Когда выплачиваются командировочные до или после командировки

Как правильно оплатить командировку сотруднику

Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.

Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.

Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.

Кстати, быстро рассчитать сам размер командировочных вам поможет наш специальный калькулятор.

Что считается служебной командировкой

Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.

При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.

Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья?
Посмотреть ответ

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

Оплата командировочных

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;

Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Особенности выплаты командировочных

В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

Доплата до среднего оклада. Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.

Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности. Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.

Оформление командировки в 2023 году: пошаговая инструкция

Простым языком, служебная командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на заранее определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.

Для оформления поездки в качестве служебной командировки необходимо:

чтобы поездка носила производственный характер;

сотрудник был устроен по трудовому договору и никак иначе;

сотруднику не введен трудовым договором разъездной характер работы (как, например, у курьеров, экспедиторов и пр.), т.е. за ним закреплено стационарное рабочее место;

длительность командировки выбрана целесообразно (например, поездка на полгода в другой регион для организации деятельности филиала скорее похожа на временный перевод, а не командировку).

Общие правила направления сотрудников в командировку

По общему правилу, если работодатель направляет сотрудника в командировку, то отказаться от поездки тот права не имеет.

Стать экспертом кадрового учета — легко!

Мы создали курс профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» , в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.

Скидка 78% на обучение до 17 сентября, 29900 6499 руб., успейте записаться .

Например, если работник находится в отпуске, на больничном или поездка приходится на его официальный выходной, то отказ правомерен. Тут сотрудник сам может решить – ехать ему или нет.

При этом отпуск сотрудника придется переносить или отменять вообще, делать перерасчет.

А вот, если сотрудник решит поехать в командировку, находясь на больничном, он нарушит режим – одновременно болеть и работать нельзя. В этом случае он рискует потерей выплат по больничному листу или существенному их сокращению.

Кого нельзя отправлять в командировки или можно, но с ограничениями

Не каждого сотрудника компания может обязать поехать в командировку.

Есть некоторые категории работников, которые могут от нее отказаться на законных основаниях, а некоторых нельзя отправить даже если они сами согласны.

Беременных женщин – без каких-либо «но» нельзя направлять в командировки. Их права защищает ст. 259 ТК.

Несовершеннолетних детей можно отправлять в командировку, но только если они являются спортсменами или творческими работниками. Данное правило закреплено в ст. 268 ТК.

Работников, трудоустроенных по ученическому договору, в обычную командировку отправлять нельзя. Они могут ехать только в командировку, связанную с ученичеством (ст. 203 ТК). Например, для сдачи экзаменов или на сессию.

Сотрудников с ограниченными физическими возможностями можно направлять в командировки, но только если это не противоречит индивидуальной программе реабилитации (ст. 23 закона № 181-ФЗ).

Кроме того, статьи 259 и 264 ТК говорят о том, что, необходимо получить письменное согласие следующих сотрудников, направляя их в командировку:

женщин, имеющих детей до 3 лет;

отцов, матерей или опекунов, единолично воспитывающих детей до 14 лет;

родителей детей с ограниченными физическими возможностями;

одного из родителей ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;

многодетных родителей (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;

сотрудников на больничном по уходу за членами семьи;

кандидатов в депутаты в период выборов.

Вот примерный образец бланка на согласование командировки:

УВЕДОМЛЕНИЕ
о направлении в командировку

Уведомляя о направлении в служебную командировку сроком на _______, просим дать согласие на направление в служебную командировку с ______________________ по _______________________ в _________________ для ___________________________________________________________.

Разъясняем, что согласно ст. 259 ТК РФ Вы имеете право отказаться от направления в служебную командировку в связи с тем, что _________________
Ответ ожидается не позднее _____________ 20. г.

С ведением электронного кадрового оборота в программе 1С поможет разобраться этот вебинар. Узнаете, как работает обмен, подписание, контроль, хранение и регистрация всех документов внутри программы. Бесплатно для подписчиков Клерк.Премиум.

Командировка сотрудника-иностранца

Если работодатель намерен направить в командировку иностранных работников, то следует иметь в виду, что такая возможность зависит от профессии, должности и статуса иностранного работника.

Особенности командирования иностранных сотрудников мы собрали в отдельной таблице.

Статус пребывания иностранного работника в РФ

Ограничение по должностям

Ограничение по сроку командирования

Временно пребывающий в безвизовом порядке (патент)

ограничен сроком дополнительного патента в регионе командирования

Пребывающий на основании визы (разрешение на работу)

Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н)

не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения);

не более 60 дней (за весь период действия разрешения), если работа имеет разъездной характер.

Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 2 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н)

не более 40 календарных дней (за весь период действия разрешения);

не более 90 дней (за весь период действия разрешения), если работа имеет разъездной характер.

Высококвалифицированные специалисты с видом на жительство

Высококвалифицированные специалисты с разрешением на работу или временным проживанием

не более 30 календарных дней в году;

без ограничений при разъездном характере работы.

Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ

Временно пребывающий в безвизовом порядке иностранец получает патент.

Приезжающий по визе – разрешение на работу.

В обоих случаях свобода передвижения иностранца ограничена субъектом РФ, выдавшим ему разрешение или патент.

Если работодатель хочет занять работой иностранного сотрудника в двух и более субъектах РФ, то ему придется оформить патент на каждый из них.

При этом срок нахождения работника в другом субъекте будет строго ограничен сроком действия доппатента, который, в свою очередь, не должен превышать срок ранее полученного основного патента.

С иностранцем, имеющим разрешение на работу, немного проще. Он может ехать в командировку на срок не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения) или на 60 дней, если его работа имеет разъездной характер и это закреплено в трудовом договоре.

Ограничением является лишь то, что его должность или профессия должны попадать в определенный перечень, поименованный в п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н.

Туда попадают такие рабочие профессии как: каменщик, машинист, механик и пр. и творческие – артист, ведущий программ, аккомпаниатор. Должности, состоя на которых иностранец может ехать в командировку – руководители учреждений, функциональных и специализированных служб.

Иностранные сотрудники, имеющие статус временно проживающих должны работать в регионе, где им выдали разрешение.

Командировать можно только представителей рабочих и творческих профессий, а также руководящих должностей. Полный перечень содержится в п. 2 Приложения к приказу № 564н.

Общий срок пребывания временно проживающих иностранцев в служебных командировках не должен превышать 40 календарных дней за весь период действия разрешения и не более 90 календарных дней при разъездном характере работы.

Если иностранный работник признается высококвалифицированным специалистом и имеет вид на жительство, то его спокойно можно отправлять в командировки без каких-либо ограничений по профессиям и должностям.

При наличии у такого специалиста разрешения на работу или на временное проживание, он не может находиться в командировке более 30 календарных дней в году.

А вот если закрепить в его трудовом договоре разъездной характер работы, то срок нахождения в командировке будет не органичен.

Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ, могут на любой период быть направлены в служебную командировку. На них действует тот же порядок, что и для российских граждан.

Все, что нужно знать про иностранных работников, найдете в вебинарах:

Все записи бесплатны для подписчиков Клерк.Премиум. Изучайте и применяйте в работе.

Срок командировки

Сроком служебной командировки принято считать период со дня выезда сотрудника по день его возвращения, включительно. Этот срок определяет сам работодатель.

Важно, чтобы руководитель установил ее конечный срок еще до начала командировки. Сотрудник должен четко понимать когда он вернется, а бухгалтерия должна рассчитать авансовые суммы перед поездкой и правильно расставить отметки в табеле рабочего времени.

Согласование командировки и заявление на выплату аванса

Закон не предусматривает проведения дополнительного согласования служебной командировки. Более того, у работодателя нет обязанности предупреждать о ней сотрудника заранее.

Однако, организации вправе разработать образец служебной записки, позволяющей согласовать служебную поездку и уточнить сопутствующие траты.

На практике, такую служебную записку составляет руководитель направляемого в командировку сотрудника.

В документе указывают ФИО и должность сотрудника, срок командировки, а также расшифровываются основные предстоящие расходы.

Генеральному директору ООО «СТИЛЬ»
Петрову И.И.
От руководителя отдела маркетинга
Иванова В. В.

Уважаемый Иван Иванович!

В связи с возникшей необходимостью осуществления переговоров с крупным потенциальным клиентом, который не имеет возможности посетить Санкт-Петербург, прошу командировать заместителя начальника отдела маркетинга Смирнова Д.С. в город Ростов-на-Дону. Предполагаемая длительность командировки: с 16 апреля по 21 апреля 2023 года.

Прошу дать указание о выдаче командировочных средств главному бухгалтеру в размере:

– 20 000 на проживание в гостинице.
– 6 000 на питание.
– 15 000 на транспорт.

«__» ___________________ 2023 г.

Во многих компаниях процесс согласования командировок, как и документооборот в целом автоматизирован.

Сотрудник создает онлайн заявку, подписывает и согласовывает с руководством. Далее она уходит к ответственным сотрудникам смежных подразделений.

После того, как служебная записка согласована, работнику надо написать заявление на перечисление аванса, для покупки билетов и предварительной брони жилья, если эти хлопоты не берет на себя сама компания.

Конкретного расчета данных сумм нет. Достаточно знать приблизительную стоимость аренды жилья и расходов на проезд.

При этом, категория как самой гостиницы, так и номера должны совпадать с условиями, прописанными в Положении о командировках для конкретной должности.

Также можноограничить и класс поездки. Например, рядовые сотрудники могут ездить только в плацкарте на поезде и летать эконом-классом в самолете, а руководство – в купе и бизнес-классе соответственно.

В авансовый платеж, помимо указанных расходов, включаются суточные. Размер суточных не ограничен. Но по НК не облагаются налогом только суточные в пределах 700 рублей по России и 2 500 рублей (эквивалент в валюте) за границей.

Учитесь на вебинарах с Клерк.Премиум, задавайте вопросы лекторам, получайте сертификаты. 500+ часов обучающего контента для бухгалтеров, кадровиков, ИП.

Приказ о командировке

Каждая командировка начинается с оформления приказа.

С 1 января 2013 года применять унифицированные формы документов не является обязанностью.

Законодатель позволил компаниям самостоятельно разработать бланк приказа, утвердив его в своей учетной политике.

Главное чтобы в нем были все данные, предусмотренные ФСБУ 27/2021, позволяющие идентифицировать:

ФИО сотрудника, направляемого в командировку, должность и подразделение;

куда оформлена командировка;

в какие даты и на сколько календарных дней;

кто финансирует поездку (работодатель).

Но и использование уже имеющихся унифицированных форм допустимо:

Т-9, при условии, что в командировку едет один сотрудник;

Т-9а, если командированных несколько.

Ранее, помимо приказа, необходимо было оформить служебное задание и командировочное удостоверение.

Постановление Правительства № 1595 сделало их применение необязательным. Хотя есть и такие компании, которые используют эти документы и сейчас. Это не запрещено.

Если работник будет находиться в пути в выходной или праздничный день либо, будучи в командировке, в такие дни он будет занят работой (при условии, что это не предусмотрено его обычным графиком), обязательно следует взять от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ.

Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.

Новый онлайн-курс «Главный бухгалтер на УСН» за 4990 руб.!

Мы разбираем все темы, от учета до настройки в 1С с учетом последних изменений 2023 года.

Вы научитесь вести бухучет без штрафов, правильно рассчитывать упрощенный налог, начислять заработную плату сотрудникам, работать с кассой и применять новые ФСБУ.

Успейте записаться по акции

Бронирование жилья и билетов

Эту часть оформления командировки организация полностью устанавливает сама.

Кому-то удобно назначить в отделе кадров ответственного, который будет бронировать гостиницы и приобретать билеты на общественный транспорт.

Кто-то доверяет это своим сотрудникам, отправляющимся в командировку. Они из выданного им аванса оплачивают и жилье, и проезд.

Некоторые сотрудники получают разрешение ехать на личном или служебном авто. В данном случае им оформляются путевые листы, форму которых организация вправе утвердить сама.

Для подтверждения расходов в таком случае потребуются чеки на топливо, которое будет оплачивать сотрудник во время поездки.

Выплата суточных

Суточные должны быть выплачены заранее, перед командировкой. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно и закрепляет его в Положении о командировках или Коллективном договоре.

Единственное ограничение, которое есть по суточным – их не выплачивают тем, кто едет в однодневную командировку (п. 11 постановления № 749).

Если однодневная командировка является заграничной, то выплата суточных производится в размере 50% от установленной работодателем для них нормы (ст. 168 ТК, п. 20 постановления № 749).

Лимит по суточным также не регламентирован. Организация вправе установить совершенно любой размер, закрепив его во внутренних документах.

Многие предприятия стараются указать суточные для командировок по России в размере 700 рублей. Выбор логичен. Именно такая сумма не подлежит обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК). Для загранкомандировок необлагаемый НДФЛ размер суточных – 2 500 рублей.

Суточные сверх указанных лимитов облагаются еще и страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Например. Иванов И.И. пробыл в командировке 4 дня и получил суточные в размере 1500 рублей в день. За дни командировки он получил 6 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 2 800 рублей (4 * 700 руб.). Получается, что с разницы 6 000 – 2 800 = 3200 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Следует также иметь ввиду, что если место командировки недалеко от фактического места проживания командированного и у него есть возможность каждый вечер возвращаться домой, то суточные ему не выплачиваются (п. 11 постановления № 749) .

Отчет о командировочных расходах (авансовый отчет)

Основная задача работника, находящегося в командировке – сохранять все документы:

документы, подтверждающие расходы на проживание;

другие документы по произведенным затратам (чеки на купленные канцтовары, материалы, оплату провоза багажа и др.).

Правительство уточнило перечень документов для подтверждения срока пребывания в командировке без проездных документов.

Например, если сотрудник едет на собственном авто. С 10 марта 2023 года работники, которых направили в командировку, смогут подтвердить проживание в гостинице если у них отсутствуют проездные документы:

договором на оказание гостиничных услуг по месту командирования;

документом, оформленным на бланке строгой отчётности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования (БСО).

После того, как работник вернулся из командировки, ему необходимо будет в течении 3 дней отчитаться о потраченных суммах:

собрать все сохраненные расходные документы;

заполнить авансовый отчет, указав сколько денег на командировку получено и сколько израсходовано, уточнить есть ли остаток или перерасход;

если сотрудник потерял какой-либо документ, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств (но, надо иметь в виду, что руководитель вправе отказать в компенсации соответствующего расхода).

После того, как бухгалтерия получит все документы, рассмотрит их и сверит затраты с размером аванса, будет произведён перерасчёт.

Если после командировки еще остались непотраченные средства, то их придется вернуть.

Если трат оказалось больше, при условии, что это не противоречит положению о командировках, оставшиеся средства перечислят на счёт командированного или выдадут из кассы.

Особенности командировок на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей

В 2022 году официально разрешили направлять работников в командировку в новые регионы для восстановления коммуникаций и налаживания бизнес-процессов.

Также были разработаны Правила командирования на территории Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской и Херсонской областей (постановление Правительства от 28.10.2022 № 1915) для следующих категорий сотрудников:

работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам;

работников других организаций, которые участвуют в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры.

В период их нахождения на указанных территориях им положены:

выплата среднего заработка в двойном размере. Он рассчитывается в соответствии с постановлением № 922;

суточные в размере 8 480 рублей за каждый день пребывания в командировке;

выплаты по безотчетным суммам в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с командировками.

Как оплачивается работа во время командировки?

Отправляетесь в деловую поездку – узнайте, как будет оцениваться ваш труд, возместят ли понесенные расходы, на какие суточные можно рассчитывать и что поможет доказать свою правоту, если с начальником возник конфликт

Какие деловые поездки будут считаться командировками?

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Если работник постоянно трудится в пути или его работа имеет разъездной характер, то его поездки не будут считаться командировками.

Как оплачивается труд в командировке?

Труд работника в командировке оплачивается в размере его среднего заработка (ст. 167 ТК РФ) 1 . Для расчета размера причитающейся выплаты нужно:

• определить срок пребывания в командировке с учетом времени нахождения работника в пути;
• рассчитать средний заработок.

Срок нахождения в командировке

Этот срок определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках 2 ).

Днем выезда считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы (время, необходимое для проезда до станции, порта, также учитывается).

Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам, которые работник должен предоставить по возвращении (п. 7 Положения о командировках). Срок пребывания может подтверждаться служебной запиской с приложением путевого или маршрутного листа, счета, квитанции, чеков, билетов, иными документами.

Расчет среднего заработка

Расчет производится исходя из фактически начисленной заработной платы и отработанного работником времени за последние 12 календарных месяцев, в течение которых за ним сохранялась средняя зарплата. Из этого периода исключается время получения пособий по нетрудоспособности, по беременности и родам, время простоя по причинам, не зависящим от работника, и некоторые иные периоды (ст. 139 ТК РФ, Положение об исчислении среднего заработка 3 ).

Как оплачивается труд командированных работников в выходные и праздничные дни?

Если на время командировки приходятся выходные или праздничные дни, то работа оплачивается исходя из системы оплаты труда, установленной у работодателя, по выбору работника:

1. либо не менее чем в двойном размере в зависимости от системы оплаты труда работника:

• сдельщикам – не менее чем по двойным сдельным расценкам;
• работникам, труд которых оплачивается по тарифным ставкам, – в размере не менее двойной тарифной ставки;
• работникам, получающим оклад, – в размере не менее одинарной ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада, если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени;

2. либо в одинарном размере, но с предоставлением другого дня отдыха (ст. 153 ТК РФ).

Конкретные размеры платы за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться трудовым, коллективным договорами или локальным нормативным актом.

Аналогичное мнение об определении размера оплаты труда в выходные и праздничные дни выразил Минтруд в Письме от 9 июля 2019 г. № 14-2/В-527.

Если работник отдыхал в выходной день в командировке, то труд не оплачивается, лишь возмещаются командировочные расходы.

День выезда работника в командировку или возвращения из нее, если он совпадает с выходным или праздником, оплачивается так же, как работа в этот день 4 .

Как оплачивается сверхурочная работа командированных сотрудников?

В Трудовом кодексе и Положении о командировках не содержится норм, касающихся порядка оплаты сверхурочной работы командированных сотрудников. Разъяснения государственных органов и судебная практика по данному вопросу неоднозначны. Можно выделить две противоречивые позиции по данному вопросу.

1. Привлечь работника к сверхурочной работе в период командировки можно. Оплата производится по правилам, установленным для сверхурочной работы (ст. 99, 152 ТК РФ).

При таком подходе работа оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере. По желанию работника сверхурочная работа может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха. Данная позиция нашла отражение как в Письме Минтруда России от 14 ноября 2013 г. № 14-2-195, так и в судебной практике 5 .

2. Привлечь командированного работника к сверхурочной работе нельзя, поэтому оплату за пределами рабочего времени нужно производить либо по среднему заработку без учета реального количества отработанных часов в день (Письмо Минфина России от 23 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18410), либо по правилам, установленным для оплаты труда в выходные и праздники (ст. 153 ТК РФ).

Сторонники данной позиции ссылаются на то, что во время нахождения в командировке работник не выполняет трудовую функцию на рабочем месте, а исполняет служебное поручение вне места работы. Работодатель учитывает количество дней, отведенных на деловую поездку, а не рабочих часов за каждый день командировки. Под сверхурочной работой понимается осуществление трудовой функции за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени в определенных законом случаях (необходимость выполнить начатую работу, не законченную из-за непредвиденной задержки по техническим условиям производства, временные работы по ремонту механизмов, если неисправность может стать причиной прекращения работы для значительного числа работников, и т.д.). А это значит, что привлечь командированного работника к сверхурочной работе в том смысле, который установлен в ст. 99 ТК РФ, нельзя.

В Письме Минтруда России от 9 июля 2019 г. № 14-2/В-527 указано, что плата за сверхурочную работу в командировке производится по правилам оплаты труда в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК РФ).

На мой взгляд, первая позиция является более правильной. Однако во избежание споров работодателям следовало бы рассчитывать продолжительность командировки так, чтобы не привлекать работника к сверхурочной работе.

Как возмещаются командировочные расходы?

При направлении в командировку работник имеет право на возмещение расходов (ст. 168 ТК РФ):

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• суточных – дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства;
• иных расходов, произведенных работником с разрешения и ведома работодателя (например, при заграничной поездке сюда относятся расходы на оформление загранпаспорта, визы, консульские сборы, расходы на оформление медицинской страховки и др.).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов зависят от того, где именно трудится сотрудник. Например, если он работает в федеральных государственных органах, то правила устанавливаются актами Правительства РФ. Органы местного самоуправления издают свои акты с правилами. Для большинства частных компаний порядок и размеры возмещения расходов определяются внутренними актами работодателя.

Но если с расходами по проезду и найму жилого помещения все понятно, то в отношении суточных обычно возникают вопросы. Прежде всего – нужно ли платить суточные за выходные и праздники?

По общему правилу – да. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, в том числе за выходные и праздничные дни 6 . Однако суточные не выплачиваются, если сотрудник не отправился к месту работы после окончания командировки, а оставался там, пока длились нерабочие дни.

При командировании в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные также не выплачиваются.

Размер суточных определяется исходя из времени, проведенного работником в командировке, и устанавливается работодателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Однако стоит учитывать, что предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). Они составляют:

• не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
• не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Если работник командирован в местность, где его затраты, например на питание, могут существенно превысить размер установленных суточных, то в случае возникновения конфликта между работодателем и сотрудником суды скорее будут оценивать только то обстоятельство, были ли выплаты сделаны в размере, установленном локальным нормативным актом, независимо от произведенных работником расходов 7 .

Иной будет позиция в отношении транспортных расходов. Если командированный работник потратит на проезд большую сумму, чем та, которая ему была выдана до отъезда авансом, по окончании командировки работодатель должен будет возместить работнику эти расходы 8 .

С какими проблемами могут столкнуться командированные работники?

Наиболее распространенными сложностями, с которыми сталкиваются командированные работники, являются:

• возмещение расходов в неполном размере;
• увольнение за прогул в тот день, когда работник находился в командировке.

Чтобы было проще защитить свои права в суде, если возникнет такая необходимость, в первом случае нужно своевременно предоставить работодателю документы, подтверждающие размер расходов, и направить ему письменное требование о выплате. Во втором случае следует ознакомиться с приказом о направлении в командировку и попросить выдать его копию, заверенную работодателем, или в иной форме зафиксировать направление в командировку.

1 См. также Письмо Роструда от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0.

2 Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

3 Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

4 Письма Минтруда России от 13 октября 2017 г. № 14-2 / В-921, от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337.

5 Апелляционные определения Санкт-Петербургского городского суда от 7 августа 2018 г. № 33-13892/2018 по делу № 2-1729/2018, Верховного суда Республики Коми от 22 января 2018 г. по делу № 33-335/2018, Тюменского областного суда от 18 апреля 2012 г. № 33-1500/2012 и др.

6 Письмо Минтруда России от 13 октября 2017 г. № 14-2 / В-921. Решение ВС РФ от 20 июня 2002 г. № ГКПИ2002-663.

7 Определение Приморского краевого суда от 7 декабря 2015 г. по делу № 33-11161/2015.

8 Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 17 марта 2017 г. по делу № А 03-11214/2015.

Командировки в 2023 году: правила и порядок оформления

Оформление командировки и последующий учет расходов требует большого объема документов, которые начинают оформлять еще до начала поездки. По окончании поездки нужно иметь все документы, подтверждающие расходы, иначе, налоговая вправе снять неоправданные расходы.

Что такое служебная командировка

Командировкам посвящена глава 24 ТК РФ. В ней описаны основные правила организации служебных командировок, гарантии работникам и требование о возмещении расходов.

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Поездка работника будет считаться командировкой, если выполняются четыре условия:

1. поездка осуществляется по распоряжению работодателя;
2. работник работает вне места нахождения работодателя;
3. работник выполняет служебное поручение работодателя;
4. определен срок поездки.

Отправить в командировку можно только работникам, с которым заключен трудовой договор. На время командировки за ним сохраняется рабочее место (должность) и средний заработок, ему возмещаются расходы, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Перечень расходов, которые работодатель должен взять на себя содержит статья 168 ТК РФ.

Когда нужно согласие работника на поездку в командировку

Руководитель компании вправе направить в командировку почти любого работника.

В большинстве случаев письменное согласие на командировку получать не нужно. Ограничения введены только для:

• беременных работниц (ст. 259 ТК РФ);
• несовершеннолетних работников, которым нет еще 18 лет (ст. 268 ТК РФ);
• работающих по ученическому договору;
• сотрудников с ограниченными физическими возможностями (они могут ехать в командировку, если это не противоречит индивидуальной программе реабилитации).

Вышеназванных работников нельзя направить в командировку, даже если они сами согласны на поездку.

Согласовывать командировку придется только с определенными категориями работников (ст. 259, 264 ТК РФ):

• женщинами, у которых есть маленькие дети в возрасте до 3 лет;
• одинокими родителями, которые воспитывают детей до 14 лет;
• родителями, которые растят детей с ограниченными возможностями;
• многодетными родителями, у которых трое и более детей до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 лет;
• работниками — кандидами в депутаты в период выборов;
• сотрудниками на больничном по уходу за членами семьи.

Есть еще один особый случай, когда поездку в командировку нужно согласовать письменно. Это – командировка в выходные дни. Если поездка по служебным делам совпадает с выходными днями, работник должен подписать Согласие. Его можно оформить в виде уведомления, подписанного работником или как-то по-другому. Важно, чтобы в документе была указана дата командировки, включая выходной и виза работника «согласен» с его подпись.

Пример уведомления о планируемой командировке

УВЕДОМЛЕНИЕ

о направлении в командировку

Уважаемый(-ая) Фамилия Имя Отчество

Уведомляем вас о направлении в служебную командировку сроком на Х дней, просим дать согласие на поездку в служебную командировку с «__» ________по «___» _____________2023 года.

Разъясняем, что согласно ст. 259 ТК/264 РФ/153 ТК РФ Вы имеете право отказаться от направления в служебную командировку.

«___» ________________ 2023 года/_________________________________

Остальные работники не могут отказаться от командировки. Отказ расценивается как уклонение от своих служебных обязанностей.

Дистанционщика – в командировку

Дистанционных сотрудников, которые работают по трудовому договору, можно отправлять в командировки.

Когда в командировку можно направить сотрудника-иностранца

Только для граждан ЕАЭС, постоянно проживающих и работающих РФ, и иностранный работников — высококвалифицированных специалистов с видом на жительство применяются те же правила по командировкам, что и для россиян.

Если высококвалифицированный иностранный специалист работает на основании разрешения на работу или на временное проживание, не может находиться в командировке более 30 календарных дней в году.

Возможность направить в командировку других иностранных работников зависит статуса иностранного работника и от профессии, должности. В командировку могут поехать только те, чьи должности или профессия указаны в перечне (п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н).

Что касается иностранцев, пребывающих в безвизовом порядке, она работают либо по патентам, либо на основании разрешения на работу. В обоих случаях свобода их передвижения ограничена субъектом РФ, выдавшим разрешение или патент.

Если иностранец с патентом едет в командировку, ему нужно иметь патенты на работу в двух этих субъектах РФ: по месту работы и по месту командировки.

Иностранец с разрешением на работу может поехать в командировку на срок не более 10 календарных дней за весь период действия разрешения или на 60 дней, если его работа имеет разъездной характер по трудовому договору.

Срок командировки

Сроком командировки исчисляется со дня выезда сотрудника по день его возвращения, включительно. Этот срок устанавливается в приказе о направлении в командировку и подтверждается проездными документами.

Днем выезда считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного.

День приезда из командировки – это дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Выхода на работу в день отправления в командировку и в день прибытия решается по договоренности между работником и работодателем.

Приказ о командировке

Приказ можно составить в произвольной форме либо воспользоваться готовыми шаблонами, которые есть во всех бухгалтерских программах, либо взять унифицированные формы Т-9 (в командировку едет один сотрудник) или Т-9а ( в командировку едет группа), они есть в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера.

В Приказе нужно указать:

• должность и ФИО сотрудника, который едет в командировку;
• место командировки;
• даты начала, окончания командировки и общее количество дней поездки;
• цель командировки.

Служебное задание и командировочное удостоверение теперь оформлять не нужно.

Выплата аванса на командировку

До начала поездки бухгалтерия выплачивает командированному аванс на оплату расходов по проживанию, питание и дорогу. Сделать это можно либо на основании служебной записки от работника с визой директора, либо на основании приказа, где могут быть указаны утвержденные суммы. Все это расчетные суммы, нормативов нет.

В общей сумме аванса можно выплатить суточные. Большинство бухгалтеров выплачивает аванс на расходы и суточные отдельными платежками. Так легче контролировать: поскольку за суточные работнику отчитываться не нужно, а за аванс – нужно.

Размер суточных не ограничен. Но, учесть в налоговой базе по прибыли можно суточные в пределах установленных лимитов: 700 рублей по России и 2 500 рублей за границей.

Оплата проезда

Расходы на проезд работника в командировку «ложатся» на работодателя. Добираться к месту командировки и обратно он может на общественном транспорте (на автобусе, самолете, поезде), на автомобиле (личном, арендованном или служебном).

Расходы на проезд к месту командировки и обратно, учитываются на дату утверждения авансового отчета, который составляет сотрудник по возвращении из командировки (ст. 168 ТК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если работник отправился в командировку на общественном транспорте, в подтверждение расходов на проезд он должен сдать в бухгалтерию билеты. Сейчас большинство билетов выдается в электронном формате. В бухгалтерию нужно сдать их распечатку.

К авиабилету должен быть прикреплен бумажный посадочный талон, так как именно он подтверждает, факт того, что работник «сел в самолет». Если работник воспользуется электронным посадочным талоном, его также нужно распечатать и приложить к билету.

Если билеты работник покупал сам, нужно передать в бухгалтерию документ об оплате: кассовый чек, бланк строгой отчетности (БСО), квитанция.

• Покупка авиабилета подтверждается маршрутной квитанцией, которая утверждена приказом Минтранса № 134.
• При покупке билетов на поезд выдается купон, оформленный по приказу Минтранса № 322.

К расходам на проезд относят и стоимость постельного белья в поездах. На эти траты тоже должны быть подтверждающие документы. Сейчас оформить постельное белье можно сразу при покупке билета на поезда. Тогда все расходы будут сразу указаны в одном билете.

Если работник едет в командировку на служебном автомобиле, должен быть оформлен путевой лист.

Работник едет в командировку на своем автомобиле

Ограничений в выборе вида транспорта в командировке законодательство не устанавливает.

Если работник отправляется в командировку на личном транспорте, для оплаты расходов в бухгалтерию он должен быть подать служебную записку с просьбой выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 ТК РФ), приложив оправдательные документы (счета, квитанции, кассовые чеки и др). В этой же записке указывается фактический срок пребывания в командировке.

Оплачивая расходы на проезд в командировку на личном транспорте сотрудника, нужно иметь в виду, что здесь имеет место отдельный вид расходов – компенсация за использование личного имущества в служебных целях. Эта компенсация включает все расходы, связанные с использованием автомобиля, включая расходы на ГСМ. Значит, отдельно оплачивать расходы сотрудника на топливо во время командировки также не следует.

Выплату компенсации можно учесть в расходах на дату перечисления денег с расчетного счета или выдачи из кассы (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Оплата проживания в командировке

Расходы на проживание командировка полностью оплачивает организация.

Бронировать гостиницу и покупать билеты может как сам работник, так и ответственный за это направление работы в компании сотрудник.

Затраты работника на проживание бухгалтерии может учесть в расходах на основании подтверждающих документов:

• договор и акт об оказании гостиничных услуг;
• кассовый чек или БСО

Если работник арендовал жилье у частника, бухгалтеру нужно получить от него:

• договор аренды жилого помещения;
• расписка арендодателя в получении оплаты.

Оплата питания в командировке

Работодатель компенсирует сотруднику расходы на питание в служебной поездке.

Оплата питания при командировках включена в суточные с учетом лимита 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграничных командировок. Но, этих денег может быть мало. Компания вправе выплатить командированному больше.

Если по решению директора компания выплачивает работнику компенсации расходов на питание, например, в гостинице, эти суммы облагаются НДФЛ по общим правилам.

Суточные

Суточные должны быть выплачены перед командировкой. Установленные на уровне законодательства лимиты небольшие: 700 рублей – для поездок по России% 2500 рублей – для зарубежных поездок.

Суточные выплачиваются работнику за каждый день пребывания в деловой поездке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки.

Суточные не выплачивают только при однодневных командировках. Но, если работник едет в командировку за рубеж, суточные нужно выплатить в размере 50% от установленной нормы.

Размер суточных работодатель может установить самостоятельно и закрепить в Положении о командировках или Коллективном договоре. Свои лимиты могут быть выше.

Суточные сверх вышеуказанных лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Работа в командировке в выходной

Сотруднику, который работал в командировке в выходной или нерабочий праздничный день, может быть предоставлен другой день отдыха за отработанный в командировке выходной или оплата в двойном размере, как работа в выходные.

Отчет о командировочных расходах (авансовый отчет)

После возвращения из командировки, работнику нужно в течении 3 дней отчитаться о потраченных суммах:

• собрать все документы, подтверждающие расходы;
• заполнить авансовый отчет, указав остаток или перерасход;
• если сотрудник потерял какой-то документ, то ему нужно составить служебную записку на эти расходы.

Если после командировки еще остались непотраченные средства, то их придется вернуть.

Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк №АО-1. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

К отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.). Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.

Налоговый кодекс (НК РФ) не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают командировочные расходы. Одновременно с этим, он не ограничивает компанию в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.

Командировки на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей

Работников можно направлять в командировку в новые регионы для восстановления коммуникаций и налаживания бизнес-процессов.

Для новых регионов постановлением Правительства от 28.10.2022 № 1915 утверждены свои правила. Они описывают командировки:

• работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным органам власти;
• работников других организаций, которые участвуют в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры.

Если работника командировали в ЛНР, ДНР, Запорожскую или Херсонскую областей, им нужно выплатить: