Какие гарантии должны предоставляться работнику при его направлении в служебную командировку
Письмо Минтруда России от 14.07.2023 № 28-7/10/В-10836
Комментарий
Минтруд России разъяснил некоторые вопросы, возникающие при направлении сотрудников в командировки на территории новых субъектов РФ.
Напомним, Указом Президента РФ от 17.10.2022 № 752 (далее – Указ № 752) установлены особенности командирования на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей для следующих категорий сотрудников:
- лиц, замещающих государственные должности РФ;
- федеральных государственных гражданских служащих;
- работников федеральных государственных органов, замещающих должности, которые не являются должностями федеральной государственной гражданской службы;
- прокурорских работников и иных работников органов и организаций прокуратуры РФ.
В период такой командировки сотрудникам:
- выплачивается денежное вознаграждение (денежное содержание) в двойном размере;
- возмещаются суточные в размере 8480 рублей за каждый день нахождения в командировке;
- могут выплачиваться безотчетные суммы в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с командировками. Такие суммы могут выплачивать федеральные государственные органы и органы публичной власти федеральной территории «Сириус».
Подробнее об этом мы писали здесь.
Кроме того, постановлением Правительства России от 28.10.2022 № 1915 (далее – Постановление № 1915) определены правила командирования на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей для следующих категорий сотрудников:
- работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам;
- работников других организаций, которые участвуют в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры.
В период командировки таким сотрудникам:
- выплачивается средний заработок в двойном размере. Он рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства России от 24.12.2007 № 922;
- возмещаются суточные в размере 8480 рублей за каждый день нахождения в командировке;
- работодатель вправе выплачивать безотчетные суммы в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с командировками.
При этом расходы по найму жилого помещения возмещаются командированным работникам по фактическим затратам, подтвержденным документами, не более 7210 рублей в сутки. Исключением являются случаи, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение. Подробнее об этом документе см. комментарий.
Минтруд России пояснил, что Указом № 752 (Постановлением № 1915) не установлена зависимость от того, из какого субъекта РФ направлены в командировку сотрудники. Поэтому гарантии сотрудникам, предусмотренные Указом № 752 (Постановлением № 1915), распространяются на все случаи оформления командировок из одного субъекта РФ на территории новых субъектов РФ (ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей), а также из одного нового субъекта РФ в другие новые субъекты РФ. Например, повышенные выплаты полагаются работнику, который командирован из г. Донецка в г. Луганск или г. Мелитополь.
Однако если командировка оформляется в пределах территории одного нового субъекта РФ, повышенные гарантии, установленные Указом № 752 и Постановлением № 1915, командированным работникам не предоставляются. В такой ситуации командированный работник не выезжает на территорию нового субъекта РФ. Например, при оформлении командировки по территории ДНР из г. Донецка в г. Мариуполь или по территории ЛНР из г. Луганска в г. Лисичанск.
В рассматриваемой ситуации при предоставлении гарантий командированным работникам работодателям следует руководствоваться:
- Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих»;
- постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
- постановлением Правительства России от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений». Этим нормативным актом предусмотрено, в частности, возмещение работникам командировочных расходов в следующих размерах:
- расходов по найму жилого помещения по фактическим затратам, подтвержденным документами, но не более 550 рублей в сутки (исключением являются случаи, когда работнику предоставляется бесплатное жилое помещение);
- суточных – в размере 100 рублей за каждый день нахождения в командировке.
Смотрите также
Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:Статья 167 ТК РФ. Гарантии при направлении работников в служебные командировки (действующая редакция)
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Направление инвалидов в служебные командировки допускается только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом указанные работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.
- URL
- HTML
- BB-код
- Текст
Комментарий к ст. 167 ТК РФ
1. Гарантия сохранения места работы (должности) за работником, направленным в служебную командировку, заключается в том, что в период нахождения работника в командировке он не может быть уволен по инициативе работодателя, за исключением случая ликвидации организации.
Пребывание работника в командировке служит основанием, предоставляющим работодателю возможность временно перевести другого работника организации для замещения отсутствующего. На основании ст. 72.2 ТК такой перевод возможен по соглашению сторон, а при чрезвычайных обстоятельствах, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, — без согласия работника (см. коммент. к ст. 72.2).
2. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в т.ч. за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними (п. 9 Положения о служебных командировках).
Порядок исчисления средней заработной платы установлен ст. 139 ТК.
По желанию работника ему пересылается заработная плата за счет организации, которой он командирован.
В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель (абз. 7 п. 11 Положения о служебных командировках).
3. О гарантиях беременным женщинам и лицам с семейными обязанностями при направлении в служебные командировки см. ст. 259 ТК; о запрещении направления в служебные командировки работников в возрасте до 18 лет см. ст. 268 ТК, о направлении в служебные командировки спортсменов, не достигших возраста 18 лет, см. ст. 348.8 ТК.
Командировки в новые регионы России — порядок и налогообложение
В 2022 году в состав России вошли новые территории — ДНР, ЛНР, Запорожская и Херсонская области, а россиян разрешили командировать в эти регионы для восстановления инфраструктуры, оказания помощи местным жителям и налаживания бизнес-деятельности. Расскажем об особенностях командировок в новые субъекты РФ.
В этой статье:
- Командировки на присоединенные территории: нормативная база
- Сохранение двойного среднего заработка
- Оплата сверхурочных, ночных и работы в выходные
- Выплата суточных
- Компенсация расходов по найму жилья
- Безотчетные суммы
- НДФЛ и страховые взносы
- Налогообложение материальной помощи
Командировки на присоединенные территории: нормативная база
Федеральные конституционные законы от 04.10.2022 № 5-ФКЗ, № 6-ФКЗ, № 7-ФКЗ и № 8-ФКЗ включили в состав РФ новые субъекты — ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области, закрепив этот факт в ст. 65 Конституции РФ.
Для людей, командируемых на эти территории, Указом Президента от 17.10.2022 № 752 установлены усиленные социальные гарантии. Указ распространяется на лиц:
- замещающих государственные должности РФ;
- федеральных государственных гражданских служащих;
- работников федеральных госорганов, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы.
Им предоставили: двойное денежное содержание, суточные 8 480 рублей, безотчетные суммы на покрытие дополнительных затрат в командировке.
Чуть позже в другом нормативном акте — в Постановлении Правительства от 28.10.2022 № 1915 — прописали аналогичные условия для тех командированных, кто обеспечивает жизнедеятельность местного населения, восстанавливает инфраструктуру, военную и специальную технику. К гарантиям, введенным Указом № 752, добавили еще и компенсацию за жилье — не более 7 210 рублей в сутки.
Постановление № 1915 распространяется на более широкий круг командированных:
- госслужащих, сотрудников организаций и учреждений, подведомственных федеральным госорганам;
- работников коммерческих компаний, восстанавливающих новые территории.
Рассмотрим каждую выплату подробней.
Сохранение двойного среднего заработка
За командированным сотрудником сохраняется рабочее место (ст. 167 ТК РФ) и средний заработок (ст. 168 ТК РФ). Средний заработок, сохраняемый командированным в новые регионы, рассчитывают, как и при других командировках — в соответствии с Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922. Но выплачивать его нужно в двойном размере (подп. «а» п. 1 Указа № 752, подп. «а» п. 1 ПП № 1915).
Выплата меньшего среднего заработка грозит штрафом (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):
- руководителю — 10 000 — 20 000 рублей;
- ИП — 1 000 — 5 000 рублей;
- компаниям — 30 000 — 50 000 рублей.
Двойной средний заработок работодатель устанавливает письменным распоряжением одновременно с принятием решения о командировке (п. 2 ПП № 1915). Его можно учесть в составе расходов на оплату труда при расчете налога на прибыль (п. 6 ст. 255 НК РФ).
Оплата сверхурочных, ночных и работы в выходные
Ни в Указе № 752, ни в Постановлении № 915 не прописан порядок оплаты командировки работника, которого привлекали к переработкам. В этих случаях применяйте общие правила ТК РФ:
Если по графику работодателя выходной или праздник не являются рабочими для сотрудника, то и в командировке этот день не оплачивают.
Если работник трудился в выходной или нерабочий праздник, оплата должна быть в повышенном размере. По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха. Тогда работу в выходной или нерабочий праздник оплатят в одинарном размере, а день отдыха — не оплачивают (ст. 153 ТК РФ).
Если человек работал сверхурочно, то за первые два часа работы положена оплата не менее, чем в полуторном размере, а за следующие часы — не менее, чем в двойном. Размеры оплаты устанавливаются в трудовом, коллективном договоре или ЛНА работодателя. По желанию сотрудника сверхурочную работу можно компенсировать предоставлением дополнительного времени отдыха — не меньшего, чем отработанное сверхурочно. Но тогда повышенной оплаты не будет (ст. 152 ТК РФ).
Если сотрудника привлекали к работе в ночное время (с 22.00 до 6.00), то минимальная оплата — 20 % часовой тарифной ставки за каждый час ночной работы (ст. 154 ТК РФ, Постановление Правительства от 22.07.2008 № 554).
Подключите тариф «Кадровая отчётность» в Экстерне
Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку
Выплата суточных
Командированным возмещают допрасходы, связанные с проживанием вне места жительства, то есть суточные (ст. 168 ТК РФ). Их выплачивают за каждый день нахождения в командировке, включая (абз. 3 п. 11 положения, утв. Постановлением Правительства № 749):
- выходные и нерабочие праздники;
- дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки.
Размер суточных при командировках в ДНР, ЛНР, Херсонскую и Запорожскую области — 8 480 рублей. Выплаченные суточные можно полностью учесть в прочих налоговых расходах, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Компенсация расходов по найму жилья
Работодатель возмещает командированному работнику расходы на наем жилого помещения (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ), а также расходы в случае вынужденной остановки в пути (п. 13 Положения № 749). Расходы по найму жилья при командировках в новые регионы возмещаются в размере потраченных сумм, но не более 7 210 рублей в сутки.
Если жилье арендуется у граждан, живущих на присоединенных территориях, подтвердить расходы на аренду можно распиской или договором оказания услуг. А если таких документов нет — служебной запиской (рапортом) или иным документом. В нем указывается срок пребывания в арендованном жилье и сумма за проживание. Даты прибытия и убытия подтверждает принимающая сторона.
Руководитель организации, направивший сотрудника в командировку, может самостоятельно определить приказом порядок возмещения таких расходов. Чтобы учесть оплату жилья в налоговом учете, понадобится авансовый отчет работника с подтверждающими первичными документами.
Безотчетные суммы
Для возмещения допрасходов, связанных с командировками в новые регионы, работодатели могут выдавать сотрудникам безотчетные суммы. Размер сумм утверждается локальным нормативным актом — можно добавить соответствующий пункт в положение о командировках или издать отдельный приказ.
Безотчетные суммы можно включить в прочие расходы только из расчета 700 рублей за день командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, подп. 42 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
НДФЛ и страховые взносы
С 30 сентября 2022, когда территории ЛНР, ДНР, Запорожской и Херсонской областей вошли в состав РФ, налогообложение выплат по командировкам в эти регионы проводится по российскому налоговому законодательству:
Суточные не облагают НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном актом Президента РФ или Правительства РФ, то есть всю сумму 8 480 рублей (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ).
Оплата за наем жилья не облагается НДФЛ в сумме, возмещенной работнику. Но если подтверждающих документов нет, освобождается только 700 рублей за день командировки. Страховыми взносами компенсацию по найму жилья не облагают (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 125-ФЗ). А вот если подтверждающих документов нет, взносы придется посчитать со всей оплаты.
Безотчетные суммы не облагаются НДФЛ и взносами в пределах 700 рублей за каждый день нахождения в данной командировке (абз. 13 п. 1 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 125-ФЗ). Приказом ФНС от 16.12.2022 № ЕД-7-11/1216@ для отражения безотчетных сумм в 6-НДФЛ добавлен новый код дохода «2016».
Такой порядок налогообложения распространяется на суммы, выплаченные с 1 января 2022 года (п. 11 ст. 14 Федерального закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ). Если вы в прошлом году считали налоги по старым правилам (например, не облагали НДФЛ суточные 2 500 рублей или 700 рублей), сделайте корректировки в учете: уменьшите базу по взносам и НДФЛ, получите от сотрудников заявление на возврат налога, скорректируйте завышенные расходы, при необходимости — внесите исправления в отчетность.
Отчитайтесь в ФНС и другие контролирующие органы в срок и без ошибок по актуальным формам
Налогообложение материальной помощи
Командировки в новые регионы небезопасны, поэтому работодатели предусматривают дополнительные выплаты, например, связанные с ранением. Как считать налоги с такой матпомощи командированным, рассказала ФНС в Письме от 06.12.2022 № БС-4-11/16492@.
Сотрудника направили в служебную командировку в новые регионы для восстановления жилья и объектов инфраструктуры. Там он получил ранение, в связи с чем получил от компании единовременную материальную помощь.
Эта сумма не будет облагаться НДФЛ и взносами, так как выплачена человеку, пострадавшему от террактов на территории РФ, стихийных бедствий и других чрезвычайных обстоятельств (п. 46 ст. 217 НК РФ, подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Не препятствий и для того, чтобы матпомощь учесть в расходах по налогу на прибыль. Это разрешают новая редакция п. 23 ст. 270 НК РФ, введенная с 01.01.2022 законом 443-ФЗ, а также п. 5 ст. 255 НК РФ. Обязательное условие — единовременная выплата должна быть предусмотрена трудовым или коллективным договором. Размер матпомощи работодатель устанавливает самостоятельно.
Командировки (законодательство)
Нормативное регулирование
Нормативные документы
Направление работников в командировки регламентируется:
Определение служебной командировки
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
В командировки направляются только работники — лица, с которыми заключен трудовой договор (п. 2 Положения о командировках). Местом постоянной работы считается место расположения организации или ее обособленного подразделения, работа в котором предусмотрена трудовым договором с работником (п. 3 Положения о командировках). Поездка работника головной организации в обособленное подразделение или работника обособленного подразделения в головную организацию также признается командировкой.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Поездки таких работников являются их основной работой, за которую они получают заработную плату, поэтому командировки в этом случае не оформляются. Перечень работ, профессий, должностей работников с разъездным характером работы устанавливаются организацией и закрепляются в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах организации (ст. 168.1 ТК РФ).
Гарантии при направлении работника в командировку
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
Какие расходы возмещаются
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (кроме бюджетных организаций, для которых нормы устанавливаются законодательно).
Ограничения направления в командировки
Кого нельзя направлять в командировки
Запрещается направлять в командировки:
- Беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
- Работников в возрасте до 18-ти лет (ст. 268 ТК РФ);
- Лиц, с которыми заключен ученический договор – в командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).
В каких случаях потребуется письменное согласие работника
Следующий круг лиц допускается направление в командировку только с их письменного согласия:
- Женщин, имеющий детей в возрасте до трех лет (ст. 259 ТК РФ);
- Матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до четырнадцати лет (ст. 259 ТК РФ);
- Работников, имеющих детей-инвалидов (ст. 259 ТК РФ);
- Работников, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ);
- Отцов, воспитывающих детей без матери, а также опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ)
Ограничения для иностранных работников
Временно проживающие и временно пребывающие иностранцы не имеют права осуществлять трудовую деятельность вне пределов субъектов РФ, на территории которых им выдано разрешение на работу или патент или разрешено временное проживание (п. 4.2 и 5 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ).
Предельная общая продолжительность трудовой деятельности иностранцев определенных профессий вне пределов субъекта РФ, на территории которого ему выдано разрешение на работу, при направлении в командировку установлена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 28.07.2010 N 564н:
- для временно пребывающих — максимум 10 календарных дней в течение периода действия разрешения на работу;
- для временно проживающих – максимум 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев;
- для высококвалифицированных специалистов – 30 календарных дней ежегодно в течение периода действия разрешения на работу.
Документальное оформление командировок
Какие документы упоминаются в Положении о командировках
Документы и действия при направлении в командировку:
- Для направления работника в командировку необходимо письменное решение работодателя (п. 3 Положения о командировках). Обычно это приказ о направлении работника в командировку.
- При направлении в командировку работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и суточные для дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (п. 10 Положения о командировках)
По возвращении из командировки:
- По возвращении из командировки работник должен представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы работника, связанные с командировкой (п. 26 Положения о командировках).
Документы для подтверждения срока фактического пребывания в командировке (п. 7 Положения о командировках):
- Основными документами для подтверждения фактического срока пребывания работника в командировке являются проездные документы.
- Если работник едет в командировку на служебном или личном транспорте, то ему необходимо оформить служебную записку, в которой указать фактический срок пребывания в командировке, и приложить к ней документы, подтверждающие использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно (это могут быть путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
- Если проездных документов нет, то срок пребывания в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования (квитанция, талон из гостиницы либо иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования).
- При отсутствии проездных документов и документов по найму жилого помещения для подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования потребуется служебная записка от работника и (или) иной документ, содержащий подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования и убытия из места командирования.
Какие формы документов использовать
Работодатель самостоятельно определяет, какими документами будет оформляться направление в командировку (их следует закрепить в локальном нормативном акте организации).
Можно использовать формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.
Итоговый список документов для оформления командировки
Документ Обязательный или нет Форма Приказ о направлении в командировку Обязательный Т-9/Т-9а Оплата командировок
Как оплачивается время командировки
На период командировки работнику гарантируется сохранение среднего заработка (ст. 168 ТК РФ)
- за период нахождения работника в командировке;
- за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
Как рассчитывается средний заработок для оплаты командировки
Средний заработок рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.
В общем случае для оплаты командировок определяеься среднедневной заработок за один рабочий день. Для этого заработок работника за расчетный период (12 месяцев, предшествующих месяцу начала командировки) делится на количество отработанных за этот период дней:
Для расчета суммы оплаты за командировку полученный среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней по графику сотрудника за период командировки.
Для работников с суммированным учетом рабочего времени рассчитывается среднечасовой заработок. Для этого заработок за расчетный период делится на количество отработанных за расчетный период часов:
Сумма оплаты за командировку в этом случае определяется как среднечасовой заработок сотрудника, умноженный на количество рабочих часов, приходящихся на период командировки.
Подробно расчет среднего заработка рассматривается в публикациях рубрики Расчет среднего заработка для отпусков и командировок
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательстваПомогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
Ниже представлены мнемонические карточки по кадровым формам. Они помогут заучить....
(5 оценок, среднее: 5,00 из 5)