Кто должен вести кассовую книгу

Кассовая дисциплина: как вести кассовые операции в 2023 году

Кассовая дисциплина обязательна для всех предпринимателей и организаций, у которых в обороте есть наличные деньги. Исключение — продавцы со 100% расчетами по безналу. Но таких на практике мало: почти каждый ИП и компания хотя бы отчасти принимают наличку.

Как вести приходно-расходные операции по требованиям законодательства, как работать с наличными средствами и какие документы оформлять — в этой статье.

Вести кассу удобно в МоемСкладе: продажи и возвраты, отслеживание остатков, автоматическое создание ПКО при закрытии смены и формирование Z-отчета на торговой точке. Попробуйте прямо сейчас — это бесплатно.

Что такое кассовая дисциплина

Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.

Обязанность распространяется на всех вне зависимости от режима налогообложения и способа приема наличных — через кассовый аппарат или по БСО.

Правила кассовой дисциплины определяют:

• какие документы оформлять для подтверждения наличных операций;
• как получать и выдавать наличные из кассы;
• на какие цели можно тратить наличные;
• на какую сумму можно заключать сделки при оплате наличными;
• сколько денег можно хранить на остатке в кассе.

Зачем нужна кассовая дисциплина

Без контроля оборота наличных не обойтись, особенно если он большой. Предпринимателю и организации он позволяет в любой момент времени знать, сколько денежных средств есть в наличии и отслеживать их движение по документам.

Соблюдение требований и в частности кассовые документы проверяет ФНС. При их отсутствии или неправильном оформлении — штраф.

Кто отвечает за кассовую дисциплину

Сами расчеты ведет кассир, кассовые документы формирует бухгалтер. Иногда эти должности совмещаются, и в компании работает продавец-кассир, бухгалтер-кассир. В небольших фирмах все функции может выполнять один сотрудник — руководитель.

Общая ответственность за кассовые операции лежит на руководителе в компании или на индивидуальном предпринимателе.

Законодательное регулирование

Нормы ведения приходно-расходных операций разрабатывает Центробанк. Все подробности и условия проведения наличных расчетов прописаны в Указаниях ЦБ РФ: от 11.03.2014 № 3210-У и от 09.12.2019 № 5348-У. Порядок заполнения и формы кассовых документов приведены в постановлении Госкомстата № 88.

Далее — кратко основные требования кассовой дисциплины.

Документы для работы с наличными

Каждое поступление и выдачу наличных обязательно подтверждать кассовыми документами. Всего их 5 видов:

• Приходный кассовый ордер — ПКО;
• Расходный кассовый ордер — РКО;
• Кассовая книга;
• Платежная ведомость;
• Книга учета кассиром принятых денежных средств.

ИП на упрощенном учете операций оформляют ордеры и кассовую книгу только при выдаче зарплаты персоналу наличными. Для подтверждения поступления выручки достаточно чеков, отчетов о закрытии смены и бланков строгой отчетности.

Для юрлиц обязательны только первые три документа из списка.

Рассмотрим каждый подробнее.

Приходный кассовый ордер (ПКО)

ПКО подтверждает, что наличные поступили в кассу. Например, платеж от заказчика, возврат, внесение денег для выплаты зарплаты. Бухгалтер указывает в ордере:

• номер;
• дату;
• кто вносит деньги;
• основание;
• сумму цифрами и прописью.

Большинство организаций и индивидуальных предпринимателей согласно 54-ФЗ обязаны использовать онлайн-кассы. Поэтому если покупатель рассчитался наличными за товары и услуги, оформление ПКО не отменяет обязанность формирования кассового чека.

Вот пример, как выглядит приходный кассовый ордер:

ПКО состоит из отрывной квитанции — она после подписания и заверения печатью выдается лицу, сдавшему деньги — и основной части документа, которая остается на хранение в кассе.

Есть два варианта формирования приходного кассового ордера:

• Отдельный документ на каждый чек. Такое часто практикуют в оптовой торговле или сфере услуг с высоким средним чеком.
• Один ордер по общей выручке за смену. При этом ориентируются на отчет о закрытии смены, который формирует касса. Удобный вариант для точек с большим потоком клиентов.

Расходный кассовый ордер (РКО)

РКО подтверждает факт выдачи наличных из кассы. Бухгалтер указывает в нем:

• номер ордера;
• дату;
• паспортные данные получателя денег;
• сумму цифрами и прописью.

Пример расходного кассового ордера:

Напомним: наличную выручку можно расходовать только на строго определенные цели. Поэтому расходный ордер выдается на:

• оплату поставщикам, подрядчикам;
• оплату труда резидентам;
• социальные отчисления;
• покупку канцтоваров;
• возврат при отказе от товара, оплаченного наличными.

Кассовая книга

В этом документе ежедневно фиксируются все движения по кассе — по каждому приходному и расходному ордеру — и выводится сумма остатка на конец дня.

Допустим, 4 февраля кассир положил в кассу выручку в размере 200 000 рублей и в тот же день передал ее в банк. Значит, в книге за это число будут записи по ПКО и РКО на одинаковую сумму.

Для кассовой книги есть утвержденная форма КО-4, но можно разработать и использовать собственную. Документ нужно прошнуровать, пронумеровать и заверить печатью.

Операции за один день записываются на отдельном листе. Выглядит это так:

Расчетно-платежная ведомость

Ведомость подтверждает выдачу зарплаты наличными. В начале документа указывают общую сумму выдачи, срок, за который ее нужно выдать из кассы, и отчетный период:

Кроме того, бухгалтер заполняет следующие данные:

• дата и номер;
• период, за который выдают зарплату;
• информация о каждом сотруднике: ФИО, табельный номер, должность, оклад;
• количество отработанных дней;
• сумма начисленной зарплаты и удержаний, например, НДФЛ;
• задолженность за работником или работодателем на начало периода при наличии.

Также бухгалтер создает расходный кассовый ордер — либо один на общую сумму выплат, либо отдельный РКО на каждого работника. Номера и даты составления ордеров указываются в конце документа:

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Она нужна, если у предпринимателя или юрлица несколько кассиров. Один из них назначается старшим, а все передачи наличных между ними фиксируются в книге. Ведение расчетов допускается, даже если кассиры работают в разных местах — в офисе, магазине, на складе.

При этом заполняются следующие поля:

Правила ведения документации по наличным операциям

Когда обязательно оформлять кассовые документы

Если за день была хоть одна наличная операция, нужно оформлять документы.

Кто подписывает кассовые документы

Как правило, нужны три подписи — кассира, главного бухгалтера и руководителя.

Если расчеты ведет кассир, ему выдаются образцы подписей главного бухгалтера и руководителя. Если лично руководитель, образцы не нужны.

Нужно ли указывать счета бухучета

В обязательных кассовых документах — ПКО, РКО и кассовой книге — нужны отсылки к счетам бухучета. Правило распространяется только на юрлиц. ИП не обязаны вести бухучет — об этом сказано в п. 2 Закона № 402-ФЗ.

Когда нужно распечатывать кассовые документы

Если у вас нет электронного документооборота, но вы ведете документацию на компьютере или в системе учета, бумаги все равно надо распечатывать и подписывать вручную.

Печатный вариант не нужен при ЭДО с использованием электронной подписи.

Делать исправления в документах нельзя. Если допустили ошибку, придется составить заново, в том числе и в электронном виде.

Срок хранения документов

От 5 лет, документы на выдачу зарплаты — от 6 лет, а если на работников не ведутся лицевые счета — 50 или 75 лет. Если нужно, срок хранения можно увеличить. Например, в случае возникновения споров и судебных разбирательств.

Сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за тем, когда составлены документы.

Получение наличных в кассу

Основание приема денег в кассу — приходный кассовый ордер.

Алгоритм действий кассира следующий:

1. Проверить ПКО: наличие подписей бухгалтера и руководителя, их соответствие образцу, корректность сумм цифрами и прописью.
2. Поверить дополнительные подтверждающие документы, если они указаны в ордере.
3. Пересчитать внесенные деньги и сверить полученную сумму с документом. Важно, чтобы у человека, который вносит наличность в кассу, была возможность наблюдать за действиями кассира.
4. Параллельно проверить платежеспособность банкнот. Задача кассира — проверить их подлинность и не принимать в кассу купюры, утраченные на 60% и более, так как их невозможно обменять по номиналу.
5. Если сумма внесенных средств совпадает с указанной в ПКО, поставить подпись и печать на основной части ордера и квитанции, затем — выдать квитанцию тому, кто внес денежные средства.
6. Отразить в кассовой книге информацию о принятых денежных средствах.
7. Сформировать с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены, оформить приходный кассовый ордер на выручку и другие поступления в кассу.
8. Передать кассовые документы бухгалтеру.

Работа с ККТ и кассой

Во-первых, важно понимать разницу понятий «касса» и «кассовый аппарат».

Касса, или операционная касса — это учет всех действий с наличностью. В ней хранятся физические деньги, их оборот подтверждается соответствующими документами.

Кассовый аппарат, ККТ, или онлайн-касса — это устройство, с помощью которого кассир принимает от клиентов наличные средства или проводит безналичную оплату. Его обязаны использовать все ИП и ООО, кроме тех, кто официально освобожден.

Во-вторых, при получении наличных за товары и услуги от клиентов нужно помнить про требования кассовой дисциплины к онлайн-кассам:

• Фиксация каждой кассовой операции с последующей передачей данных в ФНС;
• Выдача клиенту фискального чека вне зависимости от способа расчета — наличными или по карте;
• Обязательная постановка на учет и регистрация ККТ в налоговой;
• Своевременная замена фискального накопителя.

Как работать с ККТ по всем требованиям 54-ФЗ, подробно читайте в руководстве.

Вести кассу удобно и просто в МоемСкладе: кассовые операции, отслеживание остатков, печать расходных и приходных ордеров, регистрация розничных продаж через рабочее место кассира, а также автоматическое создание ПКО при закрытии смены и формировании Z-отчета на торговой точке. Попробуйте прямо сейчас — это бесплатно.

Выдача наличных из кассы

Правила зависят от того, кому выдаются наличные и на каком основании.

Расчеты с поставщиками, подрядчиками и работниками

Основание выдачи денег из кассы поставщикам, подрядчикам и работникам — расходный кассовый ордер.

Алгоритм действий кассира следующий:

1. Проверить РКО: наличие подписей бухгалтера и руководителя, их соответствие образцу, корректность сумм;
2. Удостовериться в том, что деньги выдаются лицу, указанному в документе, и при необходимости попросить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
3. Получить подпись получателя денег.
4. Выдать деньги и подписать расходный кассовый ордер. Получатель может пересчитать деньги только перед кассой, иначе кассир не примет претензии по сумме.
5. Отразить списание в кассовой книге.

Выплата заработной платы и других выплат работникам

Основание выдачи денег для оплаты труда — расчетно-платежная ведомость.

Срок выдачи указывается в ведомости и не должен быть более 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Работники ставят свои подписи в ведомости для подтверждения, что они получили зарплату. В последний день выплат кассир составляет единый РКО на фактически выплаченную сумму.

В случае с разовой выплатой, например, зарплаты увольняющемуся сотруднику, ведомость не оформляется, деньги выдаются по РКО в общем порядке.

Выдача наличных подотчетнику

Кассир оформляет РКО и выдает деньги на основании одного из документов:

• заявления подотчетного лица в произвольной форме;
• распорядительного документа организации или ИП с информацией о сумме наличных, сроке, на который выдаются деньги, подписью руководителя / ИП и датой. Причем в документе могут быть указаны несколько лиц и сумм для выдачи.

Подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет по итогу командировки в течение 3 рабочих дней после возвращения. Если деньги выданы для других целей, руководитель или предприниматель сам устанавливает срок сдачи авансового отчета.

Расчеты с клиентами

В случае, если клиент возвращает товар, за который заплатил наличными, кассир заполняет расходный кассовый ордер и пробивает чек на возврат с указанием признака расчета — «полный расчет», суммы — стоимости товара и формы оплаты — наличная.

Куда можно тратить наличные из кассы

Как правило, юрлица и предприниматели рассчитываются между собой безналом, но бывают исключения.

За что Центробанк разрешает рассчитываться наличностью

• Выплата работникам зарплаты, премий, доплат за сверхурочную работу, отпускных.
• Пособия по соцстрахованию, материальная помощь и другие социальные платежи.
• Закупка товаров, работ, услуг, кроме ценных бумаг.
• Выдача под отчет, например, на командировочные расходы.
• Возврат покупателю за товары и услуги, которые он оплачивал наличными.

Исключение для ИП

Индивидуальный предприниматель в отличие от юрлица может в любой момент снять наличные для собственных нужд из кассы или с расчетного счета. Сумма не ограничена, если нет задолженностей по налогам и страховым взносам.

Если предприниматель использует упрощенный порядок кассовой дисциплины, то есть не формирует кассовые документы, получение наличных также оформлять не должен.

Если ведет кассу в общем порядке, в РКО указывает основание выплаты денег — «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Правила для валютных нерезидентов

Иностранные физлица могут получать наличные:

• при возврате товаров, приобретенных ранее за наличный расчет;
• за неоказанные услуги, которые были оплачены ранее;
• при компенсации сумм НДС при вывозе товаров, купленных в России (tax free);
• под отчет.

Закон не позволяет выдавать нерезидентам наличные для оплаты труда, а также оплаты товаров, работ и услуг для организации.

Как рассчитываться наличными по договору

Согласно п. 4 Указания № 5348-У, максимальная сумма расчетов с партнерами — 100 000 руб. по каждому договору. Тип, срок действия, периодичность и количество платежей не имеют значения, главное — чтобы общая сумма по ним не превышала ста тысяч рублей.

Если расчет в иностранной валюте, сумма должна быть эквивалента 100 000 рублей по официальному курсу, установленному Банком России — об этом сказано в пункте 4 Указания № 5348-У.

Лимит расчетов действует для любого бизнеса вне зависимости от его размеров, в том числе для малого и ИП. Не распространяется требование на физлиц и самозанятых — с ними можно проводить сделки на любые суммы.

Так, при покупке дивана за 400 тысяч рублей для личного пользования можно всю сумму платить наличными. При покупке того же дивана предпринимателем для офиса наличкой можно заплатить только 100 тысяч, остальное — безналом.

Лимит нужен, чтобы фирмы больше рассчитывались безналично и чтобы не допустить большого оттока наличных — это может вызвать подозрения у налоговой и банка.

Разбивать один большой договор на несколько, чтобы уложиться в лимит, не рекомендуем. Налоговая может заподозрить, что вы это сделали намеренно и оштрафовать.

Лимит остатка кассы: формулы расчета, правила и исключения

Лимит остатка — это максимальная сумма наличных средств, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня. Если получается больше, излишек сдают в банк для соблюдения требования. Лимит нужен, чтобы не хранить в кассе слишком много наличности и для контроля финансовых потоков.

Какую сумму можно оставлять в кассе? Рассчитать ее можно по формулам из приложения к Указанию № 3210-У. Варианта два — по объему поступлений или по объему выдачи.

Расчет лимита по поступлению денег

Формула: Лимит по поступлению = ОП / PП × П

ОП — выручка от продаж за выбранный расчетный период.

РП — расчетный период. Это количество дней, за которые мы считаем данные по выручке. Можно взять любое число не более 92 дней — например, 7, 14, 60 дней.

П — период сдачи наличных в банк. Он не должен превышать 7 дней, если банка в населенном пункте нет — максимум 14 дней.

Пример расчета. За расчетный период компания берет 31 день. Сдать деньги в банк нужно за 7 дней. За 31 день выручка в сумме равна 600 000 рублей.

Значит, лимит составит:

600 000 / 31 × 7 = 135 483,87.

Расчет лимита по объему выдачи денег

Формула: Лимит по выдаче = ОВ / PП × П

ОВ — объем выданных денег, кроме зарплаты.

РП — расчетный период, аналогично — до 92 дней.

П — период получения наличных в банке, аналогично — до 7 или 14 дней.

Пример расчета . За расчетный период компания берет 60 дней. За это время из кассы выдали без учета заработной платы всего 150 000 руб. Период между днями получения наличных в банке — 7 дней.

Значит, лимит составит:

150 000 / 60 × 7 = 17 500.

Организация выбирает любой из двух методов расчета, а руководитель подписывает приказ с утвержденным лимитом. Согласование с банком не нужно.

Форму и образец заполнения приказа можно скачать здесь.

Правила при установке лимита остатка

• Лимит обязаны устанавливать только средние и крупные компании.
• Если они этого не сделали, лимит считается равным нулю. Это значит, что всю выручку за день нужно сдавать в банк. Иначе это будет нарушением кассовой дисциплины.
• Для малого бизнеса и ИП установка лимита добровольна. Главное — закрепить это условие внутренним документом, например, приказом руководителя.
• Если небольшая фирма (годовая выручка до 800 миллионов рублей, сотрудников меньше 100 человек) или предприниматель все-таки установили лимит, они обязаны его соблюдать, чтобы не попасть на штрафы.
• Срок действия лимита можно выбрать любой — это не определено в законодательстве. Проще вообще не указывать срок и работать с текущим лимитом до издания нового приказа.
• Если бизнес только начинает свою работу и у него нет данных по поступлению и выдаче денег за нужный срок, для расчетов он берет прогнозируемые суммы.
• Лимит для обособленных подразделений устанавливает головной офис. Если у подразделения свой расчетный счет — самостоятельно.

Когда можно превышать лимит остатка

• В дни выдачи зарплаты. При этом срок выдачи не должен превышать 5 рабочих дней с учетом дня получения наличных средств из банка.
• В выходные и праздничные дни, если тогда проводятся кассовые операции.

Хранение наличных в кассе и обеспечение их сохранности

Где и как безопаснее хранить деньги, каждый руководитель решает по своему усмотрению и утверждает приказ, в котором можно прописать:

• как работать с ключами от кассы;
• частоту ревизий и внеплановых инвентаризаций;
• регламент действий в случае хищения.

Строгих требований со стороны государства нет. Чаще всего используют сейфы или ящики контрольно-кассовой техники, которые закрываются на ключ.

За обеспечение сохранности денег должно отвечать материально ответственное лицо. Как правило, это кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. С ним заключается договор о полной материальной ответственности, по которому работник обязан возместить ущерб в полном размере при потерях и недостачах согласно ст. 242 и 244 Трудового Кодекса.

Кто и как проверяет ведение кассовой дисциплины

ИФНС проверяет соблюдение кассовой дисциплины в ходе проверки ККТ. Помимо выдачи чеков и отчетов из фискальной памяти онлайн-касс налоговые органы обращают внимание на следующие нарушения:

• превышение лимитов расчетов наличными и остатка кассы;
• несоответствие фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
• неполнота и несвоевременность оприходования выручки;
• выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

Формат проверок — только внеплановые, поэтому важно, чтобы всегда наготове были документы по кассовым операциям в виде оригиналов или заверенных копий.

Срок проверки кассовых операций — не дольше 20 рабочих дней с даты поручения на проведение. Документарные и выездные проверки не могут длиться дольше 10 рабочих дней.

Налоговая инспекция может штрафовать только за нарушения в течение 2 последних месяцев, так как согласно ст. 4.5 КоАП РФ, давность привлечения к административной ответственности равна 2 месяцам. То есть если компания превысила лимит остатка в декабре, в марте следующего года за это санкций уже не будет.

Штрафы за нарушения кассовой дисциплины

Все возможные нарушения и санкции по ним есть в Кодексе РФ об административным правонарушениях, ст. 14.5 и 15.1. Среди них следующие.

Неприменение ККТ

За это могут оштрафовать как работника, так и компанию. Размер штрафа в первом случае от 3 000 до 4 000 рублей, во втором — от 30 000 до 40 000 рублей.

Превышение лимита остатка

Штраф от 40 000 до 50 000 рублей.

Неоприходование наличной выручки

Штраф до 50 000 рублей.

Превышение лимита расчетов наличными

Для организаций штраф от 40 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц и ИП — от 4 000 до 5 000 рублей.

Вести расчеты по всем требованиям законодательства поможет Касса МойСклад. С помощью этого приложения вы будете:

• Работать на любых устройствах — компьютере, планшете, смартфоне
• Печатать чеки и ценники, формировать электронные чеки
• Вести учет остатков и выручки в целом и по каждой точке
• Принимать смешанную оплату: наличными, по безналу и QR
• Соблюдать кассовую дисциплину и работать без штрафов

Также вы получаете товароучетную систему в комплекте. Управляйте всеми каналами продаж из одного окна. Быстрый старт без обучения. Поддержка 24/7.

Порядок ведения и заполнения кассовой книги — образец

Главный правовой акт, регламентирующий ведение кассовых книг российскими организациями, — указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 (далее — Указание).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в кассовый порядок внесены изменения. Так например, обособленные подразделения, которые сдают наличность в главную кассу организации, освободили от обязанности вести кассовую книгу.

Что еще изменилось в порядке ведения кассовых операций с 30.11.2020, узнайте из разъяснений экспертов, приведенных в системе КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

А об изменениях, действующих с 2017 года, читайте в статьях:

Основная часть его положений (включая те, что непосредственно касаются ведения кассовых книг) вступила в силу с 01.06.2014. В соответствии с ними оформление кассовых книг обязательно для всех предприятий, осуществляющих те или иные операции с наличными средствами, вне зависимости от применяемой формы налогообложения.

Не снимает обязанность по ведению кассовой книги и использование онлайн-касс.

Что это такое и для чего ввели онлайн-кассы, читайте здесь.

Да, с переходом на онлайн-ККТ необходимость ведения некоторой кассовой первички отпала. Ее теперь заменяют фискальные документы, которые формируются и хранятся в электронном виде. Но кассовой книги это не касается. Она ведется по так называемой «главной кассе», в которой происходят не только расчеты с покупателями, но и другой наличный оборот. Поэтому вести кассовую книгу нужно, как и прежде.

Кассовая книга может на законном основании не заполняться индивидуальными предпринимателями, которые ведут в установленном порядке учет доходов, расходов, физических показателей и иных объектов налогообложения, характеризующих тот или иной вид коммерческой деятельности (п. 4.1. Указания). Поскольку ИП практически всегда обязаны вести учет доходов и расходов (как при ОСН, так и при ЕСХН, УСН, ПСН) либо физических показателей (при ЕНВД), то данную норму правомерно трактовать как распространяющуюся на всех ИП.

Подробнее о ведении учета доходов и расходов индивидуальными предпринимателями читайте в статье «Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?».

Эксперты КонсультантПлюс разъяснили правила работы с кассовой книгой в различых ситуациях. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Наша задача в данной статье — исследовать, как заполнить кассовую книгу, рассмотреть образец алгоритма внесения в нее данных, порядок обращения с соответствующим документом.

Как вести кассовую книгу?

Кассовая книга должна вестись организацией по форме КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 и соответствующей номеру 0310004 в ОКУД (п. 2 Указания). Скачать ее можно на нашем сайте:

Заполнять кассовую книгу нужно только в те дни, когда организацией осуществлялся практический прием (выдача) денежных средств.

О порядке, который следует соблюдать при ведении кассовых операций, читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций в 2020 — 2021 годах».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 делать записи в кассовой книге не обязательно должен кассир. Это может быть любой уполномоченный на это работник организации, к примеру, бухгалтер. Соответствующее изменение в кассовый порядок было внесено указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У (что еще поменялось, см. здесь). Но дальше в статье мы продолжим привычно называть такого работника кассиром.

Существует 3 способа заполнения кассовых книг:

• вручную на готовых бланках;
• на компьютере (с последующей распечаткой);
• на компьютере с сохранением файла кассовой книги в реестрах ПО.

Далее мы рассмотрим нюансы задействования каждого из способов подробнее. Пока же изучим то, какова структура кассовой книги, и каким образом в ней заполняются поля.

Заполненный образец кассовой книги можно скачать на нашем сайте.

Структура кассовой книги (правила заполнения полей)

Кассовая книга, соответствующая форме № КО-4, содержит 3 типа страниц:

• лицевые (образец обложки или титула);
• внутренние (страницы с 3 по 10);
• завершающая (располагающаяся в конце документа).

На лицевых страницах указываются сведения о фирме, а также год, за который кассовая книга отражает операции с денежными средствами. На внутренних страницах документа присутствуют следующие графы:

• «Касса за» (в ней фиксируются даты тех или иных операций с денежными средствами);
• «Лист» (здесь указывается порядковый номер конкретного листа кассовой книги);
• «Номер документа» (в этой графе фиксируется номер ордера — приходного либо расходного);
• «От кого получено или кому выдано» (инициалы человека или фирмы, которые вносят либо получают наличные средства);
• «Номер корреспондирующего счета, субсчета» (в данной графе фиксируется счет, который корреспондирует в установленном порядке со счетом 50, ИП не заполняют данную область кассовой книги);
• «Приход» (фиксируется сумма средств по приходным ордерам);
• «Расходы» (указывается сумма денежных средств по расчетным ордерам);
• «Итого за день» (суммируются поступления, а также денежные выплаты за рабочую смену кассира);
• «Остаток денежных средств на конец дня» (указывается величина остатка в кассе).

В графе «Перенос» кассовой книги может фиксироваться суммарная величина денежных средств по ордерам обоих типов, отражаемая в конкретной таблице, для того чтобы у кассира была возможность продолжить внесение сведений на следующей странице.

В конце каждой внутренней страницы кассовой книги должны стоять подписи:

• кассира организации, который заполняет основные сведения в кассовой книге;
• бухгалтера (который одновременно указывает количество ПКО и РКО, а также удостоверяет тот факт, что получил и проверил ордера).

На последней (завершающей) странице документа указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, дата составления кассовой книги, а также проставляются подписи:

• главного бухгалтера;
• руководителя фирмы.

Заполнение кассовой книги вручную (образец алгоритма работы с документом)

Порядок ведения кассовой книги вручную требует прошить и пронумеровать ее еще до внесения данных. Основная особенность бумажного варианта кассовой книги — документ предполагает деление на 2 части — основную и отрывную.

Кассир, приступая к смене, должен подложить отрывную часть кассовой книги под основную, а между ними расположить копировальную бумагу. После нужно зафиксировать остаток наличных средств по состоянию на начало дня. В ходе смены следует фиксировать в кассовой книге данные о ПКО и РКО — по тем графам, что рассмотрены нами выше.

В конце смены кассир должен подсчитать все обороты по ПКО и РКО за день и зафиксировать их в кассовой книге, проставить в документе свою подпись, а затем отнести его вместе с ордерами бухгалтеру.

О санкциях за нарушение правил ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Как заполнять кассовую книгу КО-4 на компьютере?

Заполнение формы № КО-4 на компьютере может осуществляться с помощью бухгалтерской программы либо офисного приложения (например, Excel). После внесения на ПК в кассовую книгу необходимых сведений в соответствии с алгоритмом, рассмотренным нами выше, кассиру необходимо:

• распечатать все страницы кассовой книги;
• подписать 2 экземпляра документа и отнести бухгалтеру, взяв с собой ПКО и РКО, оформленные за день.

Ежегодно все распечатанные листы кассовой книги следует прошивать и пронумеровывать (в случае с заполнением формы вручную они, как мы отметили выше, должны быть прошиты и пронумерованы изначально), а после этого направлять на подпись главному бухгалтеру и руководителю компании.

«Оцифрованная» схема заполнения кассовой книги

Фирмы вправе заполнять и вести кассовую книгу без распечатки на принтере (п. 4.7 Указаний), формируя соответствующий документ полностью в электронном виде. Данная возможность может задействоваться, если в распоряжении составителя кассовой книги имеются технические средства, гарантирующие:

• защиту от несанкционированного доступа;
• отсутствие ошибок при внесении данных в кассовую книгу;
• защиту от потерь информации.

Электронные образцы кассовых книг должны подписываться ЭЦП, соответствующей требованиям ФЗ № 63 от 06.04.2011. Виртуальный образец оформления кассовой книги может отличаться от формы № КО-4 по внешнему виду, но графы в нём будут такими же.

Итоги

Кассовая книга — обязательный документ при работе с денежной наличностью, будь то выручка или иные платежи. Её форма и порядок ведения строго регламентированы, а нарушения при работе с ней могут повлечь ответственность. Поэтому очень важно вести этот кассовый регистр аккуратно и без ошибок.

Как бизнесу работать с наличными и не попасть на штрафы

Кассовая дисциплина — это порядок работы с наличными, установленный Банком России.

Ее должны соблюдать все компании и предприниматели — иначе налоговики могут оштрафовать. Расскажу, что нужно знать о кассовой дисциплине, чтобы не попасть на штрафы.

Зачем нужна кассовая дисциплина

Обычно под кассой имеют в виду аппарат, который выдает чек. Но есть еще одно понятие — касса организации, или операционная касса.

Касса организации — это все операции компании с наличными, которые подтверждены документами. Например: выдать работникам зарплату, передать выручку инкассаторам, принять оплату от покупателя.

Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все организации, у которых в обороте есть наличка: магазины, кафе, автозаправки. Если компания со всеми расплачивается исключительно безналом, ее это не касается.

Обычно работник, который выдает и принимает деньги — это кассир. Еще с кассовыми документами работает бухгалтер, а некоторые из них подписывает руководитель. В розничной торговле может быть продавец-кассир, а еще — бухгалтер-кассир. В этих должностях функции совмещаются. В маленькой организации все кассовые документы может вести один человек, сам руководитель.

Кассовые документы подтверждают движение денег по кассе. Если документов нет или они оформлены неправильно — невозможно установить, сколько денег должно быть у организации. Еще кассовые документы могут потребовать при налоговой проверке. За несоблюдение кассовой дисциплины могут выписать штраф.

ИП ведут кассу в упрощенном порядке. Для них обязательны только документы на выдачу зарплаты работникам наличными. Еще ИП должны соблюдать лимит расчета наличными и тратить наличную выручку только на разрешенные цели. Все остальное касается только организаций.

Где хранить наличные, каждая организация и предприниматель решают сами. Как правило, это сейф или ящик контрольно-кассовой техники, ККТ. Важно, чтобы место могло закрываться на ключ — на случай если кассиру нужно куда-то отойти. Но государство место хранения наличных денег не регулирует. Руководитель компании или ИП решают сами, как хранить наличные.

Как победить выгорание

Какие документы нужны для работы с наличными

Все действия с наличными подтверждают кассовыми документами. Всего их пять:

1. Приходный кассовый ордер — ПКО.
2. Расходный кассовый ордер — РКО.
3. Кассовая книга.
4. Платежная ведомость.
5. Книга учета кассиром принятых денежных средств.

Обязательные из них первые три. Платежная ведомость и книга учета кассиром принятых денежных средств оформляются только в некоторых случаях. Расскажу подробно о каждом кассовом документе.

Приходный кассовый ордер — ПКО. ПКО подтверждает, что наличные поступили в кассу. Заполняет документ бухгалтер по форме № КО-1 , утвержденной Госкомстатом, — указывает номер ордера, дату, кто вносит деньги, основание, сумму цифрами и прописью.

Ордеры оформляют и в электронном виде — но тогда у бухгалтера и кассира должны быть электронные подписи.

Приходный кассовый ордер оформляют либо по данным чеков, выбитых за смену, либо по отчету о закрытии смены — его выдает кассовый аппарат в конце рабочего дня. Организация или ИП сами решают, как им удобнее: заполнять отдельный ордер на каждый чек или делать один ПКО по всей выручке за смену. Отдельные ордеры на каждый чек могут быть удобны, например, для автомагазинов или в оптовой торговле. Вторым способом пользуется большая часть торговых точек, особенно магазины и кафе, где большой поток клиентов.

Расходный кассовый ордер. РКО тоже оформляет бухгалтер, но уже когда нужно выдать наличные. Например, зарплату сотрудникам, деньги на оплату коммунальных услуг или покупку воды в офис.

В расходном кассовом ордере указывают его номер, дату, паспортные данные получателя денег, сумму цифрами и прописью.

Кассовая книга. В нее вносят все движения по кассе за день и за определенный период — месяц, квартал, год. Записи делают по каждому приходному и расходному ордеру.

Например, 4 марта кассир магазина положил в кассу выручку — 109 000 Р , и в тот же день передал ее в банк. За 4 марта в кассовой книге будет две записи — по приходному кассовому ордеру на 109 000 Р и расходному ордеру на такую же сумму.

11 марта бухгалтер магазина снял в банке 80 000 Р на зарплаты и выдал их работникам. В этот день в кассовой книге будет две записи — одна о поступлении наличных из банка, вторая о выдаче зарплаты.

Больше движений по кассе организации за этот месяц не было, поэтому в кассовой книге за март будет два листа — за 4 и 11 марта.

Расчетно-платежная ведомость. Ее оформляют, когда выдают работникам зарплату наличными. На общую сумму, указанную в расчетно-платежной ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Если сотрудников мало, вместо ведомости можно сделать расходные кассовые ордера на каждого.

В расчетно-платежной ведомости указывают:

1. Период, за который выдают зарплату.
2. Дату и номер ведомости.
3. ФИО каждого работника, его табельный номер, должность, оклад.
4. Количество отработанных дней.
5. Сумму начисленной заработной платы, сумму удержаний — НДФЛ и других.
6. Задолженность за работником или работодателем на начало периода, если она есть.
7. Сумму к выплате.

В ведомости обязательно пишут общую сумму выдачи и срок, за который зарплату должны выдать из кассы.

Еще есть платежная ведомость. В отличие от расчетно-платежной, в ней только суммы к выдаче по каждому работнику, а начисления — в отдельной расчетной ведомости.

Бланк платежной ведомостиPDF, 67,9 КБ

Какие ведомости использовать, решает организация — кому как удобнее.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Ее заполняют, если у компании или ИП несколько кассиров и они передают друг другу деньги. Например, мелкие купюры на размен в магазине. Кассиры при этом могут работать в разных местах — один в офисе, другой в магазине, третий на складе. Если кассиров несколько, один назначается старшим. Если кассир один, то книга не нужна.

Какие правила нужно знать при работе с документами

Кассовые документы оформляют, если в течение дня были операции с наличными, если нет — не нужно. Вот еще несколько основных правил.

Можно купить кассовую книгу или оформлять ее — в электронном виде с КЭП и без нее. Кому как удобно. Если компания ведет кассовую книгу на компьютере, в конце дня листы кассовой книги распечатывают в двух экземплярах и подписывают.

Важный момент: если в компании нет электронного документооборота, но она ведет учет в системах вроде 1С, СБИС и «Контур-эльба», то все бумаги надо распечатывать и подписывать вручную.

При электронном документообороте кассиры и бухгалтеры обмениваются документами в защищенном сервисе и используют электронную подпись, поэтому дублировать их на бумаге не нужно.

В документах не должно быть исправлений. Если допустили ошибку, придется составлять заново, в том числе и в электронном виде.

Хранить все кассовые документы надо минимум 5 лет. Исключение — документы на выплату зарплаты, их хранят 6 лет, а если на работников не ведутся лицевые счета — 50 или 75 лет. Сроки отсчитываются после окончания года, в котором составлены документы. Например, для бумаг, оформленных в 2020 году, срок хранения начинается с 1 января 2021 года.

В конце рабочего дня кассир считает деньги в кассе и проверяет с записями кассовых документов — совпадают ли суммы. Составлять кассовые документы — функция бухгалтера, принимать и выдавать деньги — кассира. Но на практике один работник может совмещать функции. Например, бухгалтер-кассир может заниматься оформлением документов, приемом и выдачей наличных. А продавец в магазине часто принимает наличные, то есть выполняет функцию кассира.

В супермаркете работает кассир. Он принимает наличные, пробивает чеки и в конце дня снимает отчет о закрытии смены. Затем деньги он сдает главному кассиру. Бухгалтер делает приходный кассовый ордер на сумму принятых от кассира денег.

Руководителю нужны были средства под отчет на покупку кофемашины. Он получил из кассы 50 000 Р , купил кофемашину за 30 000 Р и теперь должен вернуть остаток согласно авансовому отчету. Для этого бухгалтер составляет приходный кассовый ордер на 20 000 Р , и с ним руководитель идет в кассу. Кассир проверяет ПКО, принимает деньги от руководителя и выдает ему квитанцию.

Иногда на кассира возлагается часть обязанностей бухгалтера — самостоятельно составлять некоторые приходные и расходные документы. Вот как тогда будут выглядеть его действия.

Кассир Анна проработала смену и стала снимать кассу — то есть считать выручку и формировать отчет о закрытии смены с кассового аппарата. Согласно должностной инструкции, Анна самостоятельно оформляет приходный кассовый ордер на выручку. Под конец дня у нее есть: составленный ею ПКО на наличную выручку в сумме 43 980 Р и два расходных ордера — на выдачу 3000 Р работнику под отчет и на сдачу наличных 40 000 Р в банк.

Теперь Анна считает деньги. По документам остаток на начало смены был 1459 Р , на конец — 2439 Р . Анна пересчитывает остаток: 1459 + 43 980 − 3000 − 40 000 = 2439 Р .

В начале следующего дня Анна передает кассовые документы бухгалтеру Елене, и та составляет лист кассовой книги за предыдущий день, чтобы зафиксировать новый остаток на начало смены — 2439 Р . После этого Анна и Елена расписываются в кассовой книге.

Как принимать наличные

Деньги принимает кассир. Он пересчитывает и проверяет платежеспособность банкнот. При этом у покупателя должна быть возможность наблюдать за действиями кассира. Кассир обязан принимать деньги даже с небольшими повреждениями, например надорванные купюры.

В конце смены кассир формирует с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены и сдает деньги главному кассиру. Если по инструкции кассир сам составляет приходные и расходные документы, он оформляет приходный кассовый ордер на выручку, а также другие поступления в его кассу, и потом передает кассовые документы бухгалтеру.

Есть ситуации, когда кассиру нужно принять в кассу наличные по ПКО, который составил бухгалтер. Тогда кассир проверяет подписи на документе и совпадает ли сумма наличных с той, что указана в ордере. Потом подписывает ордер, отрывает от него квитанцию и выдает вносителю денег.

Как выдавать деньги

В течение дня кассир может выдавать наличные поставщикам, подрядчикам и работникам компании. На каждую выдачу денег из кассы бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер. А если выдают зарплату, то — расчетно-платежную или платежную ведомость и к ней — единый расходный кассовый ордер. Кассир заполняет расходный кассовый ордер и пробивает чек, если по закону это необходимо — например, при возврате товара.

Расходный кассовый ордер оформляет бухгалтер, и кассир, получив его, проверяет то же , что и при внесении денег: соответствие образцам подписи уполномоченных лиц, совпадение сумм в цифрах и прописью, наличие прилагаемых документов.

Кроме того, кассир должен убедиться, что деньги он будет выдавать тому, кто указан в расходном кассовом ордере или в ведомости — платежной или расчетно-платежной. Это значит, что получатель должен предъявить паспорт.

Кассир готовит деньги к выдаче и передает получателю расходный ордер — для подписи. Затем кассир пересчитывает деньги так, чтобы можно было наблюдать за его действиями, и отдает их получателю.

Из кассы можно выдавать только целые платежеспособные банкноты. Купюры с повреждениями выдавать нельзя — их сдают в банк.

Получатель может пересчитать деньги только перед кассой, иначе кассир не примет претензии по сумме. После выдачи наличных кассир подписывает РКО.

Зарплату, стипендию и другие выплаты работникам могут выдавать не только по расходным кассовым ордерам, но и по ведомостям — расчетно-платежным или платежным.

На что можно выдавать деньги из кассы. Наличные, полученные в виде выручки за проданные товары, работы, услуги выдают только на конкретные цели:

1. Страховые возмещения по договорам страхования, если человек оплатил страховую премию наличными.
2. Личные нужды ИП, не связанные с предпринимательской деятельностью. Это может быть что угодно — покупка одежды, еды, мебели. Уточнять в ордере, что именно будет покупать ИП, не нужно.
3. Оплату товаров, работ и услуг. Например, на закупку сырья, бумаги для принтера, оплату охраны магазина, коммунальных услуг. Но нельзя выдавать деньги из кассы на покупку ценных бумаг.
4. Под отчет работникам — командировочные, оплату услуг связи.
5. Возврат наличных за оплаченные ранее наличными и возвращенные товары, невыполненные работы или неоказанные услуги.

На другие цели выдавать деньги, поступившие в виде выручки, нельзя. Например, заем для другой организации можно перечислить по безналу или сходить в банк и взять там наличные. Это должны делать все организации, кроме ломбардов, микрофинансовых организаций, потребительских кооперативов — у них другой порядок выдачи займов.

Если деньги поступили в кассу из банка — их можно тратить на любые нужды организации, без ограничения целей.

Если деньги не поступили в качестве выручки и не получены из банка — тратить их нельзя, их нужно сдать в банк.

Лимит остатка кассы

Кроме правил по приему, выдаче и хранению наличных есть еще одно — по соблюдению лимита остатка кассы.

Лимит остатка кассы — это максимальная сумма, которую можно хранить в кассе на конец рабочего дня. Если организация или ИП превысит лимит, ее могут оштрафовать.

Сумма считается по формулам, приведенным в приложении к Указанию № 3210-У . Их всего две — по объему поступлений денег и по объему выдачи. Организация выбирает, по какой формуле будет считать, и руководитель утверждает рассчитанный лимит приказом.

Лимит обязаны устанавливать и соблюдать только средние и крупные предприятия. ИП и малый бизнес — по желанию. Делают это для безопасности, чтобы в кассе под конец дня не оставалось слишком много наличных.

Если ИП или малый бизнес решат установить лимит, им придется его соблюдать так же , как и остальным, — иначе штраф. Если при подсчете денег бухгалтер видит, что лимит может быть превышен, лучше сдать излишек в банк.

Компании, которые считаются малым бизнесом, занесены в реестр ФНС

Новые организации тоже должны устанавливать лимит остатка кассы. Так как исходить им не из чего, они берут предполагаемые суммы. Например, только что открытый магазин посуды тоже должен считать лимит остатка кассы по поступлению денег. Основатель магазина предполагает, что его выручка будет около 50 000 Р в день — эту сумму компания и должна взять в качестве основы расчета.

Если организация должна установить лимит, но не сделала этого, то лимит считается равным нулю. То есть любая сумма в кассе на конец дня будет нарушением.

Есть исключение: сверх лимита в кассе можно хранить деньги в дни выплаты зарплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций. Важно — срок выдачи зарплаты не должен превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных из банка.

Расчет лимита кассы по поступлению денег. Формула расчета лимита выглядит так:

Выручка от продажи / расчетный период × период между днями сдачи наличных в банк

Расчетный период — это число дней, за которые мы берем данные по выручке. Чем период больше, тем надежнее расчет. Расчетный период можно выбрать любой, но не более 92 дней. Например, можно взять период 7 дней, 14 дней, 60 дней. Лучше включать в расчетный период те недели или месяцы, в которые было наиболее характерное, обычное поступление денег. Так лимит будет проще соблюдать.

Период между днями сдачи наличных в банк можно взять не больше 7 дней. Если в населенном пункте банка нет, то — до 14 дней.

Например, магазин в феврале 2021 года устанавливает лимит остатка кассы по поступлению денег. Расчетным периодом установили 31 день, период сдачи денег в банк — 2 дня. За январь, то есть 31 день, выручка магазина составила 549 907 Р .

Лимит остатка кассы будет: 549 907 / 31 × 2 = 35 477,87 Р . Больше этой суммы не должно быть в кассе на конец дня.

Расчет лимита кассы по объему выдачи денег считают так:

Объем выданных денег (кроме зарплаты) / расчетный период × период между днями получения наличных в банке

Расчетный период также можно выбрать любой, но не более 92 дней, а период между днями получения наличных в банке аналогично предыдущей формуле — до 7 или 14 дней.

Организация рассчитывает лимит кассы по объему выдачи денег. За расчетный период она взяла 92 дня, период между днями получения наличных в банке установила максимальный — 7 дней.

За последние 92 дня из кассы организации выдавали, не считая зарплаты, 135 000 Р . Лимит остатка кассы равен: 135 000 / 92 × 7 = 10 271,74 Р .

Как рассчитываться наличными

Лимит расчета наличными — это максимальная сумма, которую можно передать во время расчетов с партнерами — другими юрлицами и ИП.

Лимит для всех одинаковый — 100 000 Р по каждому договору.

Это правило касается не только крупного и среднего бизнеса, но и всех остальных — организаций малого бизнеса и ИП.

Лимит соблюдают компании и ИП, которые рассчитываются между собой. Физлиц и самозанятых это не касается. Например, если человек покупает в магазине диван за 300 000 Р наличными, лимит не действует. Но если этот же диван купит ИП для своего офиса, то наличными он сможет отдать только 100 000 Р , остальное — безналом.

Это правило ввели, чтобы фирмы и ИП меньше рассчитывались наличными, а больше безналом. Налоговой легче контролировать безнал и следить за тем, как организации платят налоги.

При расчете лимита количество платежей по одному договору значения не имеет. В совокупности должно быть не более 100 000 Р .

максимальная сумма оплаты наличными для компаний и ИП

Если у договора кончился срок действия, но расчеты по нему еще не завершены, лимит сохраняется.

Если разбить один большой договор на несколько маленьких ради соблюдения лимита, налоговая может посчитать такое деление намеренным, объединить договоры и оштрафовать за превышение лимита. Так делать не стоит.

Что делать компаниям с несколькими кассами

У организации или ИП может быть несколько мест, где ведутся расчеты. Например, это может быть несколько магазинов торговой сети или разные платежные терминалы в одном кафе.

Деньги, которые получили в каждом месте, в конце дня нужно сдать либо в кассу организации или ИП — это называется главной кассой, либо в банк. Если деньги сдаются в главную кассу, дальше их передают в банк.

Главная касса принимает деньги в той сумме, которая указана в фискальном отчете — его выдает кассовый аппарат в конце смены. Не меньше и не больше — иначе это нарушение кассовой дисциплины.

После того как деньги сданы в главную кассу или банк, в кассовом аппарате можно открывать новую смену, если это нужно. Так бывает, например, когда рабочий день в главной кассе короче, чем в других местах. В этом случае остаток в кассе магазина, кафе или торговой точки, даже оставшийся на ночь, может быть равен сумме пробитых чеков новой смены. Давайте разберем на примере.

Главная касса организации работает с 8:00 до 16:00, а магазин — с 10:00 до 18:00. Кассир в магазине один. В 16:00 часов он закрывает смену и сдает деньги вместе с фискальным отчетом в главную кассу. После этого кассир открывает новую смену и продолжает работать до закрытия магазина. Сумма, которая поступит за этот период, остается в магазине на ночь.

На следующий день, в 10:00 кассир продолжает смену и снова закрывает ее в 16:00. Тогда в отчете о закрытии смены отразится выручка с 16:00 до 18:00 за вчерашний день и с 10:00 до 16:00 за текущий.

Закрыть любую смену надо не позднее 24 часов после открытия. Смен за день может быть несколько, но так как кассир отвечает за деньги, которые поступили в его смену, закрывать должен тот сотрудник, кто открыл. Это возможно, если ежедневно работает один и тот же кассир.

Если кассиры меняются, тот, кто закончил работу, должен закрыть смену и передать остаток другому кассиру или старшему кассиру под подпись в своей книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, о которой мы сказали выше. У каждого кассира своя книга учета.

Например, у организации есть офис и ресторан. В офисе находится главная касса, в ресторане работает администратор, который выполняет функции кассира.

Главная касса в офисе работает до 18:00, а ресторан — до 23:00. Согласно приказу руководителя, в 17:00 ресторан сдает наличную выручку в главную кассу.

Администраторов два: один утром с 10:00 до 17:00, второй — вечером с 17:00 до 23:00 часов. Первый администратор открывает смену ККТ в 10:00, пробивает чеки до 17:00, после чего закрывает смену и сдает выручку в главную кассу. В своей книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств он делает две записи — поступление выручки и сдача старшему кассиру.

Второй администратор открывает новую смену в 17:00, пробивает все чеки от клиентов ресторана и закрывает смену в 23:00. После этого он может либо сдать деньги в главную кассу в 23:00, либо до начала следующей смены. Еще один вариант — сдать деньги в банк, например через банкомат с функцией приема наличных, инкассаторский терминал или вызвать инкассаторов.

После того как кассу сдали в главную кассу или банк, остаток средств во всех торговых точках организации не должен превышать установленного лимита остатка кассы. Излишек нужно сдавать в банк через инкассаторов или самостоятельно. Если денег на конец дня будет больше лимита — это нарушение кассовой дисциплины. Это не касается малого бизнеса, если он сам не установил себе лимит остатка кассы.

Как быть с обособленными подразделениями

Обособленное подразделение — это часть организации, которая работает в другом месте — например, филиал или представительство компании, дополнительные офисы.

Обособленные подразделения сами оформляют кассовые ордеры и ведут кассовую книгу. Исключение — если по завершении дня они сдают все деньги в головную организацию.

Копию листов кассовой книги они передают головному подразделению в порядке, установленным им. Например, раз в неделю через систему электронного документооборота. Подразделение также может не вести книгу, если в конце дня сдает все наличные в главную кассу.

Подразделение обязано установить и соблюдать лимит остатка кассы, если самостоятельно сдает наличные в банк. Если подразделения сдают деньги в главную кассу, то лимит для каждого подразделения не устанавливают.

Какие есть штрафы, если нарушить кассовую дисциплину

Проверяет кассовую дисциплину и штрафует налоговая инспекция. Нарушениями считается, если:

1. Наличная выручка потрачена не на разрешенные цели.
2. Потрачены наличные, поступившие в кассу не с расчетного счета и не как выручка.
3. Компании и ИП рассчитываются наличными с другими юрлицами и ИП на сумму больше 100 000 Р .
4. Сумма в кассе больше той, что указана в кассовых документах (приходных и расходных кассовых ордерах, кассовой книге). Это называется неоприходованием или неполным оприходованием в кассу денежной наличности.
5. Превышен лимит кассового остатка.

За эти нарушения юрлицам могут назначить штраф в 40 000—50 000 Р , должностным лицам и ИП — 4000—5000 Р . Должностные лица — это, например, руководитель или главный бухгалтер. За одно нарушение штрафуют одно должностное лицо.

Отдельные штрафы есть за неприменение кассового аппарата (непробитие кассового чека):

• юрлицам — 75—100 % от суммы расчетов без кассы, минимум 30 000 Р ;
• должностным лицам и ИП — 25—50% от суммы расчетов без кассы, минимум 10 000 Р .

За повторную продажу товаров без кассы наказывают — при условии, что сумма расчетов — 1 млн рублей и более. Налоговики могут приостановить деятельность компании или ИП до 90 суток, а должностных лиц (руководитель, главный бухгалтер) — дисквалифицировать на срок от одного года до двух лет.

Как и кому вести кассовую книгу в 2021 году

Кассовая книга в 2021 году, как и ранее, оформляется владельцами бизнеса, имеющими оборот наличности. Причем, она ведется одна, даже при использовании нескольких видов деятельности и разных режимов налогообложения. Рассмотрим, как правильно заполнять кассовую книгу в 2021 г. и какие данные в ней отражаются.

Бухгалтерский учет для УСН

Комплексный бухгалтерский учет для УСН Доходы под ключ для малого и среднего бизнеса по выгодным тарифам.

Кассовая книга: что она собой представляет

Кассовая книга ― учетный регистр, где отражаются данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности, согласно сведениям, представленным в первичных документах. Информация о проведенных операциях регистрируется сразу после их совершения. Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, на которых возложена обязанность по заполнению кассовой книги.

Приходный и расходный кассовый ордера могут создаваться на основе разных оправдательных документов. К примеру, фискальных, формируемых с помощью онлайн-кассы. Если предприниматель по закону освобожден от расчетов на ККТ, вместо фискальных документов, применяются товарные чеки, БСО.

Кассовая книга используется при совершении любых кассовых операций, как задокументированных, так и не прошедших фискализацию. Примером последней является выдача денег сотруднику под отчет.

Кто ведет кассовую книгу

Юридические лица обязаны вести кассовую книгу в 2021 году. Что касается ИП, в отношении их работы такая обязанность не закреплена. Однако должны вести сводные документы с регистрацией расхода и прихода средств, как альтернативу кассовой книге. Как правило, в подобных случаях применяется КУДИР. Принцип ее заполнения аналогичен: отражаются данные о совершенных операциях, согласно первичной документации.

Одна из причин использования книги учета для юридических лиц заключается в контроле над лимитом предприятий. По результатам каждой операции образуется денежный остаток. Его размер не должен превышать лимит, установленный законодательно. Если он окажется выше, излишек перечисляется на банковский счет. Субъект хозяйствования с этой целью предварительно заключает договор с банком об обслуживании денежно-кредитных операций.

Относительно максимальных лимитов для индивидуальных предпринимателей действует послабление. То есть, для ИП они не установлены. Но по желанию разрешается создавать отдельный норматив с целью регулирования оборота наличности в рамках предприятия.

Обратите внимание!

Кассовая книга не предназначена для документирования денежных операций, осуществляемых в рамках эквайринга (безналичные платежи). Однако через онлайн-кассу они проводятся в обязательном порядке. Выручка с эквайринга поступает на расчетный счет, закрепленный за предприятием. А в книге учета регистрируется только наличность, и лишь она влияет на лимит.

Правила ведения кассовой книги в 2021 году

Заполнение электронного документа требует использования цифровой подписи, предназначенной для его заверки. Она выдается аккредитованным Удостоверяющим центром лично руководителю предприятия или его доверенному лицу. Бумажный бланк подписывается вручную. Если обязанность по ведению кассовой книги в 2021 году возложена на самого руководителя, образцы подписей не требуются.

Основные правила работы с кассовой книгой:

• 1. Кассовая книга начинается в начале года и завершается в конце. Исключения предусмотрены для новых предприятий, образованных в середине года. Тогда дата начала ведения книги совпадает с днем проведения первой операции. В случае приостановки деятельности в середине года, завершается и кассовая книга.
• 2. Документ оформляется на компьютере или вручную. При заполнении вручную нужно использовать шариковую ручку, но ни в коем случае не карандаш.
• 3. Данные вносятся в каждую строку, без пропусков.
• 4. Каждый лист составлен в двух экземплярах: один остается в самой книге, а второй отрезается и передается в бухгалтерию или руководителю предприятия.
• 5. Каждый лист пронумерован в хронологической последовательности и сшит с другими.
• 6. Ошибки и неточности недопустимы. При совершении помарки необходимо зачеркнуть данные, а рядом аккуратно написать правильное значение.
• 7. Книга заполняется каждый день. Новый день ― новый лист. Но в случае отсутствия операций с наличностью в течение смены заполнять ее не требуется.
• 8. Каждый день в конце смены кассовая книга сдается на проверку в бухгалтерию. Туда же передаются первичные документы, ставшие основанием для заполнения учетного документа. После сверки информации бухгалтер подписывает и возвращает кассовую книгу кассиру.
• 9. В пределах одного предприятия ведется одна кассовая книга. Использование двух и более документов не допустимо. Исключение ― наличие филиалов. Тогда в каждом свой документ, который впоследствии передается в головной офис.

Существует возможность составить несколько типов ордеров, что не зависит от вида конкретной операции. К примеру, приходные операции бывают следующих разновидностей:

• полный расчет за товар;
• частичная оплата за продукцию (оставшаяся часть суммы оформляется в виде кредита);
• предоплата (например, покупка подарочной карты).

Тем не менее, все операции являются приходом. По каждой группе оформляется отдельный ордер.

Как правильно заполнять кассовую книгу: инструкция

Заполнять поля кассовой книги просто. Основные действия ― внесение прибывшей и убывшей наличности, а также подведение итогов в конце смены. Кассовая книга в 2021 году оформляется по форме КО-4. Законодательство позволяет не руководствоваться именно этим бланком. Можно использовать любую другую форму документа, разработанную индивидуально в рамках устава организации. Но большинство бизнесменов довольствуется КО-4, потому что она удобная и понятная.

Рассмотрим основные нюансы при заполнении кассовой книги:

• 1. Титульный лист ― «лицо» документа. Он содержит основные данные, такие как наименование организации, коды ОКПО, ОКУД, период, за который заполняется книга (как правило, календарный год).
• 2. Основа кассовой книги ― кассовые листы. Они содержат основную информацию, ради которых, собственно, и ведется книга. Сначала переносится остаток, полученный в конце предыдущей смены. Он и открывает день. Регистрируются приход и расход в течение смены, проведенные в виде наличности. Для каждого типа операции предусмотрен свой столбец. Также указывается, от кого получено либо кому выданы деньги (фамилии ИП либо наименование организаций). По завершении смены подводятся итоги. Полученный остаток переносится на начало следующего дня. На листах стоят подписи кассира, бухгалтера, которые подтверждают соответствие указанных данных фактическим сведениям.
• 3. Последняя страница заполняется тогда, когда книга за указанный период будет завершена. Обязательно указывается количество прошитых и пронумерованных листов. Бухгалтер и руководитель компании ставят подписи, при наличии печати используют и ее.

Способы заполнения кассовой книги

Как уже говорилось выше, кассовая книга в 2021 году заполняется ручкой или в электронном виде. Особенность ручного заполнения заключается в делении книги на две части. Одна ― основная, вторая ― отрывная.

При заполнении документа основная часть накладывается на отрывную, а между ними размещают лист копировальной бумаги. В результате все записи, внесенные на верхнем листе, отражаются на нижнем. Основная часть кассовой книги сшивается, а та, на которой информация скопирована, передается в бухгалтерию.

Заполнение кассовой книги на компьютере предполагает использование бухгалтерской программы либо таблицы Excel. Заполнение документа осуществляется по установленным правилам. Далее листы распечатываются, заверяются подписями и сшиваются.

Доступен еще один вариант заполнения ― в электронном виде без распечатки. Для его заверки потребуется электронная подпись, которая гарантирует целостность и защиту от доступа третьих лиц.

Хранение кассовой книги

За организацию мест для хранения документации несет ответственность руководитель предприятия. Точные сроки хранения указаны в ФЗ-402 от 06.12.2011. Согласно ст. 29 соответствующего закона, они составляют от пяти лет после отчетного года. По истечение этого срока разрешено уничтожение документов, но руководство предприятия может принять решение о его продлении.

Кассовая книга хранится в архиве предприятия, среди других значимых документов. Также их могут брать на сохранность специализированные фирмы. Они заключают договор о сотрудничестве и обеспечивают услуги хранения документов с гарантиями.

Если документы используются в судебных разбирательствах, срок их хранения продлевается до момента завершения дела.

Контроль ведения кассовой книги

Проверка кассовой дисциплины осуществляется налоговыми структурами. При выявлении нарушений на проверяемого накладываются штрафы. Целью проверки является не только выявление ошибок, допущенных в кассовой книге, но и других правонарушений, связанных с кассовой дисциплиной.

Контролирующие органы проверяют:

• документы, имеющие отношение к регистрации кассовых операций (кассовая книга является одним из них);
• отчетность из фискальной памяти ККТ;
• приказ на лимит остатка по кассе;
• отчеты по авансам и прочее.

Напомним, что субъекты хозяйственной деятельности, должны уплачивать налоги по тарифам, предусмотренным в рамках используемой системы налогообложения. В соответствии со ст. 126 НК РФ, непредоставление налоговому инспектору документов, подтверждающих доход, влечет наказание в виде штрафов 200 рублей за каждый «скрытый» документ. Неведение кассовой книги является серьезным правонарушением. Согласно ст. 120 НК РФ, оно карается штрафами в размерах от 10 000 рублей.

Нужна помощь с бухгалтерским учётом?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем вам вести бухгалтерский учет на самых выгодных условиях.

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования