Порядок учета командировочных расходов в 2022 — 2023 годах
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
- предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
- утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:
-
о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
- письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
- стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
- оплата за проживание в гостинице;
- суточные на каждый день нахождения в командировке;
О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».
- другие траты, разрешенные руководством.
Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2022-2023 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.
Учет расходов по загранкомандировкам
Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:
- Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
- Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
- При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
- Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).
После утверждения отчета:
- остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
- перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.
По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).
Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).
Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).
Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы рассказали в статье.
Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Бухгалтерские проводки по командировочным расходам
Рассмотрим, какие проводки в 2022-2023 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
В конце месяца возможна следующая проводка:
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.
Итоги
Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.
Учет командировочных расходов в учреждении
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, декабрь 2020.
Рассмотрим, что такое командировочные расходы, их особенности, какими нормативно правовыми актами установлены правила оформления и учета основных затрат в командировочных.
Виды командировочных расходов
Командировочные расходы — это отдельный вид затрат учреждения, которые возникают в случае направления работника в служебную командировку. По закону, вне зависимости от целей командирования, работодатель обязан компенсировать понесенные издержки сотрудника. Состав расходов, которые подлежат возмещению, определен в ст. 168 ТК РФ:
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником в служебных целях с разрешения или ведома работодателя.
Командировочные расходы выплачиваются сотруднику авансом (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 №749 (далее Постановление №749)).
Порядок и размеры возмещения командировочных расходов
Порядок и размер возмещения командировочных расходов определен в статье 168 ТК РФ:
в федеральных учреждениях нормы определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации;
в государственных органах субъектов Российской Федерации — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления;
Суточные
Согласно п. 11 Постановления №749 суточные подлежат выплате:
за каждый день нахождения сотрудника в командировке;
за дни командировки, приходящиеся на выходные и праздники;
за дни нахождения в пути и дни вынужденной остановки в пути;
за дни больничного, если работник заболел во время командировки.
Специальных требований или ограничений на трату суточных нет.
Согласно п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 норма суточных за каждый день командировки для учреждений государственного сектора составляет 100 руб.
Однако существуют нормативы, при которых суточные не признаются доходом (п. 1 ст. 217 НК РФ). Норма суточных не подлежащая обложению НДФЛ и страховыми взносами по территории РФ — 700 руб., по территории иностранного государства — 2 500 руб.
Пример.
Сотрудники отправлен в командировку на 4 дня в пределах РФ. Сотруднику за каждый день командировки положены суточные в размере 1000 руб.
Таким образом, всего сотруднику положено 4000 руб. (4 дня х 1 000 рублей). Из них: 2 800 руб. не являются доходом (4 для х 700 руб.), 1 200 руб. подлежат исчислению НДФЛ и страховых взносов.
Если работник направлен в однодневную командировку, работодатель производить компенсацию суточных не обязан. Суточные не выплачиваются, если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства.
Проезд
Работодатель компенсирует затраты на проезд командированного сотрудника в случаях:
передвижения к месту командирования и обратно;
передвижения между разными населенными пунктами в пределах командировки;
передвижения к месту командирования от аэропорта, станции, пристани и обратно в случае нахождения их за чертой населенного пункта.
Сотрудник, направленный в командировку, может пользоваться любым видом транспорта, кроме такси. Но учреждение может установить ограничения или рекомендации в локальных нормативных актах по выбору транспорта.
Найм жилого помещения
Найм жилья включает в себя аренду жилья или гостиничного номера. Расходы по найму жилья возмещаются сотруднику за каждый день командировки (включая нерабочие праздничные и выходные дни), а также в случае временной нетрудоспособности. Возмещению не подлежат дни, когда сотрудник находился на стационарном лечении (п. 25 Постановления №749). В случае предоставления бесплатного жилого помещения расходы по найму жилья не возмещаются.
Отчитываемся за командировочные расходы
По возвращению из командировки сотрудник должен отчитаться за полученный аванс денежных средств или получить компенсацию за произведенные расходы. Таким документом служит авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505). Отчет предоставляется в течение трех дней после возвращения из командировки. Сроком предоставления также может служить день, на который выдан аванс.
Также сотрудник должен предоставить следующие документы:
по проезду — подтверждающими документами являются билеты, чеки, квитанции, электронные квитанции;
по найму жилого помещения — квитанция из гостиницы или договор найма жилого помещения;
по прочим затратам — чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы;
суточные — специального документа не требуется, подтвердить количество дней можно по билетам.
Отражение в бухгалтерском учете
Отражение командировочных расходов необходимо отражать на следующих счетах бухгалтерского учёта (Инструкция 157н):
суточные — субсчет 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;
компенсация за использование в командировке личного транспорта — субсчет 0 208 22 00 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
проживание и проезд — субсчет 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».
КОСГУ
Счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» применяется с указанием КОСГУ (п. 21 Инструкции №157н, п. 13.6, 14.6 Приказ Минфина РФ от 29 ноября 2017 г. N 209н)
567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;
667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».
Для отражения в бухгалтерском учете государственного учреждения применяются следующие подстатьи КОСГУ:
212 («Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме») – суточные;
222 («Транспортные услуги») – компенсация за использование личного транспорта;
226 («Прочие работы, услуги») – оплата проезда, найма жилого помещения, прочих затрат.
В части кодов вида расхода применяются следующие:
КВР 112 — бюджетные учреждения;
КВР 122 — государственных (муниципальных) органов;
КВР 134 — военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания;
КВР 142 — внебюджетных фондов.
Проводки
В бухгалтерском учете государственного учреждения используются следующие проводки, указанные в таблице 1.
Таблица 1. Проводки при учете командировочных
Содержание операции
Дебет
Кредит
Выдача денежных средств из кассы:
За использование личного транспорта
На проезд и найм жилого помещения
Перечисление денежных средств на банковскую зарплатную карту
За использование личного транспорта
На проезд и найм жилого помещения
Расходы на основании авансового отчета:
За использование личного транспорта
Отражены в учете проезд и найм жилого помещения на основании авансового отчета
В состав расходов по принятию НДС включаются расходы по оплате проезда и найм жилого помещения (п. 7 статьи 171 НК России).
В государственных учреждениях при принятии НДС необходимо учитывать следующие особенности:
казенные учреждения — входной НДС к вычету не принимается, учитывается в стоимости услуг (п. 2 ст. 146 НК РФ);
бюджетные и автономные учреждения — если расходы произведены за счет средств приносящей доход деятельности и учитываются учреждением при расчете налога за прибыль, то входной НДС принимается к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Командировочные расходы: затраты в 2023 году
Командировочные расходы — это затраты работодателя на поездку работника в другой населенный пункт для выполнения там служебного задания. Сколько денег должна выдать компания, какие траты надо обязательно согласовывать с руководством, и как по ним отчитываться, читайте в материале.
Командировочные расходы: за что платит работодатель
Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:
- приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
- оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
- выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
- иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.
Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.
Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.
По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.
Сколько возмещают работнику за командировку
Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.
По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.
Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:
- 700 рублей — за день поездки по стране;
- 2500 рублей — за день заграничной командировки.
Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.
Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.
Суточные за границу и по России: размеры
Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.
Около 5 лет назад правительство требовало, чтобы работодатели выдавали работникам командировочные расходы не ниже установленных минимальных сумм. Но потом от этого отказались, сохранив нормативы только для государственных делегаций. Согласно Постановлению Правительства от 02.10.2002 № 729, на каждого федерального госслужащего в сутки положено не более 100 рублей, если он отправляется в командировку по стране. Если выполнять обязанности приходится за пределами РФ, то суточные составляют 50-70 долларов в зависимости от конкретной страны (Приложение № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2005 № 812). Отметим, что эти нормативы не являются обязательными для работников госорганов регионов, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Для них допустимые затраты на командировочные расходы определяются на местном уровне.
Что касается частных предприятий, то руководители таких компаний сами решают, какими должны быть суточные. Но большинство старается соблюсти необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами нормы: не более 700 рублей в день при поездках по России и до 2500 рублей — за ее пределами. Повторим: никто не запрещает давать больше, просто с суммы превышения надо будет заплатить налог (ст. 217 НК РФ) и страховые взносы (ст. 422 НК РФ). Также обращаем внимание, что для лиц, занимающих разные должности и специальности, могут быть установлены различные размеры суточных. Но об этом должно быть заявлено в нормативном документе организации.
Отметим, что суточные выплачиваются за каждый день командировки, за дни нахождения в пути и за период вынужденного простоя. При этом они не заменяют заработную плату, работодатель обязан выплачивать средний заработок, пока сотрудник трудится в другом населенном пункте.
Как компенсируют командировочные расходы при однодневной командировке
Иногда подчиненных отправляют в недлительные командировки продолжительностью один день, а то и несколько часов. В таком случае компания компенсирует командировочные расходы на транспорт, а также на иные цели, если они согласованы.
Однако в таком случае суточные не выплачиваются, если работник поехал в другой населенный пункт по РФ. Взамен ему может быть выплачена компенсация, но ее размер оговаривается во внутренних документах компании. А если работодателем является бюджетное учреждение, то в нормативных актах правительства или иных органов власти.
Что касается заграничных однодневных командировок, то и для частных компаний, и для бюджетного сектора предусмотрен лимит суточных в половинном размере от предусмотренных норм. Об этом заявлено в п. 20 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и п. 30 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813.
Помимо этого, не компенсируются суммы, потраченные на аренду жилья, поскольку в однодневных командировках нет необходимости где-то останавливаться. Однако в исключительных случаях, когда объективные причины вынуждают работника провести какое-то время в гостинице, компании придется также заплатить за проживание.
Отметим сразу, что во время однодневной командировки работодатель по-прежнему обязан выплатить сотруднику средний заработок. Но если служебная поездка выпадает на выходной или праздничный день, то оплата должна производиться, в соответствии со ст. 153 ТК РФ , в двойном размере. Либо работник может получить дополнительный выходной день (отгул) и оплату в одинарном размере.
Как посчитать командировочные и суточные расходы
Счет за проездные билеты или пользование номером в гостинице, конечно, могут прислать в организацию. Но чаще всего работники самостоятельно приобретают необходимые для себя услуги по проезду и проживанию, а затем отдают документы, подтверждающие затраты.
Тем не менее, еще до отправления сотрудника на служебное задание в другой населенный пункт бухгалтеру необходимо хотя бы приблизительно посчитать, сколько выдать авансом. Для этого учитывается стоимость билетов в обе стороны, ориентировочная стоимость гостиничного номера, сумма суточных по количеству дней командировки, иные планируемые затраты.
Чтобы рассчитать суточные, необходимо определить, сколько дней человек будет находиться за пределами «родного» населенного пункта и прибавить к ним дни в пути. Например, инженер Иванов А.С. отправляется в другой город на пуско-наладочные работы. Он отправляется 09.12.2018 (в воскресенье) в 5 часов утра, а возвращается обратно 16.12.2018 (тоже в воскресенье) в 9 часов утра. Общее количество дней в командировке составит 8 дней. Если поездка внутренняя, то лимит суточных, не облагаемый НДФЛ, составит 700 рублей. Сумма суточных, которую необходимо выдать инженеру Иванову, составит:
Если поездка зарубежная, то командировочные расходы увеличатся следующим образом:
Обращаем внимание, что день убытия определяют с 00 до 24 часов, так же как и день прибытия. Это важно учитывать при окончательном расчете, например, с помощью проездных документов. Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки.
Поскольку сотрудник все равно пишет заявление на командировочные расходы (оно является основанием для расходного кассового ордера), можно попросить, чтобы он самостоятельно оценил, сколько ему понадобится, а затем проверить его расчеты. Этот вариант будет удобен, в том числе, если к месту командировки человек отправляется на личном авто, поэтому у него будут траты, например, на покупку бензина. Шаблон для заполнения заявления — в конце статьи.
После того, как смету утвердят главный бухгалтер и руководитель, можно выдавать аванс на командировочные расходы наличными либо на банковскую карту. Выдача денежных средств подотчет производится с учетом норм, установленных ЦБ РФ.
Что касается выплат в валюте, то они тоже не запрещены. Для этого командировочные расходы считают по общим правилам, но затем полученную сумму обменивают на валюту. Причем обменять рубли на иностранную валюту может либо сам командированный сотрудник, либо кто-то другой. В обоих случаях необходимо приложить квитанцию из банка о проведенной операции по обмену денег.
Какие документы понадобятся, чтобы подтвердить командировочные расходы
Не позже чем через три дня после возвращения из поездки работник обязан отчитаться о потраченных суммах. Обратите внимание, что все траты должны иметь документальное подтверждение и быть целесообразными. Иначе работодатель может отказаться компенсировать их.
К документам, подтверждающим командировочные расходы, относят:
- командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, если оно оформлялось в начале командировки;
- проездные билеты, в том числе оформленные через интернет;
- любые квитанции и счета за проживание, аренду транспорта, полученные услуги или приобретенные товары, которые закупались для выполнения служебного задания;
- авансовый отчет с указанием затрат, а также суммой, которую выдали работнику. Если в командировке было потрачено больше, чем сумма выданного аванса, производится доплата. Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму (ст. 137 ТК РФ).
Также важным документом является отчет (служебная записка) о выполнении служебного задания в поездке. В противном случае целесообразность командировочных расходов будет не доказана. Отметим, что такой отчет может также стать источником информации о продолжительности командировки, если работник добирался до пункта назначения на личном или служебном транспорте.
Как отразить командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете
Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.
Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.
Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:
- операция, когда выдается аванс на командировку, сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
- когда бухгалтер хочет указать, что командировочные расходы (счет) учтены, проводка должна быть: Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
- Юрьевич
пан тон, командировочные считаются полностью оплачиваемым временем работы, независимо от того, возвращается ли сотрудник в офис в этот же день или нет. Если сотрудник работает в день командировки, ему все равно положены суточные за этот день.
Что касается учета расходов и суточных, они обычно рассчитываются на основании полных календарных дней. В случае однодневной командировки суточные выплачиваются за один день, не зависимо от количества фактически проведенных в командировке часов.
Бухгалтерия должна отразить эти затраты в виде возмещения сотруднику поставленных в расход сумм, а также как затраты на оплату труда в составе прочих операционных расходов. Важно не забывать оформлять все необходимые документы, подтверждающие командировку и связанные с ней затраты (приказы, авансовые отчеты, билеты, чеки и т.д.), чтобы обеспечить правильный учет и возможность применения налоговых льгот.
Как оплачивается командировка
Одни работники постоянно в командировочных разъездах, а другие — уезжают по работе раз в год или того реже. В любом случае такой выезд должен оплачиваться. Однако не все знают, в каком размере. Рассказываем, как оплачивается командировка.
Что такое командировка
Уйти из офиса работать в кафе или на фудкорт, прихватив ноутбук, — не значит отправиться в командировку. Для этого нужно получить соответствующее поручение от работодателя.
Командировка, или, как ее еще называют, командирование, — это поездка сотрудника в определенное место на указанный срок для выполнения рабочих задач. Но если работа разъездная, то такая поездка не будет командировкой.
Командирование начинается с отъезда сотрудника на место выполнения рабочих обязанностей и заканчивается по его возвращении. При этом если транспорт прибывает после полуночи, то начавшийся день и будет считаться окончанием командирования. Даже если прошло не больше получаса.
Чтобы оформить командировку, раньше сотрудникам приходилось оформляться — подготавливать документы. Среди них командировочное удостоверение и письменное служебное задание. С 2015 года этого больше не требуется.
Больше нет и необходимости вести учет прибывающих и выбывающих работников — волокиты стало намного меньше.
Впрочем, все это и не запрещено: если работодатель считает, что указанные документы должны быть оформлены, он может вести их. Но желающих разводить бюрократию не так много, поэтому многие компании ограничиваются приказом о направлении в командировку. Этот документ все еще обязателен.
Расчет среднего заработка для командировки
Чтобы провести расчет командировочных, нужно определить, сколько дней сотрудник успел потрудиться в расчетном периоде. То есть в течение 12 месяцев, которые предшествовали деловой поездке. Но если со дня трудоустройства сотрудника прошло меньше, то учитывается фактически отработанный срок.
При этом для расчета берут не календарные дни, а только рабочие. В расчетный период не включают:
- больничные,
- отпуска,
- дни простоя,
- дни других командировок.
Игорь устроился на работу 14 марта 2022 года. Командировку ему назначили на 17 октября. Она рассчитана на четыре дня.
Согласно производственному календарю, с 14 марта до 17 октября прошло 150 рабочих дней. В этот период Игорь брал два больничных. На 5 и 10 дней соответственно.
Именно столько дней Игорь фактически отработал за все время с момента трудоустройства.
Чтобы узнать, сколько командировочных выделят Игорю, нужно разделить сумму заработка за расчетный период на количество отработанных дней.
В марте заработная плата составила 22 500, в июне — 30 000 рублей, в августе — 35 000 рублей. А в октябре он успел получить только аванс — 15 000 рублей. В остальные месяцы Игорю начисляли полную заработную плату — 45 000 рублей.
22 500 + 45 000 + 45 000 + 30 000 + 45 000 + 35 000 + 45 000 + 15 000 = 282 500 рублей.
Столько Игорь получил за весь расчетный период. Заработок за один день составит:
282 500 / 135 = 2092,59 рубля.
Так как командировка рассчитана на 4 дня, то он получит следующую сумму:
2 092,59 x 4 = 8 370,37 рублей.
Размер командировочных должен рассчитываться так, чтобы работник не остался в «проигрыше». Поэтому при расчете учитывается средний заработок сотрудника.
Часто отправляют в деловые поездки? Заставьте свои средства в это время работать на вас и обеспечивать дополнительный пассивный доход.
Как оплачивается командировка в выходные дни
Возможна такая ситуация, при которой командирование может попасть на выходные, а то и на праздничные дни. Тогда деловую поездку должны оплачивать в двойном размере. Не всю, конечно, а только те дни, которые являются выходными или праздничными.
При этом нет никакой разницы, какая у сотрудника форма оплаты труда:
- «Сдельщики» должны получить по двойной ставке сдельного тарифа.
- Сотрудники, получающие зарплату по тарифу, — в двукратном размере ставки.
Однако есть и другой вариант: рабочие дни в командировке оплачиваются по обычной ставке, но сотрудник получает дополнительный выходной.
Точные ставки оплаты работы в праздники или выходные могут быть указаны в договорах: либо в коллективном, либо в трудовом. Кроме того, они могут фигурировать в других документах, в которых регламентируется деятельность работников внутри предприятия.
В ряде случаев предприятие может отправить работника в командирование настолько далеко, что добираться до места нужно несколько дней. Тогда день выезда или приезда будет оплачиваться так же, как и обычный рабочий день.
Если этот день совпадает с выходным или праздничным, то он оплачивается по двойной ставке. Либо по обычной, но с выделением дополнительного выходного.
Как оплачивается сверхурочная работа в командировании
В некоторых случаях в деловой поездке сотруднику требуется больше времени для выполнения работы. Обычно это решается сверхурочными часами. Любопытно, что ни в Трудовом кодексе, ни в Положении о командировке об этом не говорится.
Существует мнение, что работника в командировке нельзя заставлять трудиться сверхурочно. Аргументируется оно тем, что сотрудник в этот момент находится не на рабочем месте. К тому же учитываются именно рабочие дни, а не часы.
Но есть письмо Минтруда РФ от 9 июля 2019 года № 14-2/В-527 . В нем говорится, что сверхурочная работа во время командирования должна оплачиваться так же, как и на постоянном рабочем месте:
- В первые два часа она оплачивается в полуторакратном размере.
- В последующие — в двукратном.
Также предусмотрена возможность предоставления сотруднику дополнительного времени для отдыха вместо полутора- или двукратной оплаты.
В любом случае рекомендуется рассчитывать командировку таким образом, чтобы сотруднику не нужно было трудиться сверхурочно.
А если есть свободное время, то его можно потратить на поиск сувениров близким.
Выгодно приобрести подарки друзьям и близким можно с картой «Халва». У Халвы более 250 000 партнеров, у которых можно купить товары в рассрочку и получить за это солидный кешбэк.
Карта «Халва» — универсальный финансовый инструмент. Используйте свои средства, получайте кешбэк с покупок до 10% и доход на остаток собственных средств по карте до 15%, а также открывайте вклады под выгодный процент. Вы можете взять заемные средства до 500 000 рублей и потратить их на покупки в рассрочку на срок до 24 месяцев. Закажите Халву в форме ниже, и курьер привезет ее вам!