Чем отличается политика обработки персональных данных от положения о персональных данных

Обработка персональных данных (ФЗ-152) для владельцев сайтов. Как не получить штраф и не попасть под блокировку?

Что относится к персональным данным? Чем отличается Политика конфиденциальности от Согласия на обработку персональных данных и от Пользовательского соглашения? Что всё-таки нужно делать с сайтом, чтобы не получить штраф или бан от Роскомнадзора. Обо всём этом простым языком. Разбираемся вместе.

Illustration of forms

О чём этот закон?

Если коротко, это закон о том, что такое персональные данные, кто имеет право их хранить и обрабатывать, и как это правильно делать. Главная цель закона — защищать персональные данные.

Что относится к персональным данным?

На этот вопрос до сих пор нет однозначного ответа. Поэтому коротко рассказываем о трактовке закона юристами и судами на сегодняшний день, после выхода нового постановления правительства в сентябре 2019 года.

В законе сказано, что персональные данные — это всё что связано с человеком, и по чему можно его опознать. Обычно это совокупность данных. Например, имя с фамилией и телефоном — это точно персональные данные.

Казалось бы, e-mail сам по себе не является персональными данными, если он не состоит из имени и фамилии. Однако, если вы отправляете на этот email рассылку рекламного характера в отсутствие соглашения на обработку персональных данных, то вы тоже нарушаете закон. (Постановление № 4А-288/2016 от 4 октября 2016 г. по делу № 4А-288/2016) .

Примерно так же обстоят дела с ФИО и даже просто именем без фамилии и отчества. Компания все равно должна соблюдать закон о персональных данных и публиковать политику конфиденциальности (Постановление № 4А-288/2016 от 4 октября 2016 г. по делу № 4А-288/2016).

Аналогичная ситуация с куки, Яндекс.Метрикой и Гугл.Аналитикой. Было несколько громких дел, где российские суды признали это персональными данными.

Если ваши пользователи авторизуются для входа в личный кабинет по логину и паролю, то это не является персональными данными. Но в личном кабинете скорее всего есть профиль пользователя, в котором указано имя и email, поскольку почти ни одна регистрация не обходится без подтверждения по email или телефона. А это уже персональные данные.

Даже обезличенный id пользователя в совокупности со временем просмотра веб-страницы, URL, HTTP referer, User Agent и куки были признаны персональными данными в деле Ростелекома (Постановление № 13 ААС от 01.07.2016 по делу № А56-6698/2016).

Какой вывод можно сделать?

Если у вас на сайте есть любые формы обратной связи, подписки, регистрации или авторизации, либо вы используете куки и счётчики посещаемости — то вы собираете персональные данные.

Любой современный сайт немыслим без форм, куки или счётчиков аналитики. Поэтому можно сказать, что если у вас есть сайт, то скорее всего вы являетесь Оператором персональных данных. В этом случае мы рекомендуем перестраховаться и выполнить все требования закона.

Что необходимо сделать на сайте?

Под каждой формой на сайте разместите текст «Нажимая на кнопку “Отправить”, вы соглашаетесь с Политикой обработки персональных данных». Ссылка должна вести на страницу с Политикой обработки персональных данных. Если это форма подписки на рассылку, то текст должен быть с чекбоксом, где пользователь сам должен поставить галочку.

Создать страницу «Политика обработки персональных данных». Что на ней должно быть — рассказываем далее.

Предупредить пользователей о том, что вы собираете куки, и также получить их согласие. Это можно сделать с помощью небольшого всплывающего блока с кнопкой «Согласен».

Зарегистрироваться на сайте Роскомнадзора , чтобы вас внесли в реестр Операторов персональных данных.

Как составить Политику обработки персональных данных?

Роскомнадзор дал рекомендации по составлению такого документа. Если вы не хотите во всём этом разбираться, то можете воспользоваться специальными бесплатными генераторами. Например, генератором Тильды: https://tilda.cc/ru/privacy-generator/

Политика конфиденциальности, Политика обработки персональных данных и Пользовательское соглашение. В чём разница?

Политика конфиденциальности и Политика обработки персональных данных — это одно и то же. Это согласие на использование и обработку персональных данных.

Пользовательское соглашение — это договор об условиях использования вашего сайта как сервиса по оказанию определённых услуг. Начиная использовать ваш сервис, либо пройдя регистрацию, пользователь считается принявшим условия соглашения. Что будет в этом соглашении, решаете вы. Пользовательское соглашение может включать в себя множество разделов, в том числе и политику обработки персональных данных.

Какой штраф будет, если ничего не делать?

Если игнорировать закон, вас ждёт штраф до 300 000 рублей. Но обычно это 50 000 рублей. Если на ваш сайт обратит внимание Роскомнадзор, то, как правило, сначала вы получите письмо, в котором будут перечислены выявленные на сайте нарушения, связанные с неправомерной обработкой персональных данных. В отдельных случаях, помимо наложения штрафов, Роскомнадзор может заблокировать сайт без решения суда.

Подведём итоги

Разобраться, что такое персональные данные, достаточно сложно. Суд в любом случае может принять своё решение, отличное от вашего. Если у вас есть сайт, то вы почти наверняка собираете персональные данные в каком-либо виде. Чтобы не получить штраф и бан Роскомнадзора, нужно зарегистрироваться в Роскомнадзоре и получить согласие пользователей на обработку персональных данных, а для этого под всеми формами разместить ссылку на Политику конфиденциальности, подготовить саму страницу Политики конфиденциальности и сделать всплывающий блок, предупреждающий пользователей о сборе куки.

Политика оператора персональных данных

С июля 2017 года была изменена ответственность за нарушение законодательства о персональных данных. Один из новых составов правонарушений – невыполнение оператором персональных данных обязанности по опубликованию или обеспечению иным образом неограниченного доступа к документу, определяющему политику оператора в отношении обработки таких данных (далее – Политика). Причем названная обязанность существует еще с 2011 года, но специальная ответственность за ее невыполнение установлена только сейчас. Расскажем, что это за документ, как его составлять, все ли работодатели должны его иметь и где он должен быть опубликован.

Что это за документ?

В соответствии со ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) к обязанностям оператора персональных данных относится в том числе издание документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, что позволяет обеспечить реализацию принципов законности, конфиденциальности и безопасности информации. Оператор обязан опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к указанному документу и к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных. Оператор, осуществляющий сбор персональных данных с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, обязан опубликовать в соответствующей сети документ, определяющий его политику в отношении обработки персональных данных, и сведения о реализуемых требованиях к защите данных, а также обеспечить возможность доступа к указанному документу с использованием средств соответствующей сети.

Контроль исполнения этой обязанности осуществляют органы Роскомнадзора. И по их требованию оператор обязан представить перечисленные документы и локальные акты и (или) иным образом подтвердить выполнение обязанностей, установленных ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.

Что же это за документ? Не стоит путать его с положением о персональных данных. У оператора персональных данных в силу той же ст. 18.1 помимо Политики должны быть отдельные локальные акты по вопросам обработки таких данных и локальные акты, устанавливающие процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ, устранение последствий нарушений.

К сведению: к обозначенным локальным актам относятся различные положения (об обработке персональных данных, об обеспечении безопасности персональных данных и т. п.), перечни (должностей и лиц, допущенных к обработке персональных данных, применяемых средств защиты и др.), инструкции и регламенты.

Многие организации этот документ так и называют – «Политика в отношении обработки персональных данных». До недавнего времени он составлялся в произвольной форме, но в августе 2017 года Роскомнадзор разработал Рекомендации по составлению документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, в порядке, установленном Законом № 152-ФЗ (далее – Рекомендации).

О том, какие положения рекомендовано включать в документ, определяющий эту политику, мы расскажем далее. Но прежде следует разобраться, все ли работодатели являются операторами персональных данных и соответственно все ли должны утверждать и опубликовывать его для неограниченного доступа.

Кто является оператором персональных данных?

Согласно ст. 3 Закона № 152-ФЗ оператор персональных данных – это государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку таких данных, а также определяющие цели их обработки, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с данными.

Общим признаком оператора персональных данных для всех организаций является обработка персональных данных работников. Организации, оказывающие услуги населению, обрабатывают еще и персональные данные клиентов. То есть, по сути, операторами персональных данных являются все без исключения организации.

Однако не все операторы должны исполнять требования Закона № 152-ФЗ в полном объеме. Так, не все операторы должны исполнять обязанность по уведомлению уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) о своем намерении осуществлять обработку персональных данных согласно ст. 22 Закона № 152-ФЗ. Исключения, в частности, установлены для организаций, осуществляющих обработку персональных данных:

обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством;

полученных оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, если они не распространяются, не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта данных используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных;

относящихся к членам (участникам) общественного объединения или религиозной организации и обрабатываемых соответствующими объединением или организацией, при условии, что персональные данные не будут распространяться или раскрываться третьим лицам без согласия в письменной форме субъектов персональных данных;

сделанных субъектом персональных данных общедоступными;

включающих в себя только фамилии, имена и отчества субъектов персональных данных;

необходимых в целях однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях;

включенных в информационные системы персональных данных, имеющие в соответствии с федеральными законами статус государственных автоматизированных информационных систем, а также в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;

обрабатываемых без использования средств автоматизации в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами РФ, устанавливающими требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке и к соблюдению прав субъектов персональных данных;

обрабатываемых в случаях, предусмотренных законодательством РФ о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.

Все остальные операторы такие уведомления направляют, после чего включаются в реестр операторов.

Обратите внимание: сведения об операторе, содержащиеся в реестре, являются общедоступными. Они размещаются для ознакомления на официальном сайте и портале персональных данных Роскомнадзора.

Соответственно, организации, не подающие уведомления, в реестр операторов не включаются.

Что же касается обязанности по составлению Политики и других локальных документов, здесь исключений никаких не установлено. Соответственно документ, определяющий политику в отношении обработки персональных данных, должен быть в каждой организации.

Причем если организация осуществляет сбор персональных данных граждан с использованием Интернета (регистрация на сайте, форма обратной связи, куда необходимо внести персональные данные), этот документ должен быть размещен на сайте организации. К таким организациям, в первую очередь, относятся интернет-магазины, социальные сети и другие сайты, государственные и муниципальные органы, а также медицинские учреждения, образовательные организации, налоговые и другие регистрирующие органы, организации в сфере социальных услуг, банки, турагентства. Это могут быть и просто организации, которые проводят конкурсы на занятие определенных должностей и на своих сайтах выставляют имеющиеся вакансии и предлагают кандидатам заполнить анкету.

Если органы контроля установят, что оператор не опубликовал или не обеспечил иным образом неограниченный доступ к своей Политике или сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных, организация будет оштрафована в соответствии с ч. 3 ст. 13.11 КоАП РФ, предусматривающей штраф для должностных лиц от 3 000 до 6 000 руб., а для юридических – от 15 000 до 30 000 руб.

К сведению: в целях ограничения доступа к информации в сети «Интернет», обрабатываемой с нарушением законодательства РФ в области персональных данных, создается автоматизированная информационная система «Реестр нарушителей прав субъектов персональных данных». Формирует данный реестр Роскомнадзор (ст. 15.5 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Рекомендации по составлению Политики

Итак, поскольку обязанность по созданию Политики существует давно, в большинстве организаций она разработана, правда, не факт, что опубликована. Иногда Политику публикуют так, что ее сложно найти. Поэтому организациям следует рассмотреть этот документ с учетом Рекомендаций и при необходимости внести изменения путем утверждения нового документа, разместив его в соответствии с требованиями законодательства. А работодателям, у которых этого документа нет, следует его срочно составить, руководствуясь Рекомендациями.

Обратите внимание: рекомендации изданы в целях выработки унифицированного подхода к структуре и форме документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных.

Итак, исходя из Рекомендаций, в Политику надо включить такие разделы:

1. Общие положения.

Здесь нужно описать назначение Политики, привести основные понятия, используемые в ней (обработка персональных данных, оператор, субъект персональных данных, конфиденциальность персональных данных и т. д.), перечислить основные права и обязанности оператора и субъекта(ов) данных.

2. Цели сбора персональных данных.

Следует помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка, несовместимая с целями сбора персональных данных.

Цели обработки персональных данных, перечисляемые в этом разделе, могут происходить в том числе из:

анализа правовых актов, регламентирующих деятельность оператора;

целей фактически осуществляемой оператором деятельности;

деятельности, которая предусмотрена учредительными документами оператора;

конкретных бизнес-процессов оператора в конкретных информационных системах персональных данных (по структурным подразделениям оператора и их процедурам в отношении определенных категорий субъектов персональных данных).

3. Правовое основание обработки персональных данных.

Таковым является совокупность правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми оператор осуществляет обработку персональных данных. В качестве правового основания обработки этих данных могут быть указаны:

федеральные законы и принятые на их основе нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью оператора;

уставные документы оператора;

договоры, заключаемые между оператором и субъектом персональных данных;

согласие на обработку персональных данных (в случаях, прямо не предусмотренных законодательством РФ, но соответствующих полномочиям оператора).

Обратите внимание: Закон № 152-ФЗ не может служить правовым основанием обработки персональных данных оператором, поскольку регулирует отношения, связанные с обработкой этих данных, и закрепляет требования, предъявляемые к операторам при обработке этих данных.

4. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных.

Содержание и объем обрабатываемых данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

К категориям субъектов персональных данных могут быть отнесены в том числе:

работники оператора, бывшие работники, кандидаты на замещение вакантных должностей, родственники работников;

клиенты и контрагенты оператора (физические лица);

представители и работники клиентов и контрагентов оператора (юридических лиц).

В рамках каждой из категорий субъектов и применительно к конкретным целям рекомендуется перечислить все обрабатываемые оператором персональные данные, а также, если применимо, отдельно описать все случаи обработки специальных категорий персональных данных и биометрических персональных данных.

5. Порядок и условия обработки персональных данных.

В этом разделе Роскомнадзор рекомендует указывать перечень действий, совершаемых оператором с персональными данными субъектов, а также используемые оператором способы и сроки обработки данных.

В случае необходимости взаимодействия с третьими лицами в рамках достижения целей обработки персональных данных рекомендуется указывать условия передачи данных в адрес третьих лиц – например, наличие договора поручения на обработку персональных данных, в том числе находящихся за пределами Российской Федерации (трансграничная передача). При этом рекомендуется указать конкретное наименование и местонахождение соответствующих третьих лиц, цели осуществляемой (трансграничной) передачи, объем передаваемых данных, перечень действий по их обработке, способы и иные условия обработки, включая требования к защите обрабатываемых персональных данных.

Кроме того, оператор вправе передавать персональные данные органам дознания и следствия, иным уполномоченным органам по основаниям, предусмотренным действующим законодательством РФ.

Рекомендуется указывать сведения о соблюдении требований конфиденциальности персональных данных, установленных ст. 7 Закона № 152-ФЗ, а также о принятии оператором мер, предусмотренных ч. 2 ст. 18.1, ч. 1 ст. 19 Закона № 152-ФЗ.

Условием прекращения обработки персональных данных может являться достижение целей обработки, истечение срока действия согласия или отзыв согласия субъекта данных на их обработку, выявление неправомерной обработки персональных данных.

Хранение персональных данных рекомендуется осуществлять в форме, позволяющей определить субъекта данных, и не дольше, чем требуют цели обработки персональных данных, кроме случаев, когда срок хранения данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

Рекомендуется указывать сроки хранения (конкретная дата (число, месяц, год)) персональных данных и основание, наступление которого повлечет прекращение обработки данных.

К сведению: при осуществлении хранения персональных данных оператор обязан использовать базы данных, находящиеся на территории РФ, в соответствии с ч. 5 ст. 18 Закона № 152-ФЗ.

Также рекомендуется указывать иные условия хранения персональных данных, в том числе при их обработке без использования средств автоматизации.

6. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным.

В случае подтверждения факта неточности данных или неправомерности их обработки персональные данные подлежат их актуализации оператором, а обработка должна быть прекращена (ст. 21 Закона № 152-ФЗ).

При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом данных согласия на их обработку они подлежат уничтожению, если:

иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;

оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом № 152-ФЗ или иными федеральными законами;

иное не предусмотрено другим соглашением между оператором и субъектом персональных данных.

Оператор обязан сообщить субъекту персональных данных или его представителю информацию об осуществляемой им обработке персональных данных такого субъекта по запросу последнего (ст. 20 Закона № 152-ФЗ).

Кроме этих разделов, в Политику рекомендуется включать регламент(ы) реагирования на запросы, обращения субъектов персональных данных и их представителей, уполномоченных органов по поводу неточности персональных данных, неправомерности их обработки, отзыва согласия и доступа субъекта персональных данных к своим данным, а также соответствующие формы запросов, обращений.

Политика утверждается приказом работодателя. Если принимается новая Политика, приказом следует отменить предыдущую и утвердить новую редакцию Политики.

С Политикой необходимо ознакомить всех работников организации под подпись.

В связи с постоянным развитием компьютерных технологий защите персональных данных уделяется все больше внимания. Сейчас практически каждая организация имеет свой сайт и не просто размещает на нем те или иные сведения, но и осуществляет через него обмен информацией, в том числе персональными данными. При этом на сегодняшний момент Политика мало кем из организаций опубликована.

Еще раз обращаем внимание, что Политика – это отдельный документ, который должен быть у каждого оператора персональных данных, не считая других обязательных локальных актов в сфере обработки и защиты персональных данных. Если у вас еще его нет, его следует разработать, а если есть – привести в соответствие с Рекомендациями. И не стоит относиться к этому формально, ограничиваясь общими нормами Закона № 152-ФЗ, поскольку при проверке будет учитываться не только сам факт наличия Политики, но и то, насколько она соответствует реальному положению дел в области обработки персональных данных в конкретной организации.

Что должно быть в организации: положение или политика по персональным данным

Что должно быть в организации: положение или политика по персональным данным? И в чем отличия?

Просмотр полного текста ответа и возможность задать вопросы доступны при покупке тарифа

Как отличить политику конфиденциальности от обработки персональных данных: правовые аспекты и рекомендации

Добрый день. Политика конфиденциальности и политика обработки персональных данных — это два разных документа. Политика конфиденциальности обычно содержит информацию о том, какие данные собираются с пользователей, как эти данные используются, и как они защищены. Политика обработки персональных данных же содержит информацию о том, как именно обрабатываются персональные данные, в том числе сотрудников. Оба документа должны соответствовать требованиям Закона «О персональных данных».

Кроме того, если вы обрабатываете персональные данные работников, то вы должны иметь внутренний документ — положение об обработке персональных данных, с которым знакомятся ваши сотрудники. Для того, чтобы избежать штрафов от Роскомнадзора, необходимо, чтобы все эти документы были составлены правильно и соответствовали законодательству. Рекомендации по их содержанию можно найти на официальном сайте Роскомнадзора и других специализированных ресурсах.

Для решения данного вопроса понадобятся следующие документы:

Закон «О персональных данных», который определяет правила обработки персональных данных в РФ, а также права и обязанности субъектов данных и операторов.

Политика конфиденциальности — это документ, который определяет политику использования и защиты конфиденциальной информации на сайте или в компании.

Политика обработки персональных данных — это документ, который отражает политику обработки персональных данных, включая права субъектов данных и подробное описание процедур сбора, хранения, использования и защиты персональных данных.

В соответствии с законодательством РФ, каждый оператор обязан разработать и опубликовать на своем сайте политику обработки персональных данных. Это должен быть отдельный документ, который предоставляется субъектам данных перед сбором их персональных данных.

Политика конфиденциальности, в свою очередь, может быть опубликована на сайте вместе с политикой обработки персональных данных или в отдельном документе.

Если вы обрабатываете данные работников, то вам необходимо опубликовать политику обработки персональных данных на своем сайте. В политике вы должны отразить процедуры сбора, хранения, использования, передачи и защиты персональных данных сотрудников.

Кроме того, рекомендуется разработать внутренний документ — Положение об обработке персональных данных, который регулирует обработку персональных данных внутри компании, включая процедуры доступа, хранения, использования и защиты персональных данных.

Для того, чтобы избежать штрафов от Роскомнадзора, необходимо разработать политику обработки персональных данных и опубликовать ее на своем сайте, а также разработать внутреннее Положение об обработке персональных данных. Важно соблюдать все требования законодательства РФ в области персональных данных при их обработке.