Кто в компании отвечает за онлайн ккт

Кто в компании отвечает за онлайн ккт

О приостановлении инициирования и проведения контрольных (надзорных) мероприятий в рамках федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства РФ о применении контрольно-кассовой техники в отношении мобилизованных лиц и организаций см. Постановление Правительства РФ от 20.10.2022 N 1874.

Статья 7. Права и обязанности налоговых органов при осуществлении контроля и надзора за соблюдением законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники

(в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 7

1. Федеральный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники, в том числе за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей (далее — контроль и надзор за соблюдением законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники) осуществляется налоговыми органами.

(в ред. Федерального закона от 11.06.2021 N 170-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

В рамках отношений по контролю и надзору за оборотом маркированных товаров налоговые органы осуществляют контроль и надзор за соблюдением законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники в части ведения реестра контрольно-кассовой техники и реестра фискальных накопителей, а также выдачи и аннулирования разрешений на обработку фискальных данных.

(абзац введен Федеральным законом от 26.07.2019 N 238-ФЗ)

В случае, указанном в абзаце втором настоящего пункта, налоговые органы вправе осуществлять контроль и надзор за соответствием контрольно-кассовой техники и фискальных накопителей установленным требованиям.

(абзац введен Федеральным законом от 26.07.2019 N 238-ФЗ)

Предметом контроля и надзора за соблюдением законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники являются правила применения контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации в целях обеспечения интересов граждан и организаций, защиты прав потребителей, обеспечения установленного порядка осуществления расчетов, полноты учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей, в том числе в целях налогообложения и обеспечения установленного порядка оборота товаров.

(абзац введен Федеральным законом от 11.06.2021 N 170-ФЗ)

Положение о контроле и надзоре за соблюдением законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники утверждается Правительством Российской Федерации.

(абзац введен Федеральным законом от 11.06.2021 N 170-ФЗ)

Организация и осуществление контроля и надзора за соблюдением законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники регулируются Федеральным законом от 31 июля 2020 года N 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации».

(абзац введен Федеральным законом от 11.06.2021 N 170-ФЗ)

При осуществлении контроля и надзора за соблюдением законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники плановые контрольные (надзорные) мероприятия не проводятся.

(абзац введен Федеральным законом от 11.06.2021 N 170-ФЗ)

2. При осуществлении контроля и надзора, указанных в пункте 1 настоящей статьи, налоговые органы:

ведут (в том числе с помощью автоматизированной информационной системы) мониторинг расчетов с применением контрольно-кассовой техники и полноты учета выручки, проводят анализ данных;

осуществляют наблюдение за применением контрольно-кассовой техники;

проводят контрольные (надзорные) мероприятия в отношении применения контрольно-кассовой техники, полноты учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей, а также контрольные (надзорные) мероприятия в отношении осуществления деятельности операторами фискальных данных, в том числе по месту нахождения налоговых органов, на основе информации, имеющейся у налоговых органов (удаленные проверки), а также по месту нахождения налогоплательщика или месту установки контрольно-кассовой техники, в том числе в жилых помещениях;

(в ред. Федерального закона от 11.06.2021 N 170-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

проводят контрольные (надзорные) мероприятия в отношении оформления и (или) выдачи (направления) организацией и индивидуальным предпринимателем кассовых чеков, бланков строгой отчетности и иных документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники и подтверждающих факт расчета между организацией или индивидуальным предпринимателем и покупателем (клиентом), в том числе путем приобретения товаров (работ, услуг), оплаты этих товаров (работ, услуг), совершения платежей (получения выплат) с использованием наличных денег и (или) в безналичном порядке, — контрольные закупки;

(в ред. Федеральных законов от 03.07.2018 N 192-ФЗ, от 11.06.2021 N 170-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

запрашивают необходимые пояснения, справки, сведения и документы, в том числе через кабинет контрольно-кассовой техники. При этом датой получения запроса налогового органа о предоставлении пояснений, справок, сведений и документов считается день размещения такого запроса в кабинете контрольно-кассовой техники либо шестой день со дня отправки заказного письма в случае направления налоговым органом запроса по почте заказным письмом;

получают, в том числе с использованием технических средств, беспрепятственный доступ к контрольно-кассовой технике проверяемого лица, в том числе для считывания фискальных данных, хранящихся в фискальном накопителе контрольно-кассовой техники;

получают беспрепятственный, в том числе дистанционный, доступ к фискальным данным, содержащимся в базе данных оператора фискальных данных;

проводят контрольные (надзорные) мероприятия в отношении правильности учета наличных денег при применении контрольно-кассовой техники;

(в ред. Федеральных законов от 03.07.2018 N 192-ФЗ, от 11.06.2021 N 170-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

выносят предписания об устранении выявленных нарушений законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники;

взаимодействуют с органами внутренних дел и органами федеральной службы безопасности при осуществлении функций, предусмотренных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.

2.1. Уполномоченный орган в случае подачи изготовителем, экспертной организацией и оператором фискальных данных неполных либо недостоверных сведений о руководителе, главном бухгалтере, членах коллегиального исполнительного органа и учредителях организации, о выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах руководителя, главного бухгалтера, членов коллегиального исполнительного органа, а также о выгодоприобретателях, бенефициарных владельцах, учредителях (участниках) учредителей такой организации принимает решение о прекращении приема сведений об изготовленных экземплярах контрольно-кассовой техники, изготовленных экземплярах фискального накопителя до устранения такой организацией причин, послуживших основанием для принятия решения о прекращении приема указанных сведений, и передачи в налоговые органы достоверных сведений об организации, аннулирует разрешение на обработку фискальных данных оператора фискальных данных, исключает из реестра экспертных организаций экспертную организацию.

(п. 2.1 введен Федеральным законом от 03.07.2018 N 192-ФЗ)

2.2. При осуществлении контроля и надзора за соблюдением законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники контролируемое лицо не уведомляется о проведении внеплановой выездной проверки.

(п. 2.2 введен Федеральным законом от 11.06.2021 N 170-ФЗ)

3. Банки обязаны предоставлять налоговым органам справки о наличии счетов и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписки по операциям на счетах организаций и индивидуальных предпринимателей, справки об остатках электронных денежных средств и о переводах электронных денежных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации в течение трех дней со дня получения мотивированного запроса налогового органа в случаях осуществления налоговыми органами контроля и надзора за соблюдением законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники, а также за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей.

(в ред. Федерального закона от 03.07.2018 N 192-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Запросы в банк направляются налоговыми органами в электронной форме. Форма (форматы) и порядок направления налоговым органом запроса в банк, форма и порядок представления банками в электронной форме информации по запросам налоговых органов утверждаются уполномоченным органом в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах.

(в ред. Федерального закона от 03.07.2018 N 192-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Форматы представления банками в электронной форме информации по запросам налоговых органов утверждаются Банком России по согласованию с уполномоченным органом.

(абзац введен Федеральным законом от 03.07.2018 N 192-ФЗ)

4. Налоговые органы выполняют обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.

5. Органы внутренних дел и органы федеральной службы безопасности взаимодействуют с налоговыми органами при осуществлении ими функций, предусмотренных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.

6. Налоговые органы в рамках межведомственного информационного взаимодействия вправе передавать сведения о расчетах, перечень которых утверждается уполномоченным органом, с учетом требований Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ «О персональных данных».

(п. 6 введен Федеральным законом от 03.07.2018 N 192-ФЗ)

7. Налоговые органы информируют организации, индивидуальных предпринимателей и физических лиц по вопросам применения законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.

Изменения в порядке проверок ККТ с 17 июля 2023 года: как подготовиться организациям и ИП

17 июля 2023 года вступает в силу приказ Минфина России от 06.06.2023 № 88н, фактически расширяющий перечень оснований для проведения проверок соблюдения законодательства о применении ККТ.

Сейчас плановые проверки онлайн-касс налоговиками не проводятся, а контроль за соблюдением требований о применении ККТ осуществляется исключительно в рамках внеплановых проверок (Федеральный закон от 11.06.2021 № 170-ФЗ). В 2023 году продолжается мораторий на проведение внеплановых проверок ККТ (постановление Правительства РФ от 29.12.2022 № 2516). Соответственно, для налоговиков сейчас действуют ограничения на организацию и проведение внеплановых контрольных (надзорных) мероприятий в рамках госконтроля за соблюдением законодательства о применении ККТ, а также за полнотой учета выручки в организациях и у ИП.

Но это не значит, что в 2023 году налоговики не смогут провести внеплановую выездную проверку ККТ. В частности, такая проверка в качестве исключения может быть проведена в отношении как организации, так и ИП, применяющих онлайн-кассы, при выявлении специальных индикаторов риска (пп. «а» п. 3 постановления Правительства РФ от 10.03.2022 № 336). Перечень таких индикаторов риска как раз и был утвержден приказом Минфина России от 06.06.2023 № 88н.

В отличие от предыдущего перечня, в котором был только один индикатор риска в виде отсутствия кассовых чеков при наличии зарегистрированной кассы, в новом перечне таких индикаторов уже три. По новым правилам налоговики смогут провести внеплановую проверку ККТ, в том числе при наличии у пользователя ККТ большого количества кассовых чеков с возвратом денежных средств, а также кассовых чеков коррекции.

Новые основания для проведения внеплановых проверок

К числу индикаторов риска, которые послужат основанием для проведения внеплановой проверки ККТ, с 17 июля 2023 года отнесены:

• отсутствие у пользователя ККТ в течение 60 календарных дней сформированных кассовых чеков при наличии зарегистрированной онлайн-кассы;
• доля кассовых чеков коррекции (бланков строгой отчетности коррекции) составляет 30% и более от общего количества фискальных документов, сформированных в течение 30 календарных дней;
• доля кассовых чеков с признаком расчета «Возврат прихода» составляет 30% и более от общего количества кассовых чеков с признаком расчета «Приход», сформированных в течение 30 календарных дней.

Что касается последнего индикатора риска, то налоговики не смогут его применять в отношении кассовых чеков, сформированных пользователями ККТ, оказывающими услуги ломбардов. Ломбардам не грозит проверка при наличии у них в течение 30 дней 30% чеков с возвратом прихода. Во всех других случаях, если налоговики выявят любой из перечисленных выше признаков или их совокупность, они смогут провести в отношении пользователя ККТ внеплановую проверку (п. 26 постановления Правительства РФ от 28.02.2022 № 272).

Проведение внеплановой проверки ККТ

В ходе выездной внеплановой проверки инспекторы могут совершать такие контрольные действия, как осмотр, опрос, получение письменных объяснений и истребование документов. Кроме того, в рамках выездной проверки разрешается проводить экспертизу и эксперимент. Выездную проверку могут провести как по месту нахождения налогового органа и пользователя ККТ, так и по месту установки ККТ, в том числе в жилых помещениях, принадлежащих ИП.

Внеплановая выездная проверка может проводиться только по согласованию с органами прокуратуры, но контролируемое лицо не уведомляется о проведении внеплановой выездной проверки (п. 2.2 ст. 7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ»).

Общий срок проведения выездной проверки не может превышать 10 рабочих дней. В указанный период не включаются выходные, а также праздничные нерабочие дни. При этом если проверка проводится в отношении субъекта малого бизнеса, то срок ее проведения не может превышать 50 часов. Для микропредприятий предельный срок проверки еще меньше — 15 часов. К микропредприятиям относят организации и ИП со средней численностью работников до 15 человек и годовой выручкой до 120 млн рублей. Кроме того, к микропредприятиям приравнены вновь созданные организации и вновь зарегистрированные ИП, а также ИП, применяющие исключительно патентную систему налогообложения (ч. 3 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

В отношении пользователей ККТ, осуществляющих свою деятельность на территориях нескольких субъектов РФ, предельный срок проверки устанавливают отдельно по каждому филиалу, представительству, обособленному структурному подразделению организации или производственному объекту.

По завершении проверки будет составлен акт проведенного контрольного мероприятия. Если по итогам проверки налоговики выявят нарушение правил применения ККТ, компании выдадут предписание об устранении нарушений с указанием сроков их устранения и привлекут ее к административной ответственности.

Ответственность за нарушение правил применения ККТ

Нарушение правил применения ККТ грозит организациям и ИП привлечением к административной ответственности по ст. 14.5 КоАП РФ. Величина штрафа зависит от вида допущенного нарушения в сфере применения ККТ. Самые большие штрафы назначаются за неприменение онлайн-касс. Такое нарушение влечет наложение административного штрафа в следующих размерах (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ):

• от ¼ до ½ размера суммы расчета, но не менее 10 000 рублей – для должностных лиц организаций и ИП;
• от ¾ до одного размера суммы расчета, но не менее 30 000 рублей – для организаций.

Повторное неприменение ККТ, если сумма расчетов, осуществленных без применения онлайн-кассы, составит 1 млн рублей и более, повлечет в отношении должностных лиц компаний дисквалификацию на срок от одного года до двух лет. При этом деятельность самих ИП и организаций будет приостановлена на срок до 90 суток (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

Применение ККТ, которая не соответствует требованиям, грозит административными штрафами в размере (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ):

• от 1 500 до 3 000 рублей – для должностных лиц организаций и ИП;
• от 5 000 до 10 000 рублей – для организаций.

Непередача покупателю кассового чека или бланка строгой отчетности влечет наложение административного штрафа на ИП в размере 2 000 рублей, а на организацию – в размере 10 000 рублей (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ).

Онлайн-кассы в 2023 году: как установить, настроить и зарегистрировать

Эта статья будет полезна, если вы устанавливаете кассу впервые. Если у вас уже есть онлайн-касса, эта статья не расскажет ничего нового.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — кассовый аппарат с фискальным накопителем. Фискальный накопитель записывает и хранит информацию о чеках и отправляет ее в налоговую по интернету.

Налоговая получает информацию о том, какой доход получает каждый магазин. Сам продавец не может скорректировать информацию на накопителе. А значит, не может занизить доход и заплатить меньше налогов.

АТОЛ SIGMA 7 — пример онлайн-кассы

Продавец должен использовать кассовый аппарат при продаже товаров, работ и услуг физлицам без статуса ИП независимо от формы расчетов, а при продаже представителям компаний и ИП — если они платят наличными либо очно картой.

При очном расчете покупатель по умолчанию получает от продавца бумажный чек. Если покупателю нужна электронная версия документа, онлайн-касса отправит чек на почту или телефон. При оплате через интернет касса отправит чек на электронную почту.

Кому нужно устанавливать онлайн-кассы

По закону использовать онлайн-кассы обязаны практически все компании и ИП, если продают товары, работы или услуги физлицам, представителям компаний и ИП за наличные или при оплате картой в торговой точке.

Еще касса нужна, если компания или ИП получают деньги на счет от физлица без статуса ИП. Это может быть оплата картой на сайте, перевод по реквизитам или зачисление по СБП.

Кто может работать вообще без онлайн-кассы

Некоторым продавцам разрешили работать вообще без кассы, например:

• ИП на спецрежиме «Налог на профессиональный доход»: они отправляют чеки через приложение «Мой налог»;
• ИП, которые сдают в аренду свое жилье или машино-место;
• ИП и компаниям, которые ремонтируют обувь или делают ключи, продают мороженое через киоски, безалкогольные напитки, питьевую воду или молоко в розлив;
• ИП и компаниям, которые работают в труднодоступной местности: перечень таких муниципалитетов устанавливают региональные власти.

ИП на патенте по некоторым видам деятельности, торговля с открытых прилавков на розничных ярмарках и рынках, аптеки в селах тоже могут работать без онлайн-касс.

Что входит в кассовое оборудование

В целом кассовое оборудование можно разделить на три типа:

1. Фискальный регистратор с фискальным накопителем — это разновидность онлайн-кассы без клавиатуры и дисплея.
2. Онлайн-касса привычного вида с фискальным накопителем.
3. Дополнительное оборудование: сканер штрихкодов, терминал эквайринга, денежный ящик.

Давайте подробнее о каждом.

Зачем нужен фискальный накопитель

Онлайн-касса должна передавать данные о платежах по интернету. Для этого нужен фискальный накопитель — оборудование, которое стоит внутри кассы и выглядит как небольшая серая коробка.

Фискальный накопитель можно купить вместе с кассой или отдельно. Без фискального накопителя использовать кассу нельзя.

Фискальный накопитель записывает операции, удостоверяет их подлинность, шифрует и передает оператору фискальных данных — ОФД. Затем оператор отправляет информацию в налоговую инспекцию. Грубо говоря, фискальный накопитель как бы говорит налоговой: «Эта продажа точно была, у меня все записано».

Использовать можно только те модели накопителя, которые зарегистрированы в налоговой службе. Это можно проверить в реестре на сайте ведомства.

Стоимость. Фискальный накопитель стоит от 6000 до 12 000 ₽. Цена зависит от срока действия: они бывают на 15 и 36 месяцев. Когда срок накопителя истекает, нужно купить новый, а онлайн-кассу — перерегистрировать.

Срок работы. Бизнес выбирает срок фискального накопителя исходя из своей системы налогообложения. Например, фискальный накопитель со сроком 36 месяцев обязателен:

• для ИП и компаний на УСН или ЕСХН;
• для ИП на патенте.

В некоторых случаях продавцы могут устанавливать накопители на 15 месяцев:

• если у них сезонная работа;
• они совмещают два режима, один из которых ОСН. Например, ИП одновременно работает на патенте и ОСН;
• они используют онлайн-кассу, которая работает в автономном режиме — не передает чеки в налоговую через ОФД. Так работают кассы в муниципалитетах, которые регион включил в список удаленных от сетей связи. Это населенные пункты, где проживает менее 10 тысяч человек;
• компания или ИП — платежный агент. То есть тот, кто принимает наличные пла­те­жи фи­зи­че­ских лиц, например за ин­тер­нет, теле­фон, со­то­вую связь, ЖКУ и так да­лее.

Если ООО и ИП на спецрежиме торгуют подакцизными товарами, например сигаретами, они должны использовать накопитель на 15 месяцев.

Если использовать фискальный накопитель, который не подходит по сроку, могут оштрафовать: ИП — на 1500—3000 ₽, малые предприятия — на 2500—5000 ₽, крупные и средние предприятия — на 5000—10 000 ₽.

Как выбрать онлайн-кассу

Онлайн-касса должна соответствовать требованиям закона. Чтобы это проверить, найдите модель кассы в реестре ККТ на сайте налоговой службы.

В реестре собраны все модели кассовых аппаратов, которые разрешено использовать в работе. Сейчас там 210 моделей, но он постоянно обновляется.

Если купить кассу не из реестра ККТ, ее не получится зарегистрировать. Причем для налоговой работа на такой кассе будет выглядеть так, будто кассы вообще нет. За это ИП и руководители компаний могут заплатить штраф от 10 000 ₽, малые компании — от 15 000 ₽, а крупные и средние компании — от 30 000 ₽.

Все онлайн-кассы можно разделить на кассы автономного типа, облачные, POS-системы. Иногда вместо онлайн-кассы можно использовать фискальный регистратор.

Фискальный регистратор — аппарат без клавиатуры и дисплея. Для работы его нужно подключить к компьютеру или планшету с кассовой программой. Примеры фискальных регистраторов: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 25Ф, АТОЛ 30Ф. Выглядят они примерно так:

Фискальные регистраторы работают только при подключении к компьютеру

Фискальный регистратор состоит из трех компонентов:

• фискальный накопитель;
• чековый принтер;
• вычислительно-коммуникационный модуль.

Не будем вдаваться в подробности. Важно, что габариты фискального регистратора зависят от того, на какую ширину чековой ленты он рассчитан: есть узкие модели под ленту 58 мм, есть под более широкую ленту — до 80 мм.

Фискальный регистратор — это не совсем онлайн-касса. Вот какие различия:

Фискальный регистратор	Онлайн-касса
Присоединение к компьютеру	Обязательно	Работает без подключения, самостоятельно
Встроенное программное обеспечение	Нет, нужно присоединять регистратор к компьютеру с кассовой программой	Стоит внутри кассы, готово к работе
Скорость печати чеков	До 300 мм/с	До 100 мм/с
Чеки шириной 80 мм	Печатает	Нет

В случае с фискальным накопителем все операции кассир совершает на компьютере. Здесь есть свои плюсы и минусы:

✅ Кассир работает не с маленьким экраном обычной онлайн-кассы, а с удобным монитором, на котором могут быть параллельно открыты другие необходимые для работы программы. Это подходит для супермаркетов с большим ассортиментом.

✅ Регистратор использует память компьютера, она больше, чем память онлайн-касс. Это подходит для супермаркетов с большим ассортиментом.

✅ Скорость печати чеков выше, чем у онлайн-касс, за счет мощного ресурса компьютера и высокой скорости обработки информации.

❌ Решение скорее подходит для крупных магазинов. Для работы нужен компьютер.

Онлайн-касса автономного типа. Это самая простая онлайн-касса. Подойдет для выездной торговли, курьеров и мелкой розницы. Например, Атол 91Ф Lite, Атол 91Ф, Атол 92Ф, Меркурий 185Ф. Выглядит вот так:

У автономной кассы небольшой экран, и она похожа на калькулятор с кнопками. Например, это Атол 92Ф

У автономной кассы есть и плюсы, и минусы:

✅ Компактные размеры — помещается в карман или сумку.

✅ Мощные аккумуляторы — долго держит заряд.

✅ Можно использовать на улице — есть защита от влаги и морозов.

✅ Подключение по беспроводной сети через вайфай, сим-карту или по Bluetooth.

✅ Стоит от 5700 до 40 000 ₽. Минимальная цена — обычно без фискального накопителя.

❌ Низкая скорость печати чеков (40 мм в секунду) и нет автоотреза — медленное обслуживание большого потока покупателей.

❌ Не интегрируется с компьютером — не подойдет для крупных торговых сетей.

❌ Позиции товаров придется вводить вручную — не подойдет для розницы, где таких позиций тысячи.

Облачная касса. Подойдет только для интернет-магазина с оплатой на сайте, для офлайн-магазинов — нет. Эта касса стоит в серверной вашего интернет-магазина либо в серверной компании-арендодателя подобных касс.

Чтобы подключить оплату на сайте, компания должна оформить договор интернет-эквайринга с банком или подключиться к платежному сервису — ЮКassa, Робокассе и другим.

✅ Покупать облачные онлайн-кассы не обязательно — можно взять в аренду. Тогда и фискальный накопитель в ней будет менять арендодатель, а не продавец.

✅ Не занимает место в офисе или на складе — это не обычная касса с кнопками и принтером чеков.

✅ Стоит в среднем от 1500 ₽ в месяц.

❌ Нельзя использовать для очных расчетов и печатать бумажные чеки.

Малый и средний бизнес, который продает товары в интернете, может не брать в аренду облачную кассу и не тратить время на ее обслуживание. Принимать платежи и отправлять чеки покупателям можно через сервис «Чеки» на платформе «Тинькофф Касса». Сервис не подойдет при продаже подакцизных, маркируемых товаров.

POS-система — это комплекс оборудования, в котором все устройства интегрированы между собой: онлайн-касса, сканер штрихкодов, весы. Подойдет рознице с большим потоком клиентов и широким ассортиментом товаров. Например, Атол Ритейл 54.

Плюсы и минусы POS-систем:

✅ Несложно обновить, если в законе появятся изменения.

✅ Автоматизирует работу магазина — загружает в кассу товары и цены, отслеживает печать ценников, закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки на товар.

✅ Производители продают запчасти к таким системам даже после снятия модели с производства.

❌ Стоит дорого — до 150 000 ₽.

Теперь посмотрим, сколько стоит онлайн-касса в зависимости от целей бизнеса:

Виды онлайн-касс	Кому подходит	Стоимость
Фискальный регистратор	Небольшим и средним торговым компаниям или ИП, отделениям связи, заведениям общественного питания, выездной и уличной торговли	От 3000
Автономная	Небольшим магазинам с ограниченным ассортиментом товаров, с небольшим клиентским потоком — до 50 чеков в день. Сервисам, где нет попозиционного учета. Для выездной торговли, курьеров

Где купить онлайн-кассу

Рассказываем о плюсах и минусах каждого варианта.

В ОФД. У большинства операторов можно купить онлайн-кассу. В этом случае за подключение и настройку ККТ будут отвечать менеджеры ОФД. Зачастую ассортимент касс у ОФД ограничен.

В онлайн-банке. Новым бизнесам онлайн-банки часто предоставляют скидки, или они подпадают под акции. Например, в Тинькофф можно взять в аренду устройство 2 в 1 — онлайн-касса + терминал. Платить нужно будет только комиссию за эквайринг, аренда кассы будет бесплатной.

У операторов сотовой связи — МТС и МегаФон. Например, МТС продает кассы, которые работают на их программном обеспечении, — MSPOS и Нева. МегаФон продает кассы брендов «АТОЛ» и «Эвотор». Главный минус — это ограниченный выбор моделей, и обычно касса привязана к софту оператора.

У завода-изготовителя. В большинстве случаев изготовители не продают ККТ в розницу или мелкий опт. Им выгоднее работать с магазинами и сервисными центрами. Но если нужно купить большое количество ККТ, можно попробовать обратиться напрямую.

У предыдущего владельца. Закон разрешает работать с онлайн-кассами, которые раньше использовали другие предприниматели. Нужно запросить у предыдущего владельца документ, что онлайн-касса снята с учета в налоговой. Но фискальный накопитель нужно купить новый, подключить тот, что был у другого пользователя, — нельзя.

Способы подключения кассы

Чтобы онлайн-касса передавала данные в ОФД и налоговую, ее нужно подключить к интернету:

• через кабель;
• по вайфаю или мобильному интернету через сим-карту — на кассе нужно включить режим передачи данных.

Подключение по кабелю подходит, если в торговой точке плохо работает вайфай. Так бывает, если магазин находится, например, в подвале. Для того чтобы был вайфай, нужен роутер. Его можно взять бесплатно в аренду у интернет-провайдера.

Что еще купить, кроме кассы

Дополнительные устройства, которые помогут более эффективно продавать.

Сканер штрихкодов — для магазинов с большим ассортиментом. Сканер считывает штрихкоды, а кассир видит нужные товары на кассе. Без сканера придется искать товар в кассе по названию или вводить его артикул вручную. нужен, если магазин торгует крепким алкоголем, а в остальных случаях подойдет 1D.

Терминал эквайринга — для оплаты картами или по СБП — Системе быстрых платежей. Чтобы принимать оплату по безналу, нужны договор эквайринга с банком и терминал. Он не заменяет онлайн-кассу, а работает в комплекте с ней. Без терминала подключить эквайринг нельзя.

Продавцу принимать к оплате банковские карты удобно: ему не надо проверять купюры, пересчитывать деньги и искать сдачу. А покупатели, если расплачиваются картой, получают кэшбэк — бонусы от банка.

Денежный ящик — для магазинов с большим потоком покупателей, которые платят наличными. Нужен, чтобы хранить деньги в безопасности.

Принтер этикеток — понадобится, чтобы самостоятельно промаркировать товар, если штрихкод не нанес производитель. Но распечатывать штрихкоды можно и на обычном принтере, поэтому на принтере этикеток можно сэкономить.

Установить и зарегистрировать кассу

Шаг 1. Заключите договор с оператором фискальных данных. Оператор фискальных данных — посредник между продавцом и налоговой.

Чеки с кассы сначала поступают в ОФД, а он передает их налоговой в нужном формате. Пока нет договора с ОФД, налоговая не зарегистрирует кассу, кроме случая, когда можно работать автономно в местности, отдаленной от сетей связи.

Выберите любого ОФД из официального реестра налоговой службы. Цена у всех ОФД почти одинаковая — в среднем 3000 ₽ за кассу в год. Иногда производители касс объявляют акции и предоставляют услуги ОФД в подарок.

Шаг 2. Оформите электронную подпись. Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы зарегистрировать кассу через интернет. Ее можно бесплатно получить в налоговой. Если у компании или ИП уже есть КЭП, то получать новую не надо.

Шаг 3. Подайте заявление на регистрацию онлайн-кассы в личном кабинете юрлица или ИП на сайте налоговой службы. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ».

Зарегистрировать кассу на сайте налоговой можно за 15 минут

В списке выберите «Заполнить параметры заявления вручную».

Приготовьте необходимые данные, которые вам нужно будет указать в регистрационной форме

Заполните в заявлении:

1. Адрес и место установки онлайн-кассы, адрес местонахождения продавца — адрес магазина, кафе или другой точки, где стоит касса. Например, торговый центр «Ромашка», павильон 187. Причем адрес регистрации продавца и адрес установки онлайн-кассы могут не совпадать. Если подключаете облачную кассу, адресом места установки будет ЦОД — центр обработки данных поставщика кассы.

Адрес места установки онлайн-кассы нужно выбрать из справочника ФИАС. Если адреса в справочнике нет, нужно собрать документы на торговую точку, например договор аренды, обратиться с ними в администрацию района, где находится точка, и подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.

2. Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Посмотрите их в паспорте кассы или на обратной стороне аппарата. Модель кассового аппарата нужно выбрать из предложенного списка. Все серийные номера ККТ и серийные номера фискального накопителя есть в базе ФНС. Как только укажете номер, сразу же запускается автоматическая проверка на наличие номера в базе и не зарегистрирован ли этот номер за кем-либо другим.

3. Сведения об использовании ККТ. Поставьте галочку, если у вашей кассы есть какие-то особенности: например, если вы будете использовать ее только для расчетов в интернете или для развозной торговли.

Будьте внимательны: если вы во время регистрации не поставите галочку, потом указать особые параметры не получится

4. ОФД, с которым вы оформили договор. Выберите его из предложенного списка.

Отправьте заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится регистрационный номер кассы.

Регистрационный номер понадобится, чтобы завершить регистрацию онлайн-кассы

Шаг 4. Введите регистрационный номер в онлайн-кассу. У вас есть сутки с момента проверки, чтобы ввести регистрационный номер вместе с ИНН в ККТ. Если ошибетесь хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействительным и его можно будет просто выбросить. Придется покупать новый. Если вы все сделали правильно, онлайн-касса распечатает отчет о регистрации.

Шаг 5. Введите данные отчета о регистрации в личном кабинете. Вернитесь в личный кабинет на сайте налоговой службы, на вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Откройте «Отчет о регистрации ККТ»: укажите в нем время чека, его порядковый номер и в строке «Фискальный признак» 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД» — эту информацию вы тоже берете из отчета.

Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — анкета уйдет на проверку в ФНС. Если она пройдет успешно, то на сайте появится отметка «ККТ зарегистрирована».

Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью налоговой службы.

Карточку регистрации не нужно распечатывать, она будет храниться в вашем личном кабинете на сайте ФНС

Шаг 7. Введите параметры регистрации в личном кабинете ОФД. После получения карточки регистрации добавьте кассу в личном кабинете на сайте ОФД. Укажите параметры настройки — у каждого оператора они свои — и нажмите «Зарегистрировать кассу».

Ошибки при регистрации ККТ в налоговой инспекции

Налоговая инспекция может отказать в регистрации, если:

• в реестре ККТ или реестре фискальных накопителей нет сведений о вашем устройстве;
• ККТ числится как потерянная или украденная;
• в заявлении о регистрации указаны недостоверные или неполные сведения, например неправильный адрес установки.

Еще могут отказать в регистрации онлайн-кассы, которая будет работать в автономном режиме, если адрес места установки и работы кассы отсутствует в утвержденном перечне отдаленных местностей.

Что делать, если с кассой возникли проблемы

Рассказываем, что делать, если:

• не работает интернет;
• онлайн-касса сломалась или не работает из-за отключения электричества;
• онлайн-касса заблокирована из-за DDoS-атаки.

Не работает интернет. Если нет интернета, пробитые на кассе чеки не будут передаваться ОФД в момент расчета. Эти чеки сохранятся в фискальном накопителе, а после восстановления связи будут переданы ОФД.

Если чеки были пробиты при отключенном интернете, после устранения проблем со связью нужно проверить, ушли ли они в ОФД. Узнать о не переданных чеках можно:

• из уведомления о не переданных ОФД документах, если такие уведомления предусмотрены в модели кассы;
• из личного кабинета ОФД. Там можно посмотреть переданные чеки. Если нужных чеков в списке нет, значит, информация не передалась;
• из отчета о закрытии смены. В нем отражается количество чеков, которые не отправлены ОФД;
• из отчета о текущем состоянии расчетов.

Если были найдены не переданные чеки, нужно подождать до двух суток, чеки могут уйти не сразу. Если чеки все-таки не ушли — обратиться к специалисту, который занимается обслуживанием вашей кассы. Он поможет решить проблему.

Онлайн-касса сломалась или не работает из-за отключения электричества. Торговлю нужно приостановить. Продавать товары, работы, услуги без применения онлайн-кассы и выдавать вместо кассового чека товарный чек или типографский бланк строгой отчетности нельзя.

За торговлю при неработающей кассе будет штраф:

• для ИП и должностных лиц — от 25 до 50% суммы расчета, но не менее ;
• для малых предприятий — от 37,5 до 50%, но не менее 15 000 ₽;
• для крупных и средних компаний — от 75 до 100% суммы покупки, но не менее 30 000 ₽.

На случай поломки кассы лучше иметь запасную. Если ее нет, торговлю нужно остановить до тех пор, пока кассу не починят.

Когда касса заработает, нужно пробить чеки коррекции с признаком расчета «приход» на сумму каждой операции, которую провели, пока касса не работала.

ККТ заблокирована ОФД из-за DDoS-атаки. Из-за блокировки фискальные данные не поступают ОФД в момент расчета. В этом случае пользователю ККТ нужно передать фискальные данные сразу после разблокировки его IP-адреса ККТ, но не позднее чем по истечении 30 календарных дней.

В этом случае продавец освобождается от штрафа, так как в нарушении нет его вины.

Онлайн-кассы: что это такое, кто должен их использовать, какие они бывают и как выбрать

Без онлайн-кассы нельзя — могут оштрафовать и запретить работать. Статья для тех, кто ещё не разобрался в вопросе.

Кадр: сериал «Отличные новости» / NBC

Онлайн-касса — устройство для расчёта с клиентами и передачи данных о продажах в налоговую. В 2023 году её обязаны использовать практически все компании и предприниматели для всех видов платежей.

В статье разбираемся:

онлайн-касса и как она работает;
• кто может не использовать онлайн-кассы; предусмотрены;
• какие есть виды онлайн-касс;
• по каким критериям их выбирать.

Что такое онлайн-кассы и как они работают

Онлайн-касса (или ККТ ) — аппарат для учёта продаж бизнеса. Он формирует чеки, шифрует и сохраняет их в своей памяти (фискальном накопителе), а затем передаёт эти данные в ФНС через ОФД.

ОФД — оператор фискальных данных. Он играет роль посредника между онлайн-кассой и налоговой службой, а также хранит данные о полученных чеках в течение пяти лет.

При установке онлайн-кассы компания или ИП обязаны заключить договор с оператором и оплатить его услуги. Ориентировочная стоимость тарифов ОФД: 300 рублей за месяц, 1700 рублей — за полгода, 3000 рублей — за год, 6700 рублей — за три года. Выбрать ОФД можно в реестре компаний, аккредитованных ФНС.

Принцип работы онлайн-касс такой:

• Кассир проводит платёжную операцию за товар или услугу. Операция может формироваться автоматически при оплате в приложении или через сайт.
• Онлайн-касса передаёт данные об операции в фискальный накопитель и формирует чек.
• Чек передают покупателю — в бумажном и/или в электронном виде в зависимости от функциональности кассы.
• Фискальный накопитель сохраняет и шифрует данные чека.
• Онлайн-касса передаёт зашифрованные данные в ОФД.
• ОФД проверяет данные, обрабатывает их и пересылает в ФНС.

Покупатель в любой момент может обратиться в ФНС, чтобы проверить данные чека.

Обычно описанный процесс проходит в реальном времени. Но также допускается, чтобы онлайн-касса работала без связи 30 дней. Когда её снова подключают к интернету, она отправляет информацию сразу обо всех проведённых за это время операциях.

Важно: обязанность сдавать налоговую отчётность у компаний и предпринимателей при этом остаётся.

Кто может не использовать онлайн-кассы

Использовать онлайн-кассы должны все компании и ИП. Но есть исключения — они описаны в статье 2 №54-ФЗ.

Работать без онлайн-касс можно:

• Если ИП или физлицо работает на НПД . В этом случае они должны выдавать чеки клиентам через приложение «Мой налог».
• Если ИП работает на патентной системе налогообложения и ремонтирует или шьёт одежду и обувь, предоставляет услуги химчистки, изготавливает ключи, ремонтирует мебель, занимается животноводством, фотографирует и обрабатывает фотографии.
• Если компания или ИП из-за специфики своей работы или особенностей местонахождения не может проводить расчёты при помощи касс. Это относится, например, к тем, кто продаёт ценные бумаги, торгует на ярмарках и в выставочных комплексах, вскапывает огороды, оказывает услуги по уходу за детьми и больными.
• Если ИП сдаёт в аренду жилые помещения и машино-места, которые принадлежат ему по праву собственности.
• Если бизнес ведёт деятельность в отдалённых и труднодоступных местах. Перечень таких мест определяют и публикуют на своих сайтах субъекты РФ.

Даже если бизнес подпадает под действие исключений, лучше регулярно следить за обновлениями закона — исключения могут убрать из списка .

Штрафы за нарушения правил работы с онлайн-кассами

Наказания за нарушения правил использования ККТ предусмотрены статьёй 14.5 КоАП РФ. Они могут быть принимать вид предупреждения, штрафа или приостановки деятельности бизнеса.

Вот основные нарушения, за которые бизнес могут наказать:

• отсутствие или неприменение онлайн-кассы;
• невыдача чека покупателю;
• непредставление документов о работе ККТ по запросу ФНС;
• некорректное использование ККТ — например, если онлайн-касса не подходит хотя бы под один пункт закона №54-ФЗ, нарушены сроки или порядок регистрации ККТ, нет связи с ОФД или заявленные суммы чеков ниже фактических.

Штрафы за отсутствие или неприменение онлайн-кассы. Для предпринимателей размер штрафа равен 25−50% от суммы, принятой без ККТ, но не менее 10 000 рублей. При первичном нарушении ИП могут получить только предупреждение.

Для компаний размер штрафов составляет 75−100% суммы, но не менее 30 000 рублей. Также в случае с юридическими лицами штрафуют сотрудника, который провёл расчёт без кассы, — на 25−50% от этой суммы.

При повторном нарушении, если совокупная сумма расчётов, проведённых без ККТ, составила 1 000 000 рублей и больше, ФНС может приостановить деятельность компаний и ИП на срок до 90 суток.

Чтобы избежать наказания, юридические лица и ИП могут сформировать чек коррекции на сумму, которую приняли без ККТ, и отправить его в налоговую. Также нужно указать причину нарушения — например, отсутствие интернета. Важно сделать это до того, как факт нарушения установит ФНС.

Штрафы за невыдачу чека. ИП и должностные лица получают штраф размером 2000 рублей. Компании штрафуют на 10 000 рублей. При первичном нарушении и компании, и ИП могут обойтись предупреждением.

Штрафы за непредставление документов о работе ККТ по запросу ФНС. Для ИП и должностных лиц — предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей. Для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей.

Штрафы за некорректное использование онлайн-кассы. Такие же, как и в предыдущем случае. Для ИП и должностных лиц — предупреждение или штраф в размере 1500−3000 рублей. Для компаний — предупреждение или штраф в размере 5000−10 000 рублей.

Итоговая сумма штрафа зависит от частоты и видов нарушений. Например, если в ходе проверки будет установлено, что нарушение возникло из-за технической ошибки и не было преднамеренным, наказание будет минимальным.

Какие есть виды онлайн-касс

Онлайн-кассы отличаются друг от друга функциональностью и размерами. Разберём основные виды — все они подходят как для компаний, так и для ИП.

Стационарные онлайн-кассы. Это типичные кассовые аппараты, которые чаще всего используют средние и крупные компании — например, сетевые магазины или места общепита.

В комплект стационарных касс входят: фискальный регистратор, компьютерный блок, сканер штрихкодов, весы, платёжный терминал, принтер чеков, кассовый ящик для денег. Также на кассы можно установить бухгалтерские программы, системы товароучёта и другое ПО для автоматизации процессов.

Автономные (или мобильные) онлайн-кассы. Это один из наиболее просто устроенных видов касс. Внешне они похожи на калькулятор — небольшой экран и кнопки. В их состав входят фискальный регистратор и принтер чеков. Дополнительно к автономным кассам можно подключить терминал для оплаты картой.

Такие кассы могут работать от сети или от встроенного аккумулятора. Их не нужно подключать к компьютеру — данные в ОФД они отправляют через Wi-Fi или мобильную сеть. В большинство автономных касс можно загрузить около ста номенклатурных позиций.

Чаще всего автономные кассы использует микробизнес и малый бизнес с небольшим ассортиментом и небольшим потоком покупателей. Также они удобны там, где могут быть проблемы с интернетом и электричеством.

Смарт-терминалы. Выглядят как планшет с сенсорным экраном и встроенным принтером чеков. Работают на базе Android. В них можно установить нужные программы — например, приложения для отслеживания продаж.

По беспроводным каналам к смарт-терминалам можно подключить эквайринг, денежный ящик, сканер штрихкодов, весы и другое оборудование. Поэтому они подходят практически для всех видов бизнеса.

Как и автономные кассы, смарт-терминалы могут работать от сети или от встроенного аккумулятора.

Фискальный регистратор. Это устройство с фискальным накопителем и принтером чеков. Работает только в комплексе с компьютером или терминалом с нужным софтом для товароучёта — например, с программами «1С», «МойСклад», «Контур».

В фискальных регистраторах нет встроенных модемов и аккумуляторов, поэтому работают они только от сети, а данные в ОФД передают через подключённый компьютер или планшет.

Онлайн-кассы с эквайрингом. К ним не нужно подключать дополнительное оборудование для оплаты картой — эквайринговый механизм уже встроен в аппарат вместе с фискальным регистратором и принтером чеков.

В таких кассах есть аккумулятор и возможность подключаться к мобильной сети. Лучше всего они подходят для работы курьеров, такси или работы на выезде. С их помощью можно проводить и безналичный, и наличный расчёт.

Иногда онлайн-кассы со встроенным эквайрингом применяют для стационарной работы в малом бизнесе — чтобы не подключать банковский терминал отдельно. Минус этого способа в том, что, если сломается эквайринговый механизм, принимать платежи наличными будет тоже нельзя.

Облачные онлайн-кассы. С помощью них принимают платежи через сайт. Такие кассы подходят компаниям, которые получают платежи дистанционно или работают на выезде. В торговых точках работать через них нельзя.

Облачные онлайн-кассы берут в аренду и интегрируют с сайтом компании, где ведутся продажи. Физически кассовый аппарат находится в ЦОД облачного сервиса. Управлять устройством и смотреть статистику можно в личном кабинете для бизнеса.

Одна облачная касса может обслуживать сразу несколько мест расчёта. Чаще всего их используют онлайн-магазины, службы такси и доставки.

Какую кассу выбрать: главные критерии

Перед покупкой онлайн-кассы оцените, где и как она будет работать. Вот основные параметры для оценки.

Вид бизнеса и формат расчётов. Например, для небольшого придомового магазина будет достаточно автономной онлайн-кассы с подключённым эквайрингом. Для службы доставки цветов подойдёт облачная касса. В большом оптовом магазине лучше установить стационарную онлайн-кассу и подключить к ней нужный софт для автоматизации и учёта.

Условия торговли. В небольших помещениях удобнее использовать смарт-терминалы. Если торговля ведётся на улице, подойдут автономные кассы или онлайн-кассы с эквайрингом. Важно, чтобы мощности батареи хватало на полный рабочий день.

Число клиентов. Чем больше клиентов, тем мощнее должна быть касса. От этого зависит скорость обработки платежей и выдачи чеков. Например, в людных местах лучше установить стационарные онлайн-кассы или производительные фискальные регистраторы.

Необходимость автоматизации бизнеса. Если касса нужна только для выдачи чеков и передачи данных в налоговую, будет достаточно автономной онлайн-кассы или кассы с эквайрингом. Если компания планирует вводить системы автоматизации, то лучше установить кассу, которую можно будет с ними интегрировать, — например, смарт-терминал, стационарную онлайн-кассу или фискальный регистратор.

Совместимость ПО. Если у бизнеса уже есть другое торговое оборудование — например, сканер штрихкодов или терминал эквайринга, — важно, чтобы их ПО было совместимо с ПО онлайн-кассы.