Как перенести отпуск по графику на другое время по инициативе работника

Как оформить перенос отпуска по желанию работника

ТК РФ (ст. 123) предписывает работодателю планировать отпуска своих сотрудников на каждый предстоящий год, отражая время их предоставления в графике отпусков, утверждаемом не позже чем за 2 недели до начала очередного года. В соответствии с этим графиком работники и должны уходить в отпуск, а работодателю предстоит не только отпустить их туда, но еще до его начала не позднее чем:

• за 2 недели предупредить под расписку о запланированном отпуске;
• 3 календарных дня выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ, информация Минтруда России от 16.06.2014).

Означает ли это, что никакие отклонения от графика отпусков невозможны и что перенос ежегодного отпуска по инициативе работника недопустим? Нет, не означает. Несмотря на то что в график — документ, обязательный для исполнения, отклонения от него не только возможны, но в некоторых случаях оказываются необходимыми.

Все причины переноса отпуска можно разделить на 3 группы:

• Работодатель обязан продлить или перенести отпуск, согласовав конкретный вид действия и сроки с работником.
• С просьбой о переносе выступает работник. У работодателя здесь может возникнуть как обязанность согласиться с этим, так и право дать или не дать свое согласие на перенос отпуска по желанию работника.
• Инициатива переноса исходит от работодателя, и для того, чтобы он состоялся, работник должен дать свое согласие.

Оправданием последней ситуации служит производственная необходимость. Причем возможным оказывается даже перенос времени очередного отпуска на следующий год, если работник не относится к числу тех, в отношении кого запрещено непредоставление отпуска ежегодно (ст. 124 ТК РФ). Это лица:

• не достигшие возраста 18 лет;
• работающие во вредных или опасных условиях.

При этом следует учитывать, что дополнительные отпуска, имеющиеся у «вредников» и некоторых иных лиц, в части переноса будут подчиняться тем же правилам, что и обычные отпуска.

Какими документами оформить перенос отпуска по любому основанию, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.

Основания для появления обязанности продлить или перенести отпуск

Обязанность продления или переноса отпуска возникает у работодателя в случаях, когда время отдыха совпало:

• с больничным (но только самого работника, а не членов его семьи);
• периодом исполнения работником гособязанностей, требующих освобождения от работы;
• иной ситуацией, предусмотренной законодательно (в т. ч. локальным нормативным актом).

По согласованию с работником отпуск либо продлевается на неиспользованное им по вышеуказанной причине количество дней (причина должна быть подтверждена документально, но иных бумаг не потребуется), либо переносится на иные дни (в этом случае от работника нужно заявление с указанием конкретного периода).

Еще одним обязательным для работодателя основанием для переноса отпуска по инициативе работника становится нарушение им одного из сроков, имеющих значение для отпуска (предупреждения работника о его начале или выплате отпускных). Работнику в такой ситуации дается право требовать переноса времени отдыха на другой срок (ст. 124 ТК РФ).

Причины смещения отпуска по инициативе работника

Иные причины переноса отпуска по инициативе работника могут быть самыми разными, и здесь уже работодатель будет согласовывающей стороной. Однако есть ситуации, когда работодатель не имеет права на отказ. В удобное для него время отпуск будет предоставлен работнику:

• усыновившему ребенка в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ);
• мужу женщины, находящейся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• женщине, желающей присоединить очередной отпуск к отпуску по беременности и родам или отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• родителю (в т. ч. приемному), опекуну или попечителю ребенка-инвалида, не достигшего возраста 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• не достигшему возраста 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• совместителю, оформляющему отпуск по месту основной работы (ст. 286 ТК РФ);
• пострадавшему при аварии на Чернобыльской АЭС или участвовавшему в ликвидации ее последствий (п. 5 ст. 14, ст. 15 закона «О социальной защите…» от 15.05.1991 № 1244-1);
• получившему дозу облучения при ядерных испытаниях на полигоне в Семипалатинске (п. 15 ст. 2 закона «О социальных гарантиях…» от 10.01.2002 № 2-ФЗ);
• отмеченному знаком «Почетный донор» (подп. 1 п. 1 ст. 23 закона «О донорстве…» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• инвалиду, участнику войны, ветерану боевых действий или по долгу службы находившемуся на территории их ведения, проходившему военное обучение или работавшему на оборону страны в годы ВОВ, жившему в блокадном Ленинграде (подп. 17 п. 1 ст. 14, подп. 15 п. 1 ст. 15, подп. 13 п. 1, подп. 4 п. 2, подп. 3 п. 3 ст. 16, п. 9 ст. 17, п. 9 ст. 18, п. 10 ст. 19 закона «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
• супруге (супругу) военнослужащего (военнослужащей), получающего отпуск по месту службы (п. 11 ст. 11 закона «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ);
• сотруднику ОВД, не имевшему возможности реализовать свое право на отпуск в соответствии с утвержденным графиком (п. 3 ст. 57, п. 2 ст. 64 закона «О службе в органах внутренних дел…» от 30.11.2011 № 342-ФЗ);
• Героям Труда, Соцтруда, полному кавалеру ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 закона «О предоставлении социальных гарантий…» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
• Героям СССР, РФ, полному кавалеру ордена Славы (п. 3 ст. 8 закона «О статусе Героев…» от 15.01.1993 № 4301-1).

Во всех иных случаях работодатель вправе как согласиться на перенос отпуска по желанию работника, так и отказать в этом. В случае отсутствия у работодателя принципиальных возражений против переноса, но несогласия с его сроками стороны должны договориться, установив сроки, устраивающие обе стороны (и работодателя, и работника).

Оформление переноса (заявление работника и приказ работодателя)

Как оформить перенос отпуска по желанию работника? Прежде всего, работник должен выразить пожелание о переносе, составив в адрес работодателя заявление об этом. Установленной формы такое заявление не имеет, но очевидно, что в нем должны присутствовать:

• данные подателя заявления (Ф.И.О., должность, название подразделения, являющегося местом работы, табельный номер);
• изложение сути вопроса (т. е. просьба о переносе с указанием причины этого и сроков, на которые должно сместиться начало отпуска);
• дата составления и подпись подателя.

О том, как может быть оформлено заявление на перенос, читайте в статье «Заявление о переносе отпуска — бланк и образец».

При принятии решения об удовлетворении просьбы подателя заявления работодателем издается приказ о переносе отпуска по заявлению работника. Основная часть этого документа будет дублировать содержание заявления работника, излагая его просьбу в утвердительном ключе.

Образец приказа о переносе отпуска можно скачать по ссылке ниже:

Приказ станет основанием для внесения изменений в график отпусков и личную карточку работника.

А приказ о переносе ежегодного отпуска работника в связи с производственной необходимостью вы можете бесплатно скачать в КонсультантПлюс, получив пробный онлайн доступ к системе бесплатно.

Как оформить перенос отпуска в графике отпусков узнайте здесь.

Итоги

Не позднее чем за 2 недели до начала очередного года у каждого из работодателей утверждается график отпусков, которого должны придерживаться обе стороны трудового договора. Однако график допускает внесение изменений в него. Правки вносятся на основании приказа, составляемого работодателем.

Перенос может оказаться как обязательным для работодателя (в ситуациях, предусматриваемых законодательством), так и попадающим в зависимость от его решения. Конкретные даты переноса в первом случае зависят только от пожеланий работника, а во втором являются результатом достижения согласия между работодателем и работником. Чтобы выразить свои пожелания по переносу, работнику нужно написать заявление.

Перенос отпуска: ситуации, нюансы, правила оформления

С мая по сентябрь у кадровиков горячая пора: работники массово уходят в отпуска. Разумеется, другие месяцы — тоже не исключение, но этот период особенно популярен. И очень часто работники просят перенести отпуск, запланированный в графике отпусков на другое время, именно на лето. Идти навстречу просьбам работников или нет — каждый работодатель решает сам. А закон обязывает делать это лишь в особых случаях.

Перенос отпуска по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон

Есть несколько ситуаций, когда работодатель обязан перенести работнику отпуск по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон[1].

Ситуация первая. Работник заболел и оформил листок временной нетрудоспособности:

• до начала отпуска, и к первому дню отпуска нетрудоспособность еще не окончена — весь предоставленный отпуск переносится на другое время;
• во время отпуска — переносится только неиспользованная часть отпуска, которая совпала с периодом нетрудоспособности.

Ситуация вторая. Во время отпуска работнику пришлось исполнять государственные обязанности, для которых предусмотрено освобождение от работы[2] (например, вызвали в суд по уголовному делу в качестве свидетеля, специалиста, эксперта, переводчика, потерпевшего, понятого или он исполняет обязанности присяжного заседателя; вызван на военные сборы).

Государственный орган, который вызвал работника, должен выдать ему документ, подтверждающий исполнение этих обязанностей.

Ситуация третья. Другие случаи, предусмотренные трудовым законодательством или локальными актами.

К сожалению, законодатель не дает перечня таких случаев. Можно предположить, что к ним относятся ситуации, когда работник по уважительным причинам не может использовать отпуск, запланированный в графике:

• время отпуска полностью или частично совпало с сессией в учебном заведении, или
• на период отпуска работодатель запланировал периодический медосмотр, который работник обязан пройти, иначе его отстранят от работы, или
• период отпуска совпадает с прохождением обучения и аттестации, которые необходимы для продолжения работы по специальности[3], и т. д.

Такие случаи рекомендуется закрепить в ЛНА (например, в разделе ПВТР о порядке предоставления отпусков[4].

К СВЕДЕНИЮ
Во всех рассмотренных ситуациях отпуск необязательно должен переноситься на другое время. Иногда он может быть просто продлен на то количество дней, которые пришлись на соответствующие обстоятельства.

Трудовое законодательство устанавливает, что в данных ситуациях срок, на который переносится отпуск, определяет работодатель, хотя и с учетом пожеланий работника. То есть работодатель устанавливает новый срок отпуска, исходя прежде всего из производственной ситуации и учитывая график отпусков. Пожелание работника может быть учтено, но это не является обязанностью работодателя.

Также не нужно согласовывать перенос отпуска с профсоюзом. Это требование относится только к процедуре утверждения графика отпусков.

Извлечение из Определения Седьмого КСОЮ
от 18.05.2023 № 88-7547/2023

[…] в силу прямого указания закона срок переноса отпуска устанавливается работодателем, а не работником, при этом работодатель вправе учесть пожелания работника.

[…] согласование графика отпусков работников организации с выборным органом первичной профсоюзной организации производится при его формировании до начала календарного года, получение такого согласия при переносе отпуска положениями статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации не предусмотрено.

Несколько лет назад Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф» указывал, что при переносе отпуска работодатель обязательно должен учитывать пожелания работников, а любое изменение графика отпусков должно проходить процедуру согласования с профсоюзом. Но современная судебная практика не поддерживает такой подход.

Энциклопедия решений. Оформление переноса и продления ежегодного оплачиваемого отпуска

Письменное заявление работника на перенос отпуска в виде отдельного документа обязательно требуется только в одном случае: когда отпуск переносится по причине несвоевременной его оплаты или несвоевременного предупреждения о времени начала этого отпуска (часть вторая ст. 124 ТК РФ). Во всех остальных случаях, когда требуется согласие работника на перенос отпуска, такое согласие может быть получено в любой форме, удобной сторонам в конкретной ситуации. Например, когда отпуск переносится по производственной необходимости (часть третья ст. 124 ТК РФ), достаточно отметки о согласии работника, поставленной на приказе, а когда сам работник выступает с инициативой переноса отпуска, он пишет заявление об этом.

Приказ о переносе отпуска составляется работодателем в произвольной форме. В нем указываются основания переноса и новый срок отпуска. Этот документ служит основанием для внесения изменений в график отпусков.

Если перенос отпуска или его части осуществляется уже после того, как информация о нем была отражена в соответствующем разделе личной карточки, эту информацию необходимо скорректировать путем указания количества перенесенных дней отпуска и реквизитов приказа о переносе отпуска.

В ситуации, когда работник уже получил отпускные, а отпуск был перенесен, возникает задолженность перед работодателем. Права на удержание в такой ситуации у работодателя нет (см. ст. 137 ТК РФ). Задолженность может быть погашена путем внесения работником ранее полученных денежных средств в кассу. При предоставлении отпуска в новый срок отпускные рассчитываются заново исходя из нового расчетного периода.

Оформить продление отпуска значительно проще, чем перенос.

Во-первых, продление отпуска при наличии на то оснований происходит автоматически (ст. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169). Поэтому писать заявление на продление отпуска и издавать приказ об этом не обязательно. Работнику достаточно любым способом сообщить работодателю о наступлении оснований для продления отпуска, а при выходе на работу предъявить подтверждающий документ (листок нетрудоспособности, справка о прохождении военного сбора и др.).

Во-вторых, дата начала отпуска при его продлении не меняется. Поэтому не нужно корректировать график отпусков и не нужно пересчитывать отпускные.

Единственное, если в личной карточке уже проставлена дата окончания отпуска, нужно указать изменившуюся дату и сослаться на документ, подтверждающий продление отпуска.

В табеле учета рабочего времени периоды, послужившие основанием для продления отпуска, фиксируются при помощи предназначенных для таких периодов условных обозначений; как дни ежегодного отпуска эти периоды не обозначаются.

Роструд напомнил, как перенести отпуск по инициативе сотрудника

Роструд разъяснил, как действовать, если работник просит перенести отпуск на другой период, не запланированный в графике отпусков.

Трудовой кодекс не устанавливает, как оформить перенос отпуска по инициативе сотрудника. Эксперты ведомства считают, что в этом случае работник должен написать заявление на имя работодателя с просьбой перенести даты отпуска и указать желаемый период. На основании этого заявления работодатель издает приказ и вносит изменения в график отпусков и при необходимости в личную карточку работника (Письмо Роструда от 18 мая 2022 г. № ПГ/11111-6-1).

Читайте по теме

О новых правилах оформления больничных, компенсаций и льгот, отчетности в Пенсионный фонд узнаете на нашем обновленном курсе «Новейший курс по кадровому делопроизводству 3.0» .