организацию,

30 — идентификатор электронной копии документа (так как некоторые из реквизитов являются взаимоисключающими, что зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет не 30, а гораздо меньше).

Образец оформления основных реквизитов документа приведен в приложении. Рассмотрим более подробно реквизиты, использование и оформление которых вызывают наибольшее число вопросов и затруднений.

Реквизит 01 — Государственный герб РФ,

Реквизит 01 помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». В этом Законе указаны органы, имеющие право на нанесение герба на документы, — администрация, законодательные органы власти, прокуратура, органы правительства, федеральные округа.

Изображение Государственного герба РФ может помещаться и на бланках министерств, ведомств, организаций, учреждений и предприятий республиканского и местного подчинения.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием автора документа; диаметр герба не должен превышать 20 мм. На бланке может быть изображен или Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, но не оба герба одновременно (они взаимоисключаемы).

Бланки с Государственным гербом в соответствии с постановлением Правительства РФ № 1268 изготавливаются только типографическим способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчетности.

Реквизит 02 — Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов.

Герб субъекта РФ — главный символ субъекта РФ, выполненный в соответствии с правилами геральдики и выражающий его историческое и административное значение. На рисунке приведен герб Москвы как субъекта Российской Федерации.

Гербы городов, автономных округов, районов Российской Федерации размещаются на бланках документов органов представительной и исполнительной власти муниципальных образований в соответствии с порядком использования гербов, установленным нормативными актами соответствующих территориальных единиц.

На рисунке приведен герб города Каменск-Шахтинский Ростовской области.

Реквизит 03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема и товарный знак — символы, признаки, изобразительные обозначения, придающие эстетический вид бланку, дающие представления об адресанте, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя (исполнителя).

Как правило, эмблема представляет собой графически оформленные начальные буквы названия организации либо рисунок, которые отражают главное направление деятельности организации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

При продольном расположении реквизитов эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации — автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 06), слева.

При угловом расположении реквизитов эмблему и товарный знак располагают на левом поле бланка.

В обоих случаях она центрируется по отношению к реквизиту «наименование организации», при этом ее размеры не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом «наименование организации». Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетический вид бланка, но не заменяет наименования организации.

Товарный знак действителен, если он зарегистрирован в соответствии с требованиями Закона РФ от 23 сентября 1992 г. «О товарных знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Реквизит 04 — Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит 05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 — Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 — Код формы документа

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа по ОКУД проставляется на бланках документов, входящих в состав какой-либо УСД. На бланке с угловым размещением постоянных реквизитов код располагается непосредственно после реквизита 06 (ИНН/КПП); на бланке с продольным расположением постоянных реквизитов — правее наименования документа.

ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных межотраслевых, межведомственных форм документов, разрабатываемых ведущими министерствами и ведомствами, с целью сокращения количества применяемых форм документов, исключения из обращения неунифи-цированных форм и дублирования информации.

Код унифицированной формы документа состоит из семи знаков и контрольного числа (КЧ). Унифицированная система ОРД имеет код 0200000. Например, код унифицированной формы Устава организации имеет обозначение 02112312, где 02 — класс форм документов (в данном случае УСОРД), 11 — подкласс форм (документация по созданию организации), 231 — регистрационный номер (Устав), 2 — контрольное число.

Реквизит 08 — наименование организации.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Выделяется несколько вариантов оформления этого реквизита.

1. Над наименованием организации-автора может указываться вышестоящая организация, которой та непосредственно подчиняется. Для государственных предприятий это наименование министерства или ведомства, а для коммерческих — консорциум или промышленная группа.

Например: Федеральное агентство образования Костромской государственный педагогический университет Институт филологии, массовой информации и психологии.

2. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного (в скобках).

Например: Федеральная архивная служба России Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

3. Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. На практике — в таких случаях чаще всего используется продольный бланк с указанием наименования организации на двух языках на одном уровне. Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, указываются на двух языках — русском и национальном.

4. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают это наименование ниже наименования организации.

Например: Сибирско-Уральская нефтегазовая компания «Сибур» Департамент делопроизводства

5. В соответствии со ст. 54 Гражданского кодекса РФ юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование, при этом в наименовании могут использоваться сокращения типа ЗАО (закрытое акционерное общество), ООО (общество с ограниченной ответственностью) и т.п. За исключением этих сокращений, другие типы наименований предприятий пишутся полностью.

6. Использование в названиях организаций наименования «Россия», «Российская Федерация» и образованных на их основе слов и словосочетаний осуществляется в соответствии с постановлением Правительства РФ от 7 декабря 1996 г. № 1463 «Об использовании в названиях организаций наименований «Россия», «Российская Федерация»».

7. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

8. На внутренних документах в качестве автора указывается наименование структурного подразделения, где он был подготовлен.

Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру — при продольном расположении реквизитов.

Реквизит 09 — справочные данные об организации.

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда включается следующая информация:

— почтовый и телеграфный адрес;

— номера телефонов, факсов, телексов;

— номер счета в банке (в соответствии с правилами, установленными Банком России);

— адрес электронной почты;

— номер расчетного счета;

— банковский идентификационный код (БИК);

— другие сведения (номер лицензии на ту или иную деятельность, сведения об отгрузочных реквизитах и т.д.).

Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами, установленными Центральным банком России. При этом указываются наименование кредитной организации; номер расчетного счета; банковский идентификационный код (БИК); корреспондентский счет (кор. счет); номер участника расчетов по межфилиальным оборотам (МФО). Последовательность написания адреса в документах должна соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2004 г. № 221.

На почтовых отправлениях адрес корреспондента пишется в определенной последовательности:

— адрес (фамилия, имя, отчество для физических лиц);

— название улицы, номера дома и квартиры;

— название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

— название области, края, автономного округа (области), республики;

— страна (для международных почтовых отправлений);

В таком же порядке оформляется адрес отправителя.

При оформлении справочных данных об организации необходимо учитывать следующие особенности:

1) используются общепринятые сокращения, например: оф., просп., тел., расч. сч., корр. сч. и др.;

2) в конце строки отсутствуют знаки препинания;

между частями двойного номера дома ставится знак «/», например: ул. Ильинка, д. 90/2;

литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д. 7а;

в номерах телефонов дефисом (или пробелом) отделяют справа налево по две цифры, например: Тел.: 3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или 3 4512, 29 02 10, 123 4512);

банковские реквизиты необходимо указывать только в письмах, содержащих сведения о товарно-денежных отношениях, например в гарантийных письмах.

Реквизит располагается в верхнем левом углу под реквизитом «наименование организации» при угловом варианте бланка или по центру на верхнем поле документа при продольном варианте, например:

ул. Профсоюзная, д. 68/1

г. Москва, 101000

Код предприятия — 5193

код станции — 510609

код станции — 512345

Реквизит 10 «Наименование вида документа» — один из реквизитов, обязательных для всех видов документов, кроме служебного ПИСЬМА.

Данный реквизит дает первое общее представление о документе нею назначении. Указание на вид документа определяет степень обязательности выполнения его требований, устанавливает набор необходимых реквизитов и структуру текста.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Вид документа определяется его содержанием и назначением.

К реквизиту 10 может быть указан код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческих документов (ОКУД), если данная форма входит в состав какой-либо унифицированной системы документации.

Располагается этот реквизит после реквизита «Наименование организации» и печатается прописными буквами от границы левого поля при угловом расположении постоянных реквизитов на бланке. При продольном расположении реквизитов на бланке этот реквизит центрируют относительно наименования организации, например:

АДМИНИСТРАЦИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

Реквизит 11 — дата документа.

Дата документа — один из основных реквизитов документа, придающих ему юридическую силу.

Датой документа считается:

— дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

— дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

— дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Способ написания даты зависит от характера документа:

1. В нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2005 г.);

2. В остальных случаях — цифровой в такой последовательности: день, месяц, год (29.04.2005).

Допускается оформление даты и в иной последовательности: год, месяц, день месяца (2005.01.05). Данный способ используется в основном в международной переписке. Кроме того, такой способ оформления дат находит применение в больших архивах, в целях удобства поиска документов.

При оформлении реквизита необходимо обратить внимание на следующие детали:

начиная с 2000 г. обозначение года оформляется четырьмя цифрами (неправильно: 29.04.05);

при цифровом способе оформления даты буквы не используются (неправильно: 29.04.2005г.);

при обозначении определенного промежутка времени, указываемого в годах, приводится двойное «г» (точка между буквами не ставится), например: 1997-2005гг.;

при оформлении даты не используются римские цифры (ими обозначаются кварталы, названия конференций, крупных общественных мероприятий и т.д.);

при употреблении порядковых числительных, как правило, к цифре добавляются падежные окончания:

а) однобуквенные, если последней букве числительного предшествует гласная (4-й, 7-м, 6-я);

б) двухбуквенные, если последней букве числительного предшествует согласная (4-го, 7-му, 20-ми);

праздничные даты, оформляемые словесным способом, пишутся с прописной буквы (Восьмое марта, Первое мая).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа указывается только обозначение месяца и года.

Реквизит 12 — регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа (индекс) — это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение. Индекс проставляется на документах (и их копиях), кроме приложений. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Реквизит состоит из трафаретной части «№ ____ «,

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые способы присвоения номеров. Система индексации закрепляется в инструкции по делопроизводству. Пересмотр условных обозначений разрешается только в начале года.

Для внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов) — это также порядковый номер с начала года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

В небольшой организации индексом документа служит его порядковый номер, устанавливаемый с начала года. Порядковый номер определяется и для внутренних документов (приказов, протоколов и др.).

Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы.

Поступающие в организацию документы, отправляемые документы, внутренние документы регистрируются отдельно.

Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например № 17/21, где 17 — порядковый номер документа в одной фирме, 21 — порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

Регистрационный номер документа в письмах состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо, и порядкового номера самого письма (например, № ВС-10-18, где ВС — индекс структурного подразделения, 10 — номер дела по номенклатуре, в который подшита копия отправляемого документа, 18 — порядковый номер отправляемого документа по журналу регистрации документов). Не следует упрощать нумерацию, ограничиваясь, например, лишь номером структурного подразделения, где этот документ готовился. Такие упрощения чреваты невыявлением противозаконных документов или же потерей наиболее важных или ценных документов.

Реквизит «регистрационный номер документа» юридически значим, так как служит свидетельством того, что документ прошел все стадии обработки, что подтверждает официальный характер документа и его законность. Этот реквизит обеспечивает оперативный справочно-информационный поиск документа, его сохранность и качественный контроль исполнения.

Реквизит 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, докладная записка, заключение и др.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Реквизит состоит из трафаретной части. «На № __ от » __ «, которая заполняется регистрационным номером и датой поступившего документа.

Этот реквизит помогает сотрудникам службы ДОУ организации, получившей письмо, подобрать копию инициативного документа, на который прислан ответ, с тем, чтобы приложить его к полученному ответу и затем все документы представить ответственному лицу. В этом случае он будет иметь возможность получить полную информацию о содержании переписки и использовать ее в целях принятия более эффективных решений.

Реквизит оформляется ниже даты и регистрационного номера документа и выглядит следующим образом: на №09-97/101 от 25.03.2005.

Реквизит 14 — место составления или издания документа.

Указанный реквизит используется в большинстве документов. Отступление от общего правила характерно для писем (в письме эта информация содержится в реквизите «справочные данные об организации»), телеграмм и других документов, относящихся к переписке.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления (например, г. Прокопьевск Кемеровской обл., пос. Уланово Костромской обл.) и включает только общепринятые сокращения (при обозначении Москвы и Санкт-Петербурга не ставится сокращенное обозначение слова «город» — г.). Сами названия городов сокращаться не должны (неправильно — С. -Петербургу., и оно включает только общепринятые сокращения.

На внутренних документах место составления обычно не указывается.

Этот реквизит располагается на следующей строке после даты и регистрационного номера документа.

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала.

Реквизит 15 — адресат.

Этот реквизит указывается на исходящих документах и служит средством контроля за правильностью указания адресата на упаковке. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения или отдельные должностные лица.

Максимальный набор этого реквизита предполагает наличие следующих информационных элементов:

— наименование учреждения, организации;

— наименование структурного подразделения;

— указание должности получателя;

— инициалы и фамилия (современный делопроизводственный этикет все больше склоняется к уважительному написанию имени, когда инициалы предшествуют фамилии; это правило закреплено в современных нормативных документах);

— почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, а при отправлении документа за рубеж — Международными почтовыми правилами (почтовый адрес не принято указывать при адресовании документа постоянному корреспонденту).

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки от одного и того же установленного положения табулятора. Данный реквизит печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правовой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов и на 5-6 межстрочных интервалов от линии верхнего поля бланка.

Расстояние между строками — 1,5 междустрочного интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания между строками — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от характера адресата и вида составляемого документа.

1. Документ может быть адресован на имя организации или структурного подразделения, при этом наименования организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже:

2. Для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или должность руководителя, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности:

Директору школы Старшему экономисту

3. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией:

Зав. кафедрой русского языка

проф. А.Д. Стриженову

4. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно:

Директорам предприятий Администрации районов

г. Санкт-Петербурга или Ленинградской области

5. Реквизит «адресат» может иметь в своем составе и почтовый адрес, если документ адресуется в организацию, при этом указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. Полный почтовый адрес указывается в случае его направления разовому корреспонденту:

ул. Пушкинская, д. 70

6. Если документ направляют физическому лицу, вначале указывают инициалы и фамилию адресата, затем почтовый адрес, например:

ул. Кирова, д. 6, кв. 10,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

7. Должность получателя и его фамилию следует указывать только в том случае, если точно известно, кто занимается вопросом, о котором идет речь в письме, например:

На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов (слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают). Если адресатов больше, то составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес.

При направлении писем зарубежным адресатам данный реквизит включает имя и фамилию адресата; должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы и населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по его левой границе. Количество строк данного реквизита должно быть не больше шести, а количество знаков в строке не больше 30. Если в строке более 30 знаков, следует использовать шрифт меньшего размера. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Если документ адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:

The Municipal Court of Seattle

600 Third Avenue /MS

SEATTLE, WASHINGTON 98104

Если письмо адресуется должностному лицу, сначала указываются его инициалы, фамилия, затем — должность, название фирмы, почтовый адрес:

Mr. Andrew Widmar, chairman,

Coke and Son Ltd

LONDON SWK 48 С

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются его имя и фамилия, затем почтовый адрес, например:

Mr. Luis Serrano Correcher

34 Call Alcala 6a pi.

(Servicio de prenca)

Реквизит 16 — гриф утверждения документа.

После подписания некоторых видов документов (как положения, планы, уставы, перечни, штатные расписания, должностные инструкции и др.) требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения таких документов обычно предусмотрена в нормативных актах (примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в ГСДОУ).

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций. Каждая организация с учетом своей специфики должна разработать индивидуальный перечень документов, подлежащих утверждению.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу:

должностным лицом или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах;

распорядительным документом (постановлением, решением, приказом и т.д.).

В связи с этим выделяют два варианта оформления грифа утверждения.

1. При утверждении документа должностным лицом указываются глагол «УТВЕРЖДАТЬ» в 1-м лице ед. ч., должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи, дата утверждения, например:

Директор фабрики «Заря»

Подпись И.И. Смелов

Допускается в реквизите «гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

2. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом и т.д. гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО» в зависимости от вида документа, т.е.: инструкция — утверждена, правила — утверждены, порядок — утвержден, штатное расписание — утверждено и т.д.), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Реквизиты

Обязательные данные, которые удостоверяют и позволяют опознать документ.

Обязательные данные, которые удостоверяют и позволяют опознать документ.

Реквизиты — обязательные сведения в договоре, акте и любом другом документе. К ним относится информация об адресанте и адресате, название документа, дата, подпись и список приложений.

Реквизиты нужны для составления и утверждения документов, ведения деловой переписки. А еще физические и юридические лица совершают с их помощью финансовые операции: оплачивают счета, переводят деньги, покупают товары в интернет-магазинах и делают закупки у поставщиков.

Обязательные реквизиты ИП и организаций

У ИП и компаний есть минимальный набор реквизитов, которые указывают при всех сделках, и расширенный — для заключения договоров и общения с налоговой.

Реквизиты ИП. ИП должен сообщать клиентам и партнерам имя, ИНН и ОГРНИП — основной государственный регистрационный номер, который присваивают ИП при регистрации. По нему клиенты и контрагенты могут узнать регион и год регистрации ИП в налоговой.

При сложных сделках указывают дополнительные реквизиты:

• данные банковского счета;
• адрес постоянной или временной регистрации;
• номер телефона;
• данные о доверенности, если интересы предпринимателя представляет доверенное лицо.

Реквизиты компании. Для большинства сделок организации достаточно указать на фирменном бланке название, ИНН, контакты, юридический и фактический адрес с индексом.

Полные реквизиты организации состоят из большего количества данных. В договорах указывают:

• имя руководителя;
• КПП — код постановки на учет из 9 знаков;
• ОГРН — регистрационный номер, который прописан в выписке из ЕГРЮЛ;
• код ОКАТО — общероссийского классификатора объектов административно-территориального деления;
• код основной деятельности по ОКВЭД;
• код организации в Общероссийском классификаторе предприятий и организаций — ОКПО.

Можно использовать полный список реквизитов при всех сделках, но это не всегда удобно. Часто к минимальным реквизитам ИП добавляют номер телефона, чтобы с ними можно было связаться, а компании — ОГРН и КПП, чтобы контрагенты могли запросить выписку из ЕГРЮЛ и проверить их надежность.

Реквизиты для безналичного расчета

Для безналичного перевода денег используют банковские реквизиты или реквизиты карты.

Банковские реквизиты. Нужны, чтобы переводить деньги со счета на счет. Например, начислять зарплату или получать деньги за товары и услуги. Банковские реквизиты состоят из реквизитов владельца счета и реквизитов банка.

К обязательным банковским реквизитам организации, ИП или обычного физлица относят:

• номер счета в банке;
• банковский идентификационный код — БИК;
• полное наименование банка, включая номер отделения или дополнительного офиса и город;
• корреспондентский счет.

Иногда дополнительно указывают ИНН и КПП банка. Если контрагент указал только номер своего счета и название банка, остальные данные можно найти на сайте его банка.

Реквизиты банка можно найти на сайте — обычно они находятся в разделах «Реквизиты» или «Реквизиты и контакты»

Есть два способа узнать номер своего счета и реквизиты банка: найти их в договоре банковского обслуживания или зайти в раздел «Реквизиты счета» в личном кабинете или приложении банка.

Если нужно отправить реквизиты другому человеку, например работодателю или контрагенту, можно использовать специальную функцию из раздела «Реквизиты счета» в приложении банка. Если такой функции нет, можно сделать скриншот.

Часто в банковских приложениях есть кнопка «Отправить реквизиты»: это самый быстрый способ поделиться банковскими реквизитами с клиентом, контрагентом или работодателем

В документах указывают сначала реквизиты владельца счета, а затем — банка.

Реквизиты банковской карты. Реквизиты банковской карты указывают при переводе денег с нее. Обычно нужны такие данные:

• номер карты;
• срок действия карты;
• фамилия и имя владельца;
• комбинация цифр CVV2, CVC2.

Банковские приложения упрощают операции с картой: система сохраняет, связывает и распознает введенные данные и не требует указывать их заново. Например, чтобы перевести деньги другому клиенту банка, достаточно открыть мобильное приложение, указать номер телефона получателя или выбрать его из списка контактов и ввести нужную сумму.

Для перевода денег между физлицами достаточно номера карты или номера телефона, но для перевода юрлицу дополнительно потребуются номер счета клиента, реквизиты банка, ИНН и КПП.

Реквизиты в документах компании

Полный список реквизитов, которые нужно указывать в организационных и распорядительных документах компании, утвержден приказом Росстандарта. Он состоит из 30 пунктов, к ним относятся следующие реквизиты.

Реквизиты организации. Данные, по которым идентифицируют организацию: например, логотип компании, ее название, контакты, подписи должностных лиц.

Тело документа. Основная часть документа состоит из двух реквизитов: названия — например, «приказ» или «заявление» — и основного текста. В приказе Росстандарта указано, что текст документа — тоже реквизит.

Данные о судьбе документа. Например, указание об исполнении документа и отметка о направлении в дело.

Количество и содержание реквизитов зависит от типа документа.

Правила размещения реквизитов в документах компании

Реквизиты можно размещать продольным или угловым способом. При продольном данные вносят по центру бланка, а при угловом — по левому краю.

Способ оформления компания или ИП выбирает самостоятельно, но обычно по центру размещают реквизиты приказов или распоряжений, а по краю — реквизиты писем.

В начале приказа или распоряжения нужно размещать государственный герб, эмблему организации или товарного знака. Их помещают по центру.

Ниже нужно разместить текстовые данные в таком порядке:

1. Форма документа по ОКУД — в правом углу.
2. Полное и сокращенное название организации — по центру.
3. Название документа — по центру.
4. Текст документа — его выравнивают по ширине.
5. Дата составления документа, должность, подпись утверждающего лица и ее расшифровка — в одной строке.

Если к документу оформляют приложение, то его номер, название документа, к которому оно относится, и имя утверждающего лица указывают в правом углу документа.

В служебных письмах в правом углу бланка указывают отправителя и адресата.

3.3.4. Оформление реквизитов документов

Правилами делопроизводства (пункт 2.7.) установлено, что состав реквизитов документов, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Перечень реквизитов, используемых при подготовке документов, определен в разделе 4 стандарта:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); [Б] <24>

<24> [Б] — реквизиты бланка документа; [<] — реквизиты, для которых на бланке проставляются отметки, показывающие место их расположения.

03 — товарный знак (знак обслуживания); [Б] <25>

<25> Реквизит не используется в государственных органах, органах местного самоуправления; может использоваться в организациях, учредителями которых выступают государственные органы, органы местного самоуправления, при условии, что товарный знак (знак обслуживания) зарегистрирован в установленном порядке (см. Гражданский кодекс Российской Федерации, часть IV, статья 1480).

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа; [Б]

06 — наименование структурного подразделения — автора документа; [Б]

07 — наименование должности лица — автора документа; [Б]

08 — справочные данные об организации; [Б]

09 — наименование вида документа; [Б]

10 — дата документа; [<]

11 — регистрационный номер документа; [<]

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; [<]

13 — место составления (издания) документа; [Б]

14 — гриф ограничения доступа к документу;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

23 — отметка об электронной подписи;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

Документы, создаваемые федеральным органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, отметки, например: «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов документов в государственных органах, органах местного самоуправления (Приложение N 3 к настоящим Методическим рекомендациям).