Если ваш работник поменял фамилию
Законодательством РФ допускается изменение лицами, достигшими 14 лет, своего имени, которое включает в себя фамилию, собственно имя и (или) отчество (ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»). Имя и отчество, конечно, меняют не так часто, а вот фамилию чаще, например при бракосочетании. Такие перемены влекут для кадровика совершение определенных действий. Каких – читайте в материале.
Основание для внесения изменений в кадровые документы
Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака. В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака.
Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф. Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.
Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.
Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже.
Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.
В какие документы нужно вносить изменения?
Основными документами, в которые работодателю нужно внести изменения при смене работником фамилии, являются трудовая книжка (в случае ее ведения) и трудовой договор.
В Типовых нормативах времени на работы по управлению персоналом в государственных (муниципальных) учреждениях ШИФР 14.12.01, утвержденных ФГБУ «НИИ ТСС» Минтруда России 07.03.2014 № 010 (далее – Типовые нормы), кроме этих документов указаны:
личная и алфавитная карточки;
карточка специалиста (при наличии таковой);
личное дело служащего;
штатная ведомость (при ее наличии).
Возможно, изменение придется внести и в другие документы – карточку учета страховых взносов, журнал учета движения трудовых книжек и др.
При этом не нужно менять все документы, которые работник оформлял до смены фамилии. Например, не требуется получать новое согласие работника на обработку персональных данных. Согласие нужно будет оформить только тогда, когда истечет срок действия первоначального. Тот факт, что в согласии указаны прежние персональные данные, не отменяет и не изменяет действие согласия и не делает его недействительным.
Порядок внесения изменений
Сразу отметим, что медлить не стоит, поскольку Типовыми нормами на переоформление документов при изменении фамилии одного сотрудника отводится 4,5 часа. То есть как только он принесет свидетельство о браке или о перемене имени, кадровый работник в течение 4,5 часов должен скорректировать все документы.
В каком порядке вносятся изменения – общими нормативными актами не установлено, он может быть установлен локальным актом.
На практике помимо свидетельства с работника запрашивают заявление о внесении изменений в кадровые документы. Однако считаем, что это не обязательно. Если работник предоставит только свидетельства, кадровику в любом случае придется вносить изменения в документы.
А вот оформление приказа о внесении изменений в документы в связи с изменением фамилии предусмотрено Типовыми нормами. Такой приказ составляется в произвольной форме. Приведем образец.
Государственное бюджетное учреждение здравоохранения
«Городская клиническая больница № 2»
О внесении изменений в кадровые документы
в связи со сменой работником фамилии
В связи со сменой фамилии медицинской сестры хирургического отделения Малышевой Марии Сергеевны (новая фамилия – Орлова)
1. Специалисту по кадрам Куликовой С. А. внести изменения в кадровые документы работника, а именно изменить фамилию и паспортные данные и подготовить справку для бухгалтерии.
2. Контроль исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Соколову И. С.
1. Заявление Орловой М. С. от 20.06.2022.
2. Копия свидетельства о заключении брака от 15.06.2022 IV-ЭН № 123456, выданного отделом № 2 Владимирского управления ЗАГС.
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров
Специалист по кадрам
На основании приказа нужно подготовить справку об изменении фамилии для бухгалтерии и замены пропуска (если он имеется).
Затем можно приступать к внесению изменений в кадровые документы.
Изменение трудового договора
Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым последний обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном объеме выдавать (перечислять) работнику зарплату, а тот обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ч. 1 ст. 56 ТК РФ).
В трудовом договоре указываются, в числе прочего, фамилия, имя и отчество работника и сведения об удостоверяющем его личность документе. Такой документ представляется работником на момент заключения трудового договора (ст. 57, 65 ТК РФ).
Если трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями или условиями, недостающие сведения вносятся непосредственно в текст договора, а недостающие условия определяются приложением к нему либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора (ч. 3 ст. 57 ТК РФ).
Изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению его сторон (ст. 72 ТК РФ). Но информация о фамилии, имени и отчестве работника, а также о документе, удостоверяющем личность работника, относится к сведениям, а не условиям трудового договора.
В нашем случае речь идет не о внесении недостающих сведений, а об их изменении. При изменении сведений, предусмотренных ч. 1 ст. 57 ТК РФ (в частности, фамилии), и иных паспортных данных новые сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора.
Таким образом, если работник поменял фамилию и принес новый паспорт, то включить измененные сведения можно непосредственно в текст трудового договора. Это подтверждается, например, письмами Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1, ГИТ в г. Москве от 13.12.2021 № 77/7-40612-21-ОБ/10-43530-ОБ/18-661. Корректировки осуществляются путем зачеркивания прежней фамилии. Новая фамилия может быть указана выше на свободном месте, изменение заверяется подписями работника и работодателя.
Но, считаем, не будет нарушением и внесение корректировки путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору, особенно если сведения меняются уже не первый раз.
Изменения в трудовой книжке
В соответствии с п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.
Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати). Запись будет такая: «Фамилия «Малышева» изменена на «Орлова» (свидетельство о заключении брака от 15.06.2022 IV-ЭН № 123456, выданное отделом № 2 Владимирского управления ЗАГС)».
Изменения в личной карточке работника
Если в организации продолжают вести личные карточки по унифицированной форме Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, изменения следует внести и туда.
Законодательством не предусмотрен порядок внесения изменений в названные документы. Можно воспользоваться способом, установленным для исправления ошибок, допущенных в первичных документах и учетных регистрах. Так, в соответствии с п. 19, 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденного Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н, исправление в документе, составленном на бумажном носителе, производится путем зачеркивания ошибочного текста и указания исправленного текста или суммы над зачеркнутым. Зачеркивание производится чертой таким образом, чтобы можно было прочитать ошибочный текст.
В разделе 10 «Дополнительные сведения» личной карточки можно сделать пометку о причинах внесения исправлений: «Фамилия «Малышева» изменена на «Орлова» в связи с вступлением в брак (свидетельство о заключении брака от 15.06.2022 IV-ЭН № 123456, выданное отделом № 2 Владимирского управления ЗАГС). Исправлено 20.06.2022 специалистом по кадрам Куликовой С. А.».
Сведения об изменении фамилии для ПФ РФ
Подавать отдельную форму «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) в Пенсионный фонд в связи с изменением фамилии работника не нужно, это законодательно не предусмотрено.
Однако фамилия работника в форме СЗВ-ТД должна соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФ РФ (п. 2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Информацию о смене фамилии работника передает в ПФ РФ работодатель (п. 1, пп. 2 п. 2 ст. 6, п. 1, 3 ст. 9, п. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ)).
До изменения анкетных данных в информационной системе персонифицированного учета ПФ РФ при заполнении индивидуальных сведений на застрахованное лицо работодателем указывается его прежняя фамилия.
Когда данные в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФ РФ, будут изменены, работодатель может подавать форму СЗВ-ТД так же, как обычно в случаях, предусмотренных п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. 1, 3 ст. 9, ч. 2 ст. 14 Закона № 27-ФЗ, п. 2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД).
Сообщаем об изменении фамилии в ФСС
В силу п. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ работодатель обязан подавать измененные сведения о работниках в ФСС. В связи с этим и у работников появилась обязанность предоставлять сведения о себе при трудоустройстве или в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности в случае изменения таких сведений (п. 13, 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Получив от работника сведения о смене фамилии, работодатель должен их передать в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения (п. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
В соответствии со ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. В частности:
штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд – 200 руб. за каждый документ;
за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.
Причем ответственность наступит независимо от того, кто в этом виноват, работник или работодатель. Работодатель обязан обеспечить своевременное получение от работников сведений об изменении их персональных данных.
В заключение отметим: хотя процедура внесения изменений в связи со сменой работником фамилии или других персональных данных не слишком сложная, затягивать с этим не стоит. Особенно если данные нужно направлять в ФСС, ведь работодателя могут оштрафовать. Надо также обеспечить своевременное сообщение новых персональных данных работниками, прописав в локальном нормативном акте не только саму эту обязанность и сроки предоставления новых сведений, но и ответственность за их несоблюдение.
Смена ФИО и паспорта работника. Что нужно знать кадровику
Иллюстрация: Oxana Melis/unsplash
Основные причины изменения персональных данных
Самым распространенным случаем, когда сотрудник ( или сотрудница ) меняет фамилию, а впоследствии и паспорт — это замужество.
Сотрудница берет фамилию мужа и информирует об этом кадровую службу организации, в которой трудоустроена.
Также смена ФИО и паспорта может быть:
- При разводе ( сотрудница захотела вернуть девичью фамилию ).
- Утере или повреждении паспорта.
- Его плановой замене ( в 20, 45 лет ).
- Просто по собственному желанию гражданина старше 14 лет ( ст. 58 закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ ).
Кстати, законодательством установлен срок 30 дней на получение нового паспорта. Если его не соблюсти, то можно получить штраф.
Во-первых, обозначим основание для внесения изменений в кадровые документы работника. Сначала это будет соответствующее свидетельство ( из органов ЗАГСа ), которое он должен предъявить кадровику. Новый паспорт можно принести позже, когда он будет готов.
В какие документы требуется внести изменения?
Сначала отдел кадров принимает заявление о смене фамилии или документы, подтверждающих замену паспорта. На основании этих документов можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию.
Трудовой договор и трудовая книжка работника — документы, в которые в первую очередь вносятся изменения.
Далее следует отразить смену личных данных работника в документах:
- личной карточке Т-2 ( если компания продолжает их вести после 01.09.2021 года );
- лицевом счете;
- т абеле учета рабочего времени ;
- г рафике отпусков ;
- карточке по страховым взносам;
- карточке по НДФЛ.
Переоформить нужно будет и доверенность, выданную на сотрудника. А также заказать в банке новую банковскую карту для перечисления зарплаты сотруднику. При заключении договора добровольного медицинского страхования документы для замены полиса оформляет сам работодатель. При смене фамилии сотрудник должен поменять полис ОМС ( самостоятельно, без участия работодателя ).
Кадровику следует оформить соответствующий приказ « О внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию в связи со сменой работником фамилии ».
Примерный текст приказа может быть такой:
Порядок внесения изменений в трудовой договор
В случае смены работником фамилии измененные сведения можно включить непосредственно в текст действующего трудового договора ( письма Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1, ГИТ в г. Москве от 13.12.2021 № 77/7-40612-21-ОБ/10-43530-ОБ/18-661 ).
Запись новой фамилии осуществляется путем зачеркивания прежней фамилии. Новая фамилия может быть указана на свободном месте над строкой. Корректировка заверяется подписями работника и работодателя.
Однако на практике более удобный и привычный способ — составление дополнительного соглашения к трудовому договору.
Порядок внесения изменений в трудовую книжку
Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов . При внесении изменений ссылаются на номер документа, дату и орган, его выдавший( в соответствии с п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н ).
Вышеперечисленные изменения вносятся на первую страницу ( титульный лист ) трудовой книжки. Прежняя фамилия ( или имя, отчество, дата рождения ) зачеркиваются одной чертой и рядом записываются новые данные. Подтверждающие документы прописываются (свидетельство из органов ЗАГСа, например) на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.
Изменения в личной карточке работника
В личную карточку по форме Т-2 корректировки вносятся путем зачеркивания ошибочного текста ( старой фамилии, имени, отчества ) и указания исправленного текста ( новой фамилии, имени, отчества ). Зачеркивание производится чертой таким образом, чтобы можно было прочитать ошибочный текст.
В разделе 10 «Дополнительные сведения» личной карточки Т-2 можно сделать пометку о причинах внесения исправлений:
Информирование Пенсионного Фонда
При смене ФИО необходимо представить в ПФР заявление об изменении анкетных данных по форме АДВ-2. Информировать Пенсионный Фонд о смене ФИО работник может самостоятельно ( приказ Минтруда № 211н от 22.04.2020 ). В соответствии с п. 16 обратиться с заявлением физлицо может в ПФР лично, через МФЦ или передать сведения через работодателя.
Если у него оформлена электронная подпись , можно отправить документ через портал Госуслуг. ПФР в течение пяти рабочих дней рассматривает заявление и выносит решение об изменении анкетных данных или об отказе. Пенсионный Фонд направляет физлицу соответствующее уведомление.
ФИО работника в форме СЗВ-ТД должны соответствовать документам, подтверждающим регистрацию в системе персонифицированного учета ПФР (п. 2.2.4 порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФ от 25.12.2019 № 730п ). Поэтому работодатель должен проследить за тем, чтобы работник предоставил своевременно в Пенсионный Фонд новые сведения.
Информирование Фонда Социального Страхования о смене ФИО и паспорта
Работодатель должен передать сведения о новой фамилии (имени или отчестве) работника в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения этих данных ( п. 15 ст. 13 закона № 255-ФЗ ).
В соответствии со ст. 15.2 закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. Размеры штрафов установлены в следующем размере:
- штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд — 200 руб . за каждый документ;
- за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф 5 000 руб . за каждый выявленный случай;
- штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов , но не менее 1 000 и не более 5 000 руб .
Ответственность ложится на работодателя независимо от того, кто в этом виноват. То есть даже если работодатель не знал о смене ФИО работником, этот факт не освобождает его от ответственности. Работодатель обязан обеспечить своевременное получение от работников сведений об изменении их персональных данных.
Таким образом, очень важно для работодателя своевременно получать сведения от своих сотрудников о смене ими ФИО или паспорта. Процедуру информирования работодателя следует прописать в локальных нормативных актах, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Также срок информирования работодателя можно прописать в трудовом договоре. Например, работодатель включает в трудовой договор пункт о том, что работник обязан известить работодателя о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в этом договоре в 10-дневный срок.
Получите бесплатно ЭП на сотрудника при подключении к отчётности.
Комплекс решений для любого бизнеса
ЭДО с контрагентами, электронная отчетность, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С, кадровый ЭДО
Оставьте заявку на подключение или консультацию
Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:
Изменение фамилии в трудовой книжке
Если сотрудник перед введением электронных трудовых книжек написал заявление о сохранении бумажной трудовой, тогда бухгалтеру или кадровику придется ее вести: делать записи о кадровых мероприятиях и менять личные данные при смене фамилии. Напомним, с сентября 2021 вступили в силу новые правила заполнения трудовых (Приказ Минтруда №320н от 19 мая 2021). Изменения несущественные, но их стоит изучить.
Трудовая книжка — один из базовых документов, подтверждающих стаж сотрудника и должности, которые он занимал. При смене фамилии сотрудника нужно внести изменения в книжку, чтобы потом при назначении пенсии не возникли трудности. Алгоритм корректировки прост и тоже регулируется новым приказом Минтруда.
Какие законы и акты регулируют смену фамилии в трудовой
Обычно фамилию меняют сотрудницы после свадьбы или развода. Такие изменения персданных подтверждает свидетельство о браке или о разводе (ст. 30 ФЗ-143). Фамилия — один из главных идентификаторов для гражданина, она фиксируется прежде всего в паспорте — главном документе, удостоверяющем личность (ст. 19 ГК РФ). Поэтому при смене фамилии человек меняет паспорт.
Трудовая книжка содержит личные данные, которые вносятся в нее из паспорта. Но при смене паспорта трудовую книжку не нужно менять — в нее просто вносят исправления (Приказ Минтруда №320н от 19 мая 2021).
Какие личные сведения о работнике есть в трудовой книжке
Кроме данных о должностях и работе в трудовой книжке есть личные данные работника:
- ФИО;
- дата рождения;
- образование и специальность или квалификация.
Эти данные изменяют, только при подтверждении соответствующими документами — дипломами, свидетельством о браке или расторжении брака, паспортом, свидетельством о смене личных данных — ведь иногда имя или фамилию меняют по собственному желанию.
Изменения вносит текущий работодатель. Если человек менял фамилию, когда не был трудоустроен, то после устройства на новую работу исправления в книжку внесет кадровик или бухгалтер компании.
Как изменить фамилию в трудовой книжке
Прежде всего работник пишет заявление о смене фамилии в трудовой книжке и других документах.
Образец заявления о смене фамилии в трудовой книжке:
- Копия свидетельства о браке I-ХХ №123456.
- Копия паспорта ХХ YYYYYY, выдан 15 января 2022 отделом УФМС России по Кировскому району города Екатеринбурга, код подразделения 123-456.
На основании заявления работодатель выпускает приказ — вот образец приказа:
|
г. Екатеринбург |
14 февраля 2022 |
- Изменить во всей учетных и кадровых документах ООО «Теплый кот» (трудовая книжка, личная карточка формы Т-2, трудовой договор, штатное расписание) фамилию сотрудницы с «Антонова» на «Пшеницына».
- Бухгалтерии внести изменения в лицевой счет и расчетные документы.
Затем бухгалтер изменяет фамилию в трудовой:
- зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию, чтобы ее можно было прочитать;
- рядом с нею или выше вписывает новую фамилию;
- на внутренней стороне обложки вносит основание — реквизиты подтверждающего документа;
- ответственный за корректировку сотрудник расписывается и ставит печать организации.
Лучше указывать реквизиты подтверждающего документа компактно, потому что личные данные могут измениться снова.
Образец исправления фамилии в трудовой книжке:
Для смены фамилии могут быть и другие поводы с соответствующими подтверждающими документами, действовать нужно тем же самым образом.
В какие еще документы внести изменения
Кроме трудовой книжки изменить фамилию нужно в таких учетных и кадровых документах:
- личная карточка сотрудника;
- трудовой договор;
- штатное расписание;
- лицевые счета и другие кадровые и бухгалтерские бланки, в которых есть личные данные сотрудника.
Личную карточку обновляют аналогично трудовой книжке: зачеркивают одной чертой фамилию и вносят актуальные данные, указывают дату обновления и ссылаются на документ-основание. Можно также распечатать страницу карточки с новыми сведениями, а на прежнем листе прописать причину замены.
По трудовому договору есть мнение, что редактировать его нужно только для внесения недостающих данных (ст. 57 ТК РФ), и смена фамилии — это другая история. Но лучше новую фамилию утвердить допсоглашением к договору.
Есть ли санкции за неверное оформление трудовой книжки
Работодатель отвечает за верное заполнение документов, а сотрудников, оформляющих документы, можно привлечь к ответственности за ошибки в трудовой книжке, личной карточке и других бумагах (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- 1-5 тыс. рублей для должностных лиц и ИП;
- 30-50 тыс. рублей для юрлиц.
Для работника не предусмотрена ответственность за передачу недостоверных данных, поэтому работодатель может внести условие об этом в трудовой договор или локальные акты. Тогда к сотруднику можно будет применить дисциплинарную ответственность. Но с подобными документами сотрудник знакомится под роспись.
Работайте с кадровыми документами, зарплатой, учетом и отчетностью в Контур.Бухгалтерии. В сервисе легко вести учет по сотрудникам, бухгалтерский и налоговый учет, а отчетность формируется автоматически. Все новички могут тестировать систему бесплатно 14 дней.
Смена фамилии как оформить в кадрах
Дата публикации 13.07.2021
Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Каким образом проинформировать ПФР об этом и как внести изменения в электронную трудовую книжку работника (лицевой счет работника в ПФР)? Нужно ли подавать СЗВ-ТД?
Обязанность работодателя сообщать в ПФР о смене фамилии работника закреплена в п. 1 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее – Закон № 27-ФЗ).
Чтобы изменить фамилию работника в СНИЛС, необходимо подать в ПФР заявление по форме АДВ-2 вместе с описью передаваемых документов по форме АДВ-6-1, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 27.09.2019 № 485п (далее – Постановление № 485п).
Заполнить это заявление может как сам работник, так и кадровая служба организации, в которой он работает.
Если работник заполнил заявление самостоятельно, он должен подписать его и, приложив к нему документы, на основании которых изменилась фамилия (например, свидетельство о заключении брака), передать работодателю (п. 1, 2 ст. 9 Закона № 27-ФЗ).
Перечень реквизитов формы АДВ-2 и порядок их заполнения приведены в п. 18 Постановления № 485п. Если заявление заполняет работодатель, работник должен проверить правильность его заполнения и заверить личной подписью. Если работник не имеет возможности расписаться в заявлении лично по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, правильность сведений в заявлении заверяет работодатель с указанием причин отсутствия работника.
Изменение фамилии работника не относится к кадровым мероприятиям, которые являются основанием для представления в ПФР сведений о его трудовой деятельности. Соответственно, после смены фамилии работника подавать в ПФР форму СЗВ-ТД не нужно.