Почему нельзя хранить копии документов в личном деле работника
При трудоустройстве работники предоставляют паспорт, СНИЛС и ИНН. Кадровая служба снимает копию с этих документов и хранит в личных делах работников. Законны ли действия кадровой службы?
Обязанность оформлять личные дела установлена в отношении государственных и муниципальных служащих (Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609, ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ). На работников коммерческих организаций оформлять личные дела необязательно.
Однако если коммерческая организация решила вести личные дела работников, то целесообразно закрепить порядок их ведения в соответствующем положении.
В личные дела работников могут помещаться следующие документы:
- анкета, автобиография, резюме;
- заявление о приеме на работу;
- копии документов об образовании;
- рекомендации и характеристики;
- медицинские справки;
- трудовой договор;
- выписка из приказа о приеме на работу;
- выписки из протоколов об избрании на должность, об итогах конкурса на вакантную должность;
- личная карточка.
Копии документов (выписки) должны заверять работники кадровой службы. Документы личного дела подшиваются в папку «Дело». В личном деле должна быть оформлена внутренняя опись документов.
В п. 16 Указа Президента РФ от 30.05.2005 № 609 установлено, что к личному делу гражданского служащего в числе прочего приобщаются копия паспорта и копия документов ЗАГСа. Однако применять это требование к личным делам лиц, которые не являются гражданскими служащими, неправомерно.
Документы, удостоверяющие личность, нужны работодателю исключительно при оформлении трудовых отношений. Данные, которые содержат паспорта, СНИЛС и ИНН признаются персональными.
Под персональными данными понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (п. 1 Указа Президента РФ от 06.03.1997 № 188). Сбор, обработка, передача, хранение и иные действия с такой информацией должны выполняться в строгом соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).
В соответствии с п. 2 ст. 5 Закона № 152-ФЗ обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.
Паспорт и СНИЛС нужны работодателю для заключения договора, поэтому их предоставление ограничено целью заключения трудового договора. Следовательно, хранить копии этих документов в личном деле работодатель не вправе. Обратите внимание, требовать у работника ИНН работодатель не имеет права, поэтому хранение копии ИНН в личном деле не служит для достижения законных и заранее определенных целей.
Хранение копий паспорта, СНИЛС и ИНН в личном деле может повлечь ответственность за нарушение законодательства о персональных данных (см. например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013). Например, Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд, привлекая к ответственности работодателя постановлением от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу А53-12557/2013, указал следующее: в личных делах работников общества хранятся документы, содержащие персональные данные, превышающие установленный пунктом 2 статьи 86 ТК РФ объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный законодательством. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, фотографии работников.
Почему нельзя хранить копии документов с персданными в личном деле работника?
На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?
Как такового прямого запрета на хранение копий документов работника законодательство не предусматривает.
Вместе с тем у работодателя должна иметься конкретная, заранее определенная и законная цель для хранения таких документов.
В отсутствие такой цели даже согласие работника не является достаточным основанием для их хранения.
Прежде всего отметим, что ни нормами ТК РФ, ни нормами Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152‑ФЗ) не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, представляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов.
Однако указанные документы содержат персональные данные работника, а действия работодателя по копированию документов работника и хранению копий этих документов подпадают под понятие «обработка персональных данных» (ст. 3 Закона № 152‑ФЗ).
Таким образом, само по себе наличие у работодателя копий документов работников не является нарушением Закона № 152‑ФЗ, если им соблюдаются требования законодательства, предъявляемые к сбору и хранению персональных данных работников.
По общему правилу, сформулированному в п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона № 152‑ФЗ, обработка персональных данных может осуществляться с согласия субъекта персональных данных.
Согласие дается субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом (ч. 1 ст. 9 Закона № 152‑ФЗ).
К примеру, согласие исключительно в письменной форме требуется на обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, биометрических персональных данных, на трансграничную передачу персональных данных на территории иностранных государств, не обеспечивающих адекватной защиты прав субъектов персональных данных. Требования к содержанию такого согласия изложены в ч. 4 ст. 9 Закона № 152‑ФЗ.
При иных обстоятельствах, по смыслу приведенных норм, согласие может быть дано в любой форме: в устной, путем аудиозаписи, включения соответствующего пункта в договор, анкету или иной документ, если при этом его содержание отвечает установленным законом требованиям к содержанию письменного согласия — см. разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012 (https://rkn.gov.ru/news/rsoc/news17877/).
В п. 2–11 ч. 1 ст. 6 Закона № 152‑ФЗ приведены исключения, когда оператор вправе обрабатывать персональные данные физического лица без его согласия. Одним из таких исключений является ситуация, когда обработка персонифицированной информации необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ на оператора функций, полномочий и обязанностей (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152‑ФЗ).
Так, например, хранение заявлений работников на налоговый вычет, получение денежных средств оправдано требованиями налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете.
Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает налогоплательщиков в течение 5 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
В соответствии с ч. 1 и 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Соответственно, организация в силу закона обязана обеспечить хранение этих документов в течение установленных сроков.
Согласия работников для этого не требуется. Таким образом, необходимым условием для хранения копий документов работников является наличие или соответствующего согласия работника, или одного из обстоятельств, предусмотренных п. 2–11 ч. 1 ст. 6 Закона № 152‑ФЗ.
Однако даже выполнение этого условия не является достаточным. Закон № 152‑ФЗ в качестве одного из принципов обработки персональных данных постулирует то, что такая обработка должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.
Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки.
При этом обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч. 2, 5 ст. 5 Закона № 152‑ФЗ). Если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия работника, то такое согласие должно содержать информацию о целях обработки персональных данных (там же).
Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Таким образом, если работодатель не сформулировал цель хранения копий документов работников или если такое хранение является избыточным для достижения заявленных им целей, это исключает возможность такой обработки персональных данных.
Подпишитесь на «Практическую бухгалтерию» со скидкой 25%. Вас ждут подарки: 3 месяца доступа к журналу + 3 месяца доступа к «Алгоритмам для бухгалтера» + доступ к сайту Buhgod.ru.
Так, отдельные суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности, копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о рождении, копии свидетельства о заключении брака и иного, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (см., например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 № А53-12557/2013, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № Ф08-480/14 по делу № А53-10287/2013).
Какие документы и копии документов нельзя хранить в личном деле
Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с его работой.
Копии личных документов сотрудника, которые вам нужны, чтобы оформить прием на работу, в личном деле хранить нельзя. Эти данные вы собираете и обрабатываете только для того, чтобы оформить трудовые отношения с сотрудником. Например, при приеме на работу сотрудник обязан только показать паспорт, диплом, военный билет и другие документы. А сотрудник кадровой службы – проверить их, записать данные в личную карточку и возвратить сотруднику (ст. 65 ТК, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013). Оставите копии личных документов сотрудника в личном деле – Роскомнадзор посчитает, что вы нарушили правила обработки персональных данных.
Так, нельзя хранить в личном деле копии:
• паспорта;
• СНИЛС;
• военного билета;
• диплома об образовании;
• свидетельства о заключении брака;
• свидетельства о расторжении брака;
• свидетельства о рождении ребенка;
• свидетельства о перемене имени.
Исключение закон сделал для государственных и муниципальных служащих. В их личные дела работодатели обязаны включать ряд документов. Например, копии паспортов (положение, утв. Указом Президента от 30.05.2005 № 609).
Судебная практика показывает, что другие работодатели не вправе хранить копии личных документов работников, если на то нет достаточных оснований. Смотрите, например, постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013 и Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013.
Чтобы проверить ваши личные дела на опасные документы, используйте наш интерактивный чек-лист. Результат проверки покажет, какие документы можно оставить в личном деле, а какие – надо срочно убрать, и объяснит почему.
Если Роскомнадзор найдет в ваших личных делах документы, которые вы не вправе хранить, обяжут уничтожить копии документов и оштрафуют на сумму от 60 тыс. до 100 тыс. руб.
Чтобы избежать штрафа, храните копии документов, пока не достигли цели, для которой их снимали. Документы, которые вам больше не нужны, уничтожьте. Например, если в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособие уже выплатили. Срок – 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных (информация Роскомнадзора от 25.09.2015).
Как уничтожить документы, определите сами, порядок закон не устанавливает (п. 4 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Почему нельзя хранить копии документов в личном деле работника
Хранение копий личных документов работника
Можно ли хранить копии документов работника (копия паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле?
Нормами действующего законодательства порядок ведения личного дела работника не установлен. По нашему мнению, работодатель вправе хранить копии документов работника (копия паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.
Ч. 1 ст. 23 Конституции РФ закрепляет право каждого на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Согласно ч. 1 ст. 24 сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.
В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Правила защиты персональных данных работника установлены главой 14 ТК РФ.
Ст. 86 ТК РФ устанавливает, что обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в следующих целях:
— обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
— содействие работникам в трудоустройстве;
— получение образования и продвижение по службе;
— обеспечение личной безопасности работников;
— контроль количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.