Смена паспортных данных учредителя и директора ООО в 2023 году
Информация о директоре, в том числе о его паспорте, содержится в многих документах, относящихся к компании. Такие сведения хранятся и в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). При замене документа данные в ЕГРЮЛ должны поменяться.
В статье расскажем, что делать, если произошло изменение паспортных данных учредителей ООО и как внести изменения в ЕГРЮЛ.
Для чего руководитель меняет паспорт
Замена паспорта у руководителя или учредителя может быть плановой или внеочередной. По плану, паспорт нужно менять по истечению срока действия — в 20 или 45 лет. К внеочередным случаям относится, например, смена фамилии или потеря документа.
При каких обстоятельствах паспорт не меняют
Паспорт не нужно менять при рождении ребёнка или изменения адреса регистрации. Новую информацию вписывают в действующий документ. Такие данные в ЕГРЮЛ менять не требуется.
Как вносились данные в ЕГРЮЛ при смене паспорта директора раньше
Ранее смена паспорта учредителя и директора ООО происходила по-другому. Руководитель должен был самостоятельно уведомить о смене паспорта в ЕГРЮЛ. Заполнялся документ по форме Р13014, его подписывали у нотариуса и передавали в ФНС. После этого, налоговая меняла информацию в государственном реестре.
Как поменять информацию в ЕГРЮЛ при смене паспорта директора в 2023 году
Если директор или учредитель имеет гражданство РФ, то отправлять данные в налоговую не нужно. Это делает ФНС. Ведомство обязано самостоятельно отслеживать изменения паспортных данных руководителей ООО и записывать их в ЕГРЮЛ. Данное условие закреплено законодательством, а именно в абз. 5 п. 4 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ. Новые паспортные данные вносятся налоговым органом на основании информации от МВД.
Если руководитель иностранный гражданин сменил паспорт
Граждане других государств должны действовать по старой схеме, а именно:
- Заполнить заявление по форме Р13014.
- Если документ подаётся в бумажной форме, заверить подпись заявителя у нотариуса.
- Передать документ в отделение ИФНС или отправить электронное заявление через онлайн-сервис на официальном сайте налоговой.
Нужно ли подписывать дополнительные соглашения с директором при смене паспорта
При смене паспорта директора или учредителя, в документ необходимо внести новые сведения. При этом, сами условия трудового договора не меняются. Поэтому дополнительное соглашение составлять не нужно. Также нет необходимости проводить общее собрание.
Если договор между учредителями содержит в себе пункт о том, что участники ООО должны уведомлять друг друга обо всех изменениях касающихся документов, следует разослать по электронной почте соответствующие сообщения.
Зачем лично отправлять уведомление о смене паспорта
После замены паспорта нужно перепроверить актуальность данных в ЕГРЮЛ. Сведения могут не обновиться из-за технического сбоя или поступать очень долго. Новая информация может вноситься в течение нескольких месяцев. Это вызывает определённые сложности при открытии банковского счёта или выполнении операций с партнёрами. Ведь паспортные данные руководителя будут разниться в документах. Если паспортные данные долго не меняются, то разрешено внести данные в Государственный реестр самостоятельно.
Для внесений изменений в ЕГРЮЛ рекомендуем воспользоваться нашим специальным сервисом. Специалисты помогут внесением изменений в ЕГРЮЛ, достаточно оставить свой адрес электронной почты.
Смена паспортных данных учредителя и директора ООО
Плановая замена паспорта или внеочередная (при утере, смене фамилии, имени или отчества)
Паспорт российского гражданина — основной документ, подтверждающий его личность. Как и любой другой документ, он имеет срок действия. Законодательно действие паспорта заканчивается, когда его владельцу исполняется 20 или 45 лет. Документ, полученный после 45-летнего возраста, бессрочен и действует на протяжении всей жизни его владельца.
При смене фамилии генерального директора, имени или отчества, а также при достижении вышеуказанного возраста ему, как и любому другому гражданину Российской Федерации, необходимо получить новый документ, удостоверяющий личность. Испорченный, украденный или утерянный паспорт необходимо в кратчайшие сроки восстановить.
Такие изменения, как состояние в браке, рождение детей, изменение места прописки и так далее, вписываются в документ без его замены.
При изменении паспортных данных гендиректора, учредителя предприятия или предпринимателя без образования юридического лица новые паспортные данные должны быть внесены в единый государственный реестр. Раньше эта обязанность возникала у самого предпринимателя, учредителя, руководителя. Требовалось заполнить форму Р14001 (сейчас это форма Р13014), заверить у нотариуса подпись в форме-заявлении, передать документ в налоговую службу. Теперь работники ФМС обязаны передавать все изменения паспортных данных в налоговую инспекцию. А ФНС самостоятельно вносит изменения в госреестр.
ВАЖНО! Закон предусматривает внесение измененных паспортных данных в единый госреестр только для граждан РФ. Граждане других государств обязаны подавать заявление в форме Р14001 (Р13014) с заверенной нотариально подписью в ФНС, как и прежде.
Возникли сомнения в ходе документального оформления той или иной процедуры, связанной с деятельностью организации? На нашем форуме можно уточнить любые моменты. Здесь, например, помогут разобраться, когда и как требуется обновление Решения учредителя.
Получение выписки из ЕГРЮЛ с внесенными изменениями о генеральном директоре
От даты выдачи паспорта до внесения изменений паспортных данных директора в государственный реестр может пройти до 15 рабочих дней. Связано это с тем, что документообмен между службами ФНС и ФМС может затянуться. Обратившись после этого срока с заявлением в ФНС о выдаче выписки из ЕГРЮЛ и получив ее на руки, вы сможете увидеть и проверить сделанные изменения.
Но иногда для бесперебойного ведения бизнеса требуется ускорить срок внесения изменений в ЕГРЮЛ. В этом случае можно написать заявления в свободной форме в ФНС и ФМС о передаче и внесении новых паспортных данных в ЕГРЮЛ или заполнить форму-заявление Р13014 (ранее — Р14001). Такие обращения в контролирующие органы ускорят процесс обновления данных, и ваш бизнес не пострадает.
Иначе возможны неприятности. Например, до момента внесения изменений в ЕГРЮЛ вы не сможете воспользоваться услугами банка. А полученные в этот промежуток времени выписки для контрагентов и торгов будут иметь неактуальные сведения.
Что делать, если директор сменил фамилию? Ответ на этот вопрос читайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Что делать, если данные нового паспорта не были внесены в ЕГРЮЛ или внесены с ошибками?
Если прошло достаточно времени, а в новой выписке из ЕГРЮЛ указаны данные старого паспорта или произведены изменения с ошибкой, то вам потребуется обратиться в налоговую службу с просьбой исправить допущенную ошибку.
Вы можете воспользоваться формой Р13014 (ранее была форма Р14001), отметив в разд. 2 стр. 1, что она подается в связи с исправлениями ошибочных данных, а можете обратиться в налоговую службу с заявлением произвольного формата. К такому заявлению необходимо будет приложить копию паспорта.
Итоги
В настоящее время между службами ФМС и ФНС налажен документообмен, и теперь не требуется при получении нового паспорта заполнять форму Р13014 (ранее — Р14001), тратиться на нотариуса. Все изменения в ЕГРЮЛ при перемене паспортных данных директора или учредителя предприятия будут внесены без вашего участия. Но иногда для ускорения процесса нужно обратиться в налоговые органы с соответствующим заявлением.
О том, как правильно составляются должностные инструкции для руководителей, узнайте из статьи «Должностная инструкция генерального директора ООО — образец-2022».
Смена паспортных данных в налоговой
Сервис Документовед может подготовить форму Р13014 для изменения паспортных данных участников или руководителя организации, а для ООО также сформировать файлы для отправки их в налоговую в электронном виде.
Для этого просто Зарегистрируйтесь в Сервисе и заполните простую анкету.
Как происходит автоматическая смена паспортных данных и в каких случаях потребуется самостоятельное уведомление налоговой
На данный момент в соответствии со ст. 5 ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ налоговая инспекция самостоятельно вносит в ЕГРЮЛ информацию об изменении паспортных данный руководителей и участников организаций на основании данных, полученных из федеральной миграционной службы. Обновленные сведения должны быть внесены в ЕГРЮЛ не позднее чем через 5 дней с момента поступления в ФНС информации об их изменении.
Если у вас в организации у участника или директора изменились паспортные данные, рекомендуем заказать расширенную выписку из ЕГРЮЛ (в отличии от обычной выписки в расширенной отображаются все паспортные данные). Если сменилась фамилия, то можно посмотреть обычную выписку, там сразу будет видно внесены ли изменения в ЕГРЮЛ.
На практике автоматическое изменение данных в налоговой часто происходит очень долго или не происходит совсем. Это может повлечь проблемы с банками, нотариусами, гос. органами, контрагентами (особенно если изменение данных касается смены фамилии руководителя организации).
В таких случаях можно написать письмо в ФНС с требованием осуществить в надлежащем порядке процедуру внесения изменений. Однако срок рассмотрения такого обращения будет составлять до 30 календарных дней.
Для ускорения процесса можно подать в налоговую форму Р13014, которую будут рассматривать всего 5 рабочих дней.
Подача заявления по форме Р13014 потребуется также в том случае, если смена паспортных данных происходит у участника или директора, которые являются иностранными лицами. Организация обязана сообщить в налоговую новые паспортные иностранцев в течение 7 рабочих дней (в 2021 году срок увеличен, ранее было 3 рабочих дня).
Процедура самостоятельной смены паспортных данных в налоговой
Шаг 1. Принятие решение о смене паспортных данных.
Данный шаг не является обязательным, т.к. решение о смене паспортных данных в ЕГРЮЛ не относится к компетенции общего собрания участников.
При нежелании подавать решение (протокол) участников можно приложить копию Приказа директора, c примерным текстом: «В связи cо сменой паспортных данных участника (директора), провести государственную регистрацию изменений в ЕГРЮЛ».
Либо можно просто подать заявление Р13014 без дополнительных документов. Хотя рекомендуем приложить хотя бы копию нового паспорта.
Шаг 2. Подготовьте форму Р13014.
Обратите внимание, что форма Р14001 с 25 ноября 2020 года больше не применяется. Новая форма Р13014 утверждена Приказом ФНС России от 31.08.2020 N ЕД-7-14/617@.
Для смены паспортных данных директора или участника ООО в форме Р13014 необходимо заполнить следующие листы:
- Титульный лист, страница 1.
- Лист «Г», если меняются данные участника.
- Лист «И», если меняются данные директора.
- Лист «П» — заполняются сведения о заявителе.
Шаг 3. Заверить форму Р13014 у нотариуса.
При подаче документов в налоговую лично, по доверенности или по почте необходимо заверить форму Р13014 у нотариуса. Заявителем в этом случае является руководитель общества и именно он обязан посетить нотариуса для заверения подписи.
При онлайн подаче документов через Интернет с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) это не требуется.
Шаг 4. Подайте заявление об исправлении ошибки в регистрирующий орган.
Для смены паспортных данных по форме Р13014 необходимо представить следующий комплект документов в регистрирующий орган:
- заявление по форме Р13014;
- приказ руководителя или протокол (решение) — по желанию;
- копия нового паспорта (по желанию);
- нотариально заверенная доверенность (если документы подаёт доверенное лицо);
- запрос на получение документов на бумажном носителе (при необходимости).
За государственную регистрацию изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой паспортных данных госпошлина не взимается.
Шаг 5. Получение документов из ФНС.
Срок регистрации новых паспортных данных — 5 рабочих дней.
Документы, подтверждающие факт внесения записи в ЕГРЮЛ с отметкой регистрирующего органа, направляются в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью налоговой, на адрес электронной почты, указанной заявителем в форме заявления. Также налоговая по запросу заявителя выдает документы, подтверждающие содержание электронных документов на бумажном носителе.
Руководителю исполнилось 45 лет, паспорт недействителен… Что делать?!
Работаешь, работаешь, и вдруг бац — 45 лет! И твой паспорт ровно в 12 часов превращается. нет, даже не в тыкву, а просто в макулатуру. Причиной этому правила выдачи паспорта гражданина РФ 1 . По установленным правилам паспорт подлежит замене по достижении гражданином 20-летнего и 45-летнего возраста. И если в 20 лет замена такого документа обычно проходит безболезненно, то в 45 лет может превратиться в катастрофу. Особенно если владелец этого паспорта — единоличный исполнительный орган хозяйственного общества. «Катастрофические» последствия заключаются в том, что какой-то период времени руководителю приходится существовать вообще без паспорта, и в том, что после его замены на руки выдают новый бланк документа с новыми реквизитами.
Чтобы 45-летие принесло только позитивные эмоции, задуматься о его юридических последствиях желательно заранее. Для успешной замены паспорта необходимо в течение 30 дней с даты достижения 45-летнего возраста с уже недействующим паспортом, заявлением, фотографиями обратиться в территориальный орган МВД России по месту жительства или, например, по месту пребывания. Ранее дня достижения 45 лет обращаться за заменой паспорта по причине такого возраста нет смысла, так как документы приняты не будут.
Подавать документы в органы МВД России можно не только напрямую, но и опосредованно: через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) или с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» 2 . Паспорт, оформленный на основании заявления через МФЦ, выдается также в МФЦ. На сегодняшний день такой способ обращения для замены паспорта представляется наиболее удобным. Исполнение обязанности по замене удостоверяющего документа потребует оплаты госпошлины, размер которой зависит от способа подачи заявления 3 .
Сама замена происходит не одномоментно, а занимает до 10 дней. В случае обращения в органы не по месту жительства — около 30 дней. Весь этот срок руководитель не имеет на руках привычного документа, удостоверяющего его гражданскую личность. На период замены при прямом обращении в МВД России можно получить временное удостоверение, но оно, к сожалению, не позволит руководителю реализовать все необходимые полномочия. Кроме того, срок его существования ограничен сроком замены паспорта, при получении которого временное удостоверение изымается. Поэтому в период с 45-летия до получения нового документа целесообразно не планировать важных длящихся мероприятий, связанных с предъявлением паспорта и его временного аналога. Но по странному стечению обстоятельств именно в этот период у руководителя появляется срочная необходимость открывать счета в банках, что-то регистрировать, куда-то лететь и т.п.
В ряде случаев выход из непростых положений все же может быть найден. Приведем несколько примеров таких ситуаций.
ОБЩЕНИЕ С БАНКОМ, РАБОТА С ЭЦП
При работе с банком в режиме интернет-банкинга, как правило, кредитное учреждение отслеживает срок действия паспорта руководителя и заранее предупреждает о его скором прекращении. На период между прекращением действия старого и получением нового документа самим банком может быть предложено осуществлять взаимодействие по данным заграничного паспорта, для чего необходимо банку эти данные вовремя предоставить. Но такое временное решение, действительно, является временным — на период до 30 дней. После окончания этого срока проблему отсутствия документа, удостоверяющего личность, придется решать вновь.
Действие выданной юридическому лицу на имя его руководителя электронно-цифровой подписи (ЭЦП), несмотря на использование при ее оформлении старых паспортных данных, досрочно не прекратится. Поэтому в переходный период можно продолжать ее использовать. Но, действуя добросовестно и предусмотрительно, при получении нового паспорта целесообразно произвести замену всех ЭЦП, предоставив для оформления уже новый документ.
ОБРАЩЕНИЯ В ЕГРЮЛ
Обращаться в ФНС России для внесения в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) сведений о новом паспорте руководителя не нужно. Изменение паспортных данных в ЕГРЮЛ регистрирующий орган осуществляет без участия владельца паспорта.
Внесение в этот период в ЕГРЮЛ иных сведений, в том числе связанных с регистрацией изменений в устав общества, может быть затруднено. По крайней мере, через нотариуса до получения нового паспорта это сделать не получится.
ОБРАЩЕНИЕ К НОТАРИУСУ
Обращение к нотариусу в период замены паспорта без получения временного удостоверения личности придется отложить. Также руководителю следует воздержаться от личного участия в мероприятиях с нотариусом, на которых потребуется установление личности. С одной стороны, нотариус вправе установить личность гражданина или представителя юридического лица при отсутствии документа, удостоверяющего личность, посредством единой информационной системы персональных данных, обеспечивающей обработку, сбор и хранение биометрических персональных данных 4 . Но, с другой стороны, чтобы нотариус этим правом мог воспользоваться, во-первых, руководителю необходимо заранее обеспечить наличие своих биометрических персональных данных в соответствующей системе, а, во-вторых, у нотариуса должны быть для этого соответствующие технические возможности.
ОБРАЩЕНИЯ К РЕГИСТРАТОРУ, А ТАКЖЕ УЧАСТИЕ В ОБЩИХ СОБРАНИЯХ АКЦИОНЕРОВ (УЧАСТНИКОВ)
К регистратору, ведущему реестр акционеров общества или реестр акционеров, в котором общество присутствует как акционер (или, например, как залогодержатель), лучше обращаться сразу после получения нового паспорта. Его замена потребует обновить анкету и иные необходимые регистратору для ведения реестра документы, в которых отражаются паспортные данные руководителя (документы о бенефициарах, выгодоприобретателях и т.п.).
При возникновении в период, пока идет замена паспорта руководителя, потребности участвовать в общих собраниях акционеров (участников), в которых общество выступает в качестве акционера (участника), целесообразно заранее озаботиться изготовлением доверенности на представителя. Такая доверенность даже после истечения срока действия паспорта не утратит своей силы, и представитель общества сможет по ней реализовывать свои полномочия. А вот участие самого руководителя без паспорта, пусть даже с временным удостоверением личности, может быть проблематичным из-за нестыковки данных о нем по различным документам (особенно на собраниях, в которых для подтверждения принятых решений приглашен нотариус).
ДЕЙСТВИЕ ДОВЕРЕННОСТЕЙ
Действие доверенностей, выданных от имени юридического лица, в период замены паспорта и в период после его замены до окончания срока действия доверенности не прекращается. Даже если в такой доверенности упоминаются старые паспортные данные руководителя. Но, исходя из жизненных реалий, имеет смысл особо важные для общества доверенности, в которых упоминаются паспортные данные, после получения руководителем нового паспорта переоформить.
ПОКУПКА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫХ И АВИАБИЛЕТОВ
Покупать билеты на железнодорожный транспорт и авиаперелеты в период, когда паспорт находится на замене и когда поездка тоже будет происходить в это же время, следует с использованием данных загранпаспорта руководителя или временного удостоверения личности. При ранней покупке билетов, когда на момент покупки старый паспорт еще действует, но сама поездка будет происходить в первые дни после достижения руководителем 45-летнего возраста, целесообразно использовать данные загранпаспорта.
Если же билеты покупаются задолго и сама поездка произойдет после наступления срока получения нового паспорта, в заказе можно использовать данные старого паспорта, так как в последующем при сопоставлении данных в билете поможет обязательная отметка на 19-й странице нового паспорта о реквизитах старого документа.
Это далеко не весь перечень возможных ситуаций, когда возникает необходимость использовать паспорт руководителя общества.
Рискнем предположить, что существующая сейчас система замены паспортов не является оптимальной в условиях всеобщей цифровизации, учета и развития электронных сервисов услуг. Это касается и технологии, и сроков. В советский период обновление главного удостоверения личности происходило путем вклеивания новой фотографии без физической замены бланка паспорта. Соответственно, его серия и номер оставались прежними. Современный способ замены паспорта связан с заменой бланка, а его данные как раз и являются основными реквизитами, на которые ориентируются во всех случаях обращения к паспорту. Из-за смены таких реквизитов и возникают проблемы.
Что касается сроков замены, то хотелось бы видеть этот процесс в таких же временных рамках, как, например, замена водительского удостоверения при окончании срока его действия, которая в обычном случае занимает всего пару часов.
Есть ли позитивные предпосылки для изменения ситуации в лучшую сторону? Еще в 2013 г. Правительство РФ утвердило «Концепцию введения в Российской Федерации удостоверения личности гражданина Российской Федерации, оформляемого в виде пластиковой карты с электронным носителем информации, в качестве основного документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации» 5 . В соответствии с данной концепцией планировался переход на пластиковые электронные удостоверения личности. По плану введение таких удостоверений предполагалось осуществлять уже с 1 января 2016 г. Но что-то этому помешало.
На сайте https://regulation.gov.ru/projects# в марте 2021 г. появился проект указа Президента РФ «О паспорте гражданина Российской Федерации, содержащем электронный носитель информации». В соответствии с ним с 1 декабря 2021 г. планируется ввести в действие паспорт гражданина РФ, содержащий электронный носитель информации, а также
«электронный документ, формируемый с использованием специальной программы для электронных вычислительных машин, устанавливаемой на индивидуальные мобильные устройства, и сопутствующей информационно-телекоммуникационной инфраструктуры, используемый в качестве основного документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации».
Из содержания начального текста проекта указа не ясно, в каком виде планируется выпуск нового паспорта (как пластиковая карта или в бумажном виде), что потребуется для замены старого паспорта и в какие сроки это будет происходить. Все это должно проясниться к 1 июня 2021 г., так как именно этот срок установлен Правительству РФ для утверждения образца бланка нового паспорта и для внесения изменений в нормативные акты, регулирующие выдачу паспорта гражданина РФ. Приведет ли это к устранению связанных с заменой паспорта проблем, покажет время.