Инвентаризация: пошаговая инструкция
Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.
Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.
Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств
Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;
при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;
при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
при ликвидации или реорганизации организации.
Порядок проведения инвентаризации
Инвентаризация проводится в несколько этапов.
Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии
Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).
Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:
представители администрации организации;
работники бухгалтерской службы (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);
другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).
Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.
В комиссию должны входить как минимум два человека.
Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.
После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.
Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.
Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц
Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны.
Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств
Инвентаризационная комиссия определяет:
наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);
виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);
состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).
Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 — 2.11 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета
После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.
Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.
Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:
по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);
по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);
по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);
по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);
по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);
по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).
Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией
Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).
Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.
Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.
Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.
С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).
Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.
Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации
Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.
К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).
После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).
Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.
После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.
Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).
При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.
Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.
Выявлена недостача
В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).
Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).
Проводки будут такие.
Проводка
Операция
Д 94 — К 10 (41, 43)
Списана стоимость утраченного имущества
Д 20 (25, 26, 44) — К 94
Списана недостача в пределах норм естественной убыли
Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н):
если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;
Проводка
Операция
Д 94 — К 01 (10, 41, 43, 50)
Списана стоимость утраченного имущества
Стоимость недостач отнесена на виновных лиц
Дт 50 (51, 70) — К 73 (76)
Стоимость недостач взыскана с виновного лица
Сверхнормативная недостача списана в расходы
Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.
Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):
или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);
или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.
Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):
или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;
или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.
Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.
Выявлены излишки имущества
Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:
Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:
или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);
или отчетом независимого оценщика.
Проводка в бухгалтерском учете будет такая:
Проводка
Операция
Д 01 (10, 41, 43, 50) — К 91
Отражены излишки, выявленные при инвентаризации
Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете
Согласно п. 6 ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) бухотчетность должна давать полное и достоверное представление о финансовом состоянии компании. Для соблюдения данного требования в бухучете используется такой метод контроля — инвентаризация.
Инвентаризация — процедура сопоставления фактического наличия ценностей фирмы и ее обязательств с данными бухучета. Также в ходе инвентаризации дается оценка состояния активов компании.
Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован следующими нормативными актами:
- Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финобязательств (приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49);
- Положением по ведению бухучета и отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
- законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Компания должна проводить инвентаризацию по собственному, взятому в аренду или на ответственное хранение имуществу, а также по ценностям, полученным для переработки.
Фирма, согласно п. 27 Положения по ведению бухучета, обязана провести инвентаризацию в следующих случаях:
-
— за исключением имущества, которое уже было проверено после 1 октября текущего отчетного года;
- при смене матответственных лиц;
- при обнаружении хищений, злоупотреблений и испорченного имущества;
- при передаче активов на продажу, в аренду или для выкупа;
- при преобразовании компании, а также при ее ликвидации — до формирования ликвидационного баланса;
- при наступлении чрезвычайных ситуаций.
Если матответственность коллективная, то инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива, выбытии из коллектива более 50% участников или по требованию одного или нескольких членов коллектива.
Итак, по общему правилу инвентаризация активов и обязательств фирмы проводится как минимум 1 раз в год. Исключения: ОС разрешено проверять 1 раз в 3 года, библиотечные фонды — 1 раз в 5 лет, а в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним территориях) инвентаризацию ценностей на 10-м и 41-м счетах можно проводить в период наименьших остатков.
Пошаговую инструкцию проведения инвентаризации вы найдете в «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Путеводитель по бухгалтерской отчетности.
Документальное оформление в бухучете инвентаризации
Для проведения инвентаризации руководитель компании формирует инвентаризационную комиссию, состав которой утверждает в приказе по форме ИНВ-22.
Каждую инвентаризацию заносят в журнал по форме ИНВ-23.
До начала процедуры проверки матответственные лица письменно подтверждают, что все учетные документы переданы инвентаризационной комиссии.
Для каждого типа ценностей и обязательств существуют отдельные бланки инвентаризационных описей:
-
— для ОС; — для ТМЦ; — для отгруженных товаров; — для товаров и материалов в пути; — для наличных денежных средств; — для ценных бумаг и БСО; — для проверки расчетов с контрагентами.
Какими документами оформить недостачи, выявленные при инвентаризации, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ беспллатгно.
В описях фиксируются сведения о проверяемом имуществе: наименование, количество, состояние, инвентарные номера и т. д. Данные в описи заносят вручную или с использованием вычислительной техники. Помарки не допускаются.
Если при проверке выявлены излишки в данных бухучета от реального наличия имущества, комиссия заводит сличительные ведомости по бланку:
-
— для ОС; — для ТМЦ.
Такие ведомости составляются в двух экземплярах: для бухгалтерии и матответственного лица, которое должно письменно пояснить причину расхождений.
Расхождения могут быть следующих видов:
- Излишки — зачисляются на сч. 91 в корреспонденции со счетом учета имущества по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухучету МПЗ, утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).
- Недостача — может быть в рамках естественной убыли — тогда ее относят на счета затрат. Сверхнормативная убыль списывается за счет виновных лиц. Если таковые отсутствуют или суд отказал во взыскании убытков, то недостача списывается на издержки производства (абз. 5 п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Внимание! Использовать нормы естественной убыли можно, только если они утверждены законодательными актами соответствующих госорганов. Списать недостачу или порчу ценностей сверх норм бухгалтер должен на основании решения суда (при отсутствии виновных или отказе на взыскивание с виновного лица) или заключения о порче имущества, выданного специализированной организацией (п. 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Во время инвентаризации может быть обнаружена пересортица. Тогда излишки и недостачи засчитываются между собой, а матответственные лица предоставляют комиссии письменные объяснения. Зачет может быть проведен только за один и тот же проверяемый период у одного и того же матответственного лица по одним и тем же ценностям (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Если же излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий аналогичен таковому при обнаружении недостачи.
Важно! В налоговом учете зачет по пересортице делать нельзя (письмо Минфина от 23.05.2016 № 03-03-06/1/29309).
Итоги всех инвентаризаций фиксируются в ведомости результатов по форме ИНВ-26.
Бухгалтерский учет результатов инвентаризации: проводки
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит в месяце, в котором закончилась инвентаризация. Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухотчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Если во время проверки выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку:
- Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91 — оприходованы ценности, обнаруженные при инвентаризации.
Если же обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету сч. 94 в корреспонденции со счетом недостающих ценностей. Если это естественная убыль, то далее следует проводка:
- Дт 20, 23, 44 Кт 94 — списана стоимость ТМЦ в пределах норм естественной убыли.
Если же размер недостачи больше норм естественной убыли либо для объекта такие нормы не установлены, а виновник недостачи работает в компании, то бухгалтер делает в бухучете запись:
- Дт 73 Кт 94 — недостача отнесена на матответственное лицо.
Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника — но не более 20% зарплаты за месяц (ст. 138 ТК РФ):
- Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из зарплаты материального лица.
Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга:
- Дт 50 Кт 73 — материальное лицо внесло деньги в кассу для погашения долга.
Если же виновник недостачи не обнаружен либо суд не разрешил компании взыскивать с него деньги, делается запись:
- Дт 91-2 Кт 94 — списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновного лица или отказе от взыскания.
Подробную инструкцию отображения результатов ревизии в бухгалтерском и налоговом учете подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демодоступ бесплатно.
Итоги
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах. Излишки приходуются как прочий доход компании, а недостачи списываются за счет виновных лиц, а если их нет — отражаются в учете как прочие расходы.
Инвентаризация: пошаговая инструкция по проведению и оформлению результатов
Инвентаризация — фактический пересчет всех средств и имущества, которые числятся на балансе организации: материальных и нематериальных ценностей, в том числе сырьевой базы, канцелярии. Синонимы: переучет, ревизия.
С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет».
Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью. Разберем, как проводить переучет.
Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом
Понадобится лишь смартфон или терминал сбора данных, чтобы сканировать штрихкоды товаров.
Подгрузите текущие учетные остатки, внесите фактические — корректирующие документы будут созданы автоматически.
- Автоматическая проверка расхождений
- Автоматическое формирование инвентаризационной описи и выгрузка в Excel
- Актуальная информация по недостаче и излишкам
- Работа с маркированными товарами — бесшовная интеграция с Честным Знаком
- Быстрый старт, работа на бесплатном тарифе, поддержка 24/7
Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит:
- отвлечение работников магазина от их основных обязанностей;
- дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу;
- упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения проверки.
Если компания состоит из одного человека, в ходе переучета ему придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.
Что проверяют при инвентаризации
Пересчету подлежит все имущество и финансовые обязательства как по головному предприятию, так и по подразделениям, а именно:
- Основные средства;
- Производственные запасы;
- Материальные активы;
- Нематериальные активы;
- Товары;
- Финансовые вложения;
- Резервы;
- Деньги, денежные документы и бланки строгой отчетности;
- Кредиторская задолженность и прочие обязательства;
- Прочие материальные и нематериальные ценности.
Для пересчета финансовых обязательств в ведомости отражают договоры о кредитах, займах и т.д.
Виды инвентаризации
Типы переучета имущества зависят от поставленных целей и особенностей проведения. Рассмотрим все классификации.
По календарному графику, который руководитель утверждает в начале отчетного года, и на основании подписанного им приказа. Персонал заранее информируют о переучете имущества.
Цель — выявить факты хищения, недостач, потерь. Назначается после техногенных и стихийных бедствий, а также при смене материально ответственных лиц, чтобы избежать неприятных ситуаций после назначения нового работника.
Проводится, если есть спорные моменты по результатам первичной ревизии или подозрения о недобросовестности материально ответственных лиц.
Проводится после плановой, чтобы перепроверить достоверность расчетов.
В зависимости от объема имущества
Обязательная ревизия всех ценностей компании каждый год.
Если объем имущества существенный, нужен аудит. Это значит обязательное участие аудитора в качестве независимого наблюдателя, который должен фиксировать все отклонения и следить за правильностью проведения процедуры.
Переучет по подразделению, отделу, направлению.
По масштабу охвата
Переучет имущества по всем подразделениям и направлениям. Для каждого назначается своя инвентаризационная комиссия и проверяющие работники, привлекают независимых ревизоров.
Переучет ценностей из области ответственности конкретного сотрудника.
По условиям проведения
В соответствии с действующим законодательством, проводится раз в год.
По инициативе руководителя.
По способу проведения
Ревизия имущества и ценностей по фактическому наличию.
Ревизия продукции и активов по документальным данным либо в электронном виде, либо в печатном.
Сроки проведения инвентаризации
Сроки проведения инвентаризации в России определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности.
Как правило, в магазине и на складе проверку проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом.
Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Если применять такой механизм контроля, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявить бракованный товар, убрать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.
Основные средства нужно проверять раз в три года. Об этом написано в пункте 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.
Руководитель организации имеет право самостоятельно назначить переучет, согласно пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации, то есть он определяет:
- количество и даты мероприятий в отчетном году;
- перечень проверяемого имущества;
- финансовые обязательства при каждой проверке.
Для кого инвентаризация обязательна
Согласно п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» и пп. 26, 27 Положения по ведению бухгалтерского учета, годовая процедура переучета имущества обязательна для всех предприятий без исключения.
Проверку проводят в следующих случаях:
- при сдаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц на день приемки-передачи дел;
- при установлении фактов хищений и порчи ценностей,
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями,
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в остальных случаях, предусмотренных в части 3 статьи 11 Закона о бухгалтерском учете, пункта 27 Положения по ведению бухгалтерского учета, пункта 1.5 Методических указаний по инвентаризации.
Список материально ответственных лиц
Полную материальную ответственность несут:
- кассиры и контролеры;
- продавцы;
- кладовщики;
- курьеры;
- руководители и их заместители;
- директоры, заведующие и администраторы организации и подразделений.
Это условие прописано в трудовом договоре.
Весь список лиц, с кем организация вправе заключать договоры о полной индивидуальной или коллективной ответственности, есть в Постановлении Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85.
Материально ответственные лица (МОЛ) принимают участие в проверке ценностей, за сохранность которых отвечают.
В начале мероприятия от них нужно подтверждение, что все первичные документы о движении ценностей сданы в бухгалтерию, а поступившие или выбывшие ценности оприходованы или списаны соответственно. Для этих целей МОЛ составляет расписку. Шаблон обычно предусматривается в самой форме инвентаризационной описи.
Порядок проведения инвентаризации в 2023: пошаговая инструкция
Инвентаризация в магазине и на складе — это по сути пересчет и оценка товара в наличии. В случае каких-то проблем — по качеству или количеству — нужно оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару.
На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов с обобщенными итогами. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет. Затем следует принятие решения о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.
Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.
Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях
ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации
Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара. Данные заносят в графу «Фактическое наличие». По завершении пересчета документ подписывают все члены комиссии
ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ
Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим данными и учетными
Если у вас есть бухгалтер, сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3
ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей
ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути
ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение
ТОРГ-16 — акт о списании товаров
Принимается решение о взыскании ущерба с виновных. Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации — на его основании вносятся записи в бухучет
Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации
Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации
ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией
Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.
После регистрации вы бесплатно получите:
- Полный набор документов для инвентаризации: ИНВ-22, ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-6, ТОРГ-16 и другие.
- Доступ в МойСклад — сервис для учета товаров, в котором инвентаризацию можно быстро провести со смартфона, а пересортицу — снизить с помощью автоматической проверки комплектации.
Шаг 1: подготовка к инвентаризации и сбор комиссии
Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки.
Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально ответственное лицо, например, продавец или работник склада.
В состав инвентаризационной комиссии также включаются представители администрации организации, иногда — представители службы внутреннего аудита и эксперты независимых аудиторских организаций.
Разберем подробнее требования.
В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе.
Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, поэтому требуется больше времени и сил.
Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии.
Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.
Шаг 2: проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов
При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ о фактическом наличии ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета.
В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.
Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе.
Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.
Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо.
Если она составляется вручную, не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляют корректные цифры.
Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.
Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в ведомость.
Шаг 3: сверка фактических данных с учетными
По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара с данными системы учета.
Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо.
Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются:
-
; ;
- ТОРГ-15 — акт о порче, бое; .
Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, указывается в форме ИНВ-5.
На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе из-за срока годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16.
Он заполняется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация.. Подписать его должны все члены комиссии. При порче, бое, ломе товара заполняется ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать. Оформить документ нужно в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.
После регистрации вы бесплатно получите:
- Полный набор документов для инвентаризации: ИНВ-22, ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-6, ТОРГ-16 и другие.
- Доступ в МойСклад — сервис для учета товаров, в котором инвентаризацию можно быстро провести со смартфона, а пересортицу — снизить с помощью автоматической проверки комплектации.
Шаг 4: подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете
На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет.
Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли.
Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.
Излишки и недостача при инвентаризации
Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам.
Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.
При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта.
Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанский». Такая ситуация означает, что произошла пересортица.
В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене. В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика.
В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных.
Как выровнять расхождения
В большинстве случаев ответственность за недостачу несут виновные сотрудники — недостающую сумму могут вычесть из зарплаты. Но решение по результатам проверки принимает руководитель, и на практике часто недостача списывается на издержки, тем более если она не превышает установленных в организации норм. Незначительные расхождения — норма для любого предприятия.
Излишки могут отнести к результатам работы предприятия. В случае их возникновения нужно выяснить, кто является виновным, так как излишки также приводят к расхождениям.
Любые результаты проверки — и положительные, и отрицательные — фиксируются в отчетах, затем по ним подбивают итоги по остаткам.
Федеральная налоговая служба не вправе штрафовать за непроведение инвентаризации, но может это сделать, если выявит расхождения в данных (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ).
Как учесть человеческий фактор при инвентаризации
Регулярная ревизия нужна для своевременного выявления недобросовестных действий работников и ошибок, связанных с человеческим фактором.
При этом важно, чтобы инвентаризация была не просто формальным мероприятием, а способом получения информации, которая соответствуют действительности.
Для этого важно соблюдать два условия:
- Инвентаризация не должна повышать загруженность персонала.
Если назначаете штатного сотрудника для проведения ревизии, освободите его от непосредственных обязанностей на это время. Либо привлеките стороннего внешнего специалиста для проверки.
- Цель инвентаризации — провести точные подсчеты и итоги по остаткам, а не те, которые выгодны сотрудникам, которые проводят переучет.
Чтобы избежать махинаций с товарно-материальными ценностями и фиктивных сведений в документах, лучше подойдут услуги аутсорсинга. Сотрудник, который лично не заинтересован в результатах проверки, не будет скрывать реальные показатели и указывать фиктивные.
Автоматизация процесса
Автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.
Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить путем автоматического переучета.
Как избежать ошибок, которые приводят к пересортице и излишней бумажней волоките? Сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически, например, в МоемСкладе. Для этого свяжите программу, в который ведете учет — например, МойСклад — с терминалом сбора данных.
Нужно просто сканировать штрихкоды товаров на складе. Система сама выполняет поиск расхождений автоматически, а по итогу выдает инвентаризационную опись.
А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие.
Автоматизировать работу бизнеса поможет МойСклад. Все процессы по продаже и учету товаров бесплатно — рабочее место кассира, складской учет и CRM в комплекте.
Учет излишков и недостач при инвентаризации
Инвентаризация – одно из самых сложных мероприятий в жизни любой компании. Будь то ревизия товара, основных средств или денег. Но проведение проверки – это полдела. Отражение результатов пересчета тоже вызывают трудности у бухгалтера. Мы разобрались в особенностях учета выявленных излишков и недостач при инвентаризации.
Стремление к цели
Основные цели инвентаризации – выявление и устранение расхождений между учетным и фактическим наличием товара по всем номенклатурным позициям. Об этом сказано в законе «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ и Методических указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств № 49. Для того чтобы бухгалтер мог корректно отразить результаты проверки, необходимо спланировать ее проведение. Директор издает соответствующий приказ, а к пересчету должны быть подготовлены не только сами склады, но и база данных продукции.
Не упустите важный момент: оформление результатов инвентаризации проводится одновременно и в складском, и в бухгалтерском учете. Ответственным за это назначается кладовщик, с которым должен быть заключен договор о материальной ответственности.
По итогам проведения инвентаризации на складе выявляются все излишки и недостачи, возникшие в процессе деятельности фирмы. Задача бухгалтера – отразить эти данные в учете. При выявлении расхождений необходимо составить сличительную ведомость по форме № ИНФ-19. Кроме того, нужно списать потери в пределах норм естественной убыли. А недостачи и излишки указываются в сличительной ведомости в соответствии с оценкой в бухгалтерском учете.
Поиск виновного
При обнаружении недостачи руководство компании должно принять решение о том, за чей счет будет списан ущерб. Вариантов немного: если в недостаче товара виновен сотрудник компании, то убыток предприятия будет покрыт из зарплаты работника. Но учтите, что инспекторы тщательно проверяют эти операции. Вопросы могут возникнуть не только к налогообложению и учету удержаний, но и к правомерности наказания сотрудника.
Если директор все-таки решит покрыть недостачу за счет работника, необходимо учесть, что есть несколько видов материальной ответственности: полная, ограниченная или коллективная. Полное возмещение ущерба возможно в нескольких случаях:
- когда в законодательстве есть прямое указание на компенсацию при недостаче ценностей, доверенных работнику на основании договора или разового документа;
- когда ущерб был причинен в алкогольном, наркотическом или токсическом опьянении;
- когда ущерб был нанесен из-за преступных действий, зафиксированных приговором суда или в результате административного правонарушения;
- в случае разглашения тайных сведений или неисполнения работником своих должностных обязанностей;
- когда полная материальная ответственность устанавливается трудовым договором, который заключен с руководителем компании, его замом и главбухом.
Если с виновными сотрудниками был заключен коллективный договор, то товар вверяется всему персоналу. На этом основании недостача может быть удержана с группы лиц.
Опасный посредник
Но бывают случаи, когда при проведении расследования выясняется, что недостача возникла не по вине принимающей или отправляющей товар стороны. Ведь часто между двумя складами или компаниями есть посредник – перевозчик. Ответственность транспортной фирмы регулируется главой 40 Гражданского кодекса РФ. Так, в статье 796 ГК РФ сказано, что экспедитор несет ответственность за порчу товара, если не докажет, что недостача груза произошла вследствие обстоятельств, которые перевозчик не мог предотвратить и устранение которых от него не зависело.
В случае утраты транспортируемого товара, его стоимость возмещается в полном объеме. Если было обнаружено только повреждение продукции, то сумма компенсации должна покрывать цену, на которую снизилась стоимость товара. Кроме того, исполнитель возвращает отправителю средства, которые были перечислены за услугу.
Следует помнить, что документы о причинах несохранности груза, составленные перевозчиком, учитываются судом наряду с другими документами, которые могут служить основанием для ответственности перевозчика, отправителя либо получателя груза.
Списание в расходы
При отсутствии виновных лиц, суммы недостачи, которые были учтены на первоначальном счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списываются в дебет субсчета 91 «Прочие доходы и расходы». Порядок списания приведён в статье 12 федерального закона «О бухгалтерском учёте».
Не лишний излишек
В результате проведения инвентаризации могут быть выявлены излишки, которые обязательно нужно оприходовать. С этим у многих бухгалтеров возникают проблемы. Начать нужно с оценки товаров по рыночной стоимости на момент обнаружения.
Отражается это следующей проводкой:
Дебет 41 Кредит 91.1 – оприходованы излишки товаров.
Главное, на что нужно обратить внимание – это налоговый учет. Дело в том, что в соответствии с пунктом 250 НК, выявленные в результате инвентаризации излишки должны быть включены во внереализационные доходы компании. Это значит, что их необходимо учесть при расчете налога на прибыль. Кроме того, в соответствии с пунктом 2 статьи 254 НК при определении суммы материальных расходов стоимость излишков, определяется как сумма налога на прибыль, исчисленная с внереализационного дохода. То есть списать в убытки можно будет не всю рыночную стоимость оприходованных ценностей, а только сумму налога на прибыль, уплаченную в связи с найденным запасом.
Возможность пересортицы
При пересортице излишки и недостачи должны совпадать по количеству, о чем указывается в сличительной ведомости. Документ должен быть подписан руководителем склада и передан на утверждение директору. Он, в свою очередь, утверждает правильность формирования номенклатурных позиций товара. После чего ведомость передается в бухгалтерию. Но помните, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы работники учета могут сделать только в виде исключения за один проверяемый период и в отношении ценностей одного наименования в равных количествах. Об этом сказано в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России № 49 от 13 июня 1995 г.
Материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии о допущенной пересортице. Если конкретные виновники путаницы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в издержках обращения и производства.
В заключении отметим, что как бы долго ни затягивался ревизионный процесс, главная задача бухгалтера – приведение учетных данных в соответствие с фактическими показателями. И чем точнее будут отражены результаты текущей инвентаризации, тем проще будет разобраться с недостачами и излишками в будущем.