Электронная нотариальная доверенность как оформить

Электронная нотариальная доверенность: что это и как ее сделать?

Прогресс добрался и до нотариально заверенных документов. Теперь у нотариуса можно оформить электронную доверенность.

Как оформляется электронная доверенность

Для оформления электронного документа достаточно поставить подпись в присутствии нотариуса на планшете.

Пример оформления электронной доверенности у нотариуса:

1. Вы находитесь во Владивостоке. Необходимо оформить и передать доверенность в Москву.
2. В нотариальной конторе привычным образом оформляется доверенность на бумажном носителе.
3. Следующим этапом является преобразование бумажного варианта в электронный путем шифрования крипто-ключом электронной подписи нотариуса посредством специальной программы.
4. Заявитель получает архивный файл с доверенностью. Этот файл направляется нотариусу в Москве.

Таким образом, если в одном городе нотариально удостоверить электронный документ, отправить его по электронной почте, провести обратную процедуру (удостоверение равнозначности документа на бумаге электронному) в другом городе, можно получить нотариально заверенную версию документа практически в реальном времени.

Даже самые быстрые логистические компании не могут обеспечить передачу документов в более сжатые сроки. И пересылка доверенности курьерской службой не требуется.

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Электронная нотариальная доверенность как оформить

Статья 44.2. Совершение нотариальных действий в электронной форме

(в ред. Федерального закона от 29.12.2015 N 391-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

По просьбе лица, обратившегося за совершением нотариального действия, нотариус может совершить нотариальное действие путем изготовления нотариального документа в электронной форме.

В случае, если нотариальный документ должен быть подписан лицом, обратившимся за совершением нотариального действия, это лицо обязано подписать документ в присутствии нотариуса простой электронной подписью, требования к которой устанавливаются законодательством Российской Федерации, регулирующим отношения в области использования электронных подписей. Порядок формирования простой электронной подписи устанавливается Федеральной нотариальной палатой.

(часть вторая в ред. Федерального закона от 03.08.2018 N 338-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Удостоверенный, совершенный или выданный нотариусом документ в электронной форме подписывается квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Электронная нотариальная доверенность

Электронная нотариальная доверенность — это машиночитаемая доверенность (МЧД) для нотариусов. Создана для обмена электронными документами между налоговой и Федеральной нотариальной палатой. Передача документов нотариусом будет осуществляться по новой технологии.

В статье расскажем, что такое электронная нотариальная доверенность и как её планируют использовать.

Зачем нужна электронная нотариальная доверенность

Сдавать отчётность в государственные органы и вести ЭДО с контрагентами может только директор юридического лица или индивидуальный предприниматель. Чтобы работать от имени компании, данным категориям лиц не требуется доверенность. Цифровые документы они заверяют своей электронной подписью.

Чтобы вести деятельность от имени компании, руководитель юридического лица назначает уполномоченного представителя и оформляет на него электронную нотариальную доверенность — МЧД. После составления машиночитаемой доверенности её подписывают электронной подписью (ЭП) директора и загружают в информационную систему. Уполномоченным представителем может быть бухгалтер, ответственный сотрудник фирмы или стороннее лицо, чья компания предоставляет соответствующие услуги.

О том, что такое МЧД, когда её используют и для каких категорий работников она составляется, читайте в нашей статье.

Зачем нужна МЧД для нотариуса

Бывают случаи, когда у руководителя юрлица отсутствует ЭП или срок действия сертификата электронной подписи истёк. А компании требуется назначить уполномоченного работника и подписать для него МЧД. Для этого была придумана электронная нотариальная доверенность. Доверитель назначает уполномоченного, а МЧД заверяют электронной подписью нотариуса. Таким образом доверенность наделяется юридической силой. При получении документов адресат сможет проверить доверенность на сайте Федеральной нотариальной палаты.

Как будут отправлять электронную нотариальную доверенность

Технология передачи электронных нотариальных доверенностей разработана Федеральной нотариальной палатой совместно с ФНС. Ведомства уже подписали дорожную карту и планируют обмениваться документами через блокчейн-платформу налоговой службы. Специальный узел сети интегрирован в единую информационную систему (ЕИС) электронного нотариата. На текущий момент формат МЧД версии 002 с передоверием и полями для нотариусов уже разработан ФНС. Можно ли будет оформить нотариальную доверенность онлайн пока неизвестно. Скорее всего, такая возможность появится.

Планируется, что процесс заверения будет происходить следующим образом:

1. Заверитель составляет МЧД в соответствии с форматом.
2. Нотариус подписывает машиночитаемую доверенность своей ЭП и отправляет в налоговую через ЕИС нотариальной палаты.
3. ФНС обрабатывает документ.
4. После этого данные о нотариальной доверенности появляются в едином реестре нотариальных доверенностей.

Преимущества электронной нотариальной доверенности

• При оформлении МЧД не требуется личная квалифицированная электронная подпись доверителя.
• Цифровые документы, поступающие в ФНС от нотариусов, обрабатываются быстрее и без ошибок.
• Актуальный статус доверенности проверяется мгновенно за счёт интеграции ЕИС нотариата с блокчейн-платформой налоговой службы. Полномочия подписанта и срок действия документа содержатся в едином реестре МЧД.
• Технология обмена оперативно уведомляет участников сети об изменениях в правовой системе, касающихся МЧД.
• Риски нарушения законодательства снижены.

Сроки обязательного введения МЧД

Изначально правительство планировало обязать все компании и ИП использовать МЧД с 1 сентября 2023 года. Однако позднее были введены послабления. Если работники компании используют электронную подпись сотрудника юрлица, которая была выпущена до 31 августа 2023 года, они могут продолжать работать по старой схеме до 1 сентября 2024 года. К 1 сентября 2024 года им потребуется выпустить КЭП физлица и получить от руководителя МЧД.

Если же на 31 августа 2023 года у работника нет КЭП сотрудника юрлица, ему необходимо сразу выпустить КЭП физлица и получить от директора МЧД, чтобы и дальше подписывать документы от имени компании.

Где получить квалифицированную электронную подпись для нотариуса

В соответствии с 63-ФЗ, руководители организаций, индивидуальные предприниматели и нотариусы получают квалифицированную ЭП в налоговой и её доверенных лиц. Необходимо заполнить документы и лично явиться в отделение ФНС. Обслуживание клиентов ведётся в порядке живой очереди согласно графику выбранного филиала.

Электронное нотариальное заверение документов

Российское законодательство разрешает переводить бумажные документы в электронный вид и наделять их юридической значимостью с помощью нотариального заверения. Расскажем, когда можно пользоваться этим способом и как проходит процедура электронного нотариального заверения.

В этой статье:

• Что такое электронное нотариальное заверение
• В каких случаях потребуется электронное нотариальное удостоверение документов
• Какие документы можно заверять у нотариуса
• Каким образом проходит процедура электронного нотариального заверения документов

Что такое электронное нотариальное заверение

Когда человеку или компании нужно срочно передать бумажный договор в другой город, он может перевести его в электронный вид. Чтобы документ не потерял юридическую силу, нужно обратиться к нотариусу. Он подтвердит тождественность бумажного и электронного варианта и поставит свою подпись. Такую процедуру называют электронным нотариальным заверением или удостоверением равнозначности документов. Ее закрепили в 2013 году в ст. 103.8 и 103.9 «Основ законодательства РФ о нотариате».

Обратите внимание: удостоверение равнозначности не то же самое, что заверение копии документа.

В каких случаях потребуется электронное нотариальное удостоверение документов

К удостоверению равнозначности документов с помощью нотариуса обращаются, чтобы, например:

1. Быстро передать документы в другой город.
2. Защитить бумажные документы от порчи или потери.
3. Уменьшить объем архива: вместо нескольких полок с папками — флешка или место в облачных хранилищах.

Сэкономьте время на ожидании в очередях и визиты к нотариусу. Закажите нотариальную услугу удаленно и подписывайте документы онлайн с электронной подписью Контура.

Какие документы можно заверять у нотариуса

У нотариуса можно заверять практически все документы, например:

доверенность на право действовать от лица доверителя и т.д.

Эти заверенные документы можно использовать во всех инстанциях так же, как и оригинал документа на бумаге.

Однако есть документы, которые не будут иметь силу даже если их заверит нотариус. К ним относятся любые удостоверения личности: паспорт, свидетельство о рождении, водительские права и др. А также сделки, которые заключены в простой письменной форме (ст. 103.8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате). Их можно предъявлять только в оригинале.

Планируется, что нотариат будут передоверять также в электронном виде и МЧД. О точных сроках запуска этого процесса пока неизвестно.

Каким образом проходит процедура электронного нотариального заверения документов

Нотариальное заверение может происходить по разным сценариям. Все зависит от того, что и как именно хочет заверить владелец:

Он может принести бумажный документ. Нотариус переведет его в электронный вид и подпишет с помощью своего сертификата ЭП.

Принести электронный документ. Нотариус переведет его в бумажный вариант и подтвердит равнозначность с помощью рукописного росчерка и печати.

Принести электронный документ. Нотариус переведет его в другой формат. Например, из word в PDF. После — заверит своей квалифицированной электронной подписью.

Как перевести бумажный документ в электронный и заверить его

Когда нотариусу нужно перевести бумажный документ в электронный вид и подтвердить их равнозначность, он выполняет следующие действия (ст. 44.2 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате):

Удостоверяет личность заявителя. Для этого потребуется предъявить оригинал паспорта.

Сканирует бумажный документ. Обратите внимание: при выполнении этого действия нотариус не проверяет корректность содержания бумажного документа, он только подтверждает равнозначность бумажной и электронной версии.

Подписывает документ квалифицированной ЭП.

Записывает документ и подпись на любой носитель, например, флешкарту. Или отправит по e-mail.

Иногда кроме сертификата нотариуса может потребоваться и простая электронная подпись заявителя. Например, когда заверяют и переводят в электронный вариант доверенность на совершение действий от лица заявителя. Порядок формирования простой электронной подписи устанавливается Федеральной нотариальной палатой.

Как заверить распечатанный электронный документ

Например, это может быть любой платежный документ — чек, который пользователь загрузил из мобильного приложения банка. И ему нужно предоставить его в суд в качестве доказательства. Процедура заверения схожа с переводом бумажного документа в электронный:

1. Нотариус удостоверяет личность заявителя с помощью оригинала паспорта.
2. Распечатывает электронный документ.
3. Подписывает документ с помощью рукописного росчерка, ставит печать и надпись «Копия верна».
4. Указывает дату заверения.
5. Ставит метку об электронном оригинале документа.

Как перевести электронный документ в другой формат и заверить его

Перевести электронный документ в другой формат может понадобиться, например, из-за особенностей той или иной системы.

Чтобы перевести электронный документ в другой формат:

1. Нотариус удостоверит личность заявителя с помощью оригинала паспорта.
2. Переведет один формат документа в другой, если этого еще не сделал заявитель
3. Подписывает документ с помощью рукописного росчерка, ставит печать и надпись «Копия верна».
4. Указывает дату заверения.
5. Ставит метку об электронном оригинале документа.

Конвертировать электронный документ из одного формата в другой с сохранением их юридической силы нотариус сможет даже удаленно.

Получите электронную подпись под свою задачу. В Контуре есть подписи для отчетности, торгов, ведения бизнеса и личных дел. Работаем с руководителями и сотрудниками. Быстро настраиваем компьютер, решаем технические сложности и консультируем в торгах.