Как оприходовать бензин в баке автомобиля при покупке автомобиля

Учет ГСМ в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия — совокупность не очень сложных действий в программе. Правда, и здесь есть свои особенности. В данной статье мы сосредоточимся на операции списания ГСМ в 1С без использования функциональности Путевые листы , а также напомним, как организовать учет этих материалов в 1С 8.3.

как оформить списание ГСМ в 1С 8.3;
какими документами оприходовать ГСМ;
как списать бензин, в т. ч. по топливным картам в 1С 8.3.

Учет ГСМ в 1С 8.3 пошаговая инструкция

В организации учет и списание ГСМ состоит из:

поступления;
распределения (если ГСМ закупается централизованно);
расходования;
списания.

Рассмотрим таблицу оформления операций учета и списания ГСМ в 1С 8.3.

Приобретение ГСМ централизованно

Принятие на учет по накладной

Приобретение ГСМ через подотчетника

Принятие на учет по авансовому отчету

Распределение ГСМ по автомобилям

Заправка авто ГСМ по талонам, когда право собственности на топливо перешло после аванса

Заправка авто ГСМ со склада организации

Учет расходования ГСМ

Расход по путевым листам

Как видим, одна из важнейших процедур: учет расходования ГСМ — не находит отражения в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 при выключенной функциональности Путевые листы . Там отражается лишь результат данной операции — списание топлива по путевым листам в 1С 8.3.

Списание топлива в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Из таблицы видно, что списание топлива в 1С производится одинаково: вне зависимости, ведется ли учет ГСМ по топливным картам в 1с 8.3, или по талонам, или как-то еще. А вот приобретение и сам учет бензина на складах (централизованном складе или в баках автомобилей) различаются.

Поступление ГСМ

Поступление ГСМ может быть:

через подотчетных лиц (за наличные, по платежным корпоративным картам, топливным картам, ведомостям или талонам);
централизованным (по талонам, при переходе права собственности на топливо в момент аванса или приобретение в резервуары организации).

При приобретении ГСМ через подотчетных лиц в 1С используется документ Авансовый отчет, раздел Банк и касса — Авансовые отчеты .

Если топливо приобретается по ведомостям, талонам и топливным картам, организация получает товарную накладную и счет-фактуру. Поэтому НДС, предъявляемый поставщиком, можно принять к вычету. Оформление документа Авансовый отчет выглядит следующим образом:

Если топливо приобретается за наличные или по платежным картам, других документов, кроме чека, поставщик не предъявляет, поэтому НДС принять к вычету нельзя. Оформление документа Авансовый отчет выглядит так:

НДС выделен, заполнена графа НДС ;
нет СФ, не заполнены Реквизиты счета-фактуры .

При централизованном приобретении ГСМ в 1С используется документ Поступление (акт, накладная) вид операции Товары (накладная), раздел Покупки — Поступление (акты, накладные) . Счет-фактура регистрируется, и НДС принимается к вычету в общем порядке.

Учет топлива

Дальнейший учет бензина в баках автомобилей и его списание в 1С 8.3 производится:

перемещением с общего склада (ГСМ в резервуарах или ГСМ в резервуарах АЗС) на склад с наименованием авто (склад Авто) документом Перемещение товаров , раздел Склад — Перемещение товаров — если такое перемещение необходимо;
учетом вне программы по путевому листу количества израсходованного топлива;
списанием ГСМ.

Как списать топливо в 1С 8.3

Списание ГСМ, в т. ч. по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью документа Требование-накладная , раздел Склад — Требования-накладные .

Склад — наименование склада учета ГСМ.

Вкладка Материалы :

Номенклатура — марка топлива из справочника Номенклатура: Материалы;
Количество — количество учитываемого на счете 10.03 «Топливо» топлива указанной марки.

Вкладка Счет затрат :

Счет затрат — счет затрат, на который списывается ГСМ;
Подразделение затрат — подразделение организации, где числится авто и для нужд которого используется;
Статьи затрат — Списание материалов (с установленным видом расхода НУ).

Проводки

Документ формирует проводку:

Дт 26 (20, 23, 25) Кт 10.03.1 — списание ГСМ в расходы.

Мы рассмотрели в пошаговой инструкции учет и списание бензина в 1С 8.3

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

А знаете ли вы, как учесть ГСМ в баке при покупке автомобиля?

При приобретении автомобиля возникает ситуация, когда в баке находится определенное количество топлива. При этом стоимость ГСМ не отражается в договоре купли-продажи транспортного средства, и учреждение дополнительных затрат не производит. В таком случае бензин следует рассматривать как безвозмездно полученное имущество.

Документом, подтверждающим передачу бензина, может выступать акт приема-передачи, оформленный между учреждением и продавцом. В случае отсутствия такого документа, основанием для оприходования безвозмездно полученного бензина может служить решение постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов учреждения, с указанием текущей оценочной стоимости на дату принятия к учету. Не забудьте: данные об оценочной стоимости должны быть подтверждены документально.

Для принятия ГСМ в баке к учету нужен первичный учетный документ. Им может стать составленный на основании решения комиссии Приходный ордер (ф. 0504207).

Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

Безвозмездное поступление бензина отражается в учете с использованием счета 0 401 10 190 «Безвозмездные неденежные поступления. » следующим образом:

Правила учета ГСМ обновлены

Бухгалтеры, которые отвечают за учет горюче-смазочных материалов (ГСМ), сталкиваются со множеством проблем. Как рассчитать нормативы, для чего их применять, как отразить бензин, который находился в баке купленного автомобиля? Ответы на эти и другие злободневные вопросы вы найдете в статье.

Начнем с новации. Методические рекомендации по нормам расхода топлива и смазочных материалов для ряда марок автомобилей, выпущенных с 2008 года, в очередной раз обновлены (распоряжение Минтранса от 06.04.2018 № НА-51-р). Примечательно, что документ действует с 4 апреля, однако в правовых базах появился совсем недавно. С «рекомендательными» документами такое случается.

Итак, для целей расчета норм расхода топлива обновлены следующие разделы:

«Легковые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года». В этот перечень добавлены девять моделей и модификации автомобилей, в том числе для марок «Lada Granta», – «Lada Priora», «Lada Kalina», «Lada Vesta»;
«Автобусы отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года»;
«Грузовые бортовые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года»;
«Фургоны отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года».

Кроме этого, установлены предельные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива отдельно в Крыму и Севастополе. Напомним, что данные нормы расхода топлива и смазочных материалов предназначены для определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, проведения расчетов с пользователями транспортных средств, водителями и т. д.

Указанными нормами Минфин России рекомендует также руководствоваться при списании расходов на ГСМ. Впрочем, в финансовом ведомстве признают, что учитывать расходы на ГСМ в пределах лимитов, утвержденных распоряжением Минтранса, – это право, а не обязанность налогоплательщика. Налогооблагаемая база по налогу на прибыль может быть уменьшена на полную стоимость израсходованного бензина (письмо Минфина России от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875).

ГСМ: тонкости учета

Задаваться философским вопросом типа «а для чего вообще нужны какие-то там нормы расхода и списания ГСМ?» мы не будем – нужны, и точка. Главное – не запутаться с применением этих норм. Следует обратить внимание, что назначение нормативов в бухгалтерском и налоговом учете не совпадает.

Бухучет приобретенных ГСМ зависит от способа их приобретения.

Покупка ГСМ за наличные

Если ГСМ приобретены за наличные, сделайте проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— выданы деньги под отчет на приобретение ГСМ;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
— оприходованы ГСМ на основании авансового отчета, предоставленного водителем;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
— отражен НДС по приобретенным ГСМ;

ДЕБЕТ 68, Субсчет расчеты по НДС КРЕДИТ 19
— принят к вычету «входной» НДС по ГСМ.

Покупка ГСМ по топливным картам и талонам

Если ГСМ приобретены по топливным картам или топливным талонам, проводки будут такие:

ДЕБЕТ 60, Субсчет авансы выданные КРЕДИТ 51
— отражены в качестве выданного аванса деньги, перечисленные за талоны (на карты);

ДЕБЕТ 68, Субсчет расчеты по НДС КРЕДИТ 76
— принят к вычету НДС с выданного аванса;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
— приняты к учету ГСМ, отпущенные по талонам или картам (на основании корешков талонов, представленных водителями, или отчета компании – эмитента талонов (карты));

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
—отражен НДС по ГСМ;

ДЕБЕТ 68, Субсчет расчеты по НДС КРЕДИТ 19
принят к вычету НДС по ГСМ;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68, Субсчет расчеты по НДС
— восстановлен НДС, принятый к вычету с перечисленного аванса.

Стоимость ГСМ, израсходованных за месяц, определяется на основании путевых листов или отчетов систем контроля пробега (пробега и расхода топлива) и списывается на расходы на последнее число месяца проводкой (п. 16, 18 ПБУ 10/99):

ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 10
включена в затраты стоимость ГСМ.

Обратите внимание: НДС, предъявленный поставщиком ГСМ, принимается к вычету при отражении стоимости приобретенных ГСМ по дебету счета 10 «Материалы» только при наличии счета-фактуры продавца (письмо Минфина России от 03.08.2010 № 03-07-11/335).

В бухгалтерском учете ГСМ нужно списывать по факту. Но сложность в том, что в автомобиле нет устройства, которое фиксировало бы количество бензина в баке. Соответственно, очень сложно «на глаз» определить, сколько топлива ушло на ту или иную поездку. Поэтому чаще всего фактический расход топлива рассчитывают как количество километров по спидометру, умноженное на некий норматив.

Компаниям, которые заняли «осторожную» позицию и решили применять норматив (утвержденный Минтрансом или самостоятельно разработанный) для целей налогового учета, допустимо применять этот же норматив и в бухгалтерском учете. Другими словами, использовать одно и то же значение лимита при подсчетах израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.

Жизнь по нормативу

Если для машины нет утвержденного Минтрансом лимита либо организация решила использовать другое значение, она вправе рассчитать собственный лимит. Как правило, в такой ситуации компании действуют одним из двух способов.

Первый способ – позаимствовать информацию о расходовании топлива из технической документации на автомобиль.

Второй способ – создать комиссию и произвести замеры. Для этого в пустой бак машины нужно залить определенное количество бензина, например, 100 литров. Затем авто должно ездить до тех пор, пока бак не станет абсолютно пустым. Исходя из показаний спидометра надо определить, сколько километров понадобилось для полного опустошения бака. Наконец, количество литров нужно разделить на количество километров. В итоге получится цифра, показывающая, сколько бензина расходует машина при проезде одного километра. Этот показатель следует зафиксировать в акте и поставить подписи всех участников комиссии.

Поскольку расход топлива зависит от условий поездки, лучше произвести контрольные замеры, что называется, на все случаи жизни: отдельно – для груженого и порожнего авто, отдельно – для летних и зимних поездок, отдельно – для простоя со включенным двигателем и т. д. Все полученные результаты следует отразить в акте, составленном и подписанном комиссией.

Есть и более простой вариант: утвердить один базовый норматив (например, для летнего периода) и повышающие коэффициенты: для зимних поездок, для поездок по перегруженным трассам и пр.

Так как списание по нормативу подразумевает погрешности, организация должна периодически сверять данные, отраженные в бухучете, и фактические остатки. Проводить такую сверку можно раз в неделю, в месяц или в квартал. Некоторые компании делают ее ежедневно.

Налогоплательщик вправе учесть расходы на бензин для служебного транспорта в объеме фактических затрат. Конечно, при условии, если расходы экономически оправданы и документально подтверждены (то есть при наличии путевых листов, чеков, квитанций).

Для определения фактического остатка используют разные методы. Самый простой – это вылить из бака бензин в мерную емкость и узнать объем. Однако организации редко прибегают к такому способу. Более распространен другой метод, суть которого заключается в следующем. Сначала надо полностью наполнить бак. Затем нужно посмотреть в технической документации, чему равен объем бака. А также узнать по чеку автозаправочной станции, сколько топлива было залито в бак. Если от объема бака отнять объем залитого бензина, получим остаток, который находился в баке до начала заправки. Эту цифру необходимо сверить с той, что значилась по данным бухучета на то же число.

Существуют и другие способы – например, при помощи специального щупа с нанесенной шкалой. Однако ни один из методов, кроме опустошения бака, не исключает погрешностей.

Кстати, сейчас все большей популярностью пользуются так называемые спутниковые системы слежения (другое название – системы спутниковой навигации). Они позволяют точно установить, когда и сколько километров проехала машина и сколько бензина потратила. В связи с этим компания, которая приобрела такую систему, может списать фактически израсходованные ГСМ без использования нормативов. Необходимость в инвентаризации тоже пропадает.

Чтобы отразить в учете переход на использование спутниковой системы для учета ГСМ, нужно издать приказ, который отменяет ранее используемые нормативы расхода топлива. В этом же документе закрепить новый способ учета топлива – на основании данных системы. Важно, чтобы дата приказа совпадала с датой, когда система введена в эксплуатацию.

Далее понадобится распечатка из системы, где показан расход бензина по каждому рейсу. Бухгалтер подколет эти распечатки к путевым листам и на основании этих документов спишет ГСМ. Минфин России против такого метода не возражает (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

«Бонусное» топливо: как учесть

Как правило, при покупке авто новый владелец получает не только саму машину, но и некоторое количество бензина в баке. Если это прописано в договоре купли-продажи, бухгалтер сможет без проблем оприходовать ГСМ. Если топливо в договоре не упоминается, то применяют различные подходы. Когда бензина не очень много, то его попросту не учитывают, а отсчет поступления и списания ГСМ начинают с первой заправки.

Если бак практически полон, то сначала определяют объем, используя те же методы, что и при инвентаризации. Затем оформляют либо безвозмездное получение, либо выявление излишков.

В случае безвозмездного получения стоимость топлива проводят по дебету счета 10 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». Впоследствии, при списании, делают проводки по дебету «затратного» счета (20, 26 или 44) и кредиту счета 10 «Материалы», а также по дебету счета 98 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

В налоговом учете безвозмездно полученные ГСМ – это налогооблагаемые доходы (подп. 8 ст. 250 НК РФ).

Если организация показывает излишки, выявленные при инвентаризации, то в бухгалтерском учете их следует включить в доходы и провести по дебету счета 10 и кредиту счета 91. В налоговом учете также необходимо сформировать доходы на основании подпункта 20 данной статьи.

Возможна и обратная ситуация, когда организация продает авто, а вместе с ним и топливо в баке. Здесь лучше всего внести в договор купли-продажи отдельный пункт, где указать объем и цену бензина. Это даст возможность показать реализацию ГСМ отдельно от реализации машины. С юридической точки зрения все будет корректно, ведь никакой лицензии для продажи топлива не требуется. При отсутствии специального пункта в договоре выбытие бензина надо провести по дебету счета 91 и кредиту счета 10. В налоговом учете подобные расходы отражать нельзя, поскольку стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшает облагаемый доход (под. 16 ст. 270 НК РФ).

При передаче автомобиля в аренду топливный бак также бывает полностью или частично наполнен. Тут, как и в ситуации с куплей-продажей, предстоит разобраться, как учесть такой бензин.

Иногда организации просто договариваются, что арендодатель передает определенное количество топлива, а арендатор по окончании срока аренды обязуется вернуть такое же количество вместе с машиной. При этом право собственности на ГСМ остается за арендодателем, и передача топлива в учете не отражается.

Но такой вариант не совсем корректен для арендатора, ведь фактически он использует полученный бензин и, как следствие, должен сделать определенные записи в учетных регистрах. По этой причине большинство компаний все же показывают передачу ГСМ от арендодателя арендатору.

Самый распространенный вариант отражения такой передачи – это реализация. Сначала арендодатель продает топливо арендатору, а после окончания срока договора арендатор продает такое же количество арендодателю.

Другой вариант – товарный заем. Здесь арендодатель выступает в роли заимодавца, а арендатор – в роли заемщика. Оба варианта вполне законны, и бухгалтеру остается выбрать тот, что наиболее удобен в конкретной ситуации.

Подтверждаем расходы на ГСМ

Форма путевого листа как документа учета утверждена Постановлением Госкомстата России № 78 от 28.11.1997. Отдельные бланки предусмотрены для легкового транспорта, автобусов, грузовых машин и пр. Эти формы обязательны лишь для профессиональных перевозчиков. Непрофильные организации могут разработать свой бланк и отразить его в учетной политике компании как дополнительное приложение с образцом. Минфин России указал на это еще в письме от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214. Для каждой машины оформляется отдельный путевой лист. Максимальный срок его действия – один месяц. В документе следует прописать точный маршрут поездки, а также расход ГСМ для конкретного транспортного средства. Важно помнить, что это первичный документ, он обосновывает факт эксплуатации автотранспорта, поэтому должен быть максимально подробным.

Учет ГСМ, как и другие участки бухгалтерского учета, предполагает наличие отчетных форм, которые позволят контролировать объемы закупаемого топлива, сравнивать расходы с показателями счетчиков и пр. Непрофильные организации не обязаны составлять какие-то определенные своды, но когда машин на предприятии больше двух, будет проще учитывать затраты, если вести внутреннюю отчетность. Стоит отметить, что выбранные формы отчетности, сроки их оформления и ответственных лиц должен утвердить руководитель отдельным приказом.

С развитием технологий активно стало применяться GPS-отслеживание движения. Согласно письму Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354, распечатку с данными о маршруте допускается использовать для подтверждения расходов на топливо.

Первая из полезных отчетных форм – отчет о движении ГСМ. Составляет его сотрудник, материально ответственный за выдачу топлива, на основании первичных документов: ведомости учета возврата талонов, карточки учета расхода ГСМ, товарно-транспортных накладных, актов, требований и пр. Этим отчетом завершается работа с первичными документами, в нем должны найти отражение Ф. И. О. сотрудника, получающего топливо, виды топлива с указанием единиц измерения, цель выдачи. Важно отметить остаток на начало и конец отчетного периода, поступление и выбытие ГСМ. Основной отчет может сопровождаться приложениями, например, это могут быть приходно-расходные документы. Все бумаги заверяются ответственным лицом. На основе этого отчета бухгалтерия производит расчеты, в том числе и для фискальных органов по налогу на прибыль, и составляет необходимую документацию.

В ведомости учета выдачи ГСМ должно быть отражено все выданное сотрудникам предприятия горючее. Бухгалтерия выписывает ГСМ только после того, как водитель предъявит путевой лист или иной документ – конкретный порядок должен быть установлен в учетной политике. Топливо указывается в литрах, а масла – в килограммах. Итоговое количество ГСМ суммируется в конце ведомости. Кроме того, в документе указываются: наименование и марка топлива, сведения о ТС, такие как марка, модель и регистрационный номер, сведения о водителе, а именно: его Ф. И. О. и табельный номер, дата выдачи ГСМ. Водитель и сотрудник, ответственный за выдачу горючего, обязательно должны проверить все данные и заверить ведомость. Одновременно с заполнением ведомости материально ответственный работник должен расписаться в путевом листе. В ведомость вносятся также данные о горючем, которое необходимо во время ремонта и техобслуживания транспортного средства. Основанием для записей будут накладные и лимитно-заборные карты.

Учет компенсаций ГСМ

Личные автомобили работников для выполнения служебных задач в организациях используются довольно часто. Трудовое законодательство обязывает работодателя в связи с этим выплачивать работникам компенсации, не устанавливая ограничений по их величине.

В таких ситуациях важно правильно оформить документацию и помнить, что для налогового учета таких выплат установлены свои правила.

Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, обязанность по выплате компенсации возникает у работодателя, если имущество работника используется самим работником в интересах работодателя и с согласия или ведома работодателя. Установлено, что размер компенсации, так же как и сумма возмещаемых расходов, определяется сторонами трудового договора самостоятельно и фиксируется в письменном соглашении.

Ограничений по размеру выплат трудовое законодательство не содержит. Поэтому теоретически организация может выплачивать работникам компенсации в размерах, установленных соглашением. Размер компенсации должен быть обоснован.

Рекомендуется составить двустороннее письменное соглашение в виде приложения к трудовому договору. В нем предусмотреть, например, такие пункты:

работник с … (дата) при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль (марка, объем двигателя, год выпуска, государственный номер);
за использование автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию;
компенсация рассчитывается исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива (указать) и километража, пройденного в служебных целях.

вести учет служебных поездок в путевых листах;
представлять в бухгалтерию работодателя путевые листы и документы, подтверждающие транспортные расходы за месяц, в последний рабочий день этого месяца.

Компенсация выплачивается по окончании календарного месяца.

К соглашению следует приложить копию свидетельства о регистрации транспортного средства и копию руководства по эксплуатации автомобиля.

Зимой вы вправе списать больше расходов на ГСМ. Расход топлива в холодное время года увеличивается из-за погодных условий, использования обогревателя и т. д. Вы вправе увеличить нормы, которые используете летом. Но алгоритм действий также зависит от того, какие нормы вы применяете – установленные Минтрансом или свои.

Однако в целях налогообложения прибыли эти компенсации нормируются. Подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ определено, что затраты на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в расходах только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1200 рублей, свыше 2000 куб. см – 1500 рублей.

Таким образом, в целях налогообложения прибыли в расходах можно учесть только сумму, не превышающую приведенные выше нормы.

Сумма превышения компенсации над законодательно установленной нормой в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается (п. 38 ст. 270 НК РФ).

При установлении размера компенсации имейте в виду, что при выплате такой компенсации отдельное возмещение стоимости ГСМ является в целях налогообложения сверхнормативной выплатой, не уменьшающей налоговую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 23.08.2013 № 03-03-06/1/39239).

Правомерность этого подхода подтверждается судами (постановление ФАС Уральского округа от 08.12.2008 № Ф09-9153/08-С3, определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09).

Расходы организации в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения прибыли на дату выплаты данной компенсации работнику, то есть пока компенсация реально не выплачена, учесть ее в расходах нельзя.

Как обосновать расходы

Компания, выплачивающая компенсации работникам, должна оформить с работниками соглашения о выплате компенсации и (или) выпустить приказ (другой внутренний локальный нормативный акт), где зафиксированы размеры компенсационных выплат и фамилии сотрудников, имеющих право на получение этих выплат. От каждого сотрудника, получающего компенсацию, необходимо получить копию свидетельства о регистрации транспортного средства и ПТС, которые будут подтверждать, что используемый автомобиль принадлежит сотруднику.

Выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце.

За время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т. п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается, то есть сумма к выплате рассчитывается пропорционально количеству отработанных дней (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140).

Для обоснованного включения сумм выплаченной компенсации в расходы необходимо подтвердить не только необходимость использования автомобиля для выполнения служебных обязанностей работника, но и то, что работник фактически использовал автомобиль для поездок в интересах организации. Факт использования автомобиля подтверждается путевыми листами (письмо УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115).

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начисления (подп. 5, 6, 6.1, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).