Как правильно ставить печать на документах на подписи или рядом
7. Использование оттиска печати при оформлении документов
Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97, новое название — «оттиск печати», которое более соответствует существу реквизита.
Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).
Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.
Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.
Инструкция может иметь следующие разделы:
— перечень печатей, используемых в организации;
— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
— порядок пользования печатями.
Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».
В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.
Перечень печатей включает:
— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати <*>;
<*> Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре».
— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.
Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.
Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:
Куда можно ставить печать для документов — образец?
Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:
- основную;
- структурного подразделения;
- специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).
В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.
Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.
С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:
- посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
- они имеют круглую форму;
- название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).
Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.
В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.
ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.
Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».
Но если фирма всё же использует собственную печать для документов — куда можно ставить ее, в какую часть листа?
В какую часть документа ставится печать?
Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.
Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:
- распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
- удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.
Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.
Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).
Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.
Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?
Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов, которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.
Итоги
В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.
Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.
Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.
Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)».
Печати – как использовать грамотно
Удостоверение документов является необходимым условием обретения ими юридической силы и значимости. Чтобы проект документа перешел в статус юридически значимого документа, обычно его надо подписать и зарегистрировать (присвоив дату и номер), какие-то документы еще требуют утверждения, проставления оттиска печати и т.д. Итак, проставление оттиска печати – это дополнительный способ подтверждения достоверности документа. При этом информация на клише печати должна полностью совпадать с информацией, содержащейся в ЕГРЮЛ и в бланке документа.
В статье «Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски» в № 4 и 5’ 2021 показали образцы множества документов, которые позволят придать легитимность использованию факсимиле во взаимоотношениях с контрагентами (в различных ситуациях) и упорядочить работу с факсимиле внутри своей организации
Где ставить оттиск печати?
Ответ на этот вопрос дает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Если про виды документов, на которых должна ставиться печать, он говорит обтекаемо, то про место проставления – вполне четко.
Пункт 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
В редких случаях правила оформления конкретного вида документа могут содержать указание на необходимость его заверения печатью. Но в отношении большинства документов нормативная база «молчит», это значит, что проставления печати не требуется. Более того, явно просматривается тенденция на уменьшение ее использования.
См. статью «Как оформить гарантийное письмо» в № 11’ 2022
- на большинстве из них печать ставить точно не надо;
- на некоторых она стала не обязательной, но «для пущей важности» (и для тех, кто не в курсе изменения правил) ее продолжают ставить. Правда, из общего правила бывают исключения – для каких-то разновидностей этих документов необходимость оттиска печати может прямо оговариваться нормативным правовым актом.
Таблица 1. На каких документах ставится оттиск печати организации, а на каких нет
Чтобы работники вашей организации точно знали, на каких документах какую печать ставить, этот момент нужно прояснить в локальном нормативном акте.
- она задевала часть наименования должности,
- но при этом должна быть полностью четко видна личная подпись должностного лица (которую мы удостоверяем), а также вся информация на самом оттиске печати.
Пример 1. Как правильно заверять подпись печатью
Виды печатей
В крупных организациях достаточно сложно организовать проставление оттиска одной печати на всех необходимых документах, оформляемых во многих структурных подразделениях, в т.ч. удаленных (например, в представительствах и филиалах). Поэтому кроме основной печати стали изготавливать дополнительные. Давайте разберемся в возможных видах печатей и используемой терминологии. Чтобы распутать этот клубок, систематизируем все в виде Схемы 1.
Схема 1. Возможное разнообразие печатей и штампов организации
Обратите внимание: в организации может быть не только 1, но сразу несколько основных печатей, тогда на каждой печати, начиная со 2-й, указывается ее номер арабской цифрой (см. далее п. 3.5 ГОСТ Р 51511-2001).
Еще встречается понятие «реестровая печать» – она регистрируется в реестре печатей и получает индивидуальный номер, который фигурирует на ободке оттиска. Но обязанность для юридических лиц регистрировать свою печать была в России отменена лет 20 назад. Например, раньше в Москве такую регистрацию осуществлял ГУП «Московский реестр», который ныне упразднен, его архив передан «частной конторе» ООО «Мосреестр», она продолжает эту деятельность по собственной инициативе. Теперь регистрация печатей – дело добровольное и никаких правовых последствий не несет. Защищает ли дополнительно изготовление печати с регистрацией в таком реестре? Наверно, да.
Но можно и своими внутренними документами легализовать и зафиксировать оттиск своей печати (см. Примеры 2 и 5).
Некоторые организации используют следующий метод (хотя это все-таки экзотика): обращаются к нотариусу и в его присутствии ставят несколько четких оттисков своей печати на листе, все это заверяется нотариусом. Потом такой документ будет нотариально заверенным доказательством того факта, что на ту дату организация обладала именно той печатью.
- технические методы обеспечивают максимальную сложность дублирования печати по оттиску: скрытое изображение, контрольные метки, сложные товарные знаки;
- юридические методы – среди них регистрация печати в Реестре печатей, она обеспечивает идентификацию оттиска печати, определение времени ее изготовления, изготовителя, сохранение в базе данных и архиве Реестра печатей. По запросу следственных органов, арбитражного суда и т.д. производится выемка архива Реестра печатей для экспертизы.
Регистрация печати в Реестре печатей, как и другие методы защиты печатей, является добровольной и используется компаниями, желающими обезопасить себя при использовании печати в хозяйственной деятельности. Реестр печатей содержит данные о печатях организаций не только Москвы и области, но также и других регионов.
До 2012 года регистрацию печатей осуществляло ГУП «Московский реестр». Функция по регистрации печатей являлась негосударственной услугой, но осуществлялась государственной коммерческой организацией на возмездной основе. В связи с административной реформой ГУП «Московский реестр» было ликвидировано.
С целью исполнения обязательств перед клиентами и партнерами, зарегистрировавшими печати в Реестре ранее, а также для его дальнейшего ведения ООО «Мосреестр» обеспечило правопреемственность в ведении базы данных Реестра печатей, содержащей сведения о печатях организаций с 1999 г.
Сейчас перечень документов для регистрации печати следующий:
- заявление на регистрацию печати в 2 экз. (по одному клиенту и в архив Реестра печатей);
- проверяются полномочия организации и полномочия руководителя. Поэтому нужны:
- ОГРН и ИНН из любого документа, например сгодится выписка из ЕГРЮЛ;
- устав (налоговая с июля 2013 г. наименование организации оформляет заглавными буквами, но на печати оно должно соответствовать уставу, поэтому нужен скан хотя бы титула и общих положений устава);
- полномочия руководителя сейчас можно проверить на сайте налоговой. Если подписант – не основной руководитель, то потребуется подтверждение его полномочий.
Уничтожение печати – такая же важная процедура, как и изготовление. Уничтожить печать можно и самостоятельно. Но порядок уничтожения реестровой печати в ООО «Мосреестр» обеспечивает дополнительную защиту от возможного мошенничества и преступлений:
Артемий Лебедев неправ: эксперты не согласились с рекомендациями дизайнера про печать на документах
Довольно неожиданно на прошлой неделе в неформальных юридических сообществах и чатах стал популярен пост Артемия Лебедева об опасности привычного способа проставления подписи и печати на документах. Опасность, как следует из поста, заключается в трудностях с экспертизой подписи, которую перекрывает поставленная сверху печать. Мы не смогли остаться в стороне от обсуждения и решили внести ясность в вопрос о том, помешает ли проведению экспертизы проставление печати на подпись.
«Никогда не ставьте печать на подпись»
Дизайнер 28 сентября 2020 года поделился с подписчиками своим открытием о том, что печать ни в коем случае нельзя ставить на подпись. Со ссылкой на разъяснения нотариуса, которого он характеризует как «хорошего и грамотного» он пишет, что «если печать хоть немного перекрывает подпись, то в случае экспертизы ни один криминалист не признает ни подпись, не печать, если одно стоит на другом. Подпись и печать должны быть полностью независимо различимы. Обязательно расскажите это своим юристам, адвокатам, менеджерам и молодым нотариусам. Никогда не ставьте печать на подпись, только раздельно».
Юристы пересылали этот пост друг другу с вопросами: «Что вы думаете по этому поводу?» «Действительно ли это так?». Мнения разделились.
Практика документооборота, знакомая всем, кто работает с документами, показывает, что в большинстве случаев действительно печать ставят на подпись. При этом она может как полностью перекрывать ее, так и захватывать частично. Этому способствуют обычаи делового оборота и буквы «М.П.», которые обычно ставятся прямо под строкой для подписи. А еще – убеждение некоторых специалистов в том, что этим способом можно защитить компанию от подделок: так злоумышленникам будет сложнее отсканировать (скопировать) подпись и печать по-отдельности и использовать их в своих целях.
Однако другие специалисты (руководители компаний, бухгалтеры, юристы и другие) уверены в обратном: печать нужно ставить только рядом с подписью. Они аргументируют это тем, что печать может использоваться, чтобы скрыть изъяны подписи, выполненной другим лицом. Их доводы можно дополнить и приведенным выше высказыванием Артемия Лебедева – о «непризнании» криминалистами таких подписи и печати.
Для экспертизы не имеет значения расположение реквизитов
В свете обсуждаемой темы можно выделить два самых распространенных и важных вида экспертизы. Первый – проверка подлинности подписи и оттиска печати, второй – проверка давности нанесения подписи и печати. В первом случае эксперт выясняет, сделана ли подпись конкретным лицом, соответствует ли оттиск печати оригинальному образцу и не являются ли они цветными копиями. Во втором случае – определяет временной период, в течение которого нанесены подпись и печать. Предлагаем с помощью нашего эксперта разобраться, действительно ли при проведении этих видов экспертиз могут возникнуть сложности.
Однако для проведения экспертизы и получения результата совершенно не важно, стоят печать и подпись рядом, или пересекаются. Определить их подлинность, давность нанесения и многое другое мы можем, даже если печать полностью или частично закрывает подпись. На возможность проведения почерковедческой экспертизы не повлияет даже слабая визуальная различимость подписи (например, если цвет ручки, которым она выполнена, значительно бледнее оттиска печати).
Для таких случаев есть прекрасный способ – цветоделение, или визуальное исследование с применением светофильтров. Но даже если он не поможет, по методике криминалистических экспертиз эксперт должен применять поочередно разные методы исследования, пока не достигнет результата. Таких методов – множество. Так что все зависит от компетентности эксперта и от того, какое количество методик он может применять.
Таким образом, у компаний, документы которых скреплены «пересекающимися» подписью и печатью, нет оснований для беспокойства. Также отсутствует необходимость менять регламенты работы и отдельно следить за техникой нанесения этих реквизитов на документы. Поэтому рекомендации нотариуса, которые вызвали обсуждение, если говорить о возможности проведения экспертизы – не обоснованы. Любой формат проставления печати и подписи – не помеха экспертизе.